ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Нижегородский государственныйуниверситет им. Н.И. Лобачевского
В. Г. Киселев
Практикум
Рекомендовано методическойкомиссией финансового факультета для студентов ННГУ, обучающихся понаправлениям подготовки 08.01.05 «Финансы и кредит», 08.03.01 «Коммерция»,08.01.07 «Налоги и налогообложение», 08.01.15 «Таможенное дело», 06.09.01«Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Нижний Новгород 2009
УДК 004.912(075)
ББК 973.2я7
К-12
К-12 Киселев В.Г. ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА В EXCEL 2007: Практикум.- Нижний Новгород: Нижегородский госуниверситет, 2009 – 80с.
Рецензенты
Доцент, к.ф.-м.н. В.А.Гришин,
К.э.н. С.С.Квашнин.
Практикум предназначен для проведения практических занятий иконтрольных работ по табличному процессору Excel версии2007 и других. Может быть использован для самостоятельного изучения и домашнейработы. На протяжении всего практикума рассматривается один сквозной пример.Задания составлены по принципу «Что увидел, то и сделай». В конце даны материалыдля контрольных работ. Предполагается, что базовые навыки работы с аппаратуройкомпьютера, операционной системой Windows, процессором Excel у студентов имеются.
Практикум рекомендуется для студентов всех специальностей иформ обучения финансового факультета ННГУ им. Н.И.Лобачевского.
УДК 004.912(075)
ББК 973.2я7
© Нижегородский государственный университетим. Н. И. Лобачевского, 2009.
/>/>/>/>СОДЕРЖАНИЕ
1. Запуск программы
2. Психологическая подготовка
2.1 Элементы экрана. Русский язык.Что как называется
2.2 Дайте имя файлу
2.3 Как работать с мышью
2.4 Навигация и выделение
2.5 Почувствуйте твердость руки
2.6 Настройка
3. Ввод и редактирование данных
3.1 Ввод данных
3.2 Типы данных
3.3 Как редактировать данные
4 Быстрый ввод данных
4.1 Автозамена
4.2 Как ввести в ячейкипоследовательности данных
4.3 Не быстрый ввод
5. Действия с рабочими книгами
5.1 Как перемещаться по рабочейкниге
5.2 Как задать имена листов
5.3 Добавление листов
5.4 Перемещение листов
5.5 Группы листов
5.6 Удаление листов
6. Составление формул
6.1 Автоматическое суммированиестрок и столбцов
6.2 Составление элементарных формул
6.3 Составление функций с помощьюМастера функций
6.4 Формулы с относительными иабсолютными адресами
7. Переупорядочивание содержимогоячеек
7.1 Перемещение строки
7.2 Вставка столбца
7.3 Перемещение столбца
7.4 Скопируйте данные на другойрабочий лист
7.5 Как копировать только значенияформул
7.6 Упорядочение по алфавиту
8. Форматирование данных
8.1 Экспресс-стили таблиц
8.2 Копирование формата в другуюячейку
8.3 Форматирование с помощью лентыГлавная
8.4 Форматирование с помощью командыФормат ячеек
8.5 Как изменить высоту строк иширину столбцов
8.6 Как добавлять рамки и менятьцвета
8.7 Условное форматирование
8.8 Шаг вперед: «Стили»
9. Построение диаграмм
9.1 Как создавать внедренныедиаграммы
9.2 Диаграмма замечает изменения втаблице
9.3 Как добавить и удалить рядданных
9.4 Как увеличить ряд данных
9.5 Изменение диаграммы
9.6 Построение графиков
9.7 Как построить диаграмму наотдельном листе
10. Ответы
11. Материалы для контрольных работ
Список литературы
1. Запуск программы
Запуск процессора Excel можноосуществить несколькими способами.
Нажать кнопку Пуск и в перечне Программывыбрать название MicrosoftExcel;
Если на Рабочем столе имеется ярлык Microsoft Excel, дважды щелкнуть по нему левойкнопкой мыши;
Если вы собираетесь открыть созданную ранее таблицу Excel, можно найти название этого файла в перечне документовкнопки Пускили в соответствующей папке и дважды щелкнуть по нему; при этом загружается Excel с уже открытым указанным файлом.
При обычном запуске Excelавтоматически выводит на экран новую рабочую книгу с условным именем Книга1.Это имя появляется в строке заголовка справа от имени программы Excel.
2. Психологическая подготовка
В этой главе мы узнаем словесную терминологию, научимсяработе с мышью и клавиатурой, узнаем приемы навигации и выделения ячеек иблоков, научимся настраивать параметры Excel. Ее цельпсихологически подготовить пользователя, рассказать, на что обращать внимание ина что не обращать, и дать базовые навыки для работы в Excel.В этой главе с нашим документом ничего не произойдет. Поэтому она так странноназывается.2.1. Элементы экрана. Русский язык. Что как называется
На следующем рисунке показано типовое окно Excel.
Верхняя строка окна приложения Excel называется полосой заголовка.В ней указывается имя программы Microsoft Excel и названиерабочей книги Книга1(либо открытого файла).
Верхняя строка окна приложения Excel называется полосой заголовка.В ней указывается имя программы Microsoft Excel и названиерабочей книги Книга1(либо открытого файла).
/>
Рис 2.1.
В левой части полосы заголовка находится кнопка Office и панель быстрогодоступа.
Под строкой заголовка располагается строка меню. Вэтой строке перечисляются пункты меню: Главная, Вставка, Разметкастраницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждый из пунктовобъединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность. Подстрокой меню располагается лента, содержащая набор команд,соответствующий пункту меню.
Для выбора любой команды следует:
· щелкнуть мышью по кнопке в ленте, соответствующей нужной команде;
· или нажать и отпустить клавишу Alt, клавишами со стрелками ВЛЕВО,ВПРАВО, ВВЕРХ, ВНИЗ выбрать нужную кнопку и нажать клавишу Enter;
· или нажать клавишу Alt,нажать клавишу буквы, которая появится около пункта строки меню, нажать клавишибукв, которые появятся около кнопки нужной команды.
При работе с Excel всегда можно использовать контекстное меню,появляющееся при щелчке правой кнопки мыши на активной ячейке, областивычислений, ярлычке листа рабочей книги и т.п. Контекстное меню содержит толькоте команды, которые могут быть выполнены в данной ситуации.
Строка формул располагается под лентой. Эта строкаразделена по вертикали на три секции. В левой секции высвечивается адресактивной ячейки или присвоенное ей имя. Вторая (средняя) секция строки формул вобычном состоянии является пустой. Однако, при начале ввода данных (чисел,формул, текста) в этой области появляются три кнопки />. Левая соответствует нажатиюклавиши Esc, то есть отмене вводаданных. Средняя аналогична клавише Enter,то есть завершению ввода данных в ячейку. Правая кнопка предназначена дляизменения формул. Правая секция отражает содержание текущей ячейки.
Ниже располагается рабочая область Excel.Экран разделен тонкими линиями по вертикали на столбцы, а по горизонтали настроки. Столбцам присваиваются имена, соответствующие буквам латинскогоалфавита, а именами строк являются только числа.
Области имен столбцов и строк располагаются в верхней(столбцы) и левой (строки) части таблицы и называются заголовками столбцов изаголовками строк. Пользуясь Excel, можносоздавать таблицы размером до 256 столбцов и 65536 строк.
Пересечение строк и столбцов образует клетки, называемые ячейкамитаблицы. Все ячейки имеют адреса. Адрес любой ячейки состоит из имени столбца иномера строки, например, A20,BE6, IA300.Активнаяячейка выделяется жирным контуром. Именно в активную ячейку осуществляетсяввод данных.
Информация, вводимая в ячейку, – это текст, даты, числа,формулы. Вводимые символы сразу появляются в текущей ячейке и в строке формул.
Закончить ввод данных в текущую ячейку можно нажатием:
· клавиши Enter- данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделение переместится на однустроку вниз;
· любой клавиши со стрелкой – данные зафиксируются в текущейячейке, и выделение переместится в ячейку в направлении, указанном стрелкой;
· кнопки с «галочкой» на строке формул – данные зафиксируются втекущей ячейке, и выделение останется в той же ячейке;
· кнопки с крестиком на строке формул или клавиши — ввод данных будет отменен.
Если результат вычисления формулы или преобразования форматаокажется длиннее ширины столбца, в ячейке появляются символы #######.Для получения числового изображения следует увеличить ширину столбца.2.2. Дайте имя файлу
При создании нового документа Excelон имеет имя Книга1.В самом начале работы с документом задайте ему свое имя, чтобы отличить отдругих документов на компьютере.
1. Нажмите кнопку Office /> и впоявившемся меню нажмите пункт Файл Сохранить как Книга Excel. Появится окно Сохранениедокумента.
2. В поле Папкавверху окна выберите свою папку. При отсутствии своей папки создайте ее спомощью кнопки Создатьпапку.
3. В поле Имяфайла внизу окна задайте имя своего документа, например своюфамилию.
4. Нажмите кнопку Сохранить. Окно Сохранениедокумента исчезнет с экрана. В окне ExcelВы увидите пустой документ.
/>
Рис 2.2.
5. Проверьте в заголовке окна Excel наличие своего имени документа. 2.3. Как работать с мышью
Excel очень сильно использует работус мышью.Компонентыдействия над мышью. Следи за курсором мыши
Результат, произведенный с помощью мыши в указанном местеэкрана, зависит от трех компонентов:
1. Способ нажатия кнопки мыши.
2. Удержанная при этом клавиша на клавиатуре.
3. Вид указателя мыши.
Способов нажатия левой или правой кнопки мыши существуетчетыре:
1. Не нажимать кнопки, двинуть мышь (движение, Move).
2. Нажать и отпустить кнопку (щелчок, Click).
3. Два раза быстро нажать и отпустить кнопку (двойной щелчок, DoubleClick).
4. Нажать кнопку, двинуть мышь, отпустить кнопку (перетащить и бросить, Drug&Drop).
Мышь замечает нажатие на клавиатуре трех клавиш Ctrl, Shift, Alt. Клавишимогут быть не нажаты ни одна, нажата одна, нажаты две или три.
Большое значение имеет вид указателя мыши. Первое правилопри работе в Excel: «Следи за указателем мыши!»
Проведем несколько упражнений для навыков работы с мышью.
Выполните следующее задание «Кто больше найдет указателеймыши».
Дано: Не нажимайте кнопок мыши и клавиш на клавиатуре. Неиспользуйте команды из строки меню. Разрешается только передвигать мышь наповерхности и нажимать клавишу Ctrl.
