МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ УКРАЇНИ
КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ
ІНСТИТУТДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ ТА ПРАВАКафедра Документознавства
Використання різних джерел інформації для
підготовки та прийняття управлінських рішень.Курсова робота з дисципліни "Інформіційно-аналітична діяльність"
ВИКОНАЛА:
студентка ІV курсу
групи ДМ-
Київ-2004
ЗМІСТ
Вступ
Розділ І. Управлінські рішення
§1 Суть управлінських рішень, їх функції такласифікація
§2 Планування як вихідний етап розробки таприйняття рішення
§3 Процес розробки рішення як складовачастина теорії прийняття рішень
Розділ ІІ. Інформація та управління
§1 Поняття „Інформація”
§2 Роль інформації в управлінні
§3 Джерела інформації в системіінформаційної діяльності
3.1 Електронні джерела інформації
3.2 Друковані видання як джерелоінформації для підготовки управлінських рішень
3.3 Реклами, виставки та конференціїяк джерело інформації
3.4Консультативні послуги як джерело інформації
Розділ ІІІ. Інформація в теоріїпідготовки та прийнятті управлінських рішень
§1 Інформаційне забезпечення управління дляприйняття рішень.
§2 Дослідження кількісного використанняінформації в організаціях та на підприємствах для прийняття рішень.
Висновки
Список використаних матеріалів
ВСТУП
Управління будь-якою соціальноюсистемою передбачає цілеспрямований вплив суб’єкта управління навиробничо-господарську діяльність об’єкта управління для забезпеченняоптимального функціонування та розвитку останнього, створення нормальних умовпраці та задоволення соціальних потреб членів колективу. Цей вплив здійснюєтьсянасамперед розробкою планової програми діяльності соціальної системи. Однак, узв’язку з динамічним характером виробничо-господарського процесу, умовифункціонування системи постійно змінюються, що проявляється у виникненнірізноманітних виробничо-господірських ситуацій, відхиленні від плановоїпрограми розвитку об’єкта управління.
Виробничо-господарські ситуаціїможуть бути наперед передбачуваними (мати плановий характер) або виникативипадково, у зв’язку з не передбачуваними обставинами. У будь-якому випадкувиникнення певної господарської ситуації супроводиться порушенням зв’язків, що склалисяу підприємстві, зміною окремих елементів об’єкта управління: трудових ресурсів,основних і оборотних фондів, технології діяльності тощо. Все це зумовлюєпотребу втручання в хід господарського процесу, тобто прийняття і реалізаціїуправлінського рішення у зв’язку з виникненням ситуації, що характеризуєтьсяпевними кількісними та якісними параметрами.
Вихід з ситуації, що склалася, можебути здійснений у різні строки, різними шляхами та із залученням більших чименших засобів. Усі ці аспекти мають бути враховані при розробці управлінськогорішення.
Відомо, що роль інформації вуправлінському процесі надзвичайно велика. Циркуляція інформації в суспільствіце головний показник, завдяки якому можна судити про необхідність іпотенційність цілісності її існування. Потік інформації, з яким кожен деньзустрічається індивід, представляє собою дуже складне, багаточисленне таполісемантичне утворення. Вивчення його структури призводить до аналізувзаємодії людей в процесі виробництва, передачі та використання інформації.
Досліджуючи тему курсової роботи, япорушую питання використання різних джерел інформації для підготовки таприйняття управлінських рішень. Отже, актуальність даної темиполягає в дослідженні джерел інформації під впливом яких відбувається плануваннята прийняття управлінських рішень. Розкриваючи поняття управлінського рішення,я доводжу роль та важливість інформації в цьому не простому процесі. Крімтого, з практичного досвіду різних підприємств я намагаюся представитикількісні показники використання інформації при прийнятті управлінських рішеньта деякі недоліки, яких припускаються управлінці у своїй діяльності.
Предметом даногодослідження являється процес використання джерел інформації приформуванні управлінських рішень, а об’єктом вивчення даної теми є управлінські рішення як основний засіб впливу керуючої системина керовану.
Мета і завдання даногодослідження — подати необхідне системне представлення просутність, структуру, функції та вплив джерел інформації на прийняттяуправлінського рішення.
Проводячи своє дослідження явикористала значний інформаційний фонд, який стосується даної теми. Слідвідзначити, що ці фонди не повністю розкривали дану тему, деяких питаньзовсім не було розглянуто в даних працях, що свідчить про невелику базу, по цій темі. Крім того я помітила, що провідні вчені мало приділяють уваги даній темі.
Джерелами, які були опрацьовані мною,являються переважно навчальні посібники для студентів вищих закладів освіти, монографії,а також рідше автореферати.
РОЗДІЛ І. УПРАВЛІНСЬКІРІШЕННЯ
§1 Сутьуправлінських рішень, їх функції та класифікація.
Рольрішення в управлінському процесі надзвичайно велика. Керувати – це значитьвирішувати будь-яке завдання для досягнення певної мети. рішення маєуніверсальний характер, що витікає із специфіки людської діяльності, свідомої іцілеспрямованої.
Виходячиіз його універсального характеру, ряд авторів висловлюють різне тлумаченняпоняття управлінського рішення.
ПрофесорРусинов Ф.М. під управлінським рішенням розуміє знаходження певного варіантудій, сам процес діяльності і її кінцевий результат. Коли говорять про вирішенняпроблем, використовують цей термін в трьох значеннях: 1) знайдений, але ще нездійснений варіант дій; 2) сам процес вирішення проблеми, тобто усунення деякихперешкод і труднощів на цьому шляху; 3) підсумок діяльності.[10, с.10]
Категорія„управлінського рішення” як відмічають Райзберг Б.А. та Фатхутдинов Р.А маєбагато аспектний зміст. В широкому розумінні управлінське рішення можнарозуміти як вираження процесу управління на його заключній стадії, якпідлягаючу виконанню команду, що надходить від керуючої до керованої системи.Управлінське рішення має соціально-економічну природу. Воно пов’язане з діяльністюлюдини, яка керує іншими людьми і використовує при цьому всі свої здібності,вміння, знання і навички. Можна виділити три взаємопов’язані аспектиуправлінського рішення.
По-перше,управлінське рішення – це вид діяльності, що проходить в керуючій системі іпов’язаний з підготовкою, знаходженням, вибором і прийняттям певних варіантнихдій. В цьому аспекті управлінське рішення – вид роботи в апараті управління,певний етап процесу управління.
По-друге,управлінське рішення – це варіант впливу керуючої системи на керовану таформула впливу. В цьому розумінні управлінське рішення є описом передбачуванихдій керуючої системи по відношенню до керованої.
По-третє,управлінське рішення – це організаційно-правова діяльність керівника вкерованій системі. Приділяючи увагу цьому важливому аспекту, управлінськерішення інколи визначають як акт організаційно-практичної діяльності керівникаі апарату управління, який здійснюється по раніше розробленому і свідомовибраному варіанту. Розуміння управлінського рішення тільки в такомутрактуванні розкриває його повний зміст. Для правильного розумінняуправлінського рішення необхідно завжди враховувати всі три його аспекти впоєднанні і взаємозв’язку.
Управлінськерішення як специфічний вид діяльності людини в процесі управління можна уявитив вигляді послідовності певних операцій. Це перш за все розробка варіантів дій,вибір варіанту, його прийняття, (затвердження) і здійснення.
Рішенняохоплює всю сукупність вказаних операцій, є поєднанням інтелектуальної діяльностів керуючій системі з організаційно-практичною діяльністю в керованій системі.Рішення знаходиться на межі процесу виробництва. Воно є важливою ланкоювідносин управління, зв’язуючим фактором керуючої і керованої системи.
Прийняттяуправлінського рішення – це процес вибору розумної альтернативи вирішенняпроблеми, що є вирішальним в системі управління. Результати реалізаціїприйнятих управлінських рішень – це найбільш об’єктивна оцінка мистецтвакерівника.
