1. Основы компьютеризации аудита отчетности
Отчетность представляет собой систематизированное множествопоказателей, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельностипредприятия. Отчетность классифицируется по видам, периодичности и степениобобщения.
Согласно первому признаку классификации отчетность подразделяетсяна бухгалтерскую, статистическую и оперативную. Второй признак (периодичность)принимает такие значения: день, пятидневка, декада, половина месяца, месяц,квартал, полугодие и год. Степень обобщения делит отчетность на первичные исводные отчеты.
Для аудита используются следующие документы квартальнойотчетности:
- баланс предприятия;
- отчет о финансовых результатах и их использовании.
Данные отчетности используются для выявления финансового положенияпредприятия, его кредитоспособности и платежеспособности. По годовой отчетностиинвесторы и акционеры могут судить о профессионализме и эффективности работыадминистрации предприятия. Поэтому контроль достоверности бухгалтерской ифинансовой отчетности является неотъемлемой частью любой аудиторской проверки.Контроль с помощью компьютерной системы может быть выполнен на двух уровнях:
- сопоставление значений показателей из различной отчетнойдокументации;
- перерасчет наиболее важных показателей (налоги, доход, затраты) исравнения их с отчетными.
Первый уровень является наиболее простым и может быть реализованодним из двух способов:
- сопоставление значений показателей из документации, котораяпредставляется по требованию контролирующих организаций, акционеров илиинвесторов;
- сопоставление значений показателей из документации, котораяотражает глубинные операции производственно-хозяйственной деятельности.
Исходной информацией для реализации данного уровня служат таблицы,в которых указываются координаты сравниваемых показателей (номера форм, строк играф) и правила проверки, а также документы с текущей финансово-бухгалтерской отчетностью.
Второй уровень предполагает разработку графа расчета показателей,отражающего основные характеристики предприятия (налоги, доходы, прибыль,затраты рентабельность и т.д.). С помощью такого графа происходит повторныйрасчет проверяемых показателей и сравнение результатов с данными отчетныхдокументов.
Основы компьютеризации и функционирования информационной базыаудита отчетности при решении основных задач
Контроль согласованности отчетной документации
Информационная модель задачи представлена на рис. 1.
В качестве исходных документов используются две бухгалтерскиеформы:
- баланс предприятия;
- отчет о финансовых результатах и их использовании.
На их основании получают два входных Оперативных файла: F1Z, F2Z.В качестве исходной постоянной информации используются также файл FPS – правилаарифметической согласованности и файл SPRAV – справочные данные о содержанииправил. Файл RESULT получают на основании перечисленных файлов, причем SPRAVиспользуется аудитором вручную для уточнения или выяснения смысла результатов,выраженных системой.
/>
Рис. 1. Информационная модель решения задачи «Контрольсогласованности отчетной документации»
Содержание файла FPS предопределяется правилами арифметическойсогласованности значений показателей, задаваемых номерами граф и строкперечисленных выше форм отчетности (см. табл. 2) Количество правил можноувеличить, если необходимо привлечь к проверке другие формы отчетности илиуглубить или расширить проверку указанных форм. Координаты проверяемыхпоказателей могут меняться. Поэтому перед запуском файл FPS следуетоткорректировать.
Очевидно, что вынесение правил проверки в отдельный файл имеет двапротиворечивых с точки зрения эффективности системы последствия. Обращение кфайлу FPS за очередным правилом влечет за собой дополнительные временныезатраты, которые очень быстро возрастают с ростом количества правил. С другойстороны, отказавшись от файла, проектировщик вынужден отражать правила проверкис помощью программы, что, очевидно, приведет к перепрограммированию в случаеизменения, добавления или ликвидации устаревших правил. Поэтому выбран вариантс файлом, так как перепрограммирование влечет за собой большие неудобства, посравнению с увеличением времени решения задачи. Структура файла FPSпредставлена в табл. 1.
