Содержание
1. Общие понятия информации и информационного обмена
2. Потоки информации .
3. Технология управления как информационный процесс .
Список литературы
1. Общие понятия информации и информационного обмена
Управление можно рассматривать как информационный процесс. Любого типа упорядоченность возникает в результате какого-то воздействия окружающей среды на систему. Последняя, приспосабливаясь к изменяющимся условиям, накапливает полезную для себя информацию, повышает уровень организации. По существу, вся содержащаяся в системе структурная информация водится внешней средой, и изменение системы обусловлено в основном длительным влиянием ее факторов.
Под информацией понимаются сведения об окружающем мире, которые имеют форму символов, как доступных, понятных человеку, так и требующих анализа, осмысления, расшифровки. Информация – это отражение в сознании человека окружающего мира, зафиксированное каким-либо способом и поэтому обладающее свойством воспроизводимости, использующееся как средство коммуникации людей, познания и осознания мира, накопления и сохранения знаний.
В управленческой деятельности информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем, а также окружающей среды. Однако в практике управления организацией информация понимается упрощенно, как:
· Совокупность сведений о состоянии управляющей, управляемой систем и внешнего окружения их функционирования;
· Новые сведения о состоянии этих объектов управления;
· Сведения, снижающие уровень неопределенности и риска в отношении будущего и т.п.
В современных условиях хозяйствования и управления организацией важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. В деятельности крупных фирм передача информации является непременным первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом приобретает особое значение обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная информационная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер.
Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления – получения, переработки сведений о состоянии управляемого объекта и передачи ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуется связь между субъектом и объектом и между управляющей и управляемой частями общей системы управления.
2. Потоки информации
Функционирование организации возможно исключительно при наличии информации, необходимой для выработки и реализации управленческих решений. Информация в организации образует информационные потоки, принципиальная схема которых представлена на рис. 1.1.
Входные данные Выходные данные
Внешняя информация (состояния окружающей среды)
Система управления организацией (управляющая подсистема)
План
(бизнес-план)
Внутренняя информация (состояние факторов производства)
Производство (управляемая подсистема)
Обратная связь
Рис. 1.1. Информация в управлении
Как видно из схемы, вся информация системы управления образуется входными и выходными данными.
Входная информация делится на внешнюю и внутреннюю.
Внешними по отношения к организации являются сведения со стороны окружающей среды, которые включают характеристику потребителей, поставщиков, конкурентов, раскрывают финансово-кредитную политику, доступность и производительность факторов производства.
Внутренняя информация характеризует производственный потенциал организации и включает сведения о состоянии основных производственных факторов (финансы, рабочая сила, материалы, оборудование, здания и сооружения ).
Выходные данные могут быть выражены в форме различных управленческих решений, направленных на управляемую систему (производство). Наиболее распространенным инструментом для этих целей является план (бизнес-план).
Обратная связь пополняет внутреннюю информацию в результате производства и обеспечивает корректировку отклонений от плана в процессе функционирования организации.
Система управления обладает свойством, которое заключается в том, что все элементы подсистем реагируют на внутреннюю и внешнюю информацию, строящуюся на основе обратной связи. Это свойство определяет природу и принципы построения и функционирования систем управления и оценки степени обеспечения процессов связи и принятия решений в организации.
Информационные потоки характеризуются количеством информации, находящейся в системе и обрабатываемой в единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться :
· Поточно по мере возникновения;
· С регулярной периодичностью, когда информация накапливается, после чего обрабатывается и перемещается через заранее установленные интервалы времени;
· Нерегулярно, по мере возникновения отдельных информационных совокупностей.
Анализ потоков информации на действующих организациях начинается обычно с обследования, которое может проводиться двумя методами :
· Путем обследования потоков, существующих на данной организации, и выяснения круга задач, решаемых подразделениями аппарата управления и исполнителями;
· Путем определен6ия задач подразделений аппарата управления, анализа информации, которая необходима для решения этих задач и сопоставления ее с потоками документации, сложившимися в процессе деятельности аппарата управления.
