Организация первичного учёта областного управления инкассации и пути его совершенствования

Дипломная работа
       
на тему: Организация первичного учёта областногоуправления инкассации и пути его совершенствования
 
Тверь 2005г.
Содержание
Введение… 3
Глава 1. Система организации первичного учёта… 6
1.1 Нормативное регулирование первичного учёта… 6
§1.2  Структура и цель системы организации первичного учёта… 9
§1.3. Элементы системы организации первичного учёта… 15
§ 1.4.   Документы как источник первичной информации… 17
§ 1.5 Классификация документов… 23
Глава 2 «Организация первичного учёта в  управленииинкассации»… 31
§2.1 Первичные документы управления инкассации и ихзначение… 31
§2.2.  Первичные документы для налогового учёта… 42
§2.3 Организация работы с документацией… 45
Глава 3 Аудит первичного учёта… 55
§3.1 Значение и необходимость аудита первичного учёта… 55
§3.2 Разработка плана и программы проверки первичного учёта… 58
3.3 Аудит первичного учёта отпуска материалов впроизводство… 62
§3.4. Типичные ошибки и нарушения в системе организациипервичного учёта, рекомендации по их устранению… 69
§3.5 Пути совершенствования первичного учёта… 73
Заключение… 79
Список использованной литературы… 83
Приложения… 86
                    />/>/>/>/>Введение
Эффективнаяорганизация системы первичного учёта становится в настоящее время насущнойпроблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения.Связано это с тем, что сегодня значительная часть  российских предприятий,пережив все экономические и политические кризисы и катаклизмы последнегодесятилетия и тем не менее «оставшихся на плаву», перешли к качественно новомуэтапу своего развития. Накоплен определённый опыт функционирования организацийв условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился подход кведению бизнеса.
Необходимостьпланирования, надлежащего учёта и контроля всех имеющихся на предприятииресурсов наряду с пониманием того, что деятельность его должна быть прозрачна,обусловили повышение требований к систем, поставляющей оперативную идостоверную информацию для принятия решений. Однако на многих крупных предприятиях потребности руководства в такой информации не удовлетворяются, чтонегативно сказывается на общей эффективности управления. В этой связи вопросы реорганизациии модернизации действующих на предприятии систем первичного, а далее –управленческого и финансового учёта становятся более чем актуальными.
Следуетотметить, что первичный учёт является базой бухгалтерского учёта, результатыанализа состояния первичного учёта  на 70-80% можно проецировать на системубухгалтерского учёта и систему внутреннего контроля на предприятии. Необходимымусловием обеспечения высокой эффективности первичного учёта, являетсяразработка научно-обоснованной методики его организации. Данная проблема темболее актуальна, что до настоящего времени отсутствует достаточная научно –практическая база по предмету исследования, теоретически не обобщены вопросыорганизации первичного учёта.
Цельюданной работы является показать первичный учёт как самостоятельную, требующейисследования систему.
Основнымизадачами являются:
1.          раскрытьструктуру системы организации первичного учёта и цель её функционирования, атакже функции и задачи входящих  элементов;
2.          рассмотретьпонятие и классификацию документов, требования к их оформлению;
3.          рассмотреть организациюпервичного учёта в Тверском областном управлении инкассации;
4.          разработатьединую методику проведения аудита первичного учёта применительно к любомураздела учёта;
5.          систематизироватьтипичные ошибки, свойственные организации и ведению первичного учёта наразличных участках хозяйственной деятельности предприятия;
6.          предложить путисовершенствования первичного учёта непосредственно для  управления инкассации.
Объектомисследования в работе являются участки инкассации, на которых ведется учёт основныхсредств, материалов, труда и заработной платы, денежных средств в кассе и нарасчётных счетах. Предметом исследования являются первичные документы на этихучастках, их значение и движение.
Теоретическойосновой настоящей работы послужили научные труды отечественных и зарубежныхучёных в области аудита, первичного учёта, документоведения, делопроизводства,бухгалтерского (финансового, управленческого) учёта, экономики предприятия:Е.М. Гутцайта, Монтгомери, В.И. Подольского, А.Д. Шеремета и др., а такжематериалы научных периодических изданий по изучаемой проблематике.
Крометого, работа базируется на изучении и анализе законодательных актов инормативных документов, регулирующих аудиторскую деятельность и определяющихправовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учёта вРоссийской Федерации.
 />/> />/>Глава 1. Система организациипервичного учёта/>/>1.1 Нормативное регулированиепервичного учёта
Единые правовые и методологические основы веденияпервичного учета в организациях установлены Федеральным законом от 21.11.1996 N129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Постановлением ПравительстваРоссийской Федерации от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетныхдокументах», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерскойотчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства финансовРоссийской Федерации от 29.07.1998 N 34н, и другими законодательными инормативными актами.
В соответствии с Законом «О бухгалтерскомучете» первичные учетные документы принимаются к учету, если онисоставлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичнойучетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этихальбомах, должны содержать необходимые обязательные реквизиты.
Унификация форм первичной учетной документации имеетбольшое значение для совершенствования учета, так как устанавливает изакрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельностиорганизаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольныеформы, способствует рациональной организации учета.
Правительство Российской Федерации Постановлением от08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах» возложило наГоскомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомовунифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.Оно также обязало Госкомстат России и Минфин России определить порядокпоэтапного введения в организациях независимо от форм собственности,осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированныхформ первичной учетной документации.
Указанный Порядок был утвержден ПостановлениемГоскомстата России и Минфина России от 29.05.1998, 18.06.1998 N 57а/27н.
В соответствии с этим Порядком с 1 января 1999 г.первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены поунифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию сМинфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральнымиорганами исполнительной власти.
Внедрение унифицированных форм первичной учетнойдокументации в организациях на территории Российской Федерации как элементучетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформленосоответствующим организационно — распорядительным документом организации.
В 1997 — 1999 гг. утверждено 250 унифицированныхформ первичной учетной документации, в том числе:
— Постановлением Госкомстата России от 29.09.1997 N68 — по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;
— Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N71а — по учету труда и его оплаты; по учету основных средств и нематериальныхактивов; по учету материалов; по учету малоценных и быстроизнашивающихсяпредметов; по учету работ в капитальном строительстве;
— Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N78 — по учету работы строительных машин и механизмов; по учету работ наавтомобильном транспорте;
— Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N88 — по учету результатов инвентаризации; по учету кассовых операций;
— Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N132 — по учету торговых операций;
— Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 N66 — по учету продукции, товарно — материальных ценностей в местах хранения;
— Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N100 — по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно — строительныхработ. (Этот раздел является дополнением к формам, утвержденным ПостановлениемГоскомстата России от 03.10.1997 N 71а).
Указанные формы первичной учетной документациираспространяются на юридических лиц независимо от формы собственности,осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации.
Проектирование унифицированных форм первичнойучетной документации осуществляется Научно — исследовательским и проектно — технологическим институтом Госкомстата России (НИПИстатинформ ГоскомстатаРоссии), который является официальным исполнителем данного направления работ.
НИПИстатинформ Госкомстата России при разработкеунифицированных форм первичной учетной документации проводит экспертизу действующихзаконодательных актов, нормативно — методологической документации и на их базеопределяет необходимый состав реквизитов, который систематизируется иформируется в соответствии с действующими стандартами (ГОСТами).
Разработка форм осуществляется с привлечениемспециалистов соответствующих федеральных органов исполнительной власти,профильных организаций Москвы.
Утвержденные Госкомстатом России унифицированныеформы первичной учетной документации регистрируются в общероссийскомклассификаторе управленческой документации. Им присваиваются коды ОКУД, которыепроставляются отдельным реквизитом в верхнем правом углу форм. После этогоунифицированные формы выпускаются отдельными альбомами (по разделам учета),которые, кроме форм, содержат краткие методологические указания по ихприменению и заполнению.
Применение унифицированных форм первичной учетнойдокументации регламентируется Порядком, утвержденным Постановлением ГоскомстатаРоссии от 24.03.1999 N 20, в соответствии с которым в унифицированные формыпервичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций),утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вноситьдополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных ГоскомстатомРоссии унифицированных форм первичной учетной документации остаются безизменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удалениеотдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформленысоответствующим организационно — распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанные в альбомахунифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми имогут изменяться.                                 />/>/>/>/>§1.2  Структура и цель системыорганизации первичного учёта
Общеизвестно,что первичный учёт являет собой полноценную составляющую бухгалтерского иуправленческого учёта. В теории бухгалтерского учёта, первичный учёттрадиционно представлен как начальная стадия учётного процесса. Она  включает«документирование операций…(т.е. наблюдение, измерение и запись операций вдокументах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачиих в архив»[16 с.26]. Вместе с тем многие специалистыопределяют первичный учёт как самостоятельную систему, требующую надлежащейорганизации и имеющую свои законы, особенности и связи – внутренние и внешние.В качестве примера можно определение первичного учёта, которое даёт З.В.Кирьянова: «первичный учёт представляет собой единую, повторяющуюся во времени,организованную систему сбора, измерения, регистрации, накапливания информации,а в условиях автоматизированных систем управления – её передачи ипервоначальной обработки».
Не вызывает сомнения тот факт, чтопервичный учёт действительно является «первичной стадией» [16 с.26] бухгалтерского учёта, однако кроме того, — это основауправленческого учёта, база для текущего экономического анализа, предметвнутреннего и внешнего контроля. В частности, в упомянутой уже работе З.В.Кирьяновой [24 с.10] говорится о том, что системапервичного учёта служит «основой организации всей системы бухгалтерского учётаи используется как информационная база для оперативного экономического анализадеятельности…предприятия».
Поопределению система – это «совокупность взаимозависимых элементов, образующихединое целое… Самые разные части могут быть объединены в «целое», но это«целое» — ещё не система, пока  не сформирован некий механизм», которыйавтоматически включается как подсистема в систему более высокого уровня.  «Длятого, чтобы понять, как система выполняет свою функцию, необходимо  узнать, каквсе элементы взаимосвязаны друг с другом и как все её элементы взаимосвязаныдруг с другом и как она связана с системой, образующей её внешнюю среду» [28 с.169].
Крометого, анализируя любую систему, необходимо определить, какие подсистемы ейпринадлежат, так как именно анализ каждой подсистемы и её связей с другими подсистемамиделает возможным анализ эффективности самой системы с точки зрения преследуемыхею целей. Всё это в равной степени относится и к системе первичного учёта.Нельзя, к примеру, за счёт только повышения качества оформления первичныхучётных документов повысить эффективность системы первичного учёта, хотя, надоотметить, что ненадлежащее оформление документа грозит значительным увеличениемриска неэффективности всей системы учёта (т.е. не только первичного учёта, но ифинансового учёта вообще). Иными словами, улучшение качества документации вцелом положительно повлияет на некоторые характеристики, определяющие  эффективность функционирования системы первичного учёта в целом, однако великавероятность того, что другие элементы системы могут отрицательно воздействоватьна деятельность этой системы.
Исследуясистему, необходимо иметь чёткое представление о поставленных перед ней целях изадачах, а также о качественном уровне их достижения и выполнения. Не вызываетсомнения тот факт, что неправильный выбор целей  при создании системы приводитк тому, что решаются не те проблемы, что должны решаться. Это может привести кгораздо большему ущербу, чем применение неэффективной системы для достижения правильно выбранных целей.
Итак,напрашивается вывод о необходимости определения целей и подцелей системыпервичного учёта, а также проведения тщательного анализа каждого элементасистемы первичного учёта.
Первымшагом для выполнения названных задач является определение структуры системыпервичного учёта, которая показана на рис. 1.1.
Рис. 1.1  Структура системы организации первичного учёта
/>

Каквидно из рисунка, СОПУ включает следующие взаимодействующие и взаимозависимыеэлементы.
1.           Сбор ирегистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учёту.
2.           Массив первичнойучётной документации
3.           Среда функционированиясистемы первичного учёта.
4.           Организацияработы с документацией.
Первые три элемента – наиболеестатичны и представляют некую объективную данность для руководства предприятия(за исключением внутренних факторов среды функционирования СОПУ). Последнийэлемент – динамичная составляющая СОПУ, способная оперативно изменяться подвоздействием управляющего органа предприятия.
Обозначивструктуру системы первичного учёта, следует определиться с целями, которыедолжна преследовать система организации первичного учёта. Формулирование целей– процесс очень сложный. «Целью называют идеальный результат деятельности вбудущем. Цель определяет то, ради чего создают систему, при этом цель всегдалежит вне системы. Качество цели определяет успех или неудачу функционированиясистемы.
Перечислимизвестные требования к целям.
· Цели должны быть недвусмысленносформулированы и поняты исполнителями. Считают, что нет благоприятных условийдля компаний, у которых нет ясных целей.
· Цель должна быть измеряема. Для этогоможет быть использована обратная связь.
· Цель должна иметь сроки исполнения.Отсутствие срока будет всё время возвращать исполнителя к начальной точкедействия.
· Цель должна мотивировать действияисполнителя в необходимом для её достижения направлении. Поэтому целиорганизации должны быть связаны с системой вознаграждения.
· Цели организации и отдельных групписполнителей должны быть совместимы.
· Цель должна быть формализуема, т.е.должен быть определённый критерий оценки эффективности системы.
Для коммерческих организаций основнойцелью является максимизация прибыли. При этом могут формулироватьсядополнительные ограничивающие требования, например обеспечение безопасности,недопущение ущерба и т.д. В литературе различают три типа целей: официальные,оперативные и операционные.
Официальныецели  определяютобщее назначение организации, декларируются в уставе или положении оборганизации, а также заявляются публично руководителем. Они объясняют необходимость организации для общества, имеют внешнюю направленность ивыполняют важную защитную функцию, создавая организации соответствующий имидж.
Оперативныецели определяют, чемна самом деле в текущий период занимается организация. Такие цели имеютвнутреннюю направленность и призваны мобилизовать ресурсы организации. Именнооперативные цели выполняют многочисленные системы, функционирующие в рамкахпредприятия и призванные обеспечить выполнение официальной (стратегической)цели (в их числе и система организации первичного учёта).
Операционныецели ещё болееконкретны и измеряемы, чем оперативные. Они направляют деятельность конкретныхслужб и работников организации и позволяют давать оценку их работе. Такие целиформулируют в виде конкретных зданий отдельным группам и исполнителям» [20с. 154-155].