ЗавадськийЙ.С., Глушко В.П., Галькович Р.С. і Набоков В.І. та інші відмічають, щоуправлінське рішення – це своєрідний соціальний акт, який містить постановкумети, завдань, а також загальні чи більш конкретні вказівки для засобів їхздійснення. [10, с.12]
Рішення– один із необхідних моментів вольової дії керівника. Швидкість, правильність ічіткість рішень залежить від уміння керівника творчо мислити, від йогоособистих якостей (рішучість, ініціативність, сміливість, прагнення досамостійного виконання покладених на нього обов’язків) і від його організаторськихздібностей.
Необхідністьприйняття рішень виникає в силу впливу внутрішніх і зовнішніх обставин. Вданому випадку, рішення виступає як відповідна реакція на ці впливи.
Зміступравлінського рішення можна розкрити в його функціях, які воно виконуєв загальній системі управління господарською діяльністю, організацій іпідприємств: керуючій, координуючій та мобілізуючій.[10, с.14]
1. Керуюча функція. Будь-якерішення розробляють, виходячи з певної стратегії управліннясоціально-економічною системою організації чи підприємства, тобто з урахуваннямдовгострокової перспективи. Виходячи з стратегічної лінії розвитку, у рішенніставиться конкретне завдання, яке потрібно виконати в певний строк. При цьомунайкращих результатів досягають у тих випадках, коли поставлене завданнязабезпечує реалізацію принципу: те, що вигідно підприємству чи організації, маєбути вигідним і окремому працівнику.
2. Координуючафункція (узгодження). Управлінське рішення визначає місце кожної ланки, підрозділу,працівника у вирішенні поставлених завдань, погоджує та взаємно пов’язує їхнідії та необхідні ресурси у часі та просторі. Таким чином, функція координаціїта узгодження у поєднанні з іншимизаходами покликаназабезпечувати чітку погодженість дій всього трудового колективу, ритмічністьвиконання виробничої програми.
3. Мобілізуюча(стимулююча) функція. Завдання цієї функції полягає у забезпеченні найбільш повноїактивізації окремих виконавців чи трудових колективів для досягнення,сформульованої у рішенні, мети.
Приймаючиуправлінське рішення, необхідно забезпечувати наявність усіх розглянутихфункцій. Недооцінка ролі будь-якої з цих функцій на практиці призводить донерозуміння мети та завдань, які стоять перед конкретними колективами,непогодженості в діях, до безініціативності, а нерідко і до порушення трудовоїдисципліни.
Управлінськірішення відрізняються великим різноманіттям і можуть класифікуватися зарізними ознаками. Класифікація їх розглядається як складнийлогічно-пізнавальний процес. Вона дозволяєрозчленувати багато рішень на істотно однорідні частини, упорядкувати їх і виявити загальні закономірності,а також характерні особливості,притаманні окремим їх видам. По кожному виду рішень може бути розроблена система інформації, яка правильно орієнтує керівників і спеціалістів припідготовці рішень, виборі кращого варіанту прийняття рішення.
Дослідженнямидоведено, що управлінські рішення можна класифікувати за різними ознаками: об'єкту і суб'єктууправління; соціальному значенню мети ізавдань, що в них містяться; тимчасовомукритерію, в залежності від стадії процесу управління, на якій приймаються рішення; від рівняінформованості про середовище інапрямки керованості системи, характеру і змісту рішень, рівня деталізації в них вказівок, обов'язковості виконання, наявності кількісних і некількісних характеристик іт. д.
Прохожев А.О. відмічає, щозалежно від масштабів, а точніше від рівня рішень, їх можнакласифікувати таким чином:
Стратегічнірішення. Рішення самого високого рівня, які приймаються у відношенністратегічних проблем вищим керівництвом певної системи. На цьомурівні важливим фактором при прийнятті рішення є взаємовідносиниміж окремими системами в зв'язку з чим потрібно, щоб особи, які приймаютьрішення, володіливисоким мистецтвом управління.
Поточнірішення. Рішення, що приймаються на всіх рівнях управлінняі відносяться до щоденних, поточних питань.
В залежності відрівня рішення і масштабів системи управління методи прийняття рішеньрізні, але в кожному випадку результати рішень в обов'язковомупорядку повинні перейти в стадію практичного здійснення або спричинити ланцюгнових рішень набільш низькому рівні з подальшою їх реалізацією. Результати цих дій породжують новий цикл рішень, які виступають уже як зворотній зв'язок і дозволяють оцінитиправильність початкового рішення.
Певнийінтерес представляє класифікація управлінських рішень дана М.Месконом, М. Альбертом і Ф. Хедоурі, які виділяють організаційні,інтуїтивні і раціональні рішення.
Організаційнірішення — це вибір, який повинен зробити керівник, щобвиконати обов'язки, обумовлені займаною посадою. Метаорганізаційного рішення — забезпечити рух до поставлених передорганізацією завдань. Організаційні рішення можна розділитина дві групи: запрограмовані,незапрограмовані. В запрограмованомурішенні число можливих альтернатив обмеженоі вибір повинен бути зроблений в межах напрямків, заданих організацією. Незапрограмовані рішення — це рішення, яківимагають в певній мірі нових ситуацій; вони внутрішньо не структурованіабо поєднані з невідомими факторами.
Раціональне рішення — цевибір, закріплений результатами об'єктивногоаналізу. Раціональне рішення, на відміну від заснованого на міркуваннях, не залежить від досвіду, накопиченоговминулому.
Кабушкін Н.І. відмічає, що при розгляді процесів прийняття рішень слід враховувати два моменти [12, с. 45]:
1.Приймати рішення, як правило, порівняно легко, але прийняти правильне рішення важко;
2.Прийняття рішення — це психологічний процес, тому не дивно, щоспособи, які використовує керівник для прийняття рішень,коливаються від спонтанних до високологічних. Звідси можнастверджувати, що процес прийняття рішень має інтуїтивний, заснований наміркуваннях, раціональний характер.
§2 Планування як вихідний етапрозробки та прийняття рішення.
Дляефективної діяльності людей, які працюють спільно при виробництві матеріальних благ чи послуг в організаціях, важливою умовою їх діяльності є чітке розуміння визначенихцілей і завдань, методів їхздійснення. Інакше кажучи, щоб колективні зусилля були успішними, людиповинні знати, чого від них очікують. Саме цезабезпечує функція управління — планування.
Воно полягає у виборі як для організації в цілому, так і для кожного підрозділу відповідного чину дій змайбутніх можливих альтернатив, увизначенні шляхів вирішення завдань і досягнення цілей. Таким чином, планування — це прийняття заздалегідь рішенняпро те, що робити, як робити, хто буде робити. Отже планування — це функція управління, змістом якої є визначення цілей діяльності та шляхів їх досягнення.
Серед інших функцій управління(організація, мотивація, контроль) планування грає провідну роль,оскільки діяльність керівників з цих функцій спрямована на те, щобсприяти досягненню запланованих цілей. Очевидно, що планування логічнопередує виконанню всіх інших функцій, передбачаючи напрямки дійпо них: адже ж цілі визначаються до того, коли вже відомо, якібудуть потрібні організаційні взаємозв'язки, які знадоблятьсяособисті якості, який вид контролю належить застосувати. Крім того,вся решта функцій повинні плануватися, щоб успішно здійснюватися. Сенспланування — це природний міст між минулим і майбутнім. Відомийфранцузький вчений в області менеджменту А. Файоль писав:„Планування дій — це водночас і передбачений результат, і напрямок дій, яким треба йти, іетапи, які треба пройти, і методи, якіналежить застосувати. Це свого роду картина майбутнього, у якій наближені події окреслені з деякою певністю, втой час як віддалені події виступають все менш і менш виразно.” Важливорозуміти, що планування виражає собою навмисне намагання вчинити вплив на майбутні зміни, управляти їх розмахом, швидкістю і наслідками. Отже, воно даєзмогу здійснитися тому, що за іншихобставин могло і не статися. Таким чином,планування — це організоване продумування рішень замість спонтанного їх прийняття. Тобто протилежністюпланування є імпровізація, коли рішенняухвалюється після отримання реальних даних про подію, яка вжездійснилась, і виконавець лише узгоджує свої дії з ситуацією. [3, с.38-42]
Планування вважають чудовим досягненням людської думки. Р.Акофф, відомий американський вчений — управлінець, пише так: „Мудрість — це здібність передбачати віддаленінаслідки дій, які здійснюються, готовністьпожертвувати теперішньою вигодою заради більших благ у майбутньому і умінняуправляти тим, що є керованим, незасмучуючись із — за того, що не є керованим… Планування це зброя мудрих…Планування це один з самих складних і нелегких видів розумової праці,доступних людині” [8, с.16].
