Завдання
Створити проект відповідно до предметної областізаданої у варіанті. Реалізувати його засобами СУБД.
Предметна область: Договірна діяльність організації
Мінімальний список характеристик:
· шифр договору, найменування організації, термін виконання,сума договору, примітки вид договору;
· номер, П.І.П., адреса, телефон, посада, оклад співробітників,термін роботи даного співробітника по даному договору.Хід роботи
I. Початок роботи з СУБД.
1. Спочатку запускаємо програму. Найнадійніший спосіб- через меню кнопки «Пуск» (рис.1) або через ярлик, розташований на робочомустолі. В діалоговому вікні, що відкрилося, вказуємо на створення нової бази даних(рис.2), або натиснувши команду меню «Файл > Создать». Також вказуємоназву бази даних, в даному випадку підійде: «Договори».
/>
Рис.1 — Запуск програми через головне меню
/>
Рис.2 — Створення нової бази даних
2. Перед нами відкриється вікно «База даних»(рис.3). Це вікно є початковим елементом управління СУБД. На лівій панелі вікна«База даних» зосереджені елементи управління для виклику усіх типів об'єктівAccess (таблиці, запити, форми і так далі). На правій — елементи управління длястворення нових об'єктів. Сюди ж додаються і створювані об'єкти. Вікно має панельінструментів для здійснення основних операцій з об'єктами (відкриття редагування,видалення і тому подібне).
/>
Рис.3 — Вікно «База даних»
II. Створення таблиць бази даних.
3. Запускаємо конструктор створення таблиць, зробивши подвійнеклацання по відповідному елементу управління або натиснувши кнопку «Конструктор»на панелі інструментів. Перед нами відкриється вікно проектування структури таблиці(рис.4).
/>
Рис.4 — Вікно проектування структури таблиці.
4. Далі задаємо структуру основної таблиці («Договори»)проектованої бази даних. Задаємо імена полів, їх описи і довжини (рис.5), згідноз приведеною нижче таблицею 1:
Таблиця 1 — Параметри полів основної таблиці«Договори»Ім’я поля Тип Опис Довжина Шифр договору Текстовий Шифр договору 5 № виконавця Текстовий Код виконавця, зайнятого договором 5 Організація Текстовий Найменування організації, пов'язаної з договором 30 Термін виконання Дата/час Термін виконання договору - Сума договору Числовий Сума коштів по договору - Вид договору Текстовий Примітка щодо виду договору 30
/>
Рис.5 — Створення структури таблиці «Договори».
5. Вкажемо наявність ключового поля (в даному випадку поле"№ виконавця"). Це можна зробити через контекстне меню (натиснувши правоюкнопкою миші на рядку відповідного поля і вибравши пункт «Ключове поле»контекстного меню), давши команду меню «Правка > Ключове поле» абонатиснувши на кнопку з ключем панелі інструментів Microsoft Access. Про те, що полезадане ключовим, свідчить значок ключа поряд з ім'ям поля у вікні проектування структуритаблиці (рис.5).
6. Збережемо в поточній базі даних створену таблицю. Зробитице можна за допомогою команди меню «Файл > Зберегти» або за допомогоюкнопки з дискетою панелі інструментів Microsoft Access. Вкажемо ім'я таблиці, щозберігається, «Договори». Зачиняємо вікно проектування структури таблиціі бачимо, що у вікні «База даннях» з'явився новий елемент — тільки щостворена таблиця «Договори». Створена таблиця була збережена не у виглядіокремого файлу на диску, а в структурі бази даних.
7. Шифр договору в створеній таблиці було позначено ключем. Це було зроблено з розрахунком,що в структурі бази даних буде ще одна таблиця з виконавцями договорів. Такий підхідмає ряд переваг, до яких можна віднести, наприклад, спрощення (автоматизацію) введенняданих про абонентів, гнучке управління списком категорій, виключення помилок в позначеннікатегорій, економію ресурсів пам'яті комп'ютера та ін.