Таблица 1. Файл FPSНаименование реквизита Условное обозначение Тип Ключ сортировки Номер формы NF1 С 1 Строка ST1 С 2 Графа GR1 С 3 Номер формы NF2 С Строка ST2 С Графа GR2 с Операнд Z2 с Строка ST2 с Графа GR2 с
Таблица 2. Правила согласования показателей типовых формотчетности№ пп. Сравниваемый показатель Показатель, с которым происходит сравнение 1 2 3 Баланс предприятия (ф. 1) 1. стр. 010, тр. 3 (4) Ф. 1, стр. 012 минус стр. 011 тр. 3 (4) 2. стр. 020, тр. 3 (4) ф. 1, стр. 022 минус стр. 21 гр. 3 (4) 3. стр. 340, гр. 4 ф. 2, 250, стр. 090 гр. 4 плюс строки 200, 210, 220, 230, 240, 260 или строки (200 +… + 260) минус стр. 090, гр. 3 4. стр. 070, гр. 3 (4) ф. 1, сумма строк 010, 020, 030, 035, 040, 050, 060 гр. 3 (4) 5. стр. 100, гр. 3 (4) Ф1, стр. 102 гр. 3 (4) минус стр. 101 гр. 3 (4) 6. стр. 140, тр. 3 (4) Ф1, стр. 142, гр. 3 (4) минус стр. 141, гр. 3 (4) 7. стр. 320, гр. 3 (4) ф. 1, сумма строк 170 по 310 гр. 3 (4) 8. стр. 160, гр. 3 (4) ф. 1, сумма строк 080, 090, 100, ПО, 120, 130, 140, 150 гр. 3 (4) 9. стр. 350, гр. 3 ф. 1, сумма строк 070, 160, 320, 330, гр. 3 10. стр. 350, гр. 4 ф. 1, сумма строк 070, 160, 320, 330, гр. 4 11. стр. 480, гр. 4 ф. 2, стр. 090, гр. 3 минус строки (200 +… + 260) 12. стр. 481, гр. 4 ф. 2, сумма строк (200 +… + 260), гр. 3 13. стр. 482, гр. 4 ф. 2, стр. 090, гр. 3 14. стр. 490, гр. 3 ф. 1, сумма строк с 400 по 470, гр. 3 15. стр. 490, гр. 4 ф. 1, сумма строк с 400 по 480, гр. 4 16. стр. 530, гр. 3 (4) ф. 1, сумма строк 500, 510, 520, гр. 3 (4) 17. стр. 690, гр. 4 ф. 1, стр. 690, гр. 3 плюс ф.З, стр. 300, 310, гр. 3 минус гр. 4 и гр. 5 этих же строк (несовпадение за счет индивидуального страхования работников и имущества предприятия) 18. стр. 750, гр. 3 (4) ф. 1, сумма строк с 600 по 740, гр. 3 (4) 19. стр. 700, гр. 3 (4) ф. 1, сумма строк 490, 530, 750, гр. 3 (4) Отчет о финансовых результатах и их использовании (ф. 2) 20. стр. 050, гр. 3 ф. 2, стр. 010 + 011 гр. 3 минус сумма строк 015, 020, 025, 030, 040 гр. 4 21. стр. 050, гр. 4 ф. 2, сумма строк с 015 по 040, гр. 4 минус стр. 010 + 011 гр. З 22. стр. 080, гр. 3 (4) ф. 2, сумма строк 050, 060, 070, гр. 3 (4) 23. стр. 090, гр. 3 ф. 2, стр. 080, гр. 3 минус гр. 4 24. стр. 090, гр. 4 ф. 2, стр. 080, гр. 4 минус гр. 3
Результирующий файл – текстовый. В его составе имеются фразы, вкоторые отдельные слова или значения реквизитов вставляются в процессетестирования документов. В конце сеанса аудита выводится протокол заключения.
Технология решения задачи сводится к указанию в режиме диалоганаименования задачи и формы вывода результатов (экран и / илипринтер). Ввод первичных документов не предусматривается, так как формы 1 и 2находятся в общесистемных файлах. Однако, если таковые еще не введены,необходимо воспользоваться главным меню системы и выполнить ввод первичныхдокументов.
Следует отметить, что в отличие от предыдущих комплексов («Администрация»,«Персонал») комплекс задач «Отчетность» не предполагает в аудиторскомзаключении выдачу оценки состояния отчетности и ограничивается лишьконстатацией фактов.
Сделать это формальным образом затруднительно из-за отсутствияисходной базы для оценки. Ошибки, выявленные в отчетности, могут носитьразличный характер, их источником могут быть разные причины. Не зная причин,невозможно дать оценку отчетности аргументировано (например, три ошибки – многоили мало). Поэтому аудитору в данном случае приходится делать заключение,пользуясь предварительным заключением системы, на основе собственного опыта,квалификации и интуиции.
