СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1Сущность и основные направления автоматизации делопроизводства
2Практические аспекты автоматизации делопроизводства
Заключение
Списокиспользованной литературы
Введение
В настоящее время стал абсолютноочевидным тот факт, что успех бизнеса зависит не только от финансовыхрезультатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большоепрактическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всехэтапах жизни фирмы — от государственной регистрации до заключения договоров спартнерами.
Для документооборота современногобизнеса характерно большое разнообразие типов документов, различные маршруты ихдвижения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемовинформации. «Бумажный» документооборот сегодня становится малоэффективным,затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов,и ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведёт кувеличению расходов и снижает общую эффективность предприятия.
Этим обусловлена актуальность темыданной работы, целью которой является исследование путей автоматизациидокументационного обеспечения управления. Для достижения поставленной цели вработе решены следующие задачи:
1. рассмотрены основные направления автоматизации делопроизводства напредприятиях;
2. охарактеризованы практические аспекты реализации автоматизации системыделопроизводства.
Таким образом, объектом данногоисследования является система документооборота и делопроизводства, предметом –сущность и основные направления автоматизации системы документооборота напредприятиях.
Поставленные цель и задачи обусловилиструктуру и логику данной работы, которая включает в себя введение, две главы,заключение и список использованной литературы.
1 Сущность и основныенаправления автоматизации делопроизводства
Основой современной организациирациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потокадокументов в организациях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерныетехнологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве иуправлении.
Перечислим основные возможностикомпьютерных технологий в делопроизводстве:
• помощь в создании документа(конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение егов памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение иредактирование текста документов);
• передача документа нарасстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем(документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютернойлокальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);
• регистрация документа(заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номернаносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
• контроль за исполнениемдокумента (в электронной карточке делается отметка о контроле, и этоавтоматически позволяет информировать руководство организации об уровнеисполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разногорода справки-отчеты по документообороту);
• перевод текста документа содного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличиисоответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);
• защита документов (отслучайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивируснаязащита).
Внедрение электронногодокументооборота в организации позволяет повысить эффективность труда егосотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование ипересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПЭВМ вдокументообороте организации зачастую наталкивается на многочисленныепрепятствия – финансовые, программно-технические и психологические.
При внедрении подобных системнеобходимо следовать некоторым общим принципам, которые позволят избежатьсерьезных ошибок.
К принципам внедрения электронногодокументооборота в организации следует отнести:
– постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при созданиидокументов (особенно внутри организации);
– своевременную модернизацию технического и программногообеспечения;
– первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинныхопераций при создании документов;
– предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота снаибольшими временными затратами (как правило, при переписке);
– ясное понимание необходимости внедрения подобных системруководством организации[1].
Автоматизация и механизация работы сдокументами направлены на повышение оперативности управленческого труда,сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использованиедокументной информации, усиление контроля исполнения и упорядочениедокументооборота.
Автоматизированная работа сдокументами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ сиспользованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должнабыть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительнойтехники между собой и с централизованными базами данных.
Автоматизированная подготовкадокументов осуществляется в основном на АРМ в структурных подразделенияхорганизации. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, можетиспользоваться в работе на правах подлинника.
Автоматизированная регистрациядокументов может производиться также децентрализованно, в местах регистрациидокументов на АРМ структурных подразделений и в канцелярии предприятия. Записьпроизводится непосредственно с документа с использованием установленного единогонабора обязательных реквизитов. Запись на машинном (магнитном, оптическом и т.п.) носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки,которая используется в качестве справочной картотеки.
На базе данных автоматизированнойрегистрации документов строится автоматизированная информационнопоисковаясистема, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте ихнахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовлениямашинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной иавтоматизированной систем регистрации и поиска.
Автоматизированный контрольисполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации иобеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянииисполнения всех документов, а также предварительный контроль сроков исполнениядокументов, анализ исполнительской дисциплины.
Напоминания исполнителям о срокахисполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков и т.д.выводятся на экран дисплея.
Руководство предприятия должно нестиответственность за эффективность использования автоматизированной технологииработы с документами, определять право доступа сотрудников к информации,хранящейся на машинных носителях.