Таким чином, планування грає особливу і провідну роль в динамічних ринкових умовах. При зрілому ринкуорганізації всіх типів планують всебільше аспектів своєї діяльності і на більш віддалені роки, планують, все менше опираючись на інтуїцію, а все більше — на аналіз. Інтенсивні зміни і економічнийзріст створюють додаткові можливостіуспіху на ринку.
Плани є засобомкоординації діяльності різних підрозділів при прийняттіуправлінських рішень. В планах визначають наявні ресурси,необхідні для досягнення накреслених цілей в межах конкретногоперіоду. Плани охоплюють діяльність виробничих підрозділів, тому прийняттяуправлінських рішень здійснюється в межахсвоїх планів. Перевага планів перед правилами заключається в тому, що вони являються більш гнучкими і їх легше пристосувати до змінюючих умов. В той же час план повинен бути не догмою, а гнучкимінструментом. Успішно діяти вситуації, яка безперервно змінюється, може той, хто не просто стежить зазмінами, і використовує нову інформацію дляоперативного коригування власної дійсності.
Таким чином,призначення планування як функції управління заключається впрагненні завчасно врахувати по можливості всі внутрішні ізовнішні фактори, які забезпечують сприятливі умови для нормальногофункціонування і розвитку підприємства. Воно передбачає розробкукомплексу заходів, які визначають послідовність досягнення конкретнихцілей з врахуванням можливостей найбільш ефективного використанняресурсів кожним виробничим підрозділом і підприємством в цілому. Тому плануванняпокликане забезпечити взаємозв'язок між окремими структурнимипідрозділами, включаючи весь технологічний ланцюг; науковідослідження і розробки, виробництво і збут. Ця діяльністьспирається на виявлення і прогнозування споживчого кошика, аналізу і оцінцінаявних ресурсів і перспективи розвитку господарської кон’юнктури.
В залежності відзмісту цілей і завдань можна виділити такі форми планування:перспективне стратегічне планування (прогнозування),середньострокове (тактичне) та поточне (оперативне)планування.
Стратегічне планування (вищийрівень) — це спроба поглянути у майбутнє, оцінити, які тенденціїспостерігаються в його оточенні; визначити, якою буде поведінкаконкурентів. Головне завдання планування на цьому рівні полягає втому, щоб визначити, як організація буде себе вести в своїй ринковійніші.
Тактичне(середньострокове) планування визначає проміжні (середньострокові) цілі на шляхудосягнення стратегічних цілей і завдань.Тактичне планування по своїй суті подібне стратегічному. Різниця лише в тому, що керівники підрозділівповинні координувати або інтегрувати свою діяльність міжсобою. І це повинно бути відображено у плані. Тому їхвідповідальність з точки зору тактичного планування заключається в тому, щоб в основупланування покласти ідеї, які були розроблені при стратегічному плануванні.
Оперативнепланування — це основа основ планування. В оперативнихпланах стандарти діяльності, описання робіт і т.д. вписуються у таку систему,при якій кожен направляє свої зусилля на досягнення загальних іголовних цілей організації.
Всі три типипланів складають загальну систему, яка називається генеральним абозагальним планом, або бізнес-планом функціонування організації. Плануванняпередбачає: обґрунтований вибір цілей; визначення політики; розробку мірі заходів (образу дій); шляхи досягнення цілей; забезпечення основидля прийняття наступних стратегічних рішень. [3]
§3 Процес розробки рішення якскладова частина теорії прийняття рішень.
В данийчас процес розвитку і становлення теорії прийняття рішення як науки проходитьдосить інтенсивно. Це пов’язано з розвитком і впливом на виробництворезультатів інновацій, застосування ЕОМ, а також сучасних кількіснихметодів. При цьому спостерігається взаємне проникнення і збагачення між окремими дисциплінами і областями знань. Із аналізускладових частин теорії проникненнярішень виникає, що вона не вузька галузь, а наука, яка синтезує безліч знань ізрізних областей, використовуючи і направляючиїх на підвищення якості розроблених рішень і ефективності управління виробництвом.
Розглядаючи теоріюприйняття рішень як узагальнюючу, інші теоріїабо їх частини, слід перш за все виділяти фактори, що їх визначають. Це умови, в яких прийняття рішення;особа, яка приймає рішення; процесрозробки та прийняття рішення.
Умови, в яких необхідно приймати рішення,ряд вчених трактують таким чином; а) вибіррішень в умовах визначеності, тобто, коли результат кожної дії відомий; б) вибір рішень в умовах ризику, коли кожна дія приводить до визначеного результату,причому кожен результат має відомуправдоподібну появу і ці імовірності приймаючому рішення відомі; в)вибір рішення в умовах невизначеності, коли кожна дія має багато виходів, правдоподібності яких невідомі.[16,с.10]
Ефективністьуправлінського рішення багато залежить від
ієрархічного рівня, а також особи, яка приймає рішення. Тому
необхідно встановити, на якому ієрархічному рівні повинно
прийматися те чи інше рішення і хто повинен його приймати.
Класична теорія централізації і децентралізації рекомендує приймати
рішення на самому низькому компетентному рівні, але проблема:
заключається в його визначенні.
Складовоючастиною теорії прийняття рішень, де реалізуються визначаючі їїфактори, є процес розробки і прийняття рішення, основна проблемаякого заключається в визначенні етапів і методів їх формалізації.
Процес розробки та прийняття рішення являє собою обґрунтований вибір стратегії поведінкипрацівника управління між декількомаваріантами (альтернативами) для досягнення поставленої мети. Характерними особливостями процесу є зв'язок з майбутнім, наявність альтернатив і їхраціональний вибір, вольове зусилляі знання особи, яка приймає рішення.
Автори підручника „Основименеджменту” М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоурі відмічають, щовирішення проблем, як і управління — процес, так як мова йдепро нескінчену послідовність кроків. Керівник турбується не стількипро рішення як про таке, скільки про все, що пов'язане і витікає із нього. Длявирішення проблеми необхідне не одиничне рішення, а сукупністьвиборів. Тому процес вирішення проблеми являється п’яти етапнимплюс впровадження і зворотній зв'язок. Фактичне число етапів визначаєтьсясамою проблемою. На їх думку послідовність етапів повинна бути:діагностика проблеми; формулювання обмежень і критеріїв дляприйняття рішення; виявлення альтернатив; оцінка альтернатив;вибір альтернативи, впровадження, зворотній зв’язок.
РОЗДІЛ ІІ. ІНФОРМАЦІЯ ТА УПРАВЛІННЯ
§1 Поняття „Інформація”
Поняття “інформація” (лат.Informatio – роз’яснення, виклад) має багато значень, з яких найбільшзагальне і широке – „відображене різноманіття”. Таке визначення дозволяє розглядати як інформаційні процеси, які проходять в технічних механізмах,живій і неживій природі, в суспільстві. Отже, за інформацію вважали і передачу ознак від клітини до клітини, і від організму до організму. У теорії інформаціївсе різноманіття її форм прийнято ділити на елементарну – інформацію, яка циркулює в неживій природі, біологічну – яка циркулює в живій природі(рослинний і тваринний світ), соціальну – яка осмислена людським суспільством(соціумом).