Контроль правильности расчетов
Особо важные экономические показатели, от которых зависитправильность взаимоотношений с государством, рабочими и служащими, дебиторами икредиторами, инвесторами и акционерами, подлежат проверке. Количествоанализируемых показателей и схем их расчетов может быть различным и зависит отцелей аудитора. Проверка может ограничиваться публичной отчетностью илираспространяться на первичные документы. Последний подход требует построениядовольно сложной системы, способной настраиваться на специфику аудируемогопредприятия. Настройка касается таких сторон, как: виды деятельности, ибоставки налогов на них различны, статьи калькуляции и вычисление себестоимостипродукции, прочие затраты и т.д. Поэтому реален аудит на уровне единой для всехпредприятий отчетной документации, алгоритмы расчетов показателей для которыхидентичны. К таким расчетам относятся:
- аудит налогов;
- аудит себестоимости продукции;
- аудит оплаты труда;
- аудит расчетов с кредиторами.
/>
Рис. 2. Граф расчета налога на прибыль
Технология проектирования этих систем основана на графическомпредставлении последовательности расчетов показателей (рис. 2),предназначенных для аудита налогов.
Часть информации находится в общесистемных файлах, часть – впервичных документах, а около трети данных – в файлах с условно-постояннойинформацией (ставки налогов, амортизационных отчислений и пр.). Перечень основныхставок налогов, используемых для задачи, приведен в табл. 3.
Таблица 3. Файл ставок налоговКод файла № пп. Наименование реквизита Условное обозначение CTN 1 Ставка налога на основную деятельность СН1 2 Ставка налога на коммерческую деятельность СН2 3 Ставки налога на прочие виды деятельности: зрелищные мероприятия природоохранные мероприятия вложения в науку, культуру, помощь инвалидам
СН3
СН31
СН32
СІІ33 4 Ставка налога на инвестиции в государственные ценные бумаги СН4 5 Ставка налога на инвестиции в прочие ценные бумаги СН5 6 Ставка налога для акцизной номенклатуры СТ 7 Ставка банка СБ 8 Ставка отчислений на соцстрах СОЦ1 9 Ставка отчислений на социальные нужды СОЦ2 10 Ставка отчислений на медицинские нужды СОЦ3 11 Обратный коэффициент КО 12 Коэффициент отчислении НДС на нематериальные активы К
2. Практическое задание
Вступление
Становление рыночных отношений в Украине приводит к развитиюпроцессов информатизации всех сфер жизни общества, что способствует роступотребности в автоматизированных информационных системах, в частностиэкономического и управленческого характера.
В рыночных условиях актуальным для выявления результатовдеятельности любой производственно-экономической системы является минимизациявремени между совершением производственно-хозяйственных операций и ихинформационным отображением при принятии управленческих решений. Эта проблемарешается на основе внедрения новых информационных технологий.
Управление производственно-экономическими системами, в качествекоторых выступают производственные предприятия, компании, организации и фирмы,корпорации, банки, представляющие собой сложные системы, связано с обменоминформацией между компонентами системы, а также с окружающей средой. Процессуправления предполагает получение сведений, касающихся состояния системы вкаждый момент времени, а также достижения заданной цели с тем, чтобывоздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.
1. Общая характеристика предприятия
Предприятие «Дорремстрой» создано с целью удовлетворенияпотребностей территориальной общественности г. Сумы в выполнении работ ипредоставлении услуг, связанных с ремонтом, строительством, и содержаниемгородских дорог и обеспечения на основании полученной прибыли социальных и экономическихинтересов коллектива работников предприятия.
Предприятие есть юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс,товарный знак, печать со своим названием, расчетный счет и другие счета вбанках, имеет право от своего имени заключать договоры, приобретатьимущественные и личные неимущественные права и обязанности, осуществлять любуюпредпринимательскую деятельность, которая не противоречит законодательствуУкраины и отвечает целям, предусмотренным статусом предприятия.
Предприятие имеет фирменное название:
– полное – Государственное коммунальное предприятие по ремонту иэксплуатации автодорог «Дорремстрой «;
– короткое – ГКП «Дорремстрой «.
Местонахождения предприятия – г. Сумы, ул. Лебединская,3.
Форма собственности предприятия – коммунальная –100%, основатель –Сумской городской Совет народных депутатов, его часть в уставном капиталесоставляет 95%, предприятие не приватизировано.
Основной вид деятельности, которую проводит предприятие –строительство, ремонт и содержание городских дорог г. Сумы по договорам изаказам Сумского городского Совета.