Створимо за допомогою конструктора другу таблицю- «Співробітники». Імена полів, їх описи і довжини (рис.6) приведені втаблиці 2:
Таблиця 2 — Параметри полів додаткової таблиці«Співробітники»Ім’я поля Тип Опис Довжина № виконавця Текстовий Код виконавця, зайнятого договором 5 ПІП Текстовий Прізвище, ім'я та по-батькові співробітника 50 Адреса Текстовий Адреса співробітника 40 Телефон Текстовий Телефон співробітника 20 Посада Текстовий Посада співробітника в організації 30 Оклад Числовий Заробітна плата співробітника - Термін роботи, дн Текстовий Термін роботи даного співробітника по даному договору 50
/>
Рис.6 — Створення структури таблиці «Договори».
Задаємо ключове поле — "№ виконавця"і зберігаємо таблицю під ім'ям «Співробітники».
III. Налаштування зв'язків між таблицями
8. У структурі бази даних вже є дві таблиці. Проте, вонидоки існують незалежно і потрібно зробити так, щоб в таблиці «Договори»замість номерів виконавців підставлялися їх повні прізвища, імена і по-батькові(що є більш зрозумілим) з таблиці «Співробітники». Для цього необхіднонастроїти параметри підстановки поля "№ виконавця", а також задати параметризв'язків між таблицями.
9. Відкриваємо таблицю «Договори» в режимі конструктора,переходимо до типу даних поля "№ виконавця" і із списку, що розкривається,обираємо «Майстер підстановок». Далі відкриється діалогове вікно, де будезапропонована низка запитань про параметри поля підстановки (рис.7), що настроюється.
/>
Рис.7 — Діалогове вікно майстра підстановок.
Вкажемо наступні параметри (на кожному кроці натискаємокнопку «Далі»):
— Об'єкт «стовпець підстановки» використовуватимезначення з таблиці або запиту;
— Значення вибиратимуться з таблиці «Співробітники»;
— У стовпець підстановки включити поле «ПІП»(виділяємо це поле і кнопкою переміщаємо його з вікна доступних полів у вікно вибранихполів);
— Залишити запропоновані параметри ширини стовпців і прихованняключового стовпця;
— Робимо підпис «Виконавець» для підстановлювальногостовпця.
Після натиснення кнопки «Готово» будевидано попередження про необхідність зберегти таблицю, з яким потрібно погодитись.
10. Настроїмо параметри зв'язку між таблицями. Зв'язок вжебув створений (в процесі налаштування поля підстановки), але для забезпечення цілісностіданих вимагається її додаткове налаштування. Відкрийте вікно «Схема даннях»(рис.8). Для цього потрібно вибрати пункт меню «Сервіс > Схема даних».При першому зверненні до вікна «Схема даних» відразу буде запропонованоі вікно додавання нових таблиць. Додаємо в схему даних таблиці «Договори»і «Співробітники». Після цього закриваємо вікно додавання таблиць.
/>
Рис.8 — Вікно «Схема даних».
11. Відкриваємо вікно «Зміна зв'язків» для зв'язку(рис.9), що настроюється. Це можна зробити через контекстне меню лінії зв'язку абовиділивши лінію зв'язку клацанням миші і давши команду меню «Связи > Изменитьсвязь».
/>
Рис.9 — Вікно «Зміна зв'язків».
12. Збережемо макет схеми даних, виконавши команду меню«Файл > Сохранить» або натиснувши кнопку з дискетою на панелі інструментів.
IV. Заповнення бази даних інформацією
13. Усі дії, які виконувались до цього моменту з базою даних, були спрямовані на створенняїї структури. Це етап проектування бази даних, при якому з базою даних працює їїрозробник. Після створення структури БД можна переходити до заповнення бази данихінформацією. Це вже етап експлуатації бази даних, на якому з БД працює користувач.
Спочатку заповнимо таблицю «Співробітники».
