Курсовая работа по дисциплине «Информационное обеспечениесистем управления» на тему: «Проектирование базы данных и систем управлениябазой данных в среде Microsoft Access»
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Предпосылки создания БД
1.1 Цель создания базы данных
1.2 Планирование процесса разработки
1.3 Требования, предъявляемые к проектируемой СУБД
2. Проектирование БД в среде Microsoft Access
2.1 Основные сведения
2.2 Системные требования
2.3 Основные функции
2.4 Элементы базы данных
2.5 Основные типы данных
2.6 Панели и меню
2.7 Visual Basic for Application
3. Применение MS Access в ООО”Форум Компьютерс”3.1Сопровождение баз данных
3.1.1 Необходимость модернизации БД
3.1.2 Модификация таблиц
3.1.3 Создание таблицы с помощью мастера
3.1.4 Использование конструктора длямодернизации
таблиц
3.1.5.Связывание таблиц с БД
3.2Построение запросов3.3 Применение языка SQL в MS Access
3.3.1 Использование выражения SELECT
3.3.2 Фильтрация данных с помощью предложения
WHERE
3.3.3 Сортировка данных конструкции выражения
SELECT
3.3.4 Группировка столбцов
3.3.5 Использование предложения HAVING
3.3.6 Объединение таблиц
3.4 Анализ и оптимизация разработанной (модернизированной)
БД и объектов управления данными
3.5 Программирование управление структур свойствами макросов
3.5.1 Макросы. Общие сведения
3.5.2 Создание макросов
3.5.3 Создание групп макросов
3.5.4 Запуск макроса
Заключение
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
база данный мicrosoft аccess запрос макрос
Компьютерныйцентр Форум работает на рынке компьютерного оборудования уже более 10 лет,начав свою деятельность как самостоятельное юридическое лицо в рамках холдинга,сферой деятельности которого является комплексная автоматизация предприятий«под ключ» и системная интеграция, в тесном сотрудничестве с «Бизнес КонсалтингГрупп».
НАПРАВЛЕНИЯТОРГОВОЙ И СЕРВИСНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Насегодняшний день компьютерный центр Форум успешно работает в различныхсегментах компьютерного бизнеса, четко разграничивая специфику розничных,дилерских и корпоративных продаж и соответствующего обслуживания.
ПРОИЗВОДСТВО
Особоезначение для компании имеет производство и продажа персональных компьютеров исерверов под маркой «FORUM».
Компанияимеет все необходимые сертификаты на производство компьютеров, на сервисное игарантийное обслуживание.
ДОСТАВКА
С цельюповышения качества обслуживания и создания максимально удобных условия работыдля дилеров и розничных покупателей, к их услугам создан транспортный отдел,укомплектованный грузовыми и легковыми автомобилями (для доставки габаритногооборудования) а также мобильная курьерская служба. (подробнее о доставке)
РЕГИОНАЛЬНЫЕОТДЕЛЕНИЯ
Постояннонаходясь в центре событий и анализируя ситуацию на рынке высоких технологий,руководство компьютерного центра Форум прекрасно понимает необходимостьдальнейшего развития бизнеса и не успокаивается на достигнутом, постепеннорасширяя круг своих интересов. С этой целью развернута программа организациифилиальной сети в различных городах России.
За короткийсрок в рамках этой программы уже открыты и успешно работают филиалы компании внескольких городах Российской Федерации
НАШИПАРТНЕРЫ И СТАТУСЫ
/> Авторизованный дилер
/> Valued partner
/> Авторизованный дилер
/> Авторизованный дилер
/> Авторизованный дилер
/> Авторизованный дилер
/> Официальный дилер
/> Авторизованный дилер
/> Официальный дилер
/> Авторизованный дилер
/> Авторизованный дилер
/> Авторизованный дилер
/>
НАШИКЛИЕНТЫ
Мы гордимся,что являемся поставщиками компьютеров и оргтехники в такие организацииучреждения как:
· Автобанк
· Арбор Мунди — сеть парфюмерных супермаркетов
· Банк КредитованияМалого Бизнеса
· Газпромбанк
· ГосАтомНадзор
· МАИ
· МИИГА
· МинистерствоОбороны РФ
· МинистерствоОбразования РФ
· МинистерствоТруда и Социального Развития
· МИСИ
· МИФИ
· МосковскийГосударственный Университет
· МФТИ
· Национальный БанкРазвития
· Пробизнесбанк
· Роспромбанк
· РусскийМеждународный Банк
· Ряд предприятийМинистерства Обороны
· Сбербанк РФ(Лефортово)
· Cеть магазинов«Мегалюкс»
1. ПРЕДПОСЫЛКИСОЗДАНИЯ БД
1.1 Цель создания базыданных
В деловой или личнойсфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый изкоторых связан с определенным видом деятельности.