В 2006 году планируется осуществить работ на сумму 2920 тыс. грн.В том числе: капитальный ремонт дорог – 690 тыс грн.; текущий ремонт – 1060 тысгрн.; содержание городских дорог – 860 тыс грн.; выпуск асфальтобетонной смеси– 18,2 тыс грн.
Динамика темпа роста должна составить –102%.
Предприятие самостоятельно планирует свою хозяйственнуюдеятельность. В основу планирования положены планы социально-экономическогоразвития предприятия, бизнес-планы предприятия, местный заказ.
Предприятие реализует свою продукцию, имущество, работы и услугипо ценам и тарифам, установленными самостоятельно или на договорной основе, а вслучаях, предусмотренных законодательством – по государственным ценам итарифам.
Формы, система, размеры оплаты труда, а также другие виды доходовработников устанавливаются предприятием самостоятельно. Трудовые доходыработников определяются их личным взносом с учетом конечных результатов работыпредприятия, регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются.
На предприятии установлена информационная система управленияпредприятием «Парус», его программный продукт Парус-Бюджет 4.32,предназначенный для бюджетных организаций.
2. Характеристика автоматизированной системы обработкиэкономической информации
На данный момент корпорация «Парус» осуществляет внедрениепрограммных продуктов для крупных и средних предприятий, а такжегосударственных структур. Количество клиентов корпорации в Украине превысило5000 предприятий и организаций.
Автоматизируемые функции и задачи программного продуктаПарус-Бюджет 4.32, установленного на предприятии ГКП «Дорремстрой «:
- Бухгалтерский учет
- Производство
- Арендные платежи
- Начисление зарплаты
Документооборот в системеПарус основан на следующих принципах:
- по отношению к зарегистрированному в системе документу может бытьпредпринят ряд действий, которые составляют этапы документооборота. Результатомвыполнения одного такого этапа может быть модификация данных самого документа,снабжение его дополнительной информацией, регистрация других документов иобъектов учета системы, например, хозяйственных операций бухгалтерского учета;
- выполненный этап документооборота можно отменить, то есть удалитьиз базы данных все следы его выполнения, в частности, снять с самого документаотметку о выполнении этапа;
- возможность выполнения и отмены каждого этапа можно поставить взависимость от состояния других этапов (выполнен или нет) для этого жедокумента. Право выполнения этапа может предоставляться ограниченному кругупользователей;
- для каждого документа система ведет «Журнал документооборота», вкоторый автоматически записывает всю историю: кто, когда и с какимиособенностями проводил этапы. Для каждого документа можно оперативнопросмотреть список «родительских» и «дочерних» документов.
Многогранность проблем, с которыми сталкиваются предприятия,различие размеров этих предприятий, разная степень их готовности кавтоматизации управления, с одной стороны, и стремление корпорации «Парус»удовлетворить запросы самого широкого круга клиентов, с другой стороны,обусловливают разнообразие решений, предлагаемых разработчиками: оттиражируемых «коробочных» продуктов до крупных специализированных проектов.
В процесс внедрения информационной системы управления предприятием(ИСУП) Парус-Бюджет 4.32 в «Дорремстрое» были пройдены четыре этапа:
1. Предпроектное обследование.
2. Проектирование, настройка и адаптация системы.
3. Подготовка программного обеспечения и запуск в промышленнуюэксплуатацию.
4. Лицензионное сопровождение.
Комплексная система Парус обеспечивает автоматизацию четырехосновных бизнес-направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия, –управление финансами, логистика, управление производством, управлениеперсоналом. Кроме того, автоматизации подлежат функции страхования.
Система Парус полностью поддерживает классическую модельуправления предприятием и на макроуровне характеризуется обеспечением следующихфакторов бизнес-логики управления:
- финансовое и материальное планирование ресурсов предприятия сперспективным развитием поддержки календарного планирования. Качественноерешение этой задачи определяет основы ритмичной и согласованной работы всехподразделений предприятия;
- четкая фиксация всех фактов финансово-хозяйственной деятельности,происходящих в процессе функционирования предприятия;
- анализ исполнения планов с возможностью детализации обнаруженныхотклонений до первичных документов, объясняющих их причину с целью облегченияпринятия управленческого решения;
- контроль и управление показателями эффективности деятельностипредприятия.
Следует отметить, что автоматизация вышеописанныхбизнес-направлений с учетом факторов бизнес-логики управления осуществляется врамках системы Парус с помощью набора программных приложений – модулей.
