Автоматизация
управленческого учета и бюджетирования
Алексей
Федосеев, директор по информационным проектам, Яна Рочкус, консультант по
внедрению программных продуктов
Перед вами
первая статья из цикла, посвященного автоматизации управленческого учета и
бюджетирования. В настоящее время, эти темы становятся все более популярными
среди новых российских управленцев. Мы же считаем их ключевыми для выхода на
уровень нового, регулярного и эффективного ведения бизнеса. Мы намеренно
объединяем понятия управленческого учета и бюджетирования, так как уверены, что
только решение "в связке" задачи чистого учета и планирования может
позволить добиться положительного результата. Этот вывод базируется на
классическом представлении управленческого цикла и возможностях автоматизации.
Поиск
причины
Традиционно,
сначала задайте себе вопрос - для чего Вы собираетесь автоматизировать систему
управления? Все ответы на этот вопрос можно разделить на три типа:
Большой объем
разнообразных операций. Без автоматизированной системы затраты на обработку
такого количества информации неимоверно велики, а сроки обработки данных не
удовлетворяют менеджеров. Практически невозможно получить необходимую информацию
нужного качества в нужном объеме, а главное в требуемые сроки для принятия
управленческого решения.
Хочу знать,
сколько реально зарабатывает и тратит предприятие. Хочу видеть, какие области
наиболее затратные и куда уходят средства компании. При этом ставится задача
автоматизации отдельных, наиболее важных функций.
Ну, так сейчас
поступают многие, мне порекомендовали друзья, слышал, что есть у конкурентов
или посоветовали аудиторы.
На практике,
любой из вариантов ответа можно отнести к одному из этих типов. Ответы
различаются по степени готовности предприятий к решению задачи и требуют
принципиально разных подходов к подбору программных средств. В зависимости от
ответа, который Вы честно себе дадите, будет зависеть план внедрения и
функциональные требования к ПО.
Игрушка для
босса
Если Ваш ответ
близок по смыслу к третьему варианту, Вам нужна система первоначальной
"пробы пера". Соответственно, и план внедрения должен быть направлен
на решение именно этой задачи. Чаще всего такие системы становятся инструментом
для одного - двух сотрудников компании, которые сами находят и вводят
фактические данные, составляют планы (часть функциональных или операционных
бюджетов), проводят анализ данных. Если систему купили для руководителя, то,
скорее всего, через 1-3 месяца "забав" он забросит это ПО, так как
практической пользы в управлении компанией от него будет крайне мало. Если
программное обеспечение купили для подчиненных, влияние результатов их работы с
такими системами на принятие решения будет еще меньше, чем в первом примере. В
любом случае, прямое влияние на эффективность работы предприятия будет
минимальным. Единственное, что может быть полезным - это получение базового
представления об автоматизированных системах руководителем и сотрудниками и принятие
уже осознанного решения о необходимости внедрения комплексной информационной
системы на предприятии. Разумно, чтобы итоговая стоимость такого
решения-игрушки соответствовала результату использования.
Чтобы решить
задачу
При втором
варианте ответа, руководитель ставит перед системой конкретную задачу.
Например, необходимо знать, сколько в данный момент товара на складе, какова
сумма дебиторской задолженности, сколько произведено продукции или сколько
потрачено средств. Самое интересное в таких ситуациях, что примерно в половине
случаев программа, рассматриваемая как решение этих задач, таковой не является.
Часто решение лежит вне возможностей внедренцев и ПО, а зависит от внутренних
показателей: уровня квалификации персонала, наличия регламентов функционирования
системы управления, достаточности финансовых и материальных ресурсов, наконец,
уровня подготовки и исполнения решений.
Как вы
понимаете, в таком случае возможно два варианта развития событий: или от
использования приобретенного ПО отказываются (оно не решает поставленных
задач), или постепенно роль и функции ПО трансформируются и оно занимает
какое-то локальное место в системе управления, тоже малозначимое. Если же на
практике программа помогает решить поставленные задачи, то оно успешно
вписывается в общую информационную инфраструктуру предприятия и занимает в ней
место адекватное значимости решаемых задач. Соответственно, чтобы заранее
просчитать эффективность приобретаемого программного продукта, нужно
внимательно оценить степень соответствия функционала ПО стоящим задачам и
разработать план внедрения, направленный на формализацию и автоматизацию этих
задач.
