Діловодство,його законодавче та нормативно-методичне регулювання
Зміст
Вступ
1.Законодавчерегулювання діловодства
2.Нормативно-правоверегулювання діловодства
3.Нормативно-методичнерегулювання діловодства
Списоквикористаної літератури
Вступ
В даний часрегламентація документування, організації і технології документаційногозабезпечення управління ведеться в декількох напрямках: законодавчерегулювання, стандартизація, розробка нормативних і нормативно-методичнихдокументів загальнодержавного дії.
Вищої правовоїзначимістю мають закони Російської Федерації.Федеральнийзакон Російської Федерації «Про інформацію, інформатизації і захистуінформації» закріпив обов'язковість документування інформації, встановив рядтермінів (інформація, інформатизація, інформаційні ресурси, документованаінформація та ін.), врегулював відносини, що виникають при створенні тавикористанні інформаційних технологій, встановив обов'язковість наданняінформації державним органам. Федеральний закон «Про бухгалтерський облік»,вказавши, що бухгалтерський облік здійснюється шляхом суцільного, ідокументального обліку всіх господарських операцій, спеціальною статтею (ст.9)визначив правила первинних облікових документів. У ній підкреслюється, що всігосподарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятисявиправдувальними документами. Ці служать первинними обліковими документами. Прицьому закон допускає створення первинних і зведених облікових документів напаперових та машинних носіях інформації. В останньому випадку організаціяповинна виготовляти копії таких документів на паперових носіях для іншихучасників господарських операцій, а також на вимогу органів, що здійснюютьконтроль.
Прообов'язковість документування говориться і в інших законодавчих актах. Так,Цивільний кодекс Російської Федерації визначив правові основи не тількидіяльності юридичних осіб, але і її документування. Наприклад, ст.184 і 185визначають, що комерційне представництво здійснюється на підставі договору,укладеного в письмовій формі, та довіреності, тобто письмового уповноваження,що видається однією особою іншій.
У ряді статейвстановлені вимоги до складу інформації (змісту) документів і їх оформлення,Так, ст.52 ЦК РФ містить вимогу до змісту статуту та установчого договору, напідставі яких діють юридичні особи; ст.185 і 186 визначають реквізити такогодокумента, як доручення; в ст.878 визначено формуляр чека і т.д.
Федеральнізакони «Про акціонерні товариства» та «Про товариства з обмеженоювідповідальністю» поряд з правовими нормами створення, реорганізації,ліквідації товариств значну увагу приділяють порядку документування їхдіяльності, правилами складання та оформлення низки документів.
Стаття 89 закону«Про акціонерні товариства» та ст.50 закону «Про товариства з обмеженоювідповідальністю» визначають обов'язки товариств щодо зберігання документів.Закон встановив обов'язковість зберігання документів товариств ходіння їхвиконавчих органів. Товариства відповідають впорядкованість документів, повинніпроводити роботу з їх збереження відповідно до вказівок і рекомендацій архівнихорганів Російської Федерації.
Ця норма тіснопов'язана з вимогами Основ законодавства Російської Федерації про Архівний фондРосійської Федерації і архівах, які встановили, що в Архівний фонд РосійськоїФедерації входять документи, що знаходяться на її території, незалежно відформи власності організацій, в яких вони утворилися. Тому багато документівустанов, організацій та підприємств після закінчення певного терміну повинніпередаватися на зберігання до державних архівів у порядку, визначеномунормативними документами.
Закон «Про мовинародів Російської Федерації» (в редакції від 24 липня 1998р.) (ст.16) визначаєобов'язковість ведення діловодства на території Росії російською мовою.
У Федеральнимзаконі «Про основи державної служби Російської Федерації», присвяченомуправовим засадам організації державної служби і положенню державних службовців,регламентується порядок документування проходження державної служби, оформленнятрудового договору і обов'язковість ведення особової справи.