Модули Финансовое планирование, Бухгалтерский учет, Консолидацияавтоматизируют решение следующих задач управления финансами:
- текущее финансовое планирование (бюджетирование), обычно на месяцили квартал: планирование доходов и расходов, движения денежных средств;составление прогнозного баланса; долгосрочное (стратегическое) финансовоепланирование (например, на год и более продолжительный период);
- контроль исполнения финансовых планов (проверка соблюденияконтрольных цифр доходов и лимитов расходов); план-факт-анализ выполненияфинансовых планов;
- планирование и управление кредиторской / дебиторскойзадолженностью предприятия: установление лимитов возникновения и погашениязадолженности; контроль на соответствие этим лимитам договоров, счетов, платежныхдокументов; мониторинг текущего и ожидаемого состояния задолженности;
- оперативное планирование и управление платежами: формированиеплатежного календаря (плана-графика поступлений и платежей); упреждающеевыявление и устранение недостатка или избытка платежных средств; управлениеоплатой текущих счетов и заявок; оперативный учет поступлений и платежей;
- финансовый анализ: расчет плановых и фактических показателей дляанализа их взаимных отклонений.
Автоматизация производится в стоимостных показателях дляразнообразных периодов, по центрам финансового учета (подразделениям, проектам,организациям), с учетом инструментов оплаты (расчетный счет, вексель,взаимозачет), приоритетов, источников финансирования, с указанием ответственныхраспорядителей, с идентификацией причин и виновников отклонений и др. Крометого, обеспечивается формирование налогового плана (плана начисления ипогашения налоговых обязательств), планирование и управление задолженностью поналогам, отчислениям и сборам.
Модуль Учет затрат и калькуляция себестоимости обеспечиваетавтоматизацию функций бухгалтерии производственного предприятия. Это приложениепредназначено для использования бухгалтерами производств (цехов) икалькуляционных отделов (секторов, групп) и включает сбор данных о выпускепродукции и расходе ресурсов на производство, расчет прямых затратпроизводства, учет и распределение накладных расходов, калькуляциюсебестоимости производства и единицы продукции, анализ затрат производства исебестоимости продукции.
Модули Учет персонала, Табельный учет рабочего времени и Расчетзаработной платы обеспечивают автоматизацию работы, связанной с персоналом и посвоим функциональным возможностям полностью удовлетворяют потребности кадровойслужбы и планово-экономического отдела (в части управления персоналом)предприятия и его подразделений по расчету заработной платы. Фундаментальнымсвойством этих приложений является обеспечение тесной связи процессов кадровогоучета, учета труда и расчета заработной платы, которые находятся обычно вкомпетенции разных подразделений предприятия.
Модуль Учет персонала обеспечивает:
- учет штатного расписания;
- учет сведений о сотрудниках;
- учет сведений об исполнении сотрудниками должностей;
- выполнение действий по кадровым перемещениям и изменениям вштатном расписании, формирование отчетности;
- формирование и учет приказов по сотрудникам и штатному расписанию;
- формирование отчетов по штатному расписанию, оплате труда, труду,статистике; приказов по приему и зачислению, перемещению, оплате труда,совмещению профессий.
Модуль Табельный учет использования рабочего времени осуществляет:раздельное ведение табелей учета рабочего времени по внутренним структурнымподразделениям; автоматическое формирование табелей в соответствии синдивидуальным рабочим календарем сотрудника и основаниями для оплаты(больничными листами, отпусками и т.п.). Имеется дополнительная возможностьклассификации отработанного времени по широкому набору произвольных признаков.
Модуль Расчет заработной платы обеспечивает расчеты:
- заработной платы по каждой исполняемой сотрудником должности;
- окладов (почасовых и тарифных), надбавок;
- авансов, доплат, премий, пособий на детей и т.п.;
- выплат из среднего заработка и др.
В результате проведения расчета заработной платы формируются имогут быть распечатаны:
- расчетно-платежные и сводные ведомости, а также платежныедокументы на основе этих ведомостей;
- ордера – произвольно настраиваемые своды проводок по оплате труда.Подобные ордера могут быть отработаны в бухгалтерском учете. Состав типовыхпроводок ордера допускает настройку, позволяющую вести аналитический учетначислений;
- лицевые счета (текущие и архивные) и расчетные листы; ведомостиотпусков, больничных листов и пособий; отчетные формы и реестры для ГНИ.
Модули Закупки, Склад, Реализация. В процессе управления закупкамии реализацией товаров в системе формируются два встречных информационных потока– о товарах и финансах. Каждый из этих потоков имеет плановую и фактическуюсоставляющую. Система обеспечивает контроль «план-факт» и анализ логистическогопотока.
