Первичное наблюдение – основа информационной системы бухгалтерского учета

РЕФЕРАТ

по курсу «Бухгалтерский учет и аудит»
по теме: «Первичное наблюдение –основа информационной системы бухгалтерского учета»

1. Документы как источник первичной информации
Первичное наблюдение — первое, начальное звено в цепочке функционированияхозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота идостоверность учетной информации, которую ее пользователям подготовитбухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяетсябольшое внимание.
По результатам первичного наблюдения составляется документ.
Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существеннымявляется его документальность. Только ему присуще сплошное и документальноеоформление совершаемых хозяйственных операций.
Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Всехозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учетнымидокументами (ПУД). На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документанет бухгалтерской записи, а следовательно и правовых последствий.
Первичный учетный документ должен составляться в момент совершенияэкономического события. Если на данном этапе указанная процедура непредставляется возможным, то такое условие должно быть исполнено сразу же послеокончания такого события.
Первичные учетные документы являются основой для составления сводныхучетных документов.
Документация — оформление экономического события (хозяйственной операции)документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собойпервичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.
Документ (лат. documentum— поучительный пример, свидетельство,доказательство) — письменное свидетельство с заполнением необходимыхреквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ —основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилосьв связи с широкой автоматизацией учетно-вычислительных работ в последнее время,но еще более возросло. Современная информационная система — это сложныйаппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учетныйдокумент, отражающий бизнес-процессы экономического субъекта. По некоторымзарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75%компаний потеря функционирования становится критической или полной. Утеря базданных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важнав процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществленияконтрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровнямастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации.
Становится возможным дать правовое обоснование фактов хозяйственнойжизни. Они являются одним из главных источников, используемых в процессеанализа хозяйственной деятельности, что позволяет выявить отклонения отбизнес-плана.
С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движениемматериальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо,наделенное правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразностьоперации. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника,подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия.Таким путем осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиямиматериально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямыхзлоупотреблений.
Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитныйдиск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксированаучетная информация.
Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланкеустановленной формы, отпечатанном типографским способом, в момент совершенияфакта хозяйственной жизни.
Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязанаизготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственныхопераций, включая контролирующие органы.
В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользования,бухгалтерский документ составляется в произвольной форме.
Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк,граф (колонок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях сзаранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит (лат. requisition — нужное,требуемое) — единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сутисвоей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку.Например, единица измерения, код материала и т. п.
Реквизиты подразделяются на признанные и содержательные.
Признанные реквизиты отображают объекты учета (наименование основныхсредств и пр.).
Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учета (сорт,типоразмер и пр.).
Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нем компактно, водном месте. Нередко они обводятся жирными линиями.
Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации,подпись и т. п.), печатаются типографским способом.
Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичныйучетный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейсяв альбомах унифицированных форм первичной учетной документации межотраслевогозначения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации.
Перечень таких форм первичных учетных документов разрабатываетсяприменительно к отдельным участкам бухгалтерского учета. Например, по учетуосновных средств разработана следующая первичная учетная документация,включающая 14 наименований:
акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий исооружений) (ф. № ОС-1);
акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС-1 а);
акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий исооружений) (ср. № ОС-1 б);
накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. №ОС-2);
акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных имодернизированных объектов (ф. № ОС-3);
акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)(ф. № ОС-4);
акт о списании автотранспортных средств (ф. Ко ОС-4 а);
акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортныхсредств) (ф. № ОС-4 б);
инвентарная карточка учета объекта основных средств (ф. № ОС-6);
инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (ф. № ОС-6а);
инвентарная книга учета объектов основных средств (ф. № ОС-6 б);
акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. №ОС-14);
акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф.К°ОС-15);
акт о выявленных дефектах оборудования (ф. №ОС-16).
Во всех других случаях, как документы, форма которых не представлена вэтих альбомах, они приобретают правовую юридически доказательную силу наравне сунифицированными документами при наличии следующих обязательных реквизитов:
наименование документа (доверенность, карточка складского учетаматериалов и т. п.);
дата составления (дата, месяц, год);
4- наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения(например, лицевой счет ф. Т-54 применяется для записи всех видов начислений иудержаний из заработной платы на основании первичных документов по учетувыработки и выполненных работ, отработанного времени, а также документов наразные виды оплат);
единица измерения (в натуральном, количественном и стоимостном выражении);
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственнойоперации и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.
Эти требования закреплены в п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете».
Признание последнего реквизита в расширительном толковании, а именно срасшифровкой подписи должностных лиц, включая случаи создания документов сприменением средств вычислительной техники повышает юридическую доказательностьконкретных фактов хозяйственной жизни, зафиксированных в соответствующемдокументе.
Если предприятие нарушает данные требования законодательства пооформлению первичных документов, его руководство может быть привлечено кадминистративной ответственности. Сама информация, содержащаяся в такихдокументах, признается недостоверной.
В условиях ручной обработки данных могут иметь место факты пропусковреквизитов. В ряде случаев и при автоматизированной подготовке первичныхдокументов из-за несовершенства отдельных программ отсутствует возможностьхранить в их базах данных в полном объеме набор соответствующих реквизитов.Поэтому следует отслеживать соответствующие программы. В некоторых из них принезаполнении обязательных реквизитов для нового объекта программа сигнализируетоб этом и не допускает попадания такого документа в базу данных. Тем самымисключается появление ошибок и неточностей при заполнении документов.
