СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1.Характеристика предметной области
1.2.Организация предметной области
1.3.Экономическая сущность комплекса экономических информационныхзадач
1.4.Обоснование проектных решений по автоматизированному решениюэкономико-информационных задач
1.5.Обособление проектных решений по программному обеспечению комплекса задач
2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
2.1.Информационное обеспечение комплексных задач
2.2. Технологическое обеспечение
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Курсовой проект преследует цель оценить уровень подготовки студентов пообщепрофессиональным и специальным дисциплинам, полученные ими теоретическиезнания, приобретенные навыки самостоятельной работы, умение синтезироватьполученные знания и применять их к решению практических задач.
Выполнение КП является одним из завершающих и наиболее значимым этапомобучения студентов по дисциплине «Разработка и эксплуатация автоматизированныхинформационных систем». Его конечным результатом является представление изащита оформленной соответствующим образом работы, в которой отражаетсясодержание изучаемой дисциплины и качество подготовки специалистов этогонаправления.
Конечной целью КП является выявление уровня подготовки студента, степениготовности его к усвоению профессиональных знаний.
Основными задачами выполнения КП является:
1. выявление понимания студентом основных проблем и перспектив развитиятехнологии проектирования автоматизированных информационных систем;
2. выявление понимания студентом значимости своей будущей профессиональнойдеятельности, умения приобретать новые знания, особенно в области современныхинформационных технологий;
3. выявление умения работать с технической и нормативной документацией, атакже четко излагать свои мысли;
4. выявление навыков решать поставленные практические задачи с использованиемтеоретических знаний;
Курсовая работа посвящена анализу проектирования базыданных, а также освещению методов построения форм и отчетов на примерепостроения программы ведения электронной документации кадрового отдела.
Целью курсовой работы является реализация базы данных дляобеспечения кадрового процесса в почтовом отделении.
Задачами, которые следует решить для раскрытия выбраннойтемы, являются:
— сбор документов для описания предметной области;
— отбор документов – источников для создания базы данных (этап системногоанализа предметной области);
— выявление сущностей инфологической модели и моделирование связей междуними (этап инфологического моделирования);
— построение набора таблиц базы данных и нормализация базы (этапдаталогического проектирования);
— описание внешних моделей в терминах выбранной СУБД (этап даталогическогопроектирования);
- реализация базы данных и организация запросов в выбранной СУБД (этапфизического моделирования);
— реализация программного интерфейса к базе данных (этап созданияинтерфейса приложения).
В настоящее время практически во всех сферах человеческой деятельностииспользуются базы данных. В том числе решение перечисленных задач позволитдостигнуть цели, поставленной в курсовой работе, а именно, реализовать базуданных для обеспечения кадрового процесса в строительной фирме. Данная базаданных может применяться в различных строительных организациях. Для обеспечениянадежности системы управления данными необходимо выполнить следующие основныетребования:
- целостность и непротиворечивость данных,
- достоверность данных,
- простота управления данными,
- безопасность доступа к данным.
Этим требованиям удовлетворяют реляционные базы данных, реализованныев современных профессиональных СУБД.
О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тотфакт, что большую часть своего времени начальник кадрового отдела тратит наоформление различной документации. Огромное количество организации иотсутствие предложений в данной сфере гарантируют высокую потребность в данномпродукте.
Базы данных (БД)составляют в настоящее время основу компьютерногообеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферычеловеческой деятельности.
Практическая значимость курсовой работызаключается в создании автоматизированной системы управлениядокументооборотом в отделе кадров.
1.АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ1.1. Характеристика предметнойобласти
Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделениемпредприятия и подчиняется директору.
Структуру и штаты отдела утверждает директор предприятия в соответствии стиповыми структурами аппарата управления и нормативами численности специалистови служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.
Задача отдела кадров — организация работы по обеспечению предприятиякадрами рабочих, специалистов и служащих требуемых специальностей иквалификаций в соответствии с планами по труду и заработной плате, их расстановка,изучение, подготовка и воспитание.
1.2. Организация предметнойобласти
Для того чтобы документировать механизмы передачи и обработки информациив моделируемой системе, используются диаграммы потоков данных (Data FlowDiagrams). Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущейработы системы документооборота организации.
При построении диаграммы потоков данных используются следующие элементы:
Поток данных — это информация которая передаются и требует обработки, насхеме обозначается стрелкой />.