Для оперативного контроля и анализа равнодействующей этих потоковпо каждому контрагенту они сводятся вместе в лицевом счете (рис. 5.24).Важной функцией подобного счета является контроль получения / отпускатоваров, а также отправки / получения денежных средств в соответствии сустановленными графиками поступления / отпуска товаров и платежей. Этотконтроль осуществляется по трем группам сумм, совокупность которых отражаетполную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом: суммы по графику,плановая и фактическая суммы.
Плановые и фактические суммы отражают оперативную информацию полицевому счету об ожидаемых и совершенных поступлениях / отгрузкахтоваров, а также ожидаемом и фактическом поступлении/ отправке денежныхсредств. На основании этих сумм автоматически формируются исходящие плановый ифактический остатки по лицевому счету, отрицательные значения которых указываютна плановую и фактическую задолженность контрагента по отношению к предприятию,а положительные – на задолженность предприятия контрагенту.
Лицевой счет содержит также сумму лимита кредита, котораяпредоставляется покупателю для оплаты закупок товаров. Если покупатель исчерпалсумму, внесенную для оплаты закупок (при этом исходящий остаток становитсяотрицательным), то он может закупать товары в счет лимита кредита. Превышениелимита кредита допускается, но при этом система предупреждает о подобнойситуации.
Исходные данные лицевого счета формируются вручную или наосновании этапа договора, на котором ведется учет и контроль исполнениявзаимных обязательств сторон, возникающих после заключения контрактов напокупку и продажу товаров. Каждый договор содержит список этапов, которые, всвою очередь, характеризуются графиками поступления (отпуска) товаров иплатежей. При регистрации этапа договора в системе автоматически формируетсялицевой счет контрагента. Кроме того, на основании этапа договора можносформировать любой из документов, связанных с его исполнением: приходный ордер,счет на оплату, распоряжение на отгрузку потребителю, накладную на отпускпотребителю, плановый платеж и фактический платеж, приходную накладную и т.п. Вдоговоре автоматически формируются три группы сумм (аналогичных суммам лицевогосчета), совокупность которых отражает полную картину состояния взаимныхрасчетов с контрагентом по данному договору.
Система Парус имеет набор специальных средств для общей настройкии сопровождения. Подобные функции осуществляются при помощи модуляАдминистратор, который обеспечивает логическое разбиение базы данных нанезависимые части; ведение списка пользователей системы, разграничение правдоступа этих пользователей к ее ресурсам; оптимизацию работы системы;общесистемный мониторинг, а также выполнение других служебных функций.
Необходимо отметить, что современная информационная система,рассчитанная на одновременное использование многими пользователями, не можетобходиться без мощных средств разграничения прав доступа. Система Парус вполной мере отвечает этому требованию, обеспечивая многоуровневое разграничениеправ доступа: к логическим частям базы данных, к модулям системы, к функциям,которые можно выполнить в приложении (например, добавлению новой информации, ееисправлению, перемещению или удалению), к отдельным записям базы (например,запретить просмотр документов, сумма которых превышает заданную, или документовс особыми пометками).
3. Технологический процесс обработки информации конкретной задачи.
Организация и анализ состояния учета кассовых операций на ГКП «Дорремстрой»
На Государственном коммунальном предприятии «Дорремстрой» дляосуществления бухгалтерского учета в штатном расписании предусмотреноструктурное подразделение – бухгалтерия, которую возглавляет главный бухгалтер.В штат бухгалтерии входят:
– главный бухгалтер;
– замаститель главного бухгалтера;
-2 бухгалтера;
– кассир.
За осуществление правильного выполнения кассовых операцийответственность возложена на главного бухгалтера. А непосредственно проводиткассовые операции – кассир, на которого возложена полная материальнаяответственность за сохранение денежных средств и осуществление кассовыхопераций. С кассиром заключен договор о материальной ответственности в формеобязательств кассира.
Прием и выдачу наличных денег в кассе предприятия осуществляеттолько кассир.
Денежные средства поступают в кассу с расчетного счета,размещенного в банке, вследствие реализации товарно-материальных ценностей, отподотчетных лиц.
Рассмотрим несколько операций по образованию дебиторской /кредиторской задолженности в результате расчетов с сотрудниками организации вналичной форме.