Независимо от того, каким способом подготовлен документ — вручную илимашинным способом, в целях контроля за правильностью и законностью регистрацииэкономических событий в документе должны быть указаны не только личные подписидолжностных лиц, как того требует Закон «О бухгалтерском учете», но и ихрасшифровки. Последнее условие четко оговорено в п. 13 Положения по ведениюбухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв.Приказом МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н). Хотя эти документы разного уровня,соблюдение последнего условия является обязательным. Дело в том, что еслиобратиться к содержанию п. 3 ст. 9 ФЗ РФ «О бухгалтерском учете», то в немпрямо указывается на то, что «перечень лиц, имеющих право подписи первичныхучетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию сглавным бухгалтером». Следовательно, в документе наряду с личной подписью лица,оформившего документ, должна быть указана ее расшифровка.
Подписи лиц, определенных по статусу за составление машиночитаемыхпервичных документов, могут быть заменены паролем или другим способомавторизации, дающим право однозначно идентифицировать подпись соответствующеголица.
Правомочия должностного лица на подпись в первичном учетном документеподтверждаются приказом руководителя экономического субъекта по согласованию сглавным бухгалтером и не должны расходиться с перечнем лиц, одобренных им направо подтверждения обоснованности осуществления соответствующих хозяйственныхопераций.
Исходя из специфики отдельных документов приведенные выше реквизиты могутбыть расширены. Например, в соответствии с Положением о безналичных расчетах вРоссийской Федерации расчетные документы должны соответствовать требованиямустановленных стандартов и содержать:
наименование расчетного документа и код формы по ОКУДОК 011-93;
номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Числоуказывается цифрами, месяц — прописью, год — цифрами. На расчетных документах,заполняемых средствами вычислительной техники, допускается обозначение месяцацифрами;
вид платежа;
наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номерналогоплательщика (ИНН);
наименование и местонахождение банка плательщика, его банковскийидентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номерналогоплательщика (ИНН);
наименование и местонахождение банка получателя, его банковскийидентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетномдокументе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, чтоналог не уплачивается;
сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;
очередность платежа;
вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначений (шифров)документов, проводимых по счетам в банках»;
подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (вустановленных случаях);
на первом экземпляре расчетного документа (кроме чека) — подписируководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способаизготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляетсятакже оттиск гербовой печати.
Из изложенного следует вывод, что организация в зависимости от характераоперации, требований нормативных активов, а также методических указаний побухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации вправе включатьв документ дополнительные реквизиты.
Исключением из данного правила является то, что указанная выше норма нераспространяется на кассовые документы.
Все реквизиты, относящиеся к обязательным по перечню, утвержденнымГоскомстатом России, не подлежат исключению или изменению.
В том случае, когда по какому-либо факту хозяйственной деятельности непредусмотрены унифицированные формы первичной учетной документации, тоорганизация имеет право сама разработать такой документ. Эта процедура должнабыть оформлена в соответствующем организационно-распорядительным документе,например, в приказе по учетной политике.
В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах,форма последних может быть:
зональной;
анкетной;
табельной;
комбинированной.
Зональная форма документов наиболее распространенная. Документ припостроении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизитразмещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типадокументов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.
Анкетная форма предусматривает размещение названия реквизитов в левойстороне документа, а заполнение их — один под другим, т. е. сверху вниз.
Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нем(например, расчетно-платежная ведомость) реквизиты расположены по вертикали игоризонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующихсамостоятельную таблицу (матрицу).
Документ, представленный в комбинированной форме, сочетает в себепризнаки построения ранее рассмотренных форм — зональной и анкетной, анкетной итабельной.
Для- исключения повторного использования документов ряд документовподлежит гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа,месяца, года). Это относится в первую очередь к денежным документам,приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.
Другие обработанные первичные документы должны иметь отметку, исключающуювозможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи вучетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиска штампа(указание кода) работника, ответственного за обработку соответствующегодокумента.
Нередко в целях исключения повторной записи в текущем учете на документеделается надпись или оттиск «К записи №… приложение… листов, дата…2006 г.». В порядке, установленном законодательством, допускается ряддокументов относить к бланкам строгой отчетности. Последние должны бытьпронумерованы и храниться обособленно (чековые книжки и т. п.).
Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
Указание в документе необходимых реквизитов принято называть составлениемдокумента.
Юридическую силу документ приобретает при наличии в нем не толькосоответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей,резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнениеэтих условий предопределяет его оформление.
Для бухгалтера, получившего документ, на данном этапе главное состоит вустановлении не столько наличия в нем обязательных реквизитов, сколько вподтверждении законности отраженного в нем факта хозяйственной жизни и в оценкеуровня влияния на конечные результаты деятельности организации. Проводятсятехнические процедуры по подтверждению правильности арифметических вычислений иподсчетов. После этого производится расценка (таксировка) документов.
Последняя процедура при обработке документов предусматривает установлениекорреспонденции счетов исходя из содержания экономического события.
Составленный с учетом этих требований, документ должен бытьзарегистрирован в соответствующем журнале с подписью лица, утвержденной вустановленном порядке. Например, выписанную доверенность следуетзарегистрировать в Журнале учета выданных доверенностей, подтвердив подписьюлица, на имя которого она выписана.
/>В дальнейшем «жизненный» цикл каждого документазаканчивается хранением в бухгалтерии с последующей сдачей в архив организации.
Записи в первичных учетных документах допускается производить чернилами,химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средствмеханизации. Возможно их заполнение и другими средствами при условии, что ониобеспечивают сохранность этих записей в течение времени, установленного для иххранения в архиве.