Целью создания БДявляется разработка автоматизированной системы, обрабатывающей информацию сиспользованием программного обеспечения персонального компьютера. Чтозначительно облегчает работу любого предприятия.
В качестве примеравозьмем организацию ООО”Форум Компьютерс” и рассмотрим базу данных применяемуюна ней.
Менеджеры фирмы желаютпостоянно иметь под рукой данные о товаре, имеющемся в данный момент в наличии.При этом мы располагаем сведениями о товаре (минимальном наборе егохарактеристик — марка, описание товара, тип товара, серийный номер, цена); опоставщиках, у которых мы покупаем товар, (название организации, к комуобращаться, его должность в организации, адрес и телефон); о собственнозакупках товара (описание заказа, обещанная дата доставки, фактическая датадоставки, цена за доставку товара); о сотрудниках; о доставке товара; оклиентах или покупателях.
Проектируя базу данных,мы столкнёмся с рядом задач, которые нам предстоит решить. Вот, например, можновидеть, что хранение всей этой информации вкупе приведет к тому, что данныехоть и будут структурированы и содержаться в одной таблице, но кто захочетпостоянно вводить данные о товаре, если мы его продаем 10 раз за один день? А опоставщике, если он поставляет несколько видов товара?
Таким образом, можносоздать таблицы — «Товары», «Поставщики», «Заказы», «Доставка», «Сотрудники»,«Клиенты» каждая из которых будет хранить строго определенный набор данных.
Но в этом случаепоявляется другой вопрос: а как можно узнать, какой поставщик доставил тот илииной товар? Сколько товара осталось на складе? Сколько продано товара? И какойименно товар продается согласно записи таблицы «Заказы»? Для решения этойзадачи нужно определить между таблицами отношения — то есть в таблицу «Заказы»необходимо ввести поле, содержащее наименование товара, и поле, содержащеесведения о проведённых сделках: заказано, получено и т.д… Однако если мы будемнумеровать (или кодировать) записи, то проблема лишних обращений к клавиатуребудет еще быстрее решена, за счет ввода только номера товара (код товара),номера заказа (код заказа), номера операции (код операции) — при условии, чтосоответствующие поля будут введены в состав таблиц «Товары», «Поставщики», «Заказы»,«Клиенты», «Сотрудники».
1.2 Планированиепроцесса разработки
Процесс разработкипроекта состоит из четырёх стадий:
1. сбора и анализа требований кпроектируемой базе данных;
2. анализа архитектуры;
3. планирования процесса разработки;
4. реальное построение СУБД.
Стадия сбора и анализатребований заключаетсяв общении с пользователями данной БД и фиксации их требований: постоянный,быстрый, а главное удобный доступ к интересующей информации; возможность легко вносить,изменять и удалять различные данные и т. д.
Стадия анализа архитектуры СУБДсостоит в выборе дизайна, технологий обработки информации и инструментовразработки БД и СУБД. В данном примере инструментом будет являться СУБД Microsoft Access.
Стадия планирования – создание планов по: закупкепродукции, её реализации, стоимости, ресурсам, издержкам, прибыли и т. д.
Стадия построение СУБД заключается впроведении работ, контроля выполнения планов и оценки полученных результатов.
1.3 Требования,предъявляемые к проектируемой СУБД
1. Функциональность – описание необходимых функций СУБД,возможность и правила работы с ними.
Пример: возможность не хранить некоторыеданные, а рассчитывать их при запросах по исходным данным.
2. Производительность – время исполнения запроса, ёмкость БД,количество обслуживаемых клиентов.
Пример: возможность поддерживания большогоколичества пользователей корпоративной сети при среднем времени выполнениязапроса.
3. Безопасность – ограничиваются возможностямииспользования данных для обработки.
Пример: предусмотреть необходимую регистрациюпользователей и предоставления им права постоянного доступа.
4. Масштабируемость – возможность увеличения количестваполей, записей полей, пользователей, периодичность передачи данных.
5. Возможность изменения конфигураций – показывает, насколько заказчик можетизменять программное обеспечение с помощью разработчика.
