--PAGE_BREAK--При автоматичній передачі з прийнятих масивів знімаються страхові копії на знімні машинні носії, котрі можна використати, якщо пошкоджено основні масиви.
У разі передачі на обробку машинних носіїв з них знімаються страхові та робочі копії (робочі – на жорсткий магнітний диск), а самі носії по змозі повертаються.
При передачі документів інформація з них набирається на клавіатурі для перенесення на машинний носій. Можливі три варіанти набору й перенесення інформації.
Кожний атрибут документо-рядка повністю посимвольно набирається на клавіатурі і без змін заноситься на машинний носій.
Серед документів пачки або рядків документа виокремлюються атрибути з однаковими значеннями для всіх документо-рядків пачки або документа, так звані загальні атрибути. Вони один раз на пачку або документ посимвольно набираються на клавіатурі і один раз без змін заносяться на машинний носій. Решта атрибутів кожного документо-рядка посимвольно набираються на клавіатурі і в такому самому порядку без змін заносяться на машинний носій.
Серед документів пачки або рядків документа виділяються атрибути з однаковими значеннями для всіх документо-рядків пачки або документа. Вони один раз на пачку або документ посимвольно набираються на клавіатурі і автоматично переносяться в кожний запис на машинний носій. Решта атрибутів кожного документо-рядка посимвольно набираються на клавіатурі і в такому самому порядку без змін заносяться на машинний носій після автоматично перенесених атрибутів.
Приклад атрибутів з однаковими значеннями на пачку: номер складу для пачки прибуткових матеріальних ордерів з одного складу, рік та місяць для табелів відпрацьованого часу.
Інформація на машинний носій може записуватись у кількох форматах. Найчастіше використовуються два формати: з розподільниками та без розподільників. Якщо інформація записується у форматі з розподільниками, то на клавіатурі набираються лише ті символи, які справді входять до складу атрибутів. У такому разі для відокремлення одного атрибута від іншого застосовуються спеціальні службові символи, якими обов'язково закінчується або починається кожний атрибут. Наприклад, один атрибут від іншого може відокремлюватись комою, рискою і т.ін. У деяких СУБД структура інформації, яка зберігається, вже містить розподільники між атрибутами, тому для відокремлення атрибутів достатньо в кінці його набору на клавіатурі натиснути клавіш «Enter» і система сама занесе розподільник на машинний носій.
Якщо інформація записується у форматі без розподільників, то рядок документа при наборі на клавіатурі являє собою суцільний потік символів. Для того щоб у цьому потоці розрізняти атрибути, для кожного атрибута попередньо визначається конкретна максимальна довжина. Атрибут на машинному носії може займати лише таку кількість символів. У тих випадках, коли він реально має меншу кількість символів, при наборі атрибута на клавіатурі необхідно набрати додаткові незначущі нулі чи порожні символи, які не змінюють значення атрибута.
Нехай, наприклад, потрібно у форматі без розподільників набрати кількість днів відпустки. Максимально можлива кількість днів може бути з двох цифр, тому попередньо визначена довжина атрибута буде – 2 символи. Для окремого робітника відпустка може бути до 9 діб, і тоді необхідно на клавіатурі набрати 09, щоб атрибут займав певну довжину.
Вибір варіанта набору інформації на клавіатурі і формату розміщення атрибутів залежить від технічних пристроїв для переносу інформації на машинний носій, виду машинного носія, мов програмування або СУБД, які використовуються для обробки інформації, та конкретних програм, призначених для введення даних.
На сучасних ПЕОМ найчастіше використовується третій варіант введення атрибутів у форматі з розподільниками (розподільником при наборі на клавіатурі є натискання клавіша «Enter», a розподільником при зберіганні на носії інформації – будь-який символ, визначений програмою).
Для контролю переносу інформації на машинний носій використовується кілька методів. Серед них такі:
- метод верифікації;
- візуальний метод;
- програмний метод.
