Учет основных средств. Сущность основных средств бюджетных учреждений и задачи их учета. Синтетический и аналитический учет основных средств

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ЗАДАЧИ ИХ УЧЕТА 1.1 Сущность основных средств в бюджетных учреждениях 1.2 Классификация и оценка основных средств
1.3 Значение и задачи учета основных средств 1.4 Организация бухгалтерского учета в ЦБ отдела образования администрации Московского района г. Минска ГЛАВА 2. СИНТЕТИЧЕСКИЙ И АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ 2.1 Учет поступления, наличия и выбытия основных средств 2.2 Учет износа и ремонта основных средств 2.3 Инвентаризация основных средств и отражение ее результатов в учете 2.4 Особенности учета основных средств в условиях его автоматизации ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ПРИЛОЖЕНИЯ ВВЕДЕНИЕ Бухгалтерский учет ведется в организациях и учреждениях, как в сфере материального производства, так и в непроизводственной сфере. Но независимо от сферы деятельности того или иного учреждения, бухгалтерский учет должен вестись правильно и в соответствии с действующим законодательством по вопросам учета. Для правильной организации бухгалтерского учета в целом необходимо более тщательно подходить к учету отдельных областей бухгалтерского учета. В своей курсовой работе я бы хотела рассказать о бухгалтерском учете основных средств. Изучение организации учета основных средств в непроизводственной сфере я построила на примере Центральной бухгалтерии отдела образования администрации Московского района. Более подробно об этом учреждении я расскажу в одном из следующих пунктов своей курсовой работы. ГЛАВА 1 СУЩНОСТЬ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ЗАДАЧИ ИХ УЧЕТА 1.1 Сущность основных средств в бюджетных учреждениях Одним из важнейших условий эффективной деятельности учреждений непроизводственной сферы является оснащение их основными средствами. Основные средства, функционирующие в бюджетных учреждениях, не участвуют в процессе производства, а обслуживают происходящие в этих учреждениях процессы по удовлетворению социально-культурных потребностей населения, осуществлению функций государственного учреждения, то есть являются непроизводственными основными средствами. Основные средства учреждений представляют собой совокуп­ность материально-вещественных ценностей, действующих в натуральной форме в течение длительного времени, которые изнашиваются постепенно и утрачивают свою стоимость по частям по мере снашивания. Согласно нормативам к основным средствам относятся: q здания, q сооружения, q передаточные устройства, q рабочие, силовые машины, оборудование, q из­мерительные, регулирующие приборы и устройства, q вычис­лительная техника, q транспортные средства, q инструмент, q производственный, хозяйственный инвентарь и принадлеж­ности, q рабочий и продуктивный скот, q многолетние насаждения, q библиотечный фонд, q капитальные затраты по улучшению земель, не связанные с созданием сооружений, q капитальные вложения в арендованные здания, сооружения, оборудование и другие объекты, относящиеся к основным средствам, q музейные ценности, q экспонаты живого мира, q сценическо-постановочные средства, q нематериальные активы и прочие основные средства. Капитальные вложения в многолетние насаждения, улучшение земель включаются в состав основных средств ежегодно в сумме затрат, относящихся к принятым в эксплуатацию площадям, независимо от окончания все­го комплекса работ. Законченные капитальные затраты в арендованные здания, сооружения, оборудование и другие объекты, относящиеся к основным средствам, за­числяются арендатором в собственные основные средства в сумме фактических расходов, если иное не предусмотрено договором аренды. Не относятся к основным средствам: q предметы, служащие менее одного года, независимо от их стоимости; q предметы стоимостью до 30 минимальных заработных плат включи­тельно за единицу (комплект) независимо от срока их службы (кроме ков­ров и ковровых изделий, лимит по которым установлен в пределах 10 ми­нимальных заработных плат). Исключение составляют сельскохозяйственные машины и оборудование, строительные механизированные инструменты, ра­бочий и продуктивный скот, библиотечные фонды, музейные ценности (кро­ме музейных экспонатов), экспонаты животного мира, документация по ти­повому проектированию, которые относятся к основным средствам незави­симо от их стоимости; q орудия лова неза­висимо от их стоимости и срока службы; q белье и постельные принадлежности, специальная одежда и специ­альная обувь независимо от их стоимости и срока службы; q форменная одежда, одежда и обувь в учреждениях здравоохранения, просвещения, социальной защиты населения и других учреждениях, состоя­щих на бюджете, независимо от стоимости и срока службы: q предметы, предназначенные для выдачи напрокат, независимо от их стоимости; q молодняк животных и животные на откорме, птица, кролики, пушные звери, семьи пчел, а также подопытные животные; q многолетние насаждения, выращиваемые в питомнике, в качестве по­садочного материала. 1.2 Классификация и оценка основных средств Для эффективного учета основных средств любого учреждения очень важно правильно их классифицировать. Основные средства группируются и классифицируются по следующим признакам: Ø По отраслям народного хозяйства и видам деятельности. Данный признак исходит из того, что основные средства относятся к той отрасли, к виду деятельности которой отнесена выработанная с участием этих основных средств продукция, оказанные услуги или выполненная работа. Ø По целевому назначению и выполняемым основными средствами функциям. Исходя из этого признака основные средства классифицируются внутри каждой отрасли по видам, то есть относятся к той или иной группе и подгруппе. Бухгалтерия определяет к какой группе или подгруппе относятся основные средства по данным паспортов, инструкций по эксплуатации, описаний и другими техническими документами или по заключению специалистов, а также пользуются разъяснениями методических указаний «О порядке учета основных средств учреждениями и организациями, состоящими на бюджете». Ø По принадлежности различают основные средства собственные, то есть принадлежащие данному учреждению, которые числятся на его балансе, и арендованные - принадлежащие другим организациям и полученные от них учреждением во временное пользование за плату. Ø По использованию различают действующие и бездействующие основные средства. Основные средства учреждений непроизводственной сферы отражаются в бухгалтерском учете и отчетности по первоначальной стоимости, которая включает сумму фактических затрат на приобретение, сооружение, изготовление, доставку и монтаж, сторонние услуги, связанные с приобретением основных средств, таможенную пошлину, если она не возмещается госу­дарством, страхование при перевозке, погрузочно-разгрузочные работы, проценты за кредит, налоги и регистрационные сборы, произведенные в связи с при­обретением (получением) прав на объект и иные затра­ты, непосредственно связанные с приобретением, со­оружением и изготовлением объекта основных средств.
По объектам, бывшим в эксплуатации, в первоначальную стоимость включается сумма их износа. Первоначальная стоимость остается неизменной в течение всего срока нахождения объекта основных средств в учреждении. Изменение первоначальной стоимости основных средств возможно лишь в случаях их переоценки при достройке, дооборудовании, реконструкции и частичной ликвидации соответствующих объектов. В результате переоценки определяется восстановительная стоимость основных средств, по которой они учитываются до следующей переоценки.
