СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Теоретическиеосновы организации первичного бухгалтерского учета
1.1 Понятиеи сущность первичного бухгалтерского учета
1.2 Бухгалтерскиедокументы и их классификация
1.3 Документация,документооборот и этапы оформления документов
1.4. Инвентаризация
2. Экономическаяхарактеристика и анализ финансового состояния ЗАО «Ххх»
2.1 Краткаяхарактеристика и основные экономические показатели деятельности организации
2.2 Анализфинансового состояния организации
2.3 Организациябухгалтерского учета
3. Состояниеорганизации первичного бухгалтерского учета в ЗАО «Ххх»
3.1 Организацияпервичного бухгалтерского учета в целом
3.2 Состояниеорганизации первичного учета по отдельным участкам учета
3.2.1Учет материально-производственных запасов
3.2.2Учет основных средств
3.2.3Учет труда и его оплаты
3.2.4Учет денежных средств
3.2.5Документы для расчета НДС
3.3 Внутреннийконтроль первичных учетных документов
4. Путиулучшения организации первичного бухгалтерского учета в ЗАО «ХХХ»
Выводыи предложения
Списоклитературы
Приложения
ВВЕДЕНИЕ
Всеорганизации, находящиеся на территории Российской Федерации, обязаны вестибухгалтерский учет. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную системусбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе,обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного идокументального учета всех хозяйственных операций. Информационным обеспечениембухгалтерского учета является первичное наблюдение, которое направлено наописание и регистрацию данных о фактах хозяйственной деятельности организации.
Внастоящей дипломной работе рассматривается такой обособившийся в отдельнуюсистему способ первичного наблюдения и регистрации первичных данных, какпервичный бухгалтерский учет. Для управления финансово-хозяйственнойдеятельностью фирмы необходима разнообразная информация о хозяйственныхоперациях. Такая информация представляется с помощью учетной информационнойсистемы и поступает от первичного учета. Первичный бухгалтерский учет – этоорганизованная система измерения и регистрации количества материальныхценностей, труда и финансовых ресурсов, вовлекаемых в хозяйственные операции, атакже отражение признаков и показателей этих операций в документах или всистеме ЭВМ. Правильное построение первичного учета дает возможность уже настадии сбора информации контролировать технологический процесс и вносить в негокоррективы. Информация первичного учета используется руководителями, менеджерамии другими специалистами для текущего анализа производственно-финансовойдеятельности, на основе которого принимаются управленческие решения,планируется производство. Этим определяется актуальность организации первичногоучета для современных руководителей.
Извышесказанного следует, что данная тема является актуальной и необходимой внастоящее время. Кроме того, актуальность исследования этой проблемы насовременном этапе возрастает все больше и больше. Это обусловленореорганизацией форм собственности, развитием научно-технического процесса идругими изменениями в экономике. Все эти факты придают качественно новоесодержание процессу сбора, измерения, регистрации, накопления и храненияинформации о хозяйственной деятельности, а, следовательно, и исследование этогопроцесса в настоящий момент приобретает особую значимость.
Цельюданной дипломной работы является рассмотрение состояния организации первичногобухгалтерского учета и выработка на этой основе выводов и практическихрекомендаций по его совершенствованию. В нашем случае рассматривается закрытоеакционерное общество «Ххх», которое занимается производством и реализациейпрограммных средств и техники. Таким образом, предметом изучения настоящейработы являются первичные учетные документы, на основании которых ведетсябухгалтерский учет, их создание (оформление), обработка, хранение. В качествеобъекта исследования выбраны хозяйственные операции, проводимые организацией ЗАО «Ххх», из которых формируютсяхозяйственные процессы (заготовление, производство, реализация),характеризующие состояние всей деятельности данной организации.
Входе написания дипломной работы ставились следующие задачи:
1. Раскрытиетеоретических основ организации первичного бухгалтерского учета;
2. Рассмотрениеэкономической характеристики и анализ финансового состояния фирмы;
3. Изучениесостояния организации бухгалтерского учета фирмы;
4. Исследованиесостояния организации первичного бухгалтерского учета фирмы в целом и поучасткам учета;
5. Оценкавнутреннего аудита первичных учетных документов в рассматриваемой фирме;
6. Выявлениеположительных сторон и основных недостатков организации первичногобухгалтерского учета фирмы;
7. Разработкапредложений по совершенствованию организации первичного бухгалтерского учетафирмы.
Принаписании дипломной работы использовать следующие приемы и методы: монографический,диалектический, индукция, дедукция, анализ, синтез, табличный, графический.
Основнымиисточниками информации для выполнения дипломной работы служат:
- бухгалтерская(финансовая) отчетность ЗАО «Ххх» за 2003-2005гг.;
- первичнаяучетная документация ЗАО «Ххх»;
- организационно-распорядительныеи учредительные документы, соответствующие расчетные таблицы ЗАО «Ххх»;
- нормативныедокументы, определяющие методологические основы, порядок организации и ведениябухгалтерского учета и отчетности в организациях Российской Федерации;
- учебнаяи научная литература;
- периодическиеиздания;
- справочно-правовыесистемы.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИПЕРВИЧНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
1.1 Понятие и сущность первичногобухгалтерского учета
Бухгалтерскийучет – это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации вденежном выражении об имуществе организации и ее обязательствах и их движениипутем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственныхопераций. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны бытьоформлены оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетнымидокументами, на основании которых ведется бухгалтерский учет [1, 9]. Первичныйучет – это более сложное понятие, которое представляет собой организованнуюсистему измерения и регистрации количества материальных ценностей, труда ифинансовых ресурсов, вовлекаемых в хозяйственные операции, а также отражениепризнаков и показателей этих операций в материальных носителях информации илинепосредственно в системе ЭВМ. Он является обособившимся в отдельную системуспособом первичного наблюдения и регистрации первичных данных для всех видовучета. Первичный учет не является самостоятельным видом учета [51].
Объектамипервичного бухгалтерского учета являются операции, из которых формируютсяхозяйственные процессы (заготовление, производство, реализация),характеризующие состояние всей деятельности организации.
Построениепервичного учета зависит от особенностей организации производства и труда, формсобственности и системы управления. Но в любом случае организация первичногобухгалтерского учета должна обеспечивать обратную информационную связь суправляемой системой. Правильное построение первичного бухгалтерского учетадает возможность уже на стадии сбора информации контролировать технологическийпроцесс и при необходимости вносить в него коррективы, то есть, первичныйбухгалтерский учет обеспечивает связь с системой норм, нормативов, стандартов вчасти расходования материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Таким образом,первичный бухгалтерский учет – это единый, повторяющийся во времени,организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и храненияинформации о хозяйственной деятельности, который выполняет две основные функции:первоначальный сбор информации (регистрация хозяйственных операций) и контрольза технологией производства (регистрация отклонений от нормативов)[51].
Информацияпервичного бухгалтерского учета используется руководителями, менеджерами идругими специалистами для текущего анализа производственно-финансовойдеятельности, на основе которого принимаются управленческие решения,планируется производство. Кроме того, данные первичного бухгалтерского учетаиспользуются для проведения ревизий и проверок. Поэтому первичный учет долженобеспечить сплошную регистрацию всех хозяйственных фактов и гарантироватьюридическую доказательность достоверности отражаемых данных [57].
1.2 Бухгалтерские документы и ихклассификация
Какуказывалось выше, по результатам первичного наблюдения составляются учетныедокументы, которые являются первичными носителями информации. Документ – этописьменное свидетельство факта хозяйственной операции, который представляетсобой материальный объект с информацией и является основанием и подтверждениемучетных записей. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на неенет надлежащим образом составленного и оформленного документа. Достоверностьбухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа.Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдениемустановленных правил и требований [58]. Общие требования к оформлению исодержанию документов установлены Федеральным законом от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ«О бухгалтерском учете» (с изменениями от 30.06.2003 г. № 86-ФЗ), Положением поведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденнымПриказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н., а также положением Минфина СССР«О документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 юля 1983 г. № 105 [1, 9, 15].
Составлениедокументов может осуществляться разными способами:
1. Вручную.Он длительныйи очень трудоемкий, требует внесения в документ не только переменной (оконкретной хозяйственной операции), но и постоянной информации (например,названия организации). Кроме того, при этом способе наиболее велика вероятностьошибок.
2. Механизированныйспособ несколькосокращает время составления документов. Для повышения скорости и качестваподсчетов и измерений применяют специальные устройства.
3. Автоматизированныйспособпервичного учета обеспечивает быструю фиксацию хозяйственных операций, резкосокращает время заполнения документов и количество работников, занятых ихоформлением, снижает трудоемкость, и, следовательно, уменьшает расходы насодержание счетного персонала [51].
Материальнымносителем учетной информации является учетный бланк или магнитный диск взависимости от способа ведения первичного учета. Учетный бланк — напечатанныйтипографским способом разграфленный (в виде колонок, клеток) лист бумаги, кудазаносят сведения о хозяйственных операциях. Размеры и формы учетных бланковразличаются в зависимости от объема и содержания отражаемых в них операций. Взависимости от степени важности учетные бланки подразделяются на простые ибланки строгой отчетности. Простые учетные бланки могут приобретатьсяорганизациями в типографиях, канцелярских отделах магазинов. Их количество нерегламентируется, они хранятся на предприятии свободно. Бланки строгой отчетности(квитанция в приеме почтовых отправлений; квитанция в приеме почтового переводаденежных средств; квитанция в приеме платы за подписку на газеты, журналы икниги) определены законодательством (в частности, Приказом Минфина РФ от 29декабря 2000 г. № 124н «Об утверждении бланков строгой отчетности»). Онинумеруются типографским способом или при получении в организации. Храниться онидолжны в местах, недоступных для свободного пользования. Учет бланков строгойотчетности ведется в приходной книге, листы которой нумеруют, прошнуровывают,скрепляют печатью и заверяют подписями руководителя и бухгалтера [14, 37].
Следовательно,бухгалтерские документы выполняют такие функции:
- впервыефиксируют данные о факте хозяйственной деятельности и обеспечивают ихюридическое подтверждение;
- создаютвозможность первичного контроля за совершение хозяйственных операций и другихфактах хозяйственной деятельности, за действиями должностных и материальноответственных лиц;
- позволяютпередавать данные о хозяйственных фактах, отбирать и группировать их длядальнейшего обобщения в системе бухучета;
- обеспечиваютхранение данных о хозяйственных фактах.
Составнымиэлементами документа являются реквизиты – информационные элементы, отражающиепризнаки и показатели фактов хозяйственной деятельности, которые необходимы вправильно составленном и оформленном бухгалтерском документе. То есть, тесведения, которые должны содержаться в документе для признания егодействительным. Реквизиты различны по своему характеру и зависят от назначениядокумента и содержания хозяйственной операции.
1) Позначению реквизиты можно разделить на:
- обязательныереквизиты — содержатся в каждом первичном учетном документе. К ним относят:наименование документа; дата его составления; наименование организации, отимени которой составлен документ, а также ее адрес; содержание хозяйственнойоперации; измерители в натуральном и денежном выражении; наименованиедолжностей лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции иправильность ее оформления, и личные подписи указанных лиц.
- дополнительныереквизиты — уточняют или дополняют содержание определенных специфическиххозяйственных операций, поэтому их наличие или отсутствие в первичном документезависит от характера операции. Это может быть наименование и адресаорганизаций, участвующих в данной хозяйственной операции (поставщика, банка,покупателя); указание суммы не только цифрами, но и прописью (при оформленииденежных документов); печать (в командировочном удостоверении, приходномкассовом ордере).
2) Посроку действия реквизиты делятся на:
- постоянныереквизиты — в рамках конкретной организации длительное время (или никогда) неменяются, например наименование или адрес организации, номер расчетного счета,номера складов, табельные номера работников;
- переменныереквизиты — зависят от характера и содержания хозяйственной операции (датасовершения хозяйственной операции, количество отпускаемых в производствоматериалов) [51].
Дляудобства оформления и последующей обработки данных реквизиты документоврасполагаются в определенном порядке. Различия в расположении реквизитовопределяют формы бухгалтерских документов. В настоящее время используютследующие формы первичных учетных документов: унифицированные, специализированные,индивидуальные. Первичные учетные документы принимаются к учету, если онисоставлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) формпервичной учетной документации. С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новыхунифицированных форм первичной учетной документации, утвержденномпостановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а. При необходимости втиповой бланк можно включить дополнительные строки, графы, но все реквизиты,предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Нельзя изменятьтолько бланки документов по учету кассовых операций. Это предписано Порядкомприменения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденнымПостановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20. Вносимые изменениядолжны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением). Документы,форма которых законодательно не утверждена, организации разрабатываютсамостоятельно. Вместе с тем такие документы должны содержать обязательныереквизиты в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» и п. 13Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Тоесть, форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичнойучетной документации, являются рекомендуемыми. Значит, унифицированные формыдокументов являются общими для всех организаций, носят межотраслевой характер иутверждаются постановлениями Госкомстата РФ [1, 18, 21].
Специализированныеформы документов используются организациями определенных отраслей(строительство, торговля, транспорт), т. е. являются отраслевыми и утверждаютсяотраслевыми министерствами. Так, для сельскохозяйственных организаций –Министерством сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации.
Индивидуальныеформы документов разрабатываются самой организацией в связи со спецификойдеятельности и используются ею для внутреннего учета определенных операций.
Расположениереквизитов в документах может быть разнообразным. При зональномрасположении реквизитов на бланке документа расчерчиваются отдельные зоны,предназначенные для размещения тех или иных реквизитов. Такое расположениеудобно при заполнении и последующей обработке документа, так как каждый реквизитрасположен на своем постоянном месте (авансовый отчет). При анкетном(вертикальном) расположении реквизитов названия реквизита располагаются в левойстороне бланка, а их заполнение – в правой. Документ заполняют сверху вниз повсем реквизитам. При табельном расположении реквизитов они размещаются как повертикали, так и по горизонтали. При этом для каждой группы реквизитов могутвыделяться несколько строк и столбцов, так что внутри документа образуютсядополнительные информационные таблицы (расчетно-платежная ведомость). Прикомбинированном расположении реквизитов сочетаются разные признакирассмотренных выше форм – зональное и анкетное, анкетное и табельноерасположение и т.п. [54]
Кбухгалтерским документам предъявляются определенные требования по ихоформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность. Записи в первичныхучетных документах должны быть четкими и разборчивыми. Для этого могутиспользоваться чернила, шариковые и другие ручки. Разрешается заполнениедокументов с использованием пишущих машин и компьютеров. Запрещаетсяиспользовать для записей простой карандаш. Незаполненные строки в должны бытьпрочеркнуты. Это исключает возможность внесения дополнительных записей в документпосле подписания его ответственными лицами. Документы должны составляться вмомент совершения операции, а если это невозможно, то сразу после ее окончания.Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждаетруководитель организации по согласованию с главным бухгалтером [1, 9, 53].
Особыйпорядок установлен для оформления денежных документов – приходных и расходныхкассовых ордеров, чеков, платежных поручений и других банковских документов. Ихоформление регламентируется Положением о ведении кассовых операций в РоссийскойФедерации и правилами, установленными Центральным банком России. Документы пооперациям с денежными средствами подписывают руководитель организации и главныйбухгалтер или уполномоченные ими лица [33].
Первичныеучетные документы составляют на бумажных или машинных носителях информации.Если используются машинные носители, организация обязана изготовить за свойсчет копии таких же документов на бумажных носителях для других участниковхозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контрольв соответствии с законодательством Российской Федерации, суда или прокуратуры.
Каждыйбухгалтерский документ предназначен для оформления определенной хозяйственнойоперации. Он дает разрешение на ее осуществление или подтверждает факт еесовершения. Поэтому в бухгалтерском учете недопустимо использование первичныхдокументов повторно. При оформлении документа в текстовой его части и вцифровых данных не допускаются подчистки, замазывания корректирующей жидкостью,помарки и любые другие исправления. Для изменения ошибочно внесенных в документданных разрешаются только оговоренные исправления (согласованные с участникамихозяйственных операций), что подтверждается их подписями с указанием даты.Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Ответственностьза достоверность содержащихся в документе данных, а также за качественное егосоставление несут должностные лица, подписавшие документ [56].
Юридическаядоказательность и контрольное значение первичных учетных документовобеспечиваются их правильным оформлением; полнотой зарегистрированных данных охозяйственных фактах; подтверждением лиц, ответственных за проведение операциии ее регистрацию; сохранением документов в течение установленных сроков.
Бухгалтерскиедокументы имеют экономическое и юридическое значение. Каждый первичный учетныйдокумент, как и соответствующая ему хозяйственная операция, прежде всего, имеетэкономическую сторону. Деятельность любой организации состоит из разнообразныхэкономических процессов: снабжения, производства, реализации. Рассматриваясовокупность первичных учетных документов, можно воспроизвести ход событий вэтих процессах, что дает возможность анализировать экономическую ситуацию,например движение денежных средств, состояние задолженностей при расчетах споставщиками, покупателями, бюджетом, движение материальных запасов и т. д. Сюридической точки зрения, первичные учетные документы являются доказательствомзаконности осуществляемых действий. Кроме того, они подтверждают фактсовершения хозяйственных операций и поэтому используются при возникновенииспоров между предприятиями или предприятием и его работником. На практике частовозникают споры, связанные с оплатой труда, споры администрации с материальноответственными лицами, поставщиков с покупателями. Таким образом, лицо,подписывающее первичный учетный документ, контролирует как экономическуюцелесообразность, так и законность хозяйственной операции, принимая на себяответственность за ее совершение [51].
Деятельностьорганизации неоднородна, поэтому совершаемые операции различны по своемусодержанию, назначению, характеру. Этим объясняется разнообразие документов,которыми они оформляются. Бухгалтерские документы классифицируются по следующимпризнакам:
1) Поназначению документы делятся на:
- распорядительные,которые содержат разрешение на выполнение хозяйственной операции, дают право навыполнение строго определенных действий (приказы, распоряжения, чеки,доверенности и др.);
- оправдательные(исполнительные), подтверждающие уже произведенные операции и удостоверяющиеэти действия. Такие документы составляются в момент осуществления операций ипредставляют собой первый этап их учетной регистрации. Они служат основой(оправданием) последующих бухгалтерских записей (акты приема-сдачи ценностей,накладные, отчеты материально ответственных лиц, приходные ордера материалов,товарно-транспортные накладные, кассовые ордера);
- документыбухгалтерского оформления, которые создаются аппаратом бухгалтерии дляподготовки учетных записей, а также для облегчения и упрощения работы(ведомости распределения расходов по содержанию и эксплуатации машин иоборудования, общепроизводственных расходов, бухгалтерские справки);
- комбинированные,которые сочетают признаки нескольких видов документов и служат одновременно ираспоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения,фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядкеотражения ее на счетах (приходные и расходные кассовые ордера,расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты, накладные на отпуск материаловна сторону).
2) Попорядку составления документы делятся на первичные, которые составляют основупервичного бухгалтерского учета, то есть, с их составления начинается процессбухгалтерского учета в организации, и сводные (авансовые отчеты, материальныеотчеты заведующих складами и др.), составляющиеся на основе однородныхпервичных документов, в которых отражаются операции, ранее уже оформленныесоответствующими первичными документами.
3) Поспособу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые инакопительные. Разовые документы используются для отражения одной илинескольких хозяйственных операций за один прием, запись в таком документеделается однократно (приходные и расходные кассовые ордера, ведомостираспределения расходов, калькуляции, накладные, платежные требования).Накопительные документы составляют в течение определенного периода временипутем постепенного накопления (записи) однородных хозяйственных операций, и вконце периода в них подсчитывают итоги по соответствующим показателям(двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитно-заборные ведомости, табелиучета рабочего времени).
4) Взависимости от места составления документы делятся на внутренние, составляемыеи применяемые непосредственно на предприятии, и внешние, которые используют дляобращения между различными хозяйствующими субъектами (счета-фактурыпоставщиков, платежные поручения, ТТН, больничные листы, судебные и исполнительныедокументы).
5) Взависимости от количества учетных позиций документы могут быть однопозиционныеи многопозиционные. Однопозиционные документы отражают однородные хозяйственныеоперации. Они являются узкоспециализированными, так как показывают движениеодного конкретного (однородного) объекта бухгалтерского учета (платежные ведомости,отражающие только операции по выдаче заработной платы из кассы).Многопозиционные документы охватывают разнородные хозяйственные операции подвижению нескольких видов объектов бухгалтерского учета. Объекты бухгалтерскогоучета в таких документах могут быть весьма разные (приложения к авансовомуотчету: проездные документы, документы по оплате жилья, чеки на приобретенныематериалы) и близкие по содержанию (расчетно-платежная ведомость: операции исуммы по начислению оплаты труда и операции по удержаниям из начисленных сумм).
6) Пооформлению однородных операций документы можно разделить на унифицированные ииндивидуальные.
7) Поспособу записи различают документы, составленные вручную и с использованиемтехнических средств.
8) Поэкономическому содержанию документы делятся на материальные, денежные ирасчетные, отражающие операции по движению материалов, денежных средств и порасчетам соответственно [37,42,47,58].