14. Відкриваємо таблицю «Співробітнки» двічі клацнувшимишею по значку таблиці у вікні «База даних». Мишею встановлюємо розміривікна таблиці, а також розміри окремих полів. Заповнимо таблицю в БД (рис.10) такяк показано в таблиці 3:
Таблиця 3 — Дані таблиці «Співробітники»№ вико-навця ПІП Адреса Телефон Посада Оклад Термін роботи, дн. 23 Лазаренко Петро Васильович вул. Мелеш-кіна 7, 22 903482 Провідний спеціаліст 2450 63 26 Онопенко Тарас Андрійович вул. Лермон-това 8, 90 938271 Провідний спеціаліст 3000 31 28 Галенко Анна Петрівна пр. Гагаріна 67, 2 340929 Головний спеціаліст 3400 89 34 Сафронов Іван Анатолійович пр. Миру 33, 41 375283 Провідний спеціаліст 2700 44 36 Антонюк Павло Олексійович вул. Глінки 3, 4 456221 Провідний спеціаліст 2840 23 40 Рудаєв Антон Петрович вул. Харито-нова 6, 11 335533 Голова відділу договорів 4410 45 45 Комарова Ірина Вікторівна вул. Мазепи 3, 56 685465 Асистент голови відділу 1890 101
/>
Рис.10 — Вікно таблиці «Співробітники».
Після заповнення таблиці даними закриваємо її.При цьому буде запропоновано питання про збереження макету таблиці (тобто такихпараметрів, як ширина стовпців і тому подібне), а не введених даних. Дані, що вводяться,записуються відразу ж після завершення заповнення усіх полів запису (при переходідо заповнення полів нового запису).
15. Тепер заповнимо другу таблицю «Договори» данимиз таблиці 4. Вид таблиці «Договори» показаний на рис.11. Заповнення полявиконавця виконується шляхом вибору відповідних значень із списку. При чому, завдякипідстановці, замість номеру виконавця відображається його ПІП. Окрім цього білякожного запису є значок "+", за допомогою якого можна продивитись повнуінформацію про виконавця, як показано на рис.11.
база microsoft access проект
Таблиця 4 — Дані таблиці «Договори»Шифр договору № виконавця Організація Термін виконання Сума договору Вид договору 32145 Лазаренко Петро Васильович ТОВ «Перспектива» 24.08.2011 4000 Аренда 34213 Онопенко Тарас Андрійович ЗАТ «Персона» 30.05.2011 13500 Лізинг 23123 Антонюк Павло Олексійович ВАТ «Криворіжсталь» 24.11.2011 300000 Продаж 11231 Сафронов Іван Анатолійович ВАТ "ІнСістем" 23.06.2011 30000 Кридетний 43115 Галенко Анна Петрівна ТОВ «Перспектива» 25.09.2011 5600 Аренда 45231 Рудаєв Антон Петрович ВАТ «Універсал_Х» 25.01.2012 15000 Аренда
/>
Рис.11 — Вікно таблиці «Договори».
V. Виконання простих запитів
16. Часто для повсякденної роботи не вимагається уся інформаціяз бази даних. Зокрема, зручнішим представляється варіант роботи з таблицею, в якійпредставлено лише три поля з таблиці «Договори»: Організація, Термін виконаннята Сума договору. Саме за допомогою запитів можна дати користувачеві можливістьроботи з такою таблицею.
Для цього відкриваємо вікно «База даних»і переходимо на вкладку об'єктів «Запити». Обираємо створення запиту врежимі конструктора і додаємо необхідні таблиці зі списку. Далі відкриється бланкзапиту за зразком.
Перетягаємо поля «Організація»,«Термін виконання» та «Сума договору» у таблицю, яку формуємо(рис.12). Вкажемо також параметр «Сортування» (за збільшенням) для поля«Сума договору». Це забезпечить угрупування записів, що відображуються,по сумі. Збережемо складений запит і закрийте бланк запитів за зразком. Щоб подивитисярезультати роботи запиту (рис.13), відкриваємо його зробивши подвійне клацання повідповідному запису у вікні «База даних».
/>
Рис.12 — Вікно конструктору першого запиту доБД.
/>
Рис.13 — Вікно виконання першого запиту до БД.
17. Далі складемо запит, який з усього списку договорівпоказує тільки договори аренди. Для цього запустимо створення запиту в режимі конструктораі заповнимо бланк запиту за зразком як показано на рис.14.
