ФЕДЕРАЛЬНОЕАРХИВНОЕ АГЕНСТВО
ВСЕРОССИЙСКИЙНАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯИ АРХИВНОГО ДЕЛА
ОТРАСЛЕВОЙ ЦЕНТРПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ПО
АРХИВНОМУ ДЕЛУ ИДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ
УПРАВЛЕНИЯ(ОЦПК)
Контрольнаяработа по программе «АРХИВОВЕДЕНИЕ» (раздел №3)
по теме:
«ОБЕСПЕЧЕНИЕСОХРАННОСТИ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПУТИ И ВОЗМОЖНОСТИ АРХИВОВ»
Слушателязаочного годичного курса
профессиональнойпереподготовки
ЮРЬЕВОЙАННЫ МИХАЙЛОВНЫ
Волгоград 2010
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
КРИТЕРИИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ОСОБО ЦЕННЫХ ИУНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
УЧЕТ И ОПИСАНИЕ ОСОБО ЦЕННЫХ ИУНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ОРГАНИЗАЦИЯХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОСОБОЦЕННЫХ И УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ИЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Федеральным законом «Обархивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года №125-ФЗустановлено, что постоянному хранению подлежат документы, отнесенные к составуАрхивного фонда РФ; в их составе выделяют особо ценные документы, в составеособо ценных документов некоторую часть составляют уникальные документы,устанавливается особый режим учета, хранения и использования; создаютсястраховые копии этих документов.
Особо ценным являетсядокумент Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческуюи научную ценность, особую важность для общества и государства в целом.
Уникальный документ– особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в неминформации и (или) его внешним признакам, невосполнимым при утрате с точкизрения его значения и (или) автографичности.
В качестве характеристикипонятия «непреходящее значение» выступает свойство документа не терять своегоправового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей,политической, экономической и социальной конъюнктуры, а под понятиемневосполнимости, относимым к уникальным документам, подразумеваетсяневозможность полноценной замены любой копией этого документа (за исключениемпонятия копии документа на правах подлинника), с позиций международного права,суда, достоверности и реликвийной ценности.
Не все ценные с научно-историческийи общекультурной точки зрения документы сохраняют свое постоянное непреходящеезначение для общества и государства; не для всех ценных документов ихавтографическая и правовая невосполнимость является обязательной. Так,например, сохранившаяся копия, не имея необходимой юридической силы в качествеправового документа, вполне может сохранять свою ценность в качествеисторического источника, культурного достояния и т.д., но не быть особо ценнымдокументом. Поэтому на адекватное, полное отражение исторического процессаможет претендовать лишь максимально полно сохранившийся комплекс всех ценныхдокументов Архивного фонда страны. Это важно подчеркнуть, поскольку выявлениеособо ценных документов и создание на них страхового фонда и фонда пользованияспособствуют обеспечению лучшей сохранности наиболее ценных подлинников изхранимых ценных документов.
Целью данной работыявляется изучение вопроса сохранности и учета уникальных и особо ценныхдокументов, т.к. они имеют культурно-историческую и научную ценность, особуюважность для общества и государства в целом.
КРИТЕРИИ ОПРЕДЕЛЕНИЯОСОБОЦЕННЫХ (УНИКАЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ
При выявлении особоценных документов используются следующие обязательные критерии:
— время созданиядокумента – основной самодостаточный критерий, применение которогообъективно обусловлено фактором сравнительно неодинаковой ценности документов,относящихся к разным периодам истории. Согласно этому критерию выявляются особоценные среди документов, созданных после 1626 года и до конца восемнадцатоговека, а также документы, созданные в особые периоды истории как страны в целом,так и ее отдельных регионов. Документы созданные до 1626 года в соответствии скритерием «древность документа», как правило, относятся к уникальным;
— ценностьсодержащейся в документах информации – наиболее важный, основной критерийдля выявления особо ценных документов. Он основан на объективной, с позицийисторического подхода, оценке документов, которые содержат в себе значимую,неповторимую, новую по сравнению с другими документами фонда информацию инаиболее полные и всесторонние сведения о данном событии, факте, явлении;
— юридическая сила,подлинность документов – два критерия, тесно связанные между собой, поэтомупо отношению к выявлению особо ценных документов их целесообразно рассматриватьвместе.
Прежде всего,выявляются подлинники, и лишь в случаях заведомого отсутствия подлинников,существенных утрат документов архивного фонда, единственности сохранившейся вкопии информации или особого значения именно самой донной копии (отпуска)допускается возможность отнесения к ОЦД (особо ценным документам) копий. В этомсмысле подлинность документа – это не только критерий выявления и отбора, нокатегорический императив, обязательное условие такого явления.