Основной целью системы первичногоучёта следует считать обеспечение такой организации взаимодействия всехэлементов системы первичного учёта (см. структуру СОПУ), при которой в любоймомент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователиимели бы возможность получить оперативную достоверную первичную информацию осостоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие,так и за текущие периоды.
Дополнительнойцелью системы первичного учёта должно стать обеспечение безопасностидеятельности фирмы.
Достижениюпоставленных целей будет служить правильное построение системы первичногоучёта, которое в свою очередь невозможно без тщательного анализа всей структурысистемы первичного учёта в целом.
Преждевсего, необходимо проанализировать, какие оперативные факты (хозяйственныеоперации), в каком случае и в какое время являются начальным объектом в системепервичного учёта. Бухгалтерский учёт  документально отражает все хозяйственныеоперации, и каждый зафиксированный в нём факт должен отвечать следующимтребованиям:
· происходить в рамках хозяйственнойдеятельности организации (предприятия);
· быть обозрим и измерим;
· не содержать двоякой трактовки смыслаконкретного факта хозяйственной деятельности.
Однако не все хозяйственные операции,отвечающие этим требованиям, должны быть зафиксированы на носителях информации.Из них должны быть исключены те, которые не изменяют качественного иликоличественного состояния объекта учёта. Иначе говоря, факты, не влекущиеникаких последствий с точки зрения имущества, обязательств предприятия и ихдвижения, не должны становиться объектами первичного учёта.
Отвечаяна вопрос о том, в какое время надлежит регистрировать оперативный факт, надоотметить следующее: если совершаемая операция удовлетворяет всем требованиям иусловиям, перечисленным выше, то она должна быть зарегистрирована в моментсовершения, а при отсутствии такой возможности – сразу по её окончании.
Определениетого, следует ли оперативный факт считать хозяйственной операцией и,соответственно, отражать в первичных документах, — не очень сложная задача.Гораздо сложнее определить, кто должен отвечать за наблюдение за даннойоперацией и её регистрацию. Вопрос не является актуальным, если операциятиповая. Однако при возникновении ситуации, когда оперативный факт проявляетсебя впервые, задача финансовой службы предприятия состоит в организации такойсистемы первичного учёта, при которой любая совершённая хозяйственная операция,меняющая суть объектов учёта, нашла своё место при регистрации учётнойинформации и была надлежащим образом доведена до выхода из системы первичногоучёта.  />/>/>/>/>§1.3.Элементы системы организации первичного учёта
Исследование построения напредприятии СОПУ целесообразно начать с анализа сбора и регистрации оперативныхфактов, подлежащих первичному учёту, т.к. этот элемент является точкой отсчётавсей системы первичного учёта.
Под сбороми регистрацией оперативных фактов  понимается организованная совокупностьсредств и приёмов по восприятию, измерению и первоначальной фиксации наразличных носителях исходной информации о хозяйственных операциях и иных фактаххозяйственной деятельности предприятия.
Необходимостьисследования СОПУ по стадиям движения данных отмечает в своей работе КирьяноваЗ.В. [24, где подробно описываются основныестадии формирования данных первичного учёта, а также способы, приёмы итехнические средства по сбору и регистрации оперативных данных. В частности присборе и измерении первичной информации на различных участках могут применятьсяследующие средства.
1.           На участках учётасырья, материалов, полуфабрикатов – весы различных видов, мерная тара,специальные транспортные поддоны.
2.           На участках учётатруда – часы, а также счётчики с разнообразными датчиками, позволяющиминакапливать результаты измерений.
3.           При учёте производственныхресурсов – различные автоматизированные системы по учёту, к примеру,энергоресурсов (подачи пара, топлива, электроэнергии и т.п.)
4.           При учётевыработки – разнообразные регистрирующие приборы, позволяющие фиксировать,накапливать и передавать на периферийные устройства результаты работы заопределённый промежуток времени отдельного станка, линии и проч.
Оптимальным вариантом организациисбора и регистрации информации при помощи различных средств регистрации исредств передачи и накопления информации. Однако в силу различных причин(нехватка финансовых ресурсов, небольшие размеры предприятия, непониманиеруководством необходимости во внедрении высокотехнологичных средств сбора ирегистрации информации и т.д.) далеко не каждое современное предприятиеобладает столь высокоэффективными методами сбора и регистрации оперативныхфактов хозяйственной деятельности. На многих ныне действующих предприятияхприменяются ручные или полумеханизированные способы сбора и регистрациипервичной информации.
Очень важно, какие техническиесредства применяются при сборе и регистрации оперативных фактов на различныхучастках и стадиях учётного процесса, что позволяет выявить:
1.   степень точности при сборе и прирегистрации  оперативных фактов;
2.   уровень оперативности сбора(съёма, фиксации) и регистрации первичной информации  об отдельныххозяйственных операциях и прочих фактах хозяйственной деятельности предприятия;
3.    сформировать собственное мнениео том, будет ли и в дальнейшем первичная информация собрана и зарегистрированас той же степенью точности и при том же уровне оперативности на конкретномучастке учёта или на определённой стадии учётного процесса.
Следующийэлемент СОПУ, подлежащий анализу, — среда функционирования системы организациипервичного учёта.
Под средойфункционирования СОПУ – понимается совокупность внешних и внутреннихфакторов, влияющих на организацию первичного учёта.
Среда является сложной системой. Онаможет быть естественной и искусственной, экономической, политической, иправовой и проч.
Одиниз способов анализа среды и её влияния на функционирование системы – разделениевсех факторов среды на две части: прямого и косвенного воздействия. К внешнимфакторам можно отнести размеры организации, местоположение, ресурсы,технология, требования законодательства и др., а к внутренним, например,организационная структура, работа с персоналом, техническая оснащённость и др. [27с. 161 – 163].
Следующейважной составляющей СОПУ является собственно сам массив первичной учётнойдокументации. Документирование информации – обязательное условие для еёвключения в информационные ресурсы – осуществляется в порядке, устанавливаемоморганами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства,стандартизацию документов и их массивов, за безопасность Российской Федерации(Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20февраля 1995г. №24 – ФЗ).  />/>/>/>/>§ 1.4.   Документы какисточник первичной информации.
Документявляется основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственныеоперации оформляются документами. Они служат первичными учётными документами(ПУД). На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нетбухгалтерской записи.
Документация – оформление экономического события(хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерскаядокументация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учётныерегистры и бухгалтерская отчётность.
Документ– письменноесвидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательнуююридическую силу. Именно документ – основа информационной системы предприятия.Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизациейучётно-вычислительных работ в последнее время, но ещё более возросло.Современная информационная система – это сложный аппаратно-программныйкомплекс, у истоков которого находится первичный учётный документ,  отражающийбизнес процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, черездве недели простоя информационных систем у 75% компаний потеря функционированиястановится критической или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит ких банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативногоуправления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитическихфункций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих,формирование финансовых результатов организации [15, с.89].
Становится возможным дать правовоеобоснование фактов хозяйственной жизни. Они являются одним из главных источников,используемых в процессе анализа хозяйственной деятельности, что позволяетвыявить отклонения от бизнес-плана.
Спомощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движениемматериальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённоеправомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции.Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшегодокумент, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путёмосуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материальноответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.
Материальнымносителем документа могут выступать учётный бланк или магнитный диск: взависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учётнаяинформация.
Какправило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы,отпечатанном типографском способом.
Еслидокумент подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовитьего копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций,включая контролирующие органы.
Вотдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользования, бухгалтерскийдокумент составляется в произвольной форме.
Учётныйбланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колок,клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатаннымив них реквизитами. Реквизит – единая, неделимая, строго оговорённая частьдокумента. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельнуюсодержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т.п.
Реквизитыподразделяются на призначные и содержательные.
Призначныереквизиты отображаютобъекты учёта (наименование основных средств и пр.).
Содержательныереквизиты раскрываютхарактеристику объекта учёта (сорт, типоразмер и пр.).
Для удобства чтения документареквизиты размещаются в нём компактно, в одном месте. Нередко они обводятсяжирными линиями.
Реквизиты,которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т.п.),печатаются типографским способом.
Какфакт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учётныйдокумент должен быть составлен и принят к учёту по форме, содержащейся вальбомах унифицированных форм первичной учётной документации межотраслевогозначения, разработанных Госкомстатом РФ.
Переченьтаких форм первичных учётных документов разрабатывается применительно котдельным участкам  бухгалтерского учёта. Например, по учёту основных средствразработана следующая первичная учётная документация, включающая 8наименований:
-  акт (накладная) приемки-передачиосновных средств (ф.№ ОС-1);
-  акт приемки – сдачиотремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3);
-  акт на списание основных средств (ф.№ОС-4);
-  акт на списание автотранспортныхсредств (ф.№ ОС-4а);
-  инвентарная карточка учёта основныхсредств (ф.№ ОС-6);
-  акт приемки-передачи оборудования вмонтаж (ф.№ ОС-15);
-  акт о выявленных дефектах оборудования(ф.№ ОС-16).
Во всех других случаях, какдокументы, форма которых не представлена в этих альбомах, они приобретаютправовую юридически доказательную силу наравне с унифицированными документамипри наличии следующих обязательных реквизитов:
1.           наименованиедокумента (доверенность, карточка складского учёта материалов и т.п.);
2.           дата составления(дата, месяц, год);
3.           наименованиеплательщика, номер его счёта, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
4.           наименование иместонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК),номер корреспондентского счёта или субсчёта;
5.           наименованиеполучателя средств, номер его счёта, ИНН;
6.           наименование иместонахождение банка получателя, его БИК, номер корреспондентского счёта илисубсчёта;
7.            назначениеплатежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчётном документе отдельнойстрокой (в противном случае должно быть указание на то, что налог неуплачивается);
8.           сумму платежа,обозначенную цифрами и прописью;
9.           очередностьплатежа;
10.        вид операции всоответствии с «Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимыхпо счетам в банках»;
11.        подписи (подпись)уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях);
12.        на первомэкземпляре расчётного документа (кроме чека) – подписи руководителя и главногобухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетногодокумента, на первом экземпляре проставляется также оттиск гербовой печати.
В зависимости от места расположениятех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть:
· зональной
· анкетной
· табельной
· комбинированной [15, с.94].
 Зональнаяформа документов наиболее распространённая. Документ при построении поданной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своейзоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчаетработу с ними непосредственного исполнителя.
Анкетнаяформа предусматриваетразмещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их –один пол другим, т.е. сверху вниз.
Документв табельной форме есть продолжение зональной формы. В нём (например,расчётно-платёжная ведомость) реквизиты расположены по вертикали и горизонталис выделением для каждой группы несколько строк, образующих самостоятельнуютаблицу (матрицу).
Документ,представленный в комбинированной форме, сочетает в себе признаки ранеерассмотренных форм — зональной и анкетной, анкетной и табельной.
Дляисключения повторного использования документов ряд документов подлежиттщательному гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Этоотносится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным ирасходным кассовым ордерам.
Нередков случаях исключения повторной записи в текущем учёте на документе делаетсянадпись или оттиск «К записи №… приложение…листов, дата…2005г.». В порядке,установленном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкамстрогой отчётности. Последние должны быть пронумерованы и храниться обособленно(чековые книжки и т.п.).
Свободныестоки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
Указаниев документе необходимых реквизитов принято называть  составлениемдокумента.
Юридическуюсилу документ приобретает при наличии в нём не только соответствующихреквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей иштампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условийпредопределяет его оформление.
Составленныйс учётом этих требований, документ должен быть зарегистрирован всоответствующем журнале с подписью лица, утверждённой в установленном порядке.Например, выписанную доверенность следует зарегистрировать в Журнале учётавыданных доверенностей, подтвердив подписью лица, на имя которого она выписана.
Вдальнейшем «жизненный» цикл каждого документа проходит три этапа:
-  приемка по форме и существу;
-  обработка, включая при необходимостиарифметический подсчёт и указание корреспондирующих счетов;
хранениев бухгалтерии или в архиве организации.
Кобщим функциям документа относятся:
· информационная – любой документсоздаётся для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию– причина появления любого документа;
· социальная – документ являетсясоциально значимым объектом, поскольку любой документ порождён той или инойсоциальной потребностью;
· коммуникативная – документ выступаетв качестве средства связи между отдельными элементами различных организационныхструктур.
К специфическим функциям документаотносятся:
· управленческая – документ являетсяинструментом управления;
· правовая – документ служит средствомзакрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.
Несмотря на многообразие оперативныхфактов, подлежащих отражению в системе учёта, основным требованием при созданиипервичных документов является соблюдение единообразного подхода при ихоформлении. Все первичные документы должны содержать полные и достоверныеданные, создаваться своевременно и соответствовать ряду требований. Основныетребования к оформлению первичных учётных документов изложены в Федеральномзаконе «О бухгалтерском учёте в Российской Федерации» [4] и в Положении по ведению бухгалтерского учёта ибухгалтерской отчётности в Российской Федерации [6].
Оченьважно, имеет ли представленная к проверке первичная документация юридическуюсилу, которую и обеспечивает соблюдение законодательно установленных правил итребований, представленных в Приложении 1.
 />/>/>/>/>§ 1.5 Классификация документов
Сущность документов и их место вхозяйственной деятельности организации отражена в их классификации:
         По назначению документы подразделяются на[15, с.99; 26, с. 132]:
- распорядительные;
- оправдательные;
- бухгалтерскогооформления;
- комбинированные.
Распорядительные дают право на совершение строгоопределённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственныхопераций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяеткассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качествераспорядительного документа можно привести доверенность на получениетоварно-материальных ценностей.
Оправдательные подтверждают, что указанные действияв соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ.Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему,рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётнымлицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документпо оприходования денежных средств.
Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения неимеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательныхдокументов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи дляобработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, онисоставляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределенияобщепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управлениеструктурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой имипродукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служатоснованием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательствперед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.
Комбинированные документы сочетают в себе признакивышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителемизрасходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтерасилу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательнымипервичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.).Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммыдаёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.
Отмеченные достоинства комбинированныхдокументов делают их весьма распространёнными в практике бухгалтерского учёта.
По порядку формирования различают первичные и сводныедокументы.
Первичные документы находятся в начале технологическойцепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно впервичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путёмпредварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся инвентарнаякарточка учёта основных средств (ф.№ ОС-6), акт о приёмке материалов (ф. № М-7)и др.
