Контроль 204

ЗМІСТ

Вступ.................................................................................................3

1. Поняття, зміст та види контролю...............................................4

2. Об'єктивність та необхідність контролю, мета контролю.......5

3. Попередній, поточний та остаточний контроль........................6

4. Зворотній зв'язок при контролі...................................................8

5. Процес контролю.........................................................................9

6. Забезпечення ефективності контролю, впровадження інформаційно-управлінської системи контролю.................................13

7. Система контролю виробничих процесів................................15

Висновки.........................................................................................17

Література.......................................................................................18

ВСТУП

Неодмінною складовою ефективного управління є функція контроль. Контроль дає змогу су­б'єкту управління регулярно отримувати інформацію про стан справ у керованій системі, на основі чого він приймає управлінські рішення, спрямовані або на за­кріплення досягнутого успіху, або на усунення причин, що перешкоджають його досягненню.

Контроль передбачає:

— оцінювання результатів діяльності організації за­галом і її структурних підрозділів зокрема;

— оцінювання гнучкості управління, його здатності адекватно реагувати на зміни зовнішнього середовища і пристосовуватися до них;

— виявлення і аналіз факторів, які перешкоджають досягненню запланованих результатів; запобігання ви­никненню і накопиченню помилок;

— враховування конкретних внесків кожного у за­безпечення кінцевого результату;

— формування зворотного зв'язку для інформуван­ня та заохочення персоналу;

— мінімізацію витрат;

— подолання проблем, пов'язаних зі зростанням ор­ганізації тощо.

Контроль завершує цикл управління. Актуальність йо­го полягає у своєчасному виявленні відхилень в роботі, зумовлених низькою виконавчою дисципліною персона­лу або впливом чинників зовнішнього середовища, вне­сенні коректив, а отже, створенні належних умов для ре­алізації стратегії організації.

1. ПОНЯТТЯ,ЗМІСТ ТА ВИДИ КОНТРОЛЮ

Контроль – багатоаспектне поняття, і не випадково воно в англійській мові, наприклад, передається різними словами: control, checking, examining, verifying та ін.

Контроль — це вид управлінської діяльності по забезпеченню процесу, за допомогою якого керівництво організації (підприємства) визначає, наскільки правильні його управлінські рішення, а також напрями здійснення необхідних коректив.

Суб’єктами контролю виступають державні, відомчі, органи, громадські організації, колективні і колегіальні органи управління, лінійний і функціональний апарат підприємств та об’єднань.

Об’єктами контролю є: місії, цілі і стратегії, процеси, функції і завдання, параметри діяльності, управлінські рішення, організаційні формування, їх структурні підрозділи та окремі виконавці.

Основним завданням контролю є процес забезпечення досягнення цілей і місії організації. Об’єктивність і необхідність контролю як функції менеджменту визначають такі фактори:

— невизначеність середовища (зміна законів, політики, структури організації, технології, ринку, складу працівників організації тощо);

— небезпека виникнення кризових ситуацій;

— доцільність підтримки успіху організації;

— тиск з боку конкурентів;

— боротьба за ринки збуту товарів і т. ін.

2. ОБЄКТИВНІСТЬ ТА НЕОБХІДНІСТЬ КОНТРОЛЮ,

МЕТА КОНТРОЛЮ

Контроль є необхідним в силу тих обставин, що на керований об’єкт завжди діють збурювальні фактори (несприятливі погодні умови, несвоєчасна постановка комплектуючих агрегатів, запасних частин, зміна кон’юнктури ринку та ін.), і виникає потреба мати оцінну інформацію, щоб адекватним чином відреагувати на нову ситуацію. Контроль здійснюється з метою досягнення узгодженості і синхронізації зусиль виконавців, виявлення суперечливих тенденцій і протиріч у їх діяльності. Контроль проводиться за дотриманням законності при здійсненні господарських операцій, певних правил і регламентів діяльності, а також нормативів витрачання коштів, сировини і матеріалів. Тому контроль виконує важливу виховну функцію, а також профілактичну і захисну функції, сприяє збереженню власності, правильному витрачанню ресурсів, дотриманню планової, фінансової, виконавчої і трудової дисципліни.

Метою контролю згідно з позицією Мескона, Альберта та Хедоурі є сприяння тому, щоб фактичні результати найбільше відповідали очікуваним, а тому види контролю відрізняються за часом його здійс­нення в процесі управління організацією.

