Федеративноеагентство по образованию
Государственноеобразовательное учреждение
Высшегопрофессионального образования
Рязанскаярадиотехническая академия
Кафедраавтоматизированных систем управления
Разработкабазы данных для оценки неполной оплаты отгруженной продукции
2005
Содержание
Аннотация
Введение
1. Назначение и область применения
1.1 Описание предметной области
1.2 Документы предметной области
2. Постановка задачи
2.1 Организационно-экономическаясущность задачи
2.2 Описание входной информации
2.2.1 Условно-постоянная информация
2.2.2 Оперативно-учетная информация
Договор
2.3 Описание выходной информации
3. Разработка информационногообеспечения задачи
3.1 Информационный анализ предметнойобласти
3.2 Выделение информационных объектов
3.3 Определение связей и построениеинформационно-логической модели
4. Решение задачи в системеуправления базами данных Microsoft Access
4.1 Определение логической структурыреляционной БД
4.2 Решение задачи в системеуправления базами данных Microsoft Access
4.3 Обоснование выбора программныхсредств
4.4 Создание базы данных
4.5 Создание таблиц
4.6 Создание связей между таблицами
4.7 Ввод и редактирование данных
4.8 Создание запросов
4.9 Создание отчетов
4.10 Создание форм
4.11 Создание графиков
5. Руководство пользователя
6.Контрольный пример
Заключение
Список литературы
Приложение 1
Приложение 2
/>Аннотация
В данном курсовом проектеразработана база данных для оценки неполной оплаты отгруженной продукции ианализа состояния экономического положения описываемой фирмы при помощи СУБД ACCESS 2000, в которой содержитсяинформация о заказчиках, изделиях, товаротранспортных накладных и платёжныхтребованиях.
Документ содержит описание данных,которые содержаться в разработанной базе данных, и может быть использован вкачестве инструкции для применения рассматриваемого продукта.
/>Введение
Одной изпроблем во взаимоотношениях поставщика с заказчиками является неполная оплатаотгруженной заказчику продукции, что усложняет финансовое положениепредприятия-поставщика. Своевременное получение информации о недооплате(неплатежах) путем автоматизации решения рассматриваемой задачи позволяетоперативно выяснить причины недоплаты, избежать банкротства компании.
Дляэффективного контроля оплаты заказчиком отгруженной продукции необходимо вестиавтоматизированный учет отгрузки, учет оплаты и производить анализ оплаты сцелью выявления оплаченной части продукции и недооплаты. В данной задаченеобходимо иметь возможность по запросу пользователя получать результаты такогоанализа для любого задаваемого в запросе изделия. При помощи графика оценитьфинансовое состояние организации.
/>1. Назначение и область применения
/>1.1 Описание предметной области
Впредметную область (ПО) комплекса задач, к которому относится задача оценкиоплаты, рассматриваются процессы планирования и учета выпуска изделий напредприятии, сдача готовых изделий на склады и отгрузка готовой продукциизаказчикам в соответствии с договорами, анализ текущего запаса продукции наскладах, учет и анализ полноты оплаты за отгруженную продукцию.
Задача оценкинеполной оплаты отгруженного заданного изделия касается процессов отгрузкиготовых изделий и оплаты их заказчиками.
Функциям,которые должны быть реализованы в задаче:
- учет отгрузки готовой продукции;
- учет оплаты заказчиками отгруженнойпродукции;
- анализ полноты оплаты за отгруженнуюпродукцию.
Существуетряд ограничений, существенных для процессов, которые относятся крассматриваемой задаче:
- вся отгрузка заказчикамосуществляется по договорам;
- каждому договору соответствует одинзаказчик;
- номер договора неизменен и уникален;
- товаротранспортная накладная (далееТТН) привязана к одному договору;
- рассматриваются договора толькотекущего года;
- один заказчик может иметь несколькодоговоров;
- у изделия всегда только одна единицаизмерения;
- номер ПТР соответствует однойТТН, этот номер уникален для заказчика;
- одной ТТН может соответствоватьнесколько ПТР;
- дата оплаты отгруженной продукцииопределяется датой из ПТР./>1.2 Документы предметной области
Входнаяинформация задачи «Оценка неполной оплаты отгруженного заданного изделия»разделяется на условно-постоянную и оперативно-учетную информацию.Условно-постоянная информация, необходимая для решения этой задачи, включаетсправочные данные о номенклатуре изделий, выпускаемых предприятием, ихнаименовании, единицах измерения и ценах. Эта информация отражена в справочникеготовой продукции. Входная информация, содержащая данные оперативного учета,включает данные об отгрузке и оплате. Данные об отгрузке готовых изделийзаказчикам содержатся в ТТН. Этот документ об отгрузке готовой продукции всегдапривязан к одному договору и, соответственно, заказчику. ТТН может содержатьнесколько наименований изделий, и его номер уникален для предприятия,отгружающего продукцию.
Данныеоб оплате заказчиками отгруженных предприятием товаров содержатся в платежномтребовании (поручении). Номер этого документа уникален только для заказчика ивсегда соответствует конкретной ТТН. Документ ПТР может содержать нескольконаименований изделий. Одной ТТН может соответствовать несколько ПТР.
/>2.Постановка задачи/>2.1 Организационно-экономическая сущность задачи
Одной изпроблем во взаимоотношениях поставщика с заказчиками является неполная оплатаотгруженной заказчику продукции, что усложняет финансовое положениепредприятия-поставщика. Своевременное получение информации о недооплатах(неплатежах) путем автоматизации решения рассматриваемой задачи позволяет оперативновыяснить причины недоплаты и принять необходимые меры.