Сводные документы составляются на основе первичныхдокументов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичныхдокументов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другомуровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, впредставленных материально-ответственными лицами товарных отчётах заопределённый отрезок времени в денежном выражении отражается движениетоварно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составлениятоварных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты насписание и пр.).
Кассовые отчёты составляются поданным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к нимоправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных ведомостей на выдачузаработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.).       
Первичные и сводные учётные документымогут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Еслидокумент составлен на машинном носителе, то одновременно для других участниковхозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме.Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительныхорганов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующимзаконодательством.
По способу использования – применяются разовые инакопительные документы. Их различие – в степени охвата хозяйственных операций.
Разовые документы фиксируют единовременно в документеодну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённыхтребований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служитоснованием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документамотносятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск(внутреннее перемещение) материалов и др.
Накопительные документы формируют информацию об однородныххозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).
Их преимущество проявляется всокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движениемимущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведениябухгалтерского учёта.
Примером таких документов являютсянакопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий,выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся набригаду и закрываются один-два раза в месяц.
При ежедневном отпуске однотипныхматериалов в производство в качестве накопительных документов применяютсялимитно – заборные карты.
По месту составлениядокументы подразделяются на внутренние и внешние.
Внутренние документы оформляются в организации. Они имеютвнутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющихдокументов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчётыподотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарныекарточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.
Внешние документы составляются на стороне другимипредприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны бытьзарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п. Требования,предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же.Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированныхформ. При их отсутствии допускается представление документов иной формы,которые должны содержать обязательные реквизиты.
По количеству учётных позиций различают однопозиционные имногопозиционные документы.
Однопозиционные документы носят узко специализированныйхарактер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименованияобъекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальныхценностей по одному номенклатурному номеру).
Если в документе представленыоперации по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределаходной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными(многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжныеведомости, лимитно — заборные карты и др.
Многопозиционные документы находят впоследнее время широкое применение в практической учётной работе. Преимуществоих – в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемомуобъекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условияхвнедрения автоматизированного учёта.
По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.
Унифицированные документы это типовые документы, утверждённые вустановленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций ворганизациях с различной формой собственности и различными отраслевымиособенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты,платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями,независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территорииРФ.
Автоматизация бухгалтерского учётарасширяет возможности разработки и применения унифицированных первичныхдокументов и электронных версий.
Унификация документов ведёт купорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизациейдокументов, т.е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяетсократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку ихранение.
Не вошедшие в указанный переченьдокументы  представляют собой прочие документы. К прочим документампринято относить документы накопительного характера: ведомость расчёта износа(амортизация основных средств, ведомость распределения торговой наценки междупроданными и не проданными товарами и пр.)
Наконец, по способу заполненияразличают документы, заполняемые:
- вручную;
- на пишущеймашинке;
- полностьюсоставляемые автоматизированным путём.
К документам, заполняемым вручную,относятся документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятсяразличного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным ибыстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительныеведомости и пр.
Документы, заполняемые частичномеханизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. Приэтом речь идёт не столько о заполнении документов указанным путём, сколько омашинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этойцелью применяются различного рода приборы и устройства: счётчики,автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины и т.п.      
§1.6Формы ведения бухгалтерского учёта.
     В настоящее время распространенычетыре формы  ведения бухгалтерского учёта: ручные – мемориально-ордерная,журнально-ордерная, упрощённая и машинно-ориентированная – автоматизированная.Их особенности, достоинства и недостатки представлено в табл. 1.1
                                                                     
             Табл. 1.1.      Характеристика формведения бухгалтерского учёта№ п/п Форма ведения бухгалтерского учёта Основные регистры Последовательность записей из первичных учётных документов Достоинства Недостатки   1           2       3                 4           5           6 1 Мемориально-ордерная Мемориальные ордера Документы в хронологическом порядке записываются в мемориальные ордера с указанием даты, номера документа, суммы и корреспондирующих счетов. Параллельно ведётся аналитический учёт в карточках. Строгая последовательность учётного процесса, простота и доступность учётной техники, разделение труда между квалифицированными неквалифицированными работниками. Трудоёмкость учёта из-за многократного дублирования учётных записей, громоздкость аналитического учёта, формы регистров часто не содержат показателей для анализа и составления отчётности. 2 Журнально-ордерная Журналы-ордера Документы (или накопительные ведомости) по мере их оформления систематически в хронологическом порядке заносятся в журналы-ордера по кредитовому счёту Синтетический учёт в ряде журналов совпадает с аналитическим, необходимость ведения специальных хронологических журналов отпадает, облегчается составление отчётов. Наиболее разработана и унифицирована Сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учёта 3 Автоматизированная Возможность выбора различных регистров синтетического и аналитического учёта Как правило, первичные документы в хронологической последовательности регистрируются в журнале хозяйственных операций по принципу записи в мемориальном ордере (возможны варианты) Возможность составления в автоматическом режиме любых выходных форм, требующихся для анализа, управления, контроля, составления отчётности, снижение трудоёмкости учётного процесса, повышение производительности учётных работников, быстрый поиск информации, высокая точность учётных данных и др. Большие затраты на оснащение АРМов и обучение персонала работе с ПК и в определённых бухгалтерских программах 4 Упрощённая Ведомости учёта соответствующих объектов, книга учёта хозяйственных операций Порядок записи зависит от количества совершаемых операций. Если он мал, то запись вносится сначала в Книгу, затем в ведомость, а если велико – то сначала в ведомости, а затем итоговые данные в Книгу. Упрощение учётного процесса для предприятий сферы малого бизнеса При наращивании деятельности эта форма ведения учёта будет становиться всё более громоздкой, потребует перехода к традиционным формам ведения бухгалтерского учёта.
 />/>В результатерассмотрения теоретических основ первичного учёта можно сделать следующиевыводы:
1.     Первичный учётпредставляет собой полноценную составляющую бухгалтерского  управленческогоучёта  его необходимо выделять в самостоятельную, требующую исследованиясистему со своей структурой, целями, задачами, а также внутренними и внешнимисвязями.
2.     Основная цельсистемы первичного учёта – обеспечение такой организации взаимодействия всехэлементов системы первичного учёта, при которой в любой момент времени насоответствующе участке функционирования системы пользователи имели бывозможность оперативного получения достоверной первичной информации о состояниии движении  всех активов  и обязательств предприятия как за прошедшие, так и затекущие периоды.
3.     Структура СОПУпредставлена совокупностью таких взаимосвязанных   и взаимозависимых элементов(подсистем), как:
—   сбор и регистрация оперативныхфактов, подлежащих первичному учёту;
—   среда функционирования СОПУ;
—   массив первичной учётной документации.
4.     Задача подсистемысбора и регистрации оперативных фактов, подлежащих первичному учёту, — постоянный, оперативный, точный сбор учётной информации и незамедлительная еёрегистрация. Задача среды функционирования СОПУ – оптимальное влияние напервичный учёт с целью повышения эффективности его организации. Задачаподсистемы первичной учётной документации – фиксация на материальном (или ином)носителе правильно идентифицированного оперативного факта с помощьюустановленных реквизитов, придающих носителю юридическую силу.
5.     Документ являетсяоснованием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операцииоформляются документами. Они служат первичными учётными документами (ПУД). Наих основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерскойзаписи./>/> />Глава 2 «Организация первичного учёта в   управленииинкассации»/>/>/>/>/>§2.1 Первичные документы  управления инкассации и их значение.           
В объединении инкассациипервичный учёт построен на основании следующих первичных документов:
 По учёту основных средств.
1.«Акт приёмки передачи основных средств» (ф. № ОС-1) применяется для оформленияи учёта операций приёма, приёма-передачи объектов основных средств в Управлениидля:
а)включения объектов в состав объектов основных средств и учёта их ввода вэксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, — в момент приобретения, дляобъектов, требующих монтажа, — после приёма их из монтажа и сдачи вэксплуатацию), поступивших:
-         по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды идр.
-         путём приобретения за плату денежными средствами
б)выбытия из состава основных средств при передаче (продаже) другой организации.
Данныеприёма и выбытия объекта из состава основных средств вносятся в инвентарную карточкуучёта основных средств.
2.«Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств» (ф.№ ОС-2).Применяется для оформления и учёта перемещения объектов основных средств внутриорганизации из одного структурного подразделения в другой.
Выписываетсяпередающей стороной в трёх экземплярах, подписывается ответственными лицамиструктурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передаётся вбухгалтерию, второй остаётся у лица, ответственного за сохранность объектаосновных средств сдатчика, третий экземпляр передаётся получателю. Данные оперемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку учётаобъектов основных средств.
3.«Акт приёмки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированныхобъектов» (ф. № ОС-3). Применяется для оформления приёмки-сдачи основныхсредств из ремонта, после реконструкции, модернизации. Акт подписываетсяпредставителем принимающего подразделения и представителем подразделения,выполнившего работы по ремонту (реконструкции, модернизации). Оформленные актысдаются в бухгалтерию, а в технический паспорт объекта вносятся необходимыеизменения в части характеристики  объекта. Акт, подписанный главнымбухгалтером, утверждается руководителем организации.
4.«Акт на списание основных средств» (ф. № ОС-4) применяется для оформлениясписания основных средств (кроме автотранспортных). Акт составляется в двухэкземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации.Первый экземпляр акта передаётся в бухгалтерию, второй остаётся у материально-ответственноголица и является основанием для сдачи на склад материалов, запасных частей послеразборки (демонтажа) объекта. Затраты по списанию и стоимость оставшихся материальных ценностей отражается в разделе акта «Справка о затратах, связанныхсо списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от ихсписания».
 5.Акт на списание автотранспортных средств (ф. № ОС- 4а) составляется в двухэкземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации.Первый экземпляр  передаётся в бухгалтерию; второй – остаётся у материально-ответственноголица и является основанием для сдачи на склад материальных ценностей,оставшихся после списания. Вместе с актом в бухгалтерию передаётся документ, подтверждающийснятие автотранспортного средства с учёта в Государственной инспекциибезопасности дорожного движения Министерства внутренних дел РоссийскойФедерации (Госавтоинспекции).
6.«Инвентарная карточка учёта основных средств» (ф. №  ОС-6) применяется дляпообъектного учёта всех видов основных средств. Заполняется в одном экземплярена основании первичных документов на поступление, выбытие, ремонт основныхсредств. При значительном изменении качественных и количественных показателей вхарактеристике объекта может быть открыта новая карточка, а старая сохраняетсякак справочный документ.
7.«Акт о приёмке-передаче оборудования в монтаж» (ф. № ОС-15) выписывается в двухэкземплярах для  принимающей и передающей стороны.
II. По учётуматериалов
8.«Доверенность» (ф. № М-2) предназначена для оформления права должностного лицавыступать в качестве доверенного лица организации для получения материальныхценностей. Доверенности регистрируются бухгалтерией. Срок действияустанавливается  в зависимости от возможности получения и вывоза ценностей, ноне более, чем на 15 дней. Лицо, которому выдана доверенность, обязано непозднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того,получены ли товарно-материальные ценности по доверенности полностью иличастями, представить в бухгалтерию Управления инкассации документы о выполнениипоручений и о сдаче на склад или соответствующему материально ответственномулицу полученных им товарно-материальных ценностей. Лицам, которые не отчиталисьв использовании доверенностей, новые не выдаются.
9.«Лимитно-заборная ведомость на заправку автотранспорта» (ф. № М-8) – для учётаотпуска с автозаправочных станций ГСМ в пределах утверждённого лимита. Лимитотпуска определяется на основании существующих нормативов расчётным путём.
11.«Требование-накладная» (ф. № М-11) – для учёта движенияматериально-производственных запасов в самой организации между структурнымиподразделениями или материально-ответственными лицами. Заполняется в двухэкземплярах материально ответственным лицом склада, сдающего ценности. Первыйэкземпляр предназначен для списания ценностей, второй – для оприходования ценностей принимающей стороной.
Этимиже накладными оформляются операции по сдаче на слад или в кладовую остатков изпроизводства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены потребованию, а также сдача отходов и брака.
Накладнуюподписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателяи сдают в бухгалтерию для учёта движения материалов.
12.«Накладная на отпуск материалов на сторону» (ф. № М-15) – для учёта отпускаматериальных ценностей сторонним организациям. Накладную выписывает работникструктурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров, нарядов идругих соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности наполучение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземплярпередают складу как основание для отпуска материалов, второй – получателюматериалов.
13.«Карточка учёта материалов» (ф. № М-17) используются для учёта движения запасовна складе по каждому номенклатурному номеру, виду, сорту, размеру. Карточкиявляются документами строгой отчётности и выдаются кладовщику под расписку.Материально-ответственное лицо производит записи в карточках на основепервичных приходно-расходных документов в день совершения операций в натуральномвыражении.
14.«Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов» применяется длясписания изношенной и непригодной для дальнейшего использования спецодежды.
15.«Акт на списание материальных ценностей». Имеет произвольную форму.Предназначен для списания со склада материалов, пришедших в негодность в силукаких-либо причин, а также запчастей, предназначенных для ремонта автомашин.
Составляетсяв одном экземпляре комиссией. После сдачи списанных предметов в кладовую дляутиля акт с распиской кладовщика сдаётся в бухгалтерию.
Посколькусырьё и материалы являются основой производства различного рода услуг,составляя важнейшую часть материальных затрат производства, то и первичныедокументы содержат все необходимые реквизиты,подтверждающие направленность производственных затрат, а также обоснованностьпроизведённого расхода материалов, в частности: указания на назначение расхода,наименования структурного подразделения, куда отпущены материалы. Правильнозаполненные первичные документы являются основанием для подтверждения расходовматериалов в производстве и составления достоверных регистров аналитического исинтетического учёта по учёту себестоимости продукции. Первичные документы порасходу материалов по окончании учётного периода  подвергаются обработке, врезультате которой составляется ведомость распределения расхода сырья иматериалов по синтетическим счетам, внутри синтетических счетов по объектамучёта и аналитическим позициям. Ведомость распределения расхода сырья иматериалов содержит  информацию о стоимости  израсходованных материалов поучётным ценам и является основанием для отражения израсходованных материалов посчетам синтетического учёта.
III.По учёту труда и его оплаты.
