Міністерство освіти і наукиУкраїни
Академія муніципальногоуправління
Контрольна робота
на тему „Характеристикаінтегрованого пакету MicrosoftOfficeяк засобу для вирішення задач менеджменту”
Виконала:
Студентка 51 МОз групи
Спеціальності „Менеджменторганізації”
Заочної форми навчання
Красновид Ольга В’ячеславівна
Київ-2007
План
Вступ
1. Взаємодіяприкладних програм Microsoft Office та можливість спільноїроботи
2. Текстовийпроцесор Microsoft Word
3. Редакторелектронних таблиць Microsoft Excel
4. Системауправління базами даних (СУБД) Microsoft Access
5. Редакторпрезентацій Microsoft PowerPoint
6. Електроннийорганайзер MicrosoftOutlook
Висновок
Список використаних джерел
Вступ
Тепер уже ніхтоне сумнівається, що продукція корпорації Microsoft – це ключ до успіху у Вашійпрофесійній діяльності й необхідність Вашого повсякденного життя.
Створена в 1975році, Microsoft Corporation є визнаним світовим лідером увиробництві програмного забезпечення для персональних комп'ютерів. Компаніяпропонує широкий спектр програмних продуктів і послуг для ділового й особистогозастосування. Кожний такий продукт створений для того, щоб наші користувачімогли легко, просто й ефективно працювати з персональними комп'ютерами у своїйповсякденній практиці.
Основнепризначення Microsoft Office – автоматизація діловодства, тобтополегшення роботи користувачів, яким необхідно обробляти інформацію, якавідноситься до різних сфер професійної діяльності.
Комплектпрограмних продуктів Microsoft Office включає кілька прикладних програм, щоутворюють єдине середовище для обробки всілякої інформації. До складу MicrosoftOffice входить потужний текстовий процесор Microsoft Word, електронні таблиці MicrosoftExcel, засіб для підготовки й демонстрації презентацій Microsoft PowerPoint а також інструмент організації йпланування роботи Microsoft Outlook. Крім того, існує професійна версіяMicrosoft Office, у яку крім перерахованих додатків входить система керуваннябазами даних Microsoft Access.
Зокрема, задопомогою текстового процесора Microsoft Wordзручно, наприклад, оформляти пояснювальні записки чи реферати, малювати схемичи писати книги. З іншої сторони, оброблювач електронних таблиць Microsoft Excel часто використовується вбухгалтерії. Система управління базами даних Access звичайно знаходить застосування утих областях діяльності, які пов’язані з обробкою значних об’ємів інформації,наприклад при обліку товарів на підприємстві чи даних про студентів у вищихнавчальних закладах. Програма створення презентацій PowerPoint використовується для підготовкирізних презентацій для виступу перед будь-якою аудиторією. Прикладна програма Outlook знаходить своє застосування,головним чином, як обробник повідомлень електронної пошти, а також як упорядникрозкладів (розклад дня, тижня и т.д.).
Іншими словами,професійний користувач в процесі своєї діяльності має справу з декількомаосновними різновидами інформації: текстова інформація, таблиці чисел, базиданих та графіка. Крім цього, інформація також може оформлюватися у виглядібланків певної конфігурації, які також називаються формами. Інакше кажучи,користувачі, що належать до різних сфер професійної діяльності, опрацьовуютьінформацію, котра має вигляд, властивий тій чи іншій галузі. Розробка пакету Microsoft Office мала на меті зібрати програмнізасоби, призначені для опрацювання різного роду інформації, якавикористовується менеджменті.
Звичайно,будь-яке підприємство має потребу в інструментах для роботи з текстами(створення, редагування, оформлення документів), а також для обробки даних(електронні таблиці, засоби аналізу й планування, бази даних). Але цього, якправило недостатньо. Адже з документами працюють різні люди, і документи частоскладаються з різних частин, включаючи тексти, числа, таблиці, графіки,діаграми, малюнки, навіть звук або відео.
Сьогодні все це можливозавдяки створеному компанією Microsoftсімейству програм для підтримки офісної діяльності Microsoft Office.
Взаємодія прикладних програм MicrosoftOfficeта можливість спільноїроботи
Microsoft Office характеризується тісною інтеграцієюсвоїх прикладних програм. Це означає, що всі програми, що входять до складуMicrosoft Office, «уміють» обмінюватися інформацією й дозволяютьробити це досить просто.
Наприклад, якщонеобхідно підготувати звіт за результатами фінансового періоду, що міститьілюстрації, то дані можна обробити в Microsoft Excel, побудувати на їхнійоснові графіки й діаграми, а потім помістити їх у текст документа, що створенийв Microsoft Word. Переміщення діаграми виконується за допомогою операційкопіювання в буфер обміну Microsoft Windows і вставки в документ, які доступнічерез основне меню прикладних програм, через панелі інструментів, через гарячіклавіші або через контекстне меню, що з'являється при натисканні на правукнопку миші.
Прикладніпрограми Microsoft Office допускають обмін будь-якими даними між будь-якимидодатками. Наприклад, можна використовувати діаграми з Microsoft Excel дляоформлення звітів в Microsoft Word або для ілюстрації презентації в MicrosoftPowerPoint. Можна помістити окрему частину таблиці з Excel у текст документа Word або в слайд PowerPoint, а можнаімпортувати в базу даних Microsoft Access.Крім того, будь-яка прикладна програма Microsoft Office дозволяє помістити в документ (будьце текст, електронна таблиця, презентація або база даних) малюнок у будь-якомуформаті, а також відеофрагмент або просто звуковий ролик.
Сімейство Microsoft Office містить набір інструментів,загальних для всіх прикладних програм. До них належать механізми перевіркиправопису й граматики, засіб для малювання, інструмент для створення барвистихзаголовків, редактор організаційних діаграм, інструмент для редагуванняматематичних формул, редактор фотозображень, бібліотека картинок, і т.д. Сюди жналежать й панелі інструментів, і навіть меню, які є стандартними елементамибудь-якої прикладної програми Microsoft Office.
Ці інструментивстановлюються на диску один раз, а потім використовуються всіма додаткамиMicrosoft Office. Ця особливість дозволяє заощадити місце на диску, забезпечуєвисоку швидкість роботи додатків і єдиний інтерфейс. Можна легко почати роботуз будь-яким додатком Microsoft Office, вивчивши лише одне з них.
Починаючи зверсії 97, в Microsoft Office входить нова прикладна програма – MicrosoftOutlook. Цей додаток являє собою інструмент для організації й плануванняперсональної діяльності менеджера. Microsoft Outlook включає електронну пошту,базу по контактах, календар і т.д. Але головне – він зв'язує всі прикладніпрограми, виступаючи як засіб організації роботи з ними. За допомогою MicrosoftOutlook можна призначити зустріч, додавши в її опис супровідний документ. Цеможе бути список питань, які планується обговорити, у форматі Microsoft Word,або звіт про результати року по продажах у форматі Microsoft Excel.
Працюючи вмережевих операційних системах, прикладні програми сімейства Microsoft Officeпідтримують спільну групову роботу кількох людей над спільними документами.Існує можливість використання матеріалів, розміщених не тільки на локальномудиску робочої станції, але й на сусідньому комп'ютері або на сервері всієїмережі.
Крім того, всіприкладні програми Microsoft Office підтримують роботу з електронною поштою.При роботі над документом, що вимагає коректури декількох людей, можна послатицей документ поштою в режимі послідовного розсилання. Як тільки один учасникроботи закінчить вносити виправлення, документ відправляється до наступного.Після того, як документ обійде всіх зазначених у розсилці людей, воновертається до того, хто його посилав, при цьому всі позначки й виправлення будевідображено окремим кольором для кожного учасника спільної роботи. Виправленняможна переглянути й вирішити, які з них потрібно прийняти, а які скасувати.
Текстовийпроцесор MicrosoftWord
У потужномутекстовому процесорі Microsoft Wordзручно створювати найрізноманітніші документи. Текст, що вводиться,відображається на екрані саме в тому вигляді, у якому він буде виведений надрук. Потужні засоби редагування тексту наближають його за своїми можливостямидо настільних видавничих систем, зберігаючи при цьому простоту використання.
Користувачевідоступні різноманітні засоби редагування: зміна типу й стилю шрифту,вирівнювання абзаців, установка міжстрокових інтервалів, виділення рамками,багатоколонний текст, виділення абзаців, авто нумерація листків й багато чогоіншого. У текст можна вставляти таблиці, ячейки яких можуть містити як текст,так і числа. Вбудований засіб побудови діаграм дозволяє з легкістю вибирати будь-якийз безлічі доступних типів графіків. Більше того, в ячейки можна вставлятиформули, що автоматично перераховують результат при зміні параметрів. Необхіднотакож відмітити, що Word надаєможливість створення в документі математичних формул будь-якої складності.
Word також дозволяє писати безпомилок. У ньому є вбудована програма корекції помилок. Підтримується режимдинамічної перевірки орфографії. Кожне написане вами слово буде перевірятисянегайно, і якщо воно містить помилку – ви відразу помітите це по спеціальномумаркуванню, яке відзначає слово, написане неправильно. Для того щоб зробитикорекцію невірно написаного слова, досить буде клацнути по ньому правою кнопкоюмиші, і Вам буде запропонований список можливих замін. У Word ви також можете скористатися новиммеханізмом перевірки орфографії. Користувачі також по достоїнству оцінятьможливість автоматичного форматування тексту.
При підготовцідокументу до друку можна задати сторінкам поля, зміст колонтитулів, формат іорієнтацію сторінки. Крім того, наявний зручний засіб попереднього переглядудокумента перед друком, яке, зокрема, надає можливість перегляду декількохсторінок.
Таким чином,текстовий процесор Wordдозволяє швидким і зручним способом вирішувати задачі, які пов’язані зі сфероюділоводства, а саме – створювати і обробляти текстові документи будь-якоїструктури і степеня складності.
Менеджеру, яккерівнику, доводиться за робочий день створювати, редагувати, перекладати,видаляти безліч документів різної складності. В цьому йому допомагає текстовийпроцесор.
Не дивно, що всіпідприємства чи установи обирають для роботи саме текстові процесори фірми Microsoft. Користуватися іншим це всеодно, що ходити на руках, коли весь світ ходить на ногах – в принципі можливо,але незручно.
Але що робити,коли необхідно створити, наприклад, список працівників і прослідкуватизростання чи спад їхньої заробітної плати. В цьому менеджерам допомагаєтаблиця, яка створюється за допомогою редактора електронних таблиць Microsoft Excel.
Редактор електронних таблицьMicrosoftExcel
Програмнимпродуктом, незамінним в офісній роботі менеджера, є електронна таблиця Microsoft Excel.
За допомогоюцього продукту можна аналізувати великі масиви даних. В Excel можнавикористовувати більше 400 математичних, статистичних, фінансових та іншихспеціалізованих функцій, зв'язувати різні таблиці між собою, вибирати довільніформати подання даних, створювати ієрархічні структури. Значними є також методиграфічного подання даних: крім декількох десятків вбудованих типів діаграм,можна створювати свої, що допомагають наочно відбити тематику діаграми. Ті, хтотільки освоює роботу з Excel, оцінять допомогу «майстрів» –допоміжних програм, що допомагають при створенні діаграм.
У таблиці можнавводити інформацію будь-якого типу: текст, числа, дати і час, формули, малюнки,діаграми, графіки і т.д. Вся введена інформація може бути оброблена задопомогою спеціальних функцій.
Наприклад, утаблиці можуть знаходитися дані про працівників фірми: прізвище, ім’я,по-батькові, дата народження, стаж роботи, сімейний стан, об’єм виконуваноїроботи. Із введеної інформації за допомогою функцій Excel можна отримувати відповіді нанайрізноманітніші запитання. Скільки в організації співробітників у віці від 35до 40 років? Який об’єм роботи виконують працюючі молодше 30 років? Чи єзв’язок між сімейним станом і об’ємом виконуваної роботи? У скількох робітниківстаж роботи більше 10 років?
А якщопідприємство займається продажем товарів? Нехай в таблиці наявні дані прорезультати продажу мережі магазинів. Із введеної інформації за допомогоюфункцій Excel можна з’ясувати, який із товарів найкраще всього продавався упевному періоді, яка група товарів із асортименту погано продається, який ізмагазинів дає найбільшу виручку і у якого магазину найбільш високеспіввідношення між отриманою виручкою і витратами. Також ви маєте можливістьдослідити тенденцію продажу будь-якої групи товарів.
Функція Auto Calculate (Автоматичне обчислення) дозволяєпобачити результат проміжного підсумовування в рядку, просто виділившинеобхідні ячейки таблиці. При цьому ви можете вказати, якого типу результат вибажаєте побачити – суму або середнє арифметичне.
Також в Excel єможливим при заповненні великої таблиці не витрачати час на введення ізклавіатури тексту, що вже втримується в якій-небудь ячейці, заповненій раніше.При введенні тексту відбувається автоматичне сканування введених раніше ячейок,і, якщо є відповідність, Excel пропонує автоматично помістити знайдений вмістячейки в нову. Для цього досить просто нажати клавішу Enter.
При запуску Excelна екрані з’являється робоча книга “Книга 1”, яка містить декілька робочихлистків. Кожен лист являє собою таблицю, яка складається з рядків і стовпчиків.У цих таблицях містяться дані, які необхідно обробляти.
Системауправління базами даних (СУБД) MicrosoftAccessТерміни “база даних” і “система управління базамиданих” частіше всього використовуються в комп’ютерній тематиці. Поняття базаданих можна застосувати до будь-якої інформації, в якій знаходяться зв’язані запевною ознакою елементи. По суті, база даних – це подоба електронній картотеці,електронному сховищу даних, яке зберігається в комп’ютері у вигляді одного чидекількох файлів.Характерною особливістюбаз даних є те, що вони наявні майже у всіх організаціях, незалежно від родудіяльності чи форми власності. Працюєте ви в університеті, магазині, офісі чискладі, вам необхідно створити, узагальнити чи видалити інформацію. Важливим єі те, що бази даних Microsoft Access можуть успішноспівпрацювати з будь-якими іншими, які мають формат FoxPro, Paradox і т.д.Структура Access
СУБД Access при обробці інформаціїрозглядає базу даних як набір декількох структурних елементів, кожний з якихможе включати один або декілька об’єктів. Серед основних складових бази даних зточки зору Access можна виділити наступніоб’єкти:
1. Таблиці. Являють собою об’єкти, якістворюються користувачем для зберігання інформації про предмети чи суб’єкти впевній структурі. Будь-яка таблиця складається з полів (стовпчиків) и записів(рядків)
2. Запити. Є об’єктами, які призначенідля отримання потрібних даних з таблиць, які містяться у базі даних. Задопомогою запитів можна створювати вибірки даних, добавляти чи видалятиінформацію в певній таблиці. Крім того, за допомогою запиту можна такожстворювати нові таблиці на основі однієї чи декількох таблиць, які вже є в базіданих.
3. Форми. Являють собою об’єкти, яківикористовуються для розробки інтерфейса, за допомогою якого відбуваєтьсявведення даних користувачем, а також відображення інформації бази даних наекрані
4. Звіти. Є об’єктами, яківикористовуються для підведення яких-небудь підсумків на основі створених данихі виводу цих підсумків в певному форматі на друк.
5. Сторінки. Являють собою об’єкти, якізабезпечують доступ до інформації, яка наявна в базі даних, із мережі задопомогою браузера, наприклад Internet Explorer.Кожна сторінка, як правило, представляє собою HTML-файл, за посередництвом якого користувачі Internet отримують доступ до наявнихбаз даних.
6. Макроси.Є об’єктами,призначеними для виконання певних дій при виникненні тої чи іншої події.Наприклад, за допомогою макросів можна створювати запити, формувати звіти,відкривати таблиці, обробляти форми і т.д.
7. Модулі.Являютьсобою об’єкти, які містять одну чи декілька процедур, написаних мовою Visual Basic. За допомогою модулів можнареалізовувати широкий спектр можливостей по обробці даних, які недоступнірозробнику у випадку використання макросів.
Редакторпрезентацій MicrosoftPowerPoint
Ще декілька роківназад презентації представляли собою доповіді з ілюстраціями, виконані напапері чи плівках, і демонстровані за допомогою проекторів. При цьому створенняяскравих і переконливих презентацій було доволі трудомісткою справою.
За допомогоюпрограми PowerPoint створення презентації сталопростою та захоплюючою справою. Для проведення презентації в невеликійаудиторії достатньо мати комп’ютер зі звичайним монітором. За достатньо великоїкількості глядачів у наш час використовують проектор, який дозволяє відображатиінформацію, яка висвічується на моніторі, на великий настінний екран. Такожпрезентації можуть проводитися для користувачів локальної мережі та мережі Internet.
PowerPoint – це графічний пакетпідготовки презентацій і слайд-фільмів. Він надає користувачеві все необхідне –потужні функції роботи з текстом, включаючи довільне створення контуру тексту,засоби для малювання, побудову діаграм, широкий набір стандартних ілюстрацій іт.п.
Презентація – ценабір слайдів і спецефектів, що супроводжують їхній показ на екрані, роздавальнийматеріал, а також конспект і план доповіді, що зберігаються в одному файлі,створеному за допомогою PowerPoint.
Слайд – цеокремий кадр презентації, що може містити в собі заголовок, текст, графіку,діаграми і т.д. Створені засобами PowerPoint слайди можна роздрукувати на чорно-білому або кольоровомупринтері, або за допомогою спеціальних агентств виготовити 35-міліметровіслайди на фотоплівці.
Основнимиможливостями PowerPoint по створенню презентації єнаступні:
1. управління процесомпроведення презентації, тобто відображення слайдів, в ній наявних;
2. управління переходами міжслайдами, тобто визначення порядку відображення слайдів презентації під час їїпоказу;
3. установка параметрівзовнішнього вигляду, відображення і появи слайдів;
4. робота с текстом, таблицями,графікою, анімацією, звуком, відео, а також об’єктами Word, Excel та Internet.
Електроннийорганайзер MicrosoftOutlook
Однією з основнихзадач прикладної програми Microsoft Outlook єнадання користувачу можливості спілкуватися з іншими користувачами за допомогоюелектронної пошти. Крім того, дана програма являє собою універсальнийелектронний органайзер, кий дозволяє керувати календарем (тобто створюватиділовий розклад на кожен день, вказуючи у ньому назначені зустрічі), вести облікзадач, які потребують виконання, записувати різні замітки и т.д.
Усі дані в Microsoft Outlook зберігаються в папках. При першомузапуску програми відображається вміст папки Входящие, яка використовується для читання і відправкиповідомлень, а також дозволяє розсилати запрошення на збори.
Якщо для прикладувзяти Microsoft Outlook ХР, то порівняно з попереднімиверсіями, в ній з’явилися нові можливості, які роблять роботу в ньому більшзручною та ефективною. Зокрема, особисті і повторювані зустрічі розбиваються нагрупи та маркуються окремими маркерами. Наприклад, всі зустрічі, які призначаєстарший менеджер, маркуються червоним кольором, а зустрічі директора – синім.
Крім того, всінагадування, які стосуються одного часового проміжку, Outlook відображає в одному вікні. Цеособливо зручно за умови довгої відсутності користувача на робочому місці черезхворобу або відпустку. Нагадування при цьому можна відключати по одному чи всіразом, скориставшись при цьому спеціальною кнопкою Прекратитьвсе.
Microsoft Outlook має великі можливості, серед яких єнаступні:
1. можливістьвиявлення у вхідній пошті небажаних повідомлень;
2. розширенняфункції захисту своїх повідомлень шляхом управління розширеннями ( заборонаотримувачу пересилати, роздруковувати, редагувати отримане від вас повідомленняі т.д.);
3. підвищеннязручності читання за рахунок відображення більшого об’єму тексту повідомлень;
4. можливістьнадання загального доступу до ваших персональних даних.
Таким чином можназробити висновок, що прикладна програма Microsoft Outlook завдяки широкому спектруреалізованих в ній можливостей (робота з електронною поштою, створення діловогорозкладу, обробка списку контактних осіб и т.д.) являється програмнимпродуктом, необхідним для ефективної роботи ділових людей різного рангу.
ВИСНОВОК
Сучасне життяпредставити без сучасної техніки просто неможливо.
Жодна фірма необходиться без допомоги комп'ютерів. Зберігання даних, написання документів,складання графіків, таблиць, розкладів, створення презентацій – у всьому цьомунам допомагає комп'ютер, і допомагає успішно.
Найуспішнішим програмним пакетом на сьогоднішній день,який допомагає вирішити чи не всі завдання менеджменту є інтегрований пакет Microsoft Office. Однією з найбільш значних особливостейданого пакету являється те, що в ньому зібрані прикладні програми, якідозволяють виконувати практично будь-яку роботу, яка пов’язана з діловодством іофісною роботою менеджера. Інакше кажучи, кожен користувач, якому доводитьсямати справу з різними документами, обробляти певні дані чи працювати зпрезентаціями, зможе вирішити поставлені перед ним задачі за допомогою пакету Microsoft Office.
У пакеті Office для зручностікористувача широко застосовуються мастери, які допомагають створювати вприкладних програмах різні об’єкти: діаграми, таблиці, звіти, форми,презентації і т.д. Також широко використовуються різного роду підказки. Цедозволяє менеджерам вчасно готувати різні завдання, тим самим підвищуючиефективність праці.
Іншими словами, структура прикладних програм Office орієнтована на полегшення роботи користувача, щоявляється своєрідною концепцією даного пакету.
Список використаних джерел
1. ГлушаковС. В., Сурядний А. С. Microsoft Office ХР/ Настольная книга специалиста. – Х.: Фолио, 2006, 750 с.
2. ГлушаковС. В., Сурядний А. С. Microsoft Office2003 / Учебный курс. – Х.: Фолио, 2005, 511 с.
3. Глушаков С. В., Сурядний А. С. Персональный компьютер для секретарей и менеджеров / Учебный курс. – Х.:Фолио, 2004, 500 с.
4. Глушаков С. В.Самоучитель для работы на персональном компьютере / Учебный курс. – Х.: Фолио,2005, 275 с.
5. Інтернет-сайтwww.russoft.ru
6. Інтернет-сайтwww.microsoft.com/rus/