В дореволюционной России запись в документах и книгах допускалась толькочернилами черного цвета.
Автоматизация учетных работ ставит свои проблемы при формированиипервичных документов. Их перечень определяет:
понятие документа;
выбор критерия придания юридической силы машинным документам;
регламентация координирования документов;
регламентация технологии машинной обработки;
выбор технологии обмена данными между автоматизированными системами, вфункции которых входит сбор и обработка экономической информации;
критерии отбора способов закрепления персональной ответственности задостоверность вводимой информации и результатов ее обработки;
установление способов защиты от несанкционированного доступа к базеданных, хранящихся в памяти ЭВМ;
способы исправления ошибочных записей;
возможность проверки достоверности данных органами внутреннего и внешнегоконтроля. Подготовленные на машинных носителях документы должны соответствоватьГОСТу 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе имашинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».
В условиях машинной обработки документ представлен в виде трех частей:адресной, предметной и оформительской, а реквизиты, содержащиеся в нем, могутбыть зафиксированы в виде кодов.
Адресная и оформительская части носят общий характер. Их реквизиты имеютсоподчиненное значение.
Предметная часть содержит индекс «а», являющийся неотъемлемой частьюуниверсального языка ЭВМ. Каждый индекс «а» характеризует признанный реквизит.
В универсальном языке для описания характеристики реквизитов используетсянотация Бекуса, в которой для уточнения степени подчиненности признанных исодержательных реквизитов используются знаки.
Среди машинных носителей информации применяются жесткие, лазерные имагнитооптические диски. Некоторое применение имеют еще системы, использующиенакопи гели информации на магнитной ленте (стримеры).
Каждый из перечисленных носителей информации должен содержатьотличительный знак, позволяющий однозначно толковать идентификацию лица,оформившего процедуру регистрации хозяйственной операции. Наличие данного знакаможет быть представлено в виде:
кода, набираемого исполнителем на клавиатуре компьютера;
строго индивидуализированного ключа или жетона, позволяющего однозначноопределять должностное лицо, регистрирующее хозяйственную операцию;
заранее введенного в память ЭВМ факсимиле исполнителя, распознаваниекоторого осуществляется на экране дисплея в определенной последовательности.
Все иные признаки, вводимые в машину, однозначно блокируютнесанкционированный доступ в базу данных.
Помимо данного ограничения, позволяющего однозначно идентифицировать лиц,ответственных за совершение и оформление хозяйственных операций (переченькоторых утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером),первичный учетный документ на машиночитаемом ноет еле должен содержатьследующие обязательные реквизиты, дающие основание однозначно определить:
документ (наименование, номер и пр.);
условия его составления (дату и т. п.);
/>зарегистрированные в немхозяйственные операции (их содержание и основные характеристики).
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершенияхозяйственной операции. Если такая возможность отсутствует, то его составлениеобязательно сразу же после окончания данной операции.
Итак, можно сделать вывод о том, что первичное наблюдение за объектамибухгалтерского учета осуществляется при помощи документации. Она представляетсобой способ сплошного и непрерывного отражения всех хозяйственных операций сцелью получения о них необходимой информации, требуемой для ведения текущегобухгалтерского учета, оперативного и последующего контроля за ними. Составлятьбухгалтерские документы — значит документировать хозяйственные операции, адокументация — это совокупность составленных документов. Она представляет собойсредство информационного обеспечения фактов хозяйственной деятельностиэкономического субъекта.
Эти факты должны быть зафиксированы в документе на русском языке.
При осуществлении совместной деятельности с участием иностранногокапитала, независимо от его размера, иностранный инвестор вправе потребоватьоформления документа на иностранном языке. Такой подход не противоречитроссийскому законодательству при условии построчного перевода соответствующихреквизитов.
При наличии ошибок, искажающих содержание хозяйственной операции,исправления допускаются исполнителем, оформившим соответствующий документ, посогласованию с другими участниками хозяйственной операции и заверяютсяподписями этих же лиц с указанием даты внесения исправлений.
К некоторым первичным документам, исходя из специфики учитываемыхобъектов (быстрая оборачиваемость, возможность использования их в личныхцелях), предъявляются дополнительные требования. Так, внесение исправлений,помарок, подчисток, а также использование корректирующей жидкости в кассовых ибанковских документах не допускается. Такой документ должен быть перечеркнут суказанием надписи «испорчен». После чего следует оформить новый первичныйдокумент.
В целях исключения повторного использования все документы, приложенные кприходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившиеоснованием для начисления заработной платы, должны быть погашены путемналожения на них штампа или надписи от руки «Получено» или «Оплачено» суказанием даты (числа, месяца, года).
Все изложенное выше определяет содержание первичного учета, его сущность.
Первичный учет является основой синтетического и аналитического учета.
2. Классификация документов
Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организацииотражена в их классификации.
По степени приоритетности не следует выделять тот или иной порядок впредставленной схеме классификации, так как каждый из этих признаков несет своюсодержательную нагрузку.
По назначению документы подразделяются на:
распорядительные;
оправдательные (исполнительные);
бухгалтерского оформления;
комбинированные.
Распорядительные документы дают право на совершение строго определенныхраспоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций.Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассируполучить определенную сумму в банке с ее расчетного счета. В качествераспорядительного документа на с. 164 приведена доверенность на получениетоварно-материальных ценностей.
Оправдательные (исполнительные) подтверждают, что указанные действия всоответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так,авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему,рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчетнымлицом бухгалтеру.
Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют.Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документовподготовить в дальнейшем соответствующие учетные записи для обработки с цельюдальнейшего использования в учетном процессе. Поэтому они составляются ииспользуются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределенияобщепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управлениеструктурных подразделений предприятия между отдельными видами выпускаемой имипродукции. Различные справки-расчеты, составленные в бухгалтерии, служатоснованием для отражения в учете сумм, исчисленных в возмещение обязательствперед бюджетом, внебюджетными фондами и т. п.
Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренныхдокументов. Например, после утверждения руководителем израсходованныхподотчетных сумм авансовый отчет приобретает для бухгалтера силу распоряженияпринять к учету указанную сумму, подтвержденную оправдательными первичнымидокументами (квитанции за проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же вавансовом отчете бухгалтерских проводок по списанию этой суммы дает основаниерассматривать его как документ бухгалтерского оформления.
Отмеченные достоинства комбинированных документов делают их весьмараспространенными в практике бухгалтерского учета.
По порядку формирования различают первичные и сводные документы.
Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учетногопроцесса. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственнойоперации или сразу после ее окончания. Они составляют основу первичного учета.Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путемпредварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся инвентарнаякарточка учета объекта основных средств (ф. № ОС-6), акт о приемке материалов(ф. № М-7) и др.
Сводные документы составляются на основе первичных документов. Ихприменение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщениепоследних таким путем предоставляет возможность на другом уровне анализироватьинформацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленныхматериально ответственными лицами товарных отчетах за определенный отрезоквремени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностейпо приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчетов явилисьпервичные учетные документы (акты приемки, акты на списание и пр.).
Кассовые отчеты составляются по данным приходных и расходных кассовыхордеров и приложенных к ним оправдательных документов (платежно-расчетных илиплатежных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказаниематериальной помощи и т. п.).
Первичные и сводные учетные документы, как уже отмечалось ранее, могутсоставляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Еслидокумент составлен на машинном носителе, то одновременно для других участниковхозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме.Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органови органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующимзаконодательством.
По способу использования применяются разовые и накопительные документы.Их различие — в степени охвата хозяйственных операций.
Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколькохозяйственных операций. При соблюдении определенных требований, предъявляемых кдокументу, информация, содержащаяся в нем, служит основанием для составлениябухгалтерской записи в учете. К таким документам относятся приходные ирасходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннееперемещение) материалов и др.
Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственныхоперациях за определенный отрезок времени (день, декаду, месяц).
Их преимущество проявляется в сокращении первичных учетных документов иусилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того,значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учета.
Примером таких документов являются накопительные наряды по начислениюзаработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те жеоперации. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один-два раза вмесяц.
При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качественакопительных документов применяются лимитно-заборные карты.
По статусу в системе информационного обеспечения различают простыедокументы и документы (бланки) строгой отчетности.
Простые документы — наиболее распространенные первичные учетныедокументы. На них распространяется общепринятый порядок документооборота иобычные требования к составлению и хранению.
Документы (бланки) строгой отчетности формируют особый перечень формдокументов, утвержденных в установленном порядке в соответствии с требованиямипостановления Правительства РФ от 30.07.1993 г. №745. Этим постановлениемпредоставлено право определенным категориям организаций, а такжепредпринимателям использовать в расчетах с населением для учета наличныхденежных средств определенный перечень форм первичных документов строгойотчетности:
кассовые ведомости на получение денег за работы и услуги, выполняемые вприсутствии заказчика;
путевки, наряды-путевки, туристские путевки для оформления экскурсийсборной группы и т. п.
К таким документам предъявляются особые условия хранения. Они должныхраниться в сейфах, металлических шкафах. В учете их получение должнооформляться приходными ордерами с указанием наименований бланков, их номеров иколичества.
Документы строгой отчетности при осуществлении расчетов с населением безприменения контрольно-кассовых машин (ККМ) приравниваются к кассовым чекам.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.
Внутренние документы оформляются в организации. Они имеют внутреннееприменение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих обращение наданном предприятии. Это авансовые отчеты подотчетных лил, табели учетаиспользования рабочего времени, инвентарные карточки учета основных средств,приходные ордера, лимитно-заборные карты и пр.
Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями иорганизациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы.Это счета-фактуры, платежные поручения и т. п.
Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основномодни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланкахунифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документовиной формы, но они должны содержать обязательные реквизиты.
По количеству учетных позиций различают однопозиционные и многопозиционныедокументы.
Однопозиционные документы носят узкоспециализированный характер,ограничиваясь отражением операции движения одного наименования однородногообъекта учета (например, операций по приходу и расходу товарно-материальныхценностей по одному номенклатурному номеру).
Если в документе представлены операции по отражению движения несколькихнаименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такиедокументы называются многопозиционными (многострочными). Примером такихдокументов являются расчетно-платежные ведомости, лимитно-заборные карты и др.
В последнее время многопозиционные документы находят широкое применение впрактической учетной работе. Преимущество их— в уплотнении информации,поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такиедокументы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированногоучета.
По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочиедокументы.
Унифицированные документы — это типовые документы, утвержденные вустановленном порядке Госкомитетом РФ по статистике и представленные им в видеутвержденных альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и ихэлектронных версий: При этом содержание и состав унифицированных форм первичнойучетной документации согласовываются данным комитетом с Министерством финансовРФ и Министерством экономического развития и торговли РФ.
Унифицированные документы предназначены для оформления однородныхопераций в организациях с различной формой собственности и различнымиотраслевыми особенностями.