Певний час в деяких філософськихпрацях була висунута концепція, згідно якої інформація являється однією зосновних універсальних властивостей матерії – атрибутом всієї матерії. Такийпідхід пов’язує поняття „інформації” з поняттям „відображення” і отримав назвуатрибутивного. [17, с.36]
„ Інформація цінна, — говоривакадемік А.А. Харкевич, — оскільки вона сприяє досягненню поставленої цілі.Одна й та ж сама інформація може мати різну цінність, якщо її розглядати зточки зору використання для різних цілей”. Цінність інформації, таким чином, прямо залежить від цілі, яку ставить перед собою її споживач. З тим чиіншим ступенем припущення ми можемо говорити про ціле покладання і втваринному, і в органічному світі. Цінність і корисність інформації – це їїякісні характеристики, дуже значимі для цілей соціального управління.
Початок нового тисячоліттяхарактеризується глобалізацією світових економічних і політичних процесів,невід’ємною складовою яких є інтенсивне використання досягнень сучаснихінформаційних технологій, після вибору Україною шляху до інтеграції в Європу. Усучасному світі інформація є найціннішим глобальним ресурсом. Економічнийпотенціал суспільства переважно визначається обсягом інформаційних ресурсів тарівнем розвитку інформаційної інфраструктури. Інформація постійноускладнюється, змінюється якісно, зростає кількість її джерел і споживачів.Водночас зростає уразливість сучасного інформаційного суспільства віднедостовірної (а іноді й шкідливої) інформації, її несвоєчасного надходження,промислового шпигунства, комп’ютерної злочинності і т. ін.
§2 Роль інформації в управлінні
Зточки зору функціональної структури в системі соціальної інформації, як і вцілому в інформаційній сфері, необхідно виділити функцію управління.Управління розуміється як невід’ємна властивість суспільства, яка властивайому на будь-якому етапі розвитку. Говорячи про соціальне управління, ми неможемо не звернути увагу на ту обставину, що управління на всіх стадіяхрозвитку людства невід’ємне від відповідних видів інформації. Без інформаціїуправління не зможе існувати. Тому в управлінні соціальними процесами великуроль відіграють усі види інформації, які разом являються складовимиінформаційної сфери. Інформаційна сфера в своїй структурі має не лишерізноманітні види інформації, але й різноманітні їх форми.
Колийде мова про головну роль управлінської діяльності в усіх блоках інформації, втому числі й соціальній інформації. Необхідно мати на увазі, що управлінськівідносини і відповідна до них інформація мають подвійний характер: з однієїсторони, вони об’єктивні, тобто створені виробничим способом, економічнимбазисом суспільства, а з іншої – суб’єктивні, оскільки складаються з відношеньміж людьми і проходять через їх свідомість. Отже, необхідно мати на увазідві грані процесу управління – людина водночас виступає і об’єктом, ісуб’єктом управління. Вміння бути дисциплінованим, відповідальним за справу,підкоряти своїй волі, приймати правильні рішення поєднується з уміннямуправляти виробництвом та людьми.
Безінформаційних зв’язків неможливо існування соціальної системи, бо сам процесїї зародження, становлення й розвитку тісно пов’язаний з необхідністю„зчеплення” між її елементами, координацією їх дій.
Безінформаційного обміну не можна собі уявити весь процес взаєморозуміння івзаємодії всіх інших компонентів, тобто існування цілісності. Безінформаційного обміну суспільної системи із середовищем, що її оточує, неможливе існування, функціонування та розвиток системи, її життєздатність,адаптація до постійно змінних умов і можливість впливу на зовнішній світ.
Такимчином, лише з допомогою інформаційних зв’язків можливі процеси управління яквсередині самої системи так і між системою та середовищем, що її оточує.
Влюдському організмі безперервно функціонують потоки інформації, які рухаютьсясамі по собі, не проходять через свідомість. Ми їх не відчуваємо, як невідчуваємо роботу серця й легень, коли вони функціонують нормально. Цевнутрішні об’єктивні процеси управлінських зв’язків, завдяки яким існують ірозвивається живий організм. Та в це й же час ця об’єктивна інформаціяуправління сприймається як суб’єктивна, коли вона осмислена, проаналізованав цілях свідомого управління. [15, с. 140-141]
Управлінськуінформацію можна назвати знанням, але не тим яким володіє людина, суспільство,а тією її частиною, яка використовується для управління системою в цілях їївдосконалення й розвитку.
Інформаційнізв’язки переслідують ціль інтеграції людей в суспільстві, об’єднання їх зусильна досягнення конкретних цілей, програм, змін у соціальному упорядкуванні. Це дуже важлива своєрідна форма соціальної взаємодії. І зрозуміло, щоуправління різними сферами найбільш ефективне тоді, коли раціональноорганізовано інформаційне спілкування, обмін знаннями, цінностями культурита мистецтва, коли існує високий рівень поінформованості людей.
Інформаційніпроцеси ми можемо спостерігати ще й тоді, коли вирішуються великомасштабнізадачі управління суспільством, державою, і навіть тоді, коли намагаємосяуправляти самі собою. Людині необхідно постійно знати про дію навколишньогосередовища, щоб своєчасно реагувати на ті чи інші події, належним чином оцінитиїх та прийняти необхідні рішення.
Переосмислюючиінформацію, що надійшла, людина збільшує своє внутрішнє багатство. Це викликаєпотребу в ще більшому збагаченні інформацією із навколишнього середовища,необхідної умови процесу його удосконалення й розвитку. Тому, на основі цьогоспостереження, говорять, що орган управління повинен бути добре поінформованим,щоб успішно виконувати свої функції.
Управліннята інформація безперервно взаємодіють один з одним, вони знаходяться впостійному русі та зміні.
Післяотримання інформації, її аналізу та відповідній обробці виробляється рішення, яке приймає суб’єкт управління для подальшого впливу на систему. Під впливом управлінських рішень система знову змінюється, про що надходитьвідповідна інформація. Такий плин подій являється об’єктивним, це відбуваєтьсябезперервно. Інша справа – якою інформацією наділений суб’єкт управління. Якщоцієї інформації недостатньо, якщо вона необ’єктивна або поверхова, не глибоковідображає процеси, які відбуваються в суспільстві, то управлінське рішення можебути необґрунтоване, тобто не мати належної наукової основи.
Науковці відмітили цілий рядструктур, що функціонують в суспільстві. Перш за все виділяють управліннямісцевого типу. Воно здійснюється в тих організаціях, де особа, наділенафункціями управління, підпорядковується вище стоячій організації, а в йогорозпорядженні знаходяться декілька виконавців. У цьому випадку інформаціярухається зверху вниз, і вся вона проходить через керівника, який одразувідчуває перевтому, як тільки задачі ускладнюються. Але при невеликому об’єміінформації, достатньому для вирішення нескладних питань, дана системауправління і інформації діє нормально.[15, с.56-58]
§3 Джерела інформації всистемі інформаційної діяльності
Длязадоволення своїх інформаційних потреб суб’єкти інформаційної діяльностівикористовують певні джерела інформації.
Джерелами інформації єпередбачені або встановлені Законом України „Про інформацію” носіїінформації: документи та інші носії, які являють собою матеріальні об’єкти,що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації,публічні виступи. Але на практиці в поняття „джерела інформації” входятьоб’єкти не передбачені Законом. Це можуть бути різноманітні повідомлення,чутки, що не зафіксовані на матеріальних носіях, або повідомлення звикористанням не передбачених законом носіїв тощо.
Таким чином, у системісуб’єктно-об’єктних відносин інформаційної діяльності джерелом інформації єбудь-який об’єкт, де нагромаджуються повідомлення, дані, що в подальшомувикористовуються суб’єктами інформаційних відносин та впливають на їхповедінку.
Якщо проаналізувати значення, вякому на практиці вживається термін „джерело інформації”, то його тлумаченняближче до того, що подається в законі, тоді як канал надходження інформації докористувача (канал зв’язку) не впливає на зміст повідомлення, що несе в собі цеджерело інформації. На практиці ж джерело інформації часто розглядається якєдине ціле з відправником інформації та каналом зв’язку. Наприклад, чутки й компромати.Чутки передаються у приватному порядку і до їх сприйняття схильна та чи іншааудиторія. Компромат, в свою чергу, надходить від відправника до отримувачаінформації по каналу зв’язку, недоступному для третіх осіб.