16.«Приказ о приёме работника на работу» (ф. № Т-1) издаётся в двух экземплярах.Один экземпляр передаётся в бухгалтерию, а второй остаётся в отделе кадров. Вприказе указывается должность, на которую принимается работник, категория иликласс (если она имеется у должности), оклад и испытательный срок. Приказвизируется специалистом по кадрам, главным бухгалтером и начальником участка,на котором будет работать новый сотрудник. Далее приказ подписываетсяруководителем, а работника знакомят с приказом под расписку.
17.«Личная карточка работника» (ф. № Т-2) заполняется и ведётся в отделе кадров.Карточки ведутся на всех работников организации.
18.«Приказ о переводе работника на другую работу» (ф. № Т-5) оформляется при егопереводе из одного подразделения организации в другое. Приказ издаётся в двухэкземплярах в отделе кадров, один из которых передаётся в бухгалтерию. Вприказе указывается основание перевода, должность и новый оклад.
19.«Приказ о предоставлении отпуска» (ф. №  Т-6) применяется для оформленияежегодного отпуска и отпусков других видов, предоставляемых членам трудовогоколлектива в соответствии с действующими законодательными актами и положениямии графиком отпусков. Приказ печатается в двух экземплярах (один для отдела кадров,другой передаётся в бухгалтерию), подписывается начальником структурногоподразделения, руководителем организации и самим работником. В приказеуказывается срок отпуска и период, за который он был получен.
20.«Приказ о прекращении действия трудового договора» (ф. № Т-8) оформляется приувольнении работника в двух экземплярах: один – остаётся в отделе кадров,другой — передаётся в бухгалтерию. Приказ подписывается начальником отдела ируководителем организации.
21.«Табель учёта использования рабочего времени» (ф. № Т-13) применяется дляконтроля за соблюдением установленного режима рабочего времени с персоналоморганизации. В нем ведётся учёт явок и неявок, отработанного времени иприводятся данные для начисления заработной платы по видам и направлениямзатрат. Все остальные необходимые сведения для статистической отчётности ибухгалтерского учёта получают с помощью вычислительных машин.
22.«Лицевой счёт» (ф. № Т-54) представляет собой регистр аналитического учёта,ведётся на каждого работника организации. В нём отражаются расчёты по оплатетруда и другим начислениям в пользу работника. Лицевой счёт открывается наоснове приказа о приёме на работу. В лицевом счёте указываются фамилия, имя,отчество работника, структурное подразделение, куда он принят, табельный номери другие сведения. По окончании каждого месяца в лицевом счёте приводятсяданные о начисленных суммах по видам оплат, об удержания и вычетах, о сумме квыплате или задолженности работника перед организацией. Лицевой счётоткрывается на год. По окончании года лицевой счёт закрывается, и на следующийгод открывается новый.
Призаполнении лицевых счетов используются следующие первичные документы:
-  табель учёта использования рабочеговремени;
-  листки нетрудоспособности;
-  платёжные поручения на выданный авансза первую половину месяца, расходные кассовые ордера на внеплановые выплаты;
Наосновании данных лицевых счетов заполняется расчётная или асчётно-платёжнаяведомость, исчисляется средний заработок; они также используются для начисленияпенсий. Срок хранения лицевых счетов – 75 лет.
23.«Расчётная ведомость» (ф. № Т-51) отражает расчёты по оплате труда с персоналом.Форма расчётной ведомости представляет собой журнал, состоящий из основных ивкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на которыйрассчитан журнал, — квартал, полугодие, год. На основных листах по каждому работникууказываются фамилия, инициалы, приводятся справочные данные (категорияперсонала, профессия или должность, оклад), а также за первый месяц квартала, полугодияили года показывается количество дней (рабочих, выходных и праздничных) часов,суммы начисленной  заработной платы из фонда оплаты труда и других источников,пособий по временной нетрудоспособности и сколько всего начислено, удержанияфизических лиц,  сумма к выплате или задолженности работника перед организацией.
24.«Платёжная ведомость» (ф. № Т-53) заполняется на основе расчётной ведомости ииспользуется для выплаты заработной платы. В ней указываются табельные номера,фамилии, инициалы работников и суммы к получению. По окончании платёжногопериода в ведомости указывают суммы выданной и депонированной заработной платы.
IV. По учётуденежных средств
25.«Приходный кассовый ордер» (ф. № КО-1) оформляет поступление наличных денег вкассу организации. Ордер должен быть пронумерован по порядку с начала отчётногогода. Обязательными реквизитами приходного кассового ордера являютсянаименование организации и структурного подразделения, получающего денежныесредства; номер документа; дата его составления;  дата внесения денежныхсредств в кассу; корреспондирующие счета; наименование юридического илифизического лица, от которого получены средства; сумма, указанная прописью ицифрами, основание; подписи главного бухгалтера и кассира.
В ПКО,кроме указанных выше реквизитов, необходимо отразить корреспондирующие счета взависимости от основания поступлений денежных средств в кассу. Например,основанием может быть выручка от продажи продукции и услуг; взнос остатканеиспользованного аванса, полученного под отчёт работником Управления; покрытиематериально ответственным лицом недостачи, выявленной по результатаминвентаризации имущества; и другие факты хозяйственной деятельности.
Приходныекассовые ордера составляются на основе документов, подтверждающих совершениехозяйственной операции, которые указываются как приложение. Например, приполучении в кассу от подотчётного лица неиспользованных подотчётных суммуказывается номер авансового отчёта.
26.«Квитанция к приходному кассовому ордеру» выдаётся для подтверждения приёмаденег. Представляет собой доказательство факта совершения операции с наличнымиденежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию. Квитанция содержитреквизиты, аналогичные приходному кассовому ордеру, и используется в качествеоправдательного документа для вносящего денежные средства в кассу организации.
27.«Расходный кассовый ордер» (ф. № КО-2). Применятся для выдачи наличных денег изкассы. Обязательными реквизитами РКО являются: номер и дата составлениядокумента; наименование организации; корреспондирующие счета; сумма цифрами ипрописью; наименование юридического или физического лица, которым выданы денежныесредства; основание выдачи денег; наименование и реквизиты документа,удостоверяющего личность получателя, его подпись, а также подписи руководителя,главного бухгалтера и кассира.
Расходныекассовые ордера также нумеруются с начала отчётного года.
Деньгииз кассы выдаются только на основании  распоряжения руководителя и с разрешенияглавного бухгалтера. Поэтому необходима проверка наличия такого распоряжения.Так, при выдаче денег под отчёт работнику Управления должно быть распоряжениеначальника произвести данную хозяйственную операцию с обязательным указаниемсуммы денежных средств, выдаваемых из кассы организации и срока, на который онивыдаются.
Врасходных кассовых ордерах необходимо указывать наименование документов идругие реквизиты, которые являются основанием для расходования денежных средствиз кассы. При оформлении кассовых документов должны соблюдаться установленныетребования. В частности, в кассовых документах не допускаются подчистки,помарки или исправления,  все реквизиты, содержащиеся в них, должны быть заполненычётко и ясно. Приём и выдача денег по кассовым ордерам производится только вдень их составления.
Приходныеи расходные кассовые ордера до передачи их  в кассу регистрируются бухгалтериейв журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.  Расходныекассовые ордера, оформленные на основании платёжных (расчётно-платёжных)ведомостей на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируютсяпосле выдачи заработной платы и других выплат в установленные сроки. Журналрегистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевоеназначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией,правильность нумерации кассовых документов, проверяется полнота исвоевременность произведённых кассиром операций.
28.Платёжное поручение – документ, оформляющий поручение инкассации своему банкуперевести сумму, указанную в документе, на счёт получателя либо произвестидепонирование указанной суммы для последующего перечисления средств на счётполучателя. Оно действительно в течение 10 дней со дня его выписки и оформляетсяв трёх экземплярах при совершении операции в рамках одного кредитногоучреждения, а в остальных случаях – в четырёх экземплярах.
Платёжныепоручения используются для оформления широкого спектра расчётов с поставщикамии подрядчиками, с государственными внебюджетными фондами, с работниками Управленияпри перечислении заработной платы на их счета в другие кредитные организации,при платежах налогов и сборов и т.д.
29.Выписка с расчётного счёта представляет собой копию записей по расчётному счётууправления инкассации. Она содержит такие обязательные реквизиты: входящие иисходящие остатки, дата, номер документа, шифры и коды совершаемых операций суказанием сумм по дебету или кредиту расчетного счёта.
30. «Инкассовое поручение» применяется для списанияденежных средств в бесспорном порядке со счетов. Используется оно в случаях,установленным законом, в том числе при взыскании денежных средств органами,выполняющими контрольные функции; для взыскания по исполнительным документам идр. В инкассовом поручении во всех случаях должна быть дана ссылка на основаниевзыскания денежных средств в бесспорном порядке со счетов плательщика.
31. Одним из первичных документов на предприятииявляется Авансовый отчёт (ф.№ АО-1), который применяется для учёта денежныхсредств, выданных подотчётных лицам на административно-хозяйственные расходы.Составляется в одном экземпляре подотчётным лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы подотчётное лицозаписывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы(командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ,товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.Документы, приложенные к авансовому отчёту, нумеруются подотчётным лицом впорядке их записи в отчёте.
В бухгалтерии проверяются целевое расходованиесредств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенныерасходы, правильность их оформления и подсчёта сумм, а также на оборотнойстороне формы указываются суммы расходов, принятые к учёту и счета, которыедебетуются на эти суммы.
Проверенный авансовый отчёт утверждаетсяруководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учёту. Остатокнеиспользованного аванса сдаётся подотчётным лицом в кассу организации поприходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовомуотчёту выдаётся подотчётному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утверждаемого авансового отчётабухгалтерией производится списание подотчётных денежных сумм в установленномпорядке.
32. «Путевой лист», который является основным первичным учетным документом, определяющим  показатели  для  учета работы автомобиля и водителя, а также данные для начисления заработной платы водителю, осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности.
Путевой   лист выдается водителю под расписку уполномоченным на  то лицом только на один рабочий день при условии сдачи водителем путевого  листа  за предыдущий день работы. На более длительный срок путевой    лист    выдается   только  в  случае,  если   выполняется междугородная перевозка в течение более суток.
      Заполнение  реквизитов путевых листов производится в строгом соответствии    с  «Инструкцией по изготовлению, учету и заполнению бланка путевого листа специального автомобиля медицинского назначения формы 10» и  является  обязательным  как   для перевозчика,  так  и  для  заказчика  автомобиля. Ответственность за заполнение  путевых  листов  несут  руководители  юридических  лиц,  а  также лица, отвечающие за эксплуатацию  автомобиля  и непосредственно участвующие в заполнении путевых  листов.  Участие  водителя  в  заполнении путевых листов не допускается,  за  исключением подписей, удостоверяющих прием и сдачу автомобиля.
При анализе используемых в Управлении первичныхдокументов можно сделать вывод о том, что в целом практически все документысодержатся в унифицированных формах, утвержденными Госкомстатом РФ [9-13].Однако, списание материальных ценностей со склада по причине негодности, атакже  на ремонт автотранспорта запчастей отражается в акте произвольной формы,который не удобен в применении (см. Приложение2). Поэтому рекомендуетсясоздать акт о выполненных работах (см. Приложение 3), где указываетсяцель и причина использования материальных ценностей., а также «акт-заказ-наряд»(см. Приложение 4) для контроля за использованием запчастей напредприятии. Также рекомендуется при получении со склада запасных частей дляавтотранспорта выписывать акт поломки или деффектовочную ведомость (см.Приложение 5), где  указать объект поломки, характер поломки и переченьзапасных частей, необходимых для ремонта. Деффектовочная ведомость должнаподписываться работниками гаража и утверждаться руководителем Управления илиего заместителем для контроля за расходованием материалов. Также возможно списыватьзапасные части таким образом не только для автотранспортных средств, но и дляразличного гаражного оборудования (стенда балансировки, подъёмника, позарядногои устройства и др.). Ещё одним существенным недостатком в организациипервичного учёта является наличие акта, утратившего силу, «Акт на списание малоценныхи быстроизнашивающихся предметов», который используется для списанияспецодежды. Необходимо разработать новую форму акта на списания спецодежды,поскольку старая форма не удобна в применении (см. Приложение 6).
Можно порекомендовать при вводе в эксплуатациюосновного средства, стоимостью до 10 000 руб. составлять акт о вводе вэксплуатацию основного средства по форме ОС-1 и устанавливатьматериально-ответственное лицо для контроля использования этих средств впроизводстве или в управленческой деятельности организации. />/>/>/>/>§2.2.  Первичные документы дляналогового учёта
Множество первичных документов, так же каккирпичики, образуют фундамент здания, называемого бухгалтерский учет. На этомфундаменте строятся этажи, учетные регистры, т.е. сводные документы, в которыхсобираются все первичные документы и группируются определенным образом, и,наконец, это здание венчает крыша, т.е. отчетность  предприятия, баланс идругие формы. Если неправильно, криво положить какой-либо кирпичик или совсемего не положить, то если вообще удастся построить это здание, то оно даст крен.Таким образом, к учету будут приниматься только правильно оформленные первичныедокументы. Только такие документы будут иметь юридическую силу.
        То же самое можно сказать и о налоговомучете. В 25 Главе, которая говорит о налоговом учете, сказано, что налоговыйучет основывается на первичных документах, сгруппированных всоответствии с требованиями, предъявляемыми Налоговым кодексом.
           Можно проиллюстрировать это на примере. Управление приобретаетосновное средство. В соответствии с ПБУ 6 амортизацию на это основное средствоможно начислять только с первого числа месяца, следующего за месяцем, когдаосновное средство принято к учету. В соответствии с 259 статьей 25 Главы НК вналоговом учете амортизация начисляется только со следующего месяца послепринятия основного средства в эксплуатацию. Когда приобретается основноесредство,  бухгалтерская проводка: Дебет 08 «Вложение во внеоборотные активы»субсч. «Приобретение основных средств». Кредит 60 «Расчеты с поставщиками». Этапроводка базируется на первичном документе «Накладная поставщика», а вотпроводка принятия к учету, т.е.: Д01 К08 должна обосновываться первичнымдокументом «Акт (накладная) приемки-передачи основного средства» (форма ОС-1).Значит, если на предприятии отсутствует такой документ, то необоснованноначисляется амортизация как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Всоответствии со 172 статьей 21 Главы НК можно принять к вычету НДС, уплаченныйпоставщику основного средства, только после принятия на учет этого основногосредства, а принятие на учет оформляется только актом ОС-1.