Пример: администратор должен иметьвозможность изменять и формировать новые запросы, формы и т. д.
6. Совместимость – возможность совместимости работы сразными СУБД.
7. Доступность – определяет количество часовобслуживания пользователей, длительность проведения работ.
Пример: администратор СУБД регистрирует времядля архивации данных и проведении профилактических работ.
8. Простота эксплуатации – определяет условия, которые создаютудобства использования СУБД.
9. Простота освоения СУБД – определяет допустимую длительностьосвоения приёмов управления СУБД.
Итак, набросав примерныйпроект базы данных, приступим к его реализации.
2.Проектирование бд в среде Microsoft Access
2.1 Основные сведения
Приложение MicrosoftAccess 97/2000 (далее Access) является мощной и высокопроизводительной32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД).
База данных – это совокупностьструктурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавлениевыборку и отображение данных.
Реляционная база данных. Практическивсе СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБДне отличаются от программ электронных таблиц (Excel), которые могут эмулироватьнекоторые функции баз данных.
Существует три принципиальныхотличия между СУБД и программами электронных таблиц:
1. СУБД разрабатываются сцелью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намногобольших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.
2. СУБД может легкосвязывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей.Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.
3. СУБД минимизируютобщий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные,разбиваются на несколько связанных таблиц.
Access – мощноеприложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются совсеми удобствами и преимуществами Windows.
Как реляционная СУБДAccess обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременноиспользовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы,созданные в среде Paradox или dBase.
Работая в среде MicrosoftOffice, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые сAccess текстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel), презентации(PowerPoint). С помощью новых расширений для Internet можно напрямуювзаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представлениеданных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как InternetExplorer и Netscape Navigator, а так же рядом других Web браузеров.
Access специальноспроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базыданных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжнаясистема защиты от несанкционированного доступа к файлам.
База данных храниться водном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данныхна два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объектыприложения (формы, отчёты, макросы, модули).
В последних версиях Accessпредставлен новый формат файла (MDE) – библиотеки, с помощью которого можносоздавать приложения, не включая VBA код.
Несмотря на то, чтоAccess является мощной и сложной системой, его использование не сложно длянепрофессиональных пользователей.
2.2 Системныетребования
1. Процессор 80486DX33или мощнее
2. Windows 95/98/2000/XPили Windows NT (версия не ниже 3.51)
3. Не мене 12 Мб оперативнойпамяти (для совместной работы с другими приложениями не менее 24 Мб)
4. Около 100 Мб дисковогопространства (только для Access и новых баз данных).
2.3 Основные функции
1. Организация данных.Создание таблиц и управление ими.
2. Связывание таблиц и обеспечениедоступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениямполей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.
3. Добавление и изменениеданных. Эта функция требует разработки и реализации представленных данных, отличныхот табличных (формы).
4. Представление данных.Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и другихобъектов базы данных.
5. Макросы. Использованиемакросов позволяет автоматизировать
повторяющиеся операции. Впоследних версиях Access макросы используют для совместимости.
6. Модули. Модулипредставляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать длясложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартныхмакросов.
7. Защита базы данных. Этисредства позволяют организовать работу приложения в многопользовательской средеи предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.
8. Средства печати. Спомощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можноувидеть в базе данных.
Access так же позволяет создаватьдистрибутивные диски для распространения готового приложения (с помощью Office DeveloperEdition Tools). Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов накаком-либо носителе.
Пакет ODE Tools включаетмастер установки, автоматизирующий создание средств распространения и программыустановки. Он так же позволяет выполнение приложения на компьютерах, на которыхне установлен Access.
2.4 Элементы базыданных
1. Таблицы. В базе данныхинформация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать исвязывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами.Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.
2. Запросы. При помощизапросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разныхтаблиц. В запрос можно включать до 255 полей.
3. Формы. Формы позволяютотображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. Спомощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. Вформы позволяют включать модули.
4. Отчёты. Отчётыпредназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красивооформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.
5. Макросы (см. выше)
6. Модули. Модулисодержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий таких, как,например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, дляавтоматического выполнения операций над объектами базы данных и программногоуправления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данныхс настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями.
Модули снимают с пользователяприложения необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данныхдля выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы.
База данных можетсодержать до 32768 объектов.
В состав Access входитмножество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упроститьпроцесс создания объектов базы данных.
2.5 Основные типыданных
1. Текстовый. Текст иличисла, не требующие проведения расчётов.