Отже, підсумовуючи все наведене,слід зазначити, що джерело інформації, орієнтоване на масового споживача,еквівалентне повідомленню. Проте варто сказати, що механізм управлінняпоширенням масової та індивідуально орієнтованої інформації різні, що, в своючергу, впливає на механізми функціонування джерел інформації і певною мірою –на зміст повідомлень.
Як відомо, аналіз джерел інформаціїпотрібно здійснювати як з позиції відправника (адресанта), так і отримувачаінформації (адресата). Адже мета та підходи до використання джерел інформаціїяк повідомлення або каналу зв’язку протилежними учасниками комунікаційногопроцесу можуть помітно різнитись між собою.
Розглянуті джерела інформації — єзовнішніми, тими, що несуть суб’єктну інформацію ззовні. В процесі переробкисуб’єкт (організація) створює нову, вже внутрішню інформацію, що призначенадля власного споживання. [9, с. 70-73]
Класифікують джерела інформаціїчерез необхідність їх раціонального використання, бо для підготовки таприйняття управлінських рішень доводиться користуватися найрізноманітнішимиджерелами інформації. Мета будь-якої класифікації – адекватно відобразитиголовні, найсуттєвіші ознаки об’єкта, який класифікується, та полегшити умовийого аналізу та використання.
3.1 Електронні джерела інформації
Швидкийріст населення нашої планети і безумовно зв’язане з цим збільшення використанняресурсів, вчинить в наступному сторіччі безпрецедентний тиск на навколишнєсередовище, економічну та політичну системи. результат конфронтації міжзбільшенням чисельності людства та обмеженими ресурсами планети, з рештою,залежатиме від соціальної поведінки суспільства, яке в значній мірі будевиявлятися з розвитком нових комунікаційних технологій та рівнем їхвикористання в повсякденному житті багатомільярдним населенням.
Якість цивілізації, безперечно, всебільше й більше залежатиме від розвитку комп’ютерних комунікацій. Історіятріумфу Інтернет ще дуже коротка, але вже зараз Інтернет становиться нервовоюсистемою сучасної цивілізації, створює якісне перетворення економічної, соціальноїй політичної структур суспільства. Нові комунікаційні технології істотнорозвивають індивідуальну свідомість, будучи соціально-інтеграційною силою, йвиграють суттєву роль в взаємодії людей.
Обличчя ХХ століття багато в чомувиділилося розвитком таких односторонніх систем електронних комунікацій, якрадіо і телебачення. Інтернет, який об’єднує мільйони людей в усіх частинахсвіту та стрімко збільшує кількість своїх абонентів, забезпечуючи можливістьдвостороннього інтерактивного спілкування, являється революційним методомкомунікації. Вважається очевидним, що Інтернет як нова двостороння інтерактивнасистема комунікації суттєво змінить форми соціальної організації суспільства,оскільки інформаційна насиченість глобальних мереж, порівняно недорогий доступдо них та простота взаємодії залучають в Інтернет кожного дня тисячі людей вусьому світі. Інтернет слугує становленню нової форми існування людини — віртуальних соціумів. У зв’язку з цим, важно адекватно оцінювати впливкомп’ютерних комунікацій на соціальну організацію, персональну ідентифікацію тана зв’язки між «реальним» світом та «віртуальним».[15,с.12] Основною перевагою електронних джерел інформації є оперативність. Але,як відомо, розповсюдження інформації через Інтернет значно менше ніж по радіота телебаченню. Однією з переваг телебачення та Інтернет є можливістьтрансляції не лише аудіо-, а й візуальної інформації. У свою чергу можливістьодночасного сприйняття інформації адресатом по аудіо- та візуальних каналахсуттєво підвищує ефективність її засвоєння, оскільки посилює перш за всеемоційні, підсвідомі механізми сприйняття інформації.
Але в усьому є свої недоліки.Отримавши інформацію, суб’єкт інформаційної діяльності використовує її в своїхцілях. Оскільки телебачення, як найбагатший повідомленнями канал, може податинечітке або зайве повідомлення, то це дуже часто впливає на діяльність різнихсистем, які використовують недостовірну інформацію у своїй роботі.
3.2 Друковані видання як джерелоінформації для підготовки управлінських рішень.
Окремі індивіди та організаціїодержують найрізноманітнішу інформацію з друкованих видань. Причому властивостіотриманої інформації розрізняються залежно від типу видань.
При ознайомленні згазетно-журнальною інформацією досягається кумулятивний ефект сприйманнявербальної та візуальної інформації, який може відбуватися одночасно,індивідуально або колективно, але у різних місцях, при різних обставинах і принеможливості безпосередньої реакції на прочитане.
Одне з провідних місць серед друкованихджерел інформації, що використовуються при підготовці управлінських рішень,перш за все належить науковим і аналітичним виданням. Ознаки наукових тааналітичних видань, що виділяють їх з-поміж інших типів, такі:
1. тематика публікацій, що мають проблемний абоінформаційно-оглядовий характер, визначається широтою і часто стосуєтьсяпитань, яким мало приділяють увагу інші типи видань;
2. вищий рівень висвітлення проблеми у порівнянні зіншими типами видань. Застосування спеціальних термінів;
3. вищий рівень кваліфікації авторів.
Регулярність виходу аналітичнихвидань та їх тираж у певному регіоні чи країні залежить від накопиченогоінтелектуального потенціалу, а також від попиту на ці видання. В нашій країні,на жаль, відсутнє щоденне ділове видання національного походження. Що жстосується щоденної перси, то вона всюди представлена перш за всегромадсько-політичними газетами, більша частина яких заповнена повідомленнямифактів, а не аналізом подій.[9, с.82-83]
Щоденне подання інформації вдрукованих виданнях формує віртуальну модель картини світу, мозаїчна подачаінформації, характерна для масових видань. Двоїстий характер одночасно створюєефект сформованості оточуючого світу та негативний ефект сучасного, щорозпадаються на безліч картинок, які читачеві важко об’єднати. У зв’язку з циму пресі домінують два напрями подачі змісту або інформації:
v фактичний – подаються факти без коментарів;
v авторський (аналітичний) – коли факт є приводом дляроздумів автора.
Обидва напрямки використовують велику кількістьрізноманітних прийомів привертання уваги, формування негативних реакційсуб’єкта.
До основних переваг відвикористання друкованих видань порівняно з іншими джерелами інформації належатьтакі:
1. широта змістовної різноманітності повідомлень;
2. подача великих обсягів повідомлень;
3. можливість повторного використання повідомленняадресатом;
4. можливість швидкого копіювання;
5. доступність великих масивів друкованої інформації,у тому числі завдяки наявності розвинутої мережі різноманітних посередників;
6. дешевизна.
Недоліки пов’язані з оперативністюподачі інформації, яка у друкованих виданнях нижча ніж в електронних ЗМІ, і зодно канальним сприйняттям повідомлень адресатом, але позитивні сторонидрукованих видань суттєво переважають їх недоліки, що робить видання провіднимиджерелами інформації для підготовки управлінських рішень.
3.3 Реклами, виставки таконференції як джерело інформації
Важливими джерелами інформаціїможуть слугувати реклама, виставки та конференції. Вони передбачають використаннявербальних, візуальних засобів, а також ЗМІ. Основними завданнями є: привернутиувагу до рекламного явища, спонукати масу до прийняття рішення та відповідноговибору. Специфікою їх є те, що все спрямовується на продаж типовихпсихологічних уподобань, гедоністично-рекреативних ситуацій творчості.Створюється ситуація, коли людина підсвідомо обирає запропоноване.
Реклама – це оплачена певнимспонсором не персоніфікована комунікація, яка використовує ЗМІ для впливу нааудиторію, щоб схилити її до певних дій. Як джерело інформації розглядаєтьсятому, що реклама є засобом просування товарів та послуг відповідно до інтересіввідправника.