1.3 Документация, документооборот иэтапы оформления документов
Документацияпредставляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственныеоперации. Содержащиеся в них данные в дальнейшем служат единственным основаниемдля отражения хозяйственных процессов в текущем бухгалтерском учете. То есть,документация – это способ оформления имущества организации, ее обязательств ихозяйственных операций бухгалтерскими документами. Документация выполняет такиефункции: информационная (фиксирует все хозяйственные операции и сохраняетинформацию о них); оперативного управления (первичные учетные документыиспользуются для передачи распоряжений от руководителей к исполнителям);контрольная (проверяется экономическая целесообразность и законностьхозяйственных операций); аналитическая (позволяет на основе документовпроводить анализ деятельности предприятия) [51].
Чтобыбухгалтерская документация могла выполнять указанные функции, она должнаотвечать следующим основным требованиям. Она должна быть: точной (содержатьинформацию, строго соответствующую содержанию произведенных хозяйственныхопераций); полной (содержать всю, а не выборочную информацию о хозяйственных процессах);ясной (понятной внутренним и внешним пользователям); качественной (оформленнойв строгом соответствии с требованиями).
Чтобыбухгалтерские документы выполняли свои функции, необходимо обеспечитьнадлежащий порядок их оформления, контроля, обработки и хранения.Организованная система создания, проверки и обработки всех бухгалтерскихдокументов от момента их составления до сдачи в архив называетсядокументооборотом. Для своевременного оформления документов, правильнойобработки, поступления из подразделений предприятия главным бухгалтеромразрабатывается график документооборота, который утверждается руководителеморганизации и доводится до каждого материально ответственного лица (Таблица1.1) [53].
Таблица 1.1
Примерграфика документооборота по предприятию
Наименование
документа Создание документа Проверка документа
Обработка
документа
Передача
в архив
количество
экземпляров
ответственный
за выписку
ответственный
за оформление ответственный за исполнение
срок
исполнения
ответственный за
проверку
кто
представляет
порядок
представления
срок
представления
кто
исполняет
срок
исполнения
кто
исполняет
срок
пере-
дачи 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Требование 2 цех ОМТС, бухгалтерия склад
ежедневно
(до…
часов) бухгалтерия
1 экз. –цех,
2 экз.-склад
при
отчете,
при
реестре
ежедневно (до...
часов) бухгалтерия ежедневно бухгалтерия
по
истечении
квартала
Поступающиев бухгалтерию первичные документы в обязательном порядке подвергаются проверке,осуществляемой по таким направлениям:
1) формальнаяпроверка – определение соответствия документов установленным формам:правильность и полнота заполнения необходимых реквизитов; конкретностьотражения хозяйственных операций; четкость проставления единиц измерения;наличие и подлинность подписей.
2) проверкапо существу – установление законности совершенных хозяйственных операций:соответствие законодательству; соответствие производственному плану;соответствие нормативам; соответствие хозяйственной целесообразности иэффективности производства.
3) арифметическаяпроверка – контроль правильности арифметических подсчетов: проверкаправильности отражения количественных и стоимостных показателей, пересчетрезультатов их перемножения количественных показателей на цену, итогов в целомпо документу и т. п.;
4) встречнаяпроверка – сопоставление одних документов с другими (например, оправдательных сраспорядительными).
Проверенныеи полностью отвечающие предъявляемым требованиям документы принимаютсябухгалтерией к дальнейшей обработке, которая состоит из трех этапов:таксировки, группировки и контировки. Таксировка (расценка) – переводнатуральных (кг, шт, м) и трудовых измерителей (часы, рабочие дни), указанных вдокументе, в денежные. После таксировки осуществляют группировку документов,которая является следующим этапом их обработки. Группировка – это подбордокументов по определенным признакам, отражающим однородные по экономическомусодержанию хозяйственные операции. Цель группировки – получение сводных(обобщенных) данных по движению различных видов имущества или обязательств заопределенный период. Например, документы по движению материалов могутгруппироваться по поступлению и расходованию по каждому виду и номенклатурномуномеру материалов; авансовые отчеты работников – по цели использования денег(на командировочные расходы, на административно-хозяйственные нужды); кассовыедокументы – по приходу и расходу. После деления по основному признаку возможнадополнительная группировка: документов на материалы – по складам предприятия,поставщикам, направлениям расходования; кассовых документов – по источникампоступления денег в кассу и т. п. После группировки делают записи по группеоднородных операций общими итогами. Таким образом, получают сводные документы.
Далеедокументы направляют на контировку. Контировка — указание в первичных и сводныхдокументах бухгалтерских счетов, на которых должны быть отражены хозяйственнаяоперация или итог по сгруппированным однородным операциям [42, 53, 56, 58].
Послеобработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив.Все организации обязаны хранить первичные учетные документы, а такжезаполняемые на основании их регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскуюотчетность в течение сроков, установленных правилами организациигосударственного архивного дела, но не менее пяти лет, как это предусмотреноФедеральным законом «О бухгалтерском учете» и «Перечнем типовых документов,образующихся в деятельности … организаций, предприятий, с указанием сроковхранения», утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР15.08.1988 г. (в ред. Решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.1996 г., сизм., внесенными Указаниями, утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Конкретный порядокхранения первичных документов и учетных регистров установлен Положением о документахи документообороте в бухгалтерском учете. Так, к документам со сроком хранения1 год относят переписку о сроках представления отчетности; 5 лет – квартальнуюотчетность, журналы и ведомости, кассовые книги, книги и картотеки подотчетныхлиц, кассовые оправдательные документы, главные книги и журналы; 10 лет –годовую отчетность, инвентарные описи, сличительные ведомости, книги икартотеки по учету зданий и сооружений. Паспорта зданий, сооружений иоборудования хранят до списания их с баланса. Лицевые счета работниковорганизации хранятся 75 лет за минусом возраста лиц на момент прекращенияведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости навыдачу зарплаты хранятся в 75 лет. При прекращении деятельности организациидокументы по начислению и выплате зарплаты подлежат обязательной сдаче вгосударственные архивы [1, 15, 36].
Текущеехранение бухгалтерских документов (за отчетный год) осуществляютнепосредственно в бухгалтерии. Документы подшивают в папки по назначению,первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерскогоучета. Однородные первичные документы текущего месяца, относящиеся копределенному учетному регистру, подбираются в пачки в хронологическом порядкеи подшиваются в отдельной папке. Денежные документы должны быть подобраны вхронологическом порядке и переплетены. Если на предприятии учет осуществляют спомощью компьютеров, то программы машинной обработки данных (с указанием срокових использования) должны храниться не менее пяти лет после года, в котором онииспользовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности. Бухгалтерскийархив документов постоянного хранения организуется в специально подготовленномпомещении или в закрытых шкафах. Передача документов в архив оформляется актом.Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководительпредприятия [51].
Выдачапервичных учетных и других документов из бухгалтерии и из архива работникаморганизации не допускается, но в отдельных случаях это может быть сделано пораспоряжению главного бухгалтера.
Изъятиеили снятие копий первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учетау организации может производиться только органами дознания, прокуратуры исудами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановленийэтих органов в соответствии с действующими уголовно-процессуальными правилами.Изъятие оформляется протоколом, копия которого остается в организации. Главныйбухгалтер или другое должностное лицо при этом имеет право снять копии сизымаемых документов с указанием основания и даты изъятия [15].
Вслучае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель организацииприказом назначает комиссию для расследования причин, приведших к пропаже илигибели документов.
Путямисовершенствования бухгалтерских документов являются стандартизация и унификациядокументов. Стандартизация документов – это установление единых (стандартных)размеров бланков однотипных документов в соответствии с ГОСТ 6.10.5 – 87«Требования к построению формуляра-образца», введенным в действие с 1 января 1998 г. Формуляр-образец устанавливает: формат бумаги, служебные поля, конструкционную сетку, расположениечастей и зон, а также реквизитов. Определенный размер бланка называетсяформатом. Формат обозначается шифром – буквой и цифрой. Наиболеераспространенным является размер листа для пишущей машинки: 203*288 мм (форматА4). Единые размеры бланков упрощают работу с документами. Во-первых, их удобнообрабатывать и подшивать в пачки, во-вторых, работники бухгалтерии привыкают копределенному размеру документов, что ускоряет их заполнение и облегчаетхранение в архиве. Унификация документов — это установление единых форм,являющихся типовыми для однородных операций во всех организациях отдельных отраслейили народного хозяйства в целом. Она ускоряет, упрощает и повышает качествообработки документов.
Значит,бланки первичных учетных документов для оформления конкретной хозяйственнойоперации являются стандартизированными, то есть имеют одинаковые размеры, аунификация делает документы еще более одинаковыми – стандартными не только поразмеру, но и по существу отражаемых операций. Документы для оформления каждойконкретной хозяйственной операции получают одинаковые реквизиты. Так, в верхнемправом углу каждого документа напечатан номер его формы, ниже посередине – название,а далее реквизиты, которые заполняются работниками организации [51].
1.4 Инвентаризация
Инвентаризация– это проверка фактического наличия и состояния имущества и обязательств. Онавыполняется путем наблюдения в натуре, измерения и специальной регистрации(переписи) с последующим сличением полученных данных с учетными показателямибухгалтерского учета на определенную дату. Инвентаризация обеспечивает контрольза сохранностью имущества, за работой материально ответственных и должностныхлиц.
Различаютнесколько видов инвентаризации. Полная инвентаризация охватывает все видысредств, принадлежащие предприятию, а также принятые на ответственное хранениеи в переработку, все его права и обязательства. Частичная — один или нескольковидов средств фирмы (только основные средства, только расчеты с покупателями)или только часть средств на определенном участке производства (инвентаризацияконкретного склада).
Плановаяинвентаризация осуществляется в заранее определенные сроки. Она устанавливаетсяс точки зрения экономической целесообразности или исходя из других конкретныхусловий. Внеплановая (внезапная) — проводится внезапно. Ее инициатором можетбыть руководитель предприятия или главный бухгалтер. Внезапную инвентаризациюпроводят при выявлении факта злоупотребления, хищения, после стихийногобедствия, при смене материально ответственного лица, а также по требованиюповеряющих органов.
Дляуточнения результатов ранее проведенной инвентаризации по решению руководителямогут проводиться повторные или контрольно-пере-проверочные инвентаризации.Повторная инвентаризация проводится по любой уже проведенной инвентаризации. Еепричина – сомнения в качестве проведенной инвентаризации.Контрольно-перепроверочная – проводится в период инвентаризации или же сразупосле ее окончания. Ее цель – оперативный контроль за проходящей (текущей)инвентаризацией. Она должна охватывать не менее 10% проверенных ресурсов илиобязательств [37, 51].
Всоответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества ифинансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. №49, и Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерациипроведение инвентаризаций обязательно:
- припередаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также припреобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- передсоставлением годовой отчетности (кроме имущества, инвентаризация которогопроводилась не ранее 1 октября отчетного года);
- присмене материально ответственных лиц;
- приустановлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- вслучае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций,вызванных экстремальными условиями;
- приликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного(разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательствомРоссийской Федерации [19, 30].
Инвентаризацияосновных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов –один раз в пять лет. По капитальным вложениям – один раз в год, но не ранее 1декабря отчетного года. По незавершенному производству и полуфабрикатамсобственной выработки, готовой продукции, сырью и материалам – не ранее 1октября отчетного года. По денежным средствам в кассе, на расчетных и валютныхсчетах, кредитам и займам – раз в месяц (обычно на первое число). Для проведенияинвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационнаякомиссия с обязательным участием материально ответственных лиц. Ее составутверждает руководитель организации (приказ, постановление, распоряжение). Всоставе инвентаризационной комиссии должно быть не менее трех человек. Верхнегоколичественного предела не существует, единственное условие, которое должнособлюдаться, — нечетное количество инвентаризационной комиссии. Отсутствие хотябы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием дляпризнания результатов инвентаризации недействительными. Инвентаризационнаякомиссия до начала регистрации фактического наличия материальных ценностей илиденежных средств убеждается в полной сдаче всех первичных документов исоответствующих отчетов, оформляющих операции, проведенные до началаинвентаризации. Сведения о фактическом наличии имущества на определенную датузаносят в инвентаризационные описи или акт инвентаризации, которые составляют вдвух экземплярах. Каждый лист описи подписывают все члены инвентаризационнойкомиссии и материально ответственные лица. В описях не допускается оставлятьнезаполненные строки, на последних страницах незаполненные строкипрочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка опроверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших этупроверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материальноответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку,подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии кчленам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описиимущества на ответственное хранение. Для оформления инвентаризации необходимоприменять унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризацииимущества и финансовых обязательств либо формы, разработанные министерствами,ведомствами.
Привыявлении расхождения фактического наличия с учетными данными составляютсличительные ведомости (по имуществу, при инвентаризации которого выявленыотклонения от учетных данных). В них отражаются результаты инвентаризации, тоесть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и даннымиинвентаризационных описей, а также выявляются причины этих расхождений ипорядок их регулирования (за счет естественной убыли, материально ответственныхлиц и др.) [30, 44].
Выявленные приинвентаризации и отраженные в сличительных ведомостях расхождения междуфактическим наличием и учетными данными регулируются в следующем порядке:
- излишекимущества приходуется, а соответствующая сумма зачисляется на финансовыерезультаты организации (Дебет счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 43«Готовая продукция», 50 «Касса» и др. Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»субсчет «Прочие доходы»);
- недостачаимущества или его порча в пределах норм естественной убыли относится наиздержки производства или обращения (Дебет счетов 20 «Основное производство»,23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26«Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на продажу» и др. Кредит счета 10«Материалы», 43 «Готовая продукция»), сверх норм – за счет виновных лиц (Дебетсчета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов 10 «Материалы»,41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и др. А далее – Дебет счета 73 «Расчеты сперсоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материальногоущерба» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»). Если таковыене установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то недостачасписывается на финансовые результаты организации (Дебет счета 94 «Недостачи ипотери от порчи ценностей» Кредит счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы»,43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и др. А далее – Дебет счета 91 «Прочие доходыи расходы» субсчет «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери отпорчи ценностей»).
Результатыинвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после еепроведения [47,51].
2. ЭКОНОМИЧЕСКАЯХАРАКТЕРИСТИКА И АНАЛИЗ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ЗАО «Ххх»
2.1 Краткая характеристика иосновные экономические показатели деятельности организации
Вданной дипломной работе рассмотрено закрытое акционерное общество «Ххх»(фирменное (полное официальное) наименование), расположенное на территорииРоссийской Федерации в городе Вологда Вологодской области по адресу: …………Сокращенное наименование Общества: ЗАО «Ххх».
Даннаяорганизация находится примерно в 20 км. от областного центра города Вологда,связь которым осуществляется по автодороге. Данное шоссе соединяет городВологду с районным центром городом Кириллов, имеет асфальтовое покрытие инаходится в хорошем состоянии.
ЗАО«Ххх» является самостоятельным юридическим лицом, имеет в собственностиобособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе, и отвечает импо своим обязательствам, может приобретать и осуществлять от своего имениимущественные и личные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком всуде. Оно зарегистрировано Регистрационной палатой Администрации города Вологды8 января 1997 года постановлением № 1038. Организационно-правовая формаорганизации – хозяйственное общество в форме акционерного общества закрытоготипа. Это означает, что его акции распределяются только среди его учредителейили иного заранее определенного круга лиц и общество не вправе проводитьоткрытую подписку на выпускаемые акции либо иным образом предлагать их для приобретениянеограниченному кругу лиц. Учредительным документом общества является Устав(Приложение 1), который утвержден 20 декабря 1996 года учредителем общества(тогда Войновым А.В.).
Организацияоснована на частной форме собственности, то есть один собственник организациипринимает единоличные решения и несет личную ответственность. Он может посвоему усмотрению совершать в отношении принадлежащего организации имуществалюбые действия, не противоречащие законодательству РФ и не нарушающие законныеправа и интересы других лиц, а также отвечает по обязательствам этими активамии несет риск их случайной гибели или повреждения.
Цельдеятельности организации носит двойственный характер. ЗАО «Ххх» – этокоммерческая организация, то есть преследует в качестве основной,непосредственной цели своей деятельности извлечение и максимизацию прибыли.Прибыль является побудительным мотивом и позволяет обеспечиватьсамофинансирование производственного и научно-технического развития. Но сдругой стороны, фирма добивается одновременно и иной цели, без которойневозможно достижение первой, — наилучшим образом удовлетворять запросыпотребителей.
Рассматриваемаяорганизация осуществляет свою деятельность в сфере нематериального производства– в научно-технической области. Предмет ее деятельности — оказаниенаучно-технических услуг и консультаций. Основные направления деятельностифирмы:
- услугии консультации по внедрению компьютерных программ;
- разработкаи реализация программного обеспечения;
- поставкакомпьютеров и оргтехники;
- монтажи установка локальных вычислительных сетей;
- услугипо ремонту и обслуживанию средств вычислительной техники и другие услуги,связанные с эксплуатацией персональных компьютеров.
Всеуказанные виды деятельности осуществляются в строгом и полном соответствии сдействующим законодательством РФ.
ДеятельностьЗАО «Ххх» осуществляется через самостоятельно заключаемые договоры сзаказчиками и исполнителями.
Органамиуправления данной организации по уставу являются общее собрание акционеров игенеральный директор. К компетенции общего собрания акционеров – высшего органауправления общества – относится принятие решений по таким вопросам, каквнесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава в новойредакции; реорганизация и ликвидация общества; избрание Генерального директораи досрочное прекращение его полномочий; определение приоритетных направленийдеятельности общества. Генеральный директор ЗАО «Ххх» – единоличныйисполнительный орган – осуществляет руководство текущей деятельностьюорганизации на основании договора между ним и обществом: принимает решения повопросам финансово-хозяйственной деятельности фирмы, издает приказы ираспоряжения, принимает на работу, переводит на другую работу внутриорганизации, увольняет и налагает дисциплинарные взыскания на работниковорганизации.
Ворганизации работает около 20 человек – все высококлассные специалисты, имеющиевысшее образование по специальности, знающие свое дело и выполняющие еедобросовестно и качественно. Среди них два кандидата экономических наук, четыредипломированных бухгалтера, аудитор. Давно сложившийся коллектив позволяетвести эффективную работу в достижение главной цели. Организационную структуруфирмы (состав самостоятельных и обособленных подразделений и служб организации)можно представить в виде схемы (Приложение 2), где прослеживается взаимосвязь отдельныхподразделений. Между ними существуют вертикальные и горизонтальные связи.Вертикальные связи – это связи руководства и подчинения, например связь междудиректором фирмы и начальником какого-либо отдела. Горизонтальные – связикоопераций равноправных элементов, например связи между начальниками отделов.
Такжесхематически представлена структура управления фирмой (состав и соподчиненностьработников) (Приложение 3). Форма организации управления ЗАО «Ххх» – линейная(линейное соподчинение) – непосредственное подчинение по всем вопросамнижестоящих подразделений вышестоящим. В данной структуре управления успехфирмы зависит от профессиональных, личных и деловых качеств руководителя,который должен быть специалистом по всем вопросам, так как он осуществляетпринцип единоначалия.
Помоему мнению, в организации рациональная структура управления. Она обеспечиваетэффективное распределение функций управления по подразделениям. Прослеживаетсячеткая система связей, а также ясно выраженная ответственность. Кроме того, приописанной структуре управления проявляется быстрая реакция в ответ на прямыеуказания руководителя.
Управлениев исследуемой фирме осуществляется в соответствии с ее Уставом изаконодательством РФ, в частности с Гражданским кодексом РФ, Федеральнымзаконом от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» [3, 6].
Дляхарактеристики размера ЗАО «Ххх» рассмотрим основныепроизводственно-экономические показатели, приведенные в таблице 2.1.
Таблица2.1
Показатели,характеризующие размер ЗАО «Ххх» в 2003-2005 гг.Показатели Годы Темп роста, % 2003 2004 2005 В 2004г. В 2005г. Среднесписочная численность работников, чел. 18 18 18 100,00 100,00 Выручка от реализации работ, услуг, тыс. руб. 3345 3661 4684 109,45 127,94 Себестоимость реализованных работ, услуг, тыс. руб. 1277 2243 3904 175,65 174,05 Среднегодовая стоимость основных фондов, тыс. руб. 80 65 61 81,25 93,85
По данным приведенной таблицы можносделать вывод о том, что анализируемая фирма относится к числу малыхорганизаций.
Средняя численность работников зарассматриваемый период не превышает предельного уровня (в научно-техническойсфере — 60 человек). Среднегодовая стоимость основных средств в рассматриваемомпериоде снижается (на 18,75% в 2004 г. и на 6,15% в 2005 г.) Такой показатель, как выручка от реализации, имеет тенденцию к росту на 9,45% и 27,94% — за 2004 г. и 2005 г. соответственно, то есть темп прироста в отчетном году возрос по сравнению спредыдущим почти на 18,5%, что, разумеется, оценивается положительно. Однаковозросла и себестоимость (в 2005 г. – на 74,05%). Причем темп роста выручки вотчетном году ниже темпов роста себестоимости, что характеризуется отрицательнои негативно сказывается на деятельности организации в целом. Но стоит отметить,что скорость увеличения себестоимости замедляется, поскольку в 2005 г. темп прироста ниже уровня 2004 г. на 1,6%. На мой взгляд, нельзя однозначно утверждать, чтоуказанные изменения носят определенно положительный или отрицательный характердля организации. Это покажет дальнейший финансовый анализ.