Требуется: Найти максимальное количество разных указателеймыши на экране. Вы найдете несколько стрелок, крестов, их комбинаций, другиеуказатели (Ответ1).
Подсчитаем, сколько может быть вариантов задания командымыши для каждого места на экране.
4 способа нажатия кнопки мыши * 8 вариантов нажатия клавиш *15 указателей мыши = 480 вариантов.
Запомнить, что стоит за каждым из 480 вариантов, трудно. Темболее что не все варианты задействованы. Поэтому лучше запомнить, что означаютспособы нажатия кнопки мыши, клавиши Ctrl,Shift, Alt и указатели мыши.Чтоозначают компоненты
Движение мыши без нажатия кнопки имеет смысл «Указать». Щелчокмыши имеет смысл «Выделить». Если выделяется какая-то кнопка или пункт меню, тос помощью щелчка выполняется команда кнопки или пункта. Двойной щелчок мышиимеет смысл «Выполнить». При двойном щелчке выполняется какая-то команда.Двойной щелчок эквивалентен одинарному щелчку и нажатию клавиши Enter. Смысл движения «Перетащить ибросить» соответствует его названию – переместить нечто в другое место.
Клавиша Ctrlимеет два смысла – «Разрозненно, произвольно» на щелчке и «Копировать» наперетаскивании. Клавиша Shiftна щелчке имеет смысл «Непрерывно». Клавиша Alt имеет смысл «Другой слойинформации».
Перейдем к смыслу указателей мыши.Безопасныеуказатели мыши
Самый безопасный и чаще используемый указатель – белыйшвейцарский крест />. Им одним нельзя испортитьсуществующую информацию. Если, конечно, после него не нажимать клавишу Del. Он служит длянавигации и выделения. Этим мы займемся немного позже.
Следующие 4 указателя двунаправленных стрелок с линиямипосередине />,/>, />, /> тоже безопасныв смысле изменения информации, но они способны напугать пользователя. Онислужат для изменения размеров чего-либо, например, ширины столбцов.
1. Наставьте мышь на вертикальную линию между заголовками столбцов B и C.Указатель мыши примет вид />.
2. Перетащить и бросить этим указателем влево на 0.5 сантиметра. Ширина столбца Bуменьшится.
3. Этим же указателем /> перетащить границу столбцов B и Cвлево так, чтобы столбец Bсократился до нуля и разделительная линия между столбцами A и C тонкой иодинаковой толщины с другими такими линиями. Отпустите кнопку мыши.
Столбец Bисчез с экрана. Где же он?
4. На границе заголовков столбцов A и C найдите, двигаямышью влево-вправо, указатель двунаправленной стрелки с одной линией посередине/>.
5. Перетащить и бросить этот указатель вправо на 1 сантиметр.
Увеличится ширина столбца A.
6. На той же границе заголовков столбцов A и C найдите, двигаямышью влево-вправо, указатель двунаправленной стрелки с двумя линиямипосередине />.
7. Перетащить и бросить этот указатель вправо на 1 сантиметр.
Появится столбец B. Смотрите, место на экране одно и тоже, движение мышью одно и то же, а результат разный и зависит от указателямыши.
8. Проделайте пункты 1-7 не со столбцами A, B, C, а состроками 1,2,3и указателями мыши />, />.
9. Найдите указатель /> чуть выше вертикальной полосыпрокрутки
/>
10. Перетащить и бросить вниз до половины экрана по вертикали. Таблицаподелится пополам по вертикали.
11. Найдите указатель /> чуть правее горизонтальной полосыпрокрутки.
12. Перетащить и бросить этим указателем влево до половины экрана погоризонтали. Таблица поделится еще пополам по горизонтали.
/>
Рис 2.3.
В каждой из четвертей таблицы имеются полосы прокрутки,которые позволяют смотреть независимо 4 части одной таблицы. Данный режимудобен для просмотра больших таблиц на маленьких дисплеях.
13. Указателями /> и /> уберите линии деления таблицы заее края.
Указатели /> и /> безопасны и служат для выделениястолбцов и строк.
Указатели /> и /> безопасны и служат для измененияразмеров строки формул и окон рабочих книг.Опасныеуказатели мыши
Перейдем к указателям, которые требуют к себе внимания, таккак они связаны с изменением информации в электронной таблице. Бояться их ненадо, но при отсутствии мыслей в голове лучше эти указатели не трогать.
Указатель в виде вертикальной линии двутавра /> сигнализирует о возможностиввода символов с клавиатуры. Проверьте его появление в правой и левой частяхстроки формул.
/>
При его появлении необходимо проверить, туда ли Вы вводитеинформацию.
Указатель в виде белой стрелки без деталей /> появляется на кнопках ленти пунктах меню. При его наличии перед щелчком мыши необходимо подумать, нужнали Вам команда кнопки или пункта.
Указатель в виде белой стрелки с крестом на носу/>появляется награнице выделенных ячеек
/>
1. Укажите ячейку A1.Она ограничиться жирными линиями.
2. С клавиатуры наберите 1(единица). В ячейке A1появится 1.
3. Двигая мышь, добейтесь указателя /> на границе ячейки A1.
4. Перетащить и бросить в ячейку C3.
Ячейка C3выделится и в ней появится 1. В ячейке A1единица исчезнет. Данные из ячейки A1 переместились в ячейку C3.Указатель /> служитдля перемещения данных. Перед перемещением задумайтесь о месте, куда Вы перемещаетеданные, и знайте, что на старом месте данные исчезнут.
5. Перетащите и бросьте ячейку C3 в ячейку A1. В ячейке C3единица исчезнет и появится в ячейке A1.
6. Двигая мышь, добейтесь указателя /> на границе ячейки A1.
7. Нажмите клавишу Ctrl.Указатель примет вид белой стрелки с крестиком справа
/>
8. При нажатой клавише Ctrlперетащить и бросить ячейку A1в ячейку C3.
Ячейка C3выделится и в ней появится 1. В ячейке A1 единица останется. Данные из ячейкиA1копировались в ячейку C3.Указатель /> служитдля копирования данных. Перед копированием задумайтесь о месте, куда Выкопируете данные.
Между прочим, клавиша Ctrlумеет копировать не только ячейки. Она умеет копировать ярлыки, листы, кускитекста, части рисунка и т.д.
В правом нижнем углу выделенной ячейки стоит жирная точка.Наставьте на нее мышь. Указатель мыши примет вид черного креста
/>
Он называется маркер автозаполнения.
1. Укажите ячейку A1.Она ограничиться жирными линиями.
2. Двигая мышь, добейтесь указателя /> в правом нижнем углу ячейки A1.
3. Перетащить и бросить в ячейку H1 по горизонтали.
Ячейки A1:H1 заполнятся единицами.
4. Укажите ячейку A1.Двигая мышь, добейтесь указателя /> в правом нижнем углу ячейки A1.
5. Нажмите клавишу Ctrl.Указатель примет вид креста с крестиком
/>
6. При нажатой клавише Ctrlперетащить и бросить ячейку A1в ячейку A10.
Ячейки A1:A10заполнятся рядом чисел 1, 2, …, 9, 10.
Указатели /> и /> позволяют очень легко заполнятьтаблицу данными. При их использовании необходимо следить, не стираем ли мыэтими данными нужную информацию.2.4. Навигация и выделение
При навигации активной делается другая ячейка.Адрес активной ячейки высвечивается в левой части строки формул. При выделениии навигации пользуются указателем мыши в виде белого креста />.
1. Щелкните в ячейку C3.Ячейка C3станет активной. Ее адрес появится в строке формул.
2. Понажимайте клавиши всех 4-х стрелок.
3. Понажимайте клавиши Tab,Shift+Tab, Enter, Shift+Enter. Активнаяячейка меняется.
4. В левом поле строки формул наберите BA1024 и нажмитеклавишу Enter. Активной станеточень далекая ячейка BA1024.
5. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Home. Активной станетдалекая ячейка A1.Это самый быстрый способ возврата в ячейку A1.
Excel умеет работать с блоками ячеектак же, как он работает с одной ячейкой.
1. Укажите ячейку A1.
2. Указателем /> совершить движение «Перетащить ибросить» от ячейки A1 до ячейки C3.
Прямоугольник A1:C3выделится. Способ «мышка».
3. Снимите выделение блока, щелкнув вне блока.
4. Укажите ячейку A1.
5. Нажмите клавишу Shiftи, удерживая ее, щелкните по ячейке C3.
Прямоугольник A1:C3выделится. Способ «Shift+мышка».
6. Снимите выделение блока, щелкнув вне блока.
7. Укажите ячейку A1.
8. Оторвите руку от мыши. Нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, с помощью клавишстрелок влево и вниз выделите прямоугольник A1:C3.
Способ «Shift+стрелки».
9. При выделенном блоке A1:C3нажмите клавишу Ctrl.
10. При нажатой клавише Ctrlвыделите способом «мышка» белым крестом /> прямоугольник D4:F6.
11. При нажатой клавише Ctrlщелкните по ячейкам G5,H4, I3.
Получится произвольно, разрозненно выделенный блок.
/>
Рис 2.4.
12. Понажимайте клавиши Tab, Shift+Tab, Enter, Shift+Enter.
Активная ячейка не выходит за пределы выделенного блока.
13. Попробуйте сделать навигацию с помощью клавиш стрелок.
Ой! При первом нажатии клавиши стрелка выделение блока исчезло. Совет:Используйте для снятия выделения с блока клавиши стрелок. Быстро и безопасно!
14. Щелкните по заголовку столбца С. Весь столбец С выделится.
15. Щелкните по заголовку строки 3. Вся строка 3 выделится.
16. Перетащите и бросьте указателем мыши /> от заголовка столбца С дозаголовка столбца F.Выделится группа из 4-х столбцов.
17. Перетащите и бросьте указателем мыши /> от заголовка строки 3 дозаголовка строки 6.Выделится группа из 4-х строк.
18. Щелкните в левом верхнем углу рабочей области на прямоугольник рядом сзаголовком столбца Aи заголовком строки 1.Выделится вся таблица. Нажмите клавишу Del,таблица очистится от мусора.
Придумайте как и выделите блок в виде креста, содержащийвесь столбец Си всю строку 3(Ответ2).
/>
Рис 2.5. 2.5. Почувствуйте твердость руки
Выполните следующее задание «Мультфильм из указателей мыши».
1. Укажите ячейку A1. Она выделится жирной линией.
2. Скройте столбец B так, чтобы разделительнаялиния между столбцами A и Cстала тонкой, как между остальными столбцами.
