ОглавлениеВведение……………………………………………………………….………3Глава 1.Понятие и развитие документооборота……………….……….…5
1.1 Развитие документооборота………………………………….……….….5
1.2 Понятие документооборота………………….……………………….…..7
Глава 2. Основныеправила организации документооборота ОАО
комбината«Магнезит»……………………….……….………….…...….…..10
2.1 Схема движения и технологияобработки документов
ОАО комбината«Магнезит»………………………………………..……….13
2.2. Регистрациядокументов…………………………………………..…….17
2.3 Контроль исполнениядокументов………………………………..…….23
Заключение……….……………..……………………………….….………..26Библиография…..……………… ………………………………………..….27Приложение
Введение
Организация работы с документамипредполагает организацию документооборота учреждении , хранениедокументов и их использование влекущейдеятельности учреждения. Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающихдвижение документов вучреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.В целях рациональной организациидокументооборота все документы распределяются по документопотокам, например,регистрируемые и нерегистрируемыедокументы; входящие, исходящие и внутренние документы;документы, направляемые в и поступающие извышестоящихорганизаций, или документы,направляемые в или поступающие из подведомственныхорганизаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющихопределенное целевое назначениев процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Подобъемом документооборота понимается количестводокументов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правилогода. Объем документооборота — важный показатель,используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формыделопроизводства, организации информационно-поисковой системы подокументам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
Для написания курсовогоисследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом курсовогоисследования является организация процесса документооборота на примере ведущегопредприятия города Сатки — ОАО «Комбината Магнезит».
Объектом исследования сталиосновные правила организации документооборота на ОАО «Комбинате Магнезит».
Целью курсовой работыявляется рассмотреть организацию документо-оборота данного предприятия.
Задачи:
— изучить организационные формы делопроизводства на предприятии;
— рассмотреть процесс документооборота на предприятии;
— описать организацию документооборота.
Курсовая работа включает введение,две главы, заключение, и список библиографической литературы.
Во введении характеризуетсяактуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи,структура и содержание работы.
В первой главе описано понятиедокументооборота и его развитие.
Во второй главе рассмотренаорганизация документооборота ОАО «Комбината Магнезит».
В заключении представлены выводы покурсовой работе.
В списке использованной литературыпредставлены 21 библиографических описания.
Глава 1.Понятие и развитие документооборота
1.1 Развитие документооборота
Понятие «документооборот» и сам термин возникли вделопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в областиуправленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,
П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положенияорганизации документооборота, даны теоретические обоснования главных положенийрациональной организации движения документов — распределение документов поисполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документовнепосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе тоговремени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов,разработана технология их доставки.
Первая попытка нормативной регламентации единыхпринципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтомтехники управления в проекте «Общих правил документации идокументооборота». В проекте были изложены правила организации работы сдокументацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки,исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.
Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг.,«Единая государственная система делопроизводства» установилиединообразие понимания документооборота как «движение документов ворганизации с момента их создания или получения до завершения исполнения илиотправки». Утвержденная в 1988 году " Государственная системадокументационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требованияк документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие«документооборот», включив в него и
операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установилопределение понятия «документооборот — движение документов в организации смомента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
1.2. Понятие документооборота
Документооборот — движениедокументов с момента их получения или создания до завершения исполнения илиотправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяетинстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота –оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальнымизатратами времени и труда. Основу документооборота дают организационныедокументы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службеДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами,инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохожденияотдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делитсяна несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.
Они различаются по направлению и поотношению к управленческому объекту.
По направлению:
-горизонтальные — связываюторганизации одного уровня
-вертикальные — нисходящие,восходящие – связывают организации различных уровней.
Восходящие – входные, поступающие ввышестоящие организации от подчинённых организаций.
Нисходящие – направляютсявышестоящими органами власти подчиненным организациям.
По отношению к управленческомуобъекту:
Документооборот образуютпотоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых вдругие организации) и
внутренних (созданных и действующих впределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается поформуле:
Уд= SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).
При расчете объема документооборотаучитываются только подлинники документов или их заверенные копии.
Движение входящих документов
Схема движения входящих документов
Движение входящих документов показанона рис. 1, где цифрами и буквами обозначено:
/>
Рис. 1. Схема движения входящихдокументовI Руководитель (директор) II Исполнитель (структурное подразделение) а Экспедиционная обработка b Предварительное рассмотрение, сортировка с Регистрация d Распределение (разметка) е Перераспределение (переметка) 1 Корреспонденция 2 Документы, регистрируемые службой ДОУ 3 Документы, нерегистрируемые службой ДОУ
Вывод:
Документооборот представляет собойглавную организационную проблему деятельности службы делопроизводства ипроблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узловогозвена любой системы делопроизводства.