Затраты по капитальному ремонту на увеличение стоимости основных средств не относятся. Основные средства, приобретенные с рассрочкой платежа или в кредит, отражаются по стоимости приобретения с суммами по процентам, уплаченным поставщикам. Если объекты основных средств приобретены по импорту, то в их первоначальную стоимость следует включить уплачиваемые учреждением импортный тариф и таможенные сборы за оформление груза. Книги и другие издания, включенные в библиотечный фонд, учитываются по номинальной стоимости, включая стоимость первоначального переплета. Затраты на ремонт и реставрацию книг, в том числе на вторичный переплет, списываются на расходы по смете учреждения, то есть не увеличивают первоначальной стоимости. Первоначальная (восстановительная) стоимость основных средств за вычетом суммы износа за фактический срок службы образует их остаточную стоимость, по которой основные средства учитываются в балансе. 1.3 Значение и задачи учета основных средств От того, как будет организован бухгалтерский учет основных средств в учреждениях и организациях, зависит эффективность их использования по обслуживанию происходящих в этих учреждениях процессов по удовлетворению социально-культурных потребностей населения и осуществлению функций государственного учреждения. Поэтому, очень важно правильно организовать учет основных средств, а также делать все возможное для более рационального их функционирования. РОО Московского района ставит перед собой следующие задачи по учету основных средств: Ø Своевременное и полное документальное оформление и отражение в учетных регистрах их поступления, перемещения и выбытия; Ø Начисление износа в соответствии с действующими нормами и правилами; Ø Полное отражение затрат по ремонту и модернизации; Ø Контроль за сохранностью и эффективным использованием каждого объекта Ø Достоверная оценка основных средств в балансе и отчетности; Ø Обеспечение контроля за наличием и сохранностью основных средств; Ø Выявление и отражение в учете результатов от ликвидации за ветхостью и износа основных средств и другие. 1.4 Организация бухгалтерского учета в ЦБ отдела образования администрации Московского района города Минска ЦБ отдела образования администрации Московского района г. Минска находится на финансировании Районного Финансового Отдела и в свою очередь финансирует следующие подведомственные учреждения: Ø Дошкольные учреждения; Ø Школы; Ø Бассейн; Ø УПЦ (учебно-производственные центры); Ø ДЮК (детский юношеский комбинат); Ø ДЮЦ (детские юношеские центры); Ø Детский дом семейного типа; Ø Детский дом; Ø Интернаты. Бухгалтерский учет в бухгалтерии отдела ведется по упрощенному варианту мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета – форме «Журнал-Главная». Регистром синтетического учета является книга «Журнал-Главная». Аналитический учет ведется в книгах, на карточках или ведомостях. Ежемесячно для сверки аналитического учета с записями в книге «Журнал-Главная» составляются оборотные ведомости по каждой группе аналитических счетов, объединенных соответствующим синтетическим счетом. Основанием для записи в книгу «Журнал-Главная» и регистры аналитического учета являются мемориальные ордера и приложенные к ним первичные документы. Мемориальные ордера являются, одновременно, и накопительными ведомостями, которым присвоены постоянные номера. Каждый из них предназначен для отражения определенных операций. Итоги мемориальных ордеров разносятся в книгу «Журнал-Главная» и параллельно производятся записи в регистры аналитического учета. Бухгалтерия учреждения в своей работе руководствуется следующими нормативными актами: 1) Закон РБ «О бухгалтерском учете и отчетности», который введен в действие с 01.01.95 г. (с изменениями и дополнениями по состоянию на 10.01.98 г.); 2) «Порядок ведения кассовых операций в народном хозяйстве РБ» от 01.10.92 г.; 3) «Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на Государственном бюджете СССР», 1987 г.; 4) «Инструкция по учету продуктов питания» Минздрав СССР, 1987 г. и другими документами по отдельным областям учета. Что касается учета основных средств, то бухгалтерия по данному разделу учета пользуется методическими указаниями «о порядке учета основных средств учреждениями и организациями, состоящими на бюджете» от 25.07.97г. №34. Для ведения бухгалтерского учета бухгалтерией отдела образования применяется план счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов учреждений (организаций), состоящих на бюджете. В данном плане счетов для учета основных средств предусмотрен активный счет 01 «Основные средства», записи на котором ведутся по первоначальной или восстановительной стоимости, пассивный счет 02 «Износ основных средств», на котором отражается сумма износа. В бюджетных учреждениях в размере первоначальной стоимости основных средств образуется фонд, который учитывается на пассивном субсчете 250 «Фонд в основных средствах». Кредитовый остаток суммы субсчетов 250 «Фонд в основных средствах» и 020 «Износ основных средств» всегда должен быть равен дебетовому остатку счета 01 «Основные средства», показывающему сумму основных средств бюджетного учреждения. Счет 01 «Основные средства» подразделяется на следующие субсчета: Ø 010 «Здания»; Ø 011 «Сооружения»; Ø 012 «Передаточные устройства»; Ø 013 «Машины и оборудование»; Ø 015 «Транспортные средства»; Ø 016 «Инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь»; Ø 017 «Рабочий и продуктивный скот»; Ø 018 «Библиотечный фонд»; Ø 019 «Прочие основные средства». На субсчете 010 «Здания» с выделением на отдельные группы учитываются: 1) Здания производственно-хозяйственного назначения, зани­маемые органами управления, социально-культурными (здания учебных заведений и школ, детских дошкольных учреждений, библиотек, клубов, музеев, научно-исследовательных институтов) и другими учреждениями; 2) Здания, полностью или преимущественно предназначенные под жилье (общая полезная площадь жилых помещенийзанимаетне менее 50% всей полезной жилой и нежилой площади); 3) Здания электростанций, газокомпрессорных, насосных и других станций (а находящееся в них оборудование учитывается на субсчете 013 «Машины и оборудование».
На субсчете 011 «Сооружения» учитываются стадионы, бассейны, ограж­дения парков, скверов и садов и другое. На субсчете 012 «Передаточные устройства» учитываются линии электропередач, трансмиссии и трубопроводы со всеми промежуточными устройствами, необходимыми для трансформации (преобразования) и передачи энергии и для пере­мещения по трубопроводам жидких и газообразных средств до потребителя.