Другой пример – это счета-фактуры. 169 статья 21Главы НК приводит обязательные реквизиты счета-фактуры, и в этой же статьеговорится о том, что неправильное заполнение или не заполнение одного изобязательных реквизитов счета-фактуры является основанием для непринятия квычету НДС, указанного в этом счете-фактуре.
Ответственность за неправильное оформление первичныхдокументов. В статье 252  Налогового кодекса написано, чторасходами предприятия признаются экономически обоснованные и документальноподтвержденные затраты. В 120 статье НК говорится, что под грубым нарушениемведения бухгалтерского учета понимается отсутствие первичных документов. Штрафныесанкции на предприятие предусмотрены следующие.  
Еслиошибка повторяется в течение одного отчетного периода, то 5 тыс., если болееодного отчетного периода – 15 тыс. Если такая ошибка повлекла занижение налоговойбазы, то штрафные санкции будут в размере 10% от суммы налога, но не менее 15тыс. К примеру, Управление неправильно оформило акт приемки-сдачи работ. Этасумма вынимается из себестоимости. Т.е. на нее будет корректировка. Штрафныесанкции обеспечены. Еще существует 126 статья НК. В ней говорится, что за непредставлениев указанный срок налогоплательщиком в налоговый орган документа предусматриваетштрафные санкции за каждый не предоставленный документ. Т.е. если на моментналоговой проверки отсутствуют документы, которые потребовались – 50 руб. закаждый документ. Это штрафные санкции к предприятию. Помимо этого могут бытьприменены штрафные санкции и к должностным лицам. Если взять Закон «Обухгалтерском учете», то главный бухгалтер отвечает за ведение бухгалтерскогоучета согласно статье 7 этого Закона. В статье 15/11 КоАП говорится, что грубоенарушение правил бухгалтерского учета, составления бухгалтерской отчетности, аравно порядка срока хранения учетных документов, влечет наложение административногоштрафа на должностных лиц в размере от 20 до 30 МРОТ (от 2 до 3 тыс. руб.). Вадминистративном кодексе под грубым нарушением правил бухгалтерского учетапонимается искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% илиискажение любой статьи бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%. Также статья15/6 КоАП говорит о том, что за непредставление документов или сведений, необходимыхдля осуществления налогового контроля, на должностных лиц налагается штраф вразмере от 3 до 5 МРОТ (от 300 до 500 руб.). />/>/>/>/>§2.3 Организация работы сдокументацией.
Организация работы с документациейвключат в себя комплекс мероприятий, обеспечивающих эффективную организацию:
· документооборотапредприятия;
· хранениядокументов;
· использованиядокументации в текущей деятельности Управления инкассации.
Организация работы с документациейобеспечивает выполнение ряда функций, таких, как:
- функцияучёта документа, которая обеспечивается регистрацией первичных документов, т.е.записью учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт егосоздания, отправки или получения;
- функцияконтроля исполнения документа;
- функцияпоиска документации по запросам внутренних и внешних пользователей.
Документооборот– это движение документов с момента их получения или создания до завершенияисполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. [14,с.81].
Анализ документооборота первичнойучётной документации позволяет уточнить формулировку и выделить отдельныестадии оборота первичной учётной документации. Таким образом, документооборотпервичной учётной документации представляет собой  взаимосвязанные процессы:
- созданияпервичных документов;
- поступленияпервичных документов;
- принятияк учёту первичных документов и обработки (накопления и систематизирования вучётных регистрах);
- передачив архив.
Порядокдвижения документов и их состав вторичны в областном  управлении инкассации поотношению к её целям, задачам, внутренней структуре и распределениюобязанностей среди сотрудников. Но это не означает, что организация документооборотане должна поддаваться самостоятельному регулированию и нормированию.Действующие нормативные акты и пособия, в том числе «Государственная системадокументационного обеспечения управления. Основные положения Общие требования кдокументам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), рекомендуютзакреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальныхтехнологических схемах, где должны найти отражение все этапы и пункты прохождениядокументной информации, сроки обработки и исполнения документов.
1.Создание документа.  Это регламентированный процесс записи (фиксации) информациина бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Созданиедокументов в Управлении осуществляется по определённым правилам установленныминормативными актами и выработанными традицией. Документы создаются с помощьюкомпьютерной техники, но некоторые бланки типовой формы заполняются вручную.Так, к примеру, акт на списание материальных ценностей со склада в случае ихповреждения создаётся в ручную или на компьютере. Акт о приёме-передачеосновных средств (ф. № ОС-1), как и многие другие документы создаётся ичастично заполняется на компьютере, а некоторые реквизиты заполняются от руки.
Документымогут поступать от других предприятий. В этом случае они подлежат обязательнойпроверке как по форме (полноте и правильности оформления документов, заполненияреквизитов), так и содержанию (соответствие законности зафиксированных вдокументе  экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). Вцелях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшиеобработку, имеют отметку, форма которой зависит от способа обработкидокументов: при ручном способе – дату записи в учётный регистр, а в условияхавтоматизированного учёта – оттиск штампа лица, ответственного за их обработку.Примером таких документов могут служить различные накладные, товарные накладныеот предприятий при приобретении у них материальных ценностей.
2.Принятие документов к учёту и обработка первичных документов.
Данныйэлемент документооборота обеспечивает выполнение одной из важнейших функций всесистемы организации первичного учёта – функцию учёта документа. Фиксированиепервичного учётного документа представляет запись учётных данных о документе поустановленной форме, фиксирующая факт создания или получения документа.Например, авансовые отчёты сдаются бухгалтеру, который проверяет наличиенеобходимых реквизитов и заносит все данные в компьютер. Документы в Управленииобрабатываются ежедневно и по мере их создания.
Этоодин из самых важных сегментов в системе документооборота, так как именно наданной стадии происходят проверка первичной документации, сортировка и определенияместа, которое документ должен занять в системе учёта. Именно на этом этапедокументы разделяются на «первичную учётную документацию» и «первичнуюоперативную документацию» в зависимости от информации, которую документ в себенесёт. Кроме того, на этом этапе отсеиваются документы, оформленные с нарушениемустановленных правил и требующие замены или дооформления. Немаловажно отметить,что именно эта составляющая системы первичного учёта очень тесно переплетаетсяс системами бухгалтерского, финансового и управленческого учёта, можно дажесказать, что в какой-то степени она плавно перетекает из одной системы в другую.
 Регистрацииподлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования всправочных целях, как создаваемые в Управлении, так и поступающие от другихорганизаций.
Вуправлении инкассации соблюдены следующие принципы:
1.Принцип достаточности оснований для регистрации первичных документов. То есть,каждый зарегистрированный носитель информации отражает реально совершённые и,что самое важное, разрешённые экономические действия.
2.Принцип полноты регистрации первичных документов.  На предприятии обеспеченатакая организация регистрации носителей информации, при которой все первичныедокументы, отвечающие требованию достаточности оснований, вводятся иобрабатываются.
3.Принцип точности регистрации и обработки первичных документов. Соблюдение этогопринципа обеспечивает:
-  правильную интерпретацию сущностихозяйственной операции, отражённой в первичном документе;
-  точный количественный и качественныйперенос данного документа в систему учёта. Например, в управлении инкассациипри обработке требований со склада происходит точный перенос количествасписанных материальных ценностей и правильное составление бухгалтерскихпроводок.
4.Принцип своевременности регистрации и обработки первичных документов.  Этотребование установлено на законодательном уровне. Законом «О бухгалтерскомучёте» в качестве основного правила бухгалтерского учёта определена необходимостьсвоевременной регистрации всех хозяйственных операций и результатов инвентаризации  на счетах бухгалтерского учёта без каких-либо пропусков или изъятий. Так,например, в Управлении, документы поступления и списания материальных ценностейсо склада регистрируются и обрабатываются ежедневно, а документы  списанияспецодежды ежемесячно.
5.Принцип определенности регистрации и накопления первичных документов. Каждомупервичному документу соответствует строго определённое  место в конкретномучётном регистре. Соблюдение этого принципа позволяет:
-  быстро установить отсутствующиедокументы;
-  выявить нетипичную или разовуюхозяйственную операцию.
6. Принцип однократного ввода. При соблюдении выше перечисленных принципов, этопринцип соблюдается автоматически. В частности, следование принципуопределённости регистрации документов в значительной степени облегчает поисктак называемой «ошибки двойного ввода», ибо все первичные документы, отражающиеодинаковые хозяйственные операции, зарегистрированы в одном учетном регистре.Обеспечение принципов полноты регистрации и своевременности регистрации первичныхдокументов практически не допускает ситуации, когда первичный документ ненаходит отражения в учетном регистре.
3.Передача документов в архив. Это завершающая стадия документооборота. Всоответствии со ст. 17 Закона «О бухгалтерском учёте» Управление обязанохранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта в течениесроков, в соответствии с правилами организации государственного архивного дела,но не менее 5 лет. Ответственность за организацию хранения учётных документов,регистров бухгалтерского учёта несёт руководитель организации.
Документооборотпервичной учётной документации регламентируется графиком, который утверждаетсяприказом руководителя предприятия. Работу по его исполнению регламентируетглавный бухгалтер. 
ВТверском областном управлении инкассации наблюдается отсутствие графикадокументооборота. Но я считаю, что необходим график, который предусматривал быоптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичногодокумента и минимальный срок его нахождения в подразделении, а такжеспособствовать улучшению учётной работы на предприятии, усилению контрольнойфункции бухгалтерского учёта, повышению уровня автоматизации и механизацииучётных работ. Примерно график документооборота может выглядеть следующимобразом: см. Приложение 7.
Точноесоблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полномуотражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.
Хранениедокументов –совокупность средств, способов и приёмов учёта и систематизации документов сцелью их поиска и использования в текущей деятельности. Для этого элементапервичного учёта наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и«дело» [29, с. 36].
Номенклатурадел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых вделопроизводстве организации, расположенных в определённой последовательности,с указанием сроков их хранения.
Дело –совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности,сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых вотдельную обложку.
1.Экспертиза ценности документов – важный этап при организации хранения документов.Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания иобработки. Большая часть документов несёт информацию, имеющую разовое значение,после использования, которой документы теряют своё назначение. Другие документысодержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет.
Сэкономической точки зрения  хранить все документы нецелесообразно, т.к. дляэтого потребовались бы большие помещения, оборудование, штаты специальных работников,да и найти нужный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтомусистематически проводится экспертиза ценности документов «с целью отбора их нагосударственное хранение или установление сроков хранения» ( ГОСТ 16.487 – 83.– С.7). 
2.Систематизация документов.  Совершенствование работы аппарата управления,оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительноймере зависят от методов их классификации. Единый подход к классификациидокументов в организации обеспечивает номенклатура дел, которая является классификационнымсправочником. Номенклатура дел закрепляет классификацию исполненных документовв дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел, служит основнымучётным документом в делопроизводстве.
Составляютсяи используются три вида номенклатуры дел: типовая — устанавливает типовойсостав дел, заводимых в делопроизводстве, единую индексацию этих  дел иявляется нормативным документом; примерная – устанавливает примерный составдел, заводимых  в делопроизводстве организации, на которые онараспространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер;конкретная – устанавливает  состав дел организации.
Номенклатурадел разрабатывается во всех структурных подразделениях. Одним из первых этаповсоставления номенклатуры дел является изучение документов. В номенклатуру делвключаются все документы предприятия, составляемые в Управлении и поступившие внего из других организаций.
3.Хранение документов в оперативной деятельности. Оперативное хранение – хранениедокументации в структурных подразделениях организации. Оперативное хранениеподразделяется на хранение в процессе исполнения и хранения исполненныхдокументов.
Документыво время их исполнения хранятся у исполнителя в специальных папках с надписями«Срочно», «На исполнении» и т.д.
Оформлениедел начинают после уточнения сроков хранения документов. На дела с истёкшимисроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделениик уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена восновных правилах работы  ведомственных архивов.  (Основные правила работыведомственных архивов. – М.: Главархив СССР, 1988. – С.173).
Кассовыедокументы, авансовые отчёты, выписки банка с относящимися к ним документам подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документовхранятся не переплетёнными, но подшитыми в папках во избежание их утери илизлоупотреблений.
Использованиедокументации в текущей деятельности организации – одна из конечных задач, ради которыху Управления инкассации создаётся система первичного учёта. Цель данногоэлемента организации работы с документами – повышение эффективности и качествапринимаемых управленческих решений с помощью качественной и правильноорганизованной системы документации и её оборота.
Использованиедокументации в текущей деятельности можно условно разделить на следующиекомпоненты:
· организация информационно-поисковыхсистем;
· контроль исполнения документов;
· работа исполнителей с документами.
Основапостроения поисковых систем – регистрация документов – фиксация факта созданияили поступления документа путём проставления на нём даты и регистрационногоиндекса с последующей записью необходимых сведений в документе.
Всоответствии с Государственной системой документационного обеспечениянаправления (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие исполнения,учёта и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчётные,финансовые, бухгалтерские и другие.
Контрольза исполнением документов и принятых решений – ключевая функция управления.Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнениюдокументов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой дляоценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.Контроль исполнения включает несколько последовательных этапов:
-  постановку документов на контроль;
-  проверку своевременности доведениядокументов до конкретных исполнителей;
-  предварительную проверку ирегулирование хода исполнения;
-  учёт и обобщение результатов контроляисполнения документов.
Дляподавляющего большинства документов, циркулирующих в системе управления,устанавливаются сроки их исполнения, которые могут быть типовыми и индивидуальными.Для первичной учётной документации определяются типовые сроки исполнения, т.к.эти документы ограничены рамками отчётного периода. Согласно ГСДОУ снятьдокументы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственныйисполнитель после фактического выполнения заданий. На самом документе в правомнижнем углу проставляется отметка, подтверждающая исполнение и подписаннаяответственным лицом.
Наиболеерациональным в настоящее время является автоматизированный контроль заисполнением документов, который ведётся на персональных компьютерах.Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнениекоторых истекает в определённый срок.
Работаисполнителей с документами. Руководители структурных подразделений Управленияобеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителейв день поступления, контроль за качественным исполнением документов. Вотношении первичных учётных документов работа исполнителей  обеспечивает:
-  своевременную регистрацию (принятие кучёту) документа;
-  проверку документов по форме исуществу;
-  передачу документов на дооформления(при необходимости);
-  тиражирование (при необходимости)документов;
-  оперативную обработку документов(качественное исполнение документа);
-  сохранность документа ипредотвращения несанкционированного доступа к ним;
-  предоставление вышестоящемуруководству информации об исполнении документа, а также всей необходимойинформации, касающейся обработанных и принятых на исполнение документов. />/>Врезультате рассмотрения практических основ первичного учёта можно сделать следующиевыводы:
1.    Вуправлении инкассации содержится большое количество различных первичныхдокументов: по учёту основных средств, по учёту материалов, по учёту труда иего оплаты, а также по учёту денежных средств, которые составляют систему первичногоучёта на предприятии.