Процесс — это преобразование входных данных в выходные по определенномуправилу, обозначает некоторое действие обрабатывающее входной поток. На схемеобозначается окружностью />.
Внешняя сущность — это объект являющийся внешним по отношению к моделируемомуобъекту и обменивается с ним потоками данных. На схеме обозначаетсяпрямоугольником />.
Хранилище данных — место хранения используемой информации, на схемеобозначается параллельными линиями />.
Рассмотрим взаимоотношения отдела кадров с другими подразделениямипредприятия:
С руководством
Получает: статистические отчеты о наличии кадров по категориям; отчеты опроводимой работе воспитательного характера с нарушителями трудовой ипроизводственной дисциплины.
Представляет: сведения о нарушителях трудовой и производственнойдисциплины; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнениемработников; копии приказов по вопросам трудовой дисциплины, изменения правилвнутреннего трудового распорядка.
С профсоюзом
Получает: материалы и предложения, поступившие в ходе обсуждений нарабочих собраниях в цехах, отделах, на производственных участках, случаевнарушений правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины.
Представляет: сведения о фактах нарушения правил внутреннего трудовогораспорядка и состояния трудовой дисциплины, разработанные мероприятия,обеспечивающие их устранение.
Разработке автоматизированной системы документооборота, предназначеннойдля отдела кадров, и посвящен данный курсовой проект. 1.3.Экономическая сущность комплекса экономических информационных задач
Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми илииными документами. Для эффективного развития бизнеса компании необходимо управлениедокументами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до списания вархив.
В процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди общихпроблем управления документированной информацией в организациях можно выделить:
большое количество документов;
большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажнымии электронными);
сложные схемы согласования документов;
территориальная распределенность подразделений;
отсутствие информации об исполнении в реальном времени;
поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованнойрегистрации и хранения.
Использование в организациях технологии «бумажного» делопроизводстваимеет ряд недостатков.
Так, например, пересылка документов занимает много времени, хранение бумажныхдокументов достаточно дорого. Поиск бумажных документов затруднен (особенно придецентрализованном хранении), отсутствуют механизмы управления движением бумажныхдокументов, усложнен контроль за исполнением документов, трудно отследить и проконтролироватьвсе изменения. В целом, при «бумажном» делопроизводстве велики потериот неэффективной организации деловых процессов, связанных с документами.
Среди типичных проблем частично автоматизированного делопроизводства ("файлового" делопроизводства) необходимо отметить сложность поиска электронныхдокументов, наличие множества копий и версий одного документа, сложность внедрениярегламентных процедур работы с электронными документами. Кроме того, существуетриск утраты файлов документов, и возникают сложности в разграничении доступа к документам.
Все ранее изложенное позволяет сделать вывод о том, что «бумажное»делопроизводство неэффективно и не отвечает современным требованиям управления предприятием,а «файловое» делопроизводство порождает дополнительные проблемы. Следовательно,необходима целостная автоматизированная технология делопроизводства, которая быобеспечивала ведение централизованной базы документов, поддерживала автоматизированныепроцедуры документирования, организации работы с документами и ведения корпоративногоархива электронных документов.
Компонентами безбумажного делопроизводства являются система автоматизацииделопроизводства и ведения архива электронных документов, позволяющая создать единуюунифицированную среду работы различных категорий персонала с документами; средстваэлектронной цифровой подписи и шифрования для подтверждения авторства, защиты целостностиэлектронных документов и придания юридической силы электронным документам, а такженормативно-методические документы, которые регламентируют использование системы,обеспечивают правомерность операций с электронными документами и способствуют введениюобязательности использования персоналом новой технологии.
Современные специализированные средства автоматизации делопроизводства позволяютпостроить систему автоматизации, решающую задачи в широком диапазоне, — от автоматизацииучета бумажных документов до систем безбумажного делопроизводства.
Так как автоматизированная система затрагивает организацию процессов делопроизводства,необходимо тесное сотрудничество представителей служб делопроизводства и информационныхтехнологий при внедрении систем. И что немаловажно — необходима поддержка проектавысшим руководством организации или предприятия.
Наличие хорошо отлаженного механизма электронного документооборота на предприятииповышает эффективность его работы и укрепляет конкурентоспособность на рынке.
