Логистическое управление товарными запасами в аптеке

--PAGE_BREAK--Глава 1 Логистические основы управления товарными запасами. 1.1 Сущность, роль и значение закупочной логистики.
Закупочная логистика – управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

Значимым элементом микрологистической системы является подсистема закупок, организующая вход материального потока в логистическую систему. Управление материальными потоками на данном этапе имеет известную специфику, что объясняет необходимость выделения закупочной логистики в отдельный раздел изучаемой дисциплины.

Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда: сырья, полуфабрикатов и др. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:

-элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;

-элементом микрологистической системы, т.е. одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;

-самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней:

Как элемент макрологистический системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и с транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает «ввязывание» предприятия в макрологистическую систему. Идея логистики – получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников, требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической системы.

Логистическая интеграция с поставщиками достигается за счет комплекса мер экономического, технологического, технического и методологического характера. В основе интеграции должна лежать ориентация на хорошие партнерские отношения, ориентация на готовность сделать встречный шаг даже тогда, когда это не приносит никакой прибыли. В логистике отношения с поставщиками должны строиться на следующих принципах:

-Обращаться с поставщиками также, как и с клиентами фирмы

-Не забывать на деле демонстрировать общность интересов

-Знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций

-Проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика

-Соблюдать принятые на себя обязательства

-Учитывать в деловой практике интересы поставщика

Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи снабжение-производство-сбыт. Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического обеспечения (например, система МРП или КОНКОРД) обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени.

Цепь снабжение-производство-сбыт должна строиться на основе современной концепции маркетинга, то есть в начале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем исходя из нее, стратегия развития производства, и уже затем – стратегия снабжения производства. Следует отметить, что маркетинг намечает данную задачу лишь в концептуальном плане. Научный инструментарий маркетинга, нацеленный на всестороннее исследование рынка сбыта, не выработал методов, позволяющих решать задачи технико-технологической согласованности с поставщиками в зависимости от соответствующих требований, выявленных при изучении рынка сбыта. Маркетинг не предполагает также и методов системной организации всех участников процесса продвижения материалов от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. В этом плане логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовывать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.

Эффективность функционирования службы снабжения, возможность реализации перечисленных целей, как на уровне предприятия, так и на уровне макрологистики, в существенной степени зависит от системной организации самой службы снабжения.

Основные вопросы, на которые следует ответить в процессе обеспечения предприятия предметами труда, традиционны и определяются логикой снабжения:

-что закупить;

-сколько закупить;

-у кого закупить;

-на каких условиях закупить.

К традиционному перечню логистика добавляет свои вопросы:

-как системно увязать закупки с производством и сбытом;

-как системно увязать деятельность предприятия с поставщиками.

Обозначенный круг вопросов закупочной логистики определяет состав решаемых в данной функциональной области задач и характер выполняемых работ.

Рассмотрим задачи и работы, относящиеся к закупочной логистике:

Определение потребности в материальных ресурсах. В процессе определения потребности в материальных ресурсах необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов. Затем выполняется расчет потребности в материальных ресурсах. При этом устанавливаются требования к весу, размеру и другим параметрам поставок, а также к сервису поставок. Далее разрабатываются планы – графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры и (или) номенклатурные группы. Для потребляемых материальных ресурсов может решаться задача «сделать или купить», рассмотренная в пункте 2.1. этого параграфа.

Исследование рынка закупок. Исследование рынка закупок начинают с анализа поведения рынка поставщиков. При этом необходимо идентифицировать всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выходом на конкретных рынок.

Выбор поставщиков. Включает поиск информации о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками.

Осуществление закупок. Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, то есть заключением контракта. Договорные отношение формируют хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей логистики. Осуществление закупок включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно, организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией приемного контроля.

Контроль поставок. Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, то есть учет количества рекламаций и брака. Контроль поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов.

Подготовка бюджета закупок. Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения. При этом определяют следующие виды затрат:

-затраты на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;

-затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;

-затраты на грузопереработку;

-затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки;

-затраты на приемку и проверку материальных ресурсов;

-затрат на поиск информации о потенциальных поставщиках.

В рамках проведения экономических расчетов к задачам закупочной логистики следует отнести расчет издержек из-за дефицита материальных ресурсов.

Координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Эта специфическая задача закупочной логистики, решаемая, как было отмечено выше, посредством организации системной взаимосвязи закупок с производством и сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии.

    продолжение
--PAGE_BREAK-- 1.2 Товарные запасы торгового предприятия. Необходимость их формирования.
 Ни одно торговое предприятие не может существовать без товарных запасов. От их объема и уровня в значительной мере зависят результаты коммерческой деятельности предприятия. Они чутко реагируют на любые изменения рыночной конъюнктуры, и, в первую очередь, на отношение спроса и предложения. Сам факт их существования не приносит их владельцам ничего, кроме затрат и убытков.

Товарными запасами называются предметы потребления, находящиеся в сфере товарного обращения, а, попросту говоря, «запасным» считается товар, ожидающий момента своей продажи. После того, как товар оказывается проданным, он переходит в сферу потребления и перестает быть товарным запасом.

Управление товарными запасами направленно на повышение рентабельности и скорости обращения вложенного капитала. Оно предусматривает на стадии формирования товарных запасов — контроль уровня товарных запасов и обоснования оптимального объема заказов, на стадии реализации товарных запасов – изменение объемов и причин создания товарных запасов и разработка политики реализации сверхнормативных товарных запасов.