Обследование потоков информации завершается расчетом объемов необходимой информации, регламентирующим ее движение, составлением схем потоков, проектированием форм применяемой документации. Для рационализации построения потоков информации целесообразно использовать ряд показателей :
· Прямоточность движения информации. Достаточность четко характеризуется правильность ее циркулирования, выявляет неоправданное возвратное движение носителей информации;
· Ритмичность информационных потоков. Четкое продвижение в соответствии с графиком позволяет выявить своевременность подготовки и передачи необходимых сведений потребителям;
· Специализация потоков информации. Происходит в нескольких разрезах: поток информации для учета и отчетности, для выдачи вышестоящей организации, для разработки мер воздействия; поток информации по решениям отдельных видов (функциональные) и уровней (объекты);
· Плотность (интенсивность) информационных потоков. Оценка количества проходящих носителей информации и их насыщенности;
· Параллельность движения информационных потоков, их целеустремленность, направленность, возможности их разветвления и слияния. Повышение степени параллельности означает одновременно углубление специализации информационных потоков.
Эталоном оценки движения информационных потоков является их соответствие связям в управляемом объекте и управляющей системе, возникающим в материальных процессах, в процессах разделения труда в управлении и при выборе форм взаимосвязи управляющей системы с управляющим объектом.
3. Технология управления как информационный процесс
То или иное состояние в которое переходит предприятие, при осуществлении своей деятельности на рынке, ставит перед менеджером соответствующие задачи и требует от него принятия адекватных решений. Последние могут касаться как изменения целей, стоящих перед организацией, так и способов их достижения. Это вызвано тем, что предприятие подвержено воздействию со стороны окружающей его среды, и вынужден адаптироваться к ней с помощью обратных связей. Поэтому всякое управленческое решение есть результат изучения и использования менеджером обратной связи.
Принятие решений осуществляются в основном уполномоченными на это менеджерами на основании анализа информации. Поэтому в основе управленческих технологий лежат процессы обработки информации (информационные технологии) и строящиеся на их основе процедуры принятия решений.
Технология – совокупность методов обработки, осуществляемых в процессе производства продукции. Задача технологии как науки – выявление закономерностей с целью определения и использования на практике наиболее эффективных и экономичных производственных процессов.
Управление – элемент, функция организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей.
Таким образом, технологию управления можно определить как совокупность методов, реализуемых в процессе функционирования системы, которые обеспечивают сохранение ее структуры и поддерживают режимы деятельности.
Управление предназначено для сохранения миссии предприятия и осуществляется на основе противодействия его разрушению предприятия в результате контактов с внешней средой.
Рассматривая процесс управления предприятием как технологию, можно представить его в виде совокупности циклов, выполняемых работниками аппарата управления на основе разделения труда.
Все элементы объекта управления связаны между собой через труд в рамках определенной кооперации. Поэтому главным в процессе управления является управление системой совместного труда.
Одним из главных принципов организации процесса управления является разделение труда на функциональной, профессиональной, квалификационной и операционно-технологической основах.
Функциональное разделение труда базируется на иерархии функций управления предприятием и представляет собой сочетание определенных групп и комплексов операций, устойчиво повторяющихся при их выполнении.
Профессиональное разделение труда обусловлено усложнением управленческой деятельности и дифференциацией функций управления, что требует привлечения различных специалистов.
Квалификационное разделение труда предполагает наличие разных по уровню сложности процедур и операций. Это требует использования различных должностных категорий работников в штате управленческого аппарата.
Операционно-техническое разделение труда обусловлено динамикой процесса управления, что можно представить с помощью элементов, операций и процедур. Сочетание элементов данного процесса составляет его технологию.
Операция является первичным звеном в совместном процессе труда по управлению предприятием и имеет особое значение с точки зрения его организации. Операции в процессе управления определяют разделение труда между его участниками, а их комбинирование – его кооперацию.
Таким образом, управленческий процесс складывается из большего или меньшего числа последовательных или параллельных операций и процедур, составляющих в целом технологию управления.