Одна из основных целей автоматизации — снабдить каждого сотрудника,относящегося к любому подразделению предприятия, информацией в то время и в тойформе и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступак секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированнаябаза данных предприятия, локальная вычислительная сеть и соответствующимобразом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого изсотрудников. Такой подход подразумевает комплексную автоматизациюпредприятия, т.е. создание компьютеризированной системы управления предприятиемв целом, в которой подсистемы должны взаимодействовать, предоставлятьоперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.
В современных системах управления используются информационные технологии,исключающие бумажный носитель и осуществляющие обмен данными по сети между АРМсотрудников. Информационные технологии предполагают также объединениесовместных усилий группы сотрудников над решением какой-либо задачи (т.е.организацию в сети рабочей группы), обмен мнениями в ходе обсуждения в сетикакого-либо вопроса в режиме реального времени (телеконференция), оперативныйобмен материалами через электронную почту, электронные доски объявлений и т.п.
Объемы информации, высокиетребования к точности и достоверности, необходимость эффективного анализатекучести кадров — вот основные причины, предопределяющие автоматизациюдеятельности рассматриваемого подразделения — отдела кадров.1.4. Обоснование проектныхрешений по автоматизированному решению экономико-информационных задач
Программное обеспечение для работы с базами данных используется наперсональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либобыли элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработкиприложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиесяв компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получалиполных, ориентированных на пользователя приложений.
Microsoft Access — это функционально полная реляционная СУБД.В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработкиданных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершилздесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных иприложений обращаются именно к нему.
Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролироватьзадание структуры и описание своих данных, работу с ними и организациюколлективного пользования этой информацией. СУБД также существенноувеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемовхранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себятри основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных,обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности вполной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, какправило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц итекстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимоих представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователюприходится комбинировать программные продукты для получения необходимогорезультата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемыеMicrosoft Access.
Базы данных (БД)составляют в настоящее время основу компьютерногообеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферычеловеческой деятельности.
Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу иопираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупностивзаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средствомпредставления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данныхпредполагает использование интегрированных средств хранения информации,позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание имимногих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единымпрограммным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД).СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.
1.5. Обособление проектныхрешений по программному обеспечению комплекса задач
Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствамипредставления, соответствующего реальности.
В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря нато, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляютпользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единыйустоявшийся комплекс основных понятий. В качестве такого объекта мы выберемСУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.
Разработку информационного обеспечения АРМ проведем на базе системыуправления базами данных (СУБД) Access XP из состава выбранногоинтегрированного пакета Microsoft Office XP.
СУБД Access предназначена для разработки баз данных реляционного типа длялокального их использования на персональных компьютерах и для работы с этимибазами.
При проектировании базы данных, в первую очередь, необходимо определить,что именно нужно хранить.
Данная СУБД была выбрана по следующим причинам:
— простота средств реализации,
— легкость освоения инструментарием разработчика (VBA),
— наглядность визуализации информации.
Также «Microsoft Access» предоставляет большое количество внутреннихсредств по оптимизации работы проектируемого приложения. К ним относятся:
— загрузка модулей по требованию;
— оптимизация дерева вызовов;
— использование файлов MDE;
— автоматическая поддержка компилированного состояния;
— использование библиотек Windows API;
— индивидуальная настройка системы;
— эффективное использование индексов;
— встроенный оптимизатор запросов.
2.ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ2.1. Информационное обеспечениекомплексных задач
Как любая модель, модель «сущность-связь» имеет несколько базовых понятий,которые образуют исходные кирпичики, из которых строятся уже более сложныеобъекты по заранее определенным правилам.
Сущность, с помощью которой моделируется класс однотипныхобъектов. Сущность имеет имя, уникальное в пределах моделируемой системы. Таккак сущность соответствует некоторому классу однотипных объектов, топредполагается, что в системе существует множество экземпляров данной сущности.Объект, которому соответствует понятие сущности, имеет свой набор атрибутов– характеристик, определяющих свойства данного представителя класса. При этомнабор атрибутов должен быть таким, чтобы можно было различать конкретныеэкземпляры сущности. Например, у сущности «Сотрудник» может быть следующийнабор атрибутов: Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения,Количество детей, Наличие родственников за границей. Набор атрибутов, однозначноидентифицирующий конкретный экземпляр сущности, называется ключевым. Длясущности «Сотрудник» ключевым будет атрибут Табельный номер, поскольку для всехсотрудников данного предприятия табельные номера будут различны. Экземпляромсущности «Сотрудник» будет описание конкретного сотрудника предприятия. Одно изобщепринятых графических обозначений сущности – прямоугольник, в верхней частикоторого записано имя сущности, а ниже перечисляются атрибуты, причем ключевыеатрибуты помечаются, например, подчеркиванием или специальным шрифтом.