2. МЕМО. Поле этого типа предназначенодля хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа неможет быть ключевым или проиндексированным.
3. Числовой. Этот типданных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависитточность вычислений.
4. Счётчик. Уникальные,последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавленииновой записи в таблицу.
5. Логический. Логическиезначения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможныхзначений.
6. Денежный. Денежные значенияи числовые данные, используемые в математических вычислениях.
7. Дата/Время. Дата ивремя хранятся в специальном фиксированном формате.
8. Поле объекта OLE.Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не можетбыть ключевым или проиндексированным.
9. Гиперсвязь. Содержитадреса Web-страниц.
2.6 Панели и меню
До сих пор приходилосьиметь дело с отдельными объектами Access. И с каждым из них нужно работать винтерактивном режиме, открывая в окне базы данных вкладку требуемого объекта.
Но можно связать объектыв единое приложение. При этом вам не потребуется умение создавать сложныепрограммы. Благодаря использованию кнопочных форм, диалоговых окон и меню работус приложением можно автоматизировать и упростить, скрывая от пользователя ненужныев текущий момент объекты Access. Кнопочная форма представляет собой созданную пользователемформу с кнопками. С их помощью можно, например, запускать макросы открытия форми печати отчетов. С помощью кнопочной формы выполнить несколько действий можно,щелкнув на одной кнопке. Используя кнопочную форму и другие объекты можнообъединять созданные ранее объекты базы данных в одном приложении (при этомприложение может иметь вид, отличный от внешнего вида Access). В основномкнопочная форма используется в качестве главного меню приложения.
Поскольку кнопочная формавыполняет только роль меню приложения, в ней следует использовать минимальноечисло элементов управления. Поэтому обычно в кнопочную форму включают толькокнопки, надписи, рамки объектов, линии и прямоугольники. Другие типы элементовуправления, такие как текстовые поля (связанные с полями базы данных), списки, полясо списком, диаграммы и подчиненные формы, обычно в этой форме не используются.Создавая кнопочную форму, в ней следует разместить надписи, а также линии, прямоугольникиили рисунки, чтобы сделать ее эстетически более привлекательной. Кнопка являетсяпростейшим элементом управления формы и используется для запуска макроса. ВAccess благодаря макросам, запускаемым с помощью кнопок, можно выполнять самыеразличные задачи.
Помимо кнопочной формы Accessпозволяет создать специальное меню, с помощью которого можно расширитьвозможности разрабатываемой системы. В это меню можно добавить частоиспользуемые команды, а также команды, которые уже заданы для кнопок формы. Созданноеменю заменит стандартное меню Access. Специальное меню связано с формой. Можно создатьодно меню и использовать его в нескольких формах.
В Access можно создатьтри типа меню:
1. Menu Bar. Обычноеменю, которое может располагаться вверху формы и иметь выпадающие подменю.
2. Tool Bars. Группыпиктограмм, обычно располагающиеся под меню.
3. Shortcut Bar. Меню,всплывающие после щелчка правой кнопки мыши.
2.7 Visual Basic forApplication
В Access пользователь можетуправлять выполнением приложении, например, изменить информацию в таблице илищелкнуть на командной кнопке.
Используя в приложении макросыи процедуры, можно реализовать реакцию пользователя на эти действия. Для этого вAccess предусмотрены характеристики событий для каждого элемента управления, которыйпомещается в форму. Подключая макрос или процедуру к определенному событию элементауправления, можно не заботиться о последовательности действий, выполняемых пользователемв форме. Обработка событий представляет собой программный код, выполняемый при возникновенииэтого события. Код непосредственно присоединяется к форме или отчету,содержащему обрабатываемое событие.
В предыдущих версияхAccess имела собственный язык Basic, называемый Access Basic. В последнихверсиях Access он заменен языком Visual Basic for Applications (VBA) компании Microsoft. Несмотря на некоторую схожесть, между этими языками естьсущественные различия. VBA становится общим языком для всех приложений MicrosoftOffice. VBA является современным языком структурного программирования. Находясьв окне модулей, можно создавать и редактировать код VBA и процедуры.VisualBasic для приложений играет важную роль при разработке баз данных Access. Спомощью VBA можно настроить формы и отчеты, запустить макросы, а также отобразитьобъект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic дляприложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создатьи изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно:можно создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них.
