Министерство образованияУкраины
ПриазовскийГосударственный Технический Университет
Кафедра Менеджмента и маркетинга
Курсовая работа«Подготовка и обработка экономической информации»
Выполнила: студентка
группы БД-07 Дольме В.В.
Проверила:
Ст. преп. Деревянко Т.А.
Мариуполь, 2008 год.
Реферат
Даннаякурсовая работа рассматривает проблему учета и анализа накладных, используемыхорганизацией для учета поставок и продаж товара потребителям.
Рассматриваемаяпроблема актуальна и необходима при анализе результатов по полученнымнакладным.
Курсоваяработа выполнена в СУБД ACCESS.
Ключевыеслова: накладная, реляционная база данных, анализ информации,запрос, отчет, форма, автоматизация работы БД.
Введение
В настоящеевремя жизнь человека настолько сильно насыщена различного вида информацией, чтодля ее обработки требуется создание огромного количества хранилищ и банковданных различного назначения сейчас практически задача связана сманипулированием информацией и данными. По этой причине в последние годыпоявилось множество различных компьютерных систем, названных системамиуправления базы данных (БД), какие предназначены именно для этого целей.
По сути БД –это некоторое подобие электронной карточки, электронного хранилища данных,которые хранятся в компьютере в виде одного или нескольких файлов.
Существуетбольшое количество программ, которые предназначены для структурированияинформации, размещения ее таблицах и манипулирования имеющимися данными – такиепрограммы и получили название СУБД. Основная особенность СУБД – это наличиесредств для ввода и хранения не только самих данных, но и описания их структуры.
В большинстве БДиспользуется реляционные модели данных, и практически все современные СУБДориентированы именно на такое представление информации.
Приложение Access являетсяреляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработкиданных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которуюнеобходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена в практическилюбом формате, в частности текстовом, графическом, числовом, денежном, дата ивремя и т.д.
Средиосновных составляющих, которая поддерживает все средства и возможности пообработки данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация,которую необходимо хранить в соответствующих БД с точки зрения Access можновыделять следующие объекты:
1. Таблицы– создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектахопределенной структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей(строк).
2. Запросы– предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц.
3. Формы– представляют собой объекты, используемые для разработки интерфейса, припомощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображениеимеющейся в БД информации на экране
4. Отчеты- используются для подведения каких либо итогов на основании имеющихся данных ивывода этих итогов в определенной форме на печать.
5. Страницы– обеспечивают доступ к информации, имеющейся в БД, из сети Internet.
6. Макросы– предназначены для выполнения определенных действий при возникновении того илииного события.
7. Модули– представляют собой объекты, которые содержат одну или несколько процедур,написанных на языке Visual Basic.
Анализ предметной области
ОПИСАНИЕ ПО
ПО данной курсовойработы является отдел по учету заказов на продукцию хлебокомбината. Данный учет проводится с целью полученияколичественных данных (в цифрах и процентах), для проведения контроля надреализацией продукции.
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВПО.
В рассматриваемой ПОобращаются следующие документы:
o Накладная на отгрузку продукции заказчиком (оперативная информация);
Мною вкурсовой работе рассмотрен только один документ оперативной информации – Накладная.ФУНКИИ ПО
С учетом того, что вкурсовой работе рассматривается только один документ оперативной информации, функцииотдела ограничены следующими задачами:
Ø учетпоставки на продукции предприятия;
Ø учет объема реализованной продукции;
Ø анализзаказчиков и выявление наиболее перспективных;
Ø анализколичества накладных (ежемесячный).
ОГРАНИЧЕНИЯ ПО.
Рассматриваемая вкурсовой работе задача имеет следующие ограничения:
Ø Числозаписей в таблице Накладная20;
Ø Накладнаяможет содержать несколько наименований продукции.
Ø Номернакладной неизменен и уникален.
Постановка задачи
ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯСУЩНОСТЬ ЗАДАЧИ
Ведение баз данных становится актуальнымдля каждой организации, ведущей перспективный бизнес.Организационно-экономическая сущность задачи состоит в том, чтобы работникиотдела анкет могли проанализировать информацию по проведенным анкетам подразличными углами зрения. Такой анализ позволяет узнать мнение и отношениеобщества по определенным вопросам, что позволит каждому человекунепосредственно принимать какие-либо решения по формированию своей точки зренияв данных вопросах.
Решение этойзадачи в СУБД ACCESS значительно снижает трудоемкость анализа информации поанкетам. Информация в базе данных может накапливаться в течение длительногопериода времени, что позволит организации выявить различные колебанияпроисходящие в обществе по стечению определенного периода и позволит проследитьизменение мнения общества под влиянием различных факторов, что позволит сделатьданную информацию более интересной для общественных масс.
Область применения данного методанакопления и анализа оперативной информации достаточно широка. Этот метод можетбыть использован не только для анализа результатов социологического опроса, нолюбой экономической информации, имеющих банковскую организацию.
Разработка информационного обеспечениязадачи
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЪЕКТОВБД И ИХ СВОЙСТВ (ПОСТРОЕНИЕ ИЛМ ПО).
Определение объектовБД и их свойств необходимо для оптимизации количества таблиц в логическоймодели БД и позволяет правильно выбрать главные и подчиненные таблицы,первичные и вторичные ключи.
Документами внемашинной информационной базы является один документ оперативной информации –Накладная. Схемы этих объектов (документов) представлены на рисунке 1.
Объект Накладная имеетмножественное свойство Номер Накладной. Все остальные свойства этогообъекта являются единичными. Поэтому объект Накладная подлежит нормализации.
ЛОГИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬБАЗЫ ДАННЫХ.