Итак, ЗАО «Ххх» является субъектоммалого бизнеса, преимущества которого по сравнению со средним и крупнымочевидны:
- легчеи оперативнее приспосабливается к изменяющимся условиям рынка, спросапотребителей;
- быстрее«впитывает» новые веяния НТП;
- быстрееи дешевле вводит автоматизацию труда;
- небольшиепотребности в источниках финансирования;
- простотауправления организацией, не требующая создания сложных управленческих структур;
- упрощениесистемы организации бухгалтерского учета и формирования отчетности.
Однакомалый бизнес проигрывает крупному и среднему из-за ограниченного доступа нафинансовый и денежный рынки, а также из-за отсутствия достаточногоинформационного обеспечения, позволяющего сделать вывод о реальных возможностяхмалого предприятия. По моему мнению, размер организации ЗАО «Ххх» являетсяоптимальным, так как он в полной мере обеспечивает выполнение заключенныхдоговоров и обязательств в установленные сроки.
Далеерассмотрим, насколько эффективна финансово-хозяйственная деятельность фирмы в2005 году. Для этого проанализируем показатели, представленные в таблице 2.2.
Таблица2.2
Показателиэкономической эффективности деятельности ЗАО «Ххх» за 2003 – 2005 гг.Показатели Годы Изменения (+, -) 2003 2004 2005 В 2004г. В 2005г. абсолютное относительное абсолютное относительное Выручка от продаж (за минусом НДС), тыс.руб. 3345 3661 4684 +316 109,4 +1023 127,94 Себестоимость проданной продукции с учетом коммерческих и управленческих расходов, тыс. руб. 3325 3616 4669 +291 108,8 +1053 129,12 Себестоимость проданной продукции, работ услуг, тыс. руб. 1277 2243 3904 +966 175,6 +1661 174,05 Заработная плата, тыс. руб. 1629 1989 2568 +360 122,1 +579 129,11 Среднегодовая стоимость основных фондов, тыс. руб. 80 65 61 -15 81,25 -4 93,85 Среднесписочная численность работников, чел. 18 18 18 - 100,00 - 100,00 Валовая прибыль (убыток), тыс.руб. 2068 1418 780 -650 68,57 -638 55,01 Уровень рентабельности (убыточности) по валовой прибыли, % 161,94 63,22 19,98 -98,72 39,04 -43,2 31,60 Уровень окупаемости затрат, % 261,94 163,22 119,98 -98,72 62,31 -43,2 73,51 Производительность труда, тыс. руб. 185,83 203,39 260,22 +17,56 109,45 +56,83 127,94 Рентабельность персонала, тыс. руб. 115 79 43 79 -36 -36 68,57 Зарплатоотдача, руб. 2,053 1,841 1,824 -0,213 89,64 -0,017 99,10 Зарплатоемкость, руб. 0,487 0,543 0,548 +0,056 111,56 +0,005 100,91 Фондоотдача, руб. 41,81 56,32 76,79 +14,51 134,70 +20,46 136,33 Фондоемкость, руб. 0,024 0,018 0,013 -0,006 74,24 -0,005 73,35
Поданным приведенной таблицы можно сделать общий вывод, что экономическаяэффективность организации ЗАО «Ххх» в отчетном году находится на необходимомдля оптимального функционирования уровне. Однако этот уровень в 2005 году посравнению с предыдущим годом резко снижается. Об этом свидетельствуютперечисленные ниже факты.
Первоначальноопределим прямые и обратные показатели. Прямыми являются такие показатели,увеличение которых благоприятно сказывается на результатах производства идеятельности организации и, а их снижение – отрицательно, словом, чем они выше,тем лучше и, чем ниже, тем хуже. К ним относятся: выручка от продаж, прибыль,уровень рентабельности уровень окупаемости, производительность труда,зарплатоотдача, фондоотдача. Обратные показатели имеют противоположное действиепо сравнению с прямыми: себестоимость, фондоемкость, зарплатоемкость.
Одновременнобудем рассматривать уровень показателей и их изменение, то есть статику идинамику. В первую очередь необходимо отметить, что за весь рассматриваемыйпериод фирма возмещает все затраты по оказанию услуг за счет выручки и получаетприбыль, в результате чего уровень рентабельности положителен, что способствуетдальнейшему развитию организации и ее успешной деятельности, то есть говорит отом, что у нее есть возможности для существования и укрепления позиций нарынке. Но несмотря на то, что выручка имеет тенденцию к росту, уровеньрентабельности и окупаемости затрат резко снижаются (на 68% и 26,5%соответственно). Это произошло в результате более быстрого темпа увеличенияразмера себестоимости по сравнению с темпом роста выручки (174% и 127%соответственно).
Фондоотдачав отчетном году возрастает на 36% и составляет 77 рублей, то есть на каждыйрубль ОПФ получено 77 рублей выручки. Фондоемкость, в отличие от фондоотдачиявляется обратным показателем и свидетельствует о том, что на каждый рубльоказанной услуги в 2005 году приходилось 0,013 рублей ОПФ, причем этот уровеньснизился почти на 27%. Таким образом, ОПФ в ЗАО «Ххх» используются экономно,бережно, то есть эффективно, так как уровень фондоотдачи высокий, афондоемкости – низкий, и, кроме того, с годами эффективность растет.
Особохотелось бы отметить, что основной статьей затрат в ЗАО «Ххх» является такаякатегория, как заработная плата (Приложение 4). В связи с этим, рассмотримпоподробнее показатели, связанные с трудом работников и его оплатой. Для оценкирационального использования трудовых ресурсов (кадров) в таблице 2.2 рассчитанапроизводительность труда, уровень которой в 2005 году составил 260,22 тыс. руб.Значит, в среднем один работник оказывает услуг на сумму, равную чуть более 260тыс. руб. в год. Принимая во внимание, что анализируемая организация являетсясубъектом малого бизнеса, можно сделать вывод, что такой уровень производительноститруда свидетельствует о целесообразности, результативности затрат трудаработников. Увеличение данного показателя означает рост количества оказываемыхуслуг одним работником за год и, следовательно, характеризуется положительно.Чтобы определить, сколько прибыли приносит каждый работник организации, втаблице 2.2 рассчитана рентабельность персонала, которая в 2005 году равна 43тыс. руб., что почти наполовину меньше уровня предыдущего года.
Такженеобходимо оценить уровень и изменение зарплатоотдачи и зарплатоемкости. Первыйпоказатель незначительно снижается (на 0,9%), а второй – растет (0,9%), хотядолжно быть наоборот. Уровень зарплатоемкости, равный в 2005 году 0,548 рублей,показывает, что на каждые 1000 рублей оказанной услуги вложено почти 550 рублейзатрат на оплату труда.
Следуетотметить, что в ЗАО «Ххх» темп роста заработной платы опережает темп ростапроизводительности труда (129% и 128%), что является негативным моментом вхозяйственной деятельности организации и говорит о повышении себестоимостиуслуг и снижении прибыли от продаж.
Такимобразом, мы видим, что большинство прямых показателей эффективностидеятельности фирмы в динамике снижается, а обратные – растут, что означаетснижение эффективности функционирования ЗАО «Ххх» с экономической точки зрения,причина которого — резкий рост себестоимости. Но, несмотря на это,финансово-экономическая деятельность данной организации в 2005 году все жеэффективна.
2.2 Анализ финансового состояния организации
В данном разделе дипломной работыпроведем краткий финансовый анализ, цель которого – получение небольшого числанаиболее существенных показателей, дающих объективную характеристикуимущественного и финансового положения анализируемой организации, а такжерезультатов ее деятельности.
В качестве источника информации дляпроведения анализа служат данные годовой бухгалтерской финансовой отчетностиЗАО «Ххх» Форма №1 по ОКУД – Бухгалтерский баланс за 2003-2005 гг. (Приложение5, 7, 9 – за три указанных года соответственно) и Форма №2 по ОКУД – Отчет о прибыляхи убытках за 2003-2005 гг. (Приложение 6, 8, 10).
При проведении данного анализаиспользовались приемы и методы:
- группировка данных – объединение вгруппы однородных по единому признаку объектов и характеристика групп системойпоказателей;
- горизонтальный (временной) анализили анализ динамики – сравнение каждой позиции отчетности с предыдущим периодомс помощью абсолютных и относительных величин;
- вертикальный (структурный) анализ– определение структуры итоговых финансовых показателей, с выявлением влияниякаждой позиции отчетности на результат в целом;
- анализотносительных показателей (коэффициентов) – расчет отношений данных отчетности,определение взаимосвязей показателей;
- факторныйанализ – исследование влияния факторов (причин) на результативный показатель;
- индуктивный(исследование от частного к общему) и дедуктивный методы (наоборот);
- статистическиетаблицы – способ рационального изложения и обобщения данных при помощи цифр,расположенных в определенном порядке;
- графическоеизображение статистических данных – способ наглядного изображения и обобщенияданных посредством геометрических образцов, рисунков, схем и пояснительныхнадписей к ним.
Аналитические процедуры сгруппированы вдва больших блока анализа: 1) анализ финансовых результатов и рентабельности,2) анализ финансового состояния организации.
На мой взгляд, начинать анализ следует сотчета о прибылях и убытках, так как он наглядно показывают результаты работыфирмы. Рассмотрим уровень финансовых результатов, их динамику и причины ихизменения в организации ЗАО «Ххх» (Приложение 11). Данные приведенной таблицыконстатируют, что организация ЗАО «Ххх» работает прибыльно, так как за весьрассматриваемый период получен положительный финансовый результат, а этоговорит о том, что фирма не только покрывает все свои расходы, но и получаетприбыль, за счет которой может осуществлять финансирование мероприятий понаучно-техническому и социально-экономическому развитию.
При первоначальном анализе динамикифинансовых результатов (горизонтальный анализ) выявлено, что четкой тенденции кснижению или росту показателей прибыли нет (кроме валовой прибыли, по которойдинамика отрицательна), так как за 2003-2004 гг. показатели прибыли растут, аза 2004-2005 гг. – снижаются. Это, конечно, неблагоприятно для организации.Так, прибыль до налогообложения и чистая прибыль в 2004 году по сравнению спрошлым возросли в 2,5 раза (на 27 тыс. руб. и 20 тыс. руб. соответственно), ав 2005 году по сравнению с 2004 — снизились в 3 раза (на 30 тыс. руб. и 23 тыс.руб. соответственно).
Для того чтобы понять причины сниженияпоказателей прибыли, необходимо проанализировать влияние на них факторов, тоесть выяснить источники ее формирования. На снижение прибыли от продаж в 2005году оказали влияние следующие факторы: выручка от продаж оказала положительноевлияние (так как ее рост увеличил размер прибыли от продаж), себестоимостьреализации – отрицательное (из-за роста ее удельного веса в выручке на 22 %прибыль снизилась), управленческие расходы – положительное (снижение их доли ввыручке привело к росту прибыли). Кроме этого, на снижение чистой прибыли вотчетном году оказало положительное влияние снижение размера налога на прибыль.Однако необходимо рассмотреть не только как повлияли перечисленные факторы на размерыприбыли от продаж и чистой прибыли, но и с какой силой (таблица 2.3)
Таблица 2.3
Степень влияния факторов на величинуприбыли в 2005 г.Показатели-факторы
Сумма, + тыс. руб. В % к изменению чистой прибыли Выручка от продажи продукции, работ, услуг +12 52 Себестоимость проданной продукции, работ, услуг -1034 4496 Коммерческие расходы +976 4243 Управленческие расходы +15 65 Итого изменение прибыли от продаж -30 130 Налог на прибыль и иные аналогичные обязательные платежи +7 30 Влияние на чистую прибыль -23 100
Здесь нужно быть внимательным, так каксуществуют показатели-факторы прямого и обратного влияния по отношению кприбыли. Глядя на таблицу, можно констатировать, что наиболее сильно наизменение, а именно снижение, размера прибыли от продаж повлиял такой фактор,как себестоимость, а с наименьшей силой — налог на прибыль. Так как воздействиесебестоимости на прибыль от продаж отрицательно, то данный факт, соответственно,позитивным не является и, кроме того, негативно сказывается на изменении чистойприбыли в 2005 году.
Анализируя структуру, отметим, что в2005 году удельный вес в выручке прибыли от продаж и удельный вес прибыли доналогообложения незначительны и равны между собой (0,32%). Прибыль доналогообложения полностью складывается из прибыли от продаж. Это связано с тем,что в ЗАО «Ххх» нет операционных и внереализационных доходов и расходов, сальдокоторых увеличивает или уменьшает прибыль от продаж и формирует прибыль доналогообложения. Но лучше было бы, если удельный вес прибыли от продаж превышалудельный вес прибыли до налогообложения. Доля чистой прибыли в выручке такженичтожно мала (0,23%) и, кроме того, имеет отрицательную динамику. Значит,каждые 100 рублей выручки содержат 23 копейки чистой прибыли, что на 70 копеекниже уровня 2004 года. Рост доли себестоимости в выручке на 22% признаетсяотрицательным.
В заключение анализа финансовыхрезультатов хотелось бы отметить, что руководству организации ЗАО «Ххх»необходимо обратить особое внимание на то факт, что темпы роста показателейприбыли в отчетном периоде не просто ниже темпов роста предыдущего года, аимеют противоположное направление, то есть отрицательны. А это может говорить отом, что, если такая тенденция сохранится в будущем периоде, то организация неполучит прибыль, и в лучшем случае сможет лишь возместить затраты,следовательно, не будет основы для развития организации, а в худшем случае(если затраты превысят выручку) образуется убыток — область критического риска,что может поставить фирму в критическое финансовое положение, не исключающеебанкротство. Таким образом, налицо ошибки, просчеты в направленияхиспользования финансовых средств.
Продолжая анализ финансовых результатовдеятельности ЗАО «Ххх», проведем анализ рентабельности организации.Рентабельность, в отличие от прибыли, — относительный показатель, которыйхарактеризует конечный результат деятельности и степень использования всех егоресурсов, а прибыль (абсолютный показатель) – лишь финансовый результат.Показатели рентабельности ЗАО «Ххх» представлены в таблице 2.4.
Таблица 2.4
Показатели рентабельности ЗАО «Ххх» за2003-2005 гг., % Показатели рентабельности 2003г. 2004г. 2005г. Изменение (+,-) В 2004г. В 2005г. Рентабельность основной деятельности 0,602 1,244 0,321 +0,643 -0,923 Рентабельность продаж 0,598 1,229 0,320 +0,631 -0,909 Рентабельность активов по прибыли до налогообложения 4,096 12,064 2,737 +7,969 -9,327 Рентабельность активов по чистой прибыли 3,185 9,115 2,007 +5,930 -7,108 Рентабельность собственного капитала 62,222 106,250 36,066 +44,028 -70,184
Анализируя данные, представленные втаблице 2.4, следует отметить следующее: за анализируемый период все показателирентабельности имеют положительное значение, значит, организация работаетприбыльно, рентабельно. Однако первые четыре из них в 2005 году находятся нанизком уровне. Так, например, рентабельность основной деятельности в 2005 годусоставила 0,32%, то есть на каждые 100 рублей затрат организация получит всеголишь 32 копейки прибыли от основной деятельности. Рентабельность продаж такжепозволяет сделать вывод о том, что фирма ЗАО «Ххх» низкорентабельна, так как завесь рассматриваемый период данный показатель не превышает 5%. Уровеньрентабельности собственного капитала, в отличие от остальных показателей,высокий, особенно в 2004 году (106%). В отчетном периоде его величина составила36%, что говорит о высокой эффективности отдачи от собственного капиталаорганизации — в течение года на каждый рубль собственных средств приходилось 36копеек чистой прибыли и капитал, обеспечивал окупаемость вложенных ворганизацию средств.
Рентабельность активов показывает нам,что в отчетном периоде организация заработала более 2,5 копеек прибыли доналогообложения (2 копейки чистой прибыли) на каждый рубль используемогоимущества, что на 9 копеек (7 копеек) меньше уровня 2004 года.
Что касается динамики рассчитанныхпоказателей финансовой доходности, то можно отметить, что в 2004 году все онивозрастают, а в отчетном периоде наблюдается обратная ситуация, то естьснижение, что, конечно, имеет отрицательное значение для развития деятельностиорганизации и свидетельствует об уменьшении эффективности хозяйствования и,следовательно, об ослаблении финансового благополучия. В частности, в отчетномгоду фирма ЗАО «Ххх» стала менее эффективно использовать собственные средства,так как рентабельность собственного капитала снизилась в три раза (на 70%).Рентабельность продаж снизилась почти на 1% в связи с ростом себестоимости.
Теперь необходимо провести анализ финансовогосостояния организации, которое отражает наличие, размещение и использованиефинансовых ресурсов фирмы и источников их формирования. В данном блоке анализасделаем анализ: имущественного положения организации, финансовой устойчивости, ликвидностии платежеспособности, деловой активности.
Для проведения анализа имущественногоположения организации необходимо составить сравнительный аналитический(пригодный для анализа) баланс (Приложение 12), который можно получить изисходного баланса путем исключения регулирующих статей и уплотнения отдельныхстатей. Для этого сгруппируем статьи актива баланса в отдельные специфическиегруппы по признаку ликвидности, а статьи пассива – срочности обязательств.
Сначала проведем временной анализ активаи пассива баланса. Как видим из аналитического баланса, общая стоимостьимущества ЗАО «Ххх» увеличивается, причем темп прироста активов в 2005 годузначительно опережает темп прироста 2004 года (90% и 3% соответственно). Такойрезкий рост стоимости имущества обусловлен увеличением стоимости мобильныхактивов (на 344 тыс.руб.) при одновременном снижении иммобилизированных активов(на 4 тыс. руб.). Соотнеся темпы прироста выручки от реализации с темпамиприроста активов, мы получим такое соотношение: 28% к 90%. Значит, каждый рубльстоимости имущества принесет меньше выручки, что не является положительным.
Рассматривая динамику отдельных статейактива баланса, можно отметить, что наибольшее изменение в положительнуюсторону выявлено по статье «Дебиторская задолженность». Ее рост может отражатьдвоякие явления. С одной стороны, это негативное явление, свидетельствующее озадержке дебиторами своих платежей, с другой — о предстоящих поступлениях (снижениеэтого показателя может быть следствием отсутствия заказов), и расценивается положительно.При сопоставлении темпа роста дебиторской задолженности с темпом роста темпроста выручки мы видим, что в ЗАО «Ххх» скорость увеличения выручки в 2005 годугораздо ниже темпа роста дебиторской задолженности (128% и 359%соответственно). Такая ситуация неблагоприятно сказывается на финансовомсостоянии и может говорить об ухудшении расчетов с покупателями и прочимидебиторами. Немаловажно соотнести уровни дебиторской и кредиторскойзадолженности. На конец 2005 года размер первого показателя меньше второго (409тыс. руб. и 544 тыс. руб. соответственно), в результате чего организация имеетбесплатный источник финансирования, равный 125 тыс.руб. Это, безусловно,является положительным моментом. Рост денежных средств на 46,63% благоприятен,так как это наиболее ликвидные активы. Но это не значит, что их содержание всоставе ликвидных активов фирмы нужно повышать как можно больше, так как деньгив наше время не являются абсолютным показателем — они подвержены естественнойинфляции и колебаниям на рынке.
При анализе динамики общей величиныисточников финансовых ресурсов ЗАО «Ххх» очевидно, что значимый прирост ихразмера в 2005 году связан с ростом внешних обязательств, а именнократкосрочных (на 363 тыс. руб.). Указанное отрицательно сказывается на финансовомположении организации, потому что благоприятна обратная ситуация, когда ростпассива обусловлен ростом собственных источников. А в нашем случае собственныйкапитал в 2005 году, снижается более чем в два раза (на 23 тыс. руб.) — за счетуменьшения нераспределенной прибыли, хотя в 2004 году он возрастал.
Как указывалось выше, заемные средствавозросли за счет роста краткосрочных обязательств, а они, в свою очередь, — засчет роста кредиторской задолженности (на 417 тыс. руб.) при одновременномснижении прочих краткосрочных обязательств (на 54 тыс. руб.). С одной стороны,это оценивается положительно, так как кредиторская задолженность — бесплатный,наиболее выгодный источник финансирования (отсрочка платежа), но с другойстороны, ее рост увеличивает зависимость от кредиторов и может свидетельствоватьо нехватке собственных средств.
Теперь перейдем к вертикальному анализуи анализу структурной динамики. Анализ межгрупповой структуры актива балансаделает очевидным тот факт, что структура совокупных активов в 2005 годухарактеризуется значительным превышением в их составе оборотных средств, исоотношение долей иммобилизированных и мобильных активов равно 10% и 90%соответственно. Превышение оборотного капитала над основным может оцениватьсяположительно, так как краткосрочные активы обладают более высокой скоростьюоборота, чем долгосрочные, и более ликвидны. Однако здесь необходимо учитыватьсферу деятельности организации. Как упоминалось, ЗАО «Ххх» осуществляет своюдеятельность в нематериальной сфере – оказывает услуги, соответственно,доминирование удельного веса оборотных активов над внеоборотными являетсянормальным.