3. Двигая мышью и не нажимая кнопок и клавиш, получите в локальном месте поочереди следующие 6 указателей мыши.
/>
Рис 2.6. 2.6. Настройка
Для комфортной работы в Excelнеобходимо настроить внешний вид окна и ряд параметров.
Сначала для тренировки уберем из окна Excelне только лишние, но вообще все возможные элементы.
1. Щелкните пункт меню Вид. Если в разделе Показатьили скрыть ленты Вид в пункте Строкаформул слева имеется галочка, то щелкните этот пункт.
Строка формул исчезнет с экрана.
2. Правой кнопкой мыши щелкните по строке меню Excel.В контекстном меню щелкните по пункту Свернуть ленту. Лента исчезнет с экрана.
3. Щелкните кнопку Office, затем кнопку ПараметрыExcel. Появится окно ПараметрыExcel.
4. В левой панели окна Параметры Excelвыберите пункт Дополнительно.В правой панели проверьте отсутствие или снимите галочки в полях: Показыватьстроку формул, Показывать горизонтальную полосу прокрутки, Показыватьвертикальную полосу прокрутки, Показывать ярлычки листов, Показывать заголовкистрок и столбцов, Показывать сетку.
5. Нажмите кнопку ОК.
Окно Excel примет совершенно голыйвид. Настроим его до рабочего состояния.
6. Правой кнопкой мыши щелкните по строке меню Excel.В контекстном меню щелкните по пункту Свернуть ленту сгалочкой. Лента появится на экране.
7. Щелкните кнопку Office, затем кнопку ПараметрыExcel. Появится окно ПараметрыExcel.
8. В левой панели окна Параметры Excelвыберите пункт Дополнительно.В правой панели проверьте наличие или поставьте галочки в полях: Показыватьстроку формул, Показывать горизонтальную полосу прокрутки, Показывать вертикальнуюполосу прокрутки, Показывать ярлычки листов, Показывать заголовки строк истолбцов, Показывать сетку.
9. Нажмите кнопку ОК.
Окно Excel примет рабочий вид.
3. Ввод и редактирование данных
Для контроля получите раздаточный материал с промежуточнымвидом нашей таблицы.3.1. Ввод данных
При вводе заголовков длинный текст будет показан на соседнихколонках или обрезан границей следующей колонки, если она не пуста.
1. Выделите ячейку B1.
2. Наберите Бюджети нажмите клавишу Enter.
3. Выделите ячейку A3,наберите Составили нажмите клавишу Enter.
4. Выделите ячейку A4,если она не выделена, наберите Датаи нажмите клавишу Enter.
5. Выделите ячейку А6,наберите Исходные данныеи нажмите клавишу Enter.Не пугайтесь, что слово данные находится поверхячейки B6.
6. Выделите ячейку А10,наберите Отчет инажмите клавишу Enter .
7. Наберите Темпы ростав ячейке B6.Не бойтесь, слово данные не сотрется, оно находится вдругой ячейке.
8. Наберите Рост объемапродаж в ячейке B7,Удорожание товаровв B8,1,50 в C7, 0,90 в C8. Нажмите клавишуEnter.
Ваш документ будет выглядеть следующим образом.
/>
Рис 3.1. 3.2. Типы данных
Проведем эксперимент. В ячейках D7 и D8наберем числа 1.50 и 0.9, но не через запятую как в ячейкахC7и C8,а через точку. С удивлением обнаружим, что вместо числа 1.50 стоит дата 01.май. Число 0.9 воспринялось нормально.
В чем причина и как бороться с таким явлением?
Причина состоит в типах данных Excel.В Excel существует 5 типов данных: текст, число, дата,формула, функция. Для разных типов данных возможны разные операции. Например,числа можно складывать, а даты нельзя. Из текстов можно вырезать символы, а изформул нельзя. Тип определяется автоматически по вводимой информации.Определение ведется в порядке: функция, формула, дата, число, текст. Если впервой позиции стоит знак = «равно», то это функция или формула. Иначе, еслираспознается номер дня, месяц, год с разделителями даты, то это дата. Иначераспознается число. Если введенная информация не подошла под первые 4 типа, то считается,что в ячейке находится текст.
Точка входит в разделители дат. Поэтому 1.5 воспринимаетсякак 1 мая. Запятая не входит в разделители дат. Поэтому 1,5 не воспринимаетсякак дата. Почему 0.9 не воспринимается как дата (Ответ3)?
Борьба с явлением состоит в использовании запятых при записичисел и точек при записи дат. Это будет работать, пока какой-нибудь умник несменит стандартные разделители на нестандартные разделители.
Удалите содержимое ячеек D7 и D8.3.3. Как редактировать данные
Данные можно редактировать тремя способами.Двойнойщелчок
Дважды щелкните на ячейке В1.
В ячейке В1щелкните прямо перед словом «Бюджет», затем наберитеслово Торговый инажмите клавишу Пробел.
Уйдите из ячейки. В ячейке B1 появилось новоеназвание.Строкаформул
Укажите ячейку В1.
Перейдите в строку формул. Щелкните сразу после слова «Бюджет».Введите «:», нажмитеклавишу Пробел и наберите 2008 год.
Уйдите из ячейки. В ячейке B1 появилось новоеназвание.КлавишаF2
Укажите ячейку В1.
Нажмите клавишу F2. Щелкните прямо перед словом «год».Наберите финансовыйи пробел.
Уйдите из ячейки. В ячейке B1 появилось полноеназвание: ТорговыйБюджет 2008 финансовый год.
4. Быстрый ввод данных
Excel содержит несколькоинструментов для быстрого ввода данных.4.1. Автозамена
Механизм автозамены простой: Вы вводите в ячейкуодну последовательность символов, после выхода из ячейки Excelищет ее в своем множестве и, если находит, то заменяет ее другойпоследовательностью.
Механизм простой, а пользы две: исправление ошибок и вводдлинных словосочетаний.Исправлениеошибок
1. Щелкните на ячейке B4.
2. Наберите Леот(хотели набрать Лето, но ошиблись) и клавишу Пробел.
Ошибка автоматически исправилась (на Лето).
3. Если ошибка не исправилась, то перейдите к следующему пункту 4 пособия.Выполните его. Догадайтесь, как научить Excelисправлять Леотна Лето(Ответ4). Научите его. Вернитесь и повторите пункты 1, 2 этого задания.Вводдлинных слов
В этом упражнении вы настроите Автозамену для расширенияаббревиатуры «фЗ» до полного названия «фирма «Загвоздка»».
4. Щелкните кнопку Office />,затем кнопку ПараметрыExcel. Появится окно ПараметрыExcel.
5. В левой панели окна Параметры Excelвыберите пункт Правописание.В правой панели нажмите кнопку Параметры автозамены. Появитсяокно Автозамена.
6. В поле заменятьвведите фЗ.
7. В поле Навведите фирма «Загвоздка»и щелкните по кнопке ОК. Если вы хотите добавить ещекакие-то слова, щелкните на кнопке Добавить и наберитеих в соответствующих полях. Завершив настройку, щелкните на кнопке ОКв окне. Подтвердите замену. Окно Автозамена закроется.
/>
Рис 4.1.
8. Нажмите ОК.Окно ПараметрыExcel закроется.
9. Щелкните на ячейке А1.
10. Наберите фЗи нажмите Enter. В ячейку будетвведено словосочетание фирма «Загвоздка».
11. Проверьте пункт 3 этого задания.4.2. Как ввести в ячейки последовательности данных
Последовательности данных, а именно: одинаковые данные,арифметические прогрессии, списки, — вводятся с помощью маркера автозаполнения />.Стандартныесписки
В этом упражнении вы научитесь вводить последовательности данныхв группы ячеек с помощью функции Автозаполнение. Excel поддерживает рядстандартных последовательностей, таких как 1,2,3…; названия месяцев или днейнедели. Введем названия месяцев.
1. Выделите ячейку С10.
2. Наберите название месяца Марти нажмите Enter.
3. Для ввода названий остальных месяцев первых двух кварталов финансовогогода щелкните снова на ячейке С10и перетащите маркер автозаполнения /> к ячейке H10.
Названия месяцев или дней недели можно вводить какполностью, так и в сокращенном виде. Автозаполнение происходит в том жеформате, в котором вы ввели первый элемент последовательности.
/>
Рис 4.2. Спискипользователя
1. В ячейке B11наберите слово Приход.
2. Маркером автозаполнения /> ячейку B11 протащите вниздо ячейки B20.
3. Возможны два варианта:
· Десять раз повторяется слово Приход.Это значит, что на компьютере никто еще не задавал такого хозяйственного списка.
· Появился хозяйственный список из 10 разных строк. Это значит,кто-то уже научил Excel такому списку. В этом случаезадумайте какие-нибудь два изменения в строках 2-10,например, «исправить первые буквы пунктов на большие или маленькие».
Зададим или исправим хозяйственный список из 10 строк.
4. Щелкните кнопку Office, затем кнопку ПараметрыExcel. Появится окно ПараметрыExcel.
5. В левой панели окна Параметры Excelвыберите пункт Основные.В правой панели нажмите кнопку Изменить списки. Появитсяокно Списки.
6. Если в пункте 3 повторилось 10 раз слово Приход,то выполните пункты 7-9 далее, иначе, если появился хозяйственный список, товыполните пункты 10-12.
7. Убедитесь, что в поле Списки выделен пункт Новыйсписок.
8. В поле Элементысписка наберите: ПриходEnter, Затраты на товары Enter, Полная выручка Enter, Статьи расходов Enter, Реклама Enter, Аренда помещений Enter, Налоги и выплаты Enter, Проценты по кредитам Enter, Расходы всего Enter, Прибыль Enter. Проверьте, должно быть 10 строк.
/>
Рис 4.3.
9. Щелкните по кнопке Добавить. Ваш новый списоквключен в поле Списки.Щелкните ОКи еще ОК.Далее к пункту 13.
10. Убедитесь, что в поле Списки выделен пункт Приход,Затратына товары,… а в поле Элементы списка повертикали расположен хозяйственный список.
11. В поле Элементысписка сделайте задуманные в п. 3 изменения.
12. Щелкните на кнопке ОК
13. На листе Бюджетвыделите ячейку В11со словом Приход.
14. Перетащите маркер автозаполнения вниз на девять строк к ячейке В20.Выделенные ячейки автоматически заполнятся введенной последовательностью заголовков.Повторениечисел
Месячные расходы в нашей фирме составляли на рекламу 4000рублей в месяц, на аренду 500 рублей в каждый из 6 месяцев.