Дляэффективного контроля оплаты заказчиком отгруженной продукции необходимо вестиавтоматизированный учет отгрузки, учет оплаты и производить анализ оплаты сцелью выявления оплаченной части продукции и недоплаты. В данной задаченеобходимо иметь возможность по запросу пользователя получать результаты такогоанализа для любого задаваемого в запросе изделия.
Автоматизированныйучет отгрузки должен осуществляться на основе данных из документа ТТН. По мерепоступления ТТН на обработку эти данные должны вводиться, накапливаться ихраниться в базе данных в течение регламентированного периода.Автоматизированный учет оплаты должен осуществляться на основе данных документаПТР. Эти данные также должны накапливаться и храниться в базе данных.
Наоснове хранимых данных (об отгрузках и оплатах за отгруженную продукцию) позапросу пользователя должен производиться автоматизированный анализ оплаты длязаданного изделия и выдача отчета. Отчет должен содержать сведения обоплаченной части отгруженных изделий одного наименования и недоплате. Крометого, должен быть выдан список изделий по всей номенклатуре, по которым имеетсянедоплата.
/>2.2Описание входной информации
Как ужебыло указано ранее, входная информация для данной задачи подразделяется наусловно-постоянную и оперативно-учетную информацию. К условно-постояннойинформации можно отнести справочник готовой продукции, а также данные озаказчиках. Формы входных документов, содержащих оперативно-учетную информацию,приведены в таблицах ниже./> 2.2.1 Условно-постоянная информация
Длярасшифровки кодов изделий в процессе решения задачи, получения достоверныхсведений о наименовании, единице измерения и цене каждого из изделий необходимаинформация из «Справочника готовой продукции, выпускаемой на предприятии» (см.табл.1). Справочник является первичным носителем этих сведений, и поэтому онидолжны загружаться в базу данных с него.
Таблица1. Справочникготовой продукцииКод изделия Наименование изделия Цена за единицу Единица измерения
Кусловно-постоянной информации также относится информация о заказчиках. Сведенияо заказчиках (табл. 2) необходимы для расшифровки кода заказчика в ходе решениязадачи и получения сведений о его наименовании и адресе.
Таблица2. Сведения о заказчикахКод заказчика Наименование заказчика Адрес заказчика Телефон
/>2.2.2 Оперативно-учетная информация
Сведения,характеризующие отгрузку, находятся в ТТН (таблица 3) Для решения задачи данныеиз ТТН (номер документа, дата отгрузки, идентификатор заказчика, идентификаторыотгруженных изделий и их количества, а также общая сумма отгруженного)обязательно должны поступать в базу данных.
Таблица3. Документ, содержащий сведения оботгрузке продукции Товаротранспортная накладная №________ Форма14
Датаотгрузки:_________________________
Заказчик
Наименование:
Код:
Адрес: />/>Договор
Номер:
Дата:Изделие Единица измерения Отгружено, шт. Наименование Код
Остальныереквизиты ТТН относятся к справочной информации, которая к моменту решения задачиуже должна находиться в БД. Она должна поступать в БД с документовусловно-постоянной информации па этапе первоначальной загрузки, так как этидокументы являются первичными и соответственно достоверными носителями этойинформации. Из «Справочника готовой продукции» берутся наименование изделия,единица измерения, из справочника «Заказчики» — дата заключения, наименованиезаказчика и его адрес.
Сведения,характеризующие оплату за отгруженные изделия, находятся в платежном требованииПТР (таблица 4).
С документаПТР для решения задачи в базу данных обязательно должны поступать основныеданные, определяющие оплату: номер ПТР, идентификатор заказчика, оплатившегоизделия, дата оплаты, номер ТТН, определяющий оплачиваемую отгрузку,идентификаторы оплаченных изделий и оплаченные количества, а также общая суммаоплаты по ПТР.
Таблица4. Документ входнойучетной информации по оплате
Платежноетребование №_______
Датаоплаты:___________________
ПоТТН№ ___________________
Заказчик
Наименование:_____________
Код: _________Изделие Единицы измерения Оплачено, шт. Наименование Код
Остальныереквизиты ПТР могут быть определены в базе данных по кодам из имеющейся таминформации, которая должна быть загружена из справочников готовых изделий изаказчиков на этапе, предшествующем решению данной задачи. К этим даннымотносятся: наименование и единица измерения изделия, наименование заказчика иего адрес. Описание реквизитов входной информации приведено в таблице 5.
Таблица5. Описаниереквизитов входной информацииНаименование реквизитов Характеристика входных документов Тип Максимальная длина НТТН Числ. Целое (2 байта) Дата отгрузки Дата 8 Код заказчика Числ. Целое (2 байта) Наименование заказчика зазззаказчиказаказчика Текст 50 Адрес заказчика Текст 20 Код изделия Числ. Целое (2 байта) Наименование изделия Текст 30 Единица измерения Текст 10 Цена за (руб) кг Денежн. Длинное целое (8 байт) Количество отгрузки Числ. С плавающей точкой(4 байта) Сумма отгрузки Денежн. Длинное целое (8 байт) НПТР Числ. Целое (2 байта) Дата оплаты Дата 8 Количество оплаты Числ. С плавающей точкой(4 байта) Сумма оплаты Денежн. Длинное целое (8 байт) /> 2.3 Описание выходной информации
Выходнойинформацией задачи для пользователя являются два документа:
• отчетпо заданному изделию, содержащий сведения об оплаченной части отгрузки инедоплате. Отчет должен быть выдан по всем заказчикам, ТТН и датам отгрузки;
• списокизделий, по которым имеется недоплата. Список может содержать по всем изделиямданные об отгрузке, оплате и заказчике.