Естественно,
что и в этом случае стоимость решения должна быть сопоставима с результатами от
решения поставленных задач. Условно говоря, если в результате внедрения системы
управления товарными запасами, "стоки" снизятся на 10% и,
соответственно, сократятся затраты на обслуживание кредитов под оборотные
средства, то можно определить и допустимую стоимость решения этой задачи.
Кстати, сразу же возникает вопрос об окупаемости внедренной автоматизированной
системы. Исходя из опыта работы российских компаний и скорости развития
информационных технологий, норма окупаемости таких систем должна быть 3-9
месяцев.
Чтобы решать
текущие и будущие задачи
Остается самый
серьезный случай, требующий решения для автоматизации всей системы
управленческого учета и бюджетирования. Тогда и план внедрения, и функционал
системы должны позволить решить все стоящие задачи и, что более важно, задачи,
которые могут возникнуть в течение эксплуатации внедрения ПО. Такие системы
выбираются не только и не столько для решения конкретных задач, сколько для
полноценной информационной поддержки всего управленческого цикла и построения
эффективной системы управления предприятием, как конкурентного преимущества.
Окупаемость
таких систем обычно происходит за 9-27 месяцев эксплуатации при грамотном
внедрении и добросовестной эксплуатации.
Рисунок 1.
Позиционирование системы в зависимости от стоящей задачи и возможностей ПО
По нашей
оценке, в настоящее время в России предприятия, которым нужна та или иная
система, соотносятся соответственно описанным вариантам как 45:45:10.
В то же время,
наблюдается тенденция перемещения пользователей из первой группы во вторую, а
из второй в третью. При этом скорость первого перехода значительно выше
скорости второго.
Как выбрать
нужное ПО?
Разумно
предположить, что для обучения и получения первого опыта оптимальны простые,
базовые версии ПО, имеющие уже готовую настройку для ведения управленческого
учета в части хозяйственных операций, но обладающие возможностью
конфигурирования, изменения хотя бы части имеющихся настроек. Это необходимо
для первоначального запуска и приобретения навыков работы с автоматизированной
системой, а также развития навыков и получения первого опыта настройки ПО для
решения конкретных задач. Хорошо, если для выбранного программного продукта
будет существовать более сложная версия, предназначенная уже для решения реальных
задач. В будущем, после освоения базового функционала, можно будет
усовершенствовать свою программу, т.е. сделать "upgrade".
Для систем
среднего класса (по степени комплексности решения задач) самым важным является
их подготовленность к решению поставленных задач. С учетом того, что ПО должно
бороться именно с проблемами и причинами их возникновения, а следствиями,
функциональность программы должна предполагать усложнение и увеличение
количества решаемых задач в пределах определенной зональной области. Например,
если сейчас стоит задача ведения бюджета выплат, то в будущем надо предполагать
ведение бюджета движения денежных средств и управления платежеспособностью в
целом.
Системы для
решения комплекса задач по информационной поддержке цикла управления, должны
быть на 20-50% избыточнее по функционалу, чем требуется в момент внедрения,
надежны как в эксплуатации, так и с точки зрения поставщика и внедренца. Такие
системы должны позволять вести весь список хозяйственных операций в компании,
включая внутрихолдинговые, составлять всю систему бюджетов и показателей
(индикаторов) финансово-хозяйственной деятельности. Гибкость таких систем
должна быть максимальна, так как для российских холдингов характерно частое
возникновение новых бизнесов и изменения правил управленческого учета с
тенденцией к их усложнению. Здесь очень важное свойство - это ведение всего
спектра хозяйственных операций с получением настраиваемых форм бюджетов,
включая бюджет по балансу. Полную и актуальную информацию по текущему состоянию
предприятия может представить только Баланс. Причем данный отчет должен быть
построен на основании управленческой информации.
Соответственно,
система без составления всех управленческих форм отчетности с выходом на
управленческий баланс, не может, по определению, считаться оптимальной для
комплексной автоматизации управленческого учета.
В следующей
статье мы продолжим эту тему и рассмотрим принципы построения и доминирования
автоматизированных систем для внедрения управленческого учета и бюджетирования.
Список
литературы
Для подготовки
данной работы были использованы материалы с сайта http://aup.ru/