Все сотрудники предприятия обязанычетко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.
Современный электронный офисбазируется на промышленных программных продуктах, поставляемых как дляотдельных ПЭВМ, так и ПЭВМ, функционирующих в рамках вычислительной сети.Последняя представляет собой единый комплекс вычислительных машин (в частномслучае — ПЭВМ), связанных между собой с помощью сетевого оборудования (сетевыеадаптеры, кабели, концентраторы и др.), ресурсы которого доступныпользователям. В этом случае и говорят о телекоммуникации, имея в виду сетикомпьютеров, объединенных линиями или каналами связи, благодаря которымтерриториально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом.
Компьютеры, находящиеся в разныхместах, могут совместно пользоваться одними и теми же аппаратными средствами,программным обеспечением или данными.
Компьютеры, установленные в одномместе, могут обмениваться данными между собой, а также совместно пользоватьсяаппаратными и программными ресурсами[2].
Современные вычислительные сети,особенно локальные сети, т. е., например, функционирующие в одном здании,обычно имеют многоточечную конфигурацию одного из трех типов: кольцевую,звездообразную или шинную.
В кольцевой сети имеется несколькокомпьютеров или рабочих станций, соединенных друг с другом в замкнутое кольцо.
Звездообразную сеть образуют рабочиестанции или подчиненные компьютеры, соединенные по двухточечному принципу сцентральным компьютером (сервером) или ха-бом (концентратором), которыйосуществляет управление сетью.
Что касается шинной сети, то всекомпьютеры или рабочие станции соединены с общей телекоммуникационной шиной, вкачестве шины могут использоваться витая пара проводов, коаксиальный иливолоконно-оптический кабель.
Применительно к локальным сетямшинные сети являются наиболее распространенными конфигурациями, а при ихсоединении с помощью тех или иных систем и видов связи получают глобальныесети.
Любая ПЭВМ преобразуется в рабочуюстанцию после установки в ней сетевого адаптера и подключения к вычислительнойсети. Машины этой вычислительной сети могут сопрягаться со средствамителекоммуникаций через специальные устройства — модемы для выхода в различныесистемы связи. В этом случае ПЭВМ можно рассматривать как своеобразные узлыэлектронной почты.
В настоящее время разработаныэффективные средства электронной почты для пересылки одноадресных имногоадресных сообщений и документов с учетом категорий срочности их доставки иквитирования получения, а также с соблюдением всех требований по защитеинформации[3].
2 Практические аспекты автоматизации делопроизводства
Автоматизация традиционного,бумажного документооборота является промежуточным решением, используемым дляповышения эффективности работы системы делопроизводства.
В настоящее время на платформеMicrosoft существует целый ряд систем автоматизации делопроизводстваи документооборота, отвечающих современным требованиям. В качествепримера в последующих разделах будет рассмотрена система «Дело».
Данная система автоматизацииделопроизводства и документооборота (далее САДД) полностью соответствуетсуществующей делопроизводственной практике. Она обеспечивает ведение множестваэлектронных картотек, которые, однако, являются при этом подмножествами единойкартотеки органа власти. При этом резолюции и связанные с нимидокументы автоматически перемещаются между картотеками в соответствиис принятой технологией прохождения документов.
Таким образом, в любой моментвремени имеется полная информация о состоянии, истории движенияи исполнения документов в органе власти. Данный комплекс программногообеспечения (ПО) позволяет также решить проблему координации работыс документами в территориально-распределенных подразделениях илипредставительствах органа власти. Обеспечивается обмен документамии резолюциями с использованием современных систем связи междуподразделениями.
Основные факторы эффективности автоматизациидокументооборота с использованием предлагаемого программного решения:
· Экономия организационно-технических затрат, связанныхс размножением и перемещением документов, регистрацией работыс ними.
· Упорядочение технологии работы с документами. Внедрениеединой компьютерной технологии позволяет предприятию перейти на единуюсистему делопроизводства и документооборота.
· Ускорение прохождения документов на предприятии за счетэффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций.