15. В ячейке C15наберите число 4000.
16. Маркером автозаполнения протащите это число вправо на 5 ячеек до ячейки H15.
17. В 6 ячейках появятся одинаковые числа 4000.
18. Аналогично в ячейках C16:H16задайте 6 одинаковых чисел 500.Прогрессияс шагом 1
Месячные расходы в нашей фирме по налогам в марте составляли240 рублей и увеличивались на 1 ежемесячно.
1. В ячейке C17наберите число 240.
2. При нажатой клавише Ctrlмаркером автозаполнения протащите это число вправо на 5 ячеек до ячейки H17.
3. В 6 ячейках появятся числа 240,241, 242, 243, 244, 245 (прогрессия с шагом 1).Прогрессияс любым шагом
Месячные расходы в нашей фирме по процентам в мартесоставляли 800 рублей и увеличивались на 7 ежемесячно.
1. В ячейке C18(за март) наберите число 800.
2. В ячейке D18(за апрель) наберите число 807.
3. Выделите блок из двух ячеек C18, D18
/>
4. Маркером автозаполнения протащите блок вправо на 4 ячейки до ячейки H18.
5. В 6 ячейках появятся числа 800,807, 814, 821, 828, 835 (прогрессия с шагом 7).4.3. Не быстрый ввод
В двенадцати ячейках, 2 раза по шесть ячеек, в ячейках C11:H11и C12:H12введите приходы и затраты на товары с марта по август. Столбец Всего и строку сполной выручкой не заполнять.
/>
Рис 4.4.
5. Действия с рабочими книгами
В Microsoft Excel файлы носят названия рабочих книг. Рабочие книги могутсодержать несколько рабочих листов, листов диаграмм или модулей Visual Basic.Excel позволяет быстро переходить от одного рабочеголиста к другому, вводить данные сразу в несколько рабочих листов и присваиватьим имена.
Каждая новая рабочая книга имеет 3 чистых рабочих листа. Внашей рабочей книге три рабочих листа с названиями Лист1, Лист2,Лист3.5.1. Как перемещаться по рабочей книге
Выбирать различные рабочие листы из рабочей книги можно,щелкая на соответствующих ярлычках в нижней части листов. Используя кнопки сострелочками (кнопки прокрутки ярлычков) в левом нижнем углу экрана, можнопереместиться к ярлычку первого листа рабочей книги, к последнему листу и т.д.С помощью клавиатуры перемещения производятся клавишами Ctrl+PageUp и Ctrl+PageDown. Проверьте все эти 3способа.5.2. Как задать имена листов
1. Щелкните дважды на ярлычке Лист1. Слово Лист1станет выделенным.
2. Наберите Бюджет 2008и нажмите Enter. Рабочему листуЛист1 присвоено имя Бюджет 2008.
/>
Рис 5.1.
3. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист2.В контекстном меню выберите Переименовать. Слово Лист2станет выделенным. Лист2 переименуйте в Первый квартал.
Длина названий листов должна быть не более 31 символа сучетом пробелов.5.3. Добавление листов
Добавим три листа тремя разными способами.Праваякнопка мыши
1. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист3и выберите команду Вставить из контекстного меню.Откроется диалоговое окно вставки.
2. Выберите на вкладке Общие значок Листи щелкните на кнопке ОК.
3. Новый лист Лист4 будет вставлен слева от текущеголиста.Меню
1. Отметьте ярлычок листа Лист4.
2. Нажмите пункт меню Главная и в разделе Ячейкиленты нажмите справа треугольник у пункта Вставить.В выпадающем меню нажмите пункт Вставить лист.
3. Новый лист Лист5 будет вставлен слева от текущеголиста.КлавишаCtrl
1. Отметьте ярлычок листа Лист3.
2. При нажатой клавише Ctrlперетащите ярлычок Лист3 налево перед Лист4.
3. Слева появится новый лист Лист3(2). Клавиша Ctrl на перетаскиванииумеет копировать листы.
Всего теперь в книге присутствует шесть рабочих листов.
5.4. Перемещение листов
В этом упражнении вы переместите листы на новые места врабочей книге.
1. Щелкните на ярлычке листа Лист3.
2. Перетащите ярлычок листа влево и отпустите кнопку мыши только тогда,когда маленький треугольничек окажется справа от листа с названием Первыйквартал.
3. Аналогично упорядочите остальные листы.
4. Щелкните мышью на ярлычке листа Бюджет 2008.
Теперь рабочий лист выглядит следующим образом.
/>
Рис 5.2. 5.5. Группы листов
Вы можете выделить сразу несколько рабочих листов, причемсмежные листы можно выделить, щелкнув на ярлычках первого и последнего рабочихлистов при нажатой клавише Shift.Несколько несмежных листов можно выделить, если нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать наярлычках требуемых рабочих листов.
Выделив несколько рабочих листов, вы можете вводить одни ите же данные одновременно в каждый из них. Для этого выделите группу рабочихлистов и введите данные в один из них. Данные появятся в соответствующихячейках каждого из выделенных рабочих листов.
В этом упражнении вы выделите несколько рабочих листов ивведете в них данные.
1. Перейдите на Лист5, щелкнув на его ярлычке.
2. Щелкните на ярлычке Лист4. На экране появитсяпредыдущий лист рабочей книги.
3. Нажмите клавишу Shift,и, не отпуская клавишу, щелкните на ярлычке Бюджет2008.Пять листов из 6-ти станут выделенными, причем активным останется Лист4.При выделении нескольких листов Excel переходит в режим групповогоредактирования, и в заголовке окна появится слово Группа.
4. Выделите ячейку В3на Лист4.
5. Напечатайте Максим Софт инажмите Enter.
6. Щелкните на невыделенном ярлычке Лист5. При этом пятьлистов перестают быть выделенными, а текущим становится Лист5.
7. Пощелкайте по ярлыкам листов. Смотрите, во всех листах кроме Лист5в ячейках B3появились слова Максим Софт.Вводили в один лист, а появилось в 5 листах.5.6. Удаление листов
Удалим листы несколькими способами.
1. Отметьте ярлык Лист5.
2. В меню Главная,в разделе Ячейки ленты нажмите справа треугольник у пункта Удалить.В выпадающем меню нажмите пункт Удалить лист. Лист5удален.
3. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист4.
4. В контекстном меню выберите команду Удалить.Откроется диалоговое окно, предупреждающее о том, что отменить удаление листаневозможно.
5. Щелкните на кнопке Удалить. Диалоговое окнозакроется и Лист4исчезнет.
6. Удалите Лист3(2).
В книге останется 3 листа.
6. Составление формул
Вы научитесь автоматически суммировать данные в строках истолбцах, составлять элементарные формулы, присваивать имена блоку ячеек,составлять формулы, используя абсолютные и относительные адреса ячеек.6.1. Автоматическое суммирование строк и столбцов
Самые популярные формулы – это формулы суммирования.
Кнопку Автосумма /> можно использовать длядвух видов задач: обнаружить и просуммировать данные в строках или столбцахближайшего к текущей ячейке блока; просуммировать данные в любом выделенномдиапазоне ячеек.Подсчитайтерасходы за месяц
В этом и следующем упражнениях вы используете кнопку Автосуммасначала для подсчета приходов и затрат на товары фирмы «Загвоздка», а затем дляподведения общих итогов по статьям расходов.
1. Перейдите на лист Бюджет2008.
2. В дополнение к существующей таблице наберите в ячейке I10 листа Бюджет 2008слово Всего.
3. Выделите ячейку I11.
4. В ленте Главная в разделе Редактирование щелкните по кнопке Автосумма />. Блок ячеек C11:H11на рабочем листе становится окруженным «бегущей» границей, а в строке формулпоявляется формула =СУММ(C11:H11). После первого нажатияна кнопку Автосуммавам необходимо убедиться, что выделен именно тот диапазон ячеек, который выхотите просуммировать.
5. Нажмите клавишу Enter илищелкните второй раз на кнопке Автосумма, или нажмите накнопку с зеленой галочкой в строке формул. В ячейку I11 будет помещенрезультат вычислений – сумма приходов за 6 месяцев.
6. Таким же образом поместите в ячейку I12 сумму чисел встроке «Затратына товары».Просуммируйтестроки и столбцы одновременно
Внимательно прочитайте содержание следующего задания.Попробуйте выполнить его самостоятельно.
Дано:
В ячейках C15:H18(4 строки и 6 столбцов) находятся расходы фирмы за 6 месяцев. В ячейках I15:I18должны стоять суммы по строкам статей расходов (4 суммы). В ячейках C19:I19должны стоять суммы по столбцам месяцев и Всего расходов (7 сумм). Эти ячейкисейчас пустые.
Требуется:
Используя всего 2 (два!, а не двадцать два) щелчка мышьюнайти упомянутые 4+7=11 сумм (Ответ5).6.2. Составление элементарных формул
Элементарные формулы могут состоять только из арифметическихоператоров и адресов ячеек. Ввод формул необходимо начинать со знака равенства(=).Далее необходимо указать содержимое каких именно ячеек используется в формулах.Для этого необходимо ввести адрес ячейки или блока ячеек или щелкать мышью наячейках в процессе составления формул. Ячейки, на которых щелкнули мышью,выделяются пунктирной границей, называемой «бегущей рамкой». По ней вы можетеконтролировать правильность указанных вами адресов.Вычислениеполной выручки
Рассчитаем полную выручку за март месяц с указанием адресовпри помощи мыши.
1. Выделите ячейку С13.
2. Введите с клавиатуры =(равно), затем щелкните на ячейке С11.В строке формул появилось =С11.
3. Введите –(минус), затем щелкните на ячейке С12.
4. Нажмите кнопку с зеленой галкой в строке формул. Формула введена, встроке формул появилось =С11-С12, а в ячейке С13 виднозначение полной выручки за март.Копированиеформул
В ячейках D13:I13должны стоять значения полных выручек за остальные 5 месяцев и Всего. Заметим,что полная выручка подсчитывается одинаково за любой месяц. Вспомним, как мыкопировали расходы за рекламу и аренду, и попробуем скопировать полную выручкуза март на другие месяцы.
1. Маркером автозаполнения /> протащите ячейку С13 с формулой доячейки I13включительно.
2. Проверьте значения полных выручек.
3. Пощелкайте по ячейкам С13:I13.В строке формул посмотрите содержание ячеек. Это должны быть формулы:
=С11-С12,=D11-D12, …,=I11-I12
4. Как Вы считаете, в ячейках одинаковые формулы или разные?