3. ПОПЕРЕДНІЙ, ПОТОЧНИЙ

ТА ОСТАТОЧНИЙ КОНТРОЛЬ

Попередній контроль. Цей вид контролю називається попереднім тому що він здійснюється до фактичного початку робіт.

Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація (не створення, а саме реалізація) певних правил, процедур і ліній поведінки. Оскільки правила і лінії поведінки виробляються для забезпечення виконання планів, те їх строге дотримання — це спосіб переконатися, що робота розвивається в заданому напрямі. Аналогічно, якщо писати чіткі посадові інструкції, ефективно доводити формулювання мети до підлеглих, набирати в адміністративний апарат управління кваліфікованих людей, то це збільшуватиме вірогідність того, що організаційна структура працюватиме так, як задумано. В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових областях — по відношенню до людських, матеріальних і фінансових ресурсів.

Поточний контроль. Як це випливає з його назви, поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт. Частіше всього його об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їх безпосереднього начальника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозицій по удосконаленню роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів і інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвинутися, вони можуть перерости в серйозні труднощі для всієї організації.

Поточний контроль не проводиться буквально одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на зміні фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, направленої на досягнення бажаної мети. Для того, щоб здійснювати поточний контроль таким чином, апарату управління необхідний зворотний зв'язок.

Остаточний (заключний) контроль. При заключному контролі використовується зворотний зв'язок в ході проведення самих робіт для того, щоб досягти необхідної мети і розв'язати виникаючі проблеми перш, ніж це зажадає дуже великі витрати. В рамках заключного контролю зворотний зв'язок використовується після того, як робота виконана. Або відразу після закінчення контрольованої діяльності, або після закінчення визначеного наперед періоду часу фактично отримані результати порівнюються з тими, що вимагаються.

4. ЗВОРОТНІЙ ЗВ'ЯЗОК ПРИ КОНТРОЛІ

Керівництво найбільш ефективне в тих випадках, коли співробітників інформують про досягнуті ними успіхи. Керівник, охочий добитися додаткових неординарних результатів, повинен точно встановити для себе, чого саме він чекає від співробітника, підказувати йому шляхи поліпшення його роботи, довіряти йому і допомагати, коли це потрібно. Персонал повинен бути наперед доведений до відома про намічені зміни, про причини змін і очікувані від них позитивні результати. Основа хорошого керівництва - опора на старанність і здібності співробітників, стимулювання їх ініціативи в справі виконання планових завдань.

Група з розробки, впровадження і застосування стандартів, групи по забезпеченню конкурентоспроможності продукції на стадії науково-дослідних і конструкторсько-техноло­гічних робіт командну інформацію одержують безпосередньо від на­чальника. Результат її засто­сування спрямовується безпосередньо в зворотному напрямку, обми­наючи всі нижчі ступені структури і заступників начальника системи. Вона необхідна для оперативного впливу на хід виробництва.

Узгоджені дії з підрозділами приводять до стабільності і ефективності роботи. При цьому слід створити механізм взаємин системи контролю виробничих процесів з службами та підрозділами підприємства, який базуватиметься на відповідальності кожної структурної одиниці за виготовлення якісної продукції.

5. ПРОЦЕС КОНТРОЛЮ

Процес контролю – це діяльність об'єднаних у певну структуру суб'єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, громадських організацій), спрямованих на досягнення найбільш ефективним способом поставлених цілей шляхом реалізації певних задач і застосування відповідних принципів, типів, методів, технічних засобів і технології контролю.

Сутність процесу контролювання визначається його змістом і технологією виконання. Зміст вказує на те, що саме підлягає контролюванню, на які параметри об'єкта контролю слід звертати увагу; технологія — описує, як саме його здійснювати, хто контролює, у якій послідовності.

Процес контролювання здійснюється в кілька етапів.

1. Встановлення стандартів і критеріїв. Стандарт — це норма, модель, які стають мірилом інших об'єктів. Критерієм контролю виступають конкретні цілі, виб­рані з планів і стратегій організації. Стандарт вказує на те, яким має бути кінцевий результат, щоб досягти поставлених цілей (наприклад, досягти певного рівня витрат з розрахунку на одиницю продукції, щоб збіль­шити частку фірми на ринку). Вони також дають змо­гу керівництву порівняти виконану роботу із заплано­ваною.

