Лекция 21. Исправление ошибочных записей в документах

- Способы выявления ошибок
- Исправление ошибок
- Отрицательные числа в сторнировочных записях

Записи впервичные документы и учетные регистры производят вручную или на машинах в зависимости от формы и системы учетных записей. Записи должны быть сделаны аккуратно и четко, без подчисток и зачеркивания цифр и текста. Однако большой объем экономической информации в бухгалтерском учете обусловливает появ­ление различных ошибок, которые допускаются как в пер­вичных документах, так и вучетных регистрах.
При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит втом, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие сум­мы проверены, а какие — нет.
Выборка — способ выявления ошибок при несовпаде­нии итогов синтетического и аналитического учетов. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем под­считывают итоги выборки и сравнивают с данными син­тетического счета.

При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путем их просмотра и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки.
После того как ошибки найдены, производят их исправ­ление специальными способами. Среди последних наибо­лее распространены три: корректурный метод, дополни­тельная и сторнировочная записи.
Корректурный способ применяется для исправления ошибок вдокументах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится пу­тем зачеркивания неправильных и надписывания правиль­ных записей, заверенных подписью исправляющего с ого­воркой «Исправлено». Ошибочная запись суммы или тек­ста зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ошибочно написанное. Затем вписывается пра­вильная сумма или текст с указанием даты исправления и подписи должностного лица, сделавшего исправление. В зависимости от исправления существует три вида огово­рок: «Исправленному верить», «Вписанному верить», «За­черкнутое не читать».
Если документ составлен внескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности. При выявлении ошибок после подведения итогов за учетный период, а также если ошибка повторяется в не­скольких регистрах, применяются дополнительная и сторнировочная записи.
. В том случае, когда корреспонденция счетов указана верно, а стоимостная оценка (основание показателя) за­нижена, делается дополнительная запись. Она имеет кор­респонденцию счетов, аналогичную основной записи, а основание показателя соответствует разнице между пра­вильной и ошибочной суммой.
Сторнировочная запись выполняется при необходи­мости аннулировать частично или полностью ошибочную запись. В первом случае устраняется превышение ошибоч­ного показателя при правильной корреспонденции счетов.
Во втором случае, когда ошибка допущена не только в сто­имостном показателе, но и ошибочна корреспонденция бухгалтерских счетов, необходимо составить две провод­ки. Неправильная запись повторяется красными чернила­ми, что означает вычитание и тем самым ее сторнирова­ние, уничтожение. Затем делается дополнительная провод­ка с правильной корреспонденцией счетов.
В бухгалтерском учете не принято пользоваться отри­цательными числами (бухгалтер не употребляет знак «ми­нус»). Отрицательные числа в сторнировочных записях фиксируются красным цветом или обводятся квадратом. В западном учете отрицательные числа помещаются в круглые скобки, например (250 000). В настоящее время таким способом обозначают отрицательные числа и мно­гие российские бухгалтеры.