Пример определения сущности в модели ERСОТРУДНИК Табельный номер Фамилия Имя Отчество Количество детей
Система управления базами данных (СУБД) обычно поддерживает 4 основныхтипа отношений между таблицами:
— один-к-одному (одной записи в первой таблице соответствует одназапись во второй);
— один-ко-многим (одной записи в первой таблице соответствует многозаписей во второй);
— много-к-одному (многим записям в первой таблице соответствуетодна запись во второй);
— много-ко-многим (одной записи в первой таблице соответствуетмного запией во второй и одной записи во второй таблице соответствует многозаписей в первой).
Инфологическая модель отображает реальный мир в некоторые понятныечеловеку концепции, полностью независимые от параметров среды хранения данных.Существует множество подходов к построению таких моделей: графовые модели,семантические сети, модель «сущность-связь» и т.д. Наиболеепопулярной из них оказалась модель «сущность-связь» или называемаяещё ER-моделью (от англ. Entity-Relationship,т.е. сущность-связь).
Инфологическая модель применяется после словесного описания предметнойобласти.
Между сущностями могут быть установлены связи – бинарные ассоциации,показывающие, каким образом сущности соотносятся или взаимодействуют междусобой. Связь может существовать между двумя разными сущностями или междусущностью и ей же самой (рекурсивная связь). Она показывает, как связаныэкземпляры сущностей между собой. Если связь устанавливается между двумясущностями, то она определяет взаимосвязь между экземплярами одной и другойсущности
Связи делятся на три типа по множественности: один-ко-одному (1:1), один-ко-многим(1: М), многие-ко-многим (М: М).
Связь один-ко-одному означает, что экземпляр одной сущности связан толькос одним экземпляром другой сущности.
Связь один-ко-многим (1: М) означает, что один экземпляр сущности,расположенный слева по связи, может быть связан с несколькими экземплярамисущности, расположенными справа по связи.
Связь «многие-ко-многим (М: М) означает, что несколько экземпляров первойсущности могут быть связаны с несколькими экземплярами второй сущности, инаоборот. Между двумя сущностями может быть задано сколько угодно связей сразными смысловыми нагрузками.
Связь любого из этих типов может быть обязательной, если в данной связидолжен участвовать каждый экземпляр сущности, необязательной – если не каждыйэкземпляр сущности должен участвовать в данной связи. При этом связь может бытьобязательной с одной стороны и необязательной с другой стороны.
Вся информация вводится через экранную форму. Используется следующаяусловно-постоянная информация.
Для решения поставленной задачи необходимо создать таблицы:
Отображение связей, добавление и удаление записей
Связь между таблицами осуществляется ключевым полем ''Код клиента'',которое присутствует в каждой таблице. Связь один-к-одному (рис. 1).
Инфологическая модель отображает реальный мир в некоторые понятныечеловеку концепции, полностью независимые от параметров среды хранения данных.Существует множество подходов к построению таких моделей: графовые модели,семантические сети, модель «сущность-связь» и т.д. Наиболеепопулярной из них оказалась модель «сущность-связь» или называемаяещё ER-моделью (от англ. Entity-Relationship,т.е.сущность-связь).
Организация введения данных происходит после установления курсора внужное место и набором необходимой информации с клавиатуры. Удаление записипроисходит так: мышкой выделяется необходимая запись и удаляется при помощиклавиш Delete или Backspaceили Правка/Удалить.
Создание запросов
Организация поиска и обработки данных осуществляется с помощьюзапросов.2.2. Технологическое обеспечение
Технологическое обеспечение включает описание организации технологиисбора, передачи, обработки и выдачи информации и отражает последовательностьопераций, начиная от способа сбора первичной информации, включающей два типадокументов (документы, данные из которых используются для корректировки НСИ идокументы, представляющие оперативную информацию, используемую для расчетов) изаканчивая формированием результатной информации, ее передачи и мероприятиям попереходу на новую отчетную дату. Затем приводится схема технологического процессасбора, передачи, обработки и выдачи информации и инструкционные карты основныхопераций технологического процесса, отражающие пооперационное описаниетехнологии.