Для осуществления беспрерывного процесса товарного обращения необходимые определенные запасы товаров. Товарный запас – это совокупность товарной массы, которая находится в сфере обращения и предназначена для продажи. Товарные запасы выполняют определенные функции:

— обеспечивают непрерывность расширенного производства и обращения, в процессе которых происходят их систематическое образование и расходования;

— удовлетворяют платежеспособный спрос населения, поскольку являются формой товарного предложения;

— характеризуют соотношения между объемом и структурой спроса и товарного предложения.

Необходимость образования товарных запасов предметов потребления вызвана следующими причинами:

— непрерывностью процессов обращения;

— сезонностью производства и потребление;

— неравномерностью размещения производства и районов потребления;

— непредвиденными колебаниями спроса и ритма производства;

— необходимостью преобразования производственного ассортимента в торговый;

— необходимостью образования страховых резервов, 

— другими причинами.

Наиболее типичными целями создания запасов являются:

— повышение эффективности производства;

— эффективное обслуживание потребителей;

— страхование сбоев в поставках;

— защита от повышения закупочных цен;

— экономия на оптовых скидках;

— экономия на транспортировке;

— стремление хозяйствующих субъектов к экономической безопасности, что выражается в недопущении дефицита или отрицательного уровня запасов.

При наличии дефицита запасов предприятие может столкнуться с такими основными проблемами, как:

— Задержка с отправкой уже заказанного товара потребителям или невыполнение данного заказа. Это влечет за собой дополнительные затраты на продвижение и отправку того заказа, который нельзя выполнить за счет имеющихся запасов.

— Потеря клиента, когда при отклонении заказа поставщиком постоянный заказчик обращается с заказом в какую-либо другую фирму. В данном случае возникают издержки, связанные со стоимостью упущенной выгоды, то есть выручки или прибыли, потерянной из-за неосуществления данной сделки.

— Потеря сбыта, когда отсутствие запаса оборачивается не только потерей конкретной торговой сделки, но и тем, что заказчик переходит на другой источник снабжения.

В стоимость дефицита запасов, помимо стоимости упущенных сделок или нереализованных заказов, входят также потери времени и финансовых средств на изготовление дополнительного объема продукции, на переналадку оборудования, а также потери времени из-за перерывов в производстве при переходах между сложными технологическими процессами.

В литературе имеется большое количество вариантов классификации запасов, в основу которых кладутся различные критерии:

1. По месту продукции в логистическом канале (цепи) и ее виду:

Запасы: — материальных ресурсов; незавершенного производства; готовой продукции; тары; возвратных отходов.

2. По отношению к базисным логистическим функциям:

Запасы: — совокупные; в снабжении; производственные; сбытовые (товарные).

3. По отношению к комплексным логистическим функциям:

Запасы: — складские; транспортные (в пути, транзитные); грузопереработки.

4. По функциональному назначению:

Запасы: — текущие (регулярные); страховые (гарантийные); подготовительные; сезонные; продвижения; спекулятивные; устаревшие (неликвидные).

5. По отношению к звеньям логистической системы или логистическим посредникам:

Запасы: — у поставщиков; у потребителей; у торговых посредников; у посредников в физическом распределении.

По месту продукции в логистическом канале (цепи) и ее виду укрупненно можно выделить запасы сырья и материалов, незавершенного производства, готовой продукции, тары и возвратных отходов.

По отношению к базисным логистическим активностям запасы подразделяются на запасы в снабжении, производственные запасы, сбытовые (товарные) запасы в системе дистрибьюции и совокупные товарно-материальные запасы.

Запасы в снабжении — это материальные ресурсы, находящиеся в логистических каналах (цепях) от поставщиков до материальных складов товаропроизводителя, предназначенные для обеспечения производства готовой продукции.

Производственные запасы — это запасы сырья, материалов и незавершенного производства, предназначенные для обеспечения производственной программы в пределах производственно-технологических подразделений фирмы.

Сбытовые (товарные) запасы — это запасы готовой продукции, находящиеся на складах фирмы-производителя и в дистрибутивной сети и предназначенные для удовлетворения спроса потребителей (продажи).

Снабженческие, производственные и сбытовые запасы составляют совокупные товарно-материальные запасы фирмы, являющиеся объектом оптимизации логистического менеджмента с позиции общих издержек.

По отношению к комплексным логистическим функциям можно выделить складские, транспортные и запасы грузопереработки.

Складские запасы — это запасы продукции, находящиеся на складах различного типа и уровня определенных звеньев логистической системы как внутрифирменных, так и логистических посредников.

Транспортные запасы (запасы в пути, транзитные запасы) — это запасы материальных ресурсов, незавершенного производства или готовой продукции, находящиеся в процессии транспортировки от одного звена логистической системы к другому или в пределах одного из них.

К специфическим складским запасам относятся запасы в процессе грузопереработки без логистической операции хранения (например, перевалка в одном транспортном узле с одного вида транспорта на другой, консолидация, сортировка и др.)

По функциональному назначению запасы подразделяются на текущие, страховые (гарантийные), подготовительные и сезонные.

Текущий запас — основная часть производственного (сбытового) запаса, предназначенная для обеспечения непрерывности процесса производства (сбыта) между двумя смежными поставками.