У літературі застосовують назву ще одного методу – розрахункового, або так званого методу контролю за контрольними підсумками. Цей метод є різновидом програмного методу контролю, а виділення його як окремого методу пояснюється тим, що до недавнього часу цей метод був найпоширенішим на ЕОМ типу ЄС або СМ, та історією виникнення й застосування цього методу ще на перфораційній обчислювальній техніці.
Метод верифікації – це метод повторного набору інформації на клавіатурі та автоматичного порівняння інформації, яка повторно набирається, з тією, яка вже була набрана раніше, за допомогою технічного пристрою або спеціальної програми. Наприклад, під час визначення паролю доступу до мережі Microsoft у операційній системі Windows 97 необхідно ввести пароль, а потім повторно ввести його. Програма порівнює два введені варіанти паролю і, якщо вони різняться, запропонує ввести пароль ще раз. Процес вводу паролю повторюється доти, доки не будуть введені два однакових пароля.
Після контролю методом верифікації на машинному носії міститься вивірена інформація. Зміни до масиву на машинному носії вносяться у процесі контролю.
Візуальний контроль може виконуватись у двох варіантах.
Зміст масиву на машинному носії роздруковується на папері за допомогою ЕОМ або спеціального пристрою, а потім по рядках звіряється оператором зі змістом первинного документа. Подальше коригування масиву на машинному носії на підставі виявлених помилок залежить від виду носія, програм обробки даних та використовуваних технічних пристроїв.
Інформація в процесі набору на клавіатурі висвічується на дисплеї. Зміст рядка на екрані оператор порівнює зі змістом первинного документа. У разі відсутності розбіжностей подається команда записати інформацію на машинний носій (командою може бути натискання конкретного клавіша або вибір деякого пункту із запропонованого на екрані «меню» роботи). Коли виявлено помилки, неправильні символи коригуються, і лише після цього подається команда на запис інформації.
Програмний метод контролю потребує застосування спеціальних програм контролю даних. Ці програми виконують контрольні дії з інформацією. Найпоширенішими серед них є такі:
- перевірка наявності окремих кодів у довідниках на машинних носіях;
- розрахунок і порівняння залежностей між окремими атрибутами або рядками;
- перевірка діапазонів зміни атрибутів.
Наприклад, можна перевірити, чи є введений користувачем код матеріалу у довіднику матеріалів, який зберігається на магнітному диску. Якщо введений користувачем код не буде знайдений у довіднику, то це може свідчити про допущену помилку. Якщо ж код буде знайдений, то це свідчить лише про те, що код має допустиме значення, але чи правильний він – невідомо.
Під час вводу квартальних планів з розбивкою по місяцях можна програмно перевірити залежність між окремими атрибутами одного запису: план на квартал повинен дорівнювати підсумку місячних планів. Якщо підсумок місячних планів не дорівнює квартальному плану, то це свідчить про наявність помилки. Якщо рівняння є, то в окремих випадках (з дуже малою ймовірністю), запис може бути введений все ж таки з помилкою. Наприклад, значення плану одного з місяців закінчується на цифру «2». На ту ж саму цифру закінчується значення квартального плану. Користувач під час вводу останньої цифри помилково двічі ввів цифру «1» замість цифри «2» – підсумок місячних планів буде дорівнювати квартальному значенню, але у записі буде помилка. Можна програмно перевірити, чи правильний номер місяця. Діапазон зміни таких номерів – від 1 до 12. Якщо на машинному носії буде номер місяця 13, то це – помилка. Проте, коли номер місяця буде 10, то це лише означає, що номер відповідає можливому значенню, а чи правильний він – невідомо.
Програмний метод контролю не придатний для перевірки значення абсолютно всіх атрибутів, тому він завжди використовується в комбінації з іншими методами контролю.
Розрахунковий метод контролю дає змогу розрахувати і порівняти залежності між окремими атрибутами або рядками. Здебільшого він потребує виконання додаткових дій для підготовки інформації до набору її на клавіатурі. Такі додаткові дії виконуються за допомогою калькулятора: підраховується підсумок всіх цифрових атрибутів рядка або стовпця документа. Розрахований підсумок записується як окремий атрибут документа (звичайно, у кінець рядка або на вільне праве поле документа) і, як решта атрибутів, переноситься на машинний носій.