3. ПРИМЕНЕНИЕ MSACCESS В ООО”ФОРУМ КОМПЬЮТЕРС”
В компании ООО”ФорумКомпьютерс” для обеспечения целостности данных о поставщиках, клиентах, товарахи т.д. используется программная среда MS Access. Выбор именно этой средыобусловлен рядом преимуществ в соотношении с электронными таблицами:
1. СУБД разрабатываются сцелью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намногобольших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.
2. СУБД может легкосвязывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей.Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.
3. СУБД минимизируютобщий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные,разбиваются на несколько связанных таблиц.3.1 Сопровождение баз данных
3.1.1Необходимость модернизации БД
Объем информации и ееструктура со временем эксплуатации СУБД растет и становится неуправляемой, еслине принять мер по упорядочиванию БД. Как правило изменения касаются не толькоданных и их структуры, но и объектов БД. Пример: Сведения о заказчиках могутстать неполными, если не включить в их адреса E-mail и Web-узлы.
3.1.2 Модификациятаблиц
Чтобы включить в БД новыесведения, в одних случаях достаточно ввести в поле сущ. Таблицы, а в другихнеобходимо создать новую таблицу.
Таблицы БД описываютопределенные объекты или темы. Если включаемые данные представляющие собой доп.характеристику существующего объекта. Если нужно включить в новый объект тему,нужно создать новую таблицу.
Прежде чем приступить ксозданию таблицы, нужно создать список полей, а также определить их форматы идругие свойства.
3.1.3 Создание таблицыс помощью мастера
В окне БД нажать накнопку Создать и выбрать Мастер таблиц.
Ключ таблицы – одно илинесколько полей, однозначно идентифицирующих запись в таблицы. Ключевые записислужат нескольким целям: Если сортировка таблиц не задана, записиупорядочиваются по значению ключа. Также ключи используются для взаимосвязитаблиц, с помощью которых устанавливаются взаимоотношения записей. Счетчик –присваивает уникальный номер. Поля типа Счетчик – используют в качестве ключей.
3.1.4 Использование конструктора длямодернизации таблиц
Конструктор может бытьиспользован для создания новой таблицы.
3.1.5 Связывание таблиц с БД
При дополнении новой таблицы, необходимо выяснить как онавзаимодействует с другими таблицами и установить взаимосвязь между таблицами,записи которых логически связаны. Только в этом случай форму запроса показываютполя различных таблиц. Существует 2 способа. Можно установить 2 типа отношений:1:1 и 1 ко многим – распространенный.
Пример: 1:1 –используется для обеспечения доступа ограниченным лицам.
Практическое применение:
1) Создать с помощью мастератаблиц таблицу.
/>
2) Заполняем таблицу всоответствии с требованиями предприятия. Получили:
/>
3) Откроем таблицу в конструкторе.
/>
4) Повторяя шаги 1,2,3создаем таблицы «Клиенты», «Поставщики», «Заказы», «Сотрудники» и «Товары».
5) Созданные таблицы необходимо связатьмежду собой для этого инициируем Сервис – Схема данных:
/>
6) Удерживая левойкнопкой мыши перетаскиваем название поля «КодПоставщика» из таблицы «Поставщки»на одноименное поле в таблицу «Товары»:
/>
7) Аналогичные операции произведем состальными таблицами, получим:
/>
3.2Построение запросов
Microsoft Access предлагает ряд инструментов, которые позволяютполучить ответы на поставленные перед базой данных вопросы. Access предлагает два способа заданиязапросов.
1. С помощью мастеров.
2. В режиме конструкторов.
Мастер запросов выполняетпошаговую процедуру задания запроса. Режим конструктора позволяет не толькозадать запрос, но и модифицировать существующий. Запросы позволяют получитьинформацию, ограничивая диапазон просмотра данных, извлекая при этом поля изодной или нескольких таблиц. Запросы можно сохранять и использоватьмногократно.
Практическое применение:
1. Открываем запросы.
2. Создаём новый запрос с помощьюмастера.
/>
/> />
4.Создаём новый запрос спомощью конструктора.
/>
/>
5. Создадим запрос наповторяющиеся записи.
/>
/>3.3 Применение языка SQL в MS Access
Язык SQL – Structured Query Language используется в отличии от другихязыков программирования исключительно в задачах управления БД. С помощью SQL можно заставить программу выполнятьна сетевом сервере.
3.3.1 Использованиевыражения SELECT
Команда SELECT состоит из служебного слова закоторым следует список необходимых полей и выражение FROM, имя таблицы.
SELECT и FROM служебные слова SQL:
SELECT – название командные.