· Полный контроль за документами и работой персоналас ними. Средства системы позволяют осуществлять как оперативный контрольза деятельностью предприятия, так и аналитическую обработкунакапливаемых данных о документах и работе с ними персонала[4].
Основа предлагаемого решения —система автоматизации делопроизводства и документооборота — является современныммасштабируемым решением.
Единицей хранения в информационной системеявляется регистрационная карточка (далее РК) документа — электронный аналог традиционнойрегистрационно-контрольной карточки. Содержащая исчерпывающие сведения о документе,она хранится в единой базе данных. База данных, хранящая РК документов, по аналогиис традиционным документооборотом называется картотекой, хотя поддерживается онасовременной высокопроизводительной СУБД.
Функциональные возможности САДД поддерживаютведение РК на всех этапах исполнения документа, включая его регистрацию, наложениена документ резолюций, оформление отчетов исполнителями, списание документа в дело.Подсистема формирования стандартных отчетов дает возможность оперативно контролироватьисполнение документов.
Все документы, подлежащие регистрации,делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеетотличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило,различный набор реквизитов. Системой поддерживаются три базовые группы:
· входящие;
· исходящие (внутренние);
· письма и обращения граждан.
Группа Входящие предназначена для регистрациипоступающей в организацию служебной корреспонденции. Группа Исходящие (внутренние)предназначена для регистрации исходящей из организации корреспонденции и внутреннихдокументов. Группа Письма и обращения граждан — для регистрации поступающих в организациюписем граждан.
Система допускает деление каждой из группдокументов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическомупризнаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в своюочередь, можно делить на более мелкие подгруппы и т.д. Например, группу Исходящиеможно разделить на подгруппы Отправляемые документы и Внутренние документы, а подгруппуВнутренние документы — на подгруппы Приказы, Распоряжения, Инструкции и т.д.
Деление на подгруппы определяется правиламидокументооборота и нуждами справочно-аналитической работы, а состав подгрупп и правилаформирования регистрационных номеров хранятся в системном справочнике группы документов.
В зависимости от того, к какой базовойгруппе отнесен документ, его РК содержит разный набор реквизитов. Состав реквизитовкаждой из групп документов также определяется действующими российскими нормативнымидокументами.
Рассмотрение входящего документа
Все операции по рассмотрению входящихдокументов производятся с помощью системы автоматизированного документооборота,входящей в состав предлагаемого решения.
При регистрации документа, поступившегов предприятие, уполномоченный на то служащий заполняет экранную форму. Система автоматическив соответствии с принятыми в организации правилами формирует регистрационный номердокумента, а пользователь вводит все необходимые сведения о документе, в том числекраткую аннотацию, и при необходимости присоединяет отсканированный, (а при возможности— распознанный средством оптического распознавания) электронный образ документа[5].
Исполнение резолюций
Резолюция, вынесенная по входящему документу,может требовать от исполнителей проведения каких-либо действий или быть нейтральной— например «принять к сведению». С точки зрения автоматизации документооборота наиболееинтересны резолюции, требующие от исполнителей подготовки внутренних или исходящихдокументов.
Содержащееся в резолюции распоряжениео подготовке документа порождает отдельный производственный процесс подготовки документа.Этот процесс традиционно состоит из следующих этапов:
· подготовка текста проекта документа;
· согласование проекта документа;
· утверждение проекта документа[6].
Основная по трудоемкости задача — подготовкатекста проекта документа — уже давно во многих органах власти решается при помощисредств вычислительной техники. При этом формальные операции документооборота, такие,как визирование при согласовании и утверждение, требуют работы с бумажным документом.
Подготовленный полностью в электронномвиде документ необходимо распечатать и зарегистрировать в САДД. Производится этов порядке, схожем с регистрацией любого другого документа за исключением того, чтонеобходимость в сканировании отпадает. САДД позволяет проконтролировать процесссогласования и утверждения бумажного документа, учесть выдвинутые замечания и довестиих до сведения исполнителей.
Подготовка документа ведется современнымитехнологиями работы с документами, предоставляемыми решениями Microsoft. Более подробноеописание этих решений приведено в разделе «Подготовка документов».