На субсчете 013 «Машины и оборудование» учитывается обору­дование, измерительные приборы, регулирующие приборы и устройства, лабораторное оборудование, вычислительная тех­ника, медицинское оборудование, прочие машины и оборудо­вание, которое можно разделить на отдельные группы: 1) силовые машины и оборудование, машины-генераторы, производящие тепловую и электрическую энергию; 2) измерительные приборы - амперметры, барометры, ваттметры, водомеры, вольтметры, индикаторы, компасы, мано­метры, хронометры и другое; 3) лабораторное оборудование - микроскопы, вытяжные шкафы и т. п.; 4) вычислительная техника - электронно-вычислитель­ные, управляющие и аналоговые машины, цифровые вы­числительные машины и устройства, персональные элект­ронно-вычислительные машины и другое; 5) медицинское оборудование - медицинское оборудо­вание (зубоврачебные кресла) и другое; 6) прочие машины и оборудование - машины, аппара­ты и другое оборудование, не поименованное в перечислен­ных группах. К прочим машинам и оборудованию относят­ся оборудование стадионов, спортплощадок, спортивных помещений (в том числе спортивные снаряды), оборудова­ние кабинетов и мастерских в учебных заведениях, кино­аппаратура, осветительная аппаратура, оборудование сцен, музыкальные инструменты, телевизоры, радиоаппаратура, специальное оборудование научно-исследовательских уч­реждений и других учреждений, занимающихся научной работой, стираль­ные и швейные машины, холодильники, пылесосы и другое. На субсчете 015 «Транспортные средства» учитываются все виды средств передвижения, предназначенные для пе­ремещения людей и грузов (автомобили грузовые и легковые, прицепы, автобу­сы, тракторы и другие); На субсчете 016 «Инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь» учитываются с выделением на отдельные группы: 1) производственный инвентарь и принадлежности - рабочие столы, верстаки, кафедры, парты и т. п., обо­рудование, способствующее охране труда; вместилища для хранения жидких и сыпучих тел; 2) предметы технического назначения, которые не могут быть отнесены к рабочим машинам; 3) хозяйственный инвентарь - пе­реносные барьеры, вешалки, гардеробы, шкафы разные, диваны, столы, кресла, шкафы и ящики несгораемые, пи­шущие машинки, палатки (кроме кислородных), кровати (кроме кроватей со специальным оборудованием), ковры, портьеры и другой хозяйственный инвентарь. На субсчете 017 «Рабочий и продуктивный скот» учи­тываются лошади (включая транспортных и спортивных лошадей) и другие транспортные животные. На субсчете 018 «Библиотечный фонд» учитываются библиотечные фонды независимо от стоимости отдельных экземпляров книг. В библиотечный фонд включаются на­учная, художественная и учебная литература, специальные виды литературы и другие издания. На субсчете 019 «Прочие основные средства» учитыва­ются с выделением на отдельные группы: 1) Многолетние насаждения. К ним относятся искусст­венные многолетние насаждения вне зависимости от их возраста; плодово-ягодные насаждения всех видов (деревья и кустарники), озеленительные и декоративные насажде­ния в парках, садах, скверах, на территории учреждений, живые изгороди и т. п.; искусственные насаждения ботани­ческих садов, других научно-исследовательских учрежде­ний и учебных заведений для научных целей и иные искусственные многолетние насаждения; 2) Капитальные затраты по улучшению земель. Они включают затраты неинвентарного характера (не связанные со строительством сооружений) на культурно-технические мероприятия по поверхностному улучшению земель (планирование земельных участ­ков, корчевка площадей, очистка от камней и валунов и другое); 3) музейные ценности (независимо от их стоимости), кроме музейных экспонатов (предметов искусства и естествознания, старины и народного быта и экспонатов научно­го, исторического и технического значения, которые учи­тываются в соответствии с указаниями по учету и хранению музейных ценностей в музеях системы Министерства куль­туры и печати Республики Беларусь или других ведомств; 4) экспонаты животного мира в зоопарках и других аналогичных учреждениях, независимо от их стоимости; 5) сценическо-постановочные средства (декорации, ме­бель и реквизит, бутафория, театральные и национальные костюмы, головные уборы, белье, обувь, парики); 6) программы на технических носителях, учебные ки­нофильмы, магнитные ленты и диски, кассеты и другое; 7) прочий инвентарь стоимость свыше 30 минимальных заработных плат за единицу (комплект), детские игры, специальные лыжи и другое. ГЛАВА 2. СИНТЕТИЧЕСКИЙ И АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ 2.1 Учет поступления, наличия и выбытия основных средств Поступление основных средств В процессе развития и осуществления хозяйственной деятельности учреждений непроизводственной сферы возникает необходимость в приобретении новых объектов основных средств. Основные средства в учреждения могут поступать из капитального строительства, приобретаться за плату на стороне в готовом виде, а также при безвозмездной передаче от юридических или физических лиц. Оприходование основных средств на склад учреждения в ЦБ отдела образования Московского района производится по документам поставщика, то есть по счету-фактуре (Приложение А) и товарной накладной ф. ТН-2 (Приложение Б), на которых расписывается материально-ответственное лицо в получении объекта основных средств. В данных документах указывается наименование объекта, количество, цена, сумма НДС и сумма без НДС, а также субсчет, на котором учитывается тот или иной объект основных средств. Также поступление основных средств в учреждение (или на склад) может оформляться актом приемки-передачи ф. № ОС-1 (Приложение В), в котором отражаются наименование объекта, источник приобретения (бюджетное финансирование, внебюджетный источник), краткая характеристика объекта, перечень прилагаемой технической документации, которая вместе с актом передается в бухгалтерию, заключение комиссии по осмотру принимаемого в эксплуатацию объекта, первоначальная стоимость, сумма износа и другие сведения по объекту. Акт может составляться на каждый отдельный объект основных средств, а также на несколько однотипных и имеющих одинаковую стоимость объектов. Однако в рассматриваемой в данной курсовой работе бухгалтерии такой документ преимущественно не используется. В бухгалтерии по каждому объекту (кроме библиотечных фондов) присваивается инвентарный номер, который проставляется в документах. Инвентарный номер состоит из восьми знаков. Первые три знака обозначают субсчет, четвертый - группу, а последние четыре знака - порядковый номер предмета в группе. Если по субсчетам не выделены группы, то четвертый знак обозначается нулем. Например, инвентарный номер 01010021 показывает, что объект относится к субсчету 010 «Здания», группе - 1 здания производственного назначения, а его порядковый номер - 0021; инвентарный номер 01630505 обозначает субсчет 016 «Хозяйственный инвентарь», группу 3 - хозяйственный инвентарь, предмет под порядковым номером 0505.
Инструменты и хозяйственный инвентарь имеют семизначные номенклатурные номера. Первые три знака обозначают субсчет, четвертый знак - группу и три послед­них знака - вид объекта основных средств. Когда инвентарный объект является сложным, то есть включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном, объединяющим их объекте.