Страховая, или гарантийная, часть запасов производственных и сбытовых предназначена для сведения к минимуму логистических и финансовых рисков, связанных с непредвиденными колебаниями спроса на выпускаемые товары, невыполнением договорных обязательств по поставкам сырья и материалов (нарушением сроков, объемов поставок, качества поставляемых ресурсов и т.п.), сбоями в производственно-технологических циклах и другими непредвиденными обстоятельствами.

Подготовительный запас — часть производственного (сбытового) запаса, предназначенная для подготовки сырья, материалов или готовой продукции к производственному или личному потреблению. Наличие данного вида запаса вызвано необходимостью выполнения определенных функций по приемке, оформлению, погрузке-разгрузке, дополнительной подготовке (растариванию, чистке, рихтовке и т.д.) к потреблению.

Сезонные запасы — это запасы сырья, материалов и готовой продукции, создаваемые и поддерживаемые при явно выраженных сезонных колебаниях спроса и характера производства.

Запасы продвижения готовой продукции формируются и поддерживаются в дистрибутивных каналах для быстрой реакции на проводимую фирмой маркетинговую политику продвижения товара на рынок, обычно сопровождаемую широкомасштабной рекламой в СМИ. Эти запасы должны удовлетворять возможное резкое увеличение спроса на товары фирмы.

Спекулятивные запасы сырья, материалов, полуфабрикатов обычно создаются фирмами в целях защиты от возможного повышения цен на них или введения протекционистских квот или тарифов.

Устаревшие (неликвидные) запасы, как правило, образуются, когда товары не находят сбыта. Задачей логистического менеджмента является предотвращение возможности появления таких запасов.

    продолжение
--PAGE_BREAK--1.3 Роль логистических методов в управлении товарными запасами.
При управлении запасами в логистике к формированию и поддержанию запасов предъявляются следующие требования:

1. Размер запаса должен быть достаточным для обеспечения непрерывности процессов производства и обращения, т.е. непрерывности потока товарно-материальных ценностей.

2. Запас должен быть максимально сокращен, а его мобильность должна быть максимально высокой, так как это равнозначно сокращению издержек как в сфере производства, так и в сфере обращения.

3. Издержки, связанные с обретением и хранением запасов, должны стремиться к минимуму, что должно обеспечить снижение потерь от иммобилизации оборотных средств в запасах.

Управление запасами в логистике включает достижение следующих основных целей:

1. Рационального размещения запасов в сфере производства и потребления.

2. Формирования оптимального объема, структуры и уровня запасов.

3. Оперативного учета и контроля над состоянием запасов.

4. Оперативного регулирования запасов в различных звеньях логистической цепи.

Следовательно, проблема оптимизации запасов в логистике заключается в нахождении компромисса между двумя разноплановыми требованиями: сокращением размеров запасов, недопущение дефицита и бесперебойным товароснабжением.

Достижение указанных целей предполагает решение следующих задач:

1. Совершенствования нормирования расхода материальных ресурсов и запасов в сфере производства и обращения.

2. Ускорения продвижения ресурсов от места производства до места потребления.

3. Ускорения оборачиваемости запасов во всех звеньях товародвижения.

4. Доведения уровня запасов до необходимого минимума и ограничения времени их нахождения на складах минимальными сроками.

5. Минимизации запасов сырья, материалов и готовой продукции.

6. Вовлечения в хозяйственный оборот и максимального использования сверхнормативных, неликвидных материальных ресурсов.

7. Разработки и внедрения автоматизированных логистических систем управления запасами.

Функции логистического управления запасами укрупненно образуют две группы:

— Оперативные функции;

— Координационные функции.

Оперативные функции логистического управления запасами связаны с непосредственным управлением движением материальных потоков в сфере снабжения, производства и распределения и включают в себя:

— управление движением сырья и материалов;

— управление движением отдельных частей;

— управление движением комплектующих;

— управление движением готовой продукции от поставщика или пункта их приобретения к производственным предприятиям, складам или торговым хранилищам.

Функции логистической координации включают в себя:

— Выявление и анализ потребности в материальных ресурсах для осуществления хозяйственной деятельности предприятия.

— Анализ рынков поставок и сбыта товаров, на которых действует предприятие, прогнозирование поведения участников этих рынков.

— Обработку данных, касающихся заказов и потребностей клиентов.

Все вышеперечисленные функции координации невозможны без оптимизации величины материальных и товарных запасов.
Глава 2 Анализ логистической деятельности аптеки №181                             г. Комсомольск-на-Амуре 2.1 Организационно-экономическая  характеристика предприятия.


Аптека № 181 открыта  1 сентября 1984 года по адресу: г. Комсомольск-на-Амуре, пр. Победы, 22/7 Ленинского района. Расположена в пристройке к трем домам № 7, 8, 9.

--PAGE_BREAK--2.2. Изучение, анализ и прогнозирование рынка лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения.


Проведен анализ рынка услуг розничной торговли лекарственными средствами, изделиями медицинского назначения и сопутствующими товарами, осуществляемых аптечными учреждениями города Комсомольска-на-Амуре за 2009 год.

Покупателями на данном рынке являются физические лица.

Продавцами на данном рынке являются юридические лица и индивидуальные предприниматели, имеющие лицензию на осуществление фармацевтической деятельности (розничная торговля) и осуществляющие свою деятельность через аптечные учреждения.

Согласно опросу, проведенному сотрудниками ХКГУП «Фармация» г. Комсомольска-на-Амуре, существует целый ряд факторов, затрудняющих вхождение хозяйствующих субъектов в розничный сектор фармацевтического рынка. Прежде всего — высокий уровень конкуренции, высокая арендная плата и низкая платёжеспособность населения.