Следует различатьпонятия документа, обладающего юридической силой, и документа, имеющегоюридическое значение. Юридическую силу имеют прежде всего документы, созданныеи оформленные в установленном законом порядке государственными органами,должностными лицами, общественными организациями в пределах своей компетенции ипорождающие определенные правовые последствия. К таким документам относятсязаконодательные, дипломатические, нормативные, административные акты, а такжедругие документы правового характера. Все эти документы имеют юридическую силу,если являются подлинниками или соответствующим образом оформленными копиями(дубликатами).
Подлинность документаособенно важна при ликвидации так называемой межархивной дублетности. Неследует относить к особо ценным в нескольких архивах региона документыоднородного характера и содержания, относящихся к одному важному событию илифакту, но необходимо выбрать один подлинник наиболее высокого статуса иавтографичности в фонде того фондообразователя, деятельность которого играланаиболее существенную роль в данном событии.
Поэтому для особоценного документа, невосполнимого при утрате его юридического значения,подчеркивается важность наличия его подлинности и юридической силы, в отличиеот просто ценного документа, который юридической силой может и не обладать, нооставаться историческим источником;
— значениефондообразователя – критерий, считавшийся ранее главным для выявления особоценных документов, в настоящее время сохраняется как основной ориентир приопределении того, в каких фондах наличие особо ценных документов наиболеезначительно, при этом решающим должно быть значение содержания информациидокумента в рамках межфондовых документных связей.;
— авторство (иадресат) документа – критерий, широко применяемый по отношению к документамличного происхождения, но применимый также к официальным документам. Оннаправлен на отнесение к особо ценным таких документов, которые связаны сименами лиц, исходя из их роли в политической, общественной, культурной, научнойжизни страны. Критерий включает в себя и понятие автографичности, к особоценным документам следует относить именно автографы, подписанные авторомподлинники, а не копии;
— наличиепалеографических, художественных и других особенностей документа – также являютсякритерием, который может применяться прежде всего к документам ранних периодовистории или документам личного происхождения.
В качествевспомогательного критерия может выступать величина страховой оценкидокумента (его денежная страховая стоимость).
Также используютдополнительный проверочный критерий – материальная ценность документа,который выражается в страховой оценке документа, которая не должна быть нижеверхней границы его возможной аукционной цены. Степень интенсивностииспользования документов не является критерием определения особо ценныхдокументов. Физическое состояние документа также не является критериемопределения особо ценных документов, так как ценность, в том числе особоценного документа, определяется значением его содержания.
УЧЕТ И ОПИСАНИЕ ОСОБО ЦЕННЫХИ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Уникальные документыподлежат специальному государственному учету в Государственном реестреуникальных документов Архивного фонда РФ, порядок ведения которого определяетсяспециально уполномоченным федеральным органом в сфере архивного дела, вгосударственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов РФ.
На уникальные документысоставляются листы учета и описания уникальных документов.
Листы учета и описанияуникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архивеединым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На нихсоставляется внутренняя опись. Единицы хранения с уникальными документамиобязательно проверяют полистно.
Проверка наличия исостояния уникальных документов проводится каждый год.
Учет особо ценныхдокументов ведется по:
— списку фондов,содержащих особо ценные документы;
— описям особо ценныхдел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерниками).
В описях особо ценных дел.Документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.
Опись особо ценных дел,документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описейдел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единицхранения / единиц учета в данной описи в небольшом количестве экземпляров.
Если большинствоархивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельнаяопись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаясяопись. В таком случае, к ней составляется номерник.
Сведения о копированииособо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда, вносятся всоответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мерепроведения их страхового копирования.
В итоговой записиуказывается общее количество особо ценных единиц хранения / единиц учета,включенных в опись или номерник. По завершению копирования всех единиц хранения/ единиц учета по данной описи или номернику указывается: «Все единицы хранения/ единицы учета скопированы, дата, должность, подпись».
Описи особо ценных дел,документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел,документов.
При отнесении архивныхдокументов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовковсоответствующих единиц хранения / единиц учета проставляются отметки «ОЦ».
В других учетныхдокументах отметка «ОЦ» проставляется к номеру архивного фонда, номеру описидел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифрединиц хранения / единиц учета.
ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ИИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОСОБО ЦЕННЫХ И УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Вопрос об изолированномили совместном с остальными документами фонда хранении особо ценных иуникальных документов решается самостоятельно руководством архива с обязательнымучетом климатических особенностей различных помещений здания. Если архивобладает несколькими хранилищами с разными условиями хранения, особо ценные иуникальные документы должны быть сконцентрированы в лучших из них.Рекомендуется также учитывать возможность их быстрой эвакуации в случаечрезвычайных обстоятельств.
В отношении требованийк архивохранилищам, режимам хранения, контролю технического ифизико-химического состояния особо ценных и уникальных документов, следуетруководствоваться существующими нормативными документами.