2.    Большинстводокументов содержатся в альбомах унифицированных форм, утвержденныхГоскомстатом РФ. Следует отметить, что на предприятии есть документы,составленные в произвольной форме, которые не соответствуют требованиямзаконодательства.
3.    В 25Главе говорится, что налоговый учет основывается на первичных документах,сгруппированных в соответствии с требованиями, предъявляемыми Налоговымкодексом. Законодательством также предусмотрены штрафные санкции за отсутствие или неправильное оформление первичных документов.
4.Организация работы с документами в Управлении – самая важная составляющаясистемы первичного учёта. Она представляет комплекс мероприятий, обеспечивающихпостроение  документооборота, использование документации в текущей деятельностиУправления инкассации и хранение документов. Среди задач этой составляющейследует отметить: создание унифицированного документооборота; рациональнуюорганизацию пользования данными, содержащимися в системе первичного учёта,защиту от несанкционированного доступа к учётной информации; обеспечениесохранности документации в соответствии с действующим законодательством.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   />/>/>/>/>Глава 3 Аудит первичного учёта   />/>/>/>/>§3.1 Значение и необходимостьаудита первичного учёта
Вопросы реорганизации и модернизациидействующих на предприятии систем  первичного, а далее – управленческого  ифинансового  учёта в настоящее время более чем актуальны. Поэтому с подобнымивопросами всё чаще обращаются к специалистам, среди которых лидирующие позиции занимают именно аудиторские компании. Востребованность такого рода консалтингапозволяет говорить  о целесообразности выделения аудита первичного учёта всамостоятельную услугу.
Не  менее важным представляетсяиспользование аудита системы первичного учёта в качестве значимой составляющейобязательного аудита, поскольку:
1.           первичный учётявляется базой бухгалтерского учёта, результаты анализа состояния первичногоучёта  на 70-80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учёта исистему внутреннего контроля на предприятии;
2.           в процессепроведения аудита  первичного учёта в конкретных числовых показателяхопределяются объёмы первичной учётной документации, уровень автоматизации ихсоздания  и обработки, что позволяет оценить масштабы и характер предстоящейпроверки;
3.           выявляютсянаиболее слабые участки учёта, что влияет на состав и содержание  процедур припроведении аудиторской проверки;
4.           исследованиекачеств аудиторских доказательств в значительной степени является страховкойдля аудитора, проверяющего конкретный раздел учёта. Аудитор определённо будетзнать о том, с каких позиций ему подходить к предоставляемой подтверждающейдокументации по каждому разделу учёта и какой объём выборки достаточен  приаудите конкретного участка [22, с.71].
Необходимым условием обеспечениявысокого качества  оказываемых услуг при проведении аудита  первичного учёта(собственно, как и любого другого объекта аудита) является  разработка научнообоснованной методики его организации. Данная проблема тем более актуальна, чтодо настоящего времени отсутствует достаточная научно-практическая база  попредмету  исследования, теоретически не обобщены вопросы организации и неопределены методические подходы к проведению аудита первичного учёта.
В силу этих причин целесообразноразработать методику проведения аудита системы организации первичного учёта напредприятиях аудит СОПУ представляется одной из значимых составляющих процесса анализа  и оценки  системы бухгалтерского учёта и внутреннего контроля  в ходеаудита и ставится в один ряд с такими мероприятиями, как изучение  учётнойполитики  и основных принципов  ведения бухгалтерского учёта.
Методика проведения аудита первичногоучёта позволяет решить ряд научных и практических задач [27, с.94]
- проанализироватьи оценить эффективность функционирования системы организации первичного учётана предприятии и обосновать её оптимальную структуру и задачи;
- выявить влияниефакторов, прямо или косвенно воздействующих на организацию первичного учёта;
- сформулироватьосновные принципы исследования состояния первичного учёта на предприятии,соблюдение которых  позволит обоснованно оценивать внутрихозяйственный риск,риск средств контроля, а также риск необнаружения существенных нарушений приаудите СОПУ;
- раскрытьнеобходимость и целесообразность предварительного аудита системы организациипервичного учёта с выявлением в процессе аудита сбоев и нарушений  в этойсистеме на основе аналитических процедур;
- систематизироватьтипичные ошибки и нарушения, обнаруженные в ходе аудита первичного учёта, ипредложить  рекомендации по их устранению.
При аудите первичного учётанеобходимо изучить и проанализировать законодательные акты и нормативныедокументы, регулирующие аудиторскую деятельность и определяющих правовые иметодологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РоссийскойФедерации.
Надо отметить, что в настоящее время отсутствует системный подход к проведению аудита СОПУ. Теория российского аудита  ограничивается анализом  документооборота и правильность оформленияпервичных учётных документов. При этом  графики документооборота (а точнее ихналичие) подвергаются проверке на этапе аудита учётной политики (и прочих общихвопросов), а проверка контроля за их соблюдением  и правильностью оформленияпервичных документов – в ходе проведения аналитических процедур по разделамбухгалтерского учёта. В результате аудит системы организации первичного учёта носит «лоскутный» характер, тогда как комплексная проверка этой системы моглабы принести гораздо больше пользы как на этапе планирования аудита, так и входе проведения аудиторских проверок и оказания сопутствующих аудиту услуг.Ведь помимо отсутствия графиков документооборота, их несоблюдения и неправильнооформленных документов в системе первичного учёта  существует  целый рядфакторов, способных оказать негативное влияние на достоверность учёта иотчётности.
Таким образом, как верно заметил Е.М.Гутцайт  [19, с.24], информация выходящая из системыпервичного учёта, «а не только бухгалтерская отчётность, может быть в той илииной степени  недостоверной, поэтому при наличии общественной потребностиестественно и её подвергнуть независимой проверке. И сделать это, по большомусчёту кроме аудиторов некому».
  
/>/>/>/>/>§3.2 Разработка плана ипрограммы проверки первичного учёта
Перед составлением этого плананеобходимо убедиться в том, что все существенные моменты, касающиесяорганизации системы первичного учёта на предприятии  носят официальныйхарактер, т.е. закреплены в соответствующей внутренней распорядительнойдокументации Управления.
Основными моментами, которые должныбыть  регламентированы внутренней нормативной базой Управления, являются:
· правила документооборота и технология обработкиучётной информации;
· формы первичной учётной документации, применяемой дляоформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формыпервичных учётных документов;
· перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётныхдокументов;
· порядок организации хранения документов и архивнойслужбы.
Перед началом проведения аудиторскихпроцедур необходимо наглядно убедиться в фактическом наличии соответствующихвнутренних нормативных документов, а также в том, должным ли образом онисоставлены и соответствуют  ли   потребности предприятия в данного родадокументах.
Таким образом, перед составлениемобщего плана аудита должна быть аккумулирована следующая информация:
1)          участки учёта, на которых вероятно отсутствие первичных учётных документов;
2)          участки учёта, неконтролируемые главным бухгалтером или иным лицом, ответственным за контрольнад совершением хозяйственных операций на этом участке;
3)          участки учёта снаиболее многочисленным объёмом первичной учётной документации;
4)          участки учёта сосредним и высоким уровнем риска контроля;
5)          участки учёта,где не используются унифицированные первичные учётные документы;
6)          участки учёта (впервую очередь – учёт кассовых операций и учёт операций, связанных с движениемвсех ТМЦ на предприятии), на которых на исполнителей документально не возложенаматериальная ответственность;
7)          участки учёта,где первичные учётные документы создаются и первично обрабатываются вручную;
8)          участки учёта,где присутствует высокий риск сбоев и нарушений на стадии первичного сбора ирегистрации оперативных фактов, подлежащих учёту;
9)          участки учёта, напервичную документацию которых не составлены графики документооборота;
10)        участки учёта,для первичной документации которых не определены правила и сроки хранения;
11)        круг договоров,контрактов и соглашений, не контролируемых главным бухгалтером;
12)        отсутствующие напредприятии нормативные документы, относящиеся к внутренней нормативной базеклиента, регламентирующей организацию системы первичного учёта.   
Принимая во внимание все факторы,следует составить таблицу (Приложение 8) [29, с.100], обобщить результаты и сделать один из четырёх нижеперечисленных выводов:
А. Необходим предварительный аудит СОПУ на конкретномучастке первичного учёта.
Б.  Отсутствует необходимость в предварительном аудитеСОПУ, но есть настоятельная необходимость в более тщательной проверкеорганизации первичного  учёта при аудите отдельных разделов учёта (илиотдельных хозяйственных операций). Как правило, данный вывод будет предполагатьувеличение объёма выборки при аудите данного участка учёта.
В. Необходима выдача рекомендаций клиенту по отдельнымвопросам организации системы первичного учёта как в целом по предприятию, так ина конкретных участках учёта.
Г. Отсутствует необходимость в тщательной проверке СОПУна конкретном участке учёта, что предполагает значительное снижение объёмавыборки при аудите данных хозяйственных операций.
Каким образом построена предлагаемаятаблица? Двенадцать вышеобозначенных факторов разделены на три группы рискаследующим образом:
 1   группа – факторы 1-4 (какправило, их наличие будет предполагать вывод «А»);
2            группа – факторы5-8 (предполагают вывод «Б»);
3            группа – факторы9-12 (предполагают вывод «В»).
Конечно, определить однозначно, какиеварианты сочетания факторов (а из 12 факторов возможно более 4000 различных ихкомбинаций) соответствует одному из четырёх выводов, очень трудоёмкая задача, ив настоящей работе этой цели не преследуется. При определении того, какой выводсделать о состоянии первичного учёта на конкретном участке учёта, помогутличные опыт и интуиция проверяющего, однако присутствие тех или иных факторовна конкретном участке учёта (аудитор будет просто отмечать их присутствие) ужедаёт наглядное представление о состоянии СОПУ.  К примеру, если на каком-либоучастке учёта аудитором отмечается присутствие фактора 11 (отсутствие контролясо стороны главного бухгалтера или уполномоченного им лица за подписываемымидоговорами, соглашениями и контрактами) – это серьёзное основание к тому, чтобыпри экспертизе договоров данной тематики, а также при проведении аудитахозяйственных операций по этим договорам проверка проводилась более тщательно.
Следует учесть, что наличие фактора12 (отсутствие каких-либо документов, регламентирующих СОПУ на предприятии)применительно к использованию в предлагаемой таблице предполагает наличие илиотсутствие на данном участке учёта перечня лиц, имеющих право подписи первичныхдокументов. Все остальные нарушения, относящиеся к фактору 12, аудитор отдельнобудет отмечать (и давать рекомендации по исправлению их) в своём отчёте.
Результаты предлагаемой таблицыпомогут также аудитору при определении объёма выборки, которая будетприсутствовать при аудите каждого конкретного участка (независимо от того,будет ли на этом участке необходим предварительный аудит СОПУ или нет).Определение объёма выборки по участкам учёта представляется возможнымвследствие того, что вся проверяемая совокупность данных разбивается  врезультате на отдельные группы в зависимости от того, какой вывод сделаетаудитор, оценив комбинацию предлагаемых  12 факторов риска.
Критерии оценки размера выборки могутбыть разными. В силу того, что возможны более 4000 комбинаций сочетания 12факторов, конкретной методики определения размера выборки не предлагается, т.к.отдельные сочетания факторов могут предполагать наличие конкретных ошибок (аследовательно, выборка будет нерепрезентативной). Другие сочетания (особенноесли среди присутствующих факторов будет находиться фактор 3 – участки учёта снаиболее многочисленным  объёмом первичной учётной документации) предполагаютобязательное использование представительной (репрезентативной) выборки, котораяна каждом конкретном участке в зависимости от количества единиц отбора, ихсуммового выражения (существенности хозяйственных операций данного участкаучёта), предполагаемого аудиторского риска и ряда других причин будетопределяться одним из методов аудиторской выборки, предлагаемых стандартом«Аудиторская выборка».
При этом, опираясь на своепрофессиональное суждение, аудитор может счесть целесообразным проведениеаудита на конкретном участке учёта методом сплошной проверки.
Далее идёт разработка:
· плана предстоящей проверки СОПУ;
· общей программы предварительного аудита СОПУ поотдельным разделам учёта.
Примерныйплан аудита системы первичного учёта приведён в Приложении 9 [29, с.105]
В развитиеплана аудита первичного учёта составляется программа проведения проверки СОПУдля тех разделов учёта, где необходим предварительный аудит системы первичногоучёта. Необходимо отметить, что организацию предварительной проверки состоянияпервичного учёта по любому разделу необходимо строить по одинаковой схеме. Приэтом аналитические процедуры разбиваются на три группы, соответствующие трёмэлементам системы первичного учёта, а именно:
1.           проверкаорганизации сбора и регистрации оперативного факта, подлежащего первичномуучёту на конкретном участке учёта;
2.           проверка массивапервичной учётной документации на конкретном участке учёта;
3.           проверкаорганизации работы с документацией на конкретном участке учёта.
Результаты анализа четвертогоэлемента – среды функционирования системы первичного учёта, проведённого вовремя предплановой подготовке к проверке, также обязательно должны быть учтеныпри проведении аудиторских процедур. Каждой аналитической процедуре присвоенномер, состоящий их трёх чисел: первое – порядковый номер проверяемого участкаучёта, второе – принадлежность к одной из трёх подсистем СОПУ, третье –порядковый номер процедуры.
Примерная программа предварительного аудита первичного учёта приведена в Приложении10  [29, с.111].
Составивплан и программу проверки СОПУ на предприятии, а затем разработав общий план ипрограмму аудита всей системы учёта на предприятии, аудитор может приступать кпроведению аналитических процедур согласно разработанной программе, в том числек проведению аналитических процедур по проверке СОПУ.
/>/>/>  />3.3 Аудит первичного учёта отпуска материалов впроизводство.