Месторасположение аптек так же значительно влияет на возможность входа на товарный рынок. Так, низкая плотность населения в сельской местности, недостаток там квалифицированных специалистов (провизоров и фармацевтов), удаленность сельских аптек от областного и районного центров и связанные с этим дополнительные транспортные расходы, приводят к низкому спросу на услуги аптек и, как следствие, к небольшому товарообороту аптечных учреждений.

Основным же фактором, препятствующим развитию розничной торговли для государственных фармацевтических предприятий, является установленная министерством здравоохранения величина оплаты услуг за хранение, отпуск медикаментов и отчётность по федеральным и региональным программам отпуска медикаментов по бесплатным рецептам. Оборот этих предприятий по программам дополнительного льготного обеспечения (далее – ДЛО) у многих почти в два раза превышает собственный оборот. Однако за свою работу по ДЛО госпредприятия получают небольшую долю от принятых к зачёту услуг. При этом предприятия ссылаются на сложность системы расчетов и отсутствие у предприятий возможности проконтролировать правильность принятия к зачёту или выбраковки рецептов, так как программа учёта постоянно меняется и усложняется.

Государственная аптека в связи с отсутствием средств для развития собственной розничной торговли, оказывается в невыгодных условиях по сравнению с частной аптекой. Выполняя социальные функции, государственные предприятия не имеют статуса социально-значимых и не имеют льгот как по оплате за арендуемое помещение, так и по налогам. Все опрошенные государственные фармацевтические предприятия основным барьером входа на рынок считают несвоевременную и низкую плату за предоставление услуг по отпуску медикаментов по льготным рецептам.

В городе Комсомольск-на-Амуре конкуренция на розничном фармацевтическом рынке достаточна развита. Более того, высокий уровень конкуренции является одним из основных барьеров входа хозяйствующих субъектов на данный товарный рынок. Наибольший вес в конкурентной борьбе имеют давно зарекомендовавшие себя аптечные сети: «1 аптека», «Семейная аптека, и муниципальные аптеки ХКГУП «Фармация» филиал г. Комсомольск-на-Амуре. 

Как правило, наибольшую долю на исследуемом товарном рынке на территории таких районов имеют государственные предприятия. Вместе с тем, государственные и муниципальные аптечные учреждения поставлены в экономически неравные условия с аптеками частной формы собственности. Уход их с рынка в итоге может привести к ухудшению обеспеченности населения необходимыми лекарствами.
 

2.3 Технико-экономический и финансовый анализ предприятия.


Аптека снабжается медицинскими товарами с аптечного склада КГТП «Фармация». Поставки товара осуществляются по заявкам в соответствии с графиком один раз в неделю. Срочные заказы выполняются в течение 2-3 дней. Наличие аптечного склада в городе, связь с лечебно-профилактическими учреждениями позволяет оперативно решать вопросы лекарственного обеспечения, ускоряет оборачиваемость средств. Она составила в 2009 году 30 дней.

С 2004 года, благодаря улучшению материально-технической базы, компьютеризированы все рабочие места. В настоящее время налажено взаимодействие склада и аптек через электронную почту. Аптеки по графику получают прайс-листы, непосредственно у себя на месте формируют заявку, отправляют ее на аптечный склад, где формируется сводный заказ, и автоматически  набираются накладные для сборки товара. Это новшество несомненно принесло свои результаты и на складе,  и в аптеках, где стало возможным делать заявку на коллегиальном уровне, что в свою очередь исключает ошибки при выборе номенклатурных позиций

В условиях рыночных отношений с целью планирования товарного ассортимента приходится заниматься конъюнктурой фармацевтического рынка. Изучается спрос потребителей, в том числе на специфические группы медикаментов, применяемых в педиатрии, терапии, гинекологии, онкологии, венерологии. Для успешной конкуренции аптеки изучается ценовая политика.

На всех упаковках, как готовых, так и изготовленных в аптеке, подлежащих реализации, проставляются розничные цены. Ценники на реализуемые товары оформляются согласно постановлению Правительства РФ № 55 от 19.01.1998г.

Основной задачей в работе аптеки является обслуживание населения и прикрепленных к ним ЛПУ. Получение товара осуществляется с аптечного склада ККГУП «Фармация». Аптека является структурным подразделением ККГУП «Фармация», самостоятельно медикаменты не закупает. Прием поступающих медикаментов и реализация производится согласно с приказами № 53 от 05.03.94г. и № 118 от 14.06.94г, приказ МЗ РФ № 80 от 04.03.2003 г. «Об утверждении отраслевого стандарта. Правила отпуска лекарственных средств в аптечных организациях»; ОСТ 91500.05.0007-2003-Правила отпуска (реализации) лекарственных средств в аптечных организациях. Основные положения.

Согласно отраслевого стандарта «Правила отпуска лекарственных средств» – все поставки товара сопровождаются документами, подтверждающими качество лекарственных средств. На медикаменты «ангро» — в аптеках имеются паспорта, а на остальные – документы хранятся на аптечном складе, а в аптеках имеются реестры сертификатов.

Иммунобиологические препараты доставляются в термосумках, не нарушая холодовой цепи, и хранятся в холодильнике отдельно от других препаратов. 

Групповая структура товарооборота.