Необходимо соблюдатьтребования наличия хорошо заметной маркировки коробок и связок, содержащихособо ценные дела (пометка красным цветом «ОЦ»). На обложках особо ценных дел иупаковке кинофотофонодокументов проставляется штампом отметка «ОЦ».
В топографическихуказателях к номерам фондов и описей, содержащих особо ценные и уникальныедокументы, добавляется тире отметка «ОЦ».
С особо ценнымидокументами в первоочередном порядке должны проводиться работы по реставрации ипереплету с учетом их физического состояния и интенсивности использования.
Проверка наличия исостояния особо ценных документов на бумажной основе проводится один раз в 10лет, особо ценные аудиовизуальных и электронных (машиночитаемых) документов –один раз в 5 лет, особо ценных кинодокументов на нитрооснове – один раз в 2года.
На особо ценныедокументы создается страховой фонд и фонд пользования в установленном порядке.
Фонд пользованиясоздается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевымпорядком на наиболее используемые архивные документы в процессе проведениядругих работ – рассекречивание документов, организация их использования.
В фонд пользованиявключаются копии полностью скопированных архивных документов, созданных впроцессе многолетней научно-информационной и иной деятельности архива, а такжекопии отдельных документов в составе тематических подборок. Рекомендуется такжесоздание электронных копий особо ценных документов путем их сканирования. Такиекопии ОДЦ на электронных носителях могут использоваться как фонд пользования вчитальных залах, так и для изготовления копий по заявке пользователей.
Наличие фондапользования (в виде микро-, ксеро-, электронных и других копий) позволитпроведение их многократного копирования и исключение оригиналов особо ценных иуникальных документов из повседневного пользования.
Оригиналы особо ценных документов,при наличии фонда пользования, как правило, не выдаются для использования.Особо ценные и уникальные документы, не имеющие фонда пользования, выдаются вчитальный зал архива на срок не более двух недель с обязательной полистнойпроверкой при выдаче дел из архивохранилища и при их возврате.
Выдача особо ценныхдокументов из хранилища в читальный зал и для других работ осуществляется висключительных случаях на основании письменного разрешения директора или егозаместителя.
Ограничивается доступ кподлинникам особо ценных и уникальных документов, находящихся внеудовлетворительном физическом состоянии.
Решение о признанииособо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическомсостоянии, принимает руководитель архива на основании письменного экспертногозаключения реставраторов и руководителя подразделения, осуществляющего хранениедокументов архива.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной работебыли рассмотрены и изучены вопросы сохранности и учета особоценных документов, т.к. они имеют культурно-историческую и научную ценность,особую важность для общества и государства в целом.
В настоящее время передгосударственными архивами стоит актуальный вопрос совершенствования работы поотбору, учету и сохранности особо ценных документов и как их части – уникальныхдокументов.
Сохранность уникальныхдокументов — одна из важнейших на сегодня задач архивов, так как особо ценныедокументы – это историческое, культурное, научное наследие нашей страны.
На основании новыхметодических подходов к проведению этой работы, в соответствии с предлагаемымикритериями определения особо ценных документов, учитывающими новое видениеисторического развития России. Государственным архивам предстоит проведениеобъективной, глубокой, и всесторонней оценки документов по их содержанию икультурно-историческому значению.
Создание фондапользования архива – это одна из возможностей сохранить уникальные документы.
В фонд пользованиявключаются копии полностью скопированных архивных документов, созданных впроцессе многолетней научно-информационной и иной деятельности архива, а такжекопии отдельных документов в составе тематических подборок. Рекомендуется такжесоздание электронных копий особо ценных документов путем их сканирования. Такиекопии ОДЦ на электронных носителях могут использоваться как фонд пользования вчитальных залах, так и для изготовления копий по заявке пользователей.
Наличие фондапользования (в виде микро-, ксеро-, электронных и других копий) позволяетпроведение их многократного копирования и исключение оригиналов особо ценных иуникальных документов из повседневного пользования, что дает возможностьсохранять особо ценные документы в хорошем физическом состоянии долгое время.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Федеральный закон «Об архивномделе в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (сизменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).
2. Основные правилаработы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002)
3. Правилаорганизации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организацияхРоссийской академии наук /М-во культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации, Федер. арх. Агентство, ВНИИДАД. – М., 2007. – 187.
4. Методическиерекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивахРоссийской Федерации /Росархив, ВНИИДАД; сост.: Н. И. Химина, А. В.Евпатьевский. – М., 2007, 48с.
5. Архивоведение:учебник для нач. проф. образования / Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., БуроваЕ. М.; под ред. Чл.-корр. РАН Козлова В. П. – 6-е изд., стер. – М.:Издательский центр «Академия», 2007. – 272с.