FROM – предложение, представляющееисточник данных.
Список полей – параметрыконструкций.
В качестве параметрасписка полей допускает «*».
Например, чтобы получитьполное содержание таблицы :
SELECT *FROM имя таблицы.
Порядок выполнениезапроса на SQL:
1. Открыть БД.
2. В окне выбрать запросы.
3. Создать конструктор.
4. Добавить таблицу.
5. Вид/Режим SQL.
3.3.2 Фильтрацияданных
Фильтрация данных спомощью предложения WHERE команды SELECT используется в тех случаях, когданеобходимо ограничить множество записей возвращаемых запросом.
Конструкции SELECT предложение WHERE занимает место после FROM.
Синтаксис:
SELECT _ список полей _ FROM _ список полей _ WHERE _ имя поля _ оператор _ значение (Or/And). За служебным словом WHERE следует набор предикатов в формате имя поля _оператор _ значение. Количество предикатов неограниченно.
В качестве аргументаоператора используется любой из обычных операторов аргумента.
Значения – величинасоответствующего типа (символьные литералы; слова, которые помечаются вкавычки).
Предикату можетпредшествовать служебное слово NOT,обозначающее унарный оператор отношения. Предикаты склеиваются с помощьюопераций конъюнкций (+), дизъюнкции Or.
Операторы применяющиеся впредложении WHERE:
1) Оператор BEETWEN сопровождается сл. сл. And использующий в контексте предложенияWHERE для задания границ интервала,величины аргумента.
SELECT*FROM _Music _ WHERE _ Artist BETWEEN ‘Elvis’ AND ‘Rolling Stones’.
В этом примере команда SELECT возвратит набор данных, содержащихсведения об альбомах исполнителей, имена которых содержат сведения об альбомахисполнителей и попадают в интервал от P до R.
2) Оператор IN. Он позволяет задавать искомыезначения в полях таблиц. Синтаксис конструкций IN в контексте команды SELECT имеет вид: SELECT _ список полей _ FROM _имя таблицы. WHERE_ имя поля _ IN _(значение1, значение 2, … )
Например:
SELECT*FROM _Music _ WHERE _ Publisher ‘Polygram’ ’Elektra’ ‘Capitol’
Указанная команда SELECT вернёт все строки данных, которыеимеют отношения к звукозаписям, выпущенным компанией «Polygram», «Elektra», «Capitol».
Логические операторыконъюнкции (AND) и дизъюнкции (OR) требует наличие двух операторов.Оператор NOT – унарный оператор. Предложение WHERE может содержать любое числопредикатов, соединяющих вместе логическими операторами сгруппированных спомощью круглых скобок.
SELECT*FROM MusicWHERE _ Publisher =‘Capitol’ AND LastName = _ ‘Cocker’ OR LastName = ‘Merchat’.
3.3.3 Сортировкаданных
Сортировка данныхконструкции выражения SELECTпозволяет упорядочить возвращённые наборы данных по возрастанию или убываниюзначений полей.
Этой цели служитприложение ORDER BY. После которого указывается одно или несколько выраженийвида: имя поля _ [Порядок сортировки, раздел. запятой]. Аргументы имя поляуказывают на поля таблиц перечисленные в предложении FROM. В качестве необез. параметра – порядок – порядоксортировки допустимо использовать сл. сл. ASC и DESCвозвращает по возрастанию и убыванию соответственно.
SELECT*FROM _ Music_ ORDER BY Artist DESC, Title Asc
3.3.4 Группировкастолбцов
Предложение GROUP BY применяется для группировки данных в столбцах. К немунеобходимо обращаться при использовании так называемых агрегатирующих функцийязыка SQL. Например SUM. Группируя данные по определённым столбцамвозвращающего набора следует включать в группу, либо все столбцы набора данных,либо те из них, которые не использованы в качестве аргументов агрегатирующихфункций.
Предложение GROUP BY применяется в тех случаях, когда необходимо получить толькоодну строку из группы строк, в определённых структурах, которых характеризуетсяпрактичные значения.
3.3.5 Использованиепредложения HAVING
Предложение HAVING подобно WHERE помогает ограничить объем множества данных, получаемыхв результате выполнения SELECT.
HAVING позволяет включать любое числопредикатов, объединенных посредством булевых логических операторов.
Листинг 1:
Демонстрирует примериспользования HAVING и применение вложенного запроса.