Структура имущества в течение двух летпретерпела следующие изменения. Уменьшение объема основных средств инематериальных активов (на 9% и 1% соответственно) обусловило снижение доливнеоборотных активов. Наибольшую часть оборотных средств составляет дебиторскаязадолженность (57%), доля которой в общей стоимости имущества возросла на 27%.
Пассивная часть баланса характеризуетсяпреобладающим удельным весом заемных источников средств. Привлечение заемныхсредств в оборот предприятия – явление нормальное. Это содействует временномуулучшению финансового состояния, но при условии, что они не замораживаются напродолжительное время в обороте и своевременно возвращаются. В противном случаеможет возникнуть просроченная кредиторская задолженность, что в конечном итогеприводит к выплате штрафов и ухудшению финансового положения. Однако чрезмерноеиспользование заемных средств считается рискованным. В ЗАО «Ххх» слишкомбольшая доля внешних обязательств (97%) и, кроме того, она возросла в 2005 годуна 8,5%. Такое соотношение собственных и заемных пассивов говорит об ослаблениипредприятия, снижении его независимости и автономности и в целом негативновлияет на финансовое состояние организации. Положительно оцениваетсясоотношение, когда доля собственного капитала во всех источниках финансированиябольше 50%, а в нашем случае она равна лишь 3%. Повышение доли заемных средств,может свидетельствовать об удешевлении финансирования, расширении деятельностии росте доверия к фирме на рынке кредитования.
Несмотря на неизменное абсолютноезначение уставного капитала на конец 2005 года, произошло уменьшение его и безтого незначительной доли к итогу пассива с 2% до 1%. Рассматриваявнутригрупповую структуру пассива, мы видим, что рост доли краткосрочныхобязательств в общей сумме источников средств произошел из-за роста доликредиторской задолженности (на 42%) при снижении прочих краткосрочныхобязательств (на 34%).
Таким образом, анализ динамики,структуры и структурной динамики статей баланса позволяет сделать вывод, чтоуправление активами ЗАО «Ххх» ухудшилось, что привело к ослаблению финансовогоблагополучия организации и снизило его независимость от внешнего капитала, тоесть фирма ощущает острый дефицит собственного капитала.
В продолжение анализа финансовогосостояния фирмы определим уровень ее финансовой устойчивости, котораяпредставляет собой стабильность деятельности с точки зрения долгосрочной перспективы.Для этого сначала исследуем обеспеченность запасов и затрат (материальныхоборотных средств), которая рассчитана в таблице 2.5
Таблица 2.5
Оценка финансовой устойчивости ЗАО «Ххх»,2004-2005 гг.Показатели 2004г. 2005г. Изменение Источники собственных средств 42 19 -23 Внеоборотные активы 74 70 -4 Наличие собственных оборотных средств -32 -51 -19 Наличие собственных и долгосрочных заемных источников финансирования запасов и затрат -32 -51 -19 Общая величина основных источников формирования запасов и затрат -32 -51 -19 Общая величина запасов и затрат Излишек (+) или недостаток (-) собственных оборотных средств -32 -51 -19 Излишек (+) или недостаток (-) собственных и долгосрочных заемных источников формирования запасов и затрат -32 -51 -19 Излишек (+) или недостаток (–) общей величины основных источников формирования запасов и затрат -32 -51 -19 Трехкомпонентный показатель типа финансовой ситуации (0;0;0) (0;0;0) - Тип финансовой ситуации кризисный кризисный -
В организации ЗАО «Ххх» величинасобственных оборотных средств не превышает нулевого значения, следовательно,постоянные пассивы недостаточны для финансирования текущих активов фирмы. Этоуже говорит о низкой степени финансовой устойчивости организации. Таким образом,наблюдается недостаток всех источников финансирования запасов и затрат:собственных оборотных средств, чистого оборотного капитала и общей величинаисточников финансирования, который равен 51 тыс. руб. Следовательно, типфинансовой ситуации – кризисный, что означает полную зависимость организации отзаемных средств и еще раз подтверждает, что фирма испытывает острый дефицитсобственного капитала. Руководство ранее, в предыдущие отчетные периоды, должнобыло насторожить постоянное уменьшение в динамике источников финансированиязапасов и затрат до того момента, когда все они будут представлять собойотрицательные значения. Но кризисная ситуация еще далека от начала процедурыбанкротства. Отрицательные значения всех финансовых показателей могут бытьследствием неблагоприятного стечения обстоятельств на конкретную дату составлениябаланса, то есть иметь временный характер.
Дальше проведем анализ финансовойустойчивости по относительным показателям, которые дают более точную, посравнению с абсолютными, оценку финансовой устойчивости.
Таблица 2.6
Основные финансовые коэффициенты в ЗАО «Ххх»,2003-2005 гг.Наименование показателя Годы Изменение 2003 2004 2005 2004г. 2005г. Коэффициент независимости (автономии) 0,060 0,111 0,026 +0,051 -0,085 Коэффициент устойчивости 0,060 0,111 0,026 +0,051 -0,085 Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами -0,245 -0,105 -0,079 +0,139 +0,027 Коэффициент имущества производственного назначения 0,217 0,172 0,085 -0,045 -0,087
Анализируя данные таблицы, первоначальноважно отметить, что все коэффициенты финансовой устойчивости находятся нанизком уровне. Такая ситуация, естественно, не является привлекательной длякредиторов и инвесторов. Так, коэффициент автономии показывает, что долясобственных средств в общем объеме источников на конец 2005 года составил лишь2,6%, то есть деятельность ЗАО «Ххх» лишь на 3% финансируется за счетсобственных источников средств. Это очень низкое значение, которое говорит онизкой финансовой устойчивости организации и о том, что риск кредиторов велик.Кроме того, его уровень снижается, что, естественно, является негативныммоментом, так как говорит о снижении и без того низкой финансовой независимостиорганизации и о росте риска финансовых затруднений в будущем. Коэффициентфинансовой устойчивости равен коэффициенту независимости, что говорит о том,что фирма не располагает долгосрочными источниками финансирования.Отрицательное значение коэффициента обеспеченности собственными оборотнымисредствами подтверждает сделанный ранее вывод – в организации нет собственныхоборотных средств. Но по данному показателю наблюдается тенденция к росту.Коэффициент имущества производственного назначения свидетельствует о том, чтодоля основных и материальных оборотных средств в общем имуществе организациисоставила в 2005 году лишь 8,5%, что говорит об их недостаточности, которая ктому же в динамике снижается.
Таким образом, анализ коэффициентовфинансовой устойчивости подтвердил, что ЗАО «Ххх» не обладает финансовойсамостоятельностью и находится в сильной зависимости от кредиторов, чтопредполагает нестабильность его деятельности, то есть организация неустойчива вфинансовом отношении и уровень этой независимости снижается.
Также не менее важно определить степеньплатежеспособности и ликвидности рассматриваемой фирмы. Понятияплатежеспособности и ликвидности очень близки, но второе более емкое. Отстепени ликвидности организации зависит ее платежеспособность. Сначаларассмотрим ликвидность баланса ЗАО «Ххх» (таблица 2.7).
Таблица 2.7
Анализ ликвидности баланса ЗАО «Ххх» за2004-2005 гг., тыс. руб.
Наименование
групп
актива 2004г 2005г
Наименование
групп
пассива 2004г 2005г Платежный излишек (+), или недостаток (–) 2004г. 2005г. Наиболее ликвидные активы (А1) 163 239 Наиболее срочные обязательства (П1) 336 699 -173 -460 Быстро реализуемые активы (А2) 114 409 Краткосрочные пассивы (П2) +114 +409 Медленно реализуемые активы(А3) 27 Долгосрочные пассивы (П3) +27 Трудно реализуемые активы (А4) 74 70 Постоянные пассивы (П4) 42 19 +32 +51 Баланс 378 718 Баланс 378 718 - -
Баланс является абсолютно ликвидным присоотношении:
А1>П1, А2>П2, А3>П3,А4П4. Сопоставление групп по активу и пассиву в организации ЗАО «Ххх»2005 году имеет следующий вид:
А1П2; АЗ=ПЗ; А4>П4,исходя из чего, можно охарактеризовать ликвидность баланса как недостаточную,то есть ЗАО «Ххх» не сможет обратить активы в наличность и погасить все своиплатежные обязательства. В частности, первое неравенство отражает, что фирма нев состоянии рассчитаться по своим наиболее срочным обязательствам (до 3-хмесяцев) с помощью наиболее ликвидных активов. За 2005 год выявлен платежный недостаток(460 тыс. руб.), который возрос по сравнению с 2004 годом, и фирма в отчетномпериоде могла оплатить 34% (239/699*100%) своих краткосрочных обязательств, чтоеще раз свидетельствует о ее неважном финансовом положении. По второмунеравенству имеется большой платежный излишек, так как краткосрочные пассивыотсутствуют. Последняя пропорция свидетельствует о несоблюдении минимальногоусловия финансовой устойчивости – наличие у организации собственных оборотныхсредств.
Более детальным является анализплатежеспособности при помощи финансовых коэффициентов – показателейликвидности активов. Рассчитаем их в таблице 2.8.
Таблица 2.8
Коэффициенты ликвидности иплатежеспособности ЗАО «Ххх», 2004-2005 гг.Наименование показателя 2004г. 2005г. Изменение Коэффициент абсолютной ликвидности 0,48 0,34 -0,14 Промежуточный коэффициент покрытия 0,82 0,93 +0,11 Коэффициент текущей ликвидности 0,90 0,93 +0,02 Коэффициент общей платежеспособности 1,13 1,03 -0,10
Представленные расчеты позволяют сделатьвывод о невысоком уровне ликвидности организации и существующей угрозе еефинансовой стабильности, а, следовательно, — ее возможной неплатежеспособности.Коэффициент абсолютной ликвидности говорит о том, что фирма ЗАО «Ххх» в 2005году немедленно могла погасить лишь 34% краткосрочной задолженности денежнымисредствами, что на 14% ниже уровня 2004 года и указывает на ухудшение состоянияплатежеспособности, так как обязательства организации увеличиваются быстрее,чем ликвидные активы.
Коэффициент критической ликвидности вотчетном периоде возрос на 0,11 пунктов и составил 0,93 пункта, то естьорганизация может погасить почти все краткосрочные обязательства при условииполного и единовременного возврата средств от дебиторов, но все же сумманаиболее ликвидных активов не превышает обязательства.
Коэффициент текущей ликвидности наначало и конец 2005 года свидетельствует о неполной обеспеченности фирмыоборотными средствами для ведения хозяйственной деятельности и возможностипогасить в срок все срочные обязательства — на рубль краткосрочных обязательствприходится 93 рубля текущих активов, то есть оборотные активы не превышаюткраткосрочные обязательства. Это неудовлетворительный показатель. Думаю, чтоздесь можно говорить о наличии финансового риска, если принять во вниманиеразличную степень ликвидности активов. В случае, если не все активы смогут бытьреализованы в срочном порядке, то возникнет угроза финансовой стабильностиорганизации.
Коэффициент общей платежеспособности в2004 году находился на среднем уровне, который в 2005 году увеличился на 0,1пункт и составил 1,03 пункта. Это характеризует недостаточность средств дляпогашения всех краткосрочных обязательств и одновременного бесперебойногоосуществления деятельности, то есть неудовлетворительную ликвидность.
Таким образом, организация ЗАО «Ххх»рискует не справиться со своевременным погашением текущих обязательств, чтоможет привести к финансовым санкциям со стороны поставщиков или даже к разрывудоговорных отношений.
Показатели деловой активности помогутнам оценить, насколько успешным является управление имуществом. Для этогорассчитаем относительные показатели — коэффициенты деловой активности (таблица2.9).
Таблица 2.9
Показатели деловой активности ЗАО «Ххх»,2004-2005 гг. Наименование показателя 2004г. 2005г. Изменение Коэффициент деловой активности 9,82 8,55 -1,27 Фондоотдача внеоборотных активов 44,65 65,06 +20,41 Коэффициент оборачиваемости оборотных средств 12,58 9,84 -2,74 Длительность одного оборота оборотных средств, дней 29,01 37,09 +8,08 Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности 25,42 17,91 -7,51 Период погашения дебиторской задолженности, дней 14,36 20,38 +6,02 Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности 23,54 13,96 -9,58 Период погашения кредиторской задолженности, дней 15,50 26,14 +10,64
В первую очередь следует определитькоэффициент общей капиталоотдачи (деловой активности). В рассматриваемойорганизации его значение на конец 2005 года составил 8,55 пунктов, значит, веськапитал организации обернулся 8,5 раз. Однако имеется тенденция к снижению,следовательно скорость оборота совокупных активов убавилась, то есть они сталиреже оборачиваются в процессе деятельности организации, что привело к уменьшениюдоходности. Теперь выясним, какие именно активы попали в группу наибольшегориска. В отчетном году фондоотдача внеоборотных активов возросла почти вполтора раза, что говорит о повышении эффективности их использования и,естественно, расценивается как положительная тенденция, которая была достигнутаза счет роста выручки.
Негативным моментом является снижениекоэффициента оборачиваемости оборотных средств (на 20 оборотов) и,соответственно, рост длительности одного оборота (на 8 дней). Это значит, чтомобильные активы дольше находились в обороте, и продолжительность одногооборота стала длиннее. Замедление оборачиваемости мобильных активов увеличиваетпотребность в них, что приводит к снижению прибыли. Таким образом,эффективность использования оборотных активов снизилась.
Изменение коэффициента оборачиваемостидебиторской задолженности в сторону уменьшения (с 25 оборотов в год до 17), а периодаее погашения – в сторону увеличения (на 6 дней) показывает рост объемовкоммерческого кредита, предоставляемого своим покупателям, и оцениваетсяотрицательно, так как основной целью в анализе дебиторской задолженностиявляется ускорение ее оборачиваемости. Таким образом, в 2005 году в ЗАО «Ххх»состояние расчетов с покупателями и заказчиками по сравнению с прошлым годомухудшилось. Средний срок погашения дебиторской задолженности равен 20 дням, тоесть в среднем на взыскание дебиторской задолженности требуется 20 дней. На мойвзгляд, это нормальный уровень, который говорит о среднем уровне ликвидностидебиторской задолженности.
Однако необходимо сравнитьпродолжительность одного оборота дебиторской и кредиторской задолженностей.Согласно таблице 2.9, период погашения кредиторской задолженности длиннее периодапогашения дебиторской. Эта ситуация оценивается положительно. Такжеположительно характеризуется снижение оборачиваемости кредиторскойзадолженности и означает уменьшение скорости оплаты задолженности фирмы.Средний срок возврата долгов возрос с 15,5 дней до 26. Следовательно, состояниерасчетов с поставщиками и прочими кредиторами по сравнению с предыдущим годомулучшилось.
Таким образом, проведенный анализфинансового состояния организации ЗАО «Ххх» позволяет сделать общий вывод отом, финансово-хозяйственная деятельность анализируемой организации прибыльна,но и без того невысокий уровень ее рентабельности в динамике имеетотрицательную тенденцию. Благодаря анализу аналитического баланса сталоизвестно, что управление активами фирмы ухудшилось и привело к ослаблению еефинансового благополучия, а также что организация ощущает острый дефицит собственногокапитала. Кроме того, было выявлено, что степень финансовой устойчивостиорганизации ЗАО «Ххх» находится на низком уровне, а тип финансовой ситуации – кризисный,что свидетельствует о финансовой несамостоятельности фирмы, ее сильнойзависимости от кредиторов и приводит к нестабильности ее деятельности. Сделавоценку ликвидности и платежеспособности, можно охарактеризовать ликвидностьбаланса как недостаточную, то есть ЗАО «Ххх» не сможет обратить активы в наличностьи погасить все свои платежные обязательства. Значит, уровень ее ликвидностиневысокий и может привести к возможной неплатежеспособности.
Обобщив данные анализа, можно сказать,что анализируемая организация скорее не является привлекательной дляинвесторов.
2.3 Организациябухгалтерского учета
Бухгалтерский учет в организации ЗАО «Ххх»ведется в порядке, установленном законодательством РФ, в том числе:
- ФедеральнымЗаконом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года;
- Положениемпо ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденногоприказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. №34н;
- Положениями(стандартами) по бухгалтерскому учету;
- ПриказомМинфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерскогоучета финансово-хозяйственной деятельности и Инструкция по его применению»;
- Типовымирекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малогопредпринимательства, утвержденными приказом Минфина РФ от 21 декабря 1998 г. № 64н;
- Налоговымкодексом РФ;
- Гражданскимкодексом РФ;
- другимидействующими нормативными актами, регламентирующими бухгалтерский учет иотчетность в РФ.
За организацию учета, соблюдениезаконодательства при выполнении хозяйственных операций на предприятии ЗАО «Ххх»ответственность несет руководитель организации, за его ведение – главныйбухгалтер.
Хотелось бы отметить, что в даннойорганизации нет такого организационно-распорядительного документа, как Положениео бухгалтерии. В связи с этим он был разработан на основании Федеральногозакона «О бухгалтерском учете», Положения по ведению бухгалтерского учета ибухгалтерской отчетности в РФ и других действующих нормативных актов, регламентирующихбухгалтерский учет в РФ, а также в соответствии с внутрифирменными документамиорганизации (Приложение 13) [1, 9].
Поскольку объем учетной работы на данноммалом предприятии небольшой, то его руководитель не стал создаватьбухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главнымбухгалтером, а просто ввел в штат должность главного бухгалтера, права иобязанности которого определены в статье 7 Федерального закона «О бухгалтерскомучете». Данный сотрудник имеют высшее образование по специальности. Главныйбухгалтер совмещает обязанности лица, ответственного за ведение бухгалтерского(финансового), управленческого, налогового и статистического видов учета [1].
Требования главного бухгалтера подокументальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению бухгалтериинеобходимых документов и сведений обязательны для всех сотрудников предприятия.Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несетответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета,своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Онобеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательствуРФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.
В ЗАО «Ххх» применяетсяавтоматизированная форма бухгалтерского учета, однако первичные и сводныеучетные документы при необходимости распечатываются на бумажных носителях информации.В данной организации используется две бухгалтерские программы:
1. «1С:Предприятие. Бухгалтерский учет. Типовая конфигурация 7.7 сетевая версия»;
2. 1С-Конфигурация«Универсал» (Бухгалтерский учет – Персонал — Производство). Данная программаразработана самой организацией и является совместимой с лицензионнымпрограммным продуктом фирмы «1С».
Организация документооборота будетдетально рассмотрена в третьем разделе данной дипломной работы.
Негативным моментом является то, чтоорганизации ЗАО «Ххх» не была составлена должностная инструкция главногобухгалтера, поскольку руководство организации не считало ее составлениецелесообразным. Данный организационный документ был составлен при согласованиис главным бухгалтером на основании «Квалификационного справочника должностейруководителей, специалистов и других служащих», утвержденного постановлениемМинтруда России от 21.08.1998 г. №37 и утвержден генеральным директороморганизации (Приложение 14) [35]. В должностной инструкции главного бухгалтерасодержатся следующие разделы: Общие положения, должностные обязанности; права;ответственность.
В соответствии с Положением побухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98), утвержденногоприказом МФ РФ от 09.12.98 г. № 60н, в организации ЗАО «Ххх» на 2004 годразработано и принято положение об учетной политики [10]. Оно утвержденаприказом генерального директора (Приложение 15). Ответственным за формированиеучетной политики является главный бухгалтер. В организации ЗАО «Ххх»разработана учетная политика как для целей бухгалтерского учета, так и дляцелей налогообложения и оформлена в виде единого документа. Порядок утвержденияданного документа соответствует всем требованиям законодательства и спецификедеятельности организации.
В рассматриваемой фирме разработан иутвержден рабочий план счетов (Приложение 16). Однако данный документ не совсемсоответствует специфике организации, так как ЗАО «Ххх» — это субъект малогобизнеса и в нем используются не все счета, предусмотренные Приказом Минфина РФот 31.10.2000 г. № 94н «Об утверждении плана счетов бухучета финансово-хозяйственнойдеятельности и Инструкция по его применению» [13]. Из-за этого теряется многовремени для нахождения необходимого счета, что приводит к нерациональномуиспользованию рабочего времени и, следовательно, к дополнительным затратам. Всвязи с этим, был составлен упрощенный план счетов, который, по моему мнению,учитывает особенности данной фирмы (Приложение 17).
Порядок проведения инвентаризации такжеимеет немаловажное значение, поскольку в ходе инвентаризации проверяются идокументально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества иобязательств. Данный документ не разработан и не утвержден в учетной политикеЗАО «Ххх».
3. СОСТОЯНИЕ ОРГАНИЗАЦИИПЕРВИЧНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В ЗАО «Ххх»
3.1 Организация первичногобухгалтерского учета
Какизвестно, начальным этапом бухгалтерского учета является сплошноедокументирование всех хозяйственных операций путем составления определенныхносителей первичной учетной информации, то есть первичных бухгалтерскихдокументов. Все хозяйственные операции, проводимые в ЗАО «Ххх», оформляютсяоправдательными документами. Эти документы служат первичными учетнымидокументами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Движениедокументов с момента их создания или получения от других организаций дозавершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение представляетсобой документооборот. В ЗАО «Ххх» основными этапами документооборота являются:составление документа, проверка, обработка, регистрация и передача в архив.Рассмотрим эти взаимосвязанные процессы.