Инвентарный номер обозначается на жетоне, который прикрепляется к объекту, краской на объекте или иным способом. Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним вплоть до выбытия. Вновь поступившим объектам должны присваиваться только новые номера, а не номера уже выбывших. Инвентарные номера являются и кодами инвентарных объектов при ведении учета с использованием вычислительной техники. Поступление основных средств оформляется в бухгалтерии следующими записями: Ø При безвозмездном получении основных средств от юридических или физических лиц составляется бухгалтерская запись: Д-т 01 К-т 250 Д-т 250 К-т 020 Ø Приобретение основных средств за плату оформляется бухгалтерскими записями: Д-т 01 К-т 178, 179 100,111 (когда момент поступления совпадает с моментом оплаты) 130,131 (если производится оплата чеком) Одновременно делается вторая запись: Д-т 200, 211 К-т 250 Такой порядок записи на субсчете 200 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия» объясняется тем, что все затраты на приобретение основных средств относятся как к кассовым, так и к фактическим расходам учреждений непроизводственной сферы. Ø Оприходование основных средств, изготовленных хозяйственным способом, оформляется одновременно двумя записями: Д-т 016, 019 К-т 080 Д-т 200, 211 К-т 250 Ø При приемке в эксплуатацию зданий, сооружений, передаточных устройств составляется следующая запись: Д-т 010 К-т 250 011 012 Ø При оприходовании излишков основных средств, выявленных при инвентаризации: Д-т 01 К-т 250 Аналитический учет основных средств Все основные средства должны находиться под контролем ответственных за сохранность должностных лиц, назначен­ных приказом руководителя учреждения. Лица, ответственные за хранения основных средств, ведут инвентарные списки основных средств ф. ОС-13 (Приложение Г). Ответственные лица следят за сохранностью основных средств и ведут учет всех изменений. Учет основных средств ведется в разрезе инвентарных объектов по местам их хранения и ответственным лицам. Отдельным инвентарным объектом считается законченное конструктивное устройство со всеми относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями, или конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и совместно выполняющих определенную работу. Аналитический учет основных средств в бухгалтерии отдела образования ведется в инвентарных карточках ф. ОС-6 и ОС-9. Карточка ф. ОС-6 (Приложение Д) предназначена для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, машин и оборудования, инструмен­тов, производственного и хозяйственного инвентаря, транспортных средств и др. Записи в этой карточке производятся на основании первичных документов (актов приемки, накладных поставщиков, технической документации и других документов). В карточке указываются следующие данные: характерные признаки объекта (модель, тип, марка, дата выпуска, дата ввода в эксплуатацию); краткая характеристика объекта (если в составе объекта имеются драгоценные металлы, то в разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» на обратной стороне карточки указывается перечень деталей, содержащих драгоценный металл, и масса металла). Данные о количестве драгоценных металлов на основании сведений технической документации заносятся в учет. При отсутствии какой либо технической документации по объекту, содержащей сведения о наличии драгоценных металлов, учет их осуществляется в соответствии с письмом Министерства Финансов: «Перечень норм наличия драгоценных металлов в объекте». При перемещении объектов основных средств внутри учреждения производится запись в разделе «Внутреннее перемещение объекта» на обратной стороне объекта. Инвентарная карточка ф. ОС-9 (Приложение Е) в бухгалтерии отдела образования предназначена для группового учета белья, постельных принад­лежностей, одежды и обуви, библиотечных фондов и сценическо-постановочных средств. Для библиотечных фондов открывается одна карточка, учет в которой ведется только в денежном выражении общей суммой. Записи в остальных инвентарных карточках производятся в коли­чественном и суммовом выражении. Инвентарные карточки открывают на каждый инвентарный объект (ОС-6) или группу однородных объектов (ОС-9) в одном экземпляре и распо­лагают в картотеке по классификационным группам, а внутри каждой группы - по местам нахождения объектов. Все инвентарные карточки регистрируются в хронологи­ческом порядке в описи карточек по учету основных средств ф. ОС-10, хранятся на протяжении всего срока службы объекта и закрываются лишь при его выбытии. Общими данными во всех инвентарных карточках являются: инвентарный номер объекта, первоначальная стоимость, годовая норма износа, отметки о приходе (выбытии) объекта, источники приобретения, материально-ответственные лица и дата заполнения карточки. Выдача основных средств со склада в эксплуатацию оформляется накладными ф. ОС-2 (Приложение Ж), которые утверждаются руководителем учреждения, а материально ответственные лица, как я уже отмечала выше, ведут учет основных средств в инвентарных списках ф. ОС-13. Для проверки правильности записи по счетам аналитического учета и сверки этих данных с синтетическим учетом ежемесячно в бухгалтерии отдела образования ведется оборотная ведомость движения основных средств (Приложение Т). Выбытие основных средств Выбытие основных средств из учреждения может происходить по следующим причинам: Ø полный физический или моральный износ; Ø безвозмездная передача другим предприятиям и органи­зациям; Ø продажа неиспользуемых объектов; Ø недостача и стихийные бедствия и др. Для оформления списания объектов основных средств, пришедших в негодность, составляются следующие акты: Ø акт о ликвидации основных средств в бюджетных учреж­дениях ф. ОС-4 (бюдж.) (Приложение З); Ø акт о ликвидации транспортных средств ф. ОС-4а (Приложение И); Ø акт на списание с баланса белья, постельных принадлежностей, инструмента, производственного и хозяйственного инвентаря ф. № 443 (Приложение К); Ø акт на списание исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях ф. № 444 (Приложение Л). Вышеперечисленные акты составляются постоянно действующей комиссией или рабочей комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения. Комиссия при непосредственном осмотре объекта устанавливает его непригодность, причины, обусловившие необходимость списания объекта, виновных лиц, определяет возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта, производит их оценку, осуществляет контроль за их изъятием и сдачей на склад учреждения.
Акты о ликвидации основных средств подписываются всеми членами комиссии и утверждаются руководителем учреждения. При списании с балансов учреждений основных средств, выбывших вследствие аварий, к акту о списании прилагают копию акта об аварии с указанием причины и виновника аварии.
Разборка и демонтаж основных средств до утверждения актов на списание (получения разрешения вышестоящей организации) не допускаются. Стоимость материалов, запасных частей, полученных от разборки объектов основных средств и оставленных для хозяйственных нужд учреждения, относится на увеличение средств бюджетного финансирования. Суммы, поступившие от реализации ценностей, остаются в распоряжении учреждения, если не установлен иной порядок. Детали и узлы, изготовленные с применением драгоцен­ных металлов, подлежат сдаче в государственный фонд, а детали и узлы, изготовленные из цветных металлов и не используемые для нужд учреждения, - сдаче организациям, занимающимся сбором вторичного сырья. Реализацию излишнего и неиспользуемого оборудования, транспортных средств и других ценностей, как правило, производится через торговые предприятия. А при отсутствии такой возможности они могут быть реализованы населению за наличный расчет по свободным (договорным) ценам. На основании первичных документов, которыми оформляется выбытие объектов основных средств, в учете делаются следующие записи: Ø При списании в случаях безвозмездной передачи, реализации, списании пришедших в негодность объектов, списании недостач при инвентаризации, принятых за счет бюджета, при переводе объектов из состава основных средств в МБП: Д-т 250 К-т 01 (на первоначальную стоимость) Д-т 020 К-т 250 (на сумму износа) Одновременно производится следующие вторые записи на сумму: · На сумму, поступившую