Международная« Лига развития науки и образования » ( Россия )
Международнаяассоциация развития науки,
образования икультуры России ( Италия )
« ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ»
Волгоградский филиал
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
подисциплине «Основы документационного обеспечения управления»
тема «Архивноехранение документов»
Выполнила:студентка
гр. М 301-05
Кузнецова А.В.
Проверилпреподаватель:
Исмагулов В.К.
Волгоград – 2008 г.
План:
I. Введение
II. Экспертиза ценности документов
III. Описи дел
IV.Оформление дел
V. Порядок передачи дел в архив
VI.Хранение документов в электронномвиде
VII. Заключение.
I. Введение
Делопроизводствосоставляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания(или получения) до завершения исполнения и отправки.
Документы закрепляют производственныеотношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служатписьменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иныхспоров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
На предприятии существуетследующая организационно — распорядительная документация (ОРД), применяемая приоформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятияи играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:
– организационныедокументы;
– распорядительныедокументы;
– информационно — справочные документы.
На предприятии существуеттакже служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должнапринимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющиеюридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовкаисполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиесяв процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивноехранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.
В своей работе я рассмотрю вопрос по подготовке исполненных документов кархивному хранению, выясню, что включается в этот процесс, дам понятиеследующим терминам:
- Экспертиза (оценка) научной ипрактической ценности документов;
- Описи дел;
- Оформление дел;
- Описание документов постоянногои долговременного хранения;
- Обеспечение их сохранности;
II. Экспертиза ценности документов
После того, как документы исполнены, они подлежат архивному хранению.Подготовка исполненных документов к архивному хранению и использованиювключает:
- Экспертизу (оценку) научной ипрактической ценности документов;
- Описи дел;
- Оформление дел;
- Описание документов постоянногои долговременного хранения;
- Обеспечение их сохранности;
- Передачу дел в архив учреждения,то есть в ведомственный архив.
(Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинениисоответствующей организации, не входящей в систему государственной архивнойслужбы, или являющейся структурным подразделением организации). Ведомственныйархив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи ихна государственное хранение. Но сначала экспертная комиссия организации должнапроизвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов вделопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел.
Номенклатурадел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указаниемсроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура делсоставляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел,обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационнымсправочником и используется при построении информационно-поисковой системы.Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дляорганизации.
Типоваяноменклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности иструктуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системойиндексации в отрасли и является нормативным документом.
Примернаяноменклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характерудеятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носитрекомендательный характер.
Типовые ипримерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационногообеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.
Работу поорганизации и проведению экспертизы ценности документов должна проводитьпостоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своейдеятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основнымиправилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов суказанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.
Номенклатурадля организации составляется службой документационного обеспечения на основеноменклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации,предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается сэкспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документыпоступают на государственное хранение, и утверждаются руководителеморганизации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатурудел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.
Присоставлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми ипримерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указаннымив них сроками хранения.
Экспертизаценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводитьсяежегодно.
На экспертныекомиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается:рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного хранения, в томчисле по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, неподлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документовпостоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче нагосударственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранениедокументов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПКпредложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.п.
В результатеработы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различнымисроками хранения:
- постоянногохранения в государственных архивах;
- временногохранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
- временного хранения(до 10 лет);
- подлежащиеуничтожению в связи с истечением срока хранения.
III. Описи дел
Порезультатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного,временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а такжеакты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 летвключительно).
Описи делпостоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личномусоставу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседанииэкспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.
Делавременного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены толькопосле того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока храненияи по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы введомственный архив организации.
Описьявляется учетным документом и основной частью научно – справочного аппаратаархива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах:один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй – прилагается вкачестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий – остаетсяв качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
На делапостоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составусоставляются отдельные описи.
Не подлежащиесдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно)сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделениидокументов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полногоистечения сроков их хранения. Для исключения преждевременного уничтожениядокументов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт обуничтожении, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января тогогода, в котором составлен акт. (Например, дела с трехлетним сроком хранения,законченные делопроизводством в 1999 году, могут быть включены в акт, которыйбудет составлен не ранее 1 января 2003 года).
Законченныеделопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения ипо личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены,должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Пред архивнаяподготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.
IV. Оформление дел
Оформлениедела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлениюзаверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с моментазаверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его кпередаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службыделопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного,долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.
Делавременного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, ихдопускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов,без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.
Полноеоформление дела предусматривает:
- перегруппировкудокументов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь(вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь,получающийся при формировании дела в течении года);
- нумерацию листовдела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;
- составление длянаиболее ценных дел внутренней описи документов дела;
- составлениезаверительной надписи дела;
- подшивку дела втвердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (сверевочными завязками) или переплет документов дела;
- внесениенеобходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурногоподразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовкадела, даты и др.