Сформований масив контролюється за допомогою спеціальної програми, що розраховує подібний контрольний підсумок для введеної інформації, порівнює його з тим підсумком, який був розрахований на калькуляторі і набраний на клавіатурі як звичайний атрибут. Якщо виявляються розбіжності в контрольних підсумках, то це означає наявність деякої помилки. Помилковий рядок друкується на папері. У процесі контролю можуть друкуватися всі перевірені рядки, тоді помилкові рядки будуть відмічені спеціальною позначкою або символом.
Після контролю на ЕОМ оператор на підставі роздрукованих повідомлень відшукує документи, за якими виявлені помилки. Ці документи порівнюються з роздрукованою інформацією. Рядки, де виявлені помилки, коригуються за допомогою спеціальних програм, і знову контролюються. Такий циклічний процес контролю і коригування повторюється, допоки на машинному носії лишатимуться помилки.
Зауважимо, що не завжди застосування якогось одного методу контролю дає змогу виправити всі наявні помилки, тому для контролю можна застосувати підряд кілька методів. Застосовуючи кілька методів по черзі для одного й того самого масиву, зменшують кількість помилок, що в ньому лишилися.
Операції обробки інформації на ЕОМ
Коли підготовлено машинні носії інформації, починаються обчислення на ЕОМ. Такі розрахунки виконуються автоматично за допомогою раніше створених програм. Під час обчислень можливі переривання процесу обробки, які пов'язані з тим, що потрібно вибрати подальший режим роботи або прийняти те чи інше управлінське рішення. Процес обробки інформації на ЕОМ закінчується формуванням носіїв інформації або її відображенням – на екрані чи папері.
Друкування результатів обробки можна організувати по-різному. Це залежить від обсягів даних, які друкуються, особливостей використовуваних друкуючих пристроїв, побудови програмного забезпечення.
Традиційний варіант – це формування і друкування документів у процесі обробки. Він придатний для невеликих обсягів інформації за наявності високонадійних друкуючих пристроїв. Дуже часто постає потреба передрукувати окремі сторінки відомостей через помилки друкуючого пристрою. Якщо при цьому друкування відбувається разом з обробкою, то буде витрачено багато часу і паперу для передруковування всього обсягу відомостей. Наприклад, на великих промислових підприємствах оборотна відомість за матеріалами може містити кілька сотень сторінок.
За великих обсягів інформації бажано друкування виокремлювати як самостійну технологічну операцію, а програмне забезпечення чи файли для друкування будувати так щоб друкування могло розпочатися з довільної сторінки і закінчитися, коли надруковано довільну кількість сторінок.
У програмах друкування бажано передбачити діалог з оператором для уточнення параметрів друкування, таких як номер початкової сторінки, кількість сторінок, які потрібно надрукувати, або номер останньої сторінки, яка друкується.
Можливі ситуації (за наявності різних ЕОМ), коли обчислення за алгоритмом виконується на одній ЕОМ, а друкування – на іншій. У такому разі до технологічного процесу вводять додатково операцію копіювання підготовлених машинограм з одного носія на інший і операцію передачі файлів для друкування на інші ЕОМ. Програмне забезпечення для друкування обов'язково має формувати файли для друку.
При наявності локальної мережі Microsoft Windows замість копіювання файлів з машинограмами можуть існувати операції вибору, налагодження принтеру та друкування. В цьому випадку програмне забезпечення повинно дати змогу перервати програму або призупинити її дію для вибору принтеру та визначення його параметрів.
Роздруковані результати можуть розмножуватися за допомогою ЕОМ (повторний друк), або за допомогою ксерокопіювальної техніки.