Запомните: при копировании формулы изменяются, в отличие оттекстов, чисел и дат. Обратите внимание, что в ячейках D13:I13 вычитаютсядве верхние ячейки, так же как в ячейке С13. То есть при копировании формулысохраняется относительное положение ее исходных данных. Поэтому адреса ячеек сисходными данными в формуле меняются. Это называется правилом относительнойориентации.Вычислениеприбыли
По аналогии со строкой полной выручки придумайте формулу дляприбыли и реализуйте самостоятельно ее в ячейках С20:I20 (Ответ 6).
/>
Рис 6.1. 6.3. Составление функций с помощью Мастера функций
Excel имеет сотни функций, которыепомогут Вам выполнить специальные вычисления.
Вы можете набирать функцию с клавиатуры или вводить функциюавтоматически с помощью Мастера функций.
Работа с Мастером функций состоит из двух этапов. На первомэтапе выбирается имя функции. На втором этапе задаются параметры функции. Второйэтап требует большого внимания, за редким исключением.Введитетекущую дату
В этом упражнении вы введете в ячейку текущую дату с помощьюфункции СЕГОДНЯ.
1. Выделите ячейку В4.
2. Наберите =сегодня().
Вы можете набирать имена функций большими или малымибуквами. При нажатии клавиши Enterимена функций будут автоматически переведены в верхний регистр,если они были набраны без ошибок.
3. Нажмите клавишу Enter.Формула введена, и в ячейке появилась текущая дата. Завтра в ячейкеавтоматически появится завтрашняя дата.Расчетсредних затрат на товары
В большинстве формул необходимо ввести не только именафункций, но и указать имена ячеек и/или дополнительные значения, называемые аргументами.Аргументы функций записываются в скобках после имени функции, как в формуле=СУММ(С15: С18).Даже если функция не требует аргументов, как в формуле вычисления текущей даты=СЕГОДНЯ(), скобки все равно необходимы.
В этом примере с помощью Мастера функций вы создадитеформулу для вычисления средних за полгода затрат на товары.
1. Выделите ячейку К10и наберите Среднее.
2. Выделите ячейку К12, затем в строке формул щелкните покнопке Вставитьфункцию />. Откроется диалоговое окно Мастерфункций – шаг 1.
/>
Рис 6.2.
3. В списке Категориявыделите Статистические.В поле Выберитефункцию появится список статистических функций.
4. Выделите в этом списке строку СРЗНАЧ и щелкните накнопке ОК.Откроется второе окно Мастера функций – шаг 2.
5. В правой части поля Число1 виден цветастыйквадрат. Щелкните по нему. Окно уйдет, но останется на экране. Это необходимодля того, чтобы окно не мешало вам выделить усредняемый диапазон ячеек.
6. С помощью мыши выделите диапазон ячеек C12:H12. В процессевыделения диапазона указываются адреса выделенных ячеек. Теперь в поле Число1появились адреса C12:H12.
/>
Рис 6.3.
7. Нажмите цветастый квадрат в правой части поля Число1.Окно развернется.
8. Щелкните на кнопке ОК. В ячейке К12теперь находится среднее значение затрат на товары 19755,83.Расчетмаксимума и минимума затрат на товары
1. Выделите ячейку L10 инаберите Максимум.
2. Выделите ячейку M10 инаберите Минимум.
3. Для удобства просмотра в ленте Вид в разделе Масштабчерез кнопку Масштабв окне Масштабвыберите 75%.Нажмите ОК.
4. По аналогии с расчетом средних затрат рассчитайте в ячейках L12, M12максимум и минимум затрат с помощью статистических функций МАКС и МИН.Расчетсредних, максимума и минимума прибыли с помощью копирования формул
Допустим, в ячейках K20, L20, M20необходимо рассчитать среднюю, максимум и минимум прибыли. Можно повторитьпредыдущие два пункта и получить результат за несколько десятков щелчков мыши.
Мы получим результат за 2 (два!) щелчка мыши.
1. Курсором мыши в виде белого креста /> выделите блок из трех ячеек K12:M12 ситогами по затратам на товары.
2. На жирной линии границы выделенного блока получите курсор мыши в видебелой стрелки />.
3. При нажатой клавише Ctrlнажмите левую кнопку мыши. У белой стрелки появится плюсик />.
4. Перетащите мышью выделенный блок в ячейки K20:M20,отпустите кнопку мыши и отпустите клавишу Ctrl.
5. В ячейкахK20:M20 увидитесреднюю, максимум и минимум прибыли.
На три формулы мы потратили всего два щелчка мыши.
Объяснение: средняя, максимум и минимум прибыли вычисляютсяпо тем же формулам, что и средние, максимум и минимум затраты на товары.Исходные шесть ячеек для формул расположены слева одинаково для прибыли изатрат на товары. Нажатие клавиши Ctrlкопирует формулы. При копировании работает правило относительной ориентации.Присвоениеимен блокам ячеек
Для того чтобы присвоить имя блоку ячеек, нужно выделитьячейки и ввести имя в поле Имя в строке формул или спомощью команд в разделе Определенные имена ленты Формулы.Имена блоков ячеек могут любой длины, но они не должны содержать запятых ипробелов.
В этом упражнении вы введете имя диапазона ячеек, набрав егос клавиатуры. Затем вы зададите имена диапазонов с помощью ленты Формулы.
1. Выделите диапазон ячеек С11:H11с приходами за 6 месяцев. Адрес первой ячейки блока появился в поле Имя/>.
2. В строке формул щелкните в поле Имя и наберите Приход. Нажмите клавишуEnter.
/>
Рис 6.4.
Выделенный диапазон ячеек теперь называется Приход.
3. Выделите блок ячеек B15:H19,содержащий все данные по расходам по месяцам вместе с заголовками.
4. В ленте Формулыв разделе Определенныеимена выберите команду Создать из выделенного фрагмента.В появившемся окне Создание имен … флажок установленнапротив опции Встолбце слева, что означает, что в качестве имен будут взятызаголовки левого столбца.
/>
Рис 6.5.
5. Щелкните на кнопке ОК.
Просмотреть списки имен блоков можно, щелкнув на стрелке«вниз», находящейся рядом с полем Имя. Каждая строка теперьстала блоком ячеек с именами своих заголовков.
/>
Рис 6.6. Какиспользовать имена в формулах
Имена блоков ячеек могут быть использованы в формулах вместоадресов ячеек. Адрес С11:H11можно заменить именем соответствующего блока ячеек Приход, которое было емуприсвоено ранее. Например, сразу понятно, что вычисляет формула МАКС(Приход), вотличие от формулы МАКС(C11:H11).
В этом упражнении вы найдете среднее, максимум и минимумприхода по данным бюджета фирмы «Загвоздка».
1. Выделите ячейку K11и щелкните по кнопке Вставить функцию в строке формул.Откроется диалоговое окно Мастер функций.
2. Убедитесь, что в списке Категория выделена строка Статистические.Затем прокрутите список Выберите функцию ивыделите имя функции СРЗНАЧ. Эта функция находит ввыделенном блоке среднее значение.
3. Щелкните на кнопке ОК. Откроется следующееокно.
/>
Рис 6.7.
4. Щелкните в поле Число1 и выделите его содержание.
5. Выберите в ленте Формулы команду Использоватьв формуле. Откроется список имен блоков ячеек.
6. Выделите в списке имя Приход.
/>
Рис 6.8.
Это имя появится в поле Число1диалога МастерФункций.
7. Щелкните по кнопке ОК. Формула составлена, ирезультат 33795,33появился в ячейке K11.
8. Выделите ячейку L11и наберите =макс(Приход).Эта формула определит максимальное значение в диапазоне ячеек Приход. Нажмите Enter.
9. Выделите ячейку L11,Нажмите правую кнопку мыши и выполните команду Копировать.
10. Выделите ячейку M11,Нажмите правую кнопку мыши и выполните команду Вставить.
11. Через строку формул исправьте МАКС на МИН. Нажмите кнопку сзеленой галочкой в строке формул.
Теперь конец Вашего рабочего листа выглядит так:
/>
Рис 6.9. 6.4. Формулы с относительными и абсолютными адресами
Адреса, которые автоматически изменяются при копировании их вновые ячейки, называются относительными адресами. При копировании формулы,содержащей относительные адреса, эти адреса изменяются в соответствии с новымположением формулы. Однако можно также использовать в формулах и абсолютныеадреса, которые всегда относятся к одним и тем же ячейкам независимо от того,где находится формула. Вы можете использовать также смешанные адреса, которыезадают столбец относительно, а строку абсолютно, или наоборот. Признакомабсолютного адреса служит знак доллара.
На листе Бюджет 2008 ежемесячныйприход в ячейках С11:H11был задан постоянными числами. Допустим, что приход ежемесячно возрастал нафиксированный процент, указанный Ростом объема продаж вячейке C7(1,50%).
1. Выделите ячейку С7и после числа 1,50введите %.
2. Выделите ячейку D11,наберите формулу =С11+С11*$C$7и нажмите клавишу Enter.В ячейке D11появилось значение прихода с учетом ежемесячного роста объема продаж (1,50%).
3. Скопируйте маркером автозаполнения формулу ячейки D11 в диапазонячеек E11:H11.Результат формулы во всех ячейках будет зависеть от содержимого ячейки $C$7.
/>
Рис 6.10.
4. Пощелкайте по ячейкам D11:H11и в строке формул посмотрите содержащиеся в них формулы: =С11+С11*$C$7,…, =G11+G11*$C$7. Какие адреса в формулах изменились, какие неизменились и почему?
7. Переупорядочивание содержимого ячеек
Вы можете в любой момент расположить данные в нужномпорядке, однако, следует соблюдать осторожность при переупорядочивании формул.Вы можете копировать данные из одних ячеек в другие, добавлять и удалятьячейки, строки, столбцы и перемещать данные между ячейками.
Копировать информацию в другое место рабочего листа можно: спомощью кнопок Копироватьи Вставитьв ленте Главная;с помощью соответствующих команд контекстного меню правой кнопки мыши; перетаскиваямышью данные на новое место.
Копирование данных на другой лист осуществляется с помощьюкоманд Копироватьи Вставитьили перетаскиванием содержимого ячеек с помощью клавиши Alt.7.1. Перемещение строки
1. Щелкните по заголовку строки 20. Выделится вся строка с прибылью.
2. Поместите указатель мыши на любом участке границы выделенного блока. Онпримет вид белой стрелки />. Перетащите рамку блока в строку 21.
/>
Рис 7.1. 7.2. Вставка столбца
Допустим, Вы хотите вставить пустой столбец перед столбцом А.