Ефективне функціонування організації передбачає дотримання не лише виробничих, технічних, фінансо­вих, а й етичних стандартів (норм). Етичні норми — це система загальних цінностей і правил, яких повинні дотримуватися працівники фірми для забезпечення ЇЇ позитивного іміджу і створення передумов для підпри­ємницького успіху. У світовій практиці менеджменту порушенням етичних норм вважають:

— надання чи отримання хабара;

— виплату співучаснику незаконно отриманих гро­шей;

— шахрайство;

— розпалювання конфліктів на ґрунті зіткнення ін­тересів;

— ухиляння від сплати податків;

— продаж неякісної продукції;

— розкриття таємниць компанії;

— незаконне використання інформації, отриманої у довірливій розмові та ін.

Фірми, які дорожать своєю репутацією, доводять до своїх працівників ті етичні норми, що є звичними не тільки для власної країни, а й для всього світу. Враху­вання етичних норм у таких організаціях здійснюється ще при розробленні стратегії і забезпечується контро­лем етичної поведінки.

2. Вимірювання досягнутих результатів і зістав­лення їх зі стандартами. Цей етап контролю передба­чає:

— визначення масштабу відхилень;

— вимірювання результатів;

— передавання інформації про отримані результати;

— оцінювання досягнутих результатів.

Масштаб відхилень — відхилення від заданої тра­єкторії, яке необхідно фіксувати у процесі вимірюван­ня. При цьому слід враховувати, що надто великий мас­штаб збільшує ризик несвоєчасного виявлення відхи­лень, а надто малий — спричиняє реагування системи контролю на незначні відхилення і потребує зайвих коштів на перевірку їх впливу на стан контрольованого об'єкта. Тому система контролю повинна спрацьовува­ти лише тоді, коли мають місце істотні для об'єкта кон­тролю відхилення від стандартів.

Вимірювання результатів — це встановлення фактично досягнутих результатів, які характеризу­ють стан об'єкта контролю. Система вимірювання по­винна відповідати тому виду діяльності, який контро­люють. Розрізняють фізичний та динамічний виміри. Фізичний вимір стосується розміру, форми, зовніш­нього вигляду об'єкта контролю. Основні одиниці — штуки, тонни, кілометри, гривні тощо. Динамічний вимір характеризує рівень використання ресурсів за якістю чи властивістю (наприклад, фондовіддача, ма­теріаломісткість, продуктивність). При вимірюванні важливо, щоб швидкість, повторюваність і точність контролю узгоджувалися з діяльністю, що підлягає контролю. Недотримання цієї вимоги призводить до зайвих витрат.

Передавання інформації — це процес надсилання отриманої у процесі вимірювання інформації особі, що приймає рішення. Інформацію слід передавати у той момент, коли це потрібно для прийняття рішення. Тому необхідно з'ясувати, кому передавати інформацію, у якій формі, з якою регулярністю і як швидко вона має надходити; як забезпечити її повноту і достовірність. Часто ці питання вирішують, застосовуючи комп'ютер­ні інформаційні технології.

Оцінювання інформації — це зіставлення фактич­них результатів зі стандартами і визначення ступеня їх досягнення. Передбачає обов'язкове з'ясування досто­вірності отриманої інформації особою, яка приймає рі­шення. Ця ланка у процесі контролю мусить бути чітко налагоджена, щоб уникнути прийняття неефективного рішення про коригування дій.

3. Прийняття рішень про коригування дій. Від пра­вильності дій на цьому етапі залежить ефективність функціонування організації. З огляду на це менеджер може обрати три лінії поведінки:

а) не втручатись у перебіг процесу (коли фактичні результати відповідають установленим стандартам);

б) коригувати дії, знайшовши причини, через які стандартів не досягнуто. Існує два види коригуючого впливу — ліквідація причин відхилення (якщо вони мо­жуть бути усунуті силами фірми) або ж пошуки кращих способів пристосування до нових зовнішніх умов (на­приклад, зниження обсягу продажу продукції свідчить або про закінчення життєвого циклу продукту, тому його необхідно знімати з виробництва, або ж про неефектив­ність тактики збуту, тому її слід змінити відповідно до нових тенденцій ринку);

в) переглянути стандарти, цілі, якщо вони нереаль­ні. Такі випадки найчастіше трапляються, коли керів­ник ідеалізує ділові та професійні якості своїх підлег­лих, занадто оптимістично оцінює ситуацію; за несподі­ваності зміни зовнішнього середовища в небажаному для організації напрямі (наприклад, скасування пільг, якими користувалась фірма). Часто зміна стандартів пов'язана зі зміною вимог споживачів до продукту, який випускає фірма.