Після обчислень можуть виконуватись операції копіювання результату на різні машинні носії (здебільшого знімні). Обов'язково копіюються нагромаджувальні масиви і масиви перехідних залишків. У випадках псування інформації на основі таких копій і змісту оперативних масивів можна відновити втрачені дані. Наприклад, залишки матеріалів на складі на кінець місяця можна відновити при пошкодженні на основі копії про залишки матеріалів на початок місяця та масиву (на основі первинних документів), де відображений рух матеріалів на складі за місяць.
На цьому етапі знімають копії з масивів з оперативними даними. Спосіб знімання копій залежить від способу підготовки масиву. Якщо масив готувався на такому носії як, наприклад, магнітна стрічка або дискета (знімні машинні носії), то з нього знімається копія на жорсткий магнітний диск. Якщо масив готувався на жорсткому магнітному диску, то з нього знімається копія на будь-який знімний машинний носій.
Якщо інформація обробляється централізовано, то результати друкування обов'язково передаються в ті підрозділи організації, де вони використовуватимуться. Передаватися можуть документи та машинні носії. Інформація може передаватися окремими масивами по каналах зв'язку, якщо ЕОМ поєднані в мережу.
Технологія створення і ведення інформаційних масивів
Усі масиви по стадіях їх створення можна поділити на первинні, робочі та результатні. Результатні та робочі масиви створюються автоматично у процесі обробки інформації на ЕОМ. Первинні масиви містять зібрану та зареєстровану інформацію. Такі масиви можна поділити на оперативні (умовно-змінні) та нормативно-довідкові (умовно-постійні) – НДІ. Розрізняють їх за стабільністю інформації, яка зберігається. У масивах НДІ інформація, що зберігається, змінюється рідко і в невеликій кількості. В оперативних масивах інформація змінюється практично повністю із закінченням чергового планового або облікового періоду або змінюється в міру виконання нових господарських операцій.
Наприклад, НДІ – норми часу на виробництво деталей, оперативна інформація – табель відпрацьованого часу.
І оперативні масиви, і масиви НДІ проходять стадію первинного створення і стадію ведення. Первинне створення передбачає занесення інформації до машинних носіїв із документа, а ведення – внесення змін до масиву.
Первинне створення оперативних та нормативно-довідкових масивів виконується однаково. Для створення будь-якого масиву необхідно виконати такі технологічні операції: зібрати і зареєструвати інформацію, передати її в місце обробки, перенести інформацію на машинний носій, проконтролювати перенесення, зняти копію масиву. Для масивів НДІ іноді друкується опис масиву.
Ведення масиву передбачає виконання деяких дій, серед яких можуть бути такі: додавання нових записів, знищення існуючих записів, зміна значень окремих атрибутів записів. Такі дії для оперативних масивів і масивів НДІ можуть бути різні. Це зумовлюється призначенням масивів, частотою їх використання і частотою внесення змін.
Ведення масивів НДІ потребує організації операцій збору і реєстрації змін, які за змістом відмінні від збору та реєстрації інформації при первинному створенні масиву.
Збір і реєстрація змін може виконуватися в усіх підрозділах, які використовують інформацію, що зберігається, або лише в одному підрозділі, який відповідає за внесення змін.
Під час централізованого зберігання інформації зміни реєструються в спеціальних документах, котрі називаються «Повідомлення про зміни». Такий варіант внесення змін притаманний і великим організаціям з розгалуженою мережею автоматизованих робочих місць, які користуються спільною довідковою інформацією.
Якщо зміни до масиву НДІ вносяться на АРМ і та інформація, яка зберігається, використовується лише цим АРМ, то для коригування спеціальні документи не заповнюються, а зміни вносяться до масивів у діалозі з користувачем на основі звичайних документів. В такому разі обов'язково формується і друкується протокол змін.
Повідомлення про зміни можуть мати різну форму для різних масивів або уніфіковану форму з вільною частиною для запису значень атрибутів. Повідомлення обов'язково має містити назву масиву, який змінюється, його ідентифікатор, вид зміни (додавання, знищення, зміна значення), дату внесення змін.
продолжение
--PAGE_BREAK--