1. На листе Бюджет2008нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Home.Активной станет ячейка A1.
2. Правой кнопкой мыши щелкните на заголовке столбца A. При этомвыделится весь столбец Aи откроется контекстное меню.
3. Выберите команду Вставить. Новый столбецвставлен слева от столбца A.7.3. Перемещение столбца
Допустим, Вы хотите, чтобы пустой столбец стоял на второмместе.
1. Щелкните на заголовке столбца B. Он выделится.
2. Поместите указатель мыши на границу выделенного столбца. Он примет видбелой стрелки />.
3. Перетащите рамку выделенного столбца на место столбца A. 7.4. Скопируйте данные на другой рабочий лист
В этом упражнении вы перенесете содержимое блока ячеек A10:F21листа Бюджет2008на лист Первыйквартал. И сделаете это за два щелчка мыши.
1. На листе Бюджет2008 выделите блок ячеек A10:F21. Блок содержит слово Отчет,данные за три месяца март, апрель, май, значение прибыли замай. Первый щелчок мыши.
2. Поместите указатель мыши на границу выделенного столбца. Он примет видбелой стрелки />.
3. Нажмите клавиши Ctrlи Alt, не отпуская их, нажмителевую кнопку мыши и перетащите рамку выделенного блока к ярлычку листа Первыйквартал.
4. Когда лист Первый квартал станет текущим, неотпуская кнопку мыши и клавиш, перетащите рамку блока ячеек в положение A10:F21.Отпустите кнопку мыши, отпустите клавиши Altи Ctrl. Второй щелчок мыши.
Если появится диалог с вопросом: «Заменить содержимоеконечных ячеек?», щелкните по кнопке ОК.
Теперь блок ячеек копирован на другой рабочий лист.
Посмотрите на строку приходов. Почему за март, апрель и майодинаковые приходы? Из листа Бюджет 2008 в ячейки Е11и F11были скопированы формулы =D11+D11*$D$7, =E11+E11*$D$7.Эти формулы ссылаются на ячейку $D$7.В этой ячейке на листе Первый квартал пустота, котораяинтерпретируется как число 0. Поэтому формулы повторяют значения в левыхячейках.
/>
Рис 7.2. 7.5. Как копировать только значения формул
В этом упражнении вы в конечный лист перенесете только числа– результаты формул.
1. Перейдите в лист Бюджет 2008.
2. Выделите блок ячеек L10:N12со средними, максимумами, минимумами приходов и затрат на товары.
3. В ленте Главнаяв разделе Буферобмена щелкните на кнопке Копировать />.
4. Перейдите на лист Лист3.
5. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке А4. Ячейка А4определяет левый верхний угол области вставки. В появившемся контекстном менювыберите команду Специальнаявставка. Откроется диалог Специальная вставка.
/>
Рис 7.3.
6. В группе Вставитьвыберите опцию Значенияи щелкните на кнопке ОК. Окно закроется, и в блок ячеекбудут скопированы только численные значения.
7. По строке формул убедитесь, что в ячейках находятся только числа, аформул нет.
/>
Рис 7.4. 7.6. Упорядочение по алфавиту
Упорядочим строки 15-18 статей расходов по алфавитунаименований.
1. Выделите блок C15:J18с заголовками и величинами расходов.
2. В ленте Главнаящелкните по кнопке Сортировка и фильтр, затем по кнопке Сортировкаот А до Я />.
Статьи упорядочились по алфавиту. Остальные строки осталисьбез изменений.
/>
Рис 7.5.
3. В панели быстрого доступа нажмите кнопку Сохранитьс дискетой, чтобы сохранить документ.
8. Форматирование данных
Составляя документ, важно разместить в нем информацию смаксимальной наглядностью, тогда она станет более доступной и выразительной. Спомощью экспресс-стилей таблиц и ячеек, кнопки Формат по образцу и кнопок лентыГлавнаявы можете быстро и профессионально оформлять документы.8.1. Экспресс-стили таблиц
В этом упражнении вы выделите диапазоны ячеек и примените кним различные варианты форматов с помощью экспресс-стилей таблиц.
1. На листе Бюджет2008 выделите блок ячеек C6:D8.
2. В ленте Главнаяв разделе Стиливыберите команду Форматироватькак таблицу.
3. В открывшемся окне экспресс-стилей таблиц выберите Светлый15в третьей строке, первом столбце.
/>
Рис 8.1.
4. В окне Форматированиетаблицы отметьте флажок Таблица с заголовкамии нажмите кнопку ОК.
/>
Рис 8.2.
5. В ячейке D6слово Столбец1замените на пробел.
6. Выделите две ячейки C6:D6.
7. В ленте Главнаяв разделе Стиливыберите команду Стили ячеек.
8. В открывшемся окне экспресс-стилей ячеек выберите Заголовок3.
9. Теперь данные выделенного блока выглядят так:
/>
Рис 8.3.
10. Выделите блок ячеек C10:N21со всеми заголовками и числами полугодового бюджета.
11. В ленте Главнаяв разделе Стиливыберите команду Форматироватькак таблицу.
12. В открывшемся окне экспресс-стилей таблиц выберите Светлый 15в третьей строке, первом столбце.
13. В окне Форматированиеданных отметьте флажок Таблица с заголовкамии нажмите кнопку ОК.
14. В ячейке С10слово Столбец1замените на один пробел. В ячейке К10слово Столбец2замените на два пробела.
Ваш рабочий лист выглядит так:
/>
Рис 8.4. 8.2. Копирование формата в другую ячейку
Допустим, что Вам понравился внешний вид какой-то ячейки иВам хочется, чтобы другая ячейка имела бы такой же внешний вид. Выяснятьпараметры форматирования и запоминать их Вам не хочется.
Применить к данным формат, уже использованный в какой-точасти рабочей книги, можно с помощью кнопки Формат пообразцу />. Для этого Вы просто выделяетеячейку с нужным форматом, щелкаете по кнопке Формат пообразцу /> и указываете область применениякопируемого формата.Однократноекопирование формата
Отформатируем ячейку А10 со словом Отчетна листе Первыйквартал так же, как выглядит ячейка D10 со словом Мартна листе Бюджет2008.
1. Указываем ячейку D10со словом Мартна листе Бюджет2008.
2. Нажимаем на кнопку Формат по образцу /> в ленте Главная.Указатель мыши примет вид кисточки со знаком белый плюс.
3. На листе Первыйкварталуказываем ячейку А10со словом Отчет.Ячейка А10примет нужный вид.Многократноекопирование формата
Отформатируем ячейки C11, C13, C15, C17, C19, C21 сословами из хозяйственного списка на листе Первыйкварталтак же как выглядит ячейка C6со словами Темпыроста на листе Бюджет 2008.
1. На листе Бюджет2008указываем ячейку C6.
2. Делаем двойной щелчок мыши по кнопке Форматпообразцу.Указатель мыши примет вид кисточки со знаком белый плюс.
3. Щелкаем по очереди по ячейкам C11, C13, C15, C17, C19, C21 на листе Первыйквартал.Ячейки C11,C13, C15, C17, C19, C21 примут нужный вид.
4. Щелкаем по кнопке Формат пообразцу/>. Она отожмется. Указатель мыши вобласти таблицы примет вид белого креста.8.3. Форматирование с помощью ленты Главная
Если вам не подходит ни один из стандартных форматов,воспользуйтесь кнопками разделов Шрифт, Выравнивание, Числоленты Главная.Быстро задать стандартный формат для числа в ячейке можно при помощи следующихкнопок раздела Число:Финансовыйформат,Процентныйформати Форматсразделителями. Каждый из этих форматов по умолчанию оставляетопределенное количество десятичных знаков, которое может быть изменено кнопкамиУменьшитьразрядностьи Увеличитьразрядность.
Если вам нужно, например, выровнять по центру несколькихстолбцов, выделите ячейки, относительно которых надо центрировать заголовок, ищелкните на кнопке выравнивания Объединить и поместить в центре/> раздела Выравнивание.
В этом упражнении Вы измените выравнивание названий строк ирасположите название по центру таблицы.
1. Выберите ленту Главная.
2. На листе Бюджет2008щелкните на заголовке столбца А, чтобы выделитьего.
3. В разделе Выравниваниещелкните на кнопке Выровнять текст по правому краю />. Текст ввыделенном столбце выровнен по правому краю.
4. Щелкните по кнопкам Курсив /> и Полужирный />.Текст в столбце Анаклонится и станет полужирным.
5. Укажите ячейку C4с датой и щелкните на кнопке По левому краю />.
Обратим внимание, что заголовок Торговый бюджетвсей нашей таблицы потерялся, стал незаметным. Отформатируем его.
6. Укажите ячейку C1c названием Торговый бюджет… .
7. В разделе Шрифтвыберите шрифт Arial,размер 14,Полужирный/>,цвет шрифта /> Синий.
Теперь заголовок стал заметен. Выровняем его ровнопосередине столбцов C:N.
8. Выделите блок C1:N1.
9. В разделе Выравниваниещелкните на кнопке Объединить и поместить в центре />. Заголовокрасположится в центре выделенных столбцов.
/>
Рис 8.5.
10. На листе Первыйквартал выделите блок D11:F21 с числами.
11. Нажмите кнопку Денежный формат />. Тысячи разделятсяпробелом, добавятся сотые доли и обозначение денежной единицы.
12. На листе Бюджет2008 укажите двойным щелчком ячейку D8 и добавьте кчислу 0,9знак процента.
13. Выделите ячейки D7:D8и нажмите кнопку Процентныйформат />.В ячейках будет показано целое число процентов.
14. Не снимая выделения, два раза нажмите кнопку Увеличитьразрядность/>.Появятся сотые доли процентов.8.4. Форматирование с помощью команды Формат ячеек
Команду и окно Формат ячеек можно вызватьлибо через контекстное меню правой кнопки мыши, либо через правый нижний уголразделов Шрифт,Выравнивание, Число ленты Главная />, либо горячейклавишей Ctrl+1.
1. Правой кнопкой мыши щелкните по ячейке C4 с датой.Выберите в контекстном меню команду Формат ячеек.Появится окно Форматячеек.
2. На вкладке Число в поле Числовыеформатыотметьте в списке пункт Дата, в поле Типотметьте в списке образец даты, который содержит название месяца и год с 4-мяцифрами.
/>
Рис 8.6.
3. Нажмите кнопку ОК.
4. Укажите ячейку D11с приходом за март. Нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, укажите ячейку N21из большой таблицы со всеми числами полугодового бюджета. Блок D11:N21 выделится.