 Групповая структура товарооборота наглядно отражается в форме № 3-торг(здрав.) «Отчет о поступлении, продаже и остатках товаров в розничной аптечной сети».

Таблица 3 – Групповая структура товарооборота

Продолжение Таблицы 3

Отчет о поступлении, продаже и остатках товаров в розничной аптечной сети позволяет определить динамику реализации отдельных товаров в общем товарообороте. Доминирующей группой товаров в ассортименте аптеки является группа медикаментов и химических товаров. Увеличилась реализация таких групп товаров как парфюмерно-косметические, лечебные минеральные воды, парафармацевтические средства и других групп товаров, которые пользуются спросом у покупателей, т.к. увеличился объем закупа за счет  предоставления возможности этим заниматься аптекам самостоятельно.

Для выполнения планируемой реализации необходимо выполнить расчет товарного остатка.

Оборачиваемость в месяц равна отношению остатка товара по себестоимости к ежемесячной оборачиваемости по себестоимости:

2007г=434,9: 153,9=2,6 ;  2008г=542,8: 173,3=3,1

2009г=513,9: 152,7=3,4

Средний период обращения равен 3,0 Остаток должен составлять- средний период обращения на среднемесячную реализацию

2007г 3*207,75=623,25  ;  2008г 3*234,0 = 702.0

2009г 3*206,2 = 618,6

Наблюдается незначительное превышение товарного остатка по розничным ценам, но из-за  бурного роста коммерческой аптечной сети преобладает большая, конкуренция, что повлекло за собой снижение товарооборота, уменьшение реализации, увеличение товарных  запасов.

Товарооборот— это показатель, характеризующий продажу лекарственных средств, состоит из розничного и оптового товарооборота. Розничный товарооборот отражает сумму реализации предметов аптечного ассортимента населению за наличный расчет. Оптовый товарооборот – объем реализации лекарственных средств по розничным ценам лечебно-профилактическим учреждениям и прочим учреждениям и организациям по безналичному расчету. Бесплатный и льготный отпуск входит в оптовый товарооборот.

Анализ товарооборота аптеки важен как с социальной точки зрения – это показатель удовлетворения населения в лекарственных средствах, так и с экономической точки зрения – получение прибыли.


Рисунок 1-Анализ товарооборота в абсолютной величине.
Рисунок 2 – Общий товарооборот.

Если проанализировать данный график, то видно, что с третьего квартала 2008 года идет  спад товарооборота. С 2007 г. идет плавный рост товарооборота и к  началу второй декады 2008 года – крупный скачок, который объясняется бесплатным и льготным отпуском, который был разрешен аптеке № 181. Из анализа видно, когда аптека осуществляла бесплатный и льготный отпуск.  

Проанализировав данный график, видно, что когда аптека не занималась бесплатным и льготным отпуском, оптовый товарооборот был мал. Он начал расти со второго квартала 2008 года, когда был аптеке разрешен бесплатный и льготный отпуск. Он увеличивает цифру общего товарооборота, но на сегодняшний день финансирование не стабильное. В такой ситуации необходимо думать, как  стимулировать сбыт и как уменьшить расходы предприятия, т.к. главная задача предприятия – выжить и  получить максимальную прибыль.

Проанализируем торговые наложения.

Рисунок 3 – Торговое наложение.

Торговые наложения колеблются в связи с колебанием  товарооборота.

Прибыль

Рисунок 4 — Прибыль

Из анализа видна нестабильность прибыли на фоне роста товарооборота. Это связано с ростом издержек обращения. товарооборот не увеличивается из-за большой конкурентности коммерческой сети, недостаточен ассортимент товара.

Рентабельность – отношение чистой прибыли к товарообороту, выраженное в процентах.

Определим финансовую устойчивость аптеки на сегодня.

Для этого сначала определим порог рентабельности – это валовый доход, при котором предприятие уже не имеет убытков, но еще не имеет и прибыль. Если согласно анализа принять, что постоянные и переменные издержки приблизительно равны, то порог рентабельности рассчитывают следующим образом.(таблица 4)

Таблица 4 – Порог рентабельности.

Показатель 2007 года

Значение в тыс.руб.

Процент к валовому доходу или коэффициент

Сумма валового дохода

2474,2

100%,        =1

Переменные издержки обращения

1848,7

75%,     =0,75

Сумма валового дохода после возмещения переменных издержек

625,5

25, %,     =0,25

Постоянные издержки обращения

1709,2





33,7



Порог рентабельности 1848,8:0,25=2465 тыс.руб.

При пороге рентабельности 2465тыс.руб. аптека не имела прибыли, но уже покрывала свои затраты. Для определения запаса финансовой прочности нужно найти разницу между суммой валового дохода и порога рентабельности:

ЗФП = 2474,2 – 2465 = 9,2

% ЗФП = 9,2: 2474,2 х 100 = 0,4%

Расчетный показатель запаса финансовой прочности равен 0,4%, что говорит о финансовой неустойчивости аптеки, низкой рентабельности.

Сохранность товарно-материальных ценностей в аптеке обеспечивается на основе нормативных документов, регламентирующих взаимоотношения в процессе продвижения товаров от поставщика по потребителя:

-   соблюдение правил приемки товарно-материальных ценностей;

-   соблюдение правил хранения и сохранения качества в процессе хранения;

-   ответственность материальных лиц, обеспеченная на основе договоров;

-   контроль со стороны вышестоящей организации за сохранностью материальных ценностей, обеспеченный внезапными и плановыми проверками и инвентаризациями.