Реклама – ефективний засіб, який нелише інформує про продукцію, а й запевняє суб’єкта в необхідності товару чипослуги, що пропонується. Від естетичної та емотивної функції залежить характерсприйняття змісту реклами його отримувачем та його подальша поведінка, а такожвигода рекламодавця.
Існують, залежно від поставленихцілей, такі види реклам:
v Інформативна реклама – повідомлення для ринку проновинку, зміну цін і т. д. (має значення на етапі виходу товару);
v Реклама-умовляння – спрямована на формуванняприязного ставлення покупців до певної марки товару (етап зростання);
v Нагаду вальна реклама – утримання образу товару всвідомості споживачів (етап зрілості товару).
Аналізуючи вищезазначене, можназробити висновок, що реклами видають нам велику кількість корисної інформації,яка неодноразово може впливати на прийняття управлінських та бізнесовихрішень.
Виставки та ярмарки (торговийярмарок) – короткочасний захід, який проводиться періодично і в основному водному й тому ж місці, в межах якого велика кількість підприємств за допомогоюзразків презентує об’єктивний масштаб товарів та послуг різних галузей для тогощоб відвідувач отримав уявлення про їх продукцію.
Виставки та ярмарки являютьсобою багатоцільовий засіб безпосередньої комерційної комунікації. Основноюконкурентною перевагою виставок як джерела інформації є комплексний характеркомунікації з встановленням зворотного зв’язку. У сфері організації виставковоїдіяльності існує можливість просування товару на ринок та отримання необхідноїінформації, яка, до речі, безперервно циркулює. Отже, торговий ярмарокявляється не лише сферою укладання трудових угод, отримання товару (сфераринку), а й сферою обміну корисної інформації – сферою комунікації.
Торгово-промислова виставкамають майже ті самі ознаки, що й торгові ярмарки за винятком того, щоторгово-промислові виставки ставлять своїм завданням укладання прямих торгових контрактів відповідно до запропонованих експонентами зразків, тоді якторгово-промислові виставки такої мети не мають.
Завдання торгово-промисловихвиставок полягає у стимулюванні продажу товарів з допомогою розповсюдженняінформації про них.
Оскільки виставкова діяльністьпередбачає інтенсивний обмін інформацією, то експоненти й відвідувачіперіодично міняються ролями адресантів та адресатів. Наприклад інодівідвідувачі самі пропонують нові розробки та технології, цікавляться професійноюдіяльністю експонента.
Важливу інформацію можна отриматиза рахунок участі в різноманітних конференціях, „круглих столах” тощо. З точкизору задоволення інформаційних потреб, такі заходи виконують насампередстимулюючу ін формаційну функцію, сприяючи генерації нових ідей та знань.
Характерними рисами конференцій та„круглих столів” є:
v Визначена тематика проблем, які обговорюються;
v Участь приймають фахівці відповідно до визначеноїтематики обговорюваних проблем;
v Безпосереднє спілкування фахівців під час дискусіїстворює ефект „мозкової атаки” тобто об’єднання інтелектуальних зусиль різнихфахівців;
Ефективність конференцій, як джерелінформації, що впливають на управлінські рішення, визначається суб’єктивнимипотребами учасників. Як правило, проведення конференцій та „круглих столів” практикується у науковій та громадсько-політичній сферах. А в підприємницькійдіяльності до проведення таких заходів вдаються під час виставок.
Інформаційно-психологічний механізмзабезпечення ефективної роботи полягає в „мозковій атаці”, що здійснюється усприятливій соціально-психологічній атмосфері. [9, с.97-101]
3.4 Консультативні послуги як джерело інформації
Надзвичайноважливим джерелом інформації, що допомагає у підприємництві, є консультативніпослуги або консалтинг. Консалтинг являє собою забезпечення клієнта спеціалізованими знаннями, професійними навичками.
Потреба усторонніх консультативних послугах, як і потреба у зовнішньому джереліінформації, виникає тоді, коли суб’єкт не в змозі власними силами розв’язатипроблему. Як правило, професійні консультанти надають своїм клієнтам певнихспектр взаємопов’язаних видів послуг. Це дає змогу клієнтам економити час ікошти на отримання необхідних їм знань та іншої інформації, консалтинговимфірмам – знижувати виробничі витрати та підвищувати прибутковість власногобізнесу. Подібна спеціалізація надає перевагу перш за все великим фірмам, депрацює багато фахівців. Саме поєднання фахівців різного, але водночас суміжногопрофілю, забезпечує можливість маневру консультативними послугами яккомплексним джерелом інформації.
Перевагаконсультативних послуг у порівнянні з іншими джерелами інформації полягає втому, що вони зорієнтовані на індивідуальні потреби конкретних споживачів ідають змогу їм отримувати не просто інформацію, а необхідні знання. Якістьнових отриманих знань залежить від професіоналізму консультантів. Кінцевимдокументом консультування є підсумковий звіт, що, як правило, поєднується здодатковими усними поясненнями консультанта, зміст якого має охоплюватинещодавно виявлені факти або встановлені нові зв’язки відомих фактів,роз’яснення проблем, аргументи.
Поряд ізперевагами використання консультативних послуг може створювати для потенційнихі реальних споживачів певні проблеми. Справа в тому, що попри всі юридичні таетичні обмеження, не виключена можливість використання певними консультантами усвоїх інтересах конфіденційної інформації клієнтів, що загрожує останнімзначними втратами. [9, с.101-103]
РОЗДІЛ ІІІ.ІНФОРМАЦІЯВ ТЕОРІЇ ПІДГОТОВКИ ТА ПРИЙНЯТТІ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ.
§ 1. Інформаційне забезпечення управління для прийняття рішень.
В даний час вже ні в одній області людськоїдіяльності неможливо приймати правильні рішення, заснованівиключно на багаторічному досвіді і інтуїціїкерівників. Це пояснюється тим, що, по-перше,суспільство в цілому стало дуже складним і будь-яка галузь, в якійбезпосередньо зайнята та чи інша людина, має різноманітні зв’язки зі всіма галузями людської діяльності. По-друге, темпи розвитку суспільства різко зросли,внаслідок чого виникла гостранеобхідність завчасно передбачити шляхи і результати цього розвитку.
В такійобстановці великих успіхів можна добитися в тому випадку, якщо єможливість оперативно зібрати, обробити і проаналізувативсю можливу інформацію як із зовнішнього так і з внутрішньогосередовища. Саме тому сучасний стан розвитку суспільствачасто називають „віком інформації”. Інтуїція нерідко може привести донадто великих помилок, а крім того, треба багато років длянакопичення досвіду, що дозволяє приймати достатньо ефективні рішення на основіінтуїції.
Процесрозробки рішень може розглядатися як цілеспрямована переробка„інформації стану” (інформації про ситуації) в „командну інформацію”, визначаючу хто, що іколи повинен робити. Інформаціявикористовується для корегування і адаптації всієї системи в обстановці, що склалася, для розробкинових мети і завдань.
Длярозробки рішень використовується різна за характером інформація: про події, яківідбуваються; періодична; повторна, одержана в результаті аналітичноїобробки вихідних даних; вихідна; вибіркова; одержана в наслідоквикористання тільки частини зібраних даних; повна; вичерпна;графічна; семантична, що відноситься до знакових систем,змістовної сторони слів і виражень.
Робота з інформацією супроводжує і пронизує весь процес прийняття рішень і контролю, а відповідно,являється невід’ємною частиноюуправління. Необхідною передумовою прийняття правильного управлінського рішення є оптимальний об’єм і якість існуючої інформації. Важливого значення набуваєтакож методика аналізу інформації ісинтез, що формує увагу про можливі рішення. Кожен варіант рішення є комплексом інформації про можливі відповідіна які-небудь запитання, зібраний в єдино логічне ціле і має певну цілеспрямованість.
Дляоцінки ситуації і підготовки управлінського рішення керівник повиненбути забезпечений повною і своєчасною інформацією. Зміст процесу управлінняполягає у перетворенні інформації зворотного зв’язку на інформаціюуправлінських рішень. Зворотній зв’язок дає змогу корегувати помилкивідхилення, регулювати виробничі і управлінські процеси.