5. Нажмите кнопку в правом нижнем углу раздела Число/>. Появитсяокно Форматячеек.
6. На вкладке Число в поле Числовыеформатыотметьте последний пункт (все форматы).
7. В поле Типвместо Основнойнаберите # ##0”руб.”Проверьте, должно быть 11 символов.
8. Щелкните на кнопке ОК.
/>
Рис 8.7.
9. Снимите выделение клавишей Стрелкавлево.
Теперь ячейки в таблице Отчетимеют заданный Вами денежный формат. Рабочий лист выглядит следующим образом.
/>
Рис 8.8.
8.5. Как изменить высоту строк и ширину столбцов
Может оказаться, что данным на рабочем листе не хватаетстандартной ширины столбца. Поменять ширину столбцов и высоту строк можно спомощью мыши, не прибегая к кнопкам или командам. Для этого нужно на правойгранице заголовка столбца или нижней границе заголовка строки получитьуказатель мыши в виде двойной черной стрелки с поперечной линией />. Затем либо перетащитьи бросить границу, либо сделать двойной щелчок мышью. В первом случае можно задатьлюбую ширину или высоту. Во втором случае строка или столбец будут увеличены доразмеров самого высокого символа и самого длинного текста в этих рядах ячеек.
10. Получите указатель мыши в виде двусторонней стрелки /> на границе заголовковмежду столбцами Аи В.
1. Перетащите границу вправо, чтобы полностью были видны все надписи встолбце А.
2. Для того, чтобы в колонке Свместо символов ##### появились числа, получите указатель мыши в видедвусторонней стрелки /> на границе заголовков междустолбцами С иD.
3. Щелкните дважды. Ширина столбца С изменилась в соответствии с длинойнаходящихся в нем данных.
4. Уменьшите в 2 раза ширину пустого столбца B.
Аналогичные способы можно применять не к одному, а к группестолбцов.
5. Выделите группу столбцов D:N,проведя при нажатой кнопке мыши по их заголовкам.
6. Внутри выделенного блока уменьшите в 2 раза ширину столбца E.
В столбцах D:Nпоявятся решетки.
/>
Рис 8.9.
7. Получите указатель мыши в виде двусторонней стрелки /> на границе заголовковмежду столбцами Dи E.
8. Увеличьте ширину столбца D в трираза. Одновременно увеличится ширина всех столбцов D:N. Вместо решетокв ячейках появятся числа с большим пустым пространством перед ними.
9. Получите указатель мыши в виде двусторонней стрелки /> на границе заголовковмежду столбцами Dи E.
10. Сделайте двойной щелчок мыши. Ширина столбцов D:N уменьшится доширины самых длинных данных.
11. Снимите выделение, щелкнув вне блока.8.6. Как добавлять рамки и менять цвета
Вы можете украсить отдельные ячейки или области листа,выделив их рамками или разными цветами. Рамки могут выделять ячейкидополнительными линиями сверху, снизу, по бокам, а также вокруг ячеек.
1. Выделите ячейки С6:D8.
2. В разделе Шрифтленты Главнаящелкните на стрелке рядом с кнопкой Границы />. Откроетсятаблица различных рамок.
/>
Рис 8.10.
3. Выберите значок Толстая внешняя граница. Снимитевыделение с блока С6:D8.Вокруг выделенного блока ячеек появится толстая рамка.
4. Строку с прибылью C21:N21отчеркните и сверху и снизу двойными линиями.
Вопрос: Как же отчеркнуть двойными линиями, если такого вариантав таблице рамок нет? (Ответ7)
5. Укажите ячейку C1.
6. В разделе Шрифтленты Главнаящелкните на стрелке рядом с кнопкой Цвет заливки />. Откроетсяпалитра различных цветовых оттенков.
/>
Рис 8.11.
7. Щелкните на самом светлом оттенке синего цвета, чтобы закрасить ячейки сзаголовком светло-бирюзовым цветом.
8. В ленте Разметкастраницыв разделе Параметрылиста снимите галочку в прямоугольнике Сетка\Вид.Сетка вокруг ячеек исчезнет с экрана.8.7. Условное форматирование
Посмотрим на строку с прибылью. В нашей таблице прибыль помесяцам имеет значения, меньшие 8500 рублей и большие 8500 рублей. Как сделатьтак, чтобы прибыль, большая 8500 рублей, была написана символами красногоцвета? Можно указать ячейки и с помощью команды Цвет текста сделать символыкрасными. Однако при уменьшении по каким-либо причинам размера прибыли меньше8500 она останется красной. Как сделать так, чтобы Excelсам определял и форматировал ячейки? Инструмент для этого называется условнымформатированием.
1. Выделите ячейки D21:I21с прибылью по 6 месяцам.
2. В ленте Главнаяв разделе Стилищелкните кнопку Условноеформатирование.В появившемся меню выберите пункт Правила выделения ячеек \Больше …. Появится окно больше.
3. В первом поле окна наберите 8500, во втором поле выберите Красный цвет.
/>
Рис 8.12.
4. Нажмите кнопку ОК. Снимите выделение с ячеек прибыли.
Смотрите, прибыль, большая 8500, выделена красным цветом.
5. Для эксперимента задайте в ячейке D11 значение прихода на 200 рублейбольше (32750 рублей).Нажмите Enter.
6. Прибыль за май превзошла 8500 и выделилась автоматически красным цветом.
7. Задайте в ячейке D11значение прихода опять 32550рублей. Прибыль за май перестала быть красной.
Теперь таблица выглядит следующим образом.
/>
Рис 8.13. 8.8. Шаг вперед: «Стили»
Стиль – это набор параметров форматирования ячейки подобщим именем. Стиль содержит, например, шрифт и размер символов, цвет заливки,выравнивание, рамки и т.п. При изменении параметров стиля автоматическиизменяется внешний вид ячеек, которые относятся к данному стилю. Однако, еслипользователь задавал для ячейки свои параметры форматирования, то для внешнеговида будут использованы они. Задаваемые параметры перекрывают параметры изстиля.
Каждая ячейка в Excel имеет стиль.Если пользователь не задает стиля, то используется стиль с именем Обычный.Параметры стиля сохраняются вместе с рабочей книгой, а не в Excel.Поэтому одноименные стили в разных рабочих книгах могут быть разными. Стилиявляются сильным инструментом по форматированию, поэтому пользоваться им нужнос осторожностью.
Допустим, Вы хотите, чтобы во всех листах рабочей книги размершрифта изменился на 14, цвет заливки стал зеленым.
1. В ленте Главнаяв разделе Стилищелкните кнопку Стилиячеек.Появится таблица с готовыми стилями ячеек.
2. В таблице со стилями щелкните правой кнопкой мыши на ячейке Обычный.В появившемся меню выберите пункт Изменить. Откроетсяокно Стиль.
3. Нажмите кнопку Формат. Появится окно Форматячеек.
4. В окне Форматячеекна вкладке Шрифтв поле Размерзадайте 14, навкладке Заливкав поле Цветфона задайте зеленый цвет.
5. Нажмите кнопку ОК в окне Форматячееки в окне Стиль.
6. Посмотрите, во всех листах во всех ячейках, которые мы не форматировали,размер символов стал 14, цвет заливки стал зеленым. Представьте, что такихлистов сто.
/>
Рис 8.14.
7. Через раздел Стили, кнопку Стилиячеек,ячейку Обычный,пункт меню Изменить,окно Стиль,кнопку Формат,окно Форматячеекверните старые значения размера 11,цвета фона – нетцвета.
8. Нажмите кнопку ОК в окне Формати в окне Стиль.Таблица вернется в нормальное состояние.
9. Построение диаграмм
Гораздо нагляднее изобразить зависимости с помощью графикови диаграмм. Можно составить графики, показывающие изменения Ваших величин вовремени, или диаграммы, определяющие, какая доля целого приходится на отдельныеего части. Важно, что, при изменении данных в рабочей таблице, диаграммыизменяются автоматически.
Диаграмма, построенная прямо на рабочем листе, называется внедренной.Если диаграмма расположена на отдельном листе, то этот лист называют листомдиаграммы.
Диаграмма является объектом. Это значит, что:
1. Она умеет замечать внешние события. Например, она видит измененияданных, на основе которых построена.
2. Она умеет реагировать на внешние события. Например, она самостоятельноизменяет свое изображение.
3. Она полностью описывается перечнем и значениями своих свойств, напримершириной, высотой, типом и др. К свойствам диаграммы можно добраться черезправую кнопку мыши и пункты контекстного меню.
4. Диаграмма является контейнером и содержит в себе другие объекты.9.1. Как создавать внедренные диаграммы
Чтобы создать диаграмму на рабочем листе, нужно выделитьданные, которые будут в ней использованы, и вызвать Мастер диаграмм. Вы можетевыбрать как один ряд данных (отдельную строку или отдельный столбец), так инесколько. При построении круговых диаграмм, например, выделяют только один рядданных.
В следующем упражнении вы выберите данные для построениягистограммы и определите ее место на рабочем листе.
1. В ленте Разметкастраницы в разделе Параметры листа поставьтефлажок Сетка\ Вид.В таблице появится сетка.
2. На листе Бюджет2008 выделите ячейки C10:I13 с названиямимесяцев, приходами, затратами, выручкой за 6 месяцев. Нажмите клавишу Ctrl и,удерживая ее, выделите мышью ячейки C19:I19 сРасходамиВсего.
3. В ленте Вставкащелкните на кнопке Гистограмма и выберитесамый верхний левый рисунок (Гистограмма с группировкой). Появитсяпрямоугольная область с гистограммой.
/>
Рис 9.1.
В разделе Диаграммы ленты Вставкавы сможете выбрать нужный тип диаграммы. Линейчатые диаграммыобычно используют для сравнения по некоторым статьям или признакам, агистограммы – для наблюдения изменений во времени. Круговые диаграммы наглядноотображают соотношение частей и целого. Диаграммы с областями и графикипозволяют наилучшим образом изобразить непрерывное изменение величин вовремени.
Убедитесь, что в главном меню появились обозначения лент Конструктор,Макет, Формат с общим заголовком Работа сдиаграммами.
/>
Рис 9.2.
4. Поместите указатель мыши на белую область диаграммы, нажмите левуюкнопку мыши. Не отпуская ее, перенесите диаграмму так, чтобы ее верхний левыйугол совпал с левым верхним углом ячейки C23.