Хранение медицинских товаров осуществляется согласно инструкции, утвержденной приказом МЗ РФ № 377 от 13.11.1996г., приказом МЗ РФ № 318 от 5.11.1997г.

Помещения для хранения оборудованы охранной и пожарной сигнализацией, противопожарными средствами. В достаточном количестве имеются шкафы, стеллажи, подтоварники, холодильники.

При распределении на хранение товаров принимаются во внимание особенности хранения (защита от света, влаги, улетучивания), требующие хранения при пониженных температурах. Пахучие и красящие вещества хранятся в отдельных шкафах. Дезинфекционные, перевязочные средства, посуда, вспомогательный материал, растительное сырье – хранятся в отдельных комнатах. Материальные комнаты для хранения огнеопасных и легковоспламеняющихся веществ отвечают требованиям инструкции «О порядке хранения и обращения в фармацевтических организациях с лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения».

С сотрудниками аптеки заключены договора о полной материальной ответственности за сохранность товарно-материальных ценностей. За отчетный период в аптеке было проведено 4 инвентаризации, две целевые проверки по обеспечению условий и правил хранения медицинских товаров и изделий медицинского назначения.

Под товарными запасами аптечного ассортимента понимается любой ресурс, который используется для того, чтобы удовлетворить текущую или перспективную потребность.  Вопрос планирования потребности  и управления товарными запасами связаны самым тесным образом. Главные функции управления запасами — это накопление товара и его распределение.

В данном случае важен так называемый «уровень обслуживания», под которым понимается процент от общего объема имеющихся запасов, который удовлетворен из имеющихся материальных запасов без дополнительного заказа

При этом необходимо понимать, что накопление достаточного количества товара для удовлетворения спроса позволит, с одной стороны, своевременно обеспечить население, избежать дефектуры, вызванной нехваткой запасов товара, а с другой – иметь минимальную кредиторскую задолженность.

Процесс управления запасами и аналогичные ему подчиняются правилам логистики. Под логистикой понимают систему управления движением материальных и информационных потоков, потоков в пространстве и времени от источника до конечного потребителя с минимальными затратами.

Целевые установки правил логистики, сформулированные зарубежными авторами, сведены к правилам

7 «R»:

1.Right product (нужный продукт);

2.Rightquantity(в требуемом количестве);

3.Right condition (заданного качества);

4.Rightplace(в нужном месте);

5.Righttime(в установленное время);

6.Rightcustomer(для конкретного потребителя);

7.Rightcost(с наименьшими затратами).

Соблюдением этих правил обеспечивается упорядочение и оптимизация таких процессов как транспортирование, складирование, хранение и информационное взаимодействие участников товародвижения.

Товародвижение — это сфера потенциально высокой экономии издержек и обеспечения более полной удовлетворенности потребителей. Решения, принимаемые при управлении товарными запасами, сказываются на уровне издержек в других сферах деятельности предприятия, а также на возможностях эффективно управлять спросом.

Управление товародвижением — это процесс, включающий в себя:

-анализ рынка;

-потребности товара аптечного ассортимента которая собирается от структурных подразделенией в виде заявок, дефектур;

-координацию спроса и предложений;

-обеспечение информационного сопровождения процесса товародвижения;

-гармонизацию отношений всех участников данного процесса.

В плане реализации логистических функций решаются следующие задачи:

-уточняются объемные, пространственные и временные параметры запасов, стоимости хранения единицы запаса;

-налажевается система информационного мониторинга за состоянием запасов и непрерывного контроля нормируемых параметров;

-уточняюся реальные стоимости и время выполнения заказов, контроль хода их прохождения;

-разрабатываются правила определения момента и объема заказа.

Определение соответствующих объемных, пространственных и временных параметров запасов позволит перейти к оптимизации размещения товаров на складе, а, следовательно, к минимизации затрат. Мониторинг состояния запасов обеспечивать непрерывное сравнение нормативных параметров с фактическими, чтобы работала «следящая система» управления запасами, а расчет нормативных характеристик запасов (в натуральном выражении) позволяет обоснованно формировать запасы и оптимизировать издержеки, связанные с формированием и поддержанием запасов.

Таким образом, для исполнения вышеназванных функций необходимо:вести четкий учет текущего уровня товарных запасов.

    продолжение
--PAGE_BREAK--Глава 3 Мероприятия по повышению логистической деятельности в области управления товарными запасами аптеки № 181.


Казалось бы, чем больше ассортимент, тем лучше. Но это не так. Излишне широкий или неправильно составленный ассортиментный ряд способен привести к серьезным экономическим проблемам в работе аптечного предприятия. Учтем и другое – чем больше товара, тем сложнее проводить учет товародвижения и анализ деятельности организации. Рассмотрим, что может измениться при внедрении на аптечном предприятии автоматизированной системы управления (АСУ).

Эффективное управление товарным ассортиментом позволяет:

·  сократить количество нереализованных продаж вследствие отсутствия необходимых товарных позиций;

·  снизить риск списания товаров в связи с окончанием срока годности;

·  минимизировать суммарные затраты, связанные с запасами;

·  ускорить товарооборот;

·  уменьшить излишки товаров.

Все это в конечном итоге направлено на укрепление позиций на рынке и улучшение ее экономических показателей.