Среди унифицированных документов различают авансовые отчеты, платежныепоручения и т. п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимоот форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.
Автоматизация бухгалтерского учета расширяет возможности разработки иприменения унифицированных первичных документов и их электронных версий.
Унификация документов ведет к упорядочению документации. Она должнаосуществляться одновременно со />стандартизацией документов, т. е. разработкойодинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги наизготовление документов, упрощает их обработку и хранение.
Не вошедшие в указанный перечень документы представляют собой прочиедокументы. К прочим документам принято относить документы накопительногохарактера: ведомость расчета износа (амортизации основных средств) ведомостьраспределения торговой наценки между проданными и не проданными товарами и пр.
Наконец, по способу заполнения различают документы, заполняемые:
вручную;
на пишущей машинке;
полностью составляемые автоматизированным путем.
К документам, заполняемым вручную, относятся документы внутреннегопользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочныетаблицы: начисление амортизации по основным средствам, а также накопительныеведомости и пр.
Документы, заполняемые частично механизированным путем, представлены чащевсего в виде макетированных карт. При этом речь идет не столько о заполнениидокументов указанным путем, сколько о машинном, скорее техническом, способеизмерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного родаприборы и устройства: счетчики, автоматические весы, мерная тара, пишущиеэлектрические и иные машины и т. п.
Более совершенный способ подготовки документов связан с применениемперсональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ). По некоторым оценкам, винформационном потоке структурированная информация в электронном видесоставляет около 10%. Она хранится в базе данных и размещена «по полочкам»(полям). Доступ к ней осуществляется с помощью ранее рассмотренных приемов,заложенных в системах управления базами данных.
Некоторая часть информационного потока представлена какнеструктурированная информация в электронном виде. Содержание ее определяютфайлы текстовых редакторов и электронных таблиц, сообщения, приходящие поэлектронной почте при наличии замкнутых локальных сетей, и т. п. Вся этаинформация накапливается на жестком магнитном диске (винчестере) уперсонального пользователя. Доступ к такой информации осуществляется с помощьюсредств файловой системы и механизма поиска по «ключевому слову». Имеется ввиду, что при работе, например, с текстовым редактором Winword, если в качествеобразца задано какое-то слово, то программа находит все слагаемые текста вфайле, где представлено данное слово. В условиях типизации хозяйственныхопераций подобный способ значительно облегчает разработку соответствующихбухгалтерских программ и делает более творческой работу бухгалтера. Становитсявозможным обходиться без бумажной регистрации хозяйственных операций. Бухгалтерработает в системе «человек — ПЭВМ», т. е. в диалоговом режиме. Периферийныеустройства оборудуются непосредственно в местах, где осуществляютсяхозяйственные процессы (на складах, участках). Хозяйственная операция путемнабора на клавиатуре компьютера записывается на машинный носитель, т. е.первичный документ в традиционном виде не создается. Воспроизведение операцииосуществляется на экране компьютера путем извлечения из базы данных в видепрямого набора на клавиатуре. Аналогичная Ситуация возникает в автоматическомрежиме регистрации операции с использованием различных считывающих приборов иустройств, соединенных с ПЭВМ.
B каком бы виде ни осуществлялось первичное наблюдение, рассмотреннаяклассификация бухгалтерских документов оказывает существенное влияние наформирование системы первичного учета на предприятии. Последний представляетсобой первоначальную стадию учетного процесса, в котором производятся измерениеданных хозяйственных операций и регистрация их в документах.
Дальнейшая автоматизация учетно-вычислительных работ в условияхрасширения масштабов производства, вовлечение в сферу человеческой деятельностиновых объектов знаний предопределяет наряду с бумажными документами формированиедокументов в безбумажном режиме, в удобной для восприятия человеком форме.
Таким образом, первичное наблюдение служит основой информационной системыбухгалтерского учета. Оно находится у истоков организации бухгалтерского учетаи является определяющей частью его первичного учета.
Переход от государственной к другим организационно-правовым формамсобственности расширяет сферу применения первичного учета. В то же времяразвитие автоматизации в процессе регистрации хозяйственных операцийнакладывает на первичный учет определенные ограничения не в ущерб качествупроцедур регистрации хозяйственных операций и подготовке экономическойинформации. Эти ограничения сводятся к следующему:
объективно возрастает необходимость в исключении на стадии вводаненужной, избыточной информации;
постоянная информация (табельные номера рабочих, номенклатурные номераматериалов и т. п.) вводится в базу данных однократно;
резко возрастают требования к полноте и достоверности ввода в память ПЭВМпеременной информации, поскольку от этого зависит эффективность решений,принимаемых аппаратом управления по использованию различных видов ресурсов;
исключение из первичных бухгалтерских документов различных промежуточныхрасчетных показателей, а также постоянных реквизитов;
адаптируемость программного обеспечения задачам пользователей;
интеграция обработки данных первичного учета;
применение системы кодирования вводимых показателей.
3. Организация документооборота
На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации.Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема,обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах,ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих документов, начиная от ихсоставления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их нахранение в архив, принято называть документооборотом. Он регулируетсяПоложением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.
Каждая из процедур, включаемая в систему документооборота, должна содержатьнабор определенных операций, соблюдение которых обеспечивает четкую организациюдокументооборота. Например, на стадии приемки документов в бухгалтерии, ониподлежат обязательной проверке как по форме (полноте и правильности оформлениядокументов, заполнения реквизитов), так и содержанию (соответствие законностизафиксированных в документе экономических событий, логической увязке отдельныхпоказателей). В целях исключения повторного использования все первичныедокументы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит отспособа обработки документов: при ручном способе — дату записи в учетныйрегистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиск штампа лица,ответственного за их обработку.
Документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, равнокак и документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, должныбыть погашены штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» суказанием числа, месяца и года.
Документальный поток может быть входящим (документы поступают со стороныот других организаций), исходящим (составленные документы предназначены длявнешних пользователей) и внутреннего назначения (подготовленные работникамиданной организации для собственных нужд).
Организацией документооборота занимается главный бухгалтер фирмы. В егофункции входит разработка правил документооборота и технологии обработкиучетной информации, представленных в виде графика документооборота. Назначениеграфика — осуществление систематического контроля за составлением и срокамипрохождения первичных сводных документов между отдельными структурнымиподразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальнойпроверке и счетному контролю в виде арифметической проверки, устанавливаютсязаконность и целесообразность зафиксированных в них хозяйственных Операций,происходит соответствующая группировка их в процессе обработки в учетныхрегистрах и составляются необходимые формы отчетности.
Соблюдение этих условий способствует более четкой организации производстваи продаже продукции, а следовательно, и получению большей прибыли.
Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполни гелей документоввключает три этапа: таксировку, группировку и контировку.
Таксировка, или расценка, предусматривает перевод на натуральных итрудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Как правило, этапроцедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующегоколичества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу. Если в документе указантрудовой измеритель, выраженный в единицах времени — рабочих днях, часах,минутах, то его величина умножается на стоимость единицу данного времени.
Группировка представляет собой следующий этап учетной обработкидокументов. Последние подбираются в пачки, однородные по экономическомусодержанию зафиксированных в них хозяйственных операций. Характер группировкиобусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Так, документыпо приходу материалов группируются в разрезе складов, наименований источниковпоступления и т. д.; по расходу — в разрезе наименований и направлений виспользовании:
на производственные нужды;
на непроизводственные цели (непромышленным производствам и хозяйствам ипр.);
продажи на сторону и т. п.
Цель группировки — подготовить сводные данные по движению отдельных видовимущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведениепервичного учета.
Контировка — указание в первичном документе бухгалтерской записи, т. е.корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей изсодержания документа. Этот этап представляет более высокий уровень работы сдокументами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером,занятым на самостоятельном отдельном участке учетного процесса. Дляпредставления бухгалтерской записи в документе предусмотрено определенноеместо. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется вконце документа.
Автоматизация учетного процесса определила свои требования к организациидокументооборота. Появились программные средства, обеспечивающие ввод,хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. В 80-х гг. прошлоговека была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Онавоплотилась в системах управления электронными документами (Document ManagementSystems).
Составляющими современной корпоративной системы автоматизациидокументооборота являются:
— системы управления базами данных. Основное их достоинство — обеспечениедоступа к структурированной информации. На российском рынке это системы Oracle,Informix, Sybase — системы класса Document Management, обеспечивающие переводбумажных документов в электронный вид и осуществляющие доступ кнеструктурированной информации.
Для реализации этой идеи и доступа к управлению документами, представленнымибольшими массивами с целью обеспечения четкого поиска информации по всемусодержанию, разработана и функционирует система Excalibur EFS.
Таким образом, управление документооборотом в значительной мередостигается путем внедрения компьютерных технологий с помощью программныхсредств, а также локальных вычислительных сетей. С помощью последних решаетсяпроблема передачи информации. Это совершенно новый уровень организациидокументооборота, который более правильным следовало бы называть системой электронногодокументооборота (СЭД).
В данном электронном архиве первичные документы размещены не в файлах идиректориях, а по аналогии с обычными документами в электронных папках, полках,шкафах и секциях. В целях быстрого нахождения таких документов СЭД обладаетспециальной системой их поиска. Контрольными точками поиска являются датасоздания документа, адресат, наименование организации, ключевые слова и другиепараметры.
Система электронного документооборота позволяет упорядочить формированиемассива учетной информации, создает основу для исключения потери документов,повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой иобработкой документов, их хранением. На каждом ИЗ этапов формированиядокументооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующийконтроль.
Дальнейшее развитие автоматизированной системы учета настоятельно требуетразработки законодательной нормативной базы при использовании системыэлектронного документооборота. Параллельное ведение бумажной и электроннойсистемы документооборота ведет к удорожанию подготовки учетной информации.Следует отметить в этой связи, что в странах с развитой рыночной системойиспользуется международный стандарт 150 15489 «Управление документацией».
Система электронного документооборота стала внедряться и в российскихорганизациях.
По истечении года все документы из бухгалтерии передаются в общий архиворганизации. Время нахождения их в архиве определено Перечнем типовыхдокументов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств идругих учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения(утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа1988 г. в редакции Государственной налоговой службы Российской Федерации иФедеральной архивной службы России от 27 июня 1996 г.), а также ст. 17 ЗаконаРоссийской Федерации «О бухгалтерском учете». В соответствии с этим организациидолжны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистровбухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков,устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела,но не менее пяти лет.
Процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указаниемсроков их использования) организация также обязана хранить не менее пяти летпосле года, в котором они использовались в последний раз для составлениябухгалтерской отчетности.
Предельный срок хранения документов определен для расчетов по оплатетруда как списочного, так и несписочного состава (лицевые счета, расчетныеведомости). Он установлен в 75 — В лет.
В — возраст лиц на дату прекращения ведения лицевого счета работника.