Этидокументы должны выводиться на экран и печать. Формы выходных документовприведены в таблицах 6 и 7.
Таблица6. Форма выходногодокумента задачи с результатом анализа оплат заданного изделия
Отчет
Оценкаоплаты отгруженной части изделия___________ №ТТН Код заказчика Дата Отгружено, шт. Оплачено, шт. Недоплата
Таблица7. Форма выходногодокумента задачи, содержащая список изделий, по которым имеется недоплата
Отчет
Изделия,по которым имеется недоплата
Кодизделия:
Наименованиеизделия:______ №ТТН Дата отгрузки Отгружено, шт. Недоплата Наименование заказчика Адрес заказчика
/>3. Разработка информационного обеспечения задачи
Разработкаинформационного обеспечения включает подготовку документов, содержащихинформацию, необходимую для решения задачи, и анализ этой информации. Такойанализ позволит произвести формализацию данных, которая имеет целью иходнозначное определение для хранения, поиска и обработки во внутримашиннойсфере.
Дляорганизации информационной базы будем использовать реляционную СУБД. Поэтомудолжна быть разработана логическая структура реляционной базы данных, на основекоторой будет осуществляться решение задачи./> 3.1 Информационный анализ предметной области
Произведеманализ исходной информации предметной области с целью определения состава иструктуры информации для последующей формализации и построения информационно-логическоймодели данных. Приведенные выше формы входных документов, а такжедополнительные сведения из описания предметной области позволяют определитьроль реквизитов во взаимосвязанной информации, содержащейся в документе. Наоснове такого анализа установим функциональные зависимости реквизитов всоответствии с рекомендациями и требованиями нормализации данных.
Рассмотриминформацию, содержащуюся в документе ТТН. В заголовочной части ТТН содержатсяреквизиты (номер документа, дата отгрузки, код заказчика, сумма отгрузки), общиедля всего документа. Причем каждый из них имеет единственное значение, так какодин документ ТТН всегда привязан к одному договору и соответственно к одномузаказчику. Среди этих реквизитов особую роль играет номер ТТН. Посколькуномер ТТН уникален, то есть его значение не может повториться, он выполняетроль идентификатора всей информации по отгрузке изделий, содержащейся вдокументе с данным номером. Остальные реквизиты заголовочной части ТТН, а такжеобщая сумма оплаты однозначно определяются номером ТТН.
Табличнаячасть ТТН содержит реквизиты, имеющие множество значений в соответствующихстолбцах, так как ТТН может содержать несколько наименований отгруженныхизделий. Среди этих реквизитов особую роль играет код изделия, которыйявляется идентификатором каждой строки документа. Таким образом, количественныеданные об отгрузке, содержащиеся в каждой строке, идентифицируются (однозначноопределяются) общим идентификатором документа — номером ТТН, атакже кодом изделия.Описательные реквизиты изделия (в том числеединица измерения) и заказчика определяются однозначно их кодами. На основепроведенного анализа установим функциональные зависимости реквизитов документаТТН и отобразим их в таблице 8.
Таблица8. Функциональныезависимости реквизитов ТТН
/>
Аналогичнопроанализируем информацию, содержащуюся в ПТР и «Справочнике изделий». Всоответствии с описанием предметной области установим функциональные зависимостиих реквизитов. Поскольку номер ПТР уникален только для заказчика, дляидентификации каждого ПТР кроме номера документа используем код заказчика (илиномер ТТН). Такой составной идентификатор является общим для всей информации,содержащейся в конкретной ПТР. Поскольку для каждой ПТР всегда есть ТТН, покоторой оплачивается отгрузка, номер ТТН однозначно определяетсяидентификатором ПТР. Общая сумма оплаты также однозначно определяется этимидентификатором. В табличной части данные по оплате определяются общимидентификатором документа и кодом изделия, указанным в строке. В результатетакого анализа установлены функциональные зависимости реквизитов из ПТР и«Справочника изделий», которые представлены в табл. 9.
Таблица9. Функциональные зависимости реквизитов ПТР исправочника изделий
/>
/>3.2 Выделение информационных объектов
Выявимключевые и описательные реквизиты на основе полученных выше функциональных.
Таблица10. Соответствиеописательных и ключевых рекеизитовОписательные реквизиты Ключевые реквизиты Вид ключа Названия ИО, в кот. включ. реквизит КЗ НТТН П, У ТТН НИ КИ П, У Изделие ЕИ КИ П, У Изделие НЗ КЗ П, У Заказчик АЗ КЗ П, У Заказчик КОЛОТГ КИ, НТТН С, У Отгрузка (ОТТН) СУМОТГ НТТН П, У ТТН ДОТГ НТТН П, У ТТН НТТН КЗ, НПТР С, У ПТР КОЛОПЛ КЗ, КИ, НПТР С, У Оплата (ОПТР) ДОПЛ КЗ, НПТР С, У ПТР СУМОПЛ КЗ, НПТР С, У ПТР ЦЕНАИ КИ П, У Изделие
Проанализируем,установленные функциональные взаимосвязи реквизитов установим для каждого иззависимых реквизитов, от каких реквизитов он зависит. После чего сгруппируемреквизиты, имеющие одинаковые ключи в один информационный объект. В результатеполучим таблицу реквизитного состава информационных объектов (таблица 10), вкоторой выделены все ИО, отображающие данные, которые используются врассматриваемой задаче.
Таблица11. Реквизитныйсостав информационных объектовРеквизиты ИО Признак ключа ИмяИО Название ИО Описание
КЗ
НЗ
АЗ
АЗ П, У ЗАК Заказчик Данные о заказчике изделий
КИ
НИ
ЦЕНАИ
ЕИ П, У ИЗД Изделие Данные об изделии предприятия
НТТН
СУМОТГ
ДОТГ
КЗ П, У ТТН ТТН Общие сведения о ТТН
НТТН
КИ
КОЛОТГ С, У ОТТН Отгрузка (спецификация ТТН) Данные из ТТН по отгрузке изделия
НПТР
КЗ
НТТН
ДОПЛ
СУМОПЛ С, У ПТР ПТР Общие данные ПТР
НПТР
КЗ
КИ
КОЛОПЛ С, У ОПТР Оплата (спецификация ПТР) Данные из ПТР по оплате отгруженного изделия
В даннойтаблице приняты обозначения:
П — простой вид ключа; С — составной ключ; У — уникальный ключ. Подчеркиваниемвыделены ключевые поля./> 3.3 Определение связей и построение информационно-логическоймодели
Связимежду выявленными информационными объектами определяются реальными отношениямимежду парами объектов, показанными в таблице 12. При их определении учитывалисьсведения из описания предметной области и семантика ИО. В частности, известно,что в одной ТТН — несколько строк по отгрузке изделий; в одном ПТР — несколькострок по оплате изделий; в одном ТТН и ПТР может быть указан только одинзаказчик, но для одного заказчика может быть много ТТН и ПТР, по одной ТТНможет быть несколько ПТР и так далее.
Таблица12. Связиинформационных объектов
Ключ связи
Главный ИО
Подчиненный ИО
Тип отношения НТТН+КИ ОТТН Отгрузка(ОТТН) Один ко многим НПТР + КЗ+КИ ОПТР Оплата(ОПТР) Один ко многим КЗ Заказчик ТТН Один ко многим НПТР+КЗ Заказчик ПТР Один ко многим КИ Изделие Отгрузка(ОТТН) Один ко многим КИ Изделие Оплата(ОПТР) Один ко многим НТТН ТТН ПТР Один ко многим
Графическоеизображение информационно-логической модели (ИЛМ) в канонической форме,наглядно показывающей иерархические отношения подчиненности информационныхобъектов, приведено на рис. 1.
/>
Рис.1.Информационно-логическаямодель
Логическаяструктура реляционной базы данных представлена на рис.2.
Подзаказчиком подразумевается предприятие, заключившее договор на поставкуопределенной продукции с предприятием-поставщиком. Именно поэтому заказчики иизделия стоят на верху.
/>4.Решение задачи в системе управления базами данныхMicrosoft Access/> 4.1 Определение логической структуры реляционной БД
Реляционнаябаза данных — это БД, которая воспринимается пользователем в виде совокупноститаблиц.
Логическаяструктура реляционной базы данных представлена на рис2:
/>/>4.2 Решение задачи в системе управления базами данных Microsoft Access
По мерепоступления документов, содержащих данные об отгрузке и оплате по ней, долженосуществляться ввод этих данных в БД, где они должны храниться. Таким образом,осуществляется накопление необходимой для решения задачи оперативно-учетнойинформации.
Приоценке оплаты необходимо обеспечить анализ оплаты по заданному пользователемизделию и получить список всех изделий, не полностью оплаченных заказчиком. Впервом случае надо по запросу пользователя для задаваемого им изделияформировать отчет, содержащий сведения об оплаченной части отгрузки изделия инедоплатах по нему. Для ввода запроса пользователю в диалоге должна бытьвыведена экранная форма. Отчет должен выводиться на экран и принтер. Во второмслучае необходимо сформировать список изделий, по которым имеется недоплата. Списокдолжен включать изделия, по которым нет равенства количества отгруженныхизделий (в ТТН) и количества оплаченных изделий (по всем ПТР, соответствующимданной ТТН). Список может содержать данные, показывающие отгрузку и оплатуизделий. Список должен выводиться на экран и принтер. Расчеты в данной задачедолжны производиться в натуральном выражении, в соответствии с контрольнымпримером. Расчеты производятся за период, в течение которого накапливаласьинформация. Недоплата рассчитывается как разность данных по отгрузке изделия иего оплате.
Длярешения рассматриваемой задачи должен производиться ввод и накоплениеоперативно-учетной информации об отгрузке изделий по ТТН и об оплатеотгруженных изделий по ПТР. Справочная информация об изделиях, выпускаемыхпредприятием, и заказчиках должна быть ранее занесена в базу данных в процессерешения других задач данной предметной области с соответствующих документов — «Справочника готовых изделий» и «Договора». Соответственно, в данной курсовойработе должны быть созданы таблицы: ТТН, ПТР, ОТТН, ОПТР, Изделий и Заказчиков/>4.3 Обоснование выбора программных средств
ВкачествеСУБД для решения задачи курсовой работы была выбрана программа Microsoft Access 2000, входящая в пакет офисных программ Microsoft Office 2000. Этот выбор обосновывается следующими причинами:
1) Microsoft Access в данный момент широко распространена и является несложной восвоении;
2) даннаязадача не требует сложных вычислений (используются лишь небольшиеарифметические расчеты);
3) Microsoft Access специально была выпущена на рынок для создания и управлениянесложными базами данных с интуитивно понятным интерфейсом.
Microsoft Access — программа, предназначенная длясоздания баз данных (БД) и управления ими, являющаяся весьма гибкой структурой,которая может использоваться как для работы с простыми базами данных, так и длясоздания весьма развитого информационного обеспечения на уровне руководствафирмы или корпорации.