1: SELECT *FROM Music WHERE ID =
2: SELECTMusic_ID FROM TRACKS
3: GROUP BYMusic_ID
4: HavingCDATE (SUM (Track_Length))>CDATE (“0:6:0”)
Строка 1 содержитзаголовок внешнего запроса.
В строках 2,3,4расположен текст подчиненного запроса. Подзапрос группирует записи таблицы TRACKS в соответствии с полями MUSIC_ID.
Предложение HAVING осуществляет сравнение суммы,продолжительность звучания всех композиций данного альбома. С константой равной6 мин.
В результате выполнениявсего запроса будут возвращен набор записей таблицы. MUSIC для каждой из которых существует внешний ключ изтаблицы Tracks и удовлетворяется условиеподчиненного запроса.
В строке 4демонстрируется пример употребления встроенной SQL функции CDATE, выполняющей преобразование числа значения DATE TIME.
В нашем случае с помощью CDATE осуществляется сопоставление функциивнешних интервалов длительности звучания, выраженных в секундах.
3.3.6 Объединение таблиц
Реляционная БДпредполагает наличие механизма объединения хранящихся в нескольких таблицах.Процесс и результат сбора данных об определенном объекте, которые хранятся внескольких таблицах – объединение таблиц.
INNER JOIN – позволяет возвратить все записи для которыхвыполняется условие равенство, содержимого столбцов 2-х объединяемых таблиц.
Пример:
SELECT *
FROM MUSICINNER JOIN TRACKS ON_MUSIC. ID, TRACKS. MUSIC_ID
Эта конструкция возвратитвсе записи таблиц MUSIC и TRACKS для которых MUSIC и TRACKSравны.
LEFT JOIN – Применяется в случаях, когда следует вернуть всезаписи левой таблицы, и только те строки правой, значения полей которой соотв.данным левой таблицы.
RIGHT JOIN – противоположно по значению оператора LEFT JOIN. При использовании этого оператора, возвращ. наборданных будет содержать
Практическое применение:
1. Оператор BEETWEN сопровождается сл. сл. And использующий в контексте предложенияWHERE для задания границ интервала,величины аргумента.
/>
2. Оператор IN. Он позволяет задавать искомыезначения в полях таблиц.
/>
/>
3. Сортировка данныхконструкции выражения SELECTпозволяет упорядочить возвращённые наборы данных по возрастанию или убываниюзначений полей.
/>
/>
4. Логические операторыконъюнкции (AND) и дизъюнкции (OR).
/>
/>
3.4 Анализ иоптимизация разработанной (модернизированной) БД и объектов управления данными
Для быстродействия БД всреде Access можно пользоваться анализатором быстродействия. Анализаторбыстродействия недоступен для вызова проектов MS Access. Проектом БД называетсяпрограммное средство, обеспечивающее подключение к БД MS SQL Server, которыйиспользуется для создания приложений в архитектуре «Клиент- Сервер». Файлпроекта не содержит данных, как объектов так и таблиц.
Последовательностьпроведения работ по оптимизации БД.
1) Открыть БД Access быстродействиекоторой необходимо повысить.
2) Выбрать Сервис – Анализ –Быстродействие.
3) Выбрать вкладку соответствующую типуобъекта БД, который нужно оптимизировать, выбрать вкладку все типы объектов дляпросмотра всех объектов.
4) Выбрать имена оптимизированныхобъектов и нажать ОК.
5) Повторить пункты 3,4.
Далее БД предложит:
1) Совет
2) Предложение
3) Мысль
Предложение –подразумевает определенные компромиссы применяемые к оптимизации.
Для получения дополнительныхсведений, целесообразно в мысли выбрать опцию таблицы и руководствоваться еюдля совершенствования структуры БД.
/>
3.5 Программированиеуправление структур свойствами макросов
3.5.1 Макросы. Общиесведения
Макрос представляет собойнабор микрокоманд, которые создаются для автоматизации часто выполняемых задач.Группа макросов позволяет выполнять несколько задач последовательно. Основнойкомпонент макроса – замкнутая инструкция, самостоятельная или в комбинации сдругими макрокомандами, определяющая выполняемые в макросе действия. Еслимакросов много объединение родственных макросов в группы используются под однимобщим именем.
Например: следующаягруппа макросов связанная с именем кнопки состоит из трёх родственных макросов:«Сотрудники», «Товары», «Отчёты». В каждом макросе выполняется макрокоманда«открыть форму».