Рассмотрим,как происходит оформление первичных документов в рассматриваемой организации. Созданиедокумента – это регламентированный процесс записи (фиксации) информации набумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Созданиедокументов в рассматриваемой организации осуществляется по правилам,установленным нормативными актами.
Документыоформляются согласно общим требованиям, установленным в Федеральном законе от21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 30.06.2003 №86-ФЗ) и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностив Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.1998 №34н. В организации исполняются все требования к оформлению бухгалтерскихдокументов, установленные положением Министерства финансов СССР «О документах идокументообороте в бухгалтерском учете» от 29 юля 1983 года. Так, напримернезаполненные строки прочеркиваются, что исключает возможность внесениядополнительных записей в документ после подписания его ответственными лицами.При оформлении денежных документов организация руководствуется Положением оведении кассовых операций в Российской Федерации и правилами, установленнымиЦентральным банком России. Документы по операциям с денежными средствамиподписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные имилица [1,9,15,27,33].
Занарушение порядка составления документов отвечают те лица, которые их составляюти оформляют своими подписями.
Первичныеучетные документы в рассматриваемой организации составляются по форме,содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации,которые разрабатывает Госкомстат России. При необходимости в типовой бланквключаются дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренныеутвержденной формой, сохраняются. Однако бланки документов по учету кассовыхопераций не изменяются, как предписано Порядком применения унифицированных формпервичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата Россииот 24.03.1999 № 20. Вносимые изменения оформляются соответствующим приказом(распоряжением) [18].
Такжев организации используются документы, форма которых законодательно неутверждена. Их разрабатывают самостоятельно. Такие документы содержат всеобязательные реквизиты, такие как:
а)наименование документа;
б)дату составления документа;
в)наименование организации, от имени которой составлен документ;
г)содержание хозяйственной операции;
д)измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е)наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операциии правильность ее оформления;
ж)личные подписи указанных лиц.
Дляуточнения, дополнения хозяйственной операции кроме указанных реквизитов могутбыть включены дополнительные реквизиты.
Хотелосьбы отметить, что составление документов в ЗАО «Ххх» осуществляетсяавтоматизированным способом. Это обеспечивает быструю фиксацию хозяйственныхопераций, резко сокращает время заполнения документов и количество работников,занятых их оформлением, снижает трудоемкость. Кроме того, вероятность допущенияошибок минимальна.
Послетого, как документ составлен, происходит его проверка. Принятыедокументы проверяются по мере их создания. Это один из самых важных сегментов всистеме документооборота, так как именно на данной стадии происходят проверкапервичной документации, сортировка и определения места, которое документ должензанять в системе учета. Кроме того, на этом этапе отсеиваются документы,оформленные с нарушением установленных правил и требующие замены илидооформления.
ВЗАО «Ххх» проверку осуществляют по следующим направлениям:
1. Формальнаяпроверка. Здесь определяется соответствие документов установленным формам, вчастности:
- правильностьи полнота заполнения необходимых реквизитов;
- конкретностьотражения хозяйственных операций;
- четкостьпроставления единиц измерения;
- наличиеи подлинность подписей;
- определениесвоевременности составления и представления документов относительно графикадокументооборота.
2. Проверкапо существу, то есть устанавливается законность совершенных хозяйственныхопераций. Здесь проверяется:
- соответствиезаконодательству;
- соответствиехозяйственной целесообразности и эффективности производства.
3. Проверкаправильности арифметических подсчетов — пересчет результатов перемноженияколичественных показателей на цену, итогов в целом по документу и т. п.;
4.Встречная проверка. Она означает сопоставление одних документов с другими.
Порезультатам проведенной проверки принимаются следующие решения:
- приобнаружении арифметической ошибки или нарушении правил оформления документа еговозвращают исполнителям (подписи которых стоят на документе) для исправления;
- приобнаружении незаконного проведения операции, ее нецелесообразности,мошенничества, подделки подписей дальнейшие операции с документамиприостанавливают, а документы задерживают в бухгалтерии для выясненияобстоятельств и принятия необходимых мер в отношении виновных лиц.
Проверенныеи полностью отвечающие предъявляемым требованиям документы главный бухгалтерЗАО «Ххх» обрабатывает дальше. Обработка документа в бухгалтерииосуществляется в три этапа: таксировка (расценка), группировка и контировка.
Сначалапроизводится таксировка, то есть главный бухгалтер организации переводитнатуральные и трудовые измерители, указанные в документе, в денежные. Например,на основании табеля рабочего времени рассчитывается заработная платаработников. После этого подбираются документы, однородные по экономическомусодержанию, то есть группируются. Документы систематизируются по трем потокамдокументации:
- входящиедокументы (поступающие из других организаций);
- исходящиедокументы (отправляемые в другие организации);
- внутренниедокументы (создаваемые в организации).
Такжепроисходит группировка документов по другим признакам. Например, авансовыеотчеты работников классифицируются по цели использования денежных средств;кассовые документы обобщаются по приходу и расходу.
Далееосуществляется третий этап обработки документа – контировка, то есть указание впервичной документации корреспонденции бухгалтерских счетов по конкретнойхозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.
Послеперечисленных процедур осуществляется регистрация первичных документов,которая придает им юридическую силу, так как фиксирует факт их создания илиполучения. Фиксирование первичного учетного документа в бухгалтерском учетепредставляет собой запись учетных данных о документе по установленной форме,которая фиксирует факт создания или получения документа. Например, авансовыеотчеты сдаются подотчетным лицом вместе с оправдательными документамибухгалтеру, который проверяет наличие, правильность и законность необходимыхреквизитов и заносит все данные в компьютер. При этом внутренние документырегистрируются в день подписания или утверждения, входящие — в деньпоступления, исходящие — в день отправки. Регистрация документа осуществляетсяглавным бухгалтером фирмы в автоматизированном виде.
Такимобразом, в организации ЗАО «Ххх» соблюдены следующие принципы:
1.Принцип достаточности оснований для регистрации первичных документов. То есть,каждый зарегистрированный носитель информации отражает реально совершенные и,что самое важное, разрешенные экономические действия.
2.Принцип полноты регистрации первичных документов. В фирме обеспечена такаяорганизация регистрации, при которой все первичные документы, отвечающиетребованиям, вводятся и обрабатываются.
3.Принцип точности регистрации и обработки первичных документов. Соблюдение этогопринципа обеспечивает:
- правильнуюинтерпретацию сущности хозяйственной операции, отраженной в первичномдокументе;
- точныйколичественный и качественный перенос данного документа в системубухгалтерского учета.
4.Принцип своевременности регистрации и обработки первичных документов безкаких-либо пропусков или изъятий.
5.Принцип определенности регистрации и накопления первичных документов. Каждомупервичному документу соответствует строго определенное место в конкретномучетном регистре. Соблюдение этого принципа позволяет:
- быстроустановить отсутствующие документы;
- выявитьнетипичную или разовую хозяйственную операцию.
6.Принцип однократного ввода. При соблюдении выше перечисленных принципов, этопринцип соблюдается автоматически. В частности, следование принципуопределенности регистрации документов в значительной степени облегчает поисктак называемой «ошибки двойного ввода», так как все первичные документы,отражающие одинаковые хозяйственные операции, зарегистрированы в одном учетномрегистре. Обеспечение принципов полноты регистрации и своевременностирегистрации первичных документов не допускает ситуации, когда первичныйдокумент не находит отражения в учетном регистре.
Послеобработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение вархив. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документовбухгалтерского учета несет руководитель организации. Сохранность бухгалтерскихдокументов и регистров обеспечивает главный бухгалтер. Хранение первичнойдокументации осуществляется в соответствии со статьей 17 Закона «Обухгалтерском учете». В частности, в организации ЗАО «Ххх» соблюдаются срокихранения, предписанные правилами организации государственного архивного дела, –не менее пяти лет, а также Положением о документах и документообороте в бухгалтерскомучете. Так, кассовые книги, кассовые оправдательные документы хранятся пятьлет; лицевые счета работников организации — 75 лет за минусом возраста лиц намомент прекращения ведения лицевого счета. Кроме того, поскольку бухгалтерскийучет в организации полностью автоматизирован, то программы компьютернойобработки данных (с указанием сроков их использования) хранятся не менее пятилет после отчетного года, в котором они использовались для составлениябухгалтерской отчетности в последний раз.
Текущеехранение бухгалтерских документов (за отчетный год) в ЗАО «Ххх» осуществляетсянепосредственно в бухгалтерии. Каждый полученный документ, который прошелобработку, подшивается в папку по назначению в хронологическом порядке. Приэтом, оперативное хранение в организации подразделяется на хранение в процессеисполнения и хранения исполненных документов. Документы во время их исполненияхранятся у исполнителя в специальных папках.
Бухгалтерскиедокументы хранятся в бухгалтерии в закрытых шкафах до трех лет, а по истеченииэтого срока передаются в архив организации.
Документооборотпервичной учетной документации регламентируется графиком, которыйразрабатывается главным бухгалтером и утверждается приказом руководителяорганизации. Однако в ЗАО «Ххх» наблюдается отсутствие графикадокументооборота. Но, на мой взгляд, он необходим, так как именно в графикедокументооборота отражается путь движения для каждого документа, срок ихпредоставления в бухгалтерию, а также ответственные лица. В связи с этим данныйорганизационный документ был составлен при согласовании с главным бухгалтероморганизации в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» идругими нормативными документами (Приложение 18). На мой взгляд, предложенныйграфик документооборота предусматривает оптимальное число исполнителей дляпрохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в каком-либоотделе организации, что способствует улучшению учетной работы и усилению контрольнойфункции бухгалтерского учета.
Выдачапервичных учетных из бухгалтерии или архива организации ЗАО «Ххх» работникаморганизации не производится, как это и предписано законодательством. Однакоесли возникает необходимость, то документ может быть выдан по распоряжениюглавного бухгалтера.
Такимобразом, в целом состояние организации первичного бухгалтерского учета в ЗАО «Ххх»соответствует требованиям законодательства в области бухгалтерского учета и,кроме того, учитывает размер и специфику деятельности организации. В том числесоблюдаются правила и сроки оформления, проверки, обработки и храненияпервичной документации. Однако негативным моментом является то, что врассматриваемой организации не разработан график документооборота, что ослабляетконтрольную функцию бухгалтерского учета и может привести к несвоевременностисоставления отчетности.
3.2 Состояние организациипервичного учета по отдельным участкам учета
Послерассмотрения общего порядка организации и ведения первичного учета в ЗАО «Ххх»целесообразно проанализировать его построение на отдельных участкахбухгалтерского учета.
3.2.1 Учет материально-производственных запасов
Напомню,что в связи со спецификой своей деятельности, рассматриваемая организация непроизводит продукцию, в связи с чем не имеет материально-производственныхзапасов, используемых в качестве сырья, материалов для ее изготовления. Вкачестве материально-производственных запасов ЗАО «Ххх» использует товары,приобретенные от других юридических или физических лиц и предназначенные дляпродажи (например, компьютерное оборудование, оргтехника), а также материалы,используемые для оказания услуг и управленческих нужд (бензин, канцелярскиетовары, периодические издания). Поэтому, в отличие от производственных предприятий,рассматриваемая организация на данном участке учета имеет небольшое количествоопераций, и, кроме того, в конце отчетного года счета материально-производственныхзапасов остатка не имеют (то есть, в бухгалтерском балансе статья «Запасы»отсутствует).
Поэтим причинам в ЗАО «Ххх» используется малое количество первичных документов поучету материалов. Отмечу, что в данной фирме на этом участке документысоставляются, в том числе, с учетом Положением по бухгалтерскому учету «Учетматериально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденное приказом МинфинаРФ от 9 июня 2001 г. № 44н. Для отражения операций с материалами применяютсяпервичные документы унифицированной формы, утвержденные постановлением ГоскомстатаРФ от 30 октября 1997 г. № 71а [11,21].
Сначаларассмотрим, как в ЗАО «Ххх» оформляется приход материалов. Товарно-материальныеценности поступают в организацию только от поставщиков (не поступают изсобственного производства, в результате списания основных средств, в связи соспецификой деятельности), то есть покупаются. Для получения материалов в местенахождения поставщика сотруднику организации, который будет их получать,выдается доверенность (форма № М-2а (когда получают товарно-материальныеценности у поставщиков регулярно, например периодические издания) и № М-2) (Приложение19). Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются вхронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не имеют,поэтому их регистрируют в специальном журнале учета выданных доверенностей,который бухгалтер пронумеровывает и прошнуровывает. Доверенность выписывают на15 дней, а если же материальные ценности приобретаются у одного и того жепоставщика регулярно, — на календарный месяц. Данный документ выписываетсябухгалтером в одном экземпляре и выдается работнику, который будет получатьтоварно-материальные ценности. Работник расписывается в получении доверенностина ее корешке или в журнале учета выданных доверенностей, а также в самойдоверенности, после чего она заверяется печатью и подписывается руководителем иглавным бухгалтером. Поставщик вместе с материальными ценностями передаетпредставителю организации товаросопроводительные документы (счет-фактуру,накладную), реквизиты которых указываются бухгалтером в корешке (придоверенности по форме № М-2а перечень этих документов не приводится). Важноотметить, что доверенности в ЗАО «Ххх» не выдаются лицам, не работающим ворганизации.
Чтобыдважды не выписать доверенность на получение одних и тех же материальныхценностей бухгалтер ведет журнал учета выданных доверенностей. Если работник неполучил материалы и вернул доверенность в бухгалтерию, то в графе «Отметки овыполнении поручения по выданной доверенности» журнала бухгалтер делает запись:«Не использована».
Доверенности,по которым были выданы материальные ценности, и журнал учета выданныхдоверенностей хранятся в архиве организации 5 лет.
Материалыпринимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Оприходованиематериалов в ЗАО «Ххх» сопровождается составлением приходного ордера (форма №М-4) (Приложение 20). Материально ответственное лицо составляет приходный ордерв одном экземпляре в день поступления ценностей в организацию на фактическипринятое количество этих ценностей, а затем передает в бухгалтерию вместе стоваросопроводительными документами поставщика (счет-фактура (Приложение 21)),где они проходят проверку и обработку по общему порядку, описанному вподразделе «Организация первичного бухгалтерского учета». Документы заполненыбез нарушений. Далее бухгалтер заполнил в ордере графу «Корреспондирующийсчет». На основании приходного ордера в бухгалтерском учете ЗАО «Ххх» былиотражены проводки:
1)Оприходование материалов по фактической себестоимости согласно приходногоордера:
Дебет10 «Материалы»
Кредит60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
2)Учтен НДС по оприходованным материалам согласно представленного поставщикомсчета-фактуры:
Дебет19 «НДС по приобретенным ценностям»
Кредит60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
3)Произведена оплата материалов (погашена задолженность перед поставщиком):
Дебет60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Кредит51 «Расчетный счет»;
4)Принят к вычету НДС по приобретенным материалам согласно предоставленногосчета-фактуры:
Дебет68-2 «Расчеты по НДС»
Кредит19 «НДС по приобретенным ценностям».
Присписании материалов ЗАО «Ххх» использует неунифицированную форму Акта насписание материальных ценностей (Приложение 22), в котором указываетсянаименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованиюсписанных материалов. Акт подписывается руководителем и главным бухгалтероморганизации. Согласно учетной политике ЗАО «Ххх», списание материалов назатраты производится по средней себестоимости. Списание осуществляется наосновании указанного акта. В бухгалтерском учете это отразилось следующейпроводкой:
Стоимостьматериалов включена в состав общехозяйственных расходов:
Дебет25 «Общехозяйственные расходы»
Кредит10 «Материалы».
Для учета товаров в организацииЗАО «Ххх» используются унифицированные формы первичных документов по учетутоваров, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря № 132 [26].Оприходование товара осуществляется на основании товарной накладной поставщика,а его списание — товарной накладной, выписанной в организации. То есть,накладная выступает как приходным, так и расходным товарным документом,выписанным материально ответственным лицом по форме № ТОРГ-12 (Приложение 23).Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими ипринявшими товар, и заверяется печатями организаций поставщика и получателя.Товарная накладная выписывается в двух экземплярах: первый экземпляр остается упередающей стороны, второй передается получателю товаров. Оформленную накладнуюматериально ответственное лицо, отпустившее товар, передает в бухгалтерию дляотражения выбытия товара в бухгалтерском учете:
1) Оприходование приобретенного товара(без НДС) в размере 4940,10 руб.:
Дебет41 «Товары»
Кредит60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
2) Согласно представленного продавцомсчета-фактуры № 6667 (Приложение 24) выделен НДС по затратам, непосредственносвязанным с приобретением данного ттовара на сумму 889,22 руб.:
Дебет19 «НДС по приобретенным ценностям»
Кредит60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
3) Произведена оплата купленного товарав сумме 5829,32 руб.:
Дебет60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Кредит51 «Расчетный счет»;
4) Произведен вычет НДС (889,22 руб.):
Дебет68-2 «Расчеты по НДС»
Кредит19 «НДС по приобретенным ценностям».
Накладная хранится в архиве организации5 лет.
В организации приобретенные товары,согласно учетной политике, отражаются по фактической себестоимости (то есть,непосредственно на счете 41 Товары»). Стоимость проданных товаров списывается сиспользованием метода ФИФО.
ЗАО «Ххх» 18 мая 2005 г. продало четыре системных блока организации СХПК «Овощной» на общую сумму 41600 руб. (в томчисле НДС – 6345,76 руб.). Фактическая себестоимость этих товаров составила33000 руб. Главный бухгалтер выписал СХПК «Овощной» товарную накладную № 806 от18.05.2005г. на сумму 41600 руб. (Приложение 25) и счет-фактуру № 831,датированный этим же числом (Приложение 26). Мы видим, что товарная накладнаяоформлена фирмой на бланке по форме № ТОРГ-12. Все необходимые реквизиты вдокументе проставлены. Документ оформлен в двух экземплярах: первый экземплярпередан покупателю (СХПК «Овощной»), второй остается в бухгалтерии продавца(ЗАО «Ххх»). На ее основании бухгалтер отразил выбытие системных блоковпроводками:
1) Отражена выручка от продажи системныхблоков организации СХПК «Овощной» в размере 41600 руб.:
Дебет62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
Кредит90-1 «Выручка»;
2) Одновременно с отражением выручки отпродажи (то есть, при ее признании в бухгалтерском учете) списана фактическаясебестоимость проданных системных блоков в размере 33000 руб.:
Дебет90-2 «Себестоимость продаж»
Кредит41 «Товары»;
3) Начислен НДС по реализованнымсистемным блокам согласно представленного покупателю счета-фактуры на сумму6345,76 руб.
Дебет90-3 «Налог на добавленную стоимость»
Кредит68 «Расчеты по налогам и сборам»;
4) Поступление денежных средств от СХПК«Овощной» за реализованные системные блоки на сумму 41600 руб.:
Дебет51 «Расчетный счет»
Кредит62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
5) В конце месяца определен финансовыйрезультат (прибыль) от продажи системных блоков в размере 2254,24 руб.:
Дебет90-9 «Прибыль / убыток от продаж»
Кредит 99 «»Прибыли и убытки».
Итак,проанализировав организацию первичного учета материально-производственныхзапасов в ЗАО «Ххх», можно сделать вывод, что документальное оформлениехозяйственных операций на данном участке соответствует действительности (тоесть отражает фактически совершившиеся факты) и законодательно установленнымтребованиям. Проверка и обработка составленных документов проводитсябухгалтером в полной мере. Также хотелось бы отметить, что в организации поучету материалов используются самостоятельно ею разработанная (то есть, неунифицированная)форма акта на списание материалов, но она не утверждена в учетной политике. Чтохарактеризуется отрицательно.
3.2.2 Учет основных средств
Преждевсего, отмечу, что в организации ЗАО «Ххх» учет объектов основных средствведется в соответствии с требованиями, в том числе, Методических указаний поучету основных средств, утвержденных приказом Минфина РФ от 20 июля 1998 года №33н, а также Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ6/01). Для документального оформления хозяйственных операций с основнымисредствами рассматриваемая организация использует унифицированные формыдокументов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учетуосновных средств» [12, 20, 29].
Первоначальнорассмотрим, какие первичные документы используются в ЗАО «Ххх» для оформленияпокупки, продажи, ремонта объектов основных средств. Для оформления и учетаопераций приема и передачи объектов основных средств ЗАО «Ххх» использует «Акто приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)» (форма №ОС-1) с целью включения объекта в состав основных средств и учета их ввода вэксплуатацию, а также выбытия из состава основных средств при продаже другойорганизации. В указанном документе фиксируются сведения о сроках полезногоиспользования и способах начисления амортизации. Эти данные являются основаниемдля расчета амортизации, суммы которой уменьшают налоговую базу по налогу наприбыль. При оформлении приемки основных средств и выбытия в результате продажисторонним организациям акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельныйобъект.
Дляоформления приемки-сдачи основных средств из ремонта применяется Актприемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированныхобъектов основных средств (форма № ОС-3). Если ремонт организация выполняетсобственными силами, акт составляется в одном экземпляре, если сторонняяорганизация — в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации,второй экземпляр передают организации, проводившей ремонт.