Як і в минулому запиті, в бланк потрібно включитиполя «Організація», «Термін виконання» та «Сума договору»,а також поле «Вид договору». Потрібно також додати умову відбору:«аренда». Виконання запиту показано на рис.15.
/>
Рис.14 — Вікно конструктору другого запиту доБД.
/>
Рис.15 — Вікно виконання другого запиту до БД.
VI. Форми і звіти
18. Таблиці і запити забезпечують не лише зберігання і обробкуінформації в базі даних, але і дозволяють користувачам виконувати базовий набіроперацій з даними (перегляд, поповнення, зміна, видалення). В той же час, в MicrosoftAccess існують спеціальні об'єкти, які покликані спростити повсякденну роботу збазою даних. Це такі об'єкти як форми і звіти.
Форми служать для спрощення операцій введення ізміни даних в таблицях перегляду на екрані результатів роботи запитів. Звіти, усвою чергу, служать для створення друкарських документів, які містять інформаціюз базових або результуючих таблиць.
19. Створимо форму, за допомогою якої буде зручно вводитинові дані про договори. Для цього відкриваємо вікно «База даних» і переходимона вкладку об'єктів «Форми». Форму створюємо за допомогою майстра, вказуючитакі дані:
ü Форма будується на основі таблиці «Договори». У форму включимоусі поля таблиці.
ü Зовнішній вигляд форми — «в один стовпець».
ü Необхідний стиль — можна вибрати «Стандартний».
ü Ім'я форми — «Договори»
Після виконання роботи майстра, відразу відкриєтьсястворена форма, з якою вже можна працювати. Проте, додамо заголовок форми і примітки.
Закриємо створену форму і відкриємо її в режиміконструктора. Відкриється макет форми, а також панель елементів, що містить заготівліі інструменти для створення елементів управління форми.
Розсунемо за допомогою миші область заголовка форми,додамо в заголовок елемент «Напис» з введеним туди текст «Договори»та вкажемо бажані параметри тексту (шрифт, розмір, колір і інше). Аналогічним чиномоформимо і примітки форми. Введемо туди рік створення бази даних (рис.16).
/>
Рис.16 — Макет форми «Договори». Додаваннязаголовку і приміток.
Збережемо і закриємо макет форми. Відкриємо формув звичайному режимі, як показано на рис.17.
/>
Рис.17 — Макет форми «Договори». Додаваннязаголовку і приміток.
20. Створимо форму із списком договори аренди. Для цьогозапускаємо майстер створення форм і вказуємо наступні параметри:
ü Форма будується на основі запиту «Запрос2_Договори_аренди» (включаємоусі поля).
ü Зовнішній вигляд форми — «стрічковий».
ü Необхідний стиль — «Стандартний».
ü Ім'я форми — «Договори аренди».
Аналогічно попередньому прикладу, задаємо заголовокі підпис форми, як показано на рис.18.
/>
Рис.18 — Форма «Договори аренди».
21. Створимо список договорів аренди у вигляді звіту. Дляцього у вікні «База даних» і переходимо на вкладку об'єктів «Звіти».Звіт створимо за допомогою майстра, при цьому вкажемо такі параметри звіту:
ü Звіт будується на базі запиту «Запрос2_Договори_аренди». Обираємоусі доступні поля.
ü Рівні угрупування — не додаємо.
ü Порядок сортування — Організація (по зростанню).
ü Макет для звіту — «Табличний».
ü Стиль звіту — «Діловий».
ü Ім'я звіту — «Договори аренди».
Внесемо деякі зміни до створеного звіту (скоректуємозаголовок, розміри шрифтів, тощо). Для цього потрібно відкрити звіт в режимі конструктораі виконати потрібні дії. Вигляд звіту показаний на рис. 19.
/>
Рис. 19 — Звіт «Договори аренди».
Висновки
При виконанні було проведено ознайомлення з основнимиоб'єктами СУБД (таблиці, запити, форми, звіти), режимами роботи з базами даних(проектування і розробка, експлуатація), інструментальними засобами (майстри, конструктори).Досить детально розглянуті усі основні етапи роботи з Microsoft Access.