Модель процесу контролю відображає не лише послідовність етапів контролювання, а і його двофункціональність:

— усунення відхилень і причин, що їх зумовлю­ють;

— підкріплення досягнутого успіху.

Отже, контроль є ефективним інструментом мене­джерів у забезпеченні реалізації вибраної стратегії.

6. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЕФЕКТИВНОСТІ КОНТРОЛЮ. ВПРОВАДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНО- УПРАВЛІНСЬКОЇ СИСТЕМИ КОНТРОЛЮ

Для того, щоб контроль міг виконати своє справжнє завдання, тобто забезпечити досягнення мети організації, він повинен мати деякі важливі характеристики.

1. Стратегічна спрямованість контролю

2. Орієнтація на результати

3. Відповідність справі

4. Своєчасність контролю

5. Гнучкість контролю

6. Простота контролю

7. Економічність контролю

На окремих промислових підприємствах і в об'єднаннях впроваджено і успішно функціонує універсальна автоматизована система контролю за виконанням і оцінкою якості роботи службовців (УАСКВ) на базі ЕОМ. Універсальна автоматизована система контролю виконання рішень (УАСКВ) являє собою комплекс взаємопов'язаних правил і положень, що визначають порядок видачі завдань підрозділам і працівникам підприємства, перевірки строків виконання і кількісної оцінки якості виконання цих завдань, автоматизованої переробки інформації, пов'язаної з контролем виконання і кількісної оцінки якості роботи колективів і окремих працівників, з їх моральним і матеріальним стимулюванням.

Технічною базою УАСКВ є центральний пункт системи (ЦПС), оснащений засобами прийому і передачі інформації, а також інформаційно-обчислювальний центр (ІВЦ) – у тій частині, яка обслуговує цю систему.

Функціонування УАСКВ здійснюється за такою схемою. Всі завдання, що підлягають контролю, передаються на Центральний пункт системи і після кодування пересилаються в Інформаційно-обчислювальний центр для введення в ЕОМ. Регулярно, до початку чергового місяця ЕОМ видає перелік завдань, які слід буде виконувати працівникам кожного підрозділу, а за 3 – 5 днів до закінчення строку виконання завдань ЕОМ видає нагадування. Виконавець повинен повідомити про виконану роботу свого керівника (куратора) і одночасно інформує про це ЦПС. При відсутності повідомлення про виконання завдання ЕОМ починає підліковувати дні запізнення, починаючи з дня, наступного після завершення встановленого строку виконання. На підставі інформації про строки виконання завдань і оцінки їх якості ЕОМ щоденно розраховує показники кількісної роботи виконавців. Використання сучасних комп'ютерних засобів для контролю виконання рішень дає значний соціально-економічний ефект: знижується кількість невиконаних завдань, кількість запізнень із строками виконання, зростає виконавча і трудова дисципліна в колективі.

7. СИСТЕМА КОНТРОЛЮ ВИРОБНИЧИХ ПРОЦЕСІВ

Під системою контролю виробничих процесів в умовах розвитку ринкових відносин слід розуміти механізм контролю за такими елементами виробничо-господарської діяльності, як науковий пошук, проектування, розробка технологій, підготовка виробництва, основне виробництво, реалізація продукції та маркетинговий пошук. Система контролю виробничих процесів призначена для оцінки ефективності виконання всіх етапів циклу створення та реалізації продукції з метою забезпечення її конкурентоспроможності на внутрішньому та світо­вому ринку. Основним завданням системи в умовах розвитку ринкових відносин є забезпечення такого рівня якості продукції, який задоволь­нятиме споживача, вимагатиме мінімальних витрат і даватиме змогу виконувати замовлення у встановлені терміни. Незважаючи на відмі­нності, якими характеризуються різні системи контролю виробничих процесів, усі вони мають спільні риси.