Глава 2. Основные правила организациидокументооборота на ОАО комбината «Магнезит»
Организация работы с документами — организация документооборота,хранения и использования документов в текущей деятельности ОАО комбината«Магнезит».
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводстваОАО комбината «Магнезит» так как он определяет не только инстанции движениядокументов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборотрассматривается как информационное обеспечение деятельности аппаратауправления, его документирования, хранения и использования ранее созданныхдокументов.
Основными правилами организации документооборота на ОАО комбината «Магнезит» являются:
— оперативное прохождение документа,с наименьшими затратами времени;
— максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещениедокумента должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничитьвозвратные перемещения документов);
— порядок прохождения и процессобработки основных видов документов должны быть единообразными.
Соблюдение этих правилпозволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства- возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы(традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на комбинате ОАО«Магнезит» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информациина каждом из носителей.
Организациядокументооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходитьдвижение документов. Организация
документооборота объединяет всюпоследовательность перемещений документов в аппарате управления ОАО комбината«Магнезит», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению,отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важнойсоставной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления.Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнениедокументов в ОАО комбината «Магнезит».
Порядок прохождениядокументов и организация всех операций при работе с ними, регламентированинструкцией по делопроизводству в ОАО комбината «Магнезит» и табелемунифицированных форм документов.
Разделяют централизованныйдокументооборот и документооборот уровня структурного подразделения. Вцентрализованный документооборот входит вся документация, подлежащаяцентрализованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурныхподразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.
Как правило, централизованный документооборотпредставлен организационно-распорядительной документацией, а документооборотуровня структурного подразделения — специализированной документацией,обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могутвходить и организационно-распорядительные документы).
В ОАО комбинате «Магнезит» существует отдельное структурное подразделение, взадачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованныйдокументооборот.
Входящие. Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, вустановленные сроки. Сроки могут быть
установлены нормативными актами, предписывающими то илииное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные
непосредственно во входящем документе.
Исходящие. Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящихдокументов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая частьисходящих документов готовится на основе внутренних документов организации.Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящихдокументов (например запросы в другие организации).
Внутренние. Внутреннийдокумент — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей егоорганизации. Данные документы используются для организации работы ОАО комбината«Магнезит», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческихзадач в пределах одной организации. К внутренним документам относятсяорганизационно-правовые, организационно-распорядительные документы.Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы иакты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежныхсредств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные,объяснительная записка), личного состава и т.д.
Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписканаиболее крупных структурных подразделений ОАО комбината «Магнезит» (особенноесли они территориально разнесены) и приказы руководителя комбината. Черезканцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящиедокументы.
2.1 Схема движения и технологияобработки документов на ОАО комбината «Магнезит»
Входящие документы:
Документы, поступившие, в ОАО комбината «Магнезит»начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общегоотдела) (Приложение 1 ) . Там они подвергаются экспедиционной обработке,которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытииконвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировкедокументов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы идокументы с пометкой «лично» передаются по назначению. В ОАО комбината «Магнезит» обязательно составляется перечень нерегистрируемыхдокументов, который ежегодно пересматривается.
Регистрируемые документы делятся на два потока:
1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;
2.Документы в адрес структурных подразделений.
Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока — вструктурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанныедокументы поступают в канцелярию.
Помощники руководителя или работник канцеляриипроизводят предварительное рассмотрение поступивших документов. Цельюпредварительного рассмотрения поступивших документов является распределениедокументов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установлениеподразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюдаследует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: вадрес руководителя ОАО комбината «Магнезит» и в структурные подразделенияорганизации. Руководству ОАО комбината «Магнезит» передаются документы
вышестоящих органовуправления и документы, содержащие информацию
по важнейшим вопросамдеятельности организации (учреждения). Остальные документы передаютсяруководителям структурных подразделений организации (учреждения) илинепосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения порассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него изэкспедиции.
Документы передаютсяруководству или исполнителям в день поступления на ОАО комбината «Магнезит».
Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрениярегистрируются и передаются руководителям ОАО комбината «Магнезит» иструктурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькимиподразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной вдокументе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.Исходящие документы
Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность егооформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двухэкземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одномэкземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как соспециалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации
(Приложение 2)
В соответствии с ГОСТ Р6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, неавтором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифомсогласования документа».[i]Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляетсяреквизитом «визы согласования документа».
Подготовленный проект исходящего документапредставляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основаниикоторых он
готовился.
К проекту документа исполнитель прилагает список организаций,
которым должен быть разослан подписанный документ.
Целесообразно на ОАО комбинате «Магнезит» установить порядок, при котором правоподписания документов имеют не только руководитель
комбината «Магнезит», но и другие руководящие работники,в пределах их компетенции.
При этом условии движение документов и их исполнение станутболее оперативными.