Выборименно этого раздела учёта обусловлен тем, что:
-  высок риск возможных ошибок,нарушений и намеренных искажений в организации СОПУ
-  этому участку соответствуютдва типа первичной учётной документации (ПУД): создаваемые на предприятии –первый участок и получаемые со стороны – второй участок
Однимиз требований  Российского правила (стандарта) «Цели и основные принципы,связанные с аудитом бухгалтерской отчетности» является соблюдение  на всехэтапах проведения проверки  принципа профессионального скептицизма с учетомвероятности того, что получаемые аудиторские доказательства могут бытьневерными [21, с.147].
Поэтомуосновная цель предварительной проверки СОПУ на этом участке — установитьдостоверность фактов списания  ТМЦ в производство и гарантировать качествооправдательной первичной документации. Это необходимо для того, чтобы аудитор,проверяющий раздел и  участок учёта, мог с уверенностью опираться  на данныепервичного учёта (в частности, при проверке соответствия корреспонденцийсчетов, сумм оборотов и остатков в регистрах учёта, способов списания  ТМЦ,сумм, списанных на себестоимость производственной продукции, и т.д.).
Хозяйственныеоперации по списанию ТМЦ в производство относятся к операциям с повышенным уровнемриска. Это объясняется  такими причинами, как:
1.вероятность хищения ТМЦ;
2.огромный объём совершаемых операций и соответственно большой массив ПУД,следствием чего могут стать:
-  отсутствие оправдательныхдокументов;
-  несанкционированное списаниеТМЦ (отсутствие реквизитов, придающих документам юридическую силу);
-  утеря документов;
3.искажение фактов списания ТМЦ.
Процедура1.1 Проверка достоверности (полноты и точности) фатов списания ТМЦ впроизводство.
Наданном этапе необходимо убедиться в том, что при списании ТМЦ в производствоподсчёт количественных показателей проводится с достаточной степенью точности иподсчёту подвергаются все без исключения ТМЦ, списываемые в производство.Процедура проводится с помощью методов наблюдения и пересчёта.
Необходимовыяснить, какие способы, приёмы и технические средства используются напредприятии при измерении ТМЦ, оценить состояние весового хозяйства иизмерительных приборов, в том числе проверить, как часто должны проверяться приборыи когда проверка проводилась в последний раз.
Наскладе Тверского управления инкассации в весовом хозяйстве нет необходимости.Подсчёт количественных показателей производится с достаточной степеньюточности.
Процедура1.2 Проверка оперативности регистрации фактов списания ТМЦ на носителяхинформации. При проведении этой процедуры следует выяснить, всегда ли данные осовершении хозяйственной операции фиксируются либо на носителе в моментсовершения операции, либо сразу после её окончания. Получить такую информациювозможно, только используя устный опрос получателей товарно-материальныхценностей.
Задаваятакой вопрос о том, каким образом (заполнение бланков вручную, созданиедокумента с помощью вычислительной техники и проч.) и когда происходит фиксацияфакта отпуска материалов в производство можно составить определённое мнение обуровне оперативности фиксации факта и о том, какова вероятность того, что такойуровень оперативности на данной стадии учётного процесса присутствует всегда.
Приопросе было выявлено, что регистрация фактов списания происходит не своевременно,т.е. бывают случаи регистрации фактов списания через день, после списания,поэтому существует возможность упущения регистрации какого-либо факта.
Процедура1.3. Проверка законности первичной учетной документации (ПУД), оформляющейсписание ТМЦ в производство.
Проведениеэтой процедуры обязательно, цель её – получение достаточных доказательств того,что весь массив ПУД по списанию ТМЦ в производство имеет юридическую силу. Входе проведения процедуры используются следующие источники информации:
-  требования-накладные (№М-11)
-  карточки учёта материалов
-  приказы об утверждении лиц, имеющихправо подписи первичных документов.
Кпроверке документации, оформляющей операции, по которым обнаружены расхождения,следует подойти с особой тщательностью. Выявленные ошибки и нарушения воформлении первичной документации по этим операциям следует свести в табл. 3.1.
Табл.3.1 Проверка законности ПУД по списанию ТМЦ в производство№ п/п Позиция ТМЦ, по которой обнаружены расхождения Наличие ПУД по этой операции Объяснения отвеств. работников Выводы аудитора нет есть Наличие необходимых реквизитов* Наименование документа Код формы Дата составления Содержание хоз. операции Измерители хоз. операции Наименование должностей Личные подписи    1                  2    3   4   5   6   7   8   9  10  11      12    13 1 Пломбир + - - - - - - - - - - 2 Куртка зимняя чёрная М-17 от 05.12.04 + + + + + - -
Порезультатам проведения процедуры необходимо выявить общий уровень соблюденияправил оформления документов по данной операции и, выявив нарушения, отобратьих в акте проверки. Информация по тем операциям, где документов нет, либо ониоформлены неверно (отдельные реквизиты отсутствуют либо в документах естьисправления), обязательно должна быть учтена при проверке бухгалтерского учётаданного раздела. Особенно следует обратить внимание на документы, в которыхотсутствуют или исправлены следующие реквизиты:
-  наименование структурногоподразделения-получателя;
-  наименование вида деятельности (видаработ), для которого затребованы ТМЦ;
-  количество затребованных и особенноотпущенных ТМЦ;
-  личные подписи участников операции.
Крометого, на данном этапе можно также отдельно отмечать документы, на которыхотсутствует котировка бухгалтера, чтобы затем учесть эту информацию припроверке правильности оценки ТМЦ, списываемых в производство.
Припроведении данной процедуры было выявлено отсутствие необходимых реквизитов вкарточке ф.№ М-17 от 05.12.2004г.
Процедура1.4. Проверка соблюдения графика документооборота
Цельпроцедуры – установить наличие или отсутствие графика документооборота пооперациям списания ТМЦ в производство, на все ли первичные документы онсоставлен, а также работает ли этот график в действительности, посколькуправильное составление графика и его соблюдение способствует усилениюконтрольных функций бухгалтерского учёта и обеспечивают своевременностьсоставления отчётности.
Пооперациям, оформляемым документами, графики оборота которых не прописаны илипрописаны формально, есть риск того, что:
-  некоторые первичныедокументы могут отсутствовать;
-  некоторые первичныедокументы могут быть утеряны:
-  некоторые первичныедокументы будут приняты к учёту (т.е. проверены и обработаны) несвоевременно;
-   в некоторых документахбудут содержаться приписки и прочие злоупотребления (ибо отсутствие контроляспособствует подобным ситуациям).
Исходяиз этого на документацию, на которую нет графиков документооборота илиимеющиеся графики реально не работают, при проведении следующей процедурыаудитор должен обратить особое внимание.
Вуправлении инкассации наблюдается отсутствие графика документооборота.
Процедура1.5. Проверка полноты и точности регистрации документа в учётных регистрах
Цельпроведения процедуры – получить достаточные доказательства того, что припринятии к учёту соблюдены шесть следующих основных принципов.
1.          Было достаточно оснований для регистрации документа.
2.          Все документы по оформлению проверяемых операций зарегистрированыполностью.
3.          Все документы отражены в соответствии с экономической сущностью операциии все данные полностью перенесены в систему учёта.
4.          Все документы зарегистрированы своевременно.
5.          Все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственнойоперации учётных регистрах.
6.          Документ принят к учёту единожды.
Выборкадокументов, проверяемых в рамках данной процедуры, должна проводиться с учетомрезультатов предшествующих процедур. Особо внимательно следует подойти к:
-  документам на которые несоставлены графики документооборота (процедура 1.4)
-  операциям, где первичныедокументы отсутствуют либо в первичных документах отсутствуют определённыереквизиты (процедура 1.3);
-  операциям, где вероятен рискнесвоевременной регистрации оперативного факта на носителе (процедура 1.2);
-  документам, которые отражаютнеправомерное списание ТМЦ в производство (процедура 1.1)
Информациюо том, каким образом все эти документы приняты к учёту, следует свести в табл.3.2 К примеру:
Табл.3.2№ п/п Наименование хоз. операци, дата, основные характеристики операции Наличие оправдательного документа Регистрация в учётном регистре Отклонения, выводы, замечания аудитора В каком регистре надлежит отражать операцию В каком регистре операция фактически отражена Дата регистрации документа в учётном регистре Соответствие данных учётного регистра данным первичного документа 1. Поступили канцтовары на склад Ав. отчёт № 74 от 12.04.2004 Книга регистрации авансовых отчётов Книга регистрации авансовых отчётов 22.05.2004 полное соответствие не своевременная регистрация авансового отчёта в учётном регистре
Врезультате заполнения данной таблицы сгруппируется информация обо всехотклонениях между фактически совершённой  операцией, первичным документом, еёотражающим, и учётной записью, произведённой в конкретном учётном регистре.
Процедура1.6. Проверка регистрации хранения документов и организации доступа к ПУД.
Цельпроцедуры – установить соблюдение на предприятии правил хранения документации впроцессе текущей деятельности и правил хранения документов в архиве. Если напредприятии нет чётко установленного порядка хранения документации в периодисполненных документов и в период хранения уже исполненных документов в архиве,то присутствует большой риск возможности несанкционированного доступа к ПУД.Это в свою очередь может привести как к утере документов, так и различного родазлоупотреблениям с первичной учётной документацией (припискам, исправлениям,уничтожению или подлогу документов).
Применительнок операциям списания ТМЦ в производство соблюдение правил хранения иограничения доступа к ПУД приобретает очень важное значение вследствие того,что вся первичная документация по списанию ТМЦ создаётся внутри предприятия иосуществить замену документа в условиях бесконтрольности чрезвычайно легко.
Всеорганизации обязаны хранить первичную учетную документацию не менее 5 лет (п.98Положения по ведению бухгалтерского учёта). Соблюдение этого срока такженадлежит проверить в ходе проведения данной процедуры.
Вуправлении инкассации установлен порядок хранения документов и организовандоступ к ПУД./>/>/>/>/>§3.4. Типичные ошибки инарушения в системе организации первичного учёта, рекомендации по ихустранению.
Припроведении аудита первичного учёта отпуска материалов в производство, а такжепри изучении аудиторского заключения, написанного для областного управленияинкассации аудиторской фирмой были выявлены и сгруппированы ошибки и нарушенияв системе организации первичного учёта. Далее приведены эти ошибки и приведенырекомендации по их устранению.
Ошибки и нарушения при сборе и регистрации оперативных фактов, подлежащих первичномуучёту.
2.  Несвоевременнаярегистрация оперативного факта на носителе информации. Данные ошибки могутповлечь за собой значительные налоговые последствия в случае, когда операция,отражённая первичным документом не вовремя, относится к прошлым отчётнымпериодам. Почти всегда в подобных случаях приходиться корректироватьбухгалтерскую и налоговую отчётность, а иногда, во избежание санкций, иуплачивать пени (в случае, если такая ошибка повлекла за собой недоначисление всоответствующем периоде каких-либо налогов). Так, в управлении инкассациирегистрация авансового отчёта №5 от 8 февраля 2005 года произошла только20февраля 2005 года.
Рекомендациипо исправлению ошибок. Эта группа ошибок не может быть исправлена«незаметно», за исключением случаев, когда она обнаружена до окончания отчётногопериода и есть возможность  «задним числом» оформить нужный документ. В данномслучае на предприятии удалось избежать корректировки отчётности.  В случае жекорректировки отчётности или отражения операции в следующих отчётных периодахнеобходимо  приложить к первичному документу бухгалтерскую справку собъяснением причины нарушения сроков регистрации оперативного факта.
Ошибкии нарушения при оформлении первичной учётной документации.
3. Отсутствиенеобходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу.  Отсутствиенекоторых реквизитов (наименование документа, код формы, наименованиедолжностей) не влечёт за собой каких-либо серьёзных последствий. Отсутствиелюбого из остальных обязательных реквизитов может привести к разногласиям сналоговыми органами и иными заинтересованными лицами.
Какбыло сказано, в карточке учёта материалов от 05.12.2004г. нет наличиянеобходимых реквизитов. При просмотре других документов, выяснилось, что вУправлении инкассации очень большое число документов, с отсутствующимиреквизитами, к примеру: авансовый отчёт от 01.08.04г. №55 или РКО №1303 от0.10.04г. не содержит корреспондирующий счёт и многие другие подобные ошибки.  Рекомендациипо исправлению данной ошибки: если есть возможность переоформить документ врамках отчётного периода, то следует ею воспользоваться. В противном случаенеобходимо обеспечить (если необходимо – путём дооформления документа) наличиевсех обязательных реквизитов, предусмотренных законодательством, а именноФедеральным законом от 21.11.96г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте).
4.Нарушения, допущенные при оформлении первичного документа. Заполнениедокумента средствами, которые не могут обеспечить его долговременное хранение,а также невыполнение формальных процедур при исправлении документов могутпривести к разногласиям с налоговыми органами по поводу содержания документа,кто и что имел в виду, подписывая этот, и какая именно операция была совершена.Так, в РКО № 1398 от 06.11.02. сумма была указана неразборчиво, а в РКО № 839от 02.10.03. подпись кассира не соответствовала его фамилии. Рекомендациипо  устранению ошибок: Как и в предыдущих случаях следует либо переоформитьдокумент (при наличии такой возможности), либо внести  в него исправления. Привнесении исправлений  следует учесть, что в кассовых и банковских документахисправления не допускаются. Во все остальные документы исправления могутвноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими данныйдокумент, что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесенияисправлений.
Ошибкии нарушения в организации работы с документацией.
5.Отсутствие графиков документооборота. Отсутствие таких графиков само посебе не влечёт каких-либо нежелательных последствий в виде штрафов и разногорода взысканий, однако бесконтрольность в сфере документопотоков может привестик большому числу нарушений, которые в свою очередь могут повлечь негативныепоследствия.
ВУправлении такого графика нет, но следует составить нужные графикидокументооборота во избежание ошибок, связанные с отсутствием графиков (утерядокументов, отсутствие нужных документов, несвоевременная регистрациядокументации, различные злоупотребления с документами).
6. Ошибкипри регистрации документа (количественные либо качественные расхождения припереносе данных из документов в учётные регистры). Эта группа ошибокотносится, как правило, к техническим ошибкам (очень редко – намеренноеискажение данных). Для организаций, где система внутреннего контроля работаетэффективно, данный вид ошибок очень редкий. В Тверском областном управлениитакие ошибки встречались в 2000 году во время работы практиканта. Эти ошибкибыли во время замечены и исправлены. Рекомендации по устранению. Еслиошибки всё же будут иметь место, то их устранение производится путём внесенияисправлений в учётные регистры с составлением бухгалтерских справок. В рядеслучаев потребуется внести исправления в отчётность (если ошибки былиобнаружены в следующих отчётных периодах)
7. Несвоевременнаярегистрация документа в учётном регистре (либо отсутствие данных в учётномрегистре по отдельным первичным документам.). Как правило, на предприятиитакие ошибки исправляются самостоятельно, аудитору следует лишь проверить,внесены ли исправления в отчётность прошлых периодов и удостовериться в правильностирасчёта пеней по внесенным исправлениям (если ошибка повлекла недоначислениекаких-либо налогов).