Сдаче в архив документов предшествуют определенные подготовительныепроцедуры. Документы следует подобрать в папки по однородности совершенныххозяйственных операций в хронологическом порядке. Документы постоянного ивременного хранения помещаются в разные папки. Однако общим для них являетсято, что они группируются по каждому отчетному периоду (месяц, квартал,полугодие, 9 месяцев, год). В папках документы должны быть переплетены. Припередаче документов в архив составляется справка.
Изъятие документов в организации может иметь место только на основаниипостановлений в соответствии с действующим законодательством органов дознания,предварительного следствия и прокуратуры, судами и налоговыми инспекциями.
Изъятие документов производится в присутствии должностных лицорганизации.
Представитель органа, по распоряжению которого изымаются документы,обязан по окончании изъятия составить опись изъятых документов. Изъятиеоформляется протоколом. Копия его под расписку передается работникуорганизации, у которой производилось изъятие соответствующих документов.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо в данной ситуации имеетправо с разрешения представителей указанных органов снять копии с изымаемыхдокументов с указанием основания и даты изъятия.
Не допускается изъятие документов, составляющих государственную тайну.
Персональная ответственность за соблюдение условий и порядка хранениябухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерскойотчетности лежит на руководителе организации.
4. Инвентаризация и ее место в первичном учете
Достоверность учетной информации обеспечивается проведениеминвентаризации. Технически она представляет собой периодическую опись имуществаи обязательств организации на определенную дату с занесением ее результатов вотдельные инвентаризационные ведомости (описи).
Инвентаризации подлежат и те виды активов, которые не принадлежаторганизации и учитываются в связи с этим за балансом (002 «Товарно-материальныеценности, принятые на ответственное хранение», 004 «Товары, принятые накомиссию», и др.).
Наряду с этим в процессе проведения инвентаризации решаются и другиезадачи:
установление отдельных наименований товарно-материальных ценностей, несоответствующих своим потребительским качествам согласно ГОСТам и ТУ;
выявление неходовых, залежавшихся и неиспользуемых видов имущества;
подтверждение реальности оценки отдельных статей баланса;
проверка обоснованности подбора материально ответственных лиц изаключения с ними договора о полной материальной ответственности;
проверка условий хранения производственных запасов в соответствии с ихфизическими характеристиками;
установление состояния складского и весоизмерительного хозяйства.
Количество, порядок и сроки проведения инвентаризации определяетруководитель организации, кроме тех случаев, когда ее проведение обязательно. Всвязи с этим различают плановые и внеплановые (внезапные) инвентаризации.
В зависимости от объема проверки инвентаризации подразделяются на полные,частичные и выборочные.
По периодичности проведения они бывают текущие и перманентные(постоянные, непрерывные).
Наконец, по перечню решаемых вопросов различают комплексные итематические инвентаризации.
Обязательное проведение инвентаризации требуется, когда имеет место:
смена материально ответственных лиц — на дату передачи дел, но не позднеедня увольнения работника;
передача имущества в аренду, выкуп, продажа, а также преобразованиегосударственного или муниципального унитарного предприятия — на дату оформленияданных хозяйственных операций;
составление годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества,инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Поосновным средствам она может проводиться один раз в три года, а библиотечныхфондов — один раз в пять лет;
установление фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей— сразу же при их обнаружении;
стихийное бедствие, пожар, авария или другие чрезвычайные ситуации,вызванные форс-мажорными обстоятельствами, — сразу после их окончания;
ликвидация (реорганизация) предприятия — перед составлениемликвидационного (разделительного) бухгалтерского баланса;
другие случаи, предусмотренные законодательством Российской Федерации илинормативными актами Министерства финансов Российской Федерации. Руководительпредприятия может установить номенклатуру производственных запасов (например,наиболее дефицитных), инвентаризация которых может проводиться ежеквартально.
Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств.Данной процедуре подлежит как имущество, принадлежащее организации ипоставленное на баланс, так и не принадлежащее ей и учитываемое за балансом. Кпоследнему относятся арендованные основные средства, товарно-материальныеценности, принятые на ответственное хранение, материалы, принятые в переработку(давальческое сырье и пр.). Инвентаризируется также имущество, по каким-либопричинам не отраженное в учете.
Инвентаризация имущества осуществляется по каждому его наименованию и вразрезе материально ответственных лиц.
Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на ревизионнуюкомиссию, рабочие или постоянно действующие комиссии.
Первые из них имеют соответствующие правомочия, если в организации малыйобъем работ по проверке сохранности имущества и достоверности финансовыхобязательств.
В других случаях вся эта деятельность возлагается на рабочиеинвентаризационные комиссии, которые функционируют под контролем постояннодействующей инвентаризационной комиссии.
Состав инвентаризационной комиссии по количеству и персонально утверждаетруководитель фирмы с включением в него представителей администрации,бухгалтерии, а в зависимости от целей и объекта проверки — и другихспециалистов (технологов, экономистов и др.). При необходимости состав комиссииможет быть пополнен работниками службы внутреннего аудита данной фирмы илинезависимой аудиторской организации.
Отсутствие одного из членов комиссии на период проведения инвентаризациидает основание рассматривать ее результаты как недействительные.
Перед проведением инвентаризации все первичные документы по приходу ирасходу должны быть составлены и предъявлены комиссии или сданы в бухгалтерию,а от материально ответственных лиц получены расписки о том, что на дату проведенияинвентаризации нет неоприходованных или не списанных в расход отдельныхнаименований имущества.
Последние приходные и расходные документы фиксируются председателемкомиссии с указанием «до инвентаризации на «        » (дата)». После этогобухгалтерия формирует учетные остатки отдельных видов имущества на дату инвентаризации.
Фактические остатки по каждому наименованию имущества комиссия вносит винвентаризационные описи после тщательного взвешивания, подсчета, обмера и т.п., по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в текущем бухгалтерскомучете.
Постранично в конце каждого листа инвентаризационной описи прописьюпоказывается число порядковых номеров внесенных наименованийтоварно-материальных ценностей и общий итог их количества в натуральныхпоказателях, независимо от того, в каких единицах измерения (килограммах,метрах, штуках и т. п.) эти ценности показаны.
Незаполненные строки в инвентаризационных ведомостях прочеркиваются.
Акты обмеров, технические расчеты и ведомости обвесов как основаниедостоверности снятых в процессе проверки фактических остатков отдельныхнаименований имущества прилагаются к инвентаризационной описи.
Во время проведения инвентаризации присутствие материально ответственноголица обязательно,
В условиях автоматизированной обработки данных инвентаризационные описитоварно-материальных ценностей выдаются комиссии в виде машинограммы. В нейкомиссия проставляет только фактические остатки, в том числе и по темпроизводственным запасам, которые не были отражены в учете.
На негодные и испорченные материалы и готовые изделия составляютсясоответствующие акты и отдельные инвентаризационные описи.
По данным инвентаризационных описей, бухгалтерия составляет сличительныеведомости. Их содержание включает те наименования имущества, по которымвыявлены расхождения относительно данных бухгалтерского учета. По этимнаименованиям информация вносится в ведомости в натуральных и стоимостныхпоказателях.
Результаты расхождения учетных данных с фактическим наличием могут бытьобусловлены:
физико-химическими свойствами товарно-материальных ценностей к усушке,утруске, распылу, улетучиванию, бою, изменениям физического объема подвоздействием изменения температуры окружающей среды и т.п. Эти потери неизбежныи возможны как при транспортировке, так и при хранении;
погрешностями показаний весоизмерительных приборов в процессе приема илиотпуска указанных ценностей;
наличием непреднамеренных ошибок в виде описки в первичных учетныхдокументах, арифметических ошибок в подсчетах и пр.
преднамеренными ошибками как результатом злоупотреблений и мошенничества(обсчеты, обмеры, хищения, обвесы, прямое присвоение отдельных видов имуществаи пр.).
Такие факты хозяйственных операций документально не фиксируются, поэтомумогут быть установлены только в процессе проведения инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации подобные факты регулируются в соответствиис Законом РФ «О бухгалтерском учете» и Методическими указаниями поинвентаризации имущества и финансовых обязательств.
Излишние относительно учетных данных остатки товарно-материальныхценностей оприходуются с отнесением на финансовые результаты организации.
Недостающие и испорченные товарно-материальные ценности в пределахдействующих норм естественной убыли рассматриваются как текущие затраты исписываются на издержки производства или обращения.
В том случае, когда недостачи отсутствуют, применение норм естественнойубыли на установленные наименования ценностей не допускается.
Размер потерь в пределах норм естественной убыли, когда выявленафактическая недостача, определяется после зачета недостачи ценностей ихизлишками по пересортице.
Зачет по результатам пересортицы допускается как исключение при наличииследующих четырех условий, имевших место одновременно:
по товарно-материальным ценностям одного и того же наименования;
у одного и того же материально ответственного лица;
за один и тот же отчетный период;
в тождественных количествах, т. е. натуральные остатки недостающихценностей равны их излишкам по этим же наименованиям, но различныхтипоразмеров, сортов, артикулов и т. п. Поэтому расхождения установлены в видесуммовых разниц из-за различных цен на товарно-материальные ценности,оказавшиеся при пересортице.
О всех фактах допущенной пересортицы материально ответственные лица даютподробные письменные объяснения инвентаризационной комиссии.
Если после зачета по пересортице все же окажется недостача имущества, тонормы естественной убыли комиссия обязана применять только по тому егонаименованию, по которому установлена действительная недостача.
Сумма превышения стоимости недостающих ценностей по результатам зачетанад стоимостью ценностей, оказавшихся в излишке, подлежит отнесению на виновныхлиц.
Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.
Недостающие и испорченные товарно-материальные ценности сверх норместественной убыли относятся в начет виновных лиц при подтверждении их вины.Если вина их не установлена или судебные органы отказали в возмещении ущерба суказанных лиц, то убытки от недостачи имущества, равно как и его порчи,списываются на финансовые результаты организации.
Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности тогомесяца, в котором была закончена инвентаризация.
Результаты годовой инвентаризации подлежат отражению в годовомбухгалтерском отчете.
 

Список литературы
1. Алборов Р. А. Основы бухгалтерского учета: учебноепособие. — М.: Дело и сервис, 2007.
2. Бабаев Ю. А. Теория бухгалтерского учета: учебник. 2-еизд., перераб. и доп. — М.: Юнити, 2008.
3.       Бакаев А. С, Шнейдман Л. 3. Учетная политикапредприятия. — М.: Бухгалтерский учет, 2004.
4.       Булатов М. А. Теория бухгалтерского учета: учебноепособие. — М.: Экзамен, 2007.
5.       Вещунова Н. Л., Фомина Л. Ф. Бухгалтерский учет. —М.: Финансы и статистика, 2006.
6.       Власов А. В. Основы теории бухгалтерского учета: учебноепособие. — М., 2007.
7.       Головизнина А. Т., Архипова О. И. Теориябухгалтерского учета. — М.: Кнорус, 2005.