Руководитель комбината «Магнезит» в праве внести изменения идополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа онпередается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в«Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации иприсвоения исходящему документу регистрационного номера необходимозафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяетсяправильность оформления исходящих документов и сортировка их покорреспондентам. На ОАО комбинате «Магнезит» имеется массив постоянныхадресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовыхотправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовыеотправления.
Отправка исходящих документовпроисходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственныйэкземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.
Внутренние документы.
Внутренние документыготовятся, оформляются в пределах ОАО комбината «Магнезит».
Прохождение их на этапах подготовки и оформленияорганизуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а наэтапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.
Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты
их различны для отдельных видов документов.
Под объемом документооборота понимают общее количествовходящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.
Учет объема документооборота организуется для установления:
— загрузки комбината «Магнезит», егоподразделений и службы документационного обеспечения управления;
— потребности комбината «Магнезит»организационной и электронно-вычислительной технике.
При определении объемадокументооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчетвходящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельноучитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативногоразмножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель — количество основных документов, знаменатель — количество копий.
2.2. Регистрация документов
Общие правила регистрации документов на ОАО комбинате «Магнезит».
Регистрация документа — запись учетных данных одокументе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления илиполучения. Следуя определению, регистрация документа — это присвоение емуиндекса и проставление его на документе с последующей записью данных одокументе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрацииявляется обеспечение учета, контроля и поиска документов.
Основным принципом регистрации документов является однократность.Каждый документ должен регистрироваться только один раз.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренниедокументы — в день подписания.
Регистрации подлежатдокументы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Винструкции по делопроизводству ОАО комбината «Магнезит» в приложениипредставлен перечень документов, не подлежащих регистрации службойдокументационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем ОАОкомбината «Магнезит», если он включает нерегистрируемую документацию всего ОАОкомбината «Магнезит», или руководителем того структурного подразделения, надокументы которого перечень распространяется.
При регистрации документовиспользуются следующие основные справочные материалы: перечень документов, неподлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурныхподразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.
Индексация документов.
Индексация документов вделопроизводстве — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров инеобходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место ихисполнения (составления) и хранения.
Регистрационный индекс документа;регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение,присваиваемое документы при его регистрации .
Индекс входящего, исходящегои внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре ирегистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96входящего документа включает:
— 06 — индекс структурногоподразделения;
— 10 — номер соответствующего дела пономенклатуре;
— 96 — индивидуальный порядковыйномер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.
Индексами распорядительных документов и протоколовявляются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно впределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут бытьдополнены
первой буквой фамилии автора документа.
На всех входящих документахпроставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и времяпоступления документа на ОАО комбината «Магнезит». Место проставления штампаопределено ГОСТ
Р 6.30 — 2003
Формы регистрации документови порядок их заполнения.
В практической деятельности, в зависимости от объемадокументооборота в ОАО комбината «Магнезит» используют три формы регистрациидокументов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованиемперсонального компьютера — автоматизированная электронная (Схема № 3).
/>
Схема № 3 Организация контроляисполнения
В структурных подразделенияхОАО комбината «Магнезит» применяют разные журналы для регистрации входящих иисходящих документов.
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВИндекс документа Дата отправки документа Адресат документа Краткое содержание документа (заголовок) Исполнитель Номера структурного подразделения и раздела номенклатуры дел 06-10/96 15.04.2006 Администрация Челябинской области О совместно проведении региональной конференции Сидорова 06-10
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВИндекс (номер) документа Дата поступления Исходящий номер Краткое содержание документа (заголовок) Резолюция и кому направлен документ Отметка об исполнении 77/ 01-03 25.03.2006 05-16/100 Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала «Правоведение» Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2006 Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2006
Для регистрации всех категорийвходящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная формарегистрации. Форма карточки — регистрационно-контрольная карточка, расположениев ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен ворганизации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству.
Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены кактипографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге форматаА5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочныхи контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которыхдокумент будет исполняться и контролироваться.
Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографскимспособом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм).Допускается цветовое различие карточек.
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
лицевая сторона1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 КОРРЕСПОНДЕНТ ИНДЕКС ДОКУМЕНТА ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ
оборотная сторонаИСПОЛНИТЕЛЬ ДАТА ИСХОД № КОМУ № ДЕЛА КЕМ ПОДПИСАН ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ РАССЫЛКА КОЛ-ВО ЛИСТОВ ФОНД № ОПИСЬ № ДЕЛО №
На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводятдату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа дляпроставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольнуюкартотеку. Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки(рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц; в 32-йячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят вследующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срокдокументы.
Карточки в картотеке располагают по датам исполнениядокументов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствуетопределенная ее ячейка.
Наиболее рациональным ведением контрольныхопераций регистрации документов является использования персональногокомпьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные срокиисполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день дляпроведения над ними контрольных операций.
2.3 Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов — совокупность действий,беспечивающих своевременное исполнение документов .