Информацияразрабатываемой БД подлежит нормализации. Нормализация необходима для снижениядо минимума повторений информации БД и для упрощения процедуры построениязапросов.
На рисунке 2приведена логическая модель ПО.
Логическая модельбазы состоит из четырех объектов. Информация объекта Накладная посленормализации представлена в четырех таблицах – Накладная, Поставки, Получатель,Справочная таблица. Ячейки, содержащие первичные ключи обведены красным цветом.
Таблица Накладнаясодержит первичный ключ – поле Номер накладной и внешний ключ – полеПолучатель. Таблица Получатель содержит только один первичный ключ – полеПолучатель.
Все реквизитыдокумента Накладная присутствуют в ИЛМ ПО, т.к. документ несодержит поля,которые необходимо вычислять. Все информационные объекты имеют тип связи«один-ко-многим», поэтому можно приступить к организации информации БД нафизическом уровне.
Накладная
/>
Рисунок 1
/>
Рисунок 2
Описание технологии машинной реализациизадачи
ОПИСАНЕ ВХОДНОЙИНФОРМАЦИИ.
Входная информацияописана в ниже следующих таблицах. Все таблицы построены идентично и отображаютинформацию об имени поля, типе поля, длине поля и некоторых дополнительныхданных, помещенных в столбец Примечание. Связанные поля (см. ИЛМ ПО, рис.2)имеют одинаковый тип данных и длину. Все поля внешних ключей снабженыподстановочным полем для ускорения ввода данных в это поле и сокращения ошибокввода. В режиме конструктора таблиц созданы таблицы Накладная, Поставки,Получатель, Справочная таблица. Наименование полей созданных таблицсоответствуют наименованиям полей в логической схеме данных. Перечень полей иих свойства приведены в следующих таблицах.
НакладнаяНаименование поля Тип Длина Примечания Номер Числовой Длинное целое Ключевое поле Дата Дата/Время Краткий формат даты Маска ввода 99.99.00 Поставщик Текстовый 50 Подстановочное поле Получатель Текстовый 50 Внешний ключ
Получатель.Наименование поля Тип Длина Примечания Поставщик Текстовый 50 Адрес Текстовый 5 Телефон Числовой 50 Маска ввода /(####/)## ## ## Получатель Текстовый 50 Ключевое поле
Таблица 3.3 –ПоставкиНаименование поля Тип Длина Примечания Номер Числовой Целое Внешний ключ Наименование товара Текстовый 50 Внешний ключ, подстановочное поле количество Числовой Целое
ТАБЛИЦА 4.4 –Справочная таблицаНаименование поля Тип Длина Примечания Наименование товара Текстовый 50 Ключевое поле Единицы измерения Текстовый 50 Цена Денежный Целое Вес Числовой Целое
В объединениитаблиц Накладная и Поставщик главной таблицей является таблица Поставщик.В объединении таблиц Поставки и Справочная таблица главнойявляется Справочная таблица. Подчиненная таблица Поставки непосредственносвязана с таблицей Накладная по полю Номер.
Междусозданными таблицами в окне Схема данных установлены связи согласно ИЛМПО.
/>
ТЕХНОЛОГИЯ ВВОДАИНФОРМАЦИИ В БД.
Ввод информации в БДможно производить в режиме таблицы или с использованием форм ввода икорректировки информации. Для автоматизированного ввода информации в базуданных разработаны формы для ввода и корректировки информации:
Для созданияформы для ввода и корректировки Накладной пользуемся Мастером форм. Т.к.информация о Накладной содержащаяся в таблицахНакладная, Поставки,Получатель, Справочная таблица, отображается также в запросах: и т.д.Следуя шагам Мастера форм для обработки трансакций, на основе существующихзапросов, создали одноименные формы. Пример одной из существующих форм можетпослужить форма изображенная на рис1.
/>Рис.1Форма «Получатель»
Пусть необходимопросмотреть результаты поставки продукции одному из получателей. Даннуюоперацию, возможно, осуществить, создав запрос на выборку. Для создания запросана выборку воспользуемся конструктором запросов.
/>
В рассматриваемомзапросе участвуют две таблицы – Поставки и Накладная.
Запрос будетвыглядеть так:
/>
В оставшихся запросахпроводится анализ других вопросов связанных с темой курсовой.
Остальные видызапросов создаются на основе конвертации запроса на выборку в запросысоответствующего вида.
Вывод
В результатевыполнения курсовой работы мы научилась создавать не обходимые нам Базы Данных.Что дает нам возможность в будущем умело сохранять и анализировать принеобходимости имеющуюся информацию и благодаря данному анализу приниматьрешения относительно того, кого выбирать себе партнером, какую продукциюреализовывать и в каких объемах, как проводить дальнейшую политику напредприятии, и, следовательно, как получить большую прибыль.
Такимобразом, изучение Банка Данных открывает перед нами реальную возможность безприменения, чьей либо помощи анализировать информацию и развивать свой бизнес(если мы все-таки будем иметь свое дело).
Список используемой литературы
1. Глушаков С.В., СурядныйА.С. Microsoft office 2000: Учебный курс – Харьков: Фолио; 2002 – 500с.
2. Киммел, Пол. Освойсамостоятельно программирование для Microsoft Access 2000 за 24 часа: перевод санглийского уч. пос. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2000 – 448с.
3. Эд Ботт, Вуди Леонард«Использование MS OFFICE 2000. Специальное издание», изд. дом Вильямс,2000 г.
4. Пол Киммел «Программирование дляMS ACCESS 2000 за 24 часа», изд. дом Вильямс,2000 г.
5. Лекции по ПИОЭ, сост. Деревянко Т.А.,Мариуполь, ПГТУ,2000г.