Дляприйняття управлінського рішення потрібна планова, нормативна,інструктивна, правова, статистична, облікова, наукова, (ноу-хау) та інша інформація. Незалежновід виду, вона має бути точною, повною,достовірною, надійною, зручною для сприйняття та оцінки. Носіями, для прийняття рішень може бути документ, креслення,схеми, графіки, газети, журнали, книги, кінофільми, записи на магнітній стрічці та інше. Важливимиджерелами інформації є особистіспостереження, бесіди із спеціалістами і працівниками, опитування експертів. Крім того, створюються комісії або творчі групи для вивчення питання, проведеньанкетних опитувань, інтерв’юваннятощо.
Інформаціярозповсюджується через ієрархічні канали, з допомогою різнихциркулярів, інструкцій, рішень, проведенню конференцій, зборів, охоплюєрізноманітну і численну сукупність рішень.Це дані оперативного і бухгалтерського обліку, статистичної звітності,матеріали ревізій, перевірок, спеціальних обслідувань. Особливу цінність представляє інформація, зібрана самим керівником в процесі контролю і особистихконтактів з підлеглими, так як вінвиясняє суб’єктивні думки, оцінки, побажання працівників. [1, с. 4-6]
Впрактиці управління сільськогосподарськими підприємствами,як свідчать спостереження, недостатньо використовується такий видінформації, як консультації висококваліфікованих спеціалістів в тійчи іншій області знань.
Ціннимджерелом одержання інформації можуть служити матеріливсіляких екскурсій. Дуже важливо, щоб керівники господарств,спеціалісти, керівники виробничих підрозділів вобов’язковомупорядку відвідували інші господарства з подібними виробничимиумовами, а також передові господарства та виставки. Кожному такомувідвідуванню повинна передувати розробка детальної програми з перелікомпитань, з якими слід познайомитися, відповідями на них і пропозиціями,що необхідно зробити в своєму господарстві.
Однієюіз труднощів в управлінській діяльності є рішення в умовахневизначеності або неповних даних про можливі післядії накреслених дій.Керівник стоїть завжди перед дилемою — або зменшити невизначеність, перед тимяк приступити до дій, або здійснити ті чи інші операції при відомому рівніневизначеності. По всій ймовірності вирішальну роль тут повинен відігратифактор часу. При наявності ресурсів часу прийняттю рішення завждиповинен передувати аналіз і пошук даних, що знижують невизначеністьрезультату приймаючих рішень. Заслуговує уваги порядок організаціїсистеми інформації, при якому сигнали поступають тоді, коли ценеобхідно керівнику. Нажаль, в більшості підприємств АПК діючі інформаційнісистеми не забезпечують цієї вимоги, оскільки формальнакомунікаційна структура підприємств в більшості випадків не маєнеобхідного комплексу правил, що регулюють передачу, розповсюдження івикористання інформації.
Враховуючи великий об’ємінформації, використовуваної в процесі розробки рішення, і великі затрати, пов’язані з їїзбором і переробкою, заслуговує великоїуваги методологія управління «по відхиленнях», сутьякої заключається в тому, що в системі фіксуєтьсяне вся інформація, а лише дані по відхиленнях об’єкта від заданої програми. Це дозволяє розвантажитиінформаційні канали, своєчасно виявитиперебої з процесі виробництва і орієнтуватикерівників і спеціалістів на вузькі місця в роботі. Прийняття рішення по відхиленнях на перший планвисуває завдання по визначеннюдопустимих значень відхилень явища або процесу,при яких рішення не приймаються, широкого впровадження нормативних методів планування, обліку і аналізу змінних факторів, які впливають на результати дій врамках системи, яка розглядається. [10,с.10]
Глибокийаналіз кількісної і якісної неформалізованої інформаціїдозволяє прийняти інформаційне рішення, яке відповідає напитання, що є істинним (що приймати до уваги і що ігнорувати),який стан, можливості керованого об'єкта і умови майбутніх дій.
Цінністьповідомлень для прийняття рішень визначається кількістювміщеної в них інформації, зменшуючи невизначеність по відношенню наслідківзацікавлених подій. В відповідності з теорією інформаціїне всі зібрані дані вміщують кориснуінформацію. Кількість її визначається тим, наскільки ці дані зменшують невизначеність господарськихситуацій і підвищують обґрунтованістьуправлінських рішень. Тому і збирати їх доцільно лише в тому випадку,коли вони вміщують необхідну інформацію дляприйняття певних рішень.
Велике значення в процесі підготовки і прийняттярішень має достовірність інформації, щовиключає її перекручення. Найбільшчасто перекручена інформація має місце в процесі передачі її від однієї управлінської інстанції до іншої (від безпосереднього виконавця до керівника підрозділу,а від нього до керівника вищого рівня). Інколи ці перекрученняявляються результатом різноговідображення в свідомості людей (в залежностівід їх психологічної характеристики) одних і тих самих фактів.
Інформаціяповинна надаватись в упорядкованій формі і послідовності,задовольняти певні якісні показники по змісту, рівню узагальнення і т.д. Форма представлення інформації залежить від призначення,її використання, ієрархічного рівня управління і грамотності, потребінформації. В одних випадках ефективними можуть виявитися візуальнізасоби, такі як графіки, схеми, діаграми, в іншому — таблиці і т. д.Проте завжди рівень показників повинен підвищуватися при переході віднижчого до більш високого рівня управління. Перерахованимвимогам циркулююча інформація може відповідатилише в тому випадку, якщо на кожному підприємстві системи АПК буде розроблена раціональна науковообґрунтована інформаційна система.
Прирозробці системи інформаційного забезпечення керівників господарств слід більшточно визначити надходження інтегрованої інформації зі всіх рівніворганізаційної системи, встановити перелік і строки її надходження ( щоденна,п’яти і десятиденна, щомісячна і одноразова), уточнити формипредставлення інформації структурними підрозділами господарства іокремими виконавцями, передбачити порядок заповнення окремих форм і накопиченняінформації.
Розробкаінформаційної системи не може відділятися від стилю управління. В тойже час не можна орієнтуватися на досить розповсюджений стиль управління,який передбачає його надмірну централізацію; керівник вирішуєнезначні питання і являється споживачем надто великих об’ємівінформації.
Інформаційна система повиннабути направлена на раціональну систему розподілу повноважень і рішеньміж рівнями управління, а також керівниками і спеціалістамиапарату управління. Найважливіша вимога до інформаційної системизаключається в тому, що вона повинна бути так організована, щоб коженрівень управління і кожен працівник одержував інформацію,необхідну тільки йому для успішного виконання обов’язківпередбачених положенням або службовою інструкцією.
§ 2. Дослідження кількісного використання інформації в організаціях та на підприємствах для прийняттярішень.
Встановленопрактикою, що від якості управлінських рішень залежить дотримання найбільшекономічних пропорцій, параметрів виробництва і в кінцевому результатіефективність використання всіх виробничих процесів. Своєчасно прийняте, науковообґрунтоване рішення стимулює виробництво і, навпаки, запізніле або жпередчасне, необдумане рішення може знизити результати праці колективу абоокремих виконавців.
Загальнийоб’єм фіксованої інформації, як свідчать матеріали досліджень, всередньому по сільськогосподарському підприємстві складає 25-35 млн. знаків на рік. Із нихблизько 80% формується в системігосподарського обліку. Із загальногооб’єму інформації для розробки і прийняття управлінських рішень керівники використовують лише -45-50% інформації,якою вони розпоряджаються, головні агрономи -40-50, головні інженери-механіки -45-50, головні зоотехніки -15-17%. Для раціоналізації системи інформації насільськогосподарських підприємствахслід внести зміни до документопотоків, більш доцільно розподілити обов’язки посадових осіб по збору, обробці і передачі інформації. Цілком виправданим являєтьсятаке положення, при якому керівникпідприємства підписує лише фінансові іінші найбільш важливі документи, а останні передаються на розгляд і підпис його заміснику. Об’єм невикористаної інформації у головних спеціалістівможна зменшити, якщо передати її збір і обробку працівникампланово-економічної або диспетчерськоїслужби.
Останнім часом значно збільшилася складність та комплексністьпроблем, які виникають при аналізі альтернативних рішень в процесі управлінняскладними промисловими об’єктами. При цьому досліди показують, що витрати наздійснення управлінської діяльності безперервно збільшуються, а наслідкиневдалих рішень стають все більше і більше помітними.
Аналіз низки розробок вобласті автоматизації підготовки та прийняття рішень на машинобудівельнихпідприємствах дозволяє зробити висновок, що в наш час можна говорити не стількипро недостачу, скільки про надлишок інформації, яка потрапляє в розпорядженнявищих осіб. Це звичайно ускладнює пошук потрібної позиції для контролю йаналізу підприємницької ситуації, зменшує оперативність в прийнятті управлінськихрішень. У той же час, у більшості випадків особи, які приймають рішення, а цечастіше всього управлінські робітники цехів та служб, що забезпечуютьфункціонування виробничого процесу, відчувають недостаток в оперативних данихдля підготовки управлінських рішень. Наприклад, при вимірюванні строків виходувиробу майже неможливо отримати інформацію про рівень готовності виробу,ступеня їх укомплектування (а це внутрішня інформація). Тому основним критеріємпри проектуванні інформаційних систем являється визначення мінімальногодостатнього об’єму інформації, що вдовольняє потреби осіб, які приймаютьрішення.
Дослідження багатьох вченихсвідчать, що в кожному конкретному випадку об’єм інформації,необхідної для підготовки рішення,визначається складністю вирішуваних питань і їх новизни, розмірами виробництва,рівнем підготовки кадрів, методами керівництва і т. п. В цьому випадкувпливають також суб’єктивні фактори — освітаі досвід керівництва, його організаторські здібності, стиль роботи таінше.
Досвідченийкерівник в процесі оперативного управління з успіхом можеприймати інтуїтивні рішення, не володіючи необхідноюінформацією. Проте, при таких рішеннях не виключені помилки, томудопустимі вони лише в процесі виконання поточних завдань, але ажніяк не кардинальних питань розвитку виробництва на тому чиіншому підприємстві.[1, с.12] Набутий досвід не завжди являєтьсякращим порадником, хоча багато проблем в процесі практичного керівництва іповторюється. Справа в тому, що нова ситуаціяможе значно відрізнятися від умов минулого, і механічне перенесення минулого досвіду рішення тієї чи іншоїпроблеми (якщо він навіть був добрим) у нові умови може призвести цілкомдо інших післядій.
Перевалюванняминулого досвіду, коли недостатньо враховуються нові дані і тенденціїрозвитку процесу або явища, породжує надмірну впевненість і упередженість,призводить до втрати правильної орієнтації і зниження ефективностірішення .
ВИСНОВКИ:
Усвоїй роботі я розглянула низку питань присвячених темі дослідження.Відповідно до завдань у перших розділах роботи були розкриті питання: щотаке управлінське рішення, яке місце займає інформація в управлінні та впідготовці управлінського рішення, які джерела допомагають керівникуорганізації або підприємства отримати інформацію необхідну для керування таприйняття правильних рішень?
Мета даної курсової роботи передбачала подати необхідне системне представлення про сутність,структуру, функції та вплив джерел інформації на прийняття управлінськогорішення.
Отже необхідно зробити підсумковівисновки, що тема даної роботи багатогранна і вимагає уважного розгляду з усіхможливих сторін. Велика кількість вчених досліджували її, винаходили новікритерії оцінки управлінських рішень, пропонували нові класифікації, але доспільної думки так і не дійшли. Розглядаючи їх праці можна виділити для себенайважливіші аспекти, визначення та зробити висновки:
Управлінськерішення – це організаційно-правова діяльність керівника в керованійсистемі;
Прийняттяуправлінського рішення – це процес вибору розумної альтернативи вирішення проблеми,що є вирішальним в системі управління. Результати реалізації прийнятихуправлінських рішень – це найбільш об’єктивна оцінка мистецтва керівника.
Для прийняття управлінського рішення потрібнапланова, нормативна, інструктивна, правова, статистична, облікова,наукова, та іншаінформація. Незалежно від виду, вона має бути точною,повною, достовірною, надійною, зручною для сприйняття та оцінки.
Цінним джерелом одержання інформації можутьслужити матеріли всіляких екскурсій, виставок та конференцій,друковані видання, електронні джерела, професійні консультації фахівця та інші.
Класифікуютьджерела інформації через необхідність їх раціонального використання, бо дляпідготовки та прийняття управлінських рішень доводиться користуватисянайрізноманітнішими джерелами інформації.
Необхіднозауважити, що розповсюдженою в розпорядчій діяльності керівниківпомилкою являється зневажливе відношення до аналізу інформації,що надходить. Деякі з них залишають її без уваги, і свої розпорядження будуютьлише на основі інформації, одержаної особисто в процесі відвідуваннякерованих об’єктів. Негативні моменти від цього очевидні, так яксучасні масштаби виробництва не дозволяють керівнику бачитивсе особисто. А якщо це так, то без регулюючого впливузалишається багато, інколи самі істотні сторони діяльності підприємства.
Список використанихматеріалів:
1. Берсуцкая С.Я. Развитие системыподготовки и принятия управленческих решений (на примере предприятиямашиностроения). — Донецк: НАН, 1996.-37с.
2. ВасиленкоВ.О. Теорія і практика розробки управлінських рішень: Навч. посібн. для студ.вищих закл. освіти.- К.: ЦУЛ,2003.-419с.
3. Власюк О.С. Можливостізастосування аналітичного планування для обґрунтування та підготовки рішень навищих рівнях управління: Монографія.-К., 1995.-72с.:іл.
4. ДСТУ 2394-94. Інформація тадокументація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів.Терміни та визначення: ДСТУ 2394-94.– К.: Держстандарт України, 1994. – 89с.
5. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення: ДСТУ 2737-94. – Чинний від 1995-07-01. –К.: Держстандарт України, 1994.–158с.
6. Інформація та документація.Базові поняття. Терміни та визначення: ДСТУ 2392-94.– Чинний від 1995-01-01. –К.: Держстандарт України, 1994. – 53с.
7. Информация и принятие управленческихрешений/ Материалы в помощь лектору.-Л.,1973.-19с.
8. Клементьева Е.Е. Информатизация систем управления ипринятия решений в бизнесе: соц. и методол. аспекты.-М., 1994.-36с.
9. Кулицький С.П. Основиорганізації інформаційної діяльності у сфері управління: Навч. посіб. – К.:МАУП, 2002.-224с.:іл.
10. Лісовець В.Т., Монке С.Ю.Мистецтво прийняття управлінських рішень: навч. посібник/ Уманська державнааграрна академія. – Умань, 2001.-76с.
11. Системи обробленняінформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення. ДСТУ 2395-94.– Чинний від 1995-01-07.– К.: Держстандарт України, 1994.–35с.
12. Сопільник О.В. Технологія прийняттяуправлінських рішень: навч. посібник/ Дніпропетр. Нац. ун-т. Ін-т. довуз.підгот. та післядип. освіти. – Д.: РВВДНУ, 2002.-108с.: іл.
13. Суханов А.П. Информация и прогресс.- Новосибирск:Наука, 1988.-209с.( Серия «Наука и технический прогресс»)
14. Суханов А.П. Мир информации: История иперспективы.-М.: Мысль, 1986.-204с.
15. Суханов А.П. Информация в жизни человека. — М.:Политиздат., 1983.- 112с.-(Филос. б-чка для юношества).
16. Єршова О.Л. Моделі, методи та засобиінформаційної технології прийняття управлінських рішень в соціально-економічнихсистемах. – К., 2000.-21с.
17. Урсул А.Д. Отражение и информация. — М.: Мысль, 1973.- 231с.
18.Чумаченко Н.Г.Информация и принятие решений.- К.: Укр-НИННТИ,1971.-63с.