Организация контроля заисполнением документов в ОАО комбината «Магнезит» обеспечивает их своевременноеи качественное исполнение (Схема № 4).
/>
Схема 4. Контроль исполнения документов
Контроль осуществляется занаиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.
Контроль за исполнениемдокументов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения,руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица.Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службудокументационного обеспечения управления ОАО комбината «Магнезит».
В структурных подразделениях ОАО комбината «Магнезит»контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо,ответственное за делопроизводство.
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль,проверки своевременного доведения документа до исполнителя,
предварительной проверки и регулирования хода исполнения,учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информированияруководителя ОАО комбината «Магнезит».
Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительнымдокументом или резолюцией.
Существует два вида срокаисполнения документа: типовой и индивидуальный.
Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа,установленный нормативно-правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа — срокисполнения документа, установленный организационно-распорядительным документоморганизации или резолюцией.
Контроль за исполнениемдокумента начинается с момента постановки его на контроль. На документепоставленном, на контроль в соответствии с
ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком «К» или штампом«КОНТРОЛЬ».
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем послепроведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составлениепроекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения вкраткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Такжеставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.[1]
Данные о ходе и результатахконтроля за исполнением документов периодически анализируются. На основеанализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов иповышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля иуправления в целом.
Вывод: Организация работы сдокументами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ сдокументами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современноеуправление государственным предприятием, в частности ОАО «Комбинат Магнезит» — это в значительной степени непрерывная череда процессов составления иперемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы сдокументами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов иэффективностью обеспечения руководства ОАО «Комбинат Магнезит»документированной информацией.
Заключение
Движение документов ворганизации с момента их создания или получения до завершения исполнения илиотправки называется документооборотом.Цель курсовой работы была достигнута.Проведя анализ организации документооборота ОАО «Комбинат Магнезит» я пришла квыводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависитскорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому накомбинате рациональной организации документооборота всегда уделяется большоевнимание.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства идокументооборота говорит о благополучии данного предприятия и егоруководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководствуаппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.
Также я пришла к выводу,что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротойпрохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается засчет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения иубыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота.Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям(по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствуеттакже более четкое распределение функций между структурными подразделениями ОАО«Комбинат Магнезит» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.
Библиография
1. Андреева В. И.Делопроизводство: требования к документообороту фирмы
(На основе Гостов РФ). — М.:Бизнес -школа. Интел Синтез, 1994.
2. Васильев Д. В.Делопроизводство на компьютере. — М.: Приор, 1997.
3. Веселов П. В.Современное деловое письмо и промышленности. — М.: 1999.
4. Головач А. С.Оформление документов. — Киев- Донецк: Вице школа, 1999.
5. Демидова А. К.,Смирнов Э. Л. Русская коммерческая корреспонденция. — М.: Русский язык, 1985.
6. Денисов В. Word97 c самого начала. — СПб: Питер, 1997.
7. Иритикова В. С.Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. — № 1 – С. 20-27
8. Кузнецова Т. В…«Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» — М.: ЗАО«Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
9. Кудрявцев В. А. и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник — М.: ИНФРА-М,1998
10. Кузнецова Т. В. идр. Секретарское дело /Т. В. Кузнецова, Г. А. Серова, В. И. Андреева, Н. А.Литвинцева. – М.: журн. «Секретарское дело», 1996. – 490 с.: им. –(Специальный выпуск Журнала «Секретарское дело»).
11. Курицкий Б. Я.Организация делопроизводства и управления в офисе. — Санкт-Петербург: BVH,1997.
12. Машинопись иосновы делопроизводства./ Сост. А. П. Корнеева и А. М. Ашелина. — М.:Просвещение, 1999.
13. Самыкина И. В.«Практическое руководство для секретаря». — М.: БИНОМ, 1995
14. Стенюков М. В.Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационномуобеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000.
15.Стенюков М.В.Практическое пособие по документационному обеспечению
деятельностипредприятия М.:2004
16.Типовая инструкция поделопроизводству в Федеральных органах
исполнительнойвласти, утверждённая приказом Федеральной архивной
службы Росси от27.11.2000 №68
17.Справочная правоваясистема «Консультант Плюс»
18.Делопроизводство всистеме государственного управления. (Учебно-
практическоепособие).-М.: «Издательство РАГС»,2003-372с
19.ГОСТ Р 51141-98Делопроизводство и архивное дело.Термины и
определения(утверждено постановлением Госстандарта России от
27.02.1998 №28)
20.Федеральный законРоссийской Федерации «Об информации, информати-
зации и защитеинформации» от 20.02.1995 №24 – ФЗ (в редакции от
10.01.2003)
21.Перечень типовыхуправленческих документов, образующихся в
деятельностиорганизации, с указанием сроков хранения (утверждено
Росархивом 06.10.2000)
Приложение1
/>
Приложение 2
/>