от реализации объектов основных средств, приобретенных за счет средств бюджета: Д-т 100 К-т 173 178 (когда только образовалась задолженность) · На сумму, поступившую от реализации объектов, приобретенных за счет внебюджетных источников: Д-т 111, 178 К-т 237 · При переводе предметов из основных средств в МБП одновременно с записями на первоначальную стоимость и сумму износа производится запись: Д-т 070, 071 К-т 260 · При оприходовании материалов, полученных от ликвидации и оставленных для ремонта и других хозяйственных нужд, приобретенных за счет средств бюджета: Д-т 06 К-т 230 · При оприходовании материалов, полученных от ликвидации основных средств, приобретенных за счет средств бюджета, если материалы подлежат реализации: Д-т 06 К-т 173 · При оприходовании материалов, полученных от ликвидации основных средств, приобретенных за счет внебюджетных источников, если материалы подлежат реализации: Д-т 06 К-т 237 Ø При списании основных средств вследствие недостачи, установленной при инвентаризации и отнесенной за счет виновных лиц: Д-т 250 К-т 01 Д-т 020 К-т 250 Одновременно производятся записи: · При списании объектов, приобретенных за счет средств бюджета: Д-т 170 К-т 173 · При списании объектов, приобретенных за счет внебюджетных средств: Д-т 170 К-т 237, 140 Учет операций по выбытию и перемещению основных средств ведется в мемориальном ордере № 9 ф. № 438 (Приложение М). Записи в мемориальный ордер производятся по каждому документу. При этом в графе «Итого» записывается сумма выбывших и перемещенных основных средств, которая должна равняться сумме записей по дебету субсчетов. По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в книгу «Журнал-Главная». Переоценка основных средств Переоценка основных средств проводится ежегодно в соответствии с действующим законодательством. Она может быть проведена двумя способами: путем индексации первоначальной стоимости отдельных объектов, путем прямого пересчета их стоимости по документально подтвержденным рыночным ценам. Коэффициенты (индексы) переоценки устанавливаются Министерством статистики и анализа Республики Беларусь. При проведении переоценки основных средств ЦБ отдела образования Московского района пользовалась приказом Министерства статистики и анализа РБ от 20.01.00г. № 21 о порядке проведения переоценки основных фондов организаций по состоянию на 1 января 2000 года (далее – Порядок) (Приложение Н). В соответствии с Порядком целью переоценки являлось приведение балансовой стоимости основных средств в соответствие со складывающимся уровнем цен. Переоценка проводилась по состоянию на 1 января 2000 года, то есть исходя из уровня цен на эту дату, и была обязательной для всех организаций независимо от форм собственности и видов деятельности. В результате переоценки изменяются: первоначальная стоимость (после переоценки называемая восстановительной стоимостью), остаточная стоимость основных средств и сумма износа. При этом процент износа не изменяется, то есть пропорциональное соотношение восстановительной стоимости, ос­таточной стоимости после переоценки и суммы износа после переоценки должно сохраниться таким же, как и до переоценки. Для проведения переоценки в организациях приказом руководителясоздаются комиссии, в состав которых должны входить главный бухгалтер организации и другие специалисты. Первичным документом по проведению переоценки основных фондов является ведомость пе­реоценки основных фондов по состоянию на 1 января 2000 г. (Приложение Н). Ведомость составляется на основании инвентаризационных описей, инвентарных карточек учета основных фондов, технических паспортов и другой технической документации. Во всех ведомостях переоценки записи производятся отдельно по каждому объекту. После окончания работ по переоценке составляется акт по результатам переоценки (Приложение Н). Акт подписывается комиссией по переоценке основных фондов и утверждается руко­водителем организации. В бухгалтерском учете переоценка отражается следующими записями: Ø При дооценке основных средств: Д-т 010-019 К-т 250 (на сумму изменения стоимости основных средств) Д-т 250 К-т 020 (на сумму увеличения износа основных средств) Ø При уценке основных средств делаются обратные записи. Одновременно с переоценкой основных средств на 1 января 2000 года в ЦБ отдела образования Московского района была проведена деноминация. Деноминация проводилась по общим суммам всех счетов бухгалтерского учета, отражаемым в книге «Журнал-главная». 2.2 Учет износа и ремонта основных средств Учет износа основных средств В процессе эксплуатации основные средства постепенно физически и морально изнашиваются. Износ – это потеря объектом основных средств физических качеств или утрата технико-экономических свойств, а вследствие этого и стоимости. Порядок определения и отражения в бухгалтерском учете износа основных средств учреждений, состоящих на Госу­дарственном бюджете, определен указаниями Госпла­на СССР, Министерства финансов СССР, Госстроя СССР и ЦСУ СССР от 28 июня 1974 г. № АБ-23-Д (Приложение О).
Износ определяется и учитывается по зданиям и сооружениям, передаточным устройствам, машинам и оборудова­нию, транспортным средствам, производственному (включая принадлежности) и хозяйственному инвентарю, многолетним насаждениям, достигшим эксплуатационного возраста, нематериальным активам.
Износ не определяется по следующим основным средствам: · по зданиям и сооружениям, являющимся уникальными памятниками архитектуры и искусства; · оборудованию, экспонатам, образцам, моделям действующим и не действующим, макетам и другим наглядным пособиям, нахо­дящимся в кабинетах и лабораториях и используемых для учебных и науч­ных целей; · экспонатам животного мира (в зоопарках и других аналогичных заведениях); · много­летним насаждениям, не достигшим эксплуатационного возраста; · библио­течным фондам, фильмофонду, сценическо-постановочным средствам, музей­ным и художественным ценностям. · износ не определяется также по основ­ным средствам учреждений, находящихся за границей. Нормы износа основных средств установлены в процентах по отдельным группам и видам. Износ объектов основных средств в бюджетных учреждениях определяется один раз в год путем умножения первоначальной стоимости отдельных объектов, имеющихся в учреждениях на конец отчетного года (независимо от того, в каком месяце отчетного года они приобретены или построены) на установленную годовую норму износа в процентах. Начисленный износ на объект основных средств в размере 100% не является основанием для списания предмета из эксплуатации по причине полного износа. Начисление износа не может производиться свыше 100% стоимости основных средств. Сумма износа по приобретенным объектам, бывшим в эксплуатации, определяется путем умножения покупной или договорной стоимости на норму износа в процентах, указанную в первичных документах. Сумма износа по выбывшим объектам определяется в каждом отдельном случае по данным аналитического учета. В инвентарных карточках учета основных средств ф. ОС-6 за­писывается годовая сумма износа в рублях, шифр годовой нормы износа и год, в котором последний раз начисляется износ. Учет износа основных средств в бюджетных учреждениях осуществляется на пассивном счете 020 «Износ основных средств». На этом счете отражается движение износа основных средств, числящихся на балансе учреждения. На сумму начисленного износа в бухгалтерии делается следующая запись: Д-т 250 К-т 020 На общую сумму износа в последний рабочий день декабря составляется мемориальный ордер с отражением по дебету субсчета 250 и кредиту субсчета 020. Сумма износа по мемориальному ордеру записывает­ся только в книгу «Журнал-Главная». Учет ремонта основных средств Для поддержания объектов основных средств в нормальном состоянии и осуществления их бесперебойной работы в процессе эксплуатации необходимо проведение их ремонтов. В зависимости от объема выполняемых работ ремонты подразделяются на текущие и капитальные. При текущем ремонте производят частичную замену мелких деталей, устранение повреждений, возникших в процессе эксплуатации (побелка стен, ремонт дверей, окон и т. д.). Капитальный ремонт включает замену ведущих конструкций в зданиях, сооруже­ниях, замену или восстановление износившихся узлов при разборке оборудования. Сроки и порядок проведения