8. Нарушениясроков хранения документации в архиве. Данный вид ошибок может привести ксерьёзным затруднениям в работе проверяющих органов, если при проверке заопределённый период какие-либо документы не будут обнаружены. В этом случае предприятию грозит штраф за нарушение правил учёта доходов и расходов, а такженачисление налогов исходя из обычного уровня доходов предприятия. В  управленииинкассации данный вид ошибок был распространен пока предприятие не обратилосьза услугами в аудиторскую компанию.
9. Уничтожениепервичных документов без акта о выделении документов к уничтожению.Предприятие уничтожает без акта документацию с истёкшим роком хранения, поэтомунегативных последствий это не несёт, но в противном случае последствия будут теже, что и в предыдущем случае.
10. Нарушенияпри оформлении дел с первичной учётной документацией (касается кассовых ибанковских документов). При несоблюдении необходимых условий оформленияподобных документов велика вероятность утери и злоупотреблений. Кроме того,существует возможность привлечения предприятия и должностных лиц кответственности за несоблюдение порядка ведения кассовых операций. Рекомендациипо исправлению. При возможности следует указанную первичную документацию оформить в соответствии с требованиями нормативных актов (переплести, подобратьв хронологическом порядке и т.д.)./>/>/>/>/>§3.5 Пути совершенствованияпервичного учёта.
 Рассмотревнаиболее типичные ошибки и нарушения, свойственные плохо организованной системепервичного учёта можно прийти к выводу, что у предприятия существуетпотребность в конструктивных предложениях по совершенствованию систем учёта ивнутреннего контроля Управления. В данной части будут даны отдельныерекомендации по совершенствованию (повышению эффективности) системы первичногоучёта и по оптимизации системы внутреннего контроля в разрезе подсистем,входящих в систему организации первичного учёта. Следует заметить, что самымэффективным способом решения данной проблемы является комплексная автоматизацияпредприятия во всех направлениях: делопроизводство, кадры, производственный ибухгалтерский  учёт и т.д. В этом случае все бизнес процессы (и учётные в томчисле) на стадии постановки технического задания на внедрениеавтоматизированной системы и на стадии собственного внедрения неизбежно будутформализованы, унифицированы и стандартизированы, что качественно повыситуровень организации первичного учёта.
Однако,в управлении инкассации нет возможности, да и наблюдается отсутствие пониманияполезности проводить комплексную автоматизацию, поэтому ниже приведены общиерекомендации организационного характера.
Сбори регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учёту. Во избежаниеошибок и нарушений, свойственных данной подсистеме, в Управлении целесообразнодавать детальные инструкции конкретным исполнителям (в виде должностныхинструкций, выписок из графиков документооборота и проч.) о порядке и срокахрегистрации данных на носителе. Целесообразно использовать систему поощрений инаказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей.Контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и проч.) также снижаютриск неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта.
Массивпервичной учётной документации. Совершенствование данной подсистемыподразумевает достижение следующей цели: все документы, подтверждающиесовершение хозяйственной операции, должны иметь юридическую силу. Требования коформлению документов и способы их реализации рассматривались ранее. Средимероприятий, способствующих повышению эффективности этой подсистемы, следуетвыделить следующие. В первую очередь – использование на всех участках учётаунифицированных форм документации. Кроме того:
-  создание графиковдокументооборота и доведение до исполнителей их функций при создании и проверкепервичного документа;
-  издание распорядительнойдокументации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или инойхозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;
-  контроль со стороныработников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации(вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа, этойфункции через должностные инструкции и установление ответственности за еёнесоблюдение);
-  проверка службамивнутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформлениядокументации.
Организацияработы с документацией. Как и во всех других подсистемах, создание графиковдокументооборота и доведение их до исполнителей – существенный шаг в планеоптимизации системы организации работы с документами.
Большоеколичество нарушений в работе с документами, полученными от других предприятий,требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. В частности,службам, ответственным за совершение хозяйственных операций с другими предприятиями,необходимо давать чёткие инструкции на то, какой должна быть документация,принимаемая ими от других организаций. Это можно сделать, издав распоряжениеглавного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего состоронними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в которомдолжны быть прописаны:
-  комплектность документации(правильность оформления документов);
-  сроки предоставлениядокументации;
-  ответственность занесвоевременное или неполное представление первичной документации.
Настадии  регистрации документов в учётных регистрах во избежание ошибок инарушений целесообразно использовать метод «служебных записок» — своего родаинструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы, описывающей порядокбухгалтерской обработки того или иного документа. В служебной записке должнобыть определено:
-  какой оперативный фактотражает тот или иной обрабатываемый первичный документ;
-  какая информация должнасодержаться в правильно заполненном документе;
-  какую бухгалтерскуюпроводку, в каком учёном регистре и в какой срок следует выполнить на основанииэтого документа.
Крометого, риск неполного отражения  документов в учётных регистрах снижают сквознаянумерация (предпочтительнее предварительная или автоматическая) ицентрализованная регистрация поступающих документов.
Вплане организации хранения документов целесообразно использование графиковдокументооборота и должностных инструкций, а также повышение статуса архивнойслужбы при организации работы с переданными в архив документами (путём изданиясоответствующих положений об организации архивной службы на предприятии).
Прииспользовании документов в текущей работе руководству Управления следуетобеспечить правильную организацию доступа к первичным документам. Поскольку напредприятии существует автоматизированная система обработки данных, топравильный доступ к данным будет через систему паролей.
Средафункционирования СОПУ. Среда, в которой работает СОПУ, — факторобъективный, однако у предприятия есть реальные возможности усовершенствоватьнекоторые внутренние факторы, воздействующие на организацию СОПУ. Для этогоусовершенствование  СОПУ должно быть призвано проблемой, требующей решения.Руководство может реально повлиять на оптимизацию СОПУ через построение автоматизированнойсистемы учёта (в том числе первичного). Полностью автоматизированная системапервичного учёта практически устраняет риск таких элементов СОПУ, как созданиедокумента, его первичная обработка и регистрация в учётном регистре. />/>В результате проведения аудита первичного учёта в управленииинкассации можно сделать следующие выводы:
1.Разработку плана и программы проверки целесообразно предварять составлениемрабочего документа, в котором сводится и обобщается вся ранее собраннаяинформация о состоянии СОПУ по разделам учёта и окончательно определяютсяобъёмы аудиторской выборки по каждому из обозначенных разделов учёта.
2.План аудита СОПУ – это предварительная группировка комплексов задач в разрезепроверки функционирования системы  первичного учёта.
3. Программа проведения проверки первичного учёта составляется из тех разделов,где необходим предварительный аудит исследуемой системы. Кроме того, впрограмму включены отдельные вопросы организации первичного учёта, подлежащиевыяснению в ходе дальнейшей проверке по участкам, предварительный аудит накоторых нецелесообразен.
4.Аудит СОПУ любого раздела учёта строится по одинаковой системе и включаетпроцедуры проверки трёх подсистем системы первичного учёта. В рамках проверкиорганизации сбора и регистрации фактов, подлежащих первичному учёту,проверяются достоверность фиксации оперативных фактов и своевременность ихрегистрации на носителе информации. В рамках проверки системы ПУД проверяетсязаконность первичной учётной документации по оформлению хозяйственных операцийв рамках проверки системы организации работы с документами – соблюдениеграфиков документооборота, полнота и точность регистрации документов в учётныхрегистрах, организация хранения документации и доступа к ней.
5Анализ типичных ошибок и нарушений, свойственных неэффективно функционирующейсистеме организации первичного учёта, позволяет сделать вывод о том, чтобольшинство нарушений невозможно исправить «незаметно», и оптимальным способомих исправления является переоформление документации или внесение исправление впервичный документ.
6.Лучший способ избежания ошибок и нарушений – осуществление организационныхмероприятий, направленных на повышение достоверности и оперативности СОПУ. Приэтом, самым эффективным мероприятием является комплексная автоматизацияпредприятия, при которой все бизнес процессы неизбежно формализуются,унифицируются и стандартизируются, что качественно повышает уровень организациипервичного учёта.
          />/>/>/>/>Заключение
 Первичный учёт — это самостоятельная система,требующая надлежащей организации и имеющая свои законы, особенности и связи –внутренние и внешние. Первичный учёт  является первичной стадией бухгалтерскогоучёта, также это основа управленческого учёта, база для текущего экономическогоанализа, предмет внутреннего и внешнего контроля. Система первичного учётаявляется информационной базой для оперативного экономического анализадеятельности предприятия.
  Основнаяцель системы первичного учёта – это  обеспечение такой организациивзаимодействия всех элементов системы первичного учёта, при которой в любоймомент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователиимели бы возможность получить оперативную достоверную первичную информацию осостоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие,так и за текущие периоды.
 Документявляется основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственныеоперации оформляются документами. Они служат первичными учётными документами.На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерскойзаписи. С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движениемматериальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо,наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразностьоперации. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника,подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия.Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материальноответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямыхзлоупотреблений.
  В управлении инкассациисодержится большое количество различных первичных документов: по учёту основныхсредств, по учёту материалов, по учёту труда и его оплаты, а также по учётуденежных средств, которые составляют систему первичного учёта на предприятии. В целом практически все документы,используемые на анализируемом предприятии  содержаться в унифицированныхформах, утвержденными Госкомстатом РФ. Также для некоторых документовнеобходимо создать произвольную форму с использованием обязательных реквизитов,утвержденных законодательством. Рекомендуется ввести несколько документов дляконтроля за расходованием материалов (например, деффектовочная ведомость).
 Налоговый учёт выдвигает определённые требования корганизации первичного учёта. Не соблюдение этих требований ведет либо кштрафным санкциям и занижению прибыли.
 Организацияработы с документами в Управлении – самая важная составляющая системыпервичного учёта. Она представляет комплекс мероприятий, обеспечивающихпостроение  документооборота, использование документации в текущей деятельностиУправления инкассации и хранение документов. Среди задач этой составляющейследует отметить: создание унифицированного документооборота; рациональнуюорганизацию пользования данными, содержащимися в системе первичного учёта,защиту от несанкционированного доступа к учётной информации; обеспечениесохранности документации в соответствии с действующим законодательством.
 АудитСОПУ любого раздела учёта строится по одинаковой системе и включает процедурыпроверки трёх подсистем системы первичного учёта. В рамках проверки организациисбора и регистрации фактов, подлежащих первичному учёту, проверяютсядостоверность фиксации оперативных фактов и своевременность их регистрации наносителе информации. В рамках проверки системы ПУД проверяется законностьпервичной учётной документации по оформлению хозяйственных операций в рамкахпроверки системы организации работы с документами – соблюдение графиков документооборота,полнота и точность регистрации документов в учётных регистрах, организацияхранения документации и доступа к ней.
 Анализтипичных ошибок и нарушений, свойственных неэффективно функционирующей системеорганизации первичного учёта, позволяет сделать вывод о том, что большинствонарушений невозможно исправить «незаметно», и оптимальным способом ихисправления является переоформление документации или внесение исправление впервичный документ.
 Лучшийспособ избежания ошибок и нарушений – осуществление организационныхмероприятий, направленных на повышение достоверности и оперативности СОПУ. Приэтом, самым эффективным мероприятием является комплексная автоматизацияпредприятия, при которой все бизнес процессы неизбежно формализуются,унифицируются и стандартизируются, что качественно повышает уровень организациипервичного учёта.
Послепроведения проверки в управлении инкассации были предложены следующие путисовершенствования существующего первичного учёта:
-   самым главным преобразованиемв Управлении должно стать  создание графика документооборота и доведение доисполнителей их функций при создании и проверке первичного документа; а также:
-          издание распорядительной документации по определению круга лиц,отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих правоподписи первичных документов;
-         контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформленияпервичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящегообработку документа, этой функции через должностные инструкции и установлениеответственности за её несоблюдение);
-         проверка службами внутреннего контроля соблюдения требованийзаконодательства в части оформления документации;
-         на стадии  регистрации документов в учётных регистрах во избежаниеошибок и нарушений целесообразно использовать метод «служебных записок» — своего рода инструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы,описывающей порядок бухгалтерской обработки того или иного документа./>/>/>/>/>Список использованнойлитературы
1.  Гражданскийкодекс РФ, ч.1 и 2.
2.  Налоговый кодексРФ, ч.1 и2.
3.  Кодекс обадминистративных правонарушениях
4.  Федеральный законРФ «О бухгалтерском учёте» № 129 – ФЗ от 21.11.96.
5.  Федеральный закон«Об аудиторской деятельности».
6.  Положение побухгалтерскому учёту и бухгалтерской отчётности в РФ. Приказ Министерствафинансов РФ №34н от 29.07.98.
7.  Положение побухгалтерскому учёту «Учёт материально-производственных запасов» ПБУ 5/01.Приказ Министерства финансов РФ №44н от 09.06.2001.
8.  План счетовбухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий. ПриказМинистерства финансов РФ №94н от 31.10.2000.
9.  Об утвержденииунифицированных форм первичной учётной документации по учёту основных средств.Постановление Госкомстата РФ от 21 января 2003. №7
10.        Об утвержденииунифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и егооплаты. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1.
11.        Об утвержденииунифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций,по учёту результатов инвентаризации. Постановление Госкомстата РФ от 18 августа1998г., №88 (ред. от 03.05.2000).
12.        Об утверждениипорядка применения унифицированных форм первичной учётной документации.Постановление Госкомстата  РФ от 24 марта 1999г.
13.        Об утвержденииунифицированной формы первичной учётной документации № АО-1 «Авансовый отчёт».Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001г., №55
14.         Алборов Р.А.Основы бухгалтерского учёта: учебное пособие. – М.: Дело и Сервис, 2002г.
15.         Астахов В.П.Теория бухгалтерского учёта. – М.: Издательский центр «МарТ», 2004г.
16.        Безруких П.С.Бухгалтерский учёт. – М.: Бухгалтерский учёт, 2004г.
17.        Бухгалтерскийