План
1. Основні вимоги доавтоматизації процесів діловодства в установі...................1
2. Види розпорядчих документів,їх призначення, особливості складання..........2
3. Правила надсилання таоформлювання пакету документів. Вимоги до оформлювання відмітки про наявністьдодатка...................................................7
4. Розпорядчі документи вуправлінській діяльності. Накази з питань загальної діяльності та особовогоскладу. Витяг із наказу................................................10
5. Положення як нормативнийдокумент, що регламентує діяльність державних органів, їх структурнихпідрозділів. Різновиди положень. Типове та індивідуальне положення. Вкажіть наструктуру типового положення про структурний підрозділ..........................................................................................14
6. Нові технології роботи здокументами...............................................................18
7. Поняття документообігу.Організація документообігу в установі..................21
Список використаної літератури..............................................................................24
Практичне завдання ..................................................................................................25
1. Основні вимоги до автоматизації процесів діловодства вустанові
Примірноюінструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчоївлади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органахвиконавчої влади, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17жовтня 1997 р. N 1153 встановлені основні вимоги до процесів автоматизації уділоводстві.
Автоматизаціяділоводних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодствав кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевленняуправлінської праці.
Автоматизаціяділоводних процесів повинна здійснюватися на основі упорядкованої системи документуванняуправлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості формвикористовуваних документів.
Механізація іавтоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовкадокументів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль завиконанням тощо.
Засобимеханізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними іпередбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.
Склад програмногозабезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умовроботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структуриапарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості ізмісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеняцентралізації робіт з документами.
З метою більшраціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простоюзасоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати накожному робочому місці, слід використовувати централізовано.
Комплекс технічнихзасобів повинен забезпечувати збирання і передачу інформації, її запис намашинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки уформі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, атакож можливість об'єднання їх в єдину систему.
Під часвпровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:
· доцільність впровадженнятехнічних засобів;
· можливість придбаннятехнічних засобів у певні терміни;
· наявність придатнихприміщень;
· можливість підготовки чизалучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.
Керівник установинесе відповідальність за ефективність використання механізованої іавтоматизованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знанняпосадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою. [1]
2. Види розпорядчих документів,їх призначення, особливості
складання
Серед різних формвиконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провіднемісце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають уобов’язковому виконанню. Через них реалізується норми права у процесікерівництва господарським і соціально-культурним будівництвам, нормалізуєтьсянормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документіврозв’язується важливі завдання управління.
До найбільшпоширених документів цього виду належить постанови, рішення, розпорядження,вказівки, інструкції .
Інструкція – правовий акт, створюванийорганами управління для встановлення правил, що регулюються організаційнонауково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльностіустанов, підприємств, певних їх підрозділів та служб, а також посадовим осіб ігромадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаютьсяміністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.
Існуютьінструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації і різного устаткування таінші. Кожна з них має бути затверджена вищими стоячими органами або керівникамиабо організаціями. Інструкції затверджуються керівником або його ж наказом.
Інструкція, крімгрифа про затвердження, має такі реквізити, як найменування її виду, короткіформулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальноїза її складання її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текствикладають у логічній послідовності групують за розділами, до який інодівидають підзаголовки, розбивають на параграфи. Найзручніше застосовуватинаскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен, зобов’язаний,необхідний, не припускається, слід. Розділ об’ємних інструкцій позначаютьримськими цифрами, а пункти – арабськими.
Текст цьогодокумента повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкціяпризначена для постійного користування. Його викладають від другої особи.Широкого застосування набули посадові інструкції, що розробляються напідприємстві, установі для нових осіб, інженерно-технічних працівників,службовців. Такі інструкції встановлюють права та обов’язки працівників, колоїх завдань, особисто відповідальність. Після затвердження керівником вонистають нормативними актами, обов’язковими для певного кола осіб.
Положення – це правовий акт, щовстановлює основі правила підприємств та установ, а також їх структурнихпідрозділів. Положення складають переважно при створені нових підприємств абоустанов. Ці документи можуть бути як типовими так і індивідуальними.
Індивідуальніположення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основітипових і затверджуються керівниками підприємств, організацій установ.Розглянути правові акти розробляються високо кваліфікованими спеціалістами. Вцьому передує велика робота по вивченню різних аспектів діяльності підприємстваабо його структурних підрозділів.
Положення можемати такі реквізити: герб, найменування виду документа, назву установи, дату,місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст. Текст звичайно складаєтьсяз таких розділів:
1.Загальніположення.
2. Власність ікошти підприємства.
3. Виробничогосподарська діяльність.
4. Права таобов’язки підприємства або його підрозділів.
5. Структурауправління.
6. Реорганізаціяі ліквідація установи, організація підприємств.
В першому розділівказують цілі, що послужили підставою для створення підприємства, установи,організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональнізв’язки з іншими організаціями, підрозділами.
Удругому-вказуються основні та обігові кошти, порядок придбання власності,амортизовані відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування напреміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення,порядок розпорядження надлишками невикористаних обігових коштів.
В останніхрозділах регламентується виробничо господарська діяльність підприємства, визначаютьсязавдання за якістю вироблюваної продукції. У залежності від специфікидіяльності можуть відображати хід капітального виробництва, винахідництва іреалізації, стан матеріального забезпечення, трудовий режим, порядок розподілужитлової площі, організація соціального страхування, оплата кредитів та інші.
Положеннями такожвизначається правовий статус тимчасово створюваних комісій, груп і томуподібні.
Постанова – це правовий акт, щоприймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління длярозв’язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед данимиорганами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.
Постанови видаютьКабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деякихвипадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми.
Текст постановияк правило, складається з двох частин – констатуючої та ухвалюючої. Першамітить вступ, оцінку стану і при необхідності, підстави для видання абопосилання на правовий акт вищого органу. В ухвалюючий частині наводятьсяперелік запропонованих заходів, визначається виконавець та термін виконання.
Проекти постановине рідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами,інтересів яких вони торкаються і представляється для візування керівника. Якщовиникають розбіжності до проекту постанови додається довідка з викладом їхсуті.
Проект документаразом супроводжуючим листом і довідками про погоджені писаними керівникамиустанов які складають проект, направляють в орган котрий відповідає за йоговидання.
Наказ – це правовий акт, щовидається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов ірішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, щодиректор може видати наказ з усіх питань з своєї компетенції. Указаний документє актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретногопідприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи.
Розпорядження- цеправовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіальногодержавного органу, для вирішення оперативних завдань. Як правило цей документмає обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій тагромадян.Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України.Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ціакти.
Реквізитирозпоряджень в основному повторюють реквізити рішень. На розпорядженні можебути поставлений герб країни.
Розпорядженнявидаються від імені виконкому і підписується тільки головою, а не йогозаступником чи секретарем. Отже закон дає право керівникові одноосібновирішувати деякі питання і відповідно видавати деякі правові акти.
Виконкомимісцевих Рад у порядку одноосібного розпоряджання можуть розв’язувати питання,з яких остаточне рішення виконком доручив голові чи його заступнику, а такожпов’язані з внутрішньою організацією роботи виконкому.
Багато єспільного у розпорядженні і наказі. У правовому відношенні ці розпорядчідокументи рівнозначні. У цьому випадку слова у тексті НАКАЗУЮ замінюють словамиЗОБОВ’ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ. Між цими двома правовими актами різницяще в тому, що накази пишуться із загальних, всеохоплюючих питань, арозпорядження частково. Їх можуть видавати керівники структурних підрозділівпідприємств.
Рішення. Під рішенням, як розпорядчимдокументом розуміють акт, якій ухвалюється місцевими радами народних депутатівабо їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв’язання найбільш важливихпитань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільніакти, що видаються кількома неоднорідними органами.
За своїмиюридичними властивостями рішення бувають нормативними та індивідуальними.Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі іпобутового обслуговування населення. Індивідуальними-рішення про прийом доексплуатації тієї чи іншої домобудівлі, про встановлення опікування. Розробкапроекту рішення складний процес. У ньому беруть участь члени виконкому,постійні комісії депутати, спеціалісти і заінтересовані спеціалісти. Тому убагатьох виконкомах Рад процедура цього документа закріплюється у правовихактах. До проекту рішення додається довідка, що обґрунтовує необхідність ідоцільність його видання. Її підписує керівник відділу, управління абоорганізації, що подають проект. У тій же довідці подаються особи котрихнеобхідно запросити на засідання виконкому для розгляду питання, а такожвноситься пропозиція проте, кому надіслати рішення після ухвалу виконкому.
Розглянутийрозпорядчий документ містить такі основні реквізити:
· Зображеннядержавного герба.
· Назвумісцевої ради народних депутатів або його виконкому.
· Зазначеннямісця видання.
· Найменуваннявиду документа.
· Дата абодату і номер.
· Заголовок.
· Тексирішення.
· Підписиголови і секретаря виконкому.
· Печатка.
Звичайно рішенняскладаються із вступної частини, у якій констатується стан розглянутогопитання, і ухвалюючої, що містить перелік заходів з указанням строківздійснення і переліченням посадових осіб, відповідальних за своєчасне виконаннярішення. [4]
3. Правила надсилання та оформлювання пакету документів.
Вимоги дооформлювання відмітки про наявність додатка
Вихіднідокументи обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання відструктурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.
Підчас приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:
— правильність оформлення документів і розміщення на них всіх реквізитів;
— правильність зазначення адреси;
— прізвище та телефон виконавця;
— наявність усіх необхідних підписів на документах та додатках до них;
— наявність віз на копіях документів, що залишається у справах;
— наявність на документах відмітки про додатки;
— відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Уразі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи,посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс,область, район, місто, вулиця, номер будинку).
Уреєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідних документів, датареєстрації, заголовок (короткий зміст) документів і номер справи, в якій будезберігатися їх копія.
Документи,виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідаєтехнічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копіясупровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
Вихіднідокументи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремівиконавці зобов'язані передавати до загального відділу.
Якщо до документівє додатки, то це обумовлюється в тексті або після тексту документів передпідписом посадової особи.
Додатки додокументів можуть бути трьох видів:
— додатки, щозатверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки дорозпорядчих документів);
- додатки, щопояснюють або доповнюють зміст основного документа;
— додатки, що єсамостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинніоформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного видудокумента реквізити: найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних заїх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.
У розпорядчихдокументах (розпорядженнях, наказах) відомості про наявність додатківзазначаються в тексті, наприклад:
«Склад комісіїз… затвердити» (додаток 1)
або
«Заходи щодо.… затвердити» (додаток 1).
Додаток дорозпорядчих документів повинен мати в правому верхньому куті першого аркушадокумента відмітку за такою формою:
Додаток
дорозпорядження голови
адміністрації
від 22.07.99 № 151
Додатки дорозпоряджень голови облдержадміністрації підписуються керівником апаратуадміністрації, до наказів, листів — керівниками підрозділів, які вносятьдокумент, — а у разі їх відсутності — посадовими особами, які виконують їхніобов’язки.
Додатки дослужбових документів (листів, інформацій, довідок, звітів тощо), а також тих,що надсилаються із супровідним листом, оформляються таким чином:
Якщо документ маєдодатки, які не вказуються в тексті, то їх найменування необхідно подати післятексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості їхпримірників, наприклад:
Додаток:Проект плану науково-дослідної роботи на 2007 р.
на12 арк., 2 прим.
Якщо документ маєдодатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявністьдодатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк., удвох прим.
Якщо до документа додаєтьсяінший документ, який має додатки, то відмітка про наявність додатків робитьсяза такою формою:
Додаток:пропозиції голови Бориспільської райдержадміністрації
від25.07.99 та додаток до них, всього на 6 арк.
У разі наявностікількох додатків до документів на них проставляється порядковий номер (додаток1, додаток 2 і т.д.). Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.
Якщо додаткизброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.
При великійкількості додатків на них складається опис, а в самому документі після текстузазначається:
Додаток:відповідно до опису на _____ арк.
Якщо додаток надсилаєтьсяне за всіма, зазначеними у документі адресами, відмітку про його наявністьоформляють таким чином:
Додаток: на 5арк. у 2 прим. на першу адресу. [5]
4. Розпорядчідокументи
Розпорядчадіяльність управлінської діяльності документується шляхом прийняття рішеньколегії, видання наказів та розпоряджень.
Рішенняколегії. Рішенняяк розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій органів державноїслужби України. Його текст складається із двох взаємопов’язаних частин:констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині пояснюється, чим викликанерішення і включає в себе вступ, оцінку ситуації, переказується суть акта вищогооргану управління, на виконання якого видається рішення.
У розпорядчійчастині документа, яку прийнято розпочинати словами: «колегія ВИРІШИЛА:»дається перелік заходів, визначаються виконавці, вказуються терміни виконання.Важливо, щоб текст розпорядчої частини, який може поділятися на окремі пункти,був сформульований конкретно, чітко, ясно, не вступав у суперечність із ранішеприйнятими розпорядчими документами.
Рішенняпідписуються головою та секретарем колегії і втілюються у життя наказамикерівників або доводяться до виконавців у формі витягу з протоколу засіданняколегії.
Накази за своїм змістом і призначеннямподіляються на накази з питань основної діяльності, з кадрової роботи, праці ізаробітної плати тощо.
Наказ із питань загальної діяльності – це розпорядчий документ, в якомукерівником приймається управлінське рішення з організаційних питань, планування,звітності, фінансування, удосконалення структури тощо з метою повного ісвоєчасного виконання законів, рішень та доручень органів вищого рівня.
Накази буваютьініціативні та на виконання рішень вищих органів. Ініціативний наказ видаєтьсяз метою оперативного впливу на діяльність колективу з урахуванням ситуації, якасклалася, та перспектив розвитку.
Проекти наказів готуються працівниками установи, організації, погоджуються зкерівниками чи головними спеціалістами відповідних структурних підрозділів, юридичноюслужбою і підписуються керівником.
Накази вступаютьу силу з моменту їх підписання, якщо в тексті не вказано іншого терміну.
Наказиоформляються на відповідних бланках і мають такі реквізити: назва установи,організації; назва виду документа (Наказ); дата; індекс; місце складання;заголовок до тексту; текст; підпис; візи; прізвище і номер телефону виконавця.
Текст наказускладається із двох частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частиніможе вказуватись мета і причини видання наказу, дається посилання на документ,який став підставою для підготовки наказу. У розпорядчій частині передбачаютьсянеобхідні заходи, прізвища відповідальних за їх виконання осіб, термінивиконання. Розпорядча частина починається словом «НАКАЗУЮ», яке друкується великимилітерами на окремому рядку без абзацу.
Розпорядчачастина тексту наказу, як правило, поділяється на пункти, які позначаютьсяарабськими цифрами. У кожному пункті вказується конкретна дія, виконавці ітерміни виконання. В останньому пункті наказу, як правило, вказується посадоваособа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.
У наказах, яківидаються на виконання рішень вищих органів, констатуюча частина, як правило,не пишеться. Замість цього вказується, на виконання якого документа підготовленонаказ.
Зміст доручень,вказаних у наказі, доводиться до конкретних виконавців найчастіше у формівитягів з наказу.
Розпорядження зоперативних питань діяльності та для організації виконання доручень органіввищого рівня, наказів органів державної служби, рішень колегій можутьвидаватися розпорядження.
Реквізитирозпоряджень аналогічні реквізитам наказів. При цьому констатуюча частинатексту в них відділяється від розпорядчої словами: «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ»,«ДОРУЧАЮ», «ВИМАГАЮ» та ін.
Підписуватисярозпорядження можуть, крім керівника, його заступниками в межах їх компетенції.[6]
Накази буваютькадрові та з загальної діяльності.
Накази по кадрахоформляють прийом на роботу, переміщення і переведення трудящих, увільненняробітників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарноїі матеріальної відповідальності. На підприємствах з великою кількістюробітників та службовців накази подібного роду уніфікуються.
Накази з загальноїдіяльності оформляються рішення керівника, пов’язані з організацією роботи,порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вонивидаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи,що надійшли вищестоящих органів. При чому це робиться для того, щобпродублювати акти інших інстанцій. Практика довила, що у багатьох випадках такуроботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установленнядійового контролю за реалізацією директорів та інших організаційних дій.
Накази про ухваливищестоящих органів повинні видаватися лише тоді, коли необхідно накреслитиконкретні заходи, визначити відповідальних осіб і терміни та правилвнутрішнього трудового розкладу на підприємстві є нормативним. Він загальнийбезособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи, а весь виконаннявказівок. Накази можуть бути нормативними індивідуальними. Та правилвнутрішнього трудового розкладу на підприємстві керівника. Він загальнийбезособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи), а весь виконаннявказівок керівника про затвердження правил колективу підприємства.
Наказ пропреміювання однієї чи кількох осіб вважається індивідуальним, оскільки неносить нормативного характеру.
Важливе значеннямає процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями зділоводства підприємств, правилами про порядок підготовки проекту наказу таіншими правовими актами. У них передбачається обов’язкове дотримання ряду вимогі правил, котрі повинні забезпечити юридичну повноцінність документів,оперативне їх виконання, правильні і всебічне вирішення питання.
Проект наказуобов’язково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разінеобхідності інших організацій. Ці особі відповідно своєї компетенції повиннімати стосунок до питань, що містяться у проекті наказу. До проекту наказудодаються документи, які обґрунтовують його доцільність. Він набуває чинності змоменту підписання керівним працівником підприємства, якщо інший термін невказаний в самому наказі. Право підписання мають не тільки перший керівник, алеі його заступники, а також інші посадові особи у відповідності до своїхобов’язків.
У певних випадкахдію наказу у часі обмежено законом. Слід відзначити, що накази як юридичні активидають не тільки керівники підприємств, але і інші державні органи, діяльністьяких ґрунтується на принципі єдиноначальності. У відповідності до законодавстванакази видають міністри керівники центральних галузевих відомств, начальникивідділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, а такожпромислових виробничих об’єднань, фірм, трестів та комбінатів. Ці актирегулюють усі відносини пов’язані з певною галуззю господарства, культури чиуправління.
Формуляр наказумає такі основні реквізити: назва виду документа, місце видання, номер, індексза класифікатором та номенклатурою справ, дату підписання, заголовок, текст іпідпис керівника.
Текст наказу зосновної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У першійназиваються причини, мета видання документа і наводяться для цього відповідніпідстави, у другій – містяться приписи з указанням виконавців та термінувиконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і подається унаказовій формі.
5. Положенняяк нормативний документ, що регламентує діяльність державних органів, їхструктурних підрозділів. Різновиди положень. Типове та індивідуальне положення.Вкажіть на структуру типового положення про структурний підрозділ
Наказом ГоловногоУправління Держслужби України Про затвердження порядку підготовкиорганізаційних документів в Головному управлінні державної служби України тайого територіальних органах від 13 липня 2006 року № 255 затверджено Довідниктипових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців(затвердженого наказом Головдержслужби України від 1 вересня 1999 р. № 65).
Положення – цепідзаконний нормативно-правовий акт, який встановлює структуру і функціїбудь-якого органу, визначає форми та умови здійснення певної діяльностіпідприємств та установ, а також їх структурних підрозділів (відділів,секторів).
За змістом розрізняють такі положення: • про підприємства,організації, установи, фірми, заклади й т. д., їхні структурні підрозділи —комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури,функцій, компетенції, обов'язків та організації роботи; • що регулюютьсукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; •про організацію й проведення різних заходів — культурних й спортивно-масових,конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи,які є організаторами заходів.
За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типовіположення розробляють вищі органи для системи підприємств,організацій, установ, фірм, а індивідуальні— створюютьсяза вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо напідприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписуєкерівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якомубезпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разіпотреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.
Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати,зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).
Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках форматуA4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти начистих аркушах паперу.
Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа,наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України»,«Положення про Міністерство фінансів України».
Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з якихможе мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.Іноді в тексті зазначають лише пункти.
Положення протериторіальний орган розробляється безпосередньо цим органом відповідно доТипового положення про управління державної служби Головдержслужби України вАвтономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі,затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 5 липня 2004 р. № 842.
Обов‘язковимиреквізитами положень є: найменування виду документа, дата документа, заголовокдо тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф затвердження.
Положення є:
1. Про структурні підрозділи організації (установи і т.д.), наприклад: Положенняпро управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головногоуправління державної служби України.
2. Положення про відділи та сектори у складі структурного підрозділу організації(установи і т.д.), наприклад: Положення про організаційний відділ управлінняорганізаційної роботи, документообігу та контролю Головного управліннядержавної служби України; Положення про сектор кадрової роботи управлінняорганізаційно — аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботиГоловного управління державної служби України
3. Положення про колегіальний або дорадчий орган організації (установи і т.д.)Наприклад: Положення про колегію Головного управління державної служби України)
Текст положенняпро структурний підрозділ (відділ, сектор) включає наступні розділи:
Загальніположення. Основні завдання.
Функції. Структура.
Права іобов'язки. Начальник управління.
Взаємодія. Загальні положення
У розділівказуються повна офіційна назва структурного підрозділу (відділу, сектору), чимкерується структурний підрозділ (відділ, сектор) у своїй діяльності, кимочолюється і кому підпорядковується, здійснення планування роботи, порядокпризначення і звільнення з посади керівника структурного підрозділу (відділу,сектору).
Основнізавдання. У розділі зазначається перелік основних завдань, що регламентуютьдіяльність структурного підрозділу за організаційно-юридичними ознаками та зазмістом діяльності.
Функції. У розділі перераховуютьсяфункції, які виконує структурний підрозділ (відділ, сектор) (облік, аналіз,створення банку даних, участь у розробленні проектів організаційно-розпорядчихдокументів, здійснення контролю, створення комісій для перевірки, участь упідготовці та проведенні засідань, сприяє, готує, вносить пропозиції і т.п.)для здійснення поставлених перед ним завдань. Функції повинні повністювідображати специфіку діяльності структурного підрозділу (відділу, сектору).
Структура. У розділі зазначаєтьсяструктура та штатна чисельність структурного підрозділу (відділу, сектору)Головного управління державної служби України.
Права іобов'язки. У розділі перераховуються права, якими може користуватись структурнийпідрозділ (відділ, сектор) для здійснення своїх повноважень при виконанніпокладених на нього завдань та обов‘язків, що передбачають вимоги цих завдань.
Начальникуправління. У розділі зазначаються обов’язки і права начальника структурногопідрозділу (відділу, сектору), а також, у разі відсутності начальникаструктурного підрозділу (відділу, сектору), хто виконує його обов’язки та несевідповідальність за виконання покладених на підрозділ завдань.
Взаємодія. У розділі вказується перелікпідрозділів і організацій з якими взаємодіє структурний підрозділ (відділ,сектор) та з яких питань.
Положення проструктурні підрозділи центрального апарату Головдержслужби Українирозробляються їх керівниками, погоджуються із заступником НачальникаГоловдержслужби України (відповідно до розподілу обов’язків), юридичнимуправлінням, управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю,управлінням організаційно-аналітичного забезпечення керівника та кадровоїроботи і затверджуються Начальником Головдержслужби України.
У територіальнихорганах Головдержслужби України положення про відділ розробляється йогоначальником відповідно до положення про територіальний орган, погоджується іззаступником начальника територіального органу, юрисконсультом, затверджуєтьсяначальником територіального органу.
Обов'язковимиреквізитами положення про структурний підрозділ є: найменування виду документа,заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф затвердження. [2]
6. Новітехнології роботи з документами
Гарантієюуспішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державнихслужбовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методиобробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно матидоступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витратина розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.
Спільневикористання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяєсистематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналізі складання звітів.
Електроннийдокументообіг —це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, алей істотно змінюють роботу органу влади. Впровадження електронногодокументообігу в органі державної влади або місцевого самоврядуваннявимагає для всіх службовців, які беруть участь у роботіз документами, наявності:
— засобівобчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваномуПЗ документообігу; обов'язковою є 100%-а оснащеність персональнимикомп'ютерами всіх працівників органу влади, які працюють з документами;
— засобів зв'язкуадекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;
— автоматизованоїсистеми діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускаєперехід до електронного документообігу;
— психологічної готовностікерівників до використання електронних аналогів власноручного підписуна документі;
— службі технічних можливостей переводу вхідних паперових документівв електронну форму.
Застосовуванітехнології дозволяють організувати «безшовну» взаємодію систем,що забезпечують різні операції обробки документів. У першу чергудо таких технологій можна віднести:
— технологіїрозпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документив цілком електронну форму представлення;
— електроннийаналог власноручного підпису;
— засоби передачіданих;
— засобизбереження електронної інформації.
Перерахованітехнології дозволяють підсистемам, що виконують різні функції, органічнодоповнювати одна одну. Подібна взаємодія дозволяє різко підвищити ефективністьпраці держслужбовців при роботі з документами. [7]
« Електронний документ — документ,інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючиобов'язкові реквізити документа.
Склад та порядок розміщенняобов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.
Електронний документ може бутистворений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами увізуальну форму.
Візуальною формою поданняелектронного документа є відображення даних, які він містить, електроннимизасобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
Електронний підпис є обов'язковимреквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікаціїавтора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронногодокументообігу.
Накладанням електронного підписузавершується створення електронного документа.
Відносини, пов'язані з використаннямелектронних цифрових підписів, регулюються законом.
Використання інших видів електроннихпідписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронногодокументообігу на договірних засадах.
Оригіналом електронного документавважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у томучислі з електронним цифровим підписом автора.
У разі надсилання електронногодокумента кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіяхінформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронногодокумента.
Якщо автором створюються ідентичні задокументарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ напапері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Оригінал електронного документаповинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку,визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бутипред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.
Електронна копія електронногодокумента засвідчується у порядку, встановленому законом.
Копією документа на папері для електронногодокумента є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідченев порядку, встановленому законодавством.
Юридична сила електронного документане може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Допустимість електронного документаяк доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він маєелектронну форму» (звитяг з Примірної інструкції про організацію діловодства вустанові). [1]
7. Поняттядокументообігу. Організація документообігу в установі
Документообіг – рухдокументів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їхвиконання або відправки.
Організаціядокументообігу – це правило, у відповідності з якими відбувається обігдокументів в організації. Організація документообігу передбачає раціональнийрух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення вапараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка. Документообігявляється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію рухудокументів, але і швидкість цього руху.
Головне правилодокументообігу – оперативний рух документів по найбільш короткому шляху змінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретнихорганізаціях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, вході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіхпереміщень.
Організаціяроботи з документами залежить від об’єму документообігу, організаційної структуриі форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота здокументами складається з ряду поступових операцій: прийом документів, їхрозподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.
Незалежно від об’ємудіяльності організації, операції по прийнятті і відправки документів зазвичайпроводять централізовано. В структурі служби діловодства великих організаційдля цього передбачають створення спеціалізованого дільниці – експедиції, якодного їх структурних підрозділів служби. В канцеляріях і загальних відділахорганізаціях створюється дільниця по прийнятті і обробки документів з тими жфункціями. В організаціях, котрі не створюють свою службу діловодства,прийняття і обробка документів, операції по їх відправки виконуютьсяцентралізовано секретарем.
Про правила відправленнядокументів говорилося вище, тож зупинимося на правилах обробки вхіднихдокументів. В нормативних документах регламентування правила первинної обробкивхідних документів. Вони зводяться до наступного:
Перевіряєтьсяправильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на поштудля пересиланню адресату.
Перевіряєтьсяцілісність конверта, збереження печаток. Конверти відкриваються, перевіряєтьсякомплектність і збереженість вкладеного.
При поступленні електроннихдокументів обробляється тільки супроводжувана документація, машинні носії вупаковці передаються за призначенням.
Експедиція ведеоблік всіх вхідних документів – на документі проставляється штамп про їхотримання, де вказується найменування організації, дата поступлення, порядковийобліковий номер документа. Зазвичай на штампі передбачено місце для наступного прославленнявхідного регістрованого індексу.
При первиннійекспедиційній обробці документ сортується по структурних підрозділах. Головнийкритерій цього сортування - адресування документів. Як правило документиадресовані керівництву передаються в канцелярію для підготовки до розгляду,туди ж поступають документи, адресовані організації ( без вказування прізвищапосадової особи ). Документи адресовані структурним підрозділам, сортуються заїх назвами.
Згіднорекомендаціям основних положень ГСДОУ, передача документів між структурнимипідрозділами ( із експедиції в канцелярію, із канцелярії в структурніпідрозділи і т.д. ) здійснюється через секретаря цих підрозділів або тихвідповідних осіб, котрі відповідають в них за роботу з документами.[8]
Списоквикористаної літератури
1. Примірною інструкцією зділоводства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Радіміністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої владивід 17 жовтня 1997 р. N 1153.
2. Про затвердження порядкупідготовки організаційних документів в Головному управлінні державної службиУкраїни та його територіальних органах від 13 липня 2006 року № 255
3. Глущик С.В. та ін. Сучасніділові папери: навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. зак-в / С.В. Глущик,О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – з-є вид., перер. і допов. – К.: А.С.К., 2000.- 69-169с.
4. Державний класифікаторуправлінської документації. ДК 010-98.-К.: Держстандарт України, 1999.-50с.
5. Козоріз В.П., ЛаписькаН.І.Загальне і кадрове діловодство: навч. Посіб.-К.: МАУП, 2002 – 25-28 с.
6. Кулешів С.Г. Управлінськедокументознавство: навч. посіб. — К.: ДАКККіМ, 2003. – 25-29 с.
7. Кушнаренко Н.М., Удало ваВ.К. Наукова обробка документів: Підручник. – К.: Вікар, 2003. – 106-108 с.
8. Пашутинський Є.К. Діловодствокадрової служби (кадри підприємства).-К.: КНТ, 2004. — 5-6 с.
Практичне завдання
1.
Коломийська районна рада
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
РІШЕННЯ
28.11.2000 №13 м. Коломия
Про затвердження списків
підприємств, організацій та установ
Коломийського району, щодо надання
житлової площі трудящим, які
стоять на квартирній черзі у
будуправлінні «Промбуд-2».
Розглянувши спискипро надання житлової площі трудящим підприємства, організацій та установКоломийського району і пропозиції житлової комісії, керуючись Положенням пропорядок надання житлової площі в Україні, виконком Коломийської районної ради
ВИРІШИВ:
Бондаренку СеменуІльковичу, електрозварювальнику, працює в системібуд управління з 1980р., вбудуправлінні — 1982р., який проживає по вулиці Щорса 25, кв.4, займаючому двікімнати площею 26,1 кв. м, у трьох кімнатній квартирі, де на площі 26,1 кв. м,проживає шість чоловік, для сім’ї з трьох чоловік у складі:
Бондаренко Семен Ількович – заявник
Бондаренко Ірина Пилипівна – дружина
Бондаренко Андрій Семенович – син
Виділити двокімнатну квартируповторного заселення №18 на вулиці Чайковського № 66, жилою площею 27,3 кв. мзгідно з чергою № 16 з 1989р.
Головавиконкому (підпис) М.І.Миронов
/>Секретарвиконкому (підпис) В.І.Дудченко
/>
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ
ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ ФІРМА «ЮНІКС»
вул. Козацька, 3, телефакс 213-18-91
м. Київ, 01001
№ 12/5 від 17 лютого 2004 р.
Керівникові Старокиївськоговідділення
Укрсоцбанку м. Києва
Коновал С. А.
Просимо Вас надати довготривалийцільовий кредит у сумі 10 000 (десять тисяч) гривень на придбанняобладнання для обробки коштовного каміння.
Комплект потрібних документівдодається:
договір на купівлю обладнання;
техніко-економічне обґрунтуванняповернення кредиту.
Директор В. О. Заєць
Печатка
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ УКРАЇНИ
Волинський державнийуніверситет імені Лесі Українки
НАКАЗ № ___
від “___”_______________20___р. м. Луцьк
про прийняття на роботу за контрактом
ПРИЗНАЧИТИ:
_________________________________________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові)
напосаду________________________________________________________________
на умовах укладеного з ним контрактувід “___”_______________20___р.
Підстава: контракт від “___”_______________20___р.
Ректор
Печатка
/>(прізвищепрацівника)
ЗАМОВЛЕННЯ
на розмноження документів
/>(назва документа)/> /> /> /> /> /> />
сторінок______________, тираж______________
Керівниквідділу_____________________________________________
(підпис)
“ “ ________________ 19__ р.
Виготовити на __________________
(назвамашини)
Зав. відділом з питаньділоводства
Міністерство освіти і науки України
НАКАЗ
м. Київ
16.07.02 №_______
Про впровадження основних правилділоводства
З метою перевірки наказу поміністерству «Про проведення заходів по впровадженню основних правилділоводства» від 10.07.02 №77
НАКАЗУЮ:
1. Призначити колегію у складі:Голова — Кравченко В. М. Секретар колегії — Волощук Т. П. Члени колегії:
1. Начальник відділу кадрів Попов С.В.
2. Інспектор канцелярії Ґудзь В. О.
2. Керівникам структурних підрозділівнадавати членам колегії посильну допомогу й усю необхідну документацію.
3. Установити термін роботи колегіїдо 28.09.02.
4. Контроль за виконанням наказупокласти на заступника міністра В. Бережного.
Міністр (підпис) Розшифруванняпідпису
(Назва підприємства)
2.
ПЕ Р Е Л І К
обов”язковихреквізитів для заповнення машино-
орієнтованоїреєстраційно-контрольної картки (РКК)
Реквізити Пояснення до заповнення Назва виду документа заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється Автор (кореспондент) під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установи (особи) — автора документа. Під час реєстрації документа, що відправляється, записуєься наменування установи (особи) — кореспондента. Допус-кається застосування скороченого найменування установи Дата документа дата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік) Індекс документа індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється Дата надходження дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр Індекс надходження індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами Заголовок документа або короткий зміст переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил Резолюція переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції Відповідальний виконавець прізвище, ініціали відповідального виконавця переносять-ся з резолюції, можливе зазначення номера телефону Термін виконання проставляється число, місяць, рік — трьома парами араб-ських цифр. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді Відмітка про виконання короткий запис вирішення питання по суті або дата та індекс документа-відповіді
3.
/>
(назва установи)
Реєстраційно-контрольнакартка
/>
Автордокумента або
кореспондент:
/>
Вид документа:
/>
/> Дата надходження таіндекс документа Дата та індексдокумента (вих.корес.)
/>/>
Заголовокдокумента або стислий зміст
/>/>
Резолюція абокому направлено, відповідальний виконавець
Кимрозглянуто:
/>
Строк виконання до:
Строк продовж. до:
Дата та індексвідправлення: Відмітка про виконання:
/>
210
/>
Лицьовийбік
/>
Контрольнівідміткифонд № опис № справа №
Зворотнийбік
Формат А5 (148 х 210)