ремонтов зависит от условий и интенсивности эксплуатации основных средств. Капитальный ремонт проводится с периодичностью свыше одного года. Он может проводиться за счет бюджетных и внебюджетных средств. Капитальный ремонт основных средств может произво­диться подрядным способом на основе заключенных догово­ров со специализированными подрядными организациями (в которых указываются стоимость и срок выполнения работ) и хозяйственным способом - силами учреждения. Учет ремонта, производимого собственными силами учреждения, осуществляется следующими записями на счетах: Ø При списании материалов по ремонту: Д-т 080, 200, 211 К-т 063 Ø При начислении зарплаты рабочим: Д-т 080, 200, 211 К-т 180 Ø При начислении суммы на социальное страхование (35% от суммы начисленной работникам зарплаты): Д-т 080, 200, 211 К-т 171 Ø При удержании подоходного налога: Д-т 180 К-т 173 Ø При удержании из зарплаты работников отчислений социального страхования (1%): Д-т 180 К-т 171 Ø При удержании из зарплаты работников отчислений профсоюзам (1%): Д-т 180 К-т 185 Ø При выплате зарплаты работникам: Д-т 180 К-т 120 Учет ремонта, производимого подрядным способом, осуществляется следующими записями на счетах: Ø Оплата производится по счету ремонтного предприятия в размере фактической стоимости ремонта согласно акту приемки выполненных работ. На эту сумму делается запись: Д-т 080, 200, 211 К-т 178 Ø Согласно предъявленному счету перечисляются подрядчику средства за ремонт основных средств: Д-т 178 К-т 100, 111 Расходы по ремонту основных средств не относятся на увеличение их стоимости. При реконструкции, достройке зданий, сооружений на сумму затрат за счет средств, предусмотренных на капитальный ремонт, увеличивается первоначальная стоимость этих объектов. 2.3 Инвентаризация основных средств и отражение ее результатов в учете Инвентаризация основных средств обязательно проводится при передаче имущества учреждения в аренду, при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел), в случае пожара или стихийных бедствий, перед составлением годовой отчетности, по решению контролирующих, судебных и иных уполномо­ченных на то органов, при ликвидации учреждения. Основные задачи инвентаризации основных средств: Ø выявление фактического наличия объектов основных средств; Ø контроль за сохранностью путем сопоставления факти­ческого их наличия с данными бухгалтерского учета; Ø выявление объектов, потерявших свои качества и не используемых в практической деятельности; Ø проверка соблюдения правил и условий хранения и эксплуатации; Ø проверка соблюдения правил организации материальной ответственности за объекты основных средств. Для проведения инвентаризации в учреждении создаются инвентаризационная комиссия, которая непосредственно осуществляет инвентаризацию имущества. Однако в ЦБ отдела образования Московского района существует и постоянно действующая комиссия, которая выполняет организационно-контрольные функции в учреждении. Персональный состав этих комиссий утверждается приказом руководителя учреждения. В состав комиссии должны входить: руководи­тель или его заместитель, главный бухгалтер, юрист, руководители структурных подразделений, учреждения. Постоянно действующие инвентаризационные комиссии: Ø проводят профилактическую работу по обеспечению сохранности имущества учреждения; Ø организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов инвентаризационной комиссии;
Ø осуществляют контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации в местах хранения имущества в межинвентариза­ционный период; Ø проверяют правильность выведения результатов инвен­таризаций; Ø в необходимых случаях (при установлении фактов серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) проводят по поручению руководителя учреждения повторные сплошные инвентаризации;
Ø рассматривают объяснения, полученные от лиц, допус­тивших недостачу или порчу ценностей, и дают рекомендации о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи имущества. Запрещается назначать в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии одного и того же работника два раза подряд. Запрещается проводить инвентаризацию имущества при неполном составе членов рабочей инвентаризационной комиссии. Проведению инвентаризации основных средств должна предшествовать подготовительная работа: проверяются наличие и состояние инвентарных карточек или инвентарных книг, ведомостей и описей; наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду, на хранение и во временное пользование. При отсутствии этих документов их необходимо получить и оформить. Если в бухгалтерском учете или технической документации будут установлены расхождения и неточности, их соответственно уточняют и исправляют. В процессе инвентаризации объектов основных средств комиссия проводит их осмотр в натуре и заносит в инвен­таризационные описи полное их наименование, инвентарные номера, технические или эксплуатационные данные (Приложение С). При выявлении неучтенных объектов, а также объектов, по которым в записях бухгалтерского учета отсутствуют данные, характеризующие их, комиссия должна включить в инвентаризационные описи недостающие сведе­ния и технические показатели по этим объектам, например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общую и полезную), коли­чество этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.), год постройки и т. д. Неучтенные основные средства должны быть оценены по современной стоимости их воспроизводства, а износ установлен по действительному техническому состоянию объекта. Данные оценки и износа оформляют соответствую­щим актом. Не пригодные к эксплуатации и восстановлению объекты основных средств заносятся при инвентаризации в отдель­ные описи с указанием причин непригодности этих объектов (полный износ, порча). По однотипным предметам хозяйственного инвентаря, инструментам, станкам и другим объектам одинаковой стоимости, поступившим одновременно в учреждение и учет которых осуществляется на типовой инвентарной карточке группового учета, инвентарные данные приводятся в описях по наименованию с указанием количества этих предметов. Одновременно с инвентаризацией собственных проверяются и арендованные основные средства. Описи арендо­ванных основных средств составляются отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентарной описи арендованных основных средств высылается арендодателю. Результаты инвентаризации имущества оформляются в инвентарных описях, которые подписываются всеми члена­ми инвентаризационной комиссии и материально ответст­венным лицом. В конце описи материально ответственное лицо дает расписку о том, что все объекты основных средств, указанные в описи, проверены при его личном участии, претензий к инвентаризационной комиссии нет. В ЦБ отдела образования Московского района аналогом инвентарной описи служит «Протокол заседания инвентаризационной комиссии» (Приложение Р). Результаты инвентаризации выявляют при помощи сличительных ведомостей, в которых приводятся учетные и фактические данные о наличии основных средств, а также недостачи или излишки. Выявленные при инвентаризации неучтенные объекты оприходуют в составе основных средств. Результаты инвентаризации – излишки или недостача средств – тщательно исследуются, устанавливаются причины, вырабатываются возможные меры по их устранению. В соответствии с Законом «о бухгалтерском учете и отчетности» недостачу (излишки) зачисляют на уменьшение (увеличение) бюджетного финансирования или внебюджетных источников в зависимости от того, за счет каких источников приобретались средства, недостача (излишек) которых обнаружена при инвентаризации. Недостачи объектов основных средств относят за счет виновных лиц по их первоначальной или восстановительной стоимости за вычетом износа. В учете результаты инвентаризации отражаются следующими записями: Ø При оприходовании излишков основных средств, выявленных при инвентаризации: Д-т 010-019 К-т 250 Ø При списании основных средств вследствие недостачи, установленной при инвентаризации и отнесенной за счет виновных лиц: Д-т 250 К-т 013-019 Д-т 020 К-т 250 Одновременно производятся записи: · На суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц и зачислению в доход бюджета: Д-т 170 К-т 173 · На суммы, подлежащие взысканию и остающиеся в распоряжении учреждения: Д-т 170 К-т 237, 140 2.4 Особенности учета основных средств в условиях его автоматизации Еще совсем недавно в научных изданиях, в компьютерной и экономической прессе велись ожесточенные дискуссии о возможности и целесообразности автоматизации бухгалтерского учета. А сейчас большинство предприятий и учреждений, независимо от форм собственности и вида осуществляемой деятельности, эффективно ведут бухгалтерский учет с помощью различных пакетов прикладных программ (ПРОФИТ-КОМПЛЕКС, 1С: Бухгалтерия, БЭСТ и другие). Я бы хотела рассказать, как ведется автоматизированный учет основных средств на примере ППП «1С: Бухгалтерия». Данная программа работает в среде Windows, что дает ей ряд преимуществ. По мнению большинства специалистов, одной из самых лучших бухгалтерских программ, работающих в системе Windows, максимально использующей все ее преимущества, является «1С: Бухгалтерия для Windows». Какие преимущества дает «1С: Бухгалтерия для Windows» в организации ведения компьютерного учета? · Многооконный принцип работы; · Графический интерфейс; · Всеобщая связь и обмен данными между любыми программами. «1С: Бухгалтерия – проф. для Windows» - универсальная бухгалтерская программа, являющаяся значительно усовершенствованной версией «1С: Бухгалтерия» - самой распространенной бухгалтерской программой в СНГ. «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии (в организации), на любые изменения законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета. Основные особенности «1С: Бухгалтерии»: · Ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;
· Возможности ведения количественного и многовалютного учета; · Получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету; · Полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;
· Возможность автоматической печати выходных (первичных) документов. Программа отличается удобством в работе, быстротой проведения операций, использованием наглядных возможностей Windows-интерфейса (меню, окна, пиктограммы и т. д.) и легкостью освоения. Имеются возможности ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций. При возникновении каких-либо проблем, можно в любом режиме работы, нажав на клавишу «F1», получить помощь – экран встроенного справочника «1С: Бухгалтерия» с описанием возможных действий в конкретной ситуации, назначения пункта меню и т. д. Работа с программой начинается с первоначальной настройки программы. «1С: Бухгалтерия» имеет следующие этапы настройки: установка общих параметров задачи (параметры отчетов, параметры печати отчетов, параметры журнала операций, принтер), установка отчетного периода, настройка интервала просмотра операций в режиме, заполнение справочников. Заполнение справочников является важнейшим этапом работы с программой для последующего формирования отчетности. В программе предусмотрены следующие справочники: Ø Справочник «Счета» (Приложение Ф1). Для организации автоматизированного учета основных средств в плане счетов должен быть предусмотрен счет 01 «Основные средства» с соответствующими субсчетами. Как правило, стандартная настройка справочников, поставляемых с программой, включает все стандартные счета и субсчета для ведения учета наиболее распространенных хозяйственных операций. Не является исключением и учет основных средств. В данном справочнике осуществляется привязка аналитических счетов к синтетическим (в графе «Виды субконто»), указывается будет ли вестись по счетам количественный учет. Ø Справочник «Виды субконто». Для ведения аналитического учета программа позволяет вести неограниченное количество справочников объектов аналитического учета, в том числе и по основным средствам. Для обобщения названия группы объектов аналитического учета используется термин «субконто». Следует отметить, что каждый вид субконто может быть «прикреплен» к любому числу счетов и субсчетов. Аналитический учет целесообразно вести по тем счетам, для которых необходимо иметь остатки и обороты по каждому объекту. В «1С: Бухгалтерии» списки объектов аналитического учета могут иметь многоуровневую структуру. Это позволяет получать итоги с разной степенью детализации, а также организовывать справочники объектов аналитического учета более удобным образом. Ø Справочник «Константы». При формировании отчетов большинство показателей рассчитывается на основе введенных данных о хозяйственных операциях. Но в отчеты необходимо включать и такие сведения, которые нельзя получить из информации, хранимой в журнале операций. Такими сведениями являются, например, название организации, фамилии руководителя и главного бухгалтера и т. д. Такие данные надо занести в список «Константы» (Приложение Ф2). Ø Список типовых операций. При вводе стандартных или часто используемых операций очень важна автоматизация ручных действий, а также распечатка необходимых первичных документов (накладных, кассовых ордеров и т. д.). Для реализации этих функций в «1С: Бухгалтерии», наряду с режимом ручного ввода проводок, имеется возможность использования типовых операций. В «1С: Бухгалтерии» предусмотрены следующие типовые операции по учету основных средств: · ОС: поступление – безвозмездно; · ОС: поступление – покупка; · ОС: поступление – капитальное строительство; · ОС: выбытие – продажа; · ОС: выбытие – списание; · ОС: оплата; · ОС: износ и др. После заполнения бланка реквизитов типовой операции можно выполнить следующие действия: выполнить формирование выходного документа (созданный документ предъявляется в отдельном окне и его можно просматривать, распечатывать, корректировать и сохранять в архиве); просматривать и редактировать форму выходного документа; записать сформированные для типовой операции проводки в журнал операций; окончить ввод типовой операции, при этом все созданные проводки не записываются в журнал операций, т. е. пропадают. Ø Справочник «Документы и расчеты». Другое средство ввода проводок в журнал операций – режим документов и расчетов. По сравнению с типовыми операциями, режим документов и расчетов обладает большими возможностями (произвольные формы запросов реквизитов документов, гибкое формирование проводок и т. д.). Справочник «Документы и расчеты» позволяет вводить и хранить в журнале данные о документах (платежных поручениях, счетах, накладных и т. д.) или расчетах и о связанных с документами проводках. Сами эти проводки создаются автоматически по заданным формулам. В комплект поставки «1С: Бухгалтерии» входит набор документов и расчетов, позволяющий вводить и распечатывать платежные поручения, счета, накладные и т. д. Что касается основных средств, то в данном справочнике предусмотрена такая функция, как начисление износа. Как отмечалось выше, начисление износа в программе «1С: Бухгалтерия» может быть реализовано и с помощью режима «Типовые операции», однако режим «Документы и расчеты» позволяет более эффективно производить начисление износа в соответствии с годовыми нормами. В данном списке формы документов и расчетов являются образцами – их можно изменять в соответствии с процессом бухгалтерского учета данного учреждения (организации). Затем рекомендуется осуществить ввод остатков. Остатки вводятся в журнал операций за предшествующий рабочий период. При вводе остатков по активным счетам бухгалтерская проводка имеет следующий вид: Д-т соответствующего счета – К-т 00. Если по соответствующему счету имеется аналитика и ведется количественный учет, то дополнительно заполнятся в журнале операций графы «субконто, Д и К, количество». При вводе остатков по пассивным счетам проводка выглядит следующим образом: Д-т 00 – К-т соответствующего счета; При вводе остатков по активно-пассивным счетам проводка вводится дважды. После ввода остатков необходимо провести контроль правильности введенных проводок в режиме «Отчетность» функции «Оборотно-сальдовая ведомость». В строке по счету 00 в графе «обороты за период, сумма по Д и К» должно быть равенство. Если равенства нет, то остатки введены не верно, необходимо вернуться в журнал операций, найти и исправить ошибку. Затем можно приступить непосредственно к вводу хозяйственных операций в Журнал операций. Исходными данными для ввода проводок в Журнал операций являются все первичные документы по поступлению, перемещению и выбытию основных средств, которые были описаны мной в предыдущих пунктах курсовой работы.