В некоторых случаяхтребуется выполнять макрокоманду только при выполнении нескольких условий.Условие включения поля «Автор» и отношение «Равно» должно так же соединять изначение поле.
Если в макросепроверяется условие назначения, то для одних значений одно сообщение для другихдругое.
В подобных случаяхусловия позволяют определить порядок передачи управления между макросом вмакросе. Условие задаётся любым логическим выражением, которое возвращает true или false. В зависимости от значений true или falseуправление передаётся разным макрокомандам.
После задания макрокомандследует задать в нижней части макроса аргументы макрокоманды.
Основные правила заданияаргументов макрокоманд.
1) В общем случае следует задаватьаргументы макрокоманд в том порядке в котором они перечислены.
2) Если макрокоманда добавляется вмакрос путём перетаскивания объекта БД из окна БД Access. Автоматически задаются подходящие аргументы для этоймакрокоманды.
3) Если макрокоманда имеет аргумент,вызывающий имя объекта БД значение этого аргумента и соответствующий типобъекта можно задавать автоматически перетащив объект из окна БД в поле аргумента.
4) Для задания многих аргументовмакрокоманд используется выражение перед которым используется «=».
3.5.2 Созданиемакросов
1) В окне БД выделитьмакросы
2) Создать
3) Добавить инструкции
· Нажать иконку ”раскрытие” и выбратьимя макрокоманды.
· В нижней части окна при необходимостиуказать аргументы макрокоманды, 2 значения которой являются объектами БД. Этизначения можно задавать путем перетаскивания.
3.5.3 Создание группмакросов
Чтобы объединитьнесколько макросов, необходимо создать группу макросов.
В условии макросадопускается использование любых выражений, которые возвращают значение true и false. Макрос будет выполняться, когда выражение true.
Таблица 1.Город = ”Москва” Поле город из которого запускается макрос, содержит значения ”Москва” Dcount (”[Код Заказы]”,”Заказы ”)>35 Имеется более 35 значений Dcount(”*”,”Заказано”,[Код Заказа]=Forms! ”[Пример формы]! [Код заказа]”)>3 Имеется больше 3 значений в заказано, у которых значение поля Код Заказа совпадает с Заказано. Forms! [Товары]! [На складе]100 Поле Страна содержит значение Литва в котором Сумма продаж >100 Msg Box (”Изменить?”)=1 Нажать ОК. ОК – открывается ф-я Msg Box.
3.5.4 Запуск макроса
Можно запускатьнепосредственно в группе макросов из другого макроса, или процедуры обработкисобытия, а также в ответ на событие в форме, отчете, элементе управления.
Запуск из окна БД
Сервис – макрос –включить макрос процедуру. VBA Do cmd. Run Macro ”Выход”.
Access реагирует на событие различныхтипов, возникающих в формах, отчетах и элементах управления. В том числе нанажатие кнопок.
Порядок действия:
1) Открыть форму или отчет вконструкторе и вывести элементы управления.
2) Перев. события и свойства в ответ накоторый должна выполняться процедура.
3) Нажать кнопку Построить.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Современную жизнь представитьбез современной техники просто невозможно. Ни одна фирма не обходится безпомощи компьютеров, том числе и Форум Компьютерс.
В данной курсовой работебыла разработана база данных для конкретного предприятия. Для этогоиспользовалась система управления базами данных (СУБД) – Microsoft Access. Проведены исследования и разработка основные объектыСУБД Microsoft Access: таблицы, запросы, формы, отчёты, страницы, макросы имодули. При проектировании были выполнены цели, поставленные во времяпланирования БД и СУБД. Разработанная база данных полностью отвечаетпредъявленным к ней требованиям. В работе применялись знания, полученные завремя изучения курса «Информационное обеспечение систем управления»и из дополнительных источников.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙЛИТЕРАТУРЫ
1. Г.М. Холодов. Лекции по предмету «Информационное обеспечение».
2. Г.М. Холодов, Т.И. Крыжановская. Лабораторный практикум попредмету «Информационное обеспечение».
3. Access– для самостоятельного освоения. А.И.Бородина, Л.И.Крошинская, Е.Н.Лядинская.Мн.: НО ООО «БИП-С»,2002. с.136.
4.Создание баз данных в СУБД Access. Анисимова Ж.Н. Мн.: БГУ,1998.
5.Access в примерах.Гончаров А. СПБ.: Питер,2000.
6.Практическое пособие по информатике. Microsoft Access. Шилина А.Л. Минск 2005.
7. www.forum3.ru