Microsoft Access хорошо подходит как для созданияновых БД, так и для обновления уже существующих. Программа способнаимпортировать данные самых разных форматов и преобразовывать их в единую форму.Microsoft Access обладает дружественным и весьма удобным графическиминтерфейсом. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в однойреляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро иэффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поискнужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовыенаклейки.
В базеданных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. Таблицабазы данных содержит сведения по определенной теме или категории объектов.Каждое поле содержит определенную его характеристику. При работе с данными изнескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбораданных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросыпозволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнитьвстроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или измененияданных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные изодной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный илисозданный пользователем макет. Разработанные на основе запросов формы позволяютодновременно просматривать и редактировать несколько таблиц, сочетая в себепроизводительность и удобство в применении.
Одной изосновных функций баз данных является предоставление информации по различнымаспектам деятельности объекта, характеристики которого содержатся в таблицахБД. Такого рода информация должна поступать вовремя и быть надлежащим образомоформлена. Отчеты позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их ввиде, удобном для восприятия. Для анализа данных или распечатки их определеннымобразом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет,группирующий данные и вычисляющий итоги.
Отчетыпозволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном длявосприятия./> 4.4 Создание базы данных
Базаданных Access содержит ряд объектов:
1)таблица — это основная единица хранения данных в БД.
2) Форма- объект БД, в котором разработчик БД размещает элементы управления,необходимые для ввода, отображения и изменения данных в полях таблиц.
3)Запрос — это требование на отбор данных из таблиц или выполнение определенныхдействий над ними. Существуют такие запросы как: запрос на выборку, наобновление, на удаление.
Новуюбазу данных можно создать несколькими способами:
— призапуске Access без использования Мастера;
— призапуске Access с использованием Мастера;
— взапущенном Access из меню Файл;
— сиспользование кнопки Новая.
Создадимбазу данных без использования мастера. При запуске Access открывается диалоговое окно, в котором предлагаетсясоздать новую БД или открыть существующую. Выбираем пункт «Новая база данных» инажимаем . На экране открывается окно диалога «Файл новой базыданных». В списке «Папка» выбираем папку, в которой предполагается создатьновую БД. В поле «имя файла» задаем имя БД. После ввода имени нажимаем накнопку .
Наэкране появляется окно базы данных. Оно позволяет получить доступ ко всемобъектам БД и выбрать режим работы с объектом.
В левойчасти окна находится панель объектов Access, которая включает:
— Таблицы
— Запросы
— Формы
— Отчеты
— Страницы
— Макросы
— Модули
Щелкнувпо ярлыку кнопкой мыши, в правой части окна получим список соответствующихобъектов./>4.5 Создание таблиц
Таблица- основная единица хранения данных в БД, основной объект Access.
Разработкаи создание базы данных осуществляется на основе ранее разработаннойинформационной модели. Сущности информационной модели будут являться основойдля создания таблиц в БД.
В Access используются несколько способовсоздания таблиц:
— путемввода данных;
— спомощью Конструктора таблиц;
— спомощью Мастера создания таблиц;
Созданиетаблицы путем ввода данных осуществляется вводом данных в окно с традиционнойтабличной формой.
Созданиетаблицы с помощью Мастера осуществляется путем выбора полей таблиц изопределенного набора полей.
В данномкурсовом проекте все таблицы создаются с помощью Конструктора таблиц. В Конструкторенам предоставляется возможность самим задавать имена полей, их типы и свойства.Такой способ дает наиболее широкие возможности для создания необходимых таблиц.
Создадимв режиме конструктора таблицу Изделия. Для этого:
1) Послеоткрытия БД выберем слева категорию «таблицы»
2)Нажмем кнопку . В окне «Новая таблица» выбираем вариант созданияКонструктор
3) Встолбце «имя поля» вводим имена полей создаваемой таблицы:
— Кодизделия
— Наименованиеизделия
— Ценаизделия
— Еденицаизделия
4) В столбце«Описание» мы можем ввести поясняющий текст к полям таблицы.
5) Чтобысделать поле «Код изделия» ключевым, выделим его и щелкнем мышью на кнопке«ключевое поле», а можно выделить поле щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать враскрывающемся меню пункт «ключевое поле». (Для удаления ключа необходимовыделить это поле и щелкнуть по кнопке «ключевое поле»)
6)Завершив ввод структуры таблицы, сохраним её. Выполним команду Файл\Сохранить,здесь же введем имя таблицы Изделия. Теперь, если дважды щелкнуть на ней мышью,на экране появится таблица Изделия, внешний вид которой изображен на следующейтаблице 13:
Таблица13. Изделия
/>
Созданнуютаблицу можно закрыть и после этого ее название появится в окне созданной базыданных.
Аналогичнымобразом создадим таблицы: Заказчики, ТТН, ПТР, ОТТН, ОПТР. После этого в окнебазы данных отобразятся названия всех созданных таблиц. Структуры всех таблицбазы данных можно найти в Приложении 1.
/>4.6 Создание связей между таблицами
Связимежду таблицами будут использоваться при создании запросов таблиц при вводеданных таблицы, при создании форм и отчетов. Поля таблиц, с помощью которыхустанавливается связь, могут иметь различные имена, но рекомендуетсяиспользовать одинаковые имена.
Вотношении «один ко многим» (создается в том случае, когда только одно полеявляется ключевым или имеет уникальный индекс) главной таблицей является та,которая содержит первичный ключ и составляет часть «1» в отношении «один комногим». Вторая таблица называется подчиненной таблицей. В данном курсовомпроекте все связи будут иметь тип «один ко многим».
Внешнийключ должен иметь такой же тип информации, что и поля первичного ключа.
Длятого, чтобы наиболее удобным образом можно было просматривать, создавать,удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется Схема данных. Для того, чтобы ее открытьнеобходимо выполнить команду Сервис\Схема данных или щелкнуть мышкой на кнопке, расположенной на панели инструментов.
Рассмотримпроцесс создания связей на примере создание связи «один ко многим» междутаблицами Изделия и ОТТН:
1)Щелкнем мышью в пространстве схемы данных и из контекстного меню выберемкоманду «Добавить таблицу» или щелкнем мышью на кнопке , которая расположена на панели инструментов
2) Вдиалоговом окне «Добавление таблицы» раскроем вкладку «Таблицы» и выберем изсписка таблицу для добавления: Изделия. Затем повторим эти действия для таблицыОТТН.
В данномотношении главной таблицей является таблица Изделия, она содержит первичныйключ «Код изделия» и составляет часть «один». Таблица ОТТН являетсяподчиненной. В ней также содержится поле «Код изделия», но здесь оно являетсявнешним ключом. Это поле имеет такой же тип информации, что и поле первичногоключа главной таблицы.
3) Длясоздания связи щелкнем мышью на поле главной таблице Изделия, по которому хотимосуществить связывание, в данном случае на поле «Код изделия», и, не отпускаякнопку мыши перетащим его к аналогичному полю подчиненной таблицы ОТТН. Послечего на экране появится диалоговое окно «Изменение связей».
Присоздании связей между таблицами можно обеспечить целостность данных.
Целостностьданных означает систему правил, используемых для поддержания связей междузаписями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайногоудаления или изменения связанных данных. Чтобы обеспечить целостность данных,необходимо в окне «Изменение связей» установить флажок в поле «Обеспечениецелостности данных».
4) Вдиалоговом окне «Изменение связей» установим флажок в поле «Обеспечениецелостности данных». После этого нажимаем на клавишу «ОК>. Мы увидим, чтона схеме данных отразилась созданная нами связь. Подобным образом создадимсвязи между другими таблицами.
Полнаясхема данных отображена в Приложении 1./> 4.7 Ввод и редактирование данных
Реализациюпроцесса ввода и редактирования данных приведем на примере таблицы Изделия.
— Выбираемв списке таблиц таблицу Изделия и дважды щелкаем по ней мышью. Перед намиоткрывается окно таблицы.
— Вводиминформацию в поле. Указатель в виде треугольника -указатель выбора записей. * — появляется в новой пустой записи в конце таблицы. + — означает, что с этойтаблицей есть связанные таблицы.
— Чтобыизменить уже существующую запись, достаточно поместить указатель мыши на поле,в котором необходимо изменить данные. После этого вводить данные, а затемнажать «ТаЬ», для перехода на следующее поле. Окончательно данные будутизменены только после перехода на другую запись. До тех пор, пока работавыполняется над одной записью, все изменения можно отменить, нажав клавишу.
Естьопределенные правила работы со связанными таблицами:
— Нельзяудалять запись из главной таблицы, если существует запись в связанной с нейтаблице.
— Нельзяизменить значение первичного ключа в главной таблице, если есть записи,связанные с данной записью в подчиненной таблице.
— Нельзяввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся включевом поле главной таблице.
Чтобыправила соблюдались, необходимо установить «Обеспечение целостности данных».Чтобы преодолеть эти ограничения следует установить «Каскадное обновлениесвязанных полей», что означает, что при изменении значения ключевого поляглавной таблице, автоматически меняются внешние ключи в связанных таблицах.«Каскадное удаление связанных полей» — автоматическое удаление записей вподчиненных таблицах, связанных с записью главной таблицы./>4.8 Создание запросов
Запросыиспользуются для просмотра, анализа и изменения данных из одной или несколькихтаблиц. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц ивыполнять над ними операции.
Наиболеечасто применяемый тип запросов — запрос на выборку, осуществляющий выборкуданных из таблиц.
Длясоздания запроса в режиме Конструктора необходимо выполнить следующие действия:
1) Вокне базы данных выбираем категорию «Запросы» и нажимаем кнопку «Создать» напанели инструментов.
2)Выбираем вариант создания Конструктор и нажимаем .
3)Выбираем таблицу, информацию по которым хотим выводить в результате запроса, инажимаем кнопку «Добавить». Затем выбираем другую таблицу и тоже нажимаем«Добавить» и т.д. В верхней части окна запросов отражается схема данныхзапроса. В нижней части окна расположен бланк запроса (см. Приложение 2).
В запросне следует включать все поля таблиц, нужно включать только интересующие нас.
Взапросе устанавливаются критерии, которым должны удовлетворять отбираемыезаписи. Так можно произвести сортировку записей (например, по дате заказа).
Чтобыудалить таблицу или запрос, необходимо в верхней части окна запроса выделитьудаляемую таблицу или запрос, и нажать клавишу Del.
Запросыдобавления используются для добавления записей из одной таблицы в другую.Запросы обновления позволяют изменять некоторые значения в таблице. Запросы,позволяющие создавать таблицы, удалять значения, изменять обновление называютсямодифицирующими.
Исходяиз требований, предъявляемых к информационной системе, реализуем следующиезапросы с целью получения определенной информации:
1)Оценка оплаченной части. Этот запрос позволяет получить данные о недоплате позаданному изделию. На примере данного запроса рассмотрим процесс построениязапросов. Данный запрос будет содержать следующие поля:
Код_изделия, №ТТН, Код_заказчика, Дата_отгрузки, Кол_отг_изделия, Кол_опл_изделия,Цена_изделия
Так же взапросе будет содержаться вычисляемое поле со значениемНедоплатаСум:(([ОТТН]![Кол_отг_изделия-[ОПТР]![Кол_опл_изделия])*[Изделия]![Цена_изделия])
Дляпостроения этого вычисляемого поля необходимо проделать следующие действия:
— В окнеконструктора запроса перейдем на строку «поле» пустого столбца бланка и нажмемкнопку на панели инструментов или щелкнем правой кнопкой мышии в раскрывающемся списке выберем «Построить»
— Открываетсяспециальное окно построителя выражений. В окне построения выражений набираемнедоплата. Слева внизу показываются типы объектов: запросы, таблицы и т.д.выделяем «таблицы» и выбираем таблицу ОТТН, затем в появившемся списке полейщелкаем два раза мышью на поле «Кол_опл_изделия», потом на знаке «-» и т.д… Вокне построения выражений будет все видно. После этого .
Во всехполях запроса устанавливается флажок в строке «Вывод на экран. В этом запросеприведена информация, касающаяся частично оплаченной отгруженной продукции.Структура запроса Оценка оплаченной части отгрузки изделия расположена вПриложении 2. По такому же принципу построим и остальные запросы.
2)Недоплата за товары. Этот запрос позволяет получить данные обо всех изделиях,по которым имеется недоплата. Запрос будет содержать следующие поля:Код_изделия, Наименование_изделия, Цена_изделия, Наименование_заказчика,НедоплатаСум.
Недоплатаиз первого отчета с применением групповой операции, т.е. среднее значение.
3) Фирмыдолжники. Этот запрос позволяет получить информацию о предприятиях-должниках ио сумме их долга. Запрос будет содержать поля:
Код_заказчика,Наименование_заказчика, а также вычисляемое поле: Sum_Недоплата: Недоплата с применением групповой операцииSum.
4) Долгифирм. Этот запрос позволяет получить информацию о том, долги по какому изделиюимеются и каким заказчиком.
Запросбудет содержать поля:
№ТТН,Код_изделия, Колл_отг_изделия, Кол_опл_изделия, Код_заказчика, Цена_изделия,Дата_отгрузки, Недооплата.
Во всехстолбцах ставим флажки в строке «Вывод на экран». Результаты выполнения запросаможно увидеть, переключившись в режим таблицы с помощью кнопки на панели инструментов. Если нужно изменить запрос, необходимо открыть его врежиме Конструктора и внести необходимые изменения.
Чтобыудалить таблицу из изменяемого запроса, необходимо в верхней части окна запросавыделить удаляемую таблицу или запрос, выбрав любое место в списке полей, инажать клавишу ./>4.9 Создание отчетов
Отчетпредставляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате.Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета,пользователь может отобразить сведения желаемым образом.
Большаячасть сведений в отчете поступает из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющейся источником данных дляотчета. Остальные сведения отчета хранятся в его структуре.
В данномкурсовом проекте будем использовать отчеты в формах для вывода результатовзапросов. Результаты запроса удобнее выводить в виде отчета, чем в видетаблицы, так как он предоставляет пользователю более наглядное представлениевыводимых данных.
Существуеттри способа создания отчета:
Созданиеотчета с помощью Автоотчета. После выбора источника записей и макета (в столбец,ленточный или табличный) Автоотчет создает отчет, который использует все поляисточника записей и применяет последний использованный автоформат.
Созданиеотчета с помощью мастера. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете,требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.
Длясоздание отчета с помощью мастера необходимо выполнить следующие действия:
1. Вокне базы данных выберите значок Отчеты списке Объекты.
2. Нажмитекнопку на панели инструментов окна базы данных.
3. Вдиалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий,выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
4. Выберитетаблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.
Примечание:Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос какисточник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, атакже выбрать поля из других таблиц или запросов.
5. Нажмитекнопку .
Спомощью перечисленных действий создадим отчеты:
«Долги»,«Фирмы-должники», «Недоплата за товары», «Оценка оплаченной части», «Анализ».Данными для этих таблиц будут являться соответствующие запросы.
/>4.10 Создание форм
Форма — объект БД, в котором разработчик БД размещает элементы управления, необходимыедля ввода, отображения и изменения данных в полях таблиц.
Большаячасть сведений в форме поступает из базового источника записей. Остальныесведения формы хранятся в ее структуре.
Связьмежду формой и источником данных для нее создается при помощи графическихобъектов, называемых элементами управления. Наиболее часто используемым длявывода и ввода данных элементом управления является поле.
Существуетнесколько способов создания форм:
— спомощью Конструктора;
— спомощью Мастера;
— с помощьюАвтоформы;
Рассмотримпроцесс создания форм с помощью Конструктора. Для создания формы в режимеКонструктора необходимо выполнить следующие действия:
В окнебазы данных выделяем объект «Формы». Затем нажимаем на кнопку .Выбираем вариант создания Конструктор и нажимаем. И в открывшемсяокне конструктора форм приводим форму к желаемому виду, изменяя цвета, размерыи размещая на ней различные элементы управления. Мы будем создавать следующиеформы:
- Главная(содержит кнопки перехода к соответствующим формам)
- Заказчики
- Изделия
- ТТН
- ПТР
- ОТТН
- ОПТР
Этиформы будут использоваться для просмотра и ввода данных в соответствующиетаблицы.
Внешнийвид формы ТТН представлен в Приложении 2.