В журнал последовательно вводятся дата, Д и К, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, имеющего аналитику, заполняются графы «Д субконто, К субконто, количество». Сумма исчисляется автоматически на основе введенной в список субконто цены. Проводки в Журнал Операций можно вводить несколькими способами:
Ø Ручной ввод проводок; Ø Копирование проводок; Ø Типовые операции: позволяет автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций. Ø Ввод проводок при помощи режима «Документы и расчеты» (можно ввести данные о некотором документе (платежное поручение, счет, накладная, акт приемки-передачи основных средств и т. д.) или расчете (налогов, переоценке валюты, начислении износа и т. д.), а также связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам, а нужные суммы заносятся в соответствующие документы, которые можно распечатать на принтере). Ø Перенос проводок позволяет импортировать данные, подготовленные в других программах или созданные в «1С: Бухгалтерии» на других компьютерах. На основании введенных проводок при помощи режима «Отчетность» программа формирует отчетность и различные вспомогательные документы. «1С: Бухгалтерия» позволяет формировать 14 видов выходных документов, не считая отчетов произвольной формы: оборотно-сальдовые ведомости, шахматки, отчеты по журналу операций, карточки счетов и субконто, ведомости анализа счетов по датам и по субконто, ведомости оборотов между субконто и т. д. Все эти отчеты (кроме отчета по журналу операций) используют рассчитанные итоговые данные, поэтому соответствующие пункты меню будут доступны лишь в случае, если итоги были рассчитаны. Рассмотрим, какие стандартные отчеты мы можем получить по счетам, используемым для учета основных средств. ØСписок сводных проводок - это документ, содержащий обороты между счетами (суммы в дебет одного счета с кредита другого) за некоторый период времени. Этот список содержит ту же информацию, что и шахматка, но представляет ее другим способом. (Приложение Х1). ØШахматка - это документ, содержащий табличное представление оборотов между счетами за некоторый период времени. Шахматка часто используется бухгалтерами, так как она дает наглядное представление о движении средств и обязательств учреждения. (Приложение Ц1). ØОборотно-сальдовая ведомость. Она содержит для каждого счета остатки на начало и на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период. Этот оборот является одним из наиболее часто используемых в бухгалтерской практике. (Приложение Ц2). ØОборотно-сальдовая ведомость по счету. Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно получить разбиение оборотов и остатков по счету по конкретным объектам аналитического учета. Например, на счете 013 «Машины и оборудование» в учреждении числятся ксерокс «Минолта» и спортивные снаряды. Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 013 по всем субконто. (Приложение Ч1). ØОбороты счета (Главная книга) используется для вывода оборотов и остатков счета за месяц и/или квартал. Он может быть очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности. Сформируем обороты счета 016 «Инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь» за 4-й квартал 1999 года. (Приложение Ч2). ØЖурнал-ордер и ведомость по счету. Этот отчет представляет собой отчет по оборотам счета, детализированный по датам или проводкам. Таким образом, данный отчет содержит сведения по счету о его начальных и конечных сальдо в оборотах с другими счетами, детализированные по датам или по проводкам. Сформируем данный отчет по счету 018 «Библиотечный фонд» по проводкам. (Приложение Ч3). ØАнализ счета содержит обороты счета с другими счетами, обороты за расчетный период, остатки на начало и на конец периода. Таким образом, анализ счета представляет собой фрагмент Главной книги, касающийся данного счета за период вывода итогов. (Приложение Х2). ØАнализ счета по субконто. Если по счету ведется аналитический учет, то данные можно получить не только для счета в целом, но и для каждого объекта аналитического учета по данному счету. (Приложение Х4). ØАнализ счета по датам. Часто необходимо получить обороты и остатки по счету на каждую дату некоторого периода. Нужную информацию можно получить из документа «Анализ счета по датам». (Приложение Ш1). ØКарточка счета. В документ «Карточка счета» включаются все операции с данным счетом или операции по данному счету по конкретному объекту аналитического учета. Кроме того, в карточке счета отражаются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции. (Приложение Х3). ØАнализ субконто. В документе «Анализ субконто» для каждого субконто выбранного вида приводятся обороты по всем счетам, в котором используется это субконто, а также развернутое и свернутое сальдо. (Приложение Щ). ØКарточка субконто. Если необходимо получить максимально полную картину операций по объекту аналитического учета или группе субконто, можно воспользоваться «Карточкой субконто». Этот документ содержит все операции с данными субконто в хронологической последовательности с указанием реквизитов проводок, остатков по субконто после каждой операции, на начало и конец периода. Обороты и остатки выводятся в стоимостном и, при наличии данных, в натуральном выражении. (Приложение Ш2). ØОбороты между субконто. В наборе стандартных отчетов программы «1С: Бухгалтерия» имеется ведомость «Обороты между субконто», которая позволяет ответить на вопрос, как связаны между собой два аналитических объекта. Например, какие основные средства и на какую сумму получены от поставщиков и т. д. ØЖурнал операций. Отчеты по «Журналу операций» предназначены для получения выборок из журнала операций. С их помощью можно вывести списки операций за данный период, удовлетворяющие некоторым критериям: по номерам счетов дебета или кредита, наличию некоторой строки в описании операции, заданному номеру журнала и т.д. (Приложение Ш3). ØПроизвольные отчеты. Кроме отчетов и ведомостей, описанных выше, «1С: Бухгалтерия» позволяет получать отчеты произвольной формы. Каждый отчет задается с помощью файла, содержащего форму отчета и формулы расчета каждого показателя. Можно изменять существующие отчеты и создавать новые. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Как отмечалось выше, основные средства, функционирующие в бюджетных учреждениях, не участвуют в процессе производства, а обслуживают происходящие в этих учреждениях процессы по удовлетворению социально-культурных потребностей населения, осуществлению функций государственного учреждения, то есть являются непроизводственными основными средствами. Чем лучше и правильней будет организован бухгалтерский учет основных средств в учреждениях и организациях, тем эффективнее они будут использоваться для обслуживания происходящих в этих учреждениях процессов по удовлетворению социально-культурных потребностей населения и осуществлению функций государственного учреждения. Поэтому, очень важно правильно организовать учет основных средств, независимо от, того учитываются основные средства автоматизировано или нет.
Вопрос автоматизации учета основных средств с каждым днем звучит более актуально, так как в сфере образования Московского района, на примере которого я построила свою курсовую работу, наблюдаются значительные перемены: открываются новые школы, начинают работать новые ДДУ и т.д.
В целом учет основных средств в бухгалтерии Московского РОО ведется по правилам бухгалтерского учета (синтетический учет ведется на соответствующих счетах, а аналитический – на предусмотренных для этого документах). Перед РОО Московского района ставятся немаловажные задачи по учету основных средств (своевременное и полное документальное оформление и отражение в учетных регистрах их поступления, перемещения и выбытия, начисление износа в соответствии с действующими нормами и правилами, контроль за сохранностью и эффективным использованием каждого объекта и т.д.), осуществление которых во многом зависит от организации бухгалтерского учета в целом. Конечно, существуют ряд проблем по ведению бухгалтерского учета, в том числе и проблема автоматизации. Основной проблемой является нехватка средств на улучшение программного обеспечения. В рассматриваемой мной бухгалтерии автоматизированный учет ведется только по труду и заработной плате. По моему мнению, переход на автоматизированный учет таких разделов, как основные средства, материалы и другие, намного упростит деятельность бухгалтеров. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. Закон РБ «о бухгалтерском учете и отчетности» // «Звязда» от 29.10.94. 2. А.Н. Белов. Бухгалтерский учет в учреждениях непроизводственной сферы. М.: «Финансы и статистика», 1995. 3. Бухгалтерский учет и контроль в РБ (сборник нормативных актов в 6-ти томах). Мн.: «Амалфея», 1996. 4. В.Г. Дорофеев, М.А. Чапкович. Бухгалтерский учет исполнения бюджета. Мн.: БГЭУ, 1996. 5. Методические указания «о прядке учета основных средств учреждений и организаций, состоящих на бюджете», утвержденные Министерством Статистики 21.07.97г. № 34. 6. «Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях».- М.:ПРИОР, 1999. 7. Чистов Д. В. «Основы компьютерной бухгалтерии: Учебный практикум по ведению бухгалтерского учета в «1С: БУХГАЛТЕРИИ-ПРОФ.».- М., 1997. 8. «1С: Бухгалтерия-проф 6.0»: Руководство пользователя. – М.: Фирма «1С», 1992-1996 гг. 9. Бабаев Ю.А., Сироткина О.В. О проблемах учета основных средств в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет. – 1999, № 7, с. 7-11. 10. Кондакова Н. Переоценка основных средств // Главный бухгалтер. – 2000, № 2, с. 23-24. 11. Приказ Минстата РБ от 20.01.2000 г. № 21 «Об утверждении Порядка проведения переоценки основных фондов организаций по состоянию на 1 января 2000 года». // Главный бухгалтер. – 2000, № 6, с. 23-31. 12. Королев Ю. Бухгалтерские программы // Главный бухгалтер. – 2000, № 4, с. 73-74.