Понятие «технология управления» тесно связано с процессом алгоритмизации операций и процедур. Алгоритм исследуемого или информационного процесса представляет собой правила последовательной организации определенных, , связанных друг с другом операций, на которые он может быть разложен и которые должны быть осуществлены для достижения цели, стоящей перед данной управляющей системой.
Управленческая процедура представляет собой систему последовательно реализуемых предписаний о выполнении в определенном порядке организационных, информационных и других операций, приводящих к решению задач, стоящих перед системой управления.
Технология процесса управления состоит из четырех основных функций : планирования, учета, анализа и регулирования.
Планирование- процесс принятия решения, которое вырабатывается на основе целей, формулируемых вышестоящей организацией, и альтернатив, генерируемых на этапе анализа.
Учет – процесс получения объективной информации о складывающейся на объекте ситуации путем сбора фактических данных и их обработки по заданным алгоритмам.
Анализ - процесс генерирования альтернатив на основе сопоставления складывающейся на объекте ситуации и желаемых результатов, задаваемых на этапе планирования, с одной стороны, и простановки диагноза и выявление причин отклонения движения системы от заданной траектории, с другой стороны.
Регулирование – процесс формирования контроль за исполнением заданий, данных предприятию и его подразделениям, для реализации выбранного на этапе планирования решения.
Решение – нахождение связи между существующим и желаемым состоянием.
Качество управления определяется заданным критерием, правилами принятия решения и используемой информацией.
Рассматривая пути становления и развития управленческих технологий, следует отметить, что базой управления являются информационные технологии, поэтому их исторические этапы тесно связаны. Долгое время основными инструментами подготовки информации для принятия решений была память человека, а устройствами ввода выступали только язык и слух.
Первая и вторая информационные революции наступили после изобретения письменности и книгопечатания, что создало принципиально новые технологии накопления и распространения информации, усиливая память человека. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации была бумага, то такие информационные технологии называют бумажными.
Следует отметить, что с появлением бумаги модернизации подвергались лишь процессы хранения информации, а процессы ее обработки традиционно возлагались на мозг человека. Ситуация существенно изменилась с изобретением ЭВМ (третья информационная революция). Сначала ЭВМ использовались для проведения отдельных расчетов, а затем для автоматизации отдельных информационных процессов.
К первым таким системам относятся административные системы обработки данных, которые использовались для автоматизации банковских операций, резервирования авиабилетов и т.д. Решающим было то, что все они построены на применении автоматизированных информационных банков, в которых постоянно накапливалась и обновлялась информация в реальном масштабе времени. Таким образом, информационные банки представляют собой динамическую информационную модель, описывающую деятельность конкретного предприятия. Создание и поддержание в постоянно обновляющемся состоянии информационных банков – первый шаг к внедрению безбумажных информационных технологий.
Дальнейшее развитие информационных технологий идет по пути объединения ЭВМ в вычислительные сети с целью обмена информацией. Необходимость такого пути продиктована значительным научно-техническим прогрессом, который существенно усложняет процессы управления как экономикой страны, так и отдельным предприятием и делает невозможным применение традиционных методов управления, основанных. Как правило , на бумажных технологиях. Это объясняется тем, что производительность человеческого мозга как аппарата переработки информации ограничена. Не решает проблему и группа людей, организованных для решения этих задач управления. Проблема возникает из-за появления узких мест в восприятии потоков информации. Таким образом, решение этой проблемы требует частичного вывода человека из контура управления и замыкания процессов обработки информации на ЭВМ. В этом и состоит суть безбумажной технологии. Отметим, что ее внедрение освобождает людей от рутинной обработки информации, оставляя за ними такие творческие процессы, как принятие решений.
Список литературы :
1. Переверзев М.П., Шайденко Н.А., Басова Л.Е. Менеджмент: Учебник – М.: ИНФРА – М, 2004. – 288с.
2. Дафт Р.Л. Менеджмент – СПб: Питер, 2003 – 832с.
3. Лафта Дм.К Менеджмент :Учебное пособие. – 2-е изд, перераб. и доп. – М.: ТК Велби, 2004.-592с.
4. Менеджмент: Учебник / Под ред. В.В.Томилова. – М.: Юрайт – Издат, 2003 – 591с.