24 января 2009 г. предприятие «Дорремстрой» по чеку 10104сняло со счета в банке на хозяйственные нужды и командировочные расходы сумму в320 грн. Приход денежных средств отражен в приходном кассовом ордере №1. В этотже день из кассы выданы под отчет сотрудникам предприятия следующие суммы:Ф.И.О. Сумма (грн.) Цель Документ Петрову Н. 60.00 на покупку смазочных материалов для оборудования Расходный кассовый ордер №1 Сидорову К. 40.00 на покупку упаковочных материалов Расходный кассовый ордер №2 Иванову Ф. 200.00 в счет предстоящих командировочных расходов Расходный кассовый ордер №3
Наличные деньги хранятся в кассе предприятия и учитываются наактивном счете 30 «Касса». Приход денег в кассу отражается по дебету счета 30,а расход – по кредиту. На рис. 3 показана схема отражения операций задачина счетах бухгалтерского учета.
Первая операция кредитует расчетный счет и дебетует кассу на сумму320 грн. Операции 2–4 кредитуют счет «Касса» и дебетуют счет 37 «Расчеты сподотчетными лицами». Тем самым образуется дебиторская задолженность, котораяотражается на счете 37. Для учета расчетов с подотчетными лицами необходимоорганизовать ведение аналитического учета в разрезе подотчетных лиц –сотрудников предприятия. Кроме того, в обязанности кассира входит ведениекассовой книги установленного образца
Для ввода кассовых операций по приходу и расходу денежных средствудобен документ «Банк (касса) «Отчет кассира», который входит в комплектстандартной настройки программы.
Отчет кассира является листом кассовой книги, в котором отраженыоперации за один кассовый день. Использование данного документа (расчета)позволит сформировать кассовую книгу, а также автоматизировать ввод проводок покассовым операциям. Воспользуемся им для ввода операций поставленной задачи.
В обязанность бухгалтера входит не только правильно указать данныео лицах и документах, но и определить корреспондирующий счет по каждой кассовойоперации, а также выбрать субконто в том случае, если на корреспондирующемсчете предусмотрено ведение аналитического учета.
В нижней части поля ввода документа имеется служебный реквизит«Провод (1/0)» Его назначение состоит в том, чтобы управлять режимомформирования проводок. Если установить его значение равным нулю, то проводкиформироваться не будут. При значении, равном единице, в журнал операцийавтоматически поместятся проводки по всем операциям, зарегистрированным вданном документе Так, в течение рабочего дня кассир может вводить операции безформирования проводок Тогда в журнале операций будет сохраняться только лишьзаголовочная запись документа.
В конце рабочего дня через заголовочную запись можно снова «войти»в документ, проставить в нем признак формирования проводок, что приведет к ихфиксации в журнале операций. Печатная форма «Отчет кассира» формируется понажатии экранной кнопки «Документ».
Касса за 24 января 2009 г.№ Документ От кого получено или кому выдано Корр счет Приход Расход Остаток на начало дня 1 1 От Банка «Кредан» чек 10104 31 320. 00 2 1 60.00 3 2 40.00 4 3 200.00 Итого за день 320.00 300.00 Остаток на конец дня 20.00
Кассир ________
Проверил и документы в количестве Четыре получил
Итак, перед выходом из режима «Документы и расчеты» проставимпризнак формирования проводок равным единице, тогда, выйдя в журнал операций,обнаружим в нем помимо заголовочной записи четыре бухгалтерские проводки,полностью соответствующие данным кассовой книгиДата Дебет (Док.) Кредит (№Док.) Субконто Дебет Вал. Кол-во Сум. вал. Сумма № Субконто Кредит Курс Содержание 24.01.05
Касс
Дн 1 Отчет кассира 24.01.05 30 31 320 1 от Банка «Кредан», чек 10104 24.01.05 37 30 Петров 60 1 Петрову Н. 24.01.05 37 30 Сидоров 40 2 Сидорову К. 24.01.05 37 30 Иванов 200 3 Иванову Ф.
Выводы
Современный уровень экономического развития отечественныхпредприятий характеризуется возрастающей ролью информационных технологий какключевого фактора получения конкурентного преимущества. Эффективное решениезадач сбора, хранения, поиска, переработки, преобразования, распространения ииспользования данных обеспечивает своевременное получение качественной идостоверной информации на всех уровнях управления предприятием. Одним изнаправлений достижения эффективности выступает автоматизация управленияинформационными потоками и поддержки принятия управленческих решений с помощьюприменения различных программных продуктов, на основе которых создаютсяинформационные системы.