Дляоформления и учета списания пришедших в негодность основных средств (кромеавтотранспортных) применяется Акт о списании объекта основных средств (кромеавтотранспортных средств) (форма № ОС-4), который составляется в двухэкземплярах и утверждается руководителем организации. Первый экземпляр актапередается в бухгалтерию, второй остается у материально-ответственного лица.Для оформления списания автотранспортных средств применяется Акт на списаниеавтотранспортных средств (форма № ОС-4а), который составляется в двухэкземплярах. Первый экземпляр с документом, подтверждающим снятие с учета вГИБДД, передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного засохранность автотранспортных средств.
Данныеприема, выбытия и ремонта объекта из состава основных средств вносятся в инвентарнуюкарточку учета основных средств (форма № ОС-6). Данный документ применяется дляпообъектного учета всех видов основных средств и заполняется в одном экземплярена основании первичных документов на поступление, выбытие, ремонт основныхсредств. В инвентарной карточке содержится ряд сведений, в том числе:
- сведенияоб объекте основных средств на дату поступления;
- сведенияоб объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету;
- переоценка;
- сведенияо приеме, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств;
- изменениепервоначальной стоимости объекта основных средств;
- затратына ремонт;
- краткаяиндивидуальная характеристика объекта основных средств.
Дляотражения амортизации объектов основных средств в организации ЗАО «Ххх»используются расчет амортизационных отчислений по объектам основных средств,где производится группировка основных средств по видам и местам их нахождения,определяется годовая и ежемесячная сумма амортизации. С целью определенияамортизации по автотранспорту используется расчет амортизационных отчислений поавтотранспорту. Амортизация основных средств начисляется линейным методом поосновным средствам, которые введены в эксплуатацию с 2002 года и стоят более10000 рублей. Срок использования каждого объекта организация определяет самостоятельно,опираясь на общероссийский классификатор основных средств включенные вамортизационные группы, утвержденный постановлением правительства РФ от11.01.2002г. № 1. Основные средства до 2002 года учитываются по первоначальнойили восстановительной стоимости. На предприятии это соблюдается, и полностьюсоответствует ст.257 и 259 Налогового кодекса РФ [5, 32].
3.2.3 Учет труда и его оплаты
Ворганизации ЗАО «Ххх» для учета труда и его оплаты оформляются унифицированныеформы первичной учетной документации, утвержденные постановлением ГоскомстатаРоссии от 6.04.2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичнойучетной документации по учету труда и его оплаты» [21, 25]. Хотелось быотметить, что стоимостные показатели в этих унифицированных формах указываютсяв рублях с точностью до второго знака после запятой. Указанные унифицированныеформы разделены на две большие группы:
1. Поучету кадров организации;
2. Поучету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Рассмотримуказанные группы детальнее. Начнем по порядку и рассмотрим, как в организацииЗАО «Ххх» оформляется прием работника на работу. При поступлении на работуработник пишет заявление, в котором указывает дату, с которой он приступает кработе, и свою будущую должность. Типового бланка для такого заявления непредусмотрено. В связи с этим, оно оформляется в свободной форме.
Далее,в соответствии с Трудовым кодексом РФ, с работником заключают трудовой договор.Его составляют в двух экземплярах: один передают работнику, другой остается ворганизации. На основании заявления и заключенного трудового договорасоставляется унифицированная форма приказа (распоряжения) о приеме работника наработу (форма № Т-1) (Приложение 27) в одном экземпляре. В данном документеуказывается должность, на которую принимается работник, оклад и испытательныйсрок. Приказ визируется главным бухгалтером и начальником отдела, в которомбудет работать новый сотрудник. Далее приказ подписывается руководителеморганизации, а работника знакомят с приказом под расписку. Особенностьюявляется, что печать на нем не ставится. На основании приказа в трудовую книжкуработника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка поформе № Т-2 (Приложение 28). Личная карточка заполняется в одном экземпляре наосновании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовойкнижки, диплома, (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательногоучреждения.
Дляоформления структуры, штатного состава и штатной численности организации всоответствии с ее уставом должно быть оформлено штатное расписание (форма №Т-3). Однако в организации ЗАО «Ххх» оно не составлено, что можно отметить какнегативный момент. На мой взгляд, этот документ должен быть разработан, потомучто от него зависит, как работники организации выполняют свои обязанности иполучают заработную плату. Учитывая вышеуказанное положение, был предложенвозможный вариант штатного расписания, в котором отражено наименованиедолжностей с указанием квалификации работников, размер окладов и надбавок подолжностям (Приложение 29) .
Дляотражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусковработников организации на календарный год применяется график отпусков (форма №Т-7), который составляется в начале каждого года. В нем указывают времяпредоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации.При его составлении учитываются действующее законодательство, спецификадеятельности организации и пожелания работников. График отпусков утверждаетсяруководителем организации. Случается, что срок отпуска переносится на другоевремя. Тогда с согласия работника и руководителя организации в график отпусковвносятся соответствующие изменения с указанием основания переноса отпуска(например, просьба сотрудника).
Наосновании графика отпусков оформляется приказ (распоряжение) о предоставленииотпуска работнику (форма № Т-6) (Приложение 30), в котором отражены срокотпуска и период, за который он был получен. На основании приказа делаютсоответствующие отметки в личной карточке работника (вид отпуска, егопродолжительность, даты начала и окончания отпуска). Далее производится расчетзаработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет опредоставлении отпуска работнику» (Приложение 31). На лицевой сторонезаписки-расчета указывают период работы, за который предоставляется отпуск,количество дней отпуска, а также даты его начала и окончания. На оборотнойстороне записки приводят данные, необходимые для расчета суммы отпускных,причитающейся к выдаче сотруднику. Лицевую сторону записки-расчета подписываетруководитель, а оборотную — бухгалтер организации. Оплата времени ежегодногоотпуска исчисляется исходя из средней заработной платы за 12 календарныхмесяцев, предшествующим месяцу ухода в отпуск (с первого до первого числа).
Например,Карановой П.Н. был предоставлен отпуск с 30.05.2005г. и произведен расчетзаработной платы в Записке-расчете. Средняя заработная плата в данном случаеберется за период с 01.05.2004г. по 31.04.2005г.
Трудовойдоговор с работником может быть расторгнут (по соглашению сторон, по инициативеработника или работодателя). Если работник решил расторгнуть трудовой договорпо собственной инициативе, то не менее чем за две недели до увольнения он пишетзаявление в свободной форме. Однако в нем необходимо указать дату, с которой онхочет уволиться, и причину увольнения. На основании заявления оформляетсяприказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) сработником (форма № Т-8). На основании данного приказа главный бухгалтер выдаетработнику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованныйотпуск (если она ему полагается) и оформляет записку-расчет при прекращениидействия трудового договора (контракта) с работником по форме № Т-61. Наосновании приказа в трудовой книжке работника и личной карточке ставится записьо расторжении трудового договора.
Теперьрассмотрим порядок документального оформления второй группы — форм по учетуиспользования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Преждевсего отмечу, что в организации ЗАО «Ххх» применяется повременная оплата труда.В связи с этим, для контроля за соблюдением работниками режима рабочего времении начисления заработной платы применяют табель учета использования рабочеговремени (Приложение 32). В связи с тем, что рассматриваемая организацияявляется субъектом малого бизнеса с немногочисленным штатом (18 человек),данный документ оформляется в упрощенном виде. Это не является нарушениемтребований законодательства о бухгалтерском учете, в том числе Федеральногозакона «О бухгалтерском учете», а также Федерального закона от 14.06.95 г. №88-ФЗ «О государственной поддержке малого предпринимательства в РоссийскойФедерации» [1, 2]. В табеле отмечают фактически отработанные дни, указываютвремя болезни и отпуска по каждому работнику, состоящему в штате организации.Табель заполняют в одном экземпляре на каждый календарный месяц. Табельподписывают руководитель фирмы.
Выплатузаработной платы в ЗАО «Ххх» отражают в платежной ведомости по форме № Т-53.Форма данного документа представляет собой журнал, в котором по каждому работникууказываются фамилия, инициалы, суммы к получению. По окончании платежногопериода в ведомости указывают суммы выданной и депонированной заработной платы.
Вышеговорилось, что в данной организации применяется повременная форма оплаты труда(а именно, простая повременная система). Исходя из этого, размер заработнойплаты составит установленный для каждого оклад (если работник отработал всерабочие дни месяца). Если отработано неполное количество дней в месяце, тозаработная плата определяется делением установленного оклада на количествокалендарных рабочих дней в этом месяце и умножением на фактически отработанноеколичество дней. Например, согласно табеля рабочего времени водитель СахарновН.Н. отработал в мае 2005 года полное число дней (19 дней), его оклад равен3700 руб., значит, величина его заработной платы за этот месяц будет равнаданной сумме. Офис-менеджер Мартинович О.Ю. отработала в мае 2005 года неполноечисло дней (14 дней), ее оклад равен 5100 руб., значит, величина ее заработнойплаты за этот месяц будет равна: 5100 руб. / 19 дней * 14 дней = 3757,89 руб.Аналогично определяется размер заработной платы для каждого работника организации.Далее производится начисление заработной платы работникам организации. В мае2005 года начислена заработная плата в сумме 93700 руб., в том числеработникам:
- основногопроизводства — 58800 руб.;
- вспомогательногопроизводства и управленческому персоналу — 34900 руб.
Тогда,главный бухгалтер делает следующие проводки:
1)Начислена заработная плата работникам основного производства в размере 58800руб.:
Дебет20 «Основное производство»
Кредит70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
2)Начислена зарплата работникам вспомогательного производства и управленческомуперсоналу на сумму 34900 руб.:
Дебет23 «Вспомогательные производства»
Кредит70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Нарушенийпри расчете сумм заработной платы и оформлении соответствующих документов ворганизации ЗАО «Ххх» не выявлено.
Принаправлении работника в служебную командировку в организации ЗАО «Ххх»оформляется Служебное задание для направления в командировку и отчет о еговыполнении (форма № Т-10а) (Приложение 33). В нем указываются работник,направляемый в командировку и его должность, место и цель назначениякомандировки, дата ее начала и окончания, а также основание. Кроме этого,служебное здание содержит краткий отчет о выполнении задания. Данный разделзаполняется работником по возвращении из командировки. На основании служебногозадания руководитель организации оформил Командировочное удостоверение (форма №Т-10) (Приложение 34) – документ, удостоверяющий время пребывания в служебной командировке(время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). Командировочноеудостоверение выписывается в одном экземпляре.
Повозвращении из командировки работник составляет авансовый отчет (форма № АО-1)(Приложение 35) и сдает его в бухгалтерию вместе с подтверждающими документами,служебным заданием и командировочным удостоверением. Авансовый отчетпредоставляют не только командированные работники, но и все работники,получившие наличные деньги из кассы организации ЗАО «Ххх» по отчет наопределенные цели. Авансовый отчет представляет собой отчет об использованииэтих средств. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001№ 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет» [19]. Как и полагается, в авансовом отчете подотчетноелицо заполняет оборотную сторону — перечень документов, подтверждающихпроизведенные расходы. Эти документы он нумерует в порядке их записи в отчете исдает в бухгалтерию вместе с отчетом. Главный бухгалтер проверяет целевоерасходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающихпроизведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. Присваиваетавансовому отчету номер. На лицевой и оборотной сторонах формы бухгалтеруказывает суммы расходов, принятые к учету, и корреспондирующие счета. Далеепроверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации ипринимается к учету. Неизрасходованный остаток аванса подотчетное лицо сдает вкассу организации, при этом бухгалтер оформляет приходный кассовый ордер. Вслучае возникновения перерасхода по авансовому отчету выдается подотчетномулицу по расходному кассовому ордеру.
Необходимоотметить, что в организации ЗАО «Ххх» авансовые отчеты составляются вэлектронном виде. Кроме того, положительным моментом является и то. Чтоработники фирмы отчитываются по полученным под отчет суммам в законодательноустановленные сроки – не позднее чем через три рабочих дня после того, как ониполучили деньги под отчет. Командированные работники отчитываются в течениетрех дней после возвращения. Кроме того, в организации соблюдается и такоетребование: пока работник не отчитался по ранее выданным под отчет суммам,новые средства ему не выдаются.
Перечисленныеоперации были отражены в бухгалтерском учете так:
1)Выданы наличные денежные средства под отчет в размере 11000 руб. При этомоформляется расходный кассовый ордер (Приложение 36):
Дебет71 «Расчеты с подотчетными лицами»»
Кредит50 «Касса»;
2)Списаны командировочные расходы в размере 6002,56 руб.:
Дебет25 «Общехозяйственные расходы»
Кредит71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
3)Принят в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств в размере 4997,44руб. При этом оформляется приходный кассовый ордер (Приложение 37):
Дебет50 «Касса»
Кредит71«Расчеты с подотчетными лицами».
Врезультате рассмотрения организации первичного учета такого участка, как«Расчеты с подотчетными лицами», необходимо отметить, что в ЗАО «Ххх» приказомруководителя утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств подотчет (работники, выезжающие в служебные командировки, водители). Это играетбольшую роль для контроля за движением и использованием подотчетных сумм, таккак обеспечивает сохранность денежных средств, выдаваемых под отчет, и ихцелевое использование. Таким образом, четкая организация учета на анализируемомучастке и соблюдение порядка ведения кассовых операций помогают фирме избежать конфликтныхситуаций при проверках авансовых отчетов.
3.2.4 Учет денежных средств
Денежныйсредства организации ЗАО «Ххх» находятся как в кассе в виде наличных денег, таки на счете в банке. В связи с этим, рассмотрим обособленно организациюпервичного учета на этих двух участках. Сначала рассмотрим, как в ЗАО «Ххх»осуществляется ведение кассовых операций. В рассматриваемой организации всеоперации с наличными деньгами проводятся с соблюдением требований,установленных Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации,утвержденным письмом Банка России от 04.10.1993 № 18. При этом при совершениикассовых операций применяются унифицированные формы документов, которые утвержденыпостановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 [22,33].
Рассмотримпорядок применения и заполнения данных форм. Сразу же хотелось бы указать, чтоважным моментом при оформлении приходных и расходных кассовых документов в ЗАО«Ххх» является то, что при их заполнении в полной мере соблюдается такоетребование, как запрет внесения любых исправлений, подчисток, помарок, так кактакой документ считается недействительным и к дальнейшему учету не принимается.
Прикаждом поступлении наличных денег в кассу организации ЗАО «Ххх» главныйбухгалтер оформляет приходный кассовый ордер (форма № КО-1), который состоит издвух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции. Отрывнаяквитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. В случае, когда приход денегв кассу связан со снятием их с расчетного счета, то квитанцию прикладывают кбанковским документам. Квитанция выдается для подтверждения приема денег, тоесть является доказательством факта совершения операции с наличными денежнымисредствами лицом, получившим на руки квитанцию. Приходный кассовый ордер выписываетсяв одном экземпляре главным бухгалтером, квитанция к нему заверяется печатьюорганизации. В нем отражается важный реквизит — корреспондирующие счета взависимости от основания поступлений денежных средств в кассу (например,выручка от оказания услуг, внесение остатка неиспользованного аванса,полученного под отчет работником фирмы). Приходные кассовые ордера составляютсяна основе документов, подтверждающих совершение хозяйственной операции, которыеуказываются как приложение. Например, при получении в кассу от подотчетноголица неиспользованных подотчетных сумм указывается номер авансового отчета. Квитанциясодержит реквизиты, аналогичные приходному кассовому ордеру, и используется вкачестве оправдательного документа для вносящего денежные средства в кассуорганизации. Приходные кассовые ордера нумеруются по порядку с начала отчетногогода.
Таккак организация ЗАО «Ххх» применяет при расчетах наличные денежные средства, тоона, в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О примененииконтрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт», использует контрольно-кассовуютехнику. При этом используется кассовый чек, который подтверждает исполнениеобязательств по договору купли-продажи, оказания услуги между покупателем(клиентом) и ЗАО «Ххх» и составляется в момент совершения операции, как тоготребует Закон № 129-ФЗ. В связи с этим кассовый чек является первичным учетнымдокументом [1, 4].
Следуетотметить, как положительный момент, что в данной организации соблюдаетсяпредельный размер расчетов наличными деньгами между организациями (60 000рублей в день по одной сделке), который установлен указанием Банка России от14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличнымиденьгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке» [34].
Такжеположительным является и то, что в ЗАО «Ххх» соблюдается лимит по кассе.Рассмотрим этот момент подробнее. Действуя согласно Положения о правилахорганизации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от05.01.1998 № 14-П, установленного Банком России, анализируемая фирма сдает вбанк все наличные деньги, внесенные в кассу [27].
Выдачуналичных денег из кассы организация ЗАО «Ххх» фиксирует в расходном кассовомордере (форма № КО-2). Он выписывается в одном экземпляре главным бухгалтером,заверяется подписями руководителя и лица, получившего деньги по данному ордеру.Печать на нем не ставится. Расходные кассовые ордера нумеруются с началаотчетного года.
Деньгииз кассы в организации ЗАО «Ххх» выдаются только на основании распоряженияруководителя и с разрешения главного бухгалтера, что характеризуетсяположительно. В указанном распоряжении всегда отражается сумма денежныхсредств, выдаваемая из кассы организации, и срок, на который она выдается.
Приходныеи расходные кассовые ордера должны регистрироваться главным бухгалтером вжурнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).Однако в ЗАО «Ххх» этот документ не ведется, что оценивается отрицательно, таккак по его данным можно было бы контролировать целевое назначение полученных иизрасходованных наличных денежных средств организацией, правильность нумерациикассовых документов, а также проверять полноту и своевременность произведенныхкассиром операций.
Всоответствии с законодательством, организация ЗАО «Ххх» ведет кассовую книгу(форма № КО-4), в которой фиксируются суммы наличных денег, принятые и выданныеорганизацией, по дням, а также указывается остаток наличных денег в кассе на началои на конец дня. Рассмотрим данный унифицированный документ поподробнее.
Всвязи с тем, что рассматриваемая организация является малой, то количествокассовых операций у нее невелико. Поэтому, кассовая книга заводится на квартал.По окончании периода она опечатывается, все ее листы нумеруются ипрошнуровываются. На последней странице всегда делается запись, подтверждающаяколичество листов. Эта запись заверяется подписями руководителя и главногобухгалтера организации.
Врассматриваемой организации на одном листе кассовой книги всегда отражаетсяоперации только за один день, как и полагается. Также положительным является ито, что главный бухгалтер выводит ежедневный остаток денег в кассе. Обратнаяситуация, могла привести к тому, что в какой-то из дней можно было просто незаметить превышения лимита, установленного банком. А это являлось бы нарушениемпорядка работы с денежной наличностью и каралось бы штрафами. Но, к счастью, вЗАО «Ххх» за период прохождения практики этого не наблюдалось.
Вцелом, первичный учет кассовых операций свидетельствует о том, что при ихоформлении соблюдаются установленные требования. В частности, в кассовыхдокументах не наблюдалось подчисток, помарок или исправлений; все реквизитызаполнены. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в деньих составления.
Теперьперейдем к рассмотрению первичного учета операций по расчетному счету.Первоначально отмечу, что в ЗАО «Ххх» учет на данном участке ведется в соответствиис Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденнымприказом Центробанка РФ № 2-П от 12 апреля 2001 г. [28]. Для безналичных расчетов организация использует платежное поручение – документ,оформляющий ее поручение своему банку перевести сумму, указанную в документе,на счет получателя либо произвести депонирование указанной суммы дляпоследующего перечисления средств на счет получателя. Оно действительно втечение 10 дней со дня его выписки и оформляется в трех экземплярах присовершении операции в рамках одного кредитного учреждения, а в остальныхслучаях – в четырех экземплярах. Данный документ составляется на бланке формыпо общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) № 0401060.
Согласноуказанному приложению, платежное поручение оформлено надлежащим образом сполным соблюдением законодательных требований.
Призачислении денежной наличности из кассы на расчетный счет организациииспользуется объявление на взнос наличными, которое составляется на бланкеформы по ОКУД № 0402001. Объявление на взнос наличными представляет собойкомплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции.
Подтверждениемсовершения операции списания или зачисления денежных средств по счету являетсявыписка банка с расчетного счета (Приложение 38), которая представляет собойкопию записей по расчетному счету организации. Она содержит такие обязательныереквизиты:
- начальныйи конечный остаток денежных средств на расчетном счете,
- суммыпо приходу и расходу денежных средств на расчетном счете,
- датаи номер документа, согласно которому зачислены или списаны денежных средства нарасчетный счет;
- шифрыи коды совершаемых операций с указанием сумм по дебету или кредиту расчетногосчета.
Выпискибанка поступают в бухгалтерию организации ЗАО «Ххх» ежедневно отдельно покаждому счету с приложением документов, на основании которых были перечисленыили зачислены на расчетный счет денежные средства.
3.2.5 Документы для расчета НДС
Ворганизации ЗАО «Ххх» учет по налогу на добавленную стоимость в организации ЗАО«Ххх» ведется в соответствии с 21-й главой Налогового кодекса РФ, а такжеПравилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгпокупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость,утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914 (с изменениями от 16.02.2004 № 84) (далее – постановление № 914) [5,16].