Для работы с программным продуктом используется простой, интуитивнопонятный интерфейс. Последовательность работы с объектами формы определяетсядоступностью командных кнопок, целостность данных определяется наборомиспользуемых в программе проверок.
Переход от одного объекта формы к другому осуществляется при нажатииклавиш Enter, Tab или щелчком мыши по соответствующему объекту.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Главным результатом проведенной этой курсовой работы является созданиефункционирующей БД, а также освещению методов построения форм и отчетов напримере построения программы ведения электронной документации кадрового отдела.
В результате анализа базы данных было выполнено:
- выявлена сущность инфологической модели и моделирование связей междуними;
— построение набора таблиц базы данных и нормализация базы;
— описание внешних моделей в терминах выбранной СУБД;
— реализация базы данных и организация запросов в выбранной СУБД;
— реализация программного интерфейса к базе данных.
Программный интерфейс максимально облегчает работу по обращению с базойданных (вплоть до выбора из предложенного числа вариантов). Даже обращение кбазе данных со сложными запросами осуществляется в таком виде, что структуравозвращаемых данных видна еще до его исполнения. СУБД самостоятельно тестируетнаходящиеся в базе данных записи и производит приведение базы данных кцелостному состоянию, устраняя возможные ошибки.
Спроектированная база данных отдела кадров и программное обеспечение,обслуживающее базу, дает возможность облегчить работу отдела кадров. А так жеприменять различные поисковые системы для выбора необходимых сведений осотрудниках, составе и структуре штатов предприятия. Сегодня эффективностьуправленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всехуправленческих процессов. Таким образом, успешная автоматизация управленияпредприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы.
Данный курсовой проект является примером применения использованияинформационных технологий в автоматизации подразделения предприятия.
Цель проекта: разработка автоматизированной системыуправления документооборотом в отделе кадров.
Использование данной системы в реальных условиях позволит повыситьэффективность работы отдела кадров предприятия и уменьшить издержки.
Для решения поставленной цели решались задачи:
— характеризовать объект и субъект управления системой;
— рассмотреть существующее состояние предметной области;
— анализировать информационные потоки, систематизировать документооборот,определить уровень автоматизации задач и состав автоматизированных инеавтоматизированных работ;
— анализировать особенности автоматизации процессов сбора, регистрации ипередачи первичной информации;
— анализировать существующий рынок аппаратного и программного обеспечения;
— обосновать предложения по устранению выявленных недостатков, внедрениюновых подходов, новых технологий;
— разрабатывать и реализовать проект в виде комплекса автоматизированныхрабочих мест.
Практическая значимость курсовой работызаключается в создании автоматизированной системы управлениядокументооборотом в отделе кадров.
Переход к автоматизированному методу делопроизводству дает возможность:
— наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированнойсреде;
— получить целостную картину поступления и составления документов;
— проводить согласование документов в электронной форме;
— контролировать все операции, связанные с организацией документооборота;
— повысить эффективность и качество управления,так как минимальная трудоемкость при организации работы с документами позволяетработникам структурного подразделения рационально планировать своюдеятельность.
СПИСОКЛИТЕРАТУРЫ
1. Атре Ш.Структурный подход к организации баз данных. – М.: Финансы и статистика, 1983.– 320 с.
2. БойкоВ.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.:Финансы и статистика, 1989. – 351 с.
3. ГолицинаО.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ:ИНФРА-М, 2003. – 352 с.
4. Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных, 6-е изд.: Пер. с англ. – К., М., СПб.:Издательский дом «Вильямс», 2000. – 848 с.
5. Джексон Г.Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ. -М.: Мир,1991. – 252 с.
6. Информатика.Базовый курс /Симонович С.В. и др. — СПб: Издательство «Питер», 2000. – 640с.
7. Информатика.Учебное пособие /Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. – Иркутск: ИрГТУ, 1999. – 116с.
8. Информатика.Учебное пособие /Под ред. В.Г. Кирия. – Иркутск: ИрГТУ ,1998 часть 2. – 382с.
9. КарповаТ.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер, 2002. – 304 с.
10. Кириллов В.В. Структуризованный язык запросов (SQL). – СПб.: ИТМО, 1994.– 80 с.
11. Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. –М.: ИНФРА-М, 2001. – 158 с.
12. Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем. – М.:Финансы и статистика, 1984. – 196 с.
13. Хомоненко А.Д. Циганков В.М. Базы данных: Учебник для вузов /Под ред.А.Д. Хомоненко. – М.: Корона, 2000. – 421 с.