5. Поместите указатель мыши в правый нижний угол диаграммы. Указательпримет форму наклонной двунаправленной стрелки. Нажмите левую кнопку мыши и, неотпуская ее, перенесите угол диаграммы в правый нижний угол ячейки I38.
6. В ленте Конструкторв разделе Данныещелкните на кнопке Строка\столбец. Строки и столбцы вдиаграмме поменяются местами.
При создании диаграммы данные автоматически разделяются на рядыданных и категории. Например, рядами данных могут стать выделенные строки, а категориями– заголовки столбцов.
В линейчатых диаграммах горизонтальная ось является осью Х,или осью категорий.
7. В ленте Макетв разделе Подписищелкните на кнопке Название диаграммы. Выберите пункт Наддиаграммой и наберите с клавиатуры слова Бюджетный отчет. Нажмите клавишу Enter. Появится название диаграммы.
/>
Рис 9.3.
8. Щелкните кнопку Названия осей и пункт меню Названиеосновной горизонтальной оси\ Название под осью. Наберите склавиатуры слова 2008 год.Нажмите клавишу Enter. Появится название горизонтальнойоси.9.2. Диаграмма замечает изменения в таблице
В этом упражнении Вы увидите, что диаграмма являетсяобъектом и способна реагировать на внешние события, например, на измененияданных в таблице.
1. В ячейку С11введите текст Приход в кассу.
2. В ячейку D11вместо 32550введите приход 62550.
3. Покиньте ячейку D11,нажав клавишу любой стрелки.
Данные в строке 11 изменятся. Диаграмма автоматическиотобразит изменения. Изменится надпись Приход в кассу влегенде справа, высоты столбцов, масштаб вертикальной оси.
/>
Рис 9.4.
4. Нажмите клавиши Ctrl+Z.Значения приходов в таблице и высоты столбцов в диаграмме вернутся в исходноесостояние.
5. Еще раз нажмите клавиши Ctrl+Z.Вернется надпись Приход.9.3. Как добавить и удалить ряд данных
В этом упражнении мы добавим на диаграмму ряд Прибыльи удалим ряд Расходывсего.
1. В ленте Конструкторнажмите кнопку Выбратьданные. Появится окно Выбор источника данных.
/>
Рис 9.5.
2. В поле Элементылегенды нажмите кнопку Добавить. Появитсяокно Изменениеряда.
3. Проверьте (поставьте) курсор вставки в поле Имя рядаи отметьте ячейку C21с заголовком Прибыль.
4. Выделите (удалите) содержание поля Значенияи выделите блок D21:I21 созначениями прибыли.
/>
Рис 9.6.
5. Нажмите ОКв окне Изменение ряда и ОК в окне Выбор источникаданных.
6. В диаграмме добавятся столбцы с прибылью.
7. Щелкните по одному из столбиков с Расходом Всего (сиреневый).У всех шести столбиков по углам появятся метки.
8. Нажмите клавишу Del.Столбики с расходами исчезнут из диаграммы.
/>
Рис 9.7. 9.4. Как увеличить ряд данных
Наши четыре ряда данных состоят из шести элементов каждый.Нам хочется, чтобы ряды данных отображали седьмой элемент – графу Всего.
1. В ленте Конструкторв разделе Данныещелкните на кнопке Строка\столбец. Строки и столбцы вдиаграмме поменяются местами.
2. Щелкните кнопку Выбрать данные. Появится окно Выбористочника данных.
3. В поле Элементылегенды нажмите кнопку Добавить. Появитсяокно Изменениеряда.
4. Проверьте (поставьте) курсор вставки в поле Имя рядаи отметьте ячейку J10 сзаголовком Всего.
5. Удалите содержание поля Значения. Через цветастый квадратв правой части поля Значения уменьшите окно.
6. Выделите блок J11: J13 ис клавишей Ctrl дополнительно ячейку J11 созначениями столбца Всего.
7. Через цветастый квадрат в правой части поля Значенияувеличьте окно.
8. Нажмите ОКв окне Изменениеряда и ОК в окне Выбор источникаданных.
/>
Рис 9.8.
9. В ленте Конструкторв разделе Данныещелкните на кнопке Строка\столбец.
Гистограмма примет следующий вид.
/>
Рис 9.9. 9.5. Изменение диаграммы
Лучше сразу, за один раз построить нужную диаграмму. Дляэтого нужно заранее выразить свои желания. Однако бывают нечеткие требования иошибки, после которых требуется исправлять диаграмму.
Диаграмма напоминает матрешку (область диаграммы), в которуювложены другие матрешки (область построения, легенда, заголовок). Изменимзначения некоторых свойств объектов, вложенных в диаграмму.
1. Правой кнопкой мыши щелкните в один из фиолетовых столбиков с приходом.
2. В контекстном меню выберите пункт Формат рядов данных.Появится окно Форматряда данных.
3. В области Заливкаотметьте Сплошнаязаливкаи через кнопку Цветвыберите зеленый цвет.
4. Нажмите кнопку Закрыть.
Столбики с приходами окрасятся в зеленый цвет.
5. Правой кнопкой мыши щелкните в горизонтальную ось.
6. В контекстном меню выберите пункт Добавить основные линии сетки.Появятся вертикальные линии разметки.
7. Правой кнопкой мыши щелкните в легенду – прямоугольную область справа сназваниями Приход,…, Прибыль.
8. В контекстном меню выберите пункт Формат легенды.Появится окно Форматлегенды.
9. На вкладке Параметры легенды отметьте точку вкружочке Снизу.На вкладке Теньчерез кнопку Заготовкивыберите второй образец. Нажмите Закрыть.
10. Правой кнопкой мыши щелкните в легенду и в контекстном меню выберитепункт Шрифт.Появится окно Шрифт.На вкладке Шрифтв поле Шрифтвыберите Times New Roman.
Легенда получит тень, изменит шрифт и разместится под гистограммой.
11. Правой кнопкой мыши щелкните в белую область вокруг гистограммы.
12. В контекстном меню выберите пункт Формат областидиаграммы. Появится окно Формат области диаграммы.
13. В области Заливкаотметьте точку Рисунокили текстура.
14. Через кнопку Текстура щелкните 13-й образец срисунком газетной бумаги.
15. Нажмите кнопку Закрыть.
Подложка диаграммы невзрачно, но приятно закрасится.
/>
Рис 9.10. 9.6. Построение графиков
Графики являются частным случаем диаграммы. И правила построенияграфиков и диаграмм одинаковы.
1. Правой кнопкой мыши щелкните в серую область вокруг гистограммы.
2. В контекстном меню выберите пункт Изменить типдиаграммы. Появится окно Изменение типа диаграммы.
3. В левой панели отметьте пункт График. В правойпанели отметьте первый рисунок в разделе График. Нажмитекнопку ОК.Результаты будут представлены в виде графиков.
/>
Рис 9.11. 9.7. Как построить диаграмму на отдельном листе
Часто требуется создать диаграмму на отдельном листе. Вследующем упражнении Вы построите круговую диаграмму на отдельном листе, используяленту Вставка.
1. Перейдите на лист Первый квартал и выделитедиапазон ячеек C15:D18со статьями расходов за март.
2. В ленте Вставкав разделе Диаграммывыберите команду Круговая.В появившемся окне выберите первый рисунок (Круговая). Появится круговаядиаграмма.
3. В ленте Конструкторв разделе Макетыдиаграмм выберите первый макет (Макет 1).
4. Два раза щелкните в поле Название диаграммы и наберитеРасходы за март 2008.
5. В ленте Конструкторнажмите пункт Переместитьдиаграмму. В появившемся окне Перемещениедиаграммы на листе включите опцию наотдельномлисте. В соответствующем поле будет указано название листа Диаграмма1.Нажмите кнопку ОК.
Слева от листа Первый квартал будетвставлен лист диаграммы Диаграмма1.
/>
Рис 9.12.
10. Ответы
Ответ 1) В Excel 2007Вы найдете 15 курсоров мыши:
/>, />, />, />, />, />, />, />, />, />, />, />, />, />, />.
Ответ 2) Щелкнуть по заголовку столбца С. Затем принажатой клавише Ctrl щелкнуть по заголовкустроки 3.
Ответ 3) Нулевого числа нет в месяцах.
Ответ 4)
1. Через кнопку Office, кнопку Параметры Excel,раздел Правописаниевыберите команду Параметрыавтозамены. Появится окно Автозамена.
2. В окне Автозаменав поле заменятьвведите Леот. Вполе Навведите Лето ищелкните две кнопки ОК.
Ответ 5) Выделите диапазон ячеек C15:I19. 1-й щелчокмыши. Этот диапазон ячеек содержит числовые данные по расходам, пустую строку ипустую колонку для итоговых сумм. Щелкните по кнопке Автосумма,результаты суммирования по строкам появятся в ячейках I15:I19, а суммы постолбцам в ячейках C19:I19.2-й щелчок мыши.
Ответ 6) Прибыль = Полная выручка-Расходы Всего (=C13-C19,=D13-D19, …).
/>
Рис 10.1. Раздаточный материал
11. Материалы для контрольных работ
/>
/>
/>
/>
/>
/>
/>/>/>/>Список литературы
1. Информатика:практикум по технологии работы на компьютере/ Под ред. Н.В.Макаровой. – М.:Финансы и статистика, 1997. – 384С.
2. MicrosoftOffice 97. Шаг за шагом (книга и компакт-диск): Практ. пособ./ Пер. с англ. –М.: Издательство ЭКОМ, 1998. – 800 с.
3. Практикумпо экономической информатике: Учебное пособие. Часть 1. Под ред. Шуремова Е.Л.,Тимаковой Н.А., Мамонтовой Е.А. – М.: Изд-во «Перспектива», 2000. – 300 c.
4. КарлбергК. Бизнес-анализ с помощью Excel 2000./ Пер.с англ.:-М.: Издательский дом «Вильямс», 2001. – 480 с.
5. ПоповА.А. Excel: практическое руководство. — М.: ДЕСС КОМ,2001. – 301 с.
6. MicrosoftExcel. Версия 2002. Шаг за шагом: Практ. пособие/ Пер.с англ. М.: Издательство ЭКОМ, 2003. – 368 с.
7. ЗабираловС.В., Киселев В.Г., Усков А.В. Word: шаг за шагом:Уч.-метод. пособие.- Н.Новгород: Изд. Нижегородского ун-та, 2005. – 85c.
8. ПаненкоИ.Г. Офисные программы. Шаг за шагом. — М.: Эксмо, 2007. – 384 с.
9. Стоцкий Ю., Васильев А., Телина И. Office 2007. Самоучитель. –Спб.: Питер, 2007. – 524 с.