Прирасчете налога на добавленную стоимость в организации используется счет-фактура.Этот документ выписывают наряду с документами подтверждающими выполнение работ,оказание услуг (актом сдачи-приемки, товарная накладная, платежное поручение),то есть счет-фактура является документом, служащим не просто основанием длярасчета суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, но и является однимоснованием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость квычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 Налогового кодексаРФ (п.1ст.169).
Первоначальнорассмотрим общий порядок оформления и учета счетов-фактур в ЗАО «Ххх».Счет-фактура в организации оформляется на бланке по форме согласно приложению №1 к Правилам. Счет-фактуру оформляют в двух экземплярах: первый экземплярпередают заказчику, второй остается в бухгалтерии организации. Согласнозаконодательству, счет-фактура составляется и передается заказчику не позднеепяти дней с даты отгрузки товаров или даты подписания акта приемки-сдачивыполненных работ (оказанных услуг).
Иногдаорганизация ЗАО «Ххх» выполняет работы или оказывает услуги населению заналичный расчет. В этом случае счет-фактура заказчику не выписывается, а простовыдается кассовый чек. Это не является нарушением требований Налогового кодексаРФ, так как такой порядок определен в пп. 6 и 7 ст. 168 указанного нормативногоправового акта.
Длятого чтобы организация имела право уменьшить начисленный налог на добавленнуюстоимость на сумму НДС, уплаченную поставщикам (подрядчикам) по приобретеннымтоварно-материальным ценностям (работам, услугам), она соблюдает четыреусловия:
1. этодолжны быть товары (работы, услуги), приобретенные для осуществления операций,которые облагаются НДС (или для перепродажи);
2. онидолжны быть оприходованы;
3. онидолжны быть оплачены;
4. вычетпроизводится только на основании счета-фактуры от поставщика, оформленного всоответствии с действующим законодательством.
Редко,но все же случается, когда поставщик выдал неправильно оформленныйсчет-фактуру. В этом случае главный бухгалтер ЗАО «Ххх» по такому документу НДСк вычету не принимает, как это и установлено статьей 169 Налогового кодекса РФ.В противном случае (если бухгалтер уменьшил бы начисленный НДС на сумму налога,указанную в неправильно оформленном счете-фактуре) налоговые органы припроведении проверки сочли бы такое уменьшение неправомерным, пересчитали быналог, увеличив его, начислили пени и, возможно, штрафы. В связи с этим,получив неверно составленный счет-фактуру, бухгалтер рассматриваемойорганизации настаивает на его переоформлении. В счете-фактуре указывается:
1) порядковыйномер и дата выписки счета-фактуры;
2) наименование,адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
3) наименованиеи адрес грузоотправителя и грузополучателя;
4) номерплатежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей всчет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
5) наименованиепоставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанныхуслуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
6) количество(объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг)исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);
7) цена(тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору(контракту) без учета налога, а в случае применения государственныхрегулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;
8) стоимостьтоваров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) посчету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;
9) суммаакциза по подакцизным товарам;
10) налоговаяставка (НДС);
11) суммаНДС, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя изприменяемых налоговых ставок;
12) стоимостьвсего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ,услуг) с учетом суммы налога;
13) странапроисхождения товара;
14) номергрузовой таможенной декларации.
Печатьна счет-фактуру ставить не надо.
Счет-фактуруподписывают руководитель и главный бухгалтер, но только в том случае, когда всереквизиты правильно заполнены. В этом случае данный документ служит основаниемдля принятия сумм НДС к вычету. Хотелось бы отметить как положительный момент,что в рассматриваемой организации не встречалось, что в счетах-фактурах расписываетсяне руководитель и главный бухгалтер, а другие сотрудники. Это помогает избежатьспоров с налоговыми органами и не подводить заказчиков, которые будут приниматьк вычету НДС по таким документам.
Всевыписанные счета-фактуры бухгалтер организации подшивает в хронологическомпорядке и ведет их опись. По завершении налогового периода (месяца иликвартала) счета-фактуры вместе с описью прошнуровываются и нумеруютсяпостранично. Так создается журнал учета выданных счетов-фактур. Аналогичнымобразом ведется журнал учета полученных счетов-фактур, только документы в негоподшивают по мере их поступления от продавцов. Ведение журналов учетаполученных и выставленных счетов-фактур в организации ЗАО «Ххх» осуществляетсяв порядке, утвержденном указанным выше постановлением № 914. Поскольку формыжурналов законодательно не утверждены, то в организации данные документысоставляются самостоятельно. Важно отметить, что журнал учета выданных иполученных счетов-фактур формируется автоматизировано. Поэтому указанные регистрыпо окончании каждого квартала распечатывают, пронумеровывают и прошнуровывают.Так, все счета-фактуры регистрируются в журнале учета счетов-фактур полученных.
Счета-фактуры,выписанные организацией, регистрируются в книге продаж, которая оформляется назаконодательно утвержденном бланке по форме согласно приложению № 3 квышеуказанным Правилам. Счета-фактуры записываются в книгу продаж, когдавозникает обязанность по уплате НДС. Это означает, что, в отличие от журналаучета счетов-фактур, в книге продаж регистрируются лишь счета-фактуры потоварам (работам, услугам), используемым в деятельности, облагаемой налогом надобавленную стоимость. Поскольку организация приняла учетную политику длярасчета НДС по мере поступления денежных средств (то есть, «по оплате»), тосчета-фактуры заносят в книгу продаж после получения оплаты по ним.
Иногдаслучается, что заказчик оплачивает работы или услуги частично. Тогдасчет-фактура регистрируется в книге продаж несколько раз, каждый раз наполученную сумму. При этом главный бухгалтер делает пометку «частичная оплата».
Вышеговорилось, что ЗАО «Ххх» иногда оказывает услуги или выполняет работынаселению. В этом случае в книге продаж регистрируют контрольные лентыконтрольно-кассовой техники. Однако при наличном расчете с организациями илииндивидуальными предпринимателями счета-фактуры регистрируются в книге продаж,а показания контрольных лент контрольно-кассовой техники регистрируются в книгепродаж без учета сумм, указанных в этих счетах-фактурах.
Какотмечалось, счета-фактуры, на основании которых предъявляется к вычету налог надобавленную стоимость, регистрируются в книге покупок. Данный документоформляется по форме, согласно приложению № 2 к Правилам. Однако необходимоотметить, что здесь главный бухгалтер регистрирует только те счета-фактуры,которые соответствуют установленным нормам их заполнения. Записываются они вкнигу покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и принятия на учетприобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Когда товары(работы, услуги) оплачиваются не полностью, то счет-фактура регистрируется вкниге покупок на каждую сумму, перечисленную продавцу в порядке частичнойоплаты. Каждый раз бухгалтер делает пометку «частичная оплата». В бухгалтерскомучете перечисленные операции отражаются следующим образом:
1)Отгружены товары (включая НДС)):
Дебет62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
Кредит90-1 «Выручка»;
2)Начислен НДС по реализованным товарам к уплате в бюджет согласнопредставленного покупателю счета-фактуры:
Дебет90-3 «Налог на добавленную стоимость»
Кредит68 «Расчеты по налогам и сборам»;
3)Поступление денежных средств от покупателя на расчетный счет ЗАО «Ххх»(погашена задолженность покупателя):
Дебет51 «Расчетный счет»
Кредит62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
4)Перечисление организацией ЗАО «Ххх» суммы НДС в бюджет исходя из фактическойреализации системных блоков:
Дебет68 «Расчеты по налогам и сборам»
Кредит51 «Расчетный счет».
Книгапокупок и книга продаж по окончании каждого налогового периодапрошнуровываются, страницы нумеруются и скрепляются печатью.
Важноотметить, что в организации ЗАО «Ххх» книга покупок ведется в электронном виде.В связи с этим, по истечении каждого квартала, но не позднее 20 числа месяца,следующего за истекшим налоговым периодом (то есть кварталом), книга покупок икнига продаж распечатываются, страницы пронумеровываются, прошнуровываются искрепляются печатью.
Такженеобходимо указать, что в организации в книге покупок и книге продажсчета-фактуры, имеющие подчистки и помарки, не регистрируются, что можноотметить, как положительный момент. Однако, в случаях, когда все же всчета-фактуры вносятся исправления, то они обязательно заверяются подписьюруководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. Вбухгалтерском учете делаются такие проводки:
1)Принят к оплате счет-фактура (без НДС):
Дебет26 «Общехозяйственные расходы»
Кредит60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
2)Учтен НДС по оказанной услуге согласно представленного исполнителем счета-фактуры:
Дебет19 «НДС по приобретенным ценностям»
Кредит60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
3)Оплата услуги:
Дебет60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Кредит51 «Расчетный счет»;
4)Принят к вычету НДС по услуге после ее оплаты и принятия на учет:
Дебет68-2 «Расчеты по НДС»
Кредит19 «НДС по приобретенным ценностям».
Контрольза правильностью ведения осуществляется руководителем организации. Этидокументы хранится в течение полных 5 лет с даты последней записи, то естьпорядок и сроки хранения книги покупок и продаж в организации соблюдаются.
Такимобразом, можно сказать, что первичный налоговый учет в ЗАО «Ххх» в части налогана добавленную стоимость организован и ведется в полном соответствии стребованиями нормативных законодательных актов, то есть бухгалтер не принимаетк учету документы, оформленные с нарушением требований законодательства, и несоставляет в произвольной форме документы, для которых предусмотрена типоваяформа (счет-фактура, книга продаж, книга покупок). Кроме того, он используетнеунифицированные документы, которые в соответствии с п. 1 Постановления № 914должны вестись (журнал учета полученных счетов-фактур, журнал учета выданныхсчетов-фактур). Однако необходимо также отметить, что данные регистры неутверждены в учетной политике организации. Этот факт, конечно, говорит онарушениях законодательства о бухгалтерском учете, в частности ПостановленияГоскомстата России от 29 мая 1998 г. № 57а, Минфина России от 18 июня 1998 г. № 27н «Об утверждении Порядка поэтапного введения в организациях независимо от формысобственности, осуществляющих деятельность на территории РФ, унифицированныхформ первичной учетной документации» [17]. Это, конечно, не может расцениватьсяположительно. Если представители налоговой инспекции при проведении проверкиобнаружат это обстоятельство, то они могут оштрафовать организацию.
Такимобразом, при анализе используемых в организации ЗАО «Ххх» первичных документовможно сделать вывод о том, что в соответствии с требованиями статьи 9 Закона обухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией,оформляются первичными учетными документами, на основании которых ведетсябухгалтерский учет и осуществляется сплошное документирование операций. Приэтом практически все документы содержатся в унифицированных формах,утвержденными Госкомстатом РФ по согласованию с Минфином России, МинэкономикиРоссии и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.Однако применяется использует неунифицированную форму Акта на списаниематериальных ценностей. Кроме того, самостоятельно составляются журнал учетавыданных и полученных счетов-фактур, поскольку их формы законодательно неутверждены. Негативным моментом можно отметить то, что в рассматриваемойорганизации формы таких самостоятельно разработанных документов, не утвержденыприказом руководителя и не закреплены в учетной политике, как того требуетзаконодательство Российской Федерации о бухгалтерском учете.
Такжеотрицательно характеризуется и то, что в фирме не составлено штатноерасписание, согласно которому работники должны выполнять свои обязанности иполучать заработную плату.
Грубыхнарушений по заполнению, обработке и хранению первичных учетных документов в организацииЗАО «Ххх» не выявлено.
3.3Внутренний контроль первичных учетных документов
Хорошийи постоянный внутренний контроль требуется всем организациям. Налаженнаясистема внутреннего контроля противодействует возникновению ошибок, которыемогут быть в текущей работе, и, следовательно, сводит к минимуму возможностьпринятия неправильных, невыгодных решений и возникновение убытков. В связи сэтим, для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности,руководством организации ЗАО «Ххх» применяется совокупность организационныхмер, методик и процедур, которая называется системой внутреннего контроля.Данная система включает в себя:
- надлежащуюсистему бухгалтерского учета;
- контрольнуюсреду;
- отдельныесредства контроля.
Элементамисистемы бухгалтерского учета выступают: учетная политика организации; рабочийплан счетов бухгалтерского учета; график документооборота; формы первичныхучетных документов; порядок и сроки проведения инвентаризации; методы оценкиимущества и обязательств. Однако, как показал детальный анализ организациипервичного учета в общем и по отдельным участкам, в ЗАО «Ххх» соблюдаются невсе требования. В частности, не имеется утвержденного графика документооборота,не все самостоятельно разработанные формы первичных учетных документовутверждены учетной политикой. Но все же несмотря на эти нарушения, системабухгалтерского учета ЗАО «Ххх», на мой взгляд, эффективна, так как в ходефиксации хозяйственных операций выполняются следующие требования:
- операциив учете правильно отражают временной период их осуществления;
- операциив учете зафиксированы в правильных суммах;
- операцииправильно и в соответствии с действующими нормативными положениями и учетнойполитикой отражены на счетах бухучета.
Рассмотримстепень осведомленности и практические действия руководства фирмы, направленныена установление и поддержание системы внутреннего контроля (то есть,контрольную среду). Оценить стиль и основные принципы управления организациейважно, потому что именно руководство несет ответственность за разработку ифактическое воплощение системы внутреннего контроля. От этого зависит, будет лиона отвечать размерам и специфике деятельности фирмы, функционироватьэффективно и регулярно. Стиль руководства представляет собой способ обращенияруководителя с подчиненными в процессе исполнения служебных обязанностей. Ворганизации ЗАО «Ххх» демократический (коллегиальный) стиль руководства,который сочетает в себе требовательность со стороны руководителя с выражениеминтересов коллектива. Отношения во многом строятся на доверии, то есть,руководитель выполняет обещания, данные коллективу, и относится к нему суважением. Подчиненный вправе сам выбрать способ выполнения заданияруководителя, может предлагать различные варианты действия. То есть, придемократическом стиле руководства руководитель:
- даетчеткие и ясные указания, задания;
- принеобходимости всегда помогает;
- самсоблюдает правила, принятые в организации;
- требователенк себе и другим;
- решаетдела вовремя.
Вследза рассмотрением стиля управления необходимо указать и принципы руководства — исходные позиции руководителя. В ЗАО «Ххх» совмещены следующие принципы:
- принципзаконопослушности, то есть организационно-правовая форма фирмы отвечаеттребованиям законодательства;
- принципавторитарной ответственности, то есть единоличная ответственность за результатыдеятельности;
- принципиерархии, то есть нижний уровень подчиняется непосредственно руководителюверхнего уровня;
- принципдемократизации управления, то есть опора в управлении на коллектив, учет егомнения и допуск к принятию определенных управленческих решений;
- принципсоциальной ответственности руководителя перед обязательствами, то естьруководитель действует не только под давлением закона, но и добровольно формируетблагоприятную внутреннюю среду;
- принципэкономичности в управлении, то есть затраты должны соизмеряться с результатами.
Важноотметить, что, так как ЗАО «Ххх» является малым предприятием, то в нем нетотдельного лица, а тем более службы, которая занималась бы внутреннимконтролем. Внутренний аудит осуществляют начальники отделов, главный бухгалтер,руководитель организации. Документально обязанности по осуществлениювнутреннего контроля не за кем не закреплены. Это говорит о том, что в фирменет полной и четкой организации ревизионной работы.
Теперьпроанализируем третью составляющую системы внутреннего контроля — средстваконтроля, которые представляют собой конкретные приемы и процедуры,установленные руководством и осуществляемые сотрудниками фирмы на отдельныхнаправлениях и участках хозяйственной деятельности. Это необходимо дляобеспечения эффективного и надежного управления фирмой. В организации ЗАО «Ххх»используются следующие приемы и процедуры документального контроля:
- формальнаяпроверка документов;
- проверканаличия на документах всех реквизитов, том числе распорядительных подписейруководителя и главного бухгалтера;
- экспертнаяпроверка на наличие подчисток, подделок;
- нормативно-правоваяпроверка соответствия совершенных операций, отраженных в документах,действующему законодательству;
- арифметическаяпроверка правильности записей;
- встречныевзаимопроверки бухгалтерских записей.
Крометого, в данной фирме осуществляются меры направленные на физическое ограничениедоступа несанкционированных лиц к активам предприятия, к системе ведениядокументации и записей по бухгалтерским счетам. Но существенным недостаткомявляется то, что в ЗАО «Ххх» не используется важнейший прием фактическогоконтроля – инвентаризация, а значит и нет утвержденного приказом руководителяорганизации порядка проведения инвентаризации. Это является нарушениемтребований законодательства, в том числе Федерального закона «О бухгалтерскомучете» и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности вроссийской федерации.
Витоге данного раздела можно сделать вывод, что система внутреннего контроля ворганизации ЗАО «Ххх» не является полной и эффективной, что может привести квозникновению ошибок, а следовательно, — к принятию неправильных управленческихрешений.
4. ПУТИ УЛУЧШЕНИЯОРГАНИЗАЦИИ ПЕРВИЧНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В ЗАО «Ххх»
Впредставленной дипломной работе было проанализировано состояние организациипервичного бухгалтерского учета в фирме ЗАО «Ххх». Рассмотрение проводилось какв целом, так и по участкам учета.
Вцелом организация первичного бухгалтерского учета в ЗАО «Ххх» соответствуеттребованиям законодательства в области бухгалтерского учета, в том числеФедерального Закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года, атакже Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности вРФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. №34н [1, 9].
Необходимоотметить, что бухгалтерский учет в организации ведется автоматизированнымспособом. При этом автоматизированы все участки учета без исключения.Достоинства данного способа перед ручным или механизированным очевидны:
- ускорениепроцессы поиска и сбора необходимой информации;
- обеспечениебыстрой фиксации хозяйственных операций;
- резкоесокращение время заполнения документов и количества работников, занятых ихоформлением;
- снижениетрудоемкости и рост производительности труда работников, которые принимаютучастие в подготовке первичных учетных документов;
- уменьшениерасходов на содержание счетного персонала;
- облегчениеи ускорение всех последующих стадий обработки первичной информации (составлениенакопительных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности);
- ускорениепередачи и выдачи необходимой информации;
- снижениедо минимума вероятности допущения различного рода ошибок.
Тоесть, полная автоматизация учета позволяет изменить характер управленческоготруда, освобождает работников организации от рутинных операций, высвобождаетвремя и средства. Тем самым облегчается труд персонала и, таким образом,повышается его эффективность, качество. Также положительным моментом полнойавтоматизации учета является и то, что снижаются затраты на ведение бухгалтерскогоучета.
Прирассмотрении приложений к утвержденной учетной политике организации ЗАО «Ххх»было обнаружено, что график документооборота не разработан. Его отсутствие самопо себе не влечет каких-либо нежелательных последствий в виде штрафов и разногорода взысканий со стороны законодательства, однако бесконтрольность в сфередокументопотоков может привести к большому числу нарушений, которые в своюочередь могут повлечь негативные последствия. Такими нарушениями могут быть:
- утерядокументов;
- отсутствиенужных документов;
- несвоевременнаярегистрация документации;
- различныезлоупотребления с документами.
Врезультате это ослабляет контрольную функцию бухгалтерского учета и можетпривести к несвоевременности составления отчетности.
Намой взгляд, график документооборота необходим, так как именно в нем отражаетсяпуть движения для каждого документа, срок его предоставления в бухгалтерию, атакже ответственные лица.
Наначальном этапе работы по составлению графика документооборота главныйбухгалтер должен установить круг лиц, которые обращаются с первичнымидокументами, и довести до них в официальном порядке сведения о правилахоформления первичных документов и сроки представления данных документов вбухгалтерию. Руководителю организации рекомендуется оформить соответствующийприказ по организации, в котором устанавливается ответственность занесвоевременное представление документов в бухгалтерию.
Всвязи с необходимостью графика документооборота он был составлен (Приложение18) в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерскомучете, утвержденном Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105. При составлении графика документооборота принималось во внимание, что ЗАО «Ххх»является субъектом малого предпринимательства. В этой связи количествоприменяемых документов для отражения фактов финансово-хозяйственнойдеятельности организации по сравнению со средними и крупными организациямигораздо меньше, равно как и число структурных подразделений (отделов).Предложенный график документооборота содержит по каждому документу организацииследующие разделы:
- наименованиедокумента;
- ответственноелицо за составление документа (должность и фамилия с инициалами);
- ответственныйза приемку документа (должность и фамилия с инициалами);
- срокпредоставления документа в бухгалтерию;
- ответственныйза приемку документа в бухгалтерии.
Намой взгляд, предложенный график документооборота предусматривает оптимальноечисло исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальныйсрок его нахождения в каком-либо отделе организации.
Послесоставления графика его необходимо утвердить приказом руководителя и приложитьк учетной политике организации. Далее – в обязательном порядке довести докаждого лица, участвующего в документообороте и вручить соответствующуювыписку, в которой определяется ответственность за невыполнение требованийдокументооборота.
Помоему мнению, график документооборота позволит улучшить контроль со стороныбухгалтерии за работой организации, повысит эффективность учетной работы. Вчастности, обеспечит своевременное и качественное оформление первичных учетныхдокументов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерскомучете, а также достоверность содержащихся в них данных.