Постановою урядуРосійської Федерації в 1997р. затверджені «Правила підготовки правових актівфедеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації». У Правилахзазначений процес підготовки проекту нормативно-правового акта, йогопогодження, підписання, затвердження, оформлення, строки підготовки. Визначенотакож порядок його державної реєстрації в Міністерстві юстиції РФ (внесення доДержавного реєстру нормативних правових актів та присвоєння йому реєстраційногономера). При порушенні вимог, викладених у Правилах, документ не набираєчинності.
Законодавчимиактами Російської Федерації регулюються вимоги до документів, що пересилаютьсяза допомогою різноманітних засобів зв'язку (пошта, телеграф, факсимільні іелектронні повідомлення), вимоги до захисту інформації на різних стадіях їїстворення та зберігання, наданню документам офіційності (юридичної сили). У нихтакож містяться засади регулювання процесів інформатизації. 3акону встановленоправо власності на окремі документи і масиви документації, категорії інформаціїза рівнями доступу до неї.
Ряд правовихактів містить норми, які необхідно враховувати при складанні та оформленніуправлінських документів. До таких актів належать, наприклад, закон РФ «0товарних знаках, знаках обслуговування і найменуваннях місць походженнятоварів», який визначає порядок реєстрації емблеми підприємства, що поміщаєтьсяна бланку; постанову Уряду РФ «Про впорядкування виготовлення, використання,зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням державного гербаРосійської Федерації »і ін
Таким чином, учинному законодавстві міститься значна кількість обов'язкових для виконаннянорм, правил і вимог до документування різних напрямів діяльності державних танедержавних організацій, до оформлення тих чи інших видів документів, їхзмістом і структурою тексту. Фахівець у галузі діловодства зобов'язаний знатичинне законодавство країни і стежити за його змінами, так як ці знаннястановлять одне з найважливіших професійних якостей, без якого неможливозайматися діловодством на сучасному рівні.
1. Законодавчерегулювання діловодства
У РосійськійФедерації регламентація документування та порядку роботи з документамирозвивається, перш за все, в напрямку законодавчого регулювання. Паралельноприводяться у відповідність з мінливим законодавством державні стандартинормативно-методичні документи загальнодержавного дії.
Вищої правовоїзначимістю мають закони Російської Федерації. Правові акти несуть владнуфункцію і обов'язкові до застосування в тій області діяльності, на яку вонипоширюються. Законодавча регламентація документування і роботи з документамизнаходиться в даний час в Російській Федерації в стадії становлення.
Прообов'язковість документування йдеться і в ряді інших законодавчих актів.Цивільне законодавство регулює правове становище юридичних і фізичних осіб упроцесах підприємницької діяльності, а також документування різних відносин, щовиникають між її учасниками. Основу цивільного законодавства становитьЦивільний кодекс Російської Федерації (далі — ГКРФ), який визначив правовіоснови діяльності юридичних осіб; і взаємовідносин юридичних і фізичних осіб,підстави прав власності.
Ряд законодавчихактів містить норми, які враховуються при складанні та оформленні документів.Так, ст.16 Закону РФ від 25.10.1991 №1807-1 «Про мови народів РосійськоїФедерації» визначає: «на території Російської Федерації офіційнеділоводство в державних органах, організаціях, на підприємствах і в установахведеться російською мовою як державною мовою Російської Федерації. Офіційне діловодствов республіках ведеться також на державних мовах даних республік ».
У РосійськійФедерації розроблена національна система стандартизації, яка визначає порядокрозробки та використання стандартів і об'єднує всі державні стандарти, якідіють на території Росії. Законом встановлений статус стандарту, принципистандартизації, види документів по стандартизація та принципи їх застосування.Принципова відмінність сучасних стандартів полягає в їх рекомендаційномухарактері — стандарти застосовуються на добровільній основі. Відповідно дозакону встановлені наступні категорії документів у галузі стандартизації:
• національністандарти;
• правиластандартизації, норми і рекомендації в галузі стандартизації;
•загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації;
• стандартиорганізацій.
У числінаціональних стандартів діє цілий ряд стандартів встановлюють правилаоформлення документів.
У 1990-і рр…створена правова основа зберігання документів. В Основах законодавстваРосійської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах складуАрхівного фонду РФ включає дві частини: державну і недержавну. Державна частинаформується з документів федеральних органів державної влади, а також установ,організацій і підприємств, віднесених до федеральної власності. Недержавнучастина Архівного фонду РФ складають архівні фонди та архівні документи, щознаходяться у власності громадських об'єднань та організацій, релігійнихоб'єднань і організацій, а також у приватній власності. Віднесення документівдо складу архівного фонду Російської Федерації здійснюється органами іустановами Федеральної архівної служби Росії (Росархів) разом з власником цихдокументів на підставі угоди (договору) після експертизи, їх цінності. Росархіввідповідно до Положення про нього має право отримувати від організаційнезалежно від їх відомчої підпорядкованості необхідні матеріали про роботуархівів і про організацію документів у діловодстві.
Таким чином,законодавче регулювання найрізноманітніших аспектів роботи з документами міститьсяв цілому ряді правових актів. У чинне законодавство включено значну кількістьобов'язкових для виконання норм, правил і вимог до документування різнихнапрямів діяльності державних та недержавних організацій, до оформлення тих чиінших видів документів, до їх змісту і структурі тексту.
Поряд іззаконодавчою регламентацією норми роботи з документами зачіпаються в ціломуряді указів Президента, постанов і розпоряджень Уряду РФ. Ці підзаконні активстановлюють норми роботи з документами, які не знайшли відображення взаконодавчих актах.
Характерноюрисою сучасності є створення законодавчої основи збору, обробки, використання,збереження і передачі інформації. Це свідчить про докорінну зміну державноїполітики в сфері формування інформаційних ресурсів. Разом з тим помітнозмінюється ставлення в суспільстві до організації інформаційних ресурсів.Управлінці проявляють все більшу зацікавленість до проблем законодавчогорегулювання і забезпечення їх діяльності. Практичні працівникинайрізноманітніших управлінських систем приходять до усвідомлення того, щоінформація і документ як її носій, пронизуючи всі аспекти управління, надаютьбезпосередню і цілеспрямований вплив на результативну роботу у всіх галузяхлюдської діяльності.
2. Нормативно-правоверегулювання діловодства
законодавчаархів документ
На основі та навиконання федеральних законів, указів і розпоряджень Президента РосійськоїФедерації, постанов і розпоряджень Уряду РФ федеральними органами виконавчоївлади видаються нормативні правові акти. До нормативних правових актівпостановою Уряду РФ віднесені постанови, накази, розпорядження, правила,інструкції, положення. Нормативно-правові акти видаються також з ініціативифедеральних органів виконавчої влади в межах їх компетенції.
Постановою УрядуРФ затверджені правила підготовки правових актів федеральних органів виконавчоївлади та їх державної реєстрації, де визначено процес підготовки проектунормативно-правового акта, його погодження, підписання, затвердження,оформлення, строки підготовки і встановлено Порядок його державної реєстрації(внесення до Державного реєстру нормативних правових актів та присвоєння йомуреєстраційного номера) у Мін'юсті Росії. При порушенні вимог, викладених управилах, документ не набирає чинності.
Типоваінструкція призначена для федеральних органів виконавчої влади, однак, службиділоводства організацій будь-яких форм власності і напрямів діяльності можутьвикористовувати її як нормативну основу при створенні системи діловодстваконкретної організації.
Методика ітехнологія зберігання документів у діловодстві в архіві розроблена такожархівними органами. У загальних рисах вона склалася в середині 1960-х рр… З1987 р. багато років діяли Основні правила роботи відомчих архівів, якіпредставляли собою базовий нормативно-методичний визначав правила зберіганнядокументів в діловодстві (оперативне зберігання) і у відомчому архіві. У 2002р.Федеральна архівна служба Росії підготувала новий нормативний документ, щовстановлює корми і технологію роботи архіву організації. Цей норматив не змінюєкардинальним чином ситуацію, і діючу багато років технологію зберіганнядокументів, тобто певна спадкоємність в порівнянні з Правилами 1987зберігається. Проте перегляд основних правил був необхідний у Зв'язку іззмінами, по-перше, правових основ архівної справи в РФ, по-друге, практичноповсюдним впровадженням у діловодство інформаційних технологій, а також зурахуванням того, що виникла маса організацій різних організаційно-правовихформ. Основні правила роботи архівів організацій містять цілий ряд розділів,спрямованих на регламентацію зберігання документів у діловодстві організацій.
Серед них:
• вимоги дономенклатури справ, їх види, порядок складання, узгодження, затвердження,заповнення, ведення і зберігання;
• правилаформування справ у діловодстві;
• організація іпорядок проведення експертизи цінності документів у діловодстві;
• підготовкасправ до передачі в архів: оформлення справ (нумерація, підшивка, оформленняобкладинки і т. д.), складання та оформлення описів, передача справ в архів;
• порядоквиділення документів до знищення;
• оформленнязнищення документів з простроченим терміном зберігання;
• порядокпередачі справ з діловодства в архів. Дуже істотні зміни в Основних правилах (упорівнянні з редакцією 1987р.) пов'язані з експертизою цінності документів.Крім управлінської документації (в основному на паперових носіях) до Правилвключені нормативно-методичні основи експертизи цінності електроннихдокументів.
До складуОсновних правил включені уніфіковані форми документів (номенклатура справ,опис, обкладинка справи, лист — засвідчував і тощо), якими оформляєтьсязберігання документів у діловодстві організації та здійснюється їх облік тапередача в архів. Вони містять порядок оформлення, затвердження, погодження і єобов'язковими при створенні конкретної системи діловодства.
Також правиламістять методику роботи з документами в архіві організації. Істотне значення впитаннях організації зберігання документів мають терміни зберігання. Основниминормативними документами, на основі яких визначаються терміни зберіганнядокументів, є переліки із зазначенням строків зберігання. Розрізняють типові тавідомчі переліки. Типові переліки розробляються і затверджуються Росархивом,вони є нормативним Документом загальної дії і встановлюють терміни зберіганнядокументів, які виникають в результаті документування однотипних функцій(наприклад, таких, як організація системи управління, планування діяльності,фінансування діяльності, облік і звітність, інформаційне обслуговування,кадрове забезпечення та ін.)
Організації, щоне мають відомчих переліків, при визначенні термінів зберігання своїхдокументів користуються типовим переліком.
Одночасно зрозвитком робіт з уніфікації та стандартизації почалися роботи щодокласифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації,створена в даний час система класифікаторів є мовою формалізованого описуданих, які використовуються у процесах управління. Для діловодних службособливе значення має Загальноросійський класифікатор управлінської документації(ОКУД), який представляє собою номенклатуру уніфікованих систем документації іуніфікованих форм документів. Класифікатор містить найменування видівдокументів і їх коди, які є ідентифікаторами форм документів і обов'язковоскладаються в бланках. До складу уніфікованих управлінських документів входятьтакі системи документації.
Уніфікованасистема банківської документації:
• платіжнадокументація за безготівковими розрахунками через банки;
• документаціїпо кредитних операціях банків;
• документаціяпо контролю за витрачанням коштів на оплату праці та виплати соціально-трудовихресурсів;
• документаціяза операціями банків, пов'язана з міжнародними розрахунками;
• вихіднадокументація банків;
• документаціяза безготівковими розрахунками через банки — всередині банківські формидокументів;
• документаціяпо емісійно-касових і бюджетним операціями банків — всередині банківські формидокументів;
• документаціяпо контролю за витрачанням коштів на оплату праці та виплати соціально-трудових
Уніфікованасистема фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетнихустанов та організацій:
• фінансовадокументація;
• звітнабухгалтерська документація, бюджетних установ і організацій;
• обліковабухгалтерська документація.
Уніфікованасистема звітно-статистичної документації:
• документаціяза статистикою національних рахунків та економічних балансів;
• документаціяза статистикою науково-технічного потенціалу та інноваційного поступу;
• документаціязі статистики праці;
• документаціяпо статистиці фінансів;
• документаціяпо соціальній статистиці;
• документаціязі статистики промисловості;
• документаціяза статистикою сільського господарства і заготівель сільськогосподарськоїпродукції;
• документаціяза статистикою капітального будівництва;
• документаціяза статистикою зовнішньоекономічних зв'язків;
• документаціяза статистикою споживчого ринку та його інфраструктури;
Уніфікованасистема облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств:
• звітнабухгалтерська документація;
• регістрибухгалтерського обліку;
Уніфікованасистема документації з праці:
• документаціяза станом ринку праці;
• документаціяпо трудових відносин;
• документаціяпо підвищенню кваліфікації працівників органів по праці;
• документація зохорони праці;
• документаціяза мінімальними споживчими бюджетам;
• документаціяза зверненнями до органів з праці.
3. Нормативно-методичнерегулювання діловодства
Взаємовідносиниорганізацій, установ, ділове документне спілкування на всіх рівнях маєздійснюватися за єдиними загальноприйнятим правилам. Робота з документами вбудь-якій організації, незалежно від її організаційно-правової форми, повиннабудуватися на основі законодавчо-правових і нормативно-методичних актів, щостосуються питань документування і роботи з документами. В даний час вРосійській Федерації діє ряд загальнодержавних нормативно-правових актів, щорегламентують загальні правила підготовки, оформлення та організації роботи здокументами в організаціях і установах. Нормативно-методичні документи з документаційногозабезпечення управління розробляються різними органами державної влади тауправління відповідно до їх компетенції.
Нормативно-методичнабаза діловодства — це сукупність законів, нормативних правових актів таметодичних документів, що регламентують технологію створення документів, їхобробки, зберігання і використання у поточній діяльності установи, а такождіяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічнезабезпечення та інші аспекти.
Нормативно-методичнабаза діловодства регулює правила оформлення документів; правила роботи здокументами, забезпечення збереження документів; порядок передачі документів наархівне зберігання; роботу служби діловодства; впровадження нових інформаційнихтехнологій у роботі з документами; роботу з документами, що мають грифобмеження доступу; юридичні аспекти, пов'язані з документами, та інші питання.
Списоквикористаної літератури
1.Державний стандарт Російської Федерації ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівнасправа. Терміни та визначення (затв. постановою Держстандарту РФ від 27 лютого1998 року 28).
2.Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ). Основніположення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення.- М.: Головархів СРСР, 1991.
3.Типова інструкція з діловодства. Затверджено наказом Росархіву від 27 листопада2000 року 68. — М.: Росархів, 2001.
4.Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. — М.: Держстандарт, 1998.
5.Кузнєцова Т.В. Журналу Діловодство — 10 років / / Трудове право, 2007, 9
6.Рогожин М.Ю. Довідник з діловодства. ЗАТ Юстіцінформ. 2005.
7.Закон Російської Федерації від 25 жовтня 1991 р. № 1807-1 «Про мови народівРосійської Федерації» (зі зм. І доп. Від 24 липня 1998 р.).
8.Андрєєва В.І. Діловодство. Вид. 6-е, перероб. і доп. — М.: ЗАТ «Бізнес-школа«Інтел-Синтез », 2000, 187