Для ассортиментной структуры любого аптечного рынка характерна высокая концентрация на бестселлерах (наиболее продаваемых товарах) местного рынка. Аналогичным образом сконцентрированы на бестселлерах продажи подавляющего большинства аптек. Соответственно, один из ключевых инструментов управления аптечным ассортиментом – выявление бестселлеров местного рынка. К сожалению, часто в качестве единственного способа определения бестселлеров аптеки используется анализ дефектуры. Несмотря на то, что это важный источник информации, в силу ряда причин его недостаточно.

Во-первых, значительное количество неудовлетворенных запросов может «не озвучиваться»: по многим видам парафармации (косметика, детские товары и т.п.) посетители, не найдя нужного товара на витрине, за дополнительными уточнениями к работнику «первого стола» зачастую не обращаются и уходят без покупок. Причем нередко случается так, что искомая позиция есть в наличии, но информация об этом не доводится до покупателя.

Во-вторых, следует учитывать, что примитивный анализ дефектуры аптеки не идентифицирует «неактивный» спрос на те ассортиментные позиции, которые могли бы быть приобретены при их наличии в аптеке. Это в большинстве своем весьма прогрессивные с точки зрения возможной наценки товары «качества жизни»: средства для похудения, современная космецевтика и медтехника. Поэтому дополнительно к анализу дефектуры аптечной организации целесообразно присовокупить объективный анализ информации об ассортиментной структуре локального рынка. Обоснованием такого подхода служит утверждение: если какой-то товар на местном аптечном рынке имеет высокий уровень спроса у населения, значит его необходимо иметь в ассортименте аптеки.

Анализом ассортиментного множества фармацевтических товаров в отделе аптеки, во всей аптеке или аптечной сети может заниматься заведующий отделом, руководитель аптеки или менеджер аптечной сети. В задачу менеджера сети входит проведение ассортиментного анализа как для каждой отдельной аптеки, так и для сети в целом.

Управление товарными запасами (товарным ассортиментом) – это специфический процесс балансирования между двумя противоположными тенденциями: сокращением суммы затрат на содержание запасов и обеспечением наличия запасов товаров, достаточных для полноценной реализации. При этом рост объема товарных запасов в количественном и качественном соотношении целесообразен до тех пор, пока экономический эффект превышает затраты на содержание дополнительных запасов и отвлечение оборотных средств. Руководителям аптек и аптечных сетей знакомы проблемы недостатка оборотных средств. Проведение грамотной ассортиментной политики способствует решению этих проблем, поскольку позволяет при наличии неполного в абсолютном отношении ассортимента максимально удовлетворить спрос со стороны покупателей. В этом один из ключевых моментов прибыльности аптечной организации: минимизация затрат при получении максимальных положительных результатов.

Реализация управления ассортиментом, основанная на методе «проб и ошибок» (когда заказ весомой части товара осуществляется по принципу «посмотрим, как пойдет»), может привести к весьма негативным последствиям. Наиболее опасно предпринимать такие шаги в небольших аптеках с дефицитом финансовых ресурсов.

Для реализации ассортиментной политики аптеки необходимо постоянно осуществлять контроль над товарными запасами. Он представляет собой учет имеющихся в конкретном месте запасов и контроль процесса их увеличения или уменьшения. Учет товарных запасов и анализ различных показателей по ним может проводиться вручную или с помощью АСУ. Разница результатов состоит в их скорости, точности и стоимости.

С целью осуществления желаемой политики управления товарными запасами необходимо разработать процедуры контроля. Они должны определять частоту проверок, уровень запасов и сравнение с параметрами запасов, которые, в свою очередь, будут влиять на время и объем повторного заказа. Для упорядоченности процессов анализа товарного ассортимента целесообразно проводить его с использованием нескольких классификационных признаков (приложение 1).

Как наиболее доступный метод мониторинга товарного ассортимента может быть использован подход, базирующийся на классификации товарооборота и товарных запасов, измеряемых в единицах реализации или запаса (АВС-анализ), и их классификации по структуре потребления (XYZ-анализ). АВС-анализ – один из вариантов математико-статистических методов анализа, используемый для исследования частоты определенных экономических явлений и фактов. Его синонимами являются: правило 80/20, первоначальный анализ и принцип Парето.

Принцип Парето в отношении ассортиментной политики в аптеке можно ознаменовать так: «незначительная часть ассортимента составляет большую часть стоимости товара в запасах, реализации и спросе». С помощью этого метода осуществляется классификация или распределение существующего множества показателей соответственно избранным критериям на три группы, а именно А, В и С. Эта классификация показывает одновременно ранг и позволяет выделить основные пункты, особенно важные для целенаправленных мероприятий управления.

АВС-анализ включает в себя:

·  упорядочивание ассортимента в порядке убывания анализируемого показателя (объем реализации, величина запасов и другие показатели);

·  выделение группы А, составляющей 10% от общего числа ассортиментных позиций, группы В – 20% и группы С – 70%;

·  расчет удельного веса объема реализации, величины товарных запасов в соответствующих группах;

·  распределение направлений комплексного использования АВС-анализа и ограничений его использования.

Развитием АВС-анализа является его комбинирование с XYZ-анализом, базирующимся на тех же принципах, что и АВС-анализ. При этом учитывается три критерия, один из которых в большинстве случаев определяется во временном отношении.