Обработка исходящих документов
Прошедший согласование и утверждение проектисходящего документа автоматически регистрируется в САДД как утвержденный исходящийдокумент. Далее, в случае указания в РК внешних адресатов, которым надлежит получитьданный документ, осуществляется контроль отправки бумажных экземпляров.
В рассматриваемом комплексе программныхсредств передача дел на архивное хранение производится автоматизированно за счеттесной интеграции САДД и системы автоматизации архивного дела.
Система автоматизации архивного дела предназначенадля ведения и учета архивных документов[7].
Контроль исполнения
Предлагаемое решение обладает средствамиконтроля за документооборотом — от непосредственного контроля руководителем за исполнениемсобственных резолюций до контроля статистических параметров документооборота отдельныхподразделений и Государственного учреждения Централизованной бухгалтерии Фрунзенскогорайона СПб в целом.
Текущий контроль исполнения резолюцийосуществляется по записям в папке «На контроле» кабинета автора резолюции. РК находятсяв этой папке с момента вынесения контрольной резолюции до утверждения автором резолюцииотчета ответственного исполнителя.
Общий контроль исполнения резолюций осуществляетсяс помощью отбора РК по различным реквизитам резолюций, который производится с помощьюфункции Поиск. При этом отбор может производиться:
· для каждой картотеки и для всех картотек сразу;
· за определенный период времени регистрации РК или наложения резолюции;
· по авторам и исполнителям резолюций;
· по контрольным или неконтрольным резолюциям;
· по находящимся на контроле или снятым с контроля резолюциям;
· по резолюциям, выполненным в срок или с нарушением срока.
Также контроль исполнения можно осуществлятьс помощью отчетов, получаемых при работе с отчетными формами системы автоматизированногодокументооборота.
Еще один способ эффективного контроляза ходом процесса по исполнению резолюции — сквозное взаимное соответствие сроковна всех технологических уровнях подготовки внутреннего или исходящего документа.
Контрольные сроки исполнения документа,определенные в резолюции, автоматически доводятся до исполнителей и учитываютсясредством автоматизации их деятельности. При подготовке сложных документов, гденесколько исполнителей отвечают за отдельные разделы, обычно применяется программныйпродукт Microsoft Project. В меньших рабочих группах контрольные механизмы системыавтоматизированного документооборота могут напрямую взаимодействовать со спискамизадач, ведущихся в почтовых системах Microsoft Outlook непосредственных исполнителей.Однако пример системы контроля интереснее рассматривать на более сложном примере,когда исполнением резолюции занято крупное подразделение[8].
Заключение
За последнее десятилетие в связи с развитиемрыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы сдокументами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услугив области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.
1. С документами работают абсолютно все организации и большое количество частныхлиц.
2. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве,даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются ит. д.
3. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получаютреальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейшихзадач современной российской экономики.
4. Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства частостремятся повысить свою квалификацию.
5. Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизацииделопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированнымирабочими местами, информационными и прикладными системами.
Целый ряд национальных особенностей введении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовыеприкладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей,предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификацияпользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточноблагоприятны.
Достижения последних лет в вычислительнойтехнике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволилиуспешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитиемалого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.
Раньше работа с документами требовалавремени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весьдокумент даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажныхархивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солиднойорганизации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерныепрограммы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяютсоздавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутрии вне организации, их регистрацию и контроль.
Список использованной литературы
1. Андреева.В.И. Делопроизводство. — М., — 2004. – 564с.
2. ДоронинаЛ.А. Систематизация документов в кадровой службе // Справочник кадровика .- 2004.-№1.С.9-13.
3. ЗамыцковаО.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебник. – Ростов-на-Дону:Феникс, 2008. – 375 с.
4. КирсановаМ.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления:Учебное пособие – 2 изд. – М.: Инфра – М. – 2004. 321с.
5. КравченкоЛ.И. Автоматизированная система учетного процесса: Учебник / Л.И. Кравченко. – Минск,2005. — 415 с.
6. КугушеваТ.В. Делопроизводство: Учебное пособие. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – 256 с.
7. КудряевВ.А. Организация работы с документами. – М.: Инфра-М. — 2008. 432с.
8. КузнецоваТ.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. идополн. М. — 2007. – 384 с.