Прирассмотрении системы внутреннего контроля организации ЗАО «Ххх» было выявлено,что в ней нет отдельного лица, а тем более службы, которая занималась быревизией. Внутренний аудит осуществляют начальники отделов, главный бухгалтер,руководитель организации. Документально обязанности по осуществлениювнутреннего контроля не за кем не закреплены. Это может привести квозникновению ошибок, а следовательно, — к принятию неправильных управленческихрешений.
Существеннымнедостатком, выявленным при разборе внутреннего аудита, является то, что в ЗАО«Ххх» не используется важнейший прием фактического контроля – инвентаризацияимущества и финансовых обязательств, а значит и нет утвержденного приказомруководителя порядка проведения инвентаризации. Это является нарушениемтребований законодательства, в том числе Федерального закона «О бухгалтерскомучете» и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности вРоссийской Федерации, которые указывают случаи, когда проведение инвентаризацииобязательно. Инвентаризация является необходимым мероприятием, предшествующимсоставлению бухгалтерской отчетности, иначе ее данные могут бытьнедостоверными, вследствие чего заинтересованные пользователи может сделать наих основе неправильные выводы о результатах деятельности организации. Учитываяданный недостаток, порядок проведения инвентаризации был разработан (Приложение39). При этом учитывались требования законодательных актов в областибухгалтерского учета, в частности, — Методических указаний по инвентаризацииимущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от13.06.1995 г. № 49 [30].
Преждевсего, необходимо оформить приказ руководителя о проведении инвентаризации,форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88(Приложение 40) [22]. В приказе нужно указать, какие именно имущество и обязательствабудут инвентаризироваться. Затем следует создать постоянно действующуюинвентаризационную комиссию, членами которой могут быть главный бухгалтер,офис-менеджер, руководитель организации. Причем при проведении инвентаризациидолжны присутствовать все члены комиссии, иначе ее результаты могут бытьпризнаны недействительными. Проверка фактического наличия имущества должнапроизводится при обязательном участии материально ответственных лиц. Составкомиссии должен быть зафиксирован в вышеуказанном приказе.
Инвентаризационнаякомиссия до начала регистрации фактического наличия материальных ценностей илиденежных средств должна убедиться в полной сдаче всех последних на моментинвентаризации первичных документов и соответствующих отчетов, оформляющих операции,проведенные до начала инвентаризации. Материально ответственные лица даютрасписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документына имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности,поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение илидоверенности на получение имущества.
Руководителюорганизации следует определить и утвердить порядок проведения инвентаризации вучетной политике. В данном документе должно быть представлено:
- количествоинвентаризаций в отчетном году;
- датыих проведения;
- переченьимущества и обязательств, проверяемых при каждой из них.
Всоответствии с этим рекомендуется определить следующие сроки и периодичность проведенияинвентаризации в ЗАО «Ххх» (кроме случаев, предусмотренных п. 1.5 Методическихуказаний и п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, когда проведениеинвентаризации обязательно):
- поосновным средствам – не ранее 1 ноября, но перед составлением годовойотчетности – один раз в три года;
- поматериалам и товарам – не ранее 1 октября – один раз в год;
- поденежным средствам – 1-го число – раз в месяц;
- порасчетам с дебиторами и кредиторами – не ранее 1 декабря, но перед составлениемгодовой отчетности – два раза в год;
- порасчетам по платежам в бюджет – на 1-е число – один раз в квартал.
Сведенияо фактическом наличии имущества на определенную дату необходимо заносить винвентаризационную опись или акт инвентаризации. Для каждого вида имуществаоформляют свою форму, например:
- форма№ ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств» (Приложение 41);
- форма№ ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» (Приложение42);
- форма№ ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочимидебиторами и кредиторами» (Приложение 43).
Посколькуучет в ЗАО «Ххх» полностью автоматизирован, то и инвентаризационные описи иакты рекомендуется заполнять с использованием средств автоматизации. Описи иакты должны подписать все члены инвентаризационной комиссии и материальноответственные лица. В конце документов материально ответственным лицамнеобходимо дать расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в ихприсутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятииперечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Послеинвентаризации оформленные описи и акты нужно передать в бухгалтерию фирмы. Привыявлении расхождения фактического наличия с учетными данными требуется составитьсличительные ведомости (только по тому имуществу, при инвентаризации котороговыявлены отклонения от учетных данных). Их форма также зависит от видаимущества:
- форма№ ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств»(Приложение 44);
- форма№ ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов товарно-материальных ценностей»(Приложение 45).
Инвентаризационныеописи, акты инвентаризации и сличительные ведомости организация должна хранитьв архиве не меньше пяти лет.
Выявленныепри инвентаризации и отраженные в сличительных ведомостях суммовые расхождениямежду фактическим наличием и учетными данными в обязательном порядке бухгалтердолжен отразить в бухгалтерском учете следующим образом:
1.Излишек имущества приходуется, а соответствующая сумма зачисляется нафинансовые результаты организации. При этом делается следующие бухгалтерскиезаписи:
Дебетсчетов 01 «Основные средства»
10«Материалы»
41«Товары»
50«Касса» и др.
Кредитсчета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы»;
Вналоговом учете выявленные излишки следует включить во внереализационные доходыфирмы (ст. 250 Налогового кодекса РФ).
2.Недостача имущества или его порча в пределах норм естественной убыли относитсяна издержки производства:
Дебетсчетов 20 «Основное производство»
Кредитсчета 10 «Материалы»
41«Товары»
50«Касса» и др.
3.Недостача имущества или его порча сверх норм естественной убыли относится навиновных лиц:
Дебетсчета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредитсчетов 10 «Материалы»
41«Товары» и др.
Дебетсчета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты повозмещению материального ущерба»
Кредитсчета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
4.Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них,то недостача списывается на финансовые результаты организации:
Дебетсчета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредитсчетов 01 «Основные средства»
10«Материалы»
41«Товары» и др.
Дебетсчета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы»
Кредитсчета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Результатыинвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете в течение 10 днейпосле ее проведения. При выявлении недостачи имущества или его порчи сверх норместественной убыли из-за злоупотреблений результаты инвентаризации руководителюорганизации следуют направить в судебно-следственные органы и предъявить гражданскийиск виновным лицам в пятидневный срок.
Намой взгляд, если руководство ЗАО «Ххх» примет во внимание предложенныерекомендации, то это обеспечит контроль за сохранностью имущества и выполненияобязательств, а также за работой материально ответственных и должностных лиц.
ВЫВОДЫИ ПРЕДЛОЖЕНИЯ
Впредставленной дипломной работе было рассмотрено состояние организациипервичного бухгалтерского учета закрытого акционерного общества «Ххх» ивыработаны на этой основе выводы и практические рекомендации по егосовершенствованию.
ЗАО«Ххх» — это юридическое лицо, которое является субъектом малогопредпринимательства и основано на частной форме собственности. Рассматриваемаяфирма относится к сфере нематериального производства, а именно – кнаучно-технической области, и имеет предметом своей деятельности оказаниенаучно-технических услуг и консультаций. организация преследует в качествеосновной, непосредственной цели хозяйствования извлечение и максимизациюприбыли.
Входе рассмотрения экономической эффективности хозяйствования и анализафинансового состояния было установлено:
1. Экономическаяэффективность финансово-хозяйственной деятельности ЗАО «Ххх» в отчетном 2005году находится на необходимом для оптимального функционирования уровне, о чемсвидетельствуют основные показатели экономической эффективности – величинаваловой прибыли и уровень рентабельности;
2. Уровеньэкономической эффективности в 2005 году по сравнению с 2004 годом резкосокращается, так как снижается уровень большинства прямых показателей приодновременном росте обратных;
3. Фирмав отчетном периоде функционирует прибыльно, поскольку финансовые результаты еедеятельности положительны, то есть ЗАО «Ххх» не только покрывает все своирасходы за счет выручки, но и получает прибыль, в результате чего уровеньрентабельности положителен. Это способствует дальнейшему развитию организации иее успешной деятельности, то есть говорит о том, что у нее есть возможности длядальнейшего существования, развития и укрепления позиций на рынке;
4. Размерпоказателей финансовых результатов в 2005 году в сравнении с прошлым годомрезко упал (валовая прибыль – на 45%, остальные показатели прибыли – более чемна 60%), что, конечно, имеет отрицательное значение для развития деятельностифирмы и говорит об уменьшении эффективности хозяйствования и, следовательно, обослаблении финансового благополучия. Основная причина этому – более быстрыйтемп роста себестоимости по сравнению с темпом роста выручки (174% и 127%соответственно);
5. Резкийрост стоимости совокупного имущества ЗАО «Ххх» в 2005 году обусловленувеличением стоимости иммобилизированных активов при одновременном снижениимобильных;
6. Значимыйприрост размера источников финансовых ресурсов фирмы связан с ростомкраткосрочных обязательств, что отрицательно сказывается на финансовомположении организации, потому что благоприятна обратная ситуация, когда ростпассива обусловлен ростом собственных источников;
7. Структураобщих активов организации характеризуется значительным превышением в их составеоборотных средств, и соотношение долей иммобилизированных и мобильных активовравно 10% и 90% соответственно;
8. Впассивной части баланса удельный вес заемных источников средств существеннопреобладает над долей собственных (97% и 3% соответственно), то есть фирмаощущает острый дефицит собственного капитала. Такое соотношение собственных изаемных пассивов говорит о сильной зависимости фирмы от кредиторов, о еенестабильности и в целом негативно влияет на ее финансовое состояние.
9. ЗАО«Ххх» имеет низкую степень финансовой устойчивости. Такая ситуация,естественно, не является привлекательной для кредиторов и инвесторов;
10. Уровеньфинансовой устойчивости снижается, что, естественно, является негативныммоментом, так как говорит о снижении и без того низкой финансовой независимостиорганизации и о росте риска финансовых затруднений в будущем;
11. Ликвидностьбаланса характеризуется как недостаточная, то есть ЗАО «Ххх» не сможет обратитьактивы в наличность и погасить все свои платежные обязательства;
12. Ликвидностьи платежеспособность организации находятся на невысоком уровне, значит, организациярискует не справиться со своевременным погашением текущих обязательств, чтоможет привести к финансовым санкциям со стороны поставщиков или даже к разрывудоговорных отношений;
13. Оборачиваемостьсовокупных активов фирмы замедляется, что приводит к уменьшению их доходности.
Принявво внимание выявленные в ходе анализа негативные явления, можно предложитьследующие рекомендации по повышению прибыльности деятельности ЗАО «Ххх», атакже по улучшению и оздоровлению его финансового состояния:
-принятиемер по снижению себестоимости оказываемых услуг за счет сокращения коммерческихи управленческих расходов;
-поискпоставщиков с более низкими ценами на товары;
-своевременноепогашение долгов перед поставщиками и покупателями, работниками по заработнойплате, перед бюджетом по налогам и сборам с целью сокращения объемакредиторской задолженности;
-истребованиедебиторской задолженности для снижения ее размера;
-периодическоепроведение инвентаризации кредиторской и дебиторской задолженностей;
-увеличениеабсолютной ликвидности баланса организации за счет ликвидации дебиторскойзадолженности и своевременного погашения кредиторской;
-улучшениепоказателей ликвидности баланса за счет стабилизации денежных потоков,сокращения разрыва времени между отгрузкой товара (оказанием услуги) иполучением оплаты за него;
-принятиемер по приращению собственных источников средств и сокращению заемных пассивовдля восстановления финансовой самостоятельности организации.
Входе выполнения работы было установлено, что бухгалтерский учет в ЗАО «Ххх»ведется в порядке, установленном законодательством РФ. Поскольку объем учетнойработы на данном малом предприятии небольшой, то в нем нет структурногоподразделения бухгалтерии, а учет ведется одним главным бухгалтером.
Ворганизации применяется автоматизированная форма бухгалтерского учета, причемавтоматизированы все участки учета без исключения.
ВЗАО «Ххх» главным бухгалтером разработана учетная политика как для целейбухгалтерского учета, так и для целей налогообложения, и оформлена в видеединого документа. Порядок утверждения данного документа соответствует всемтребованиям законодательства и специфике деятельности организации.
Негативныммоментом является то, что в рассматриваемой фирме не составлен рядорганизационно-распорядительных документов, регулирующих организациюбухгалтерского учета, а именно:
- Положениео бухгалтерии;
- Графикдокументооборота;
- Порядокпроведения инвентаризации;
- Рабочийплан счетов;
- Должностнаяинструкция главного бухгалтера.
Первичные учетные документы в фирмеоформляются согласно общим требованиям и составляются по форме, содержащейся вальбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Наряду с нимииспользуются самостоятельно разработанные документы, форма которых законодательноне утверждена (акт на списание материалов, журнал учета выданных счетов-фактури журнал учета полученных счетов-фактур).
Отрицательнохарактеризуется то, что в ЗАО «Ххх» не оформлено штатное расписание, откоторого зависит, как работники организации выполняют свои обязанности иполучают заработную плату.
Порядок и сроки хранения первичнойдокументации, предписанные правилами организации государственного архивногодела, соблюдаются.
Важноотметить, что, так как ЗАО «Ххх» является малым предприятием, то в нем нетотдельного лица, а тем более службы, которая занималась бы внутренним контролем.Это означает, что в организации нет полной и четкой организации ревизионнойработы. Несмотря на это, некоторые процедуры документального и фактическогоконтроля все же осуществляются. Однако наиболее важный прием – инвентаризация –не проводится.
Для улучшения организации бухгалтерскогоучета в ЗАО «Ххх», в том числе первичного, учитывая вышеперечисленное, можнопредложить следующее:
а) разработатьи утвердить приказом руководителя указанные выше организационно-распорядительныедокументы, которые соответствовали бы требованиям законодательства, а такжеучитывали бы размер и специфику деятельности организации;
б) фактическиприменять на практике положения, отраженные в этих документах (после ихутверждения);
в) разработатьи утвердить приказом руководителя штатное расписание.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Федеральныйзакон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ (с изменениями,внесенными Федеральным законом РФ от 28.03.2002 г. № 32-ФЗ).
2. Федеральныйзакон «О государственной поддержке малого предпринимательства в РоссийскойФедерации» от 14.06.1995 г. № 88-ФЗ.
3. Федеральныйзакон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.
4. Федеральныйзакон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличныхденежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от22.05.2003 № 54-ФЗ. Принят Государственной Думой 25.04.2003 г. Одобрен СоветомФедерации 14.05.2003г.
5. Налоговыйкодекс Российской Федерации, часть первая от 31.07.1998 г. № 146-ФЗ и частьвторая от 05.08.2000 г. № 117-ФЗ.
6. Гражданскийкодекс Российской Федерации, часть первая от 30.11.1994г. № 51-ФЗ, часть втораяот 26.01.2000 г. № 14-ФЗ и часть третья от 26.11.2001 г. № 146-ФЗ.
7. КодексРоссийской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001г. №195-ФЗ.
8. Трудовойкодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ.
9. Положениепо ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РоссийскойФедерации, утвержденное приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н (с изменениями, внесенными приказом Министерства финансов РФ от 24 марта 2000 г. 31н).
10. Положениепо бухгалтерскому учету «Учетная политика организации». ПБУ 1/98. Утвержденоприказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. № 60н.
11. Положениепо бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов». ПБУ 5/01.Утверждено приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н.
12. Положениепо бухгалтерскому учету «Учет основных средств». ПБУ 6/01. Утверждено приказомМинфина РФ от 30.03.2001 № 26н.
13. Плансчетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организации иИнструкция по его применению. Утверждены приказом Министерства финансов РФ от31.10.2000 г. № 94н.
14. Положениео документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденномМинистерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105.
15. Правилаведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок икниг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденнымПостановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914 (с изменениями от 16.02.2004 № 84).
16. ПостановлениеГоскомстата России от 29 мая 1998 г. № 57а, Минфин России от 18 июня 1998 г. № 27н «Об утверждении Порядка поэтапного введения в организациях независимо от формысобственности, осуществляющих деятельность на территории РФ, унифицированныхформ первичной учетной документации».
17. ПостановлениеГоскомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированнойформы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».
18. ПостановлениеГоскомстата России от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированныхформ первичной учетной документации по учету основных средств».
19. ПостановлениеГосударственного комитета РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда иего оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных ибыстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
20. ПостановлениеГосударственного Комитета РФ по статистике от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовыхопераций, по учету результатов инвентаризации».
21. ПостановлениеГосударственного комитета РФ по статистике от 9 августа 1999 г. № 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции,товарно-материальных ценностей в местах хранения».
22. ПостановлениеГосударственного комитета РФ по статистике от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».
23. ПостановлениеГоскомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированныхформ первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
24. Положениео правилах организации наличного денежного обращения на территории РоссийскойФедерации от 05.01.1998 № 14-П. Утверждено Советом директоров Банка России,протокол от 19.12.1997г. № 47.
25. Положениео безналичных расчетах в Российской Федерации. Утверждено приказом ЦентробанкаРФ № 2-П от 12 апреля 2001 г.
26. Методическиеуказания по учету основных средств. Утверждены приказом Минфина РФ от 20 июля1998 года № 33н.
27. Методическиеуказания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. УтвержденыПриказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49.
28. Общероссийскийклассификатор основных фондов. Утвержден постановлением Госстандарта России от26.12.1994г. № 359.
29. Порядокведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден письмом БанкаРоссии от 04.10.1993 № 18.
30. УказаниеБанка России от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размерарасчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке».
31. Квалификационныйсправочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержденпостановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. № 37
32. АстаховВ.П. Теория бухгалтерского учёта. – М.: Издательский центр «МарТ», 2004 г.
33. БабаевЮ.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. – ЮНИТИ, 1999. – 391 с.
34. БарсуковаИ.В. Расчеты с подотчетными лицами // «Налоговый вестник», № 6, июнь 2002 г.
35. БондарьЕ. Учет товаров в неторговых организациях // Бухгалтерское приложение к газете«Экономика и жизнь», выпуск 12, март 2002 г.
36. Бухгалтерскийучёт: основные документы. Профессиональные комментарии. – М.: ИД ФБК-Пресс, 2000 г.
37. Бухгалтерскийучёт: учебник для вузов/ под ред. Бабаева Ю.А., Комиссаровой И.П. – М.: ЮНИТИ, 2005 г.
38. ВаськинФ.И., Свободина М.В. Теория бухгалтерского учета. – М.: Колос, 2000. – 208 с.(Учебники и учеб. пособия для студентов вузов).
39. ВенецА. Унифицированные формы // «Московский бухгалтер», № 6, июнь 2004 г.
40. ВоробьеваЕ. Расчеты с подотчетными лицами // Бухгалтерское приложение к газете «Экономикаи жизнь», выпуск 23, июнь 2002 г.
41. ЕгоровВ. Унификация на грани фикции // «Новая бухгалтерия», выпуск 8, август 2004 г.
42. ЕлгинаЕ.Б. Первичные документы. – М.: «Статус-Кво 97», 2004 г.
43. ЗахарьинВ.Р. Учет денежных средств // «Консультант бухгалтера», № 8, август 2001 г.
44. ЗахарьинВ.Р. Учет расчетов с персоналом // «Консультант бухгалтера», № 7, июль 2001 г.
45. КасьяноваГ.Ю. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учёте. – М: Информцентр XXIвека, 2001 г.
46. КирьяноваЗ.В. Методологические и организационные основы первичного учёта. – М.: Финансыи статистика, 2000 г.
47. Командировочноеудостоверение (форма № Т-10) // «Главбух», № 12, июнь 2001 г.
48. КондраковН.П. Бухгалтерский учёт: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2005 г.
49. ЛанинаИ. Требования к оформлению первичных документов в бухгалтерском и налоговомучете // «Финансовая газета. Региональный выпуск», № 4, 5, январь 2003 г.
50. ЛебедеваЕ. Оформим отпуск на новых бланках // «Расчет», № 5, май 2004 г.
51. МакаровВ.Г. Теория бухгалтерского учета. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы истатистика, 1983. – 271 с.
52. МалышевИ.В. Теория бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 1983. – 271 с.
53. ПалийВ.Ф. Теория бухгалтерского учета: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:Финансы и статистика, 1988. – 279 с.
54. ПоздеевП.А. Как распределить «входной» НДС по разным видам деятельности? //«Главбух», № 11, июнь 2001 г.
55. ПятовМ.Л. Анализ финансовой устойчивости организации // «БУХ.1С», № 1, январь 2005 г.
56. СамойленкоО.Б. Практика анализа финансово-хозяйственной деятельности по итогам года //«Налоговый учет для бухгалтера», № 1, январь 2005 г.
57. СотниковаЛ. В. Учет расчетов // «Бухгалтерский учет», № 6, 8, 9, 11, 13, 17, 18, 19,март, апрель, май, июнь, июль, сентябрь, октябрь 2001 г.
58. Справочно-правоваясистема «ГАРАНТ».
59. Справочно-правоваясистема «Консультант Плюс».
60. ФилобоковаЛ. Финансовый анализ в малом бизнесе // «Финансовая газета. Региональныйвыпуск», № 28, июль 2001 г.