Сущность XYZ-анализа в упорядочивании потребления фармацевтических товаров по фактору стабильности потребления и возможности его предвидения. При этом потребление ЛС из группы Х имеет почти стабильный характер, непостоянство случайное (до 20% ежемесячно), недельная предсказуемость потребления определенного товара составляет свыше 95%. Группа Y характеризуется определенными тенденциями потребления (например, сезонностью) или нестабильностями (непостоянство потребления колеблется между 20 и 50% ежемесячно), недельная предсказуемость потребления – не менее 70%. Потребность в группе Z является стохастической, непостоянство потребления достигает более 50% ежемесячно, недельная предсказуемость – менее 70%.

Периодическое сравнение результатов АВС- и XYZ-анализа товарооборота и товарных запасов дает возможность фармпредприятию оптимизировать товарные запасы в объеме, достаточном для эффективной реализации, предотвратить чрезмерные запасы и увеличение риска «замораживания» оборотных средств, а также списания товаров в связи с окончанием срока годности. Очевидно, что обойтись без АСУ для проведения АВС- и XYZ-анализа в современных условиях практически невозможно.

Программный комплекс может облегчить работу в аптеке и улучшить ее экономические показатели. В области управления аптечным ассортиментом практически в любой аптечной организации существует определенный перечень вопросов и задач, которые могут решаться с помощью АСУ. К ним относятся:

·  поиск ЛП в системе по различным параметрам с учетом наличия аналогов и синонимов;

·  отслеживание остаточных сроков годности товарных позиций;

·  расчет потребности в заказе товаров (а также формирование списков дефектуры);

·  формирование различных отчетов по наличию и движению товаров, получение информации о закупках и продажах;

·  анализ товарного ассортимента (расчет коэффициентов широты, полноты, глубины, товарной номенклатуры);

·  анализ товародвижения за любой период времени (по отдельным наименованиям, по фармакологическим группам, по поставщикам и др.);

·  учет движения товаров по партиям;

·  формирование розничной цены на поступивший товар с учетом всех нормативных требований и ценовой политики организации;

·  работа с поставщиками (формирование заявок на основе анализа прайс-листа);

·  учет неудовлетворенного спроса;

·  возможность бронирования и резервирования товара;

·  контроль ЛС, подлежащих к изъятию из аптечной сети.

Среди ключевых возможностей АСУ можно отметить:

·  анализ характеристик ассортимента (ширины, глубины, насыщенности) в виде различных табличных и графических отчетов, анализ ассортимента по подразделениям с выбором даты или периода времени;

·  анализ оборота товаров, объемов продаж и торговой наценки;

·  рейтинговый анализ по товару, поставщику, торговой наценке, прибыли, скорости продаж и сезонности, формирование заказа товара по результатам анализа минимального остатка, интенсивности продаж, времени исполнения заказа;

·  получение информации о текущих остатках, рейтинги продаж и т.п.;

·  анализ продаж и неудовлетворенного спроса, расчет потребности;

·  алгоритм расчета оптимального количества товара для заказа у поставщиков, осуществление контроля по продажам и закупкам.

Во многих программах присутствуют возможности проведения различных видов анализа по товару: по поставщику, торговой наценке, финансово-экономический анализ, в графическом виде, АВС, XYZ, прибыли, сезонности и т.д. Часто реализован анализ минимального остатка, интенсивности продаж.

Так же как и в любой другой сфере торговли, реализуемый в аптеке товар можно условно разделить на несколько основных категорий. Быстро продаваемый товар характеризуется высоким и постоянным спросом, с высокой степенью реализации (например, гигиенические салфетки, женские прокладки, зубные пасты и т.д.). К другой категории относятся стандартные товары повседневного спроса: аспирин, лейкопластырь, вата и т.п. «Импульсивные» товары, другими словами те, что обычно приобретаются под влиянием момента или под воздействием сезонных факторов, но, тем не менее, должны присутствовать в ассортименте аптеки. Это, например, предметы парафармацевтики, лечебная косметика, препараты определенных групп. (В случае отсутствия товаров этой категории аптека может потерять покупателя, так как однажды не обнаружив там нужного ему товара, в следующий раз посетитель сюда уже не придет.)

В каждой из этих категорий можно выделить четыре группы товара: прибыльная (высокая цена при небольшом спросе), выгодная (умеренная цена при стабильно высоком спросе), ходовая (небольшая цена и постоянный спрос) и балласт (низкая цена при отсутствии спроса, однако обязательность наличия в ассортименте).

В практике работы аптеки очень часто бывает, что, например, тот или иной ходовой товар раскупается, вследствие чего до момента его новой поставки аптека вынуждена замещать его каким-то менее ходовым аналогом. Такая ситуация называется неэффективным товарным запасом. Каждый день отсутствия на прилавке ходовых товаров приводит к недополучению прибыли, что имеет очень важное значение при подсчете экономических показателей деятельности аптечного предприятия.

Поэтому для оптимизации деятельности аптеки необходимо в первую очередь выяснить, что из представленной в ее ассортименте продукции входит в группу выгодных и ходовых товаров (это можно сделать, проанализировав динамику продаж, скажем, на протяжении трех последних месяцев). Кроме того, следует определить «балласт» и в тех случаях, когда это возможно, принять решение о целесообразности присутствия данного товара на складе.
После этого директор или другой сотрудник, отвечающий за поддержание товарного запаса, должен построить работу с поставщиками таким образом, чтобы, с одной стороны, обеспечить постоянное наличие на складе прибыльных и ходовых товаров в необходимом количестве, а с другой, не допустить затоваривания.



    продолжение
--PAGE_BREAK--