Вивчення досвіду показало, що процес забезпечення ефективності системи контролю виробничих процесів на підприємствах повинен складатися з п'ятьох етапів, а саме:

— встановлення заданого рівня якості, який відповідає вимогам споживача;

— створення умов для досягнення відповідного рівня якості (розробка технології, підготовка обладнання, придбання матеріалів, добір і навчання працівників, організація технічного контролю);

— налагодження виробничого процесу з мстою якісного виготов­лення виробів;

— ліквідації виявлених недоліків у якості продукції і виробничого процесу;

— забезпечення стабілізації досягнутого рівня якості продукції.

Система контролю виробничих процесів створюється на підприєм­ствах з метою здійснення єдиних, об'єктивних і ефективних методів підвищення ефективності виробництва. Ця система бере участь в управ­лінні виробництвом і тому належить до апарату управління.

Система контролю виробничих процесів повинна бути самостійним структурним підрозділом підприємства і очолюватися заступником директора з якості. Функціями системи є аналіз конструктивних, технологічних, виробничих та експлуатаційних дефектів, виявлення помилок у кресленнях, схемах, технічних умовах, технологічних картах й іншій технічній документації, контроль якості матеріалів, напівфаб­рикатів, комплектуючих виробів, які надходять на підприємство, перевірка їхньої відповідності вимогам документації, стеження за над­ходженням на виробництво тільки потрібних матеріалів і деталей, які пройшли контроль і випробування, контроль якості інструментів і осна­щення власного виробництва, які надходять в експлуатацію, а також інспектування стану оснащення і інструментів, які перебувають в експлуатації.

Система контролю виробничих процесів суттєво впливає на кін­цеві результати діяльності підприємства, за її допомогою органі­зовують забезпечення виготовлення якісної, конкурентоспроможної продукції.

ВИСНОВКИ

Контроль як завершальна стадія процесу управління безпосередньо впливає на ефективність здійснення інших управлінських функцій — плануван­ня, організування, мотивування. Так, навіть найкращі плани не будуть здійснені, якщо не забезпечити кон­троль за їх реалізацією. Ефективне функціонування ор­ганізаційної структури можливе лише за умови належ­ного контролю за роботою її підрозділів менеджерами вищої ланки. Нарешті, функція мотивації буде викону­ватися лише за умови відповідності розміру винагороди досягнутим результатам, для чого необхідно їх оцінити.

Контроль — елемент і чинник управління економічними суб'єктами, процесом, який полягає у нагляді за ними з метою перевірки відпо­відності їх стану законодавчим нормам, стратегіям, цілям тощо.

Функція контроль належить до тих обов'язків керівника, які не підлягають делегуванню. На практиці здійснюється контроль і третіми особами, тобто управ­лінцями, що спеціалізуються винятково на контролі. Во­ни вирішують, які види контролю необхідні фірмі, роз­робляють та впроваджують системи контролю і вжива­ють заходів, що ґрунтуються на отриманій інформації.

ЛІТЕРАТУРА

1. Андрушків Б.М., Кузьмін О.Є. Основи менеджменту. — Львів: Світ, 1995. — 296 с.

2. Ансофф И. Стратегическое керування: Пер. с англ. -М.: Економіка, 1989

3. Веснин В.Р. Основы менеджменту. - М.: «Тріада,ЛТД», 1997

4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент, М.: Гардарика, 1998

5. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: Банки і біржі. ЮНИТИ, 1995

6. Глухів В.В. Основы менеджменту. - С._Петербург.: «Спец. література», 1995

7. Завадський Й.С. Менеджмент.—Т.1.—Видавництво 2-е.—К.: Україно-фінський інститут менеджменту і бізнесу, 1998.— 542с.

8. Менеджмент організацій: Підручник / За заг. ред. Л. І. Федулової. - К.: Либідь, 2003. - 448 с.

9. Кузьмін О. Є., Мельник О. Г.Основи менеджменту: Підручник. — К.: «Академ-видав», 2003. — 416 с.

10. Стадник В. В., Йохна М. А. Менеджмент: Посібник. — К.: «Академ-видав», 2003. — 464 с.

11. Шегда А.В. Основы менеджмента: Учебное пособие. — К.: Товариство «Знання», КОО, 1998. — 512 с.