Теперьсделаем так, чтобы кнопочная форма «Главная» автоматически загружалась во времяоткрытия базы данных. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
1.Откройте базу данных.
2.Открываем пункт меню «Сервис» → «Параметры запуска»
3. Ввыпадающем списке «Вывод форм/страниц:» выбираем таблицу «ГЛАВНАЯ» и ОК
Приследующем открытии базы данных указанная кнопочная форма («ГЛАВНАЯ») откроетсяавтоматически.
Базаданных Access содержит ряд объектов:
1)таблица — это основная единица хранения данных в БД
2) форма- объект БД, в котором разработчик БД размещает элементы управления,необходимые для ввода, отображения и изменения данных в полях таблиц
3)запрос — это требование на отбор данных из таблиц или выполнение определенныхдействий над ними. Существуют такие запросы, как запрос на выборку, на обновление,на удаление.
/>4.11Создание графиков
Объектразмещения графиков – отчет.С помощью графиков дается анализ о проделаннойработе. Создание графика с помощью конструктора. Открывем окно конструкторазатем нажимаем кноп «Вставка » на главной панели и вибираем оттуда Диаграмма.Выбираем место, где она будет размещена, выбираем таблицу или запрос длясоздания диаграммы. Выбираем поля с данными, которые необходимо отразить вдиаграмме. Выбираем тип диаграммы и тип отображения данных на диаграмме. Далеедаем название диаграмме и нажимает готово.
/>5. Руководство пользователя
В началеработы пользователя с базой данных автоматически на экране появляется главнаякнопочная форма, содержащая основное меню. Основное меню содержит шесть кнопокдля открытия таблиц: , , ,, , , а также по пять кнопак для просмотра ипечати отчётов.
Принажатии на кнопку открывается форма, содержащая сведения озаказчиках, которые отображаются из таблицы Заказчики. В открывшейся формеможно добавить запись, удалить запись. Форма также содержит кнопку «Выход».
Аналогичнооткрываются формы, содержащие сведения из таблиц.
Для просмотраи печати созданных отчётов необходимо нажать на кнопки с соответствующимисимволами отчёта.
/>6. Контрольныйпример
Вкачестве контрольного примера продемонстрируем решение поставленной задачи с использованиемисходных данных, приведенных в приложении, подтвердив тем самымработоспособность разработанной базы данных и правильность формируемых еювыходных данных.
Изтаблиц ТТН и ПТР видно, например, что по товаротранспортным накладным с номером0024, 0025 и 0050 есть недоплата, так как общая сумма оплаты меньше суммы, накоторую был отгружен товар. Значит, при правильной работе программы в запросе«Долги фирм» по номеру ТТН следует ожидать появления записей, отражающих суммунедооплаты по товаротранспортным накладным с номерами 0024, 0025 и 0050соответственно заказчиками 1, 3 и 4. Отчёт по долгам, содержащий результатысоответствующего запроса, представлен на рис.З
.
/>
Рис.3. Отчёт запроса по долгам
Изрисунка видно, что заказчику 4 (магазин «Лига») 21 ноября 1996 года былоотгружено 200 единиц изделия с кодом 001, а оплачено было 75. Соответственно,недоплату по данному изделию можно найти:
([Кол_отг_изделия-[Кол_опл_изделия])*[Цена_изделия]=(200-75)*3200=400000,что совпадает с данными, предоставляемыми программой.
Информациюпо недоплаченным изделиям можно получить в отчете «Недоплата за товары».Содержание соответствующего отчета представлено на рис.4.
/>
Рис.4. Список изделий,по которым имеется недоплата
Анализ состоянияфирмы:
/>
Награфике отображающем состояние финансового положения фирмы по месяцам видно чтос августа по сентябрь фирма заработала (3500000 – 600000=2900000) р. Значит вэтом месяце были заказы с полной оплатой отгруженой продукции или заказы снебольшим кредитом. В следующем месяце заметно снижение следовательно былизаказы с большим кредитом. Точка на графике в сентябре остановилась на отметке400000 значит необходимо отменять сделки при которых существует кредит допериода возврата предыдущих долгов или до сделок с полной оплатой либо оплатойбольше 50% продукции, иначе граафик пойдет ниже, и пересечет прямую 300000. Этоговорит о том, что в следующем месяце у фирмы не будет средств на производствопродукции, зарплату, произойдет банкротство./>Заключение
Такимобразом, поставленная задача решена. Разработанная база данных позволяет наоснове хранимых данных (об отгрузках и оплатах за отгруженную продукцию) позапросу пользователя производить автоматизированный анализ оплаты для заданногоизделия и выдавать соответствующий отчет. Отчет содержит сведения об оплаченнойчасти отгруженных изделий и недооплате. Кроме того, выдается список изделий повсей номенклатуре, по которым имеется недооплата. Также для удобствапользователя программа формирует отчет, содержащий информацию озаказчиках-должниках и общей сумме недоплаты. В итоге проведенной работы былдан анализ состояния фирмы по месяцам.
/>Список литературы
1) Каратыгин С. Microsoft Access 2000 на примерах. Руководство пользователя; М.:Лаборатория Базовых знаний, 2000;
2) Справочная система: Microsoft Access 2000;
3) «Экономическая информатика».Учебник для вузов, под редакцией Евдокимова В.В., С-Пб.: 1997;
/>Приложение 1
Структуры таблиц базыданных:
/>
/>
/>
/>
/>
/>
/>
/>Приложение 2
Структура запроса навыборку сведений об оценке оплаченной части :
/>
Формы:
/>
/>
/>
/>
/>
/>
/>