Внедрении информационных систем управления предприятием делаеткомпанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости иадаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Автоматизация управленияпозволяет:
1. Повысить эффективность управления за счет обеспеченияруководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достовернойинформацией на основе единого банка данных.
2. Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизациидокументооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.
3. Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессовобработки информации, регламентации и упрощения доступа персонала предприятия кнужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их отвыполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться напрофессионально важных обязанностях.
4. Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходованияденежных средств на всех уровнях управления.
5. Руководителям среднего и нижнего звеньев проводить анализ
6. деятельности своих подразделении и оперативно готовить сводные ианалитические отчеты для руководства и смежных отделов.
7. Повысить эффективность обмена данными между отдельнымиподразделениями, филиалами и центральным аппаратом.
8. Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всехэтапах обработки информации.
На основании опыта, накопленного корпорацией «Парус», выработаныследующие принципы:
- автоматизация не самоцель, а целенаправленная перманентнаядеятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной структурыпредприятия и его бизнес-процессов, информационная поддержка связанных с этиммероприятий. Система автоматизации не должна навязывать свои правила выполненияработ. Она призвана обеспечивать поддержку принятой на предприятии и отвечающейего нуждам технологии;
- автоматизация дает значительно больший эффект при комплексномподходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способнарешить лишь очередную «горящую» проблему. Однако при этом возникают и отрицательныеэффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты насодержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений.Поэтому рекомендуется комплексное решение проблем с выходом на единуюинформационную базу предприятия. Проектирование отдельных подсистем ведется врасчете на функционирование в составе единой системы;
- поэтапность автоматизации. Комплексность автоматизации не означаетодномоментность ее осуществления. Создание информационной системы предприятия проводитсяв строгой последовательности, в первую очередь, на критических и базовыхучастках. Причем на каждом этапе достигаются определенные результаты исоздается информационная основа для следующего шага автоматизации.
Список использованной литературы
1. Асташкевичер Е.Т., Петрова В.И. Научная организациятруда в бухгалтерии. – М.: Финансы, 2004. – 128 с.
2. Голенищев З.П., Клименко И.В. Информационноеобеспечение систем управлення: Учебное пособие: Навчальне видання. – Ростов-на-Дону:Феникс, 2003. – 352 с
3. Гужва В.М. Інформаційні системи і технології напідприємствах: Навчальний посібник. – К.: КНЕУ, 2001. – 400 с
4. Завгородній В.П. Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю,аналізу та аудита. – К.: А.С.К., 2008. – 768 с.
5. Информационные системы в экономике: Учебник/ Под ред. Проф.В.В. Дика.– М.: Финансы и статистика, 1996. – 272 с.: ил.
6. Іванюта, П.В. Управлінські інформаційні системи в аналізі тааудиті [Текст]: навчальний посібник / П.В. Іванюта; Мін-во освіти і наукиУкраїни, Держ. комітет статистики України, Держ. академія статистики, обліку тааудиту, Полтавська філія. – К.: ЦУЛ, 2007. – 180 с.
7. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організаціїбухгалтерського обліку та аудиту: Навчальний посібник: Навчальне видання, –К.: Знання-Прес, 2003. – 349 с
8. Рогач І.Ф., Сендзюк М.А., Антонюк В.А. Інформаційнісистеми у фінансово-кредитних установах: Навч.посібник. – К.: КНЕУ, 2006. – 216 с.
9. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Компьютеризацияаудиторской деятельности: Учебное пособие: – М.: Аудит; ЮНИТИ, 2006. –270 с.
10. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік напідприємствах України: Підручник: Навчальне видання. – 6‑е вид.. –К.: А.С.К., 2001. – 784 с
11. Черняк, О.І. Системи обробки економічної інформації [Текст]:підручник / О. І. Черняк, А.В. Ставицький, Г.О. Чорноус. – К.:Знання, 2006. – 447 с.
12. Чистов Д.В. Основи компъютерной бухгалтерии: Учебныйпрактикум по ведению бух. учета в «1С: Бухгалтерии – Проф 6.0» для Windows. – 2‑еизд., перераб и доп. – М.: КомпъютерПресс, 2008. 0 – 351 с.
13. Шквір, В.Д. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст]:практикум / В.Д. Шквір, А.Г. Загородній, О.С. Височай. – К.: Знання, 2006.– 429 с.
14. Экономическая информатика: Учебник для вузов / Под ред. д.з.н.,проф. В.В. Евдокимова. – СПб.: Питер, 1997. – 592 с.