V. Порядок передачи дел в архив
Введомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и всоответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным сруководителем структурных подразделений и утвержденным руководителеморганизации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольныекартотеки делопроизводственной службы учреждения.
Делавременного (до10 лет) хранения в архив организации, как правило не передаются.
Принимаядела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяетправильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается вприеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема иколичество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращаетсясдатчику, остальные остаются в архиве.
В небольшихпо структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствуетспециальное подразделение – ведомственный архив. В этом случае обязанностиархивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации исвоевременную сдачу ее в государственный архив.
Взаимодействиегосударственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляетсяна договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, составпередаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное илидепозитное хранение.
Организацияможет сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве допередачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности,нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов,желания самой организации.
При сдаче делна государственное хранение организация предоставляет в государственный архив:
- отношение на имяруководства государственного архива с указанием названия организации, общегоколичества дел и крайних дат документов;
- описи в трехэкземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
- историческуюсправку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
- справку онеполной сохранности документов (если какие – либо дела утрачены).
Затем делашифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда,номера описи, номера дела.
Сверенные сописью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляетсяактом. Организация – сдатчик и государственный архив расписываются на всехэкземплярах описей и акта сдачи документов.
Дваэкземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве,третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации ихранятся постоянно в делопроизводственной службе.
VI. Хранение документов в электронной форме
С переходомделопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочениии организации хранения документов, созданных в электронной форме.
Документы вэлектронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах,быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путемсканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документнеобходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткийдиск. Документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специальновыделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях.
Прежде всего,на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещатьсядокументы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлыраскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки,которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папкеприсваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты,отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве,вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).
Хранениефайлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера.При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории надругих компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера ис ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственномкомпьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсыустанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступможет быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступатолько для чтения, либо ограничением доступа только для определенныхпользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.
Ворганизациях с большим объемом совместно используемых документов применяютсявыделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы – рассчитанные нанепрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц додесятков, сотен и даже тысяч пользователей.
Вседокументы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общихпапках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения(организации в целом) на основе стандартных классификаторов.
Один изосновных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологийв офисе – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранностьдокументов складывается из:
- устойчивогоэлектропитания;
- резервногокопирования;
- антивируснойзащиты;
- профилактики идиагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).
Особенностьэлектронного хранения состоит в направлении документов в электронный архивсразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечитьсохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск ираспределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и сиспользованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).
База данных одокументах формируется в процессе их регистрации.
Данные одокументах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы заистекший год будут исполнены. База данных используется только для справочнойработы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости отобъема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.
Документыпостоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители,обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.
Срокихранения документов не зависят от формы существования – бумажной илиэлектронной – и определяются специальными справочниками – перечнями документовс указанием сроков хранения.
В качествеместа для хранения документов архива обычно используется логический диск илинесколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учети копирование производится автоматически. В противном случае это делаетсявручную: документы разделятся по срокам хранения, создаются папки,соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документовпостоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папкахсоответствующих подразделений.
Минимальныйсрок хранения документов установлен Федеральным законом о “О бухгалтерскомучете” – пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии.Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных ипериодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителейинформации.
VII. Заключение
Подводя итог,я выяснила, что завершающимэтапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивномухранению. Но сначала экспертная комиссияорганизации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертизаценности документов в делопро-изводстве производится при составленииноменклатуры дел. Работу по организации и проведению экспертизы ценностидокументов должнапроводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации.Предархивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.
Оформлениедела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлениюзаверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с моментазаверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его кпередаче в ведомственный архив. Опись является учетным документом и основнойчастью научно – справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поискдокументов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе сделами в ведомственный архив, второй – прилагается в качестве основания кпротоколу заседания экспертной комиссии, третий – остается в качествеконтрольного экземпляра в аппарате предприятия.
Введомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и всоответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным сруководителем структурных подразделений и утвержденным руководителеморганизации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольныекартотеки делопроизводственной службы учреждения.
Организации, полностьюперешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономитьзначительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированныетехнологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции поподготовке дел к архивному хранению.
По окончанииделопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных одокументах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрациидокументов. Данные о документах организации за истекший год используются длясоставления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри деладокументы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного идолговременного хранения такой список документов дела распечатывается в видевнутренней описи и подшивается в начале дела.
Архивныеправила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременногосроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составитьподокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологииввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поискнеобходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случаепередачи документов на государственное хранение по требованию архивных органовна основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи надела постоянного и долговременного сроков хранения.
Списокиспользованной литературы:
1. Кирсанова М.В.,Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск:Сибирское соглашение, 2005.- 215с.;
2. Делопроизводство: Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В.Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005.- 243с.;
3. Андреева В.И.Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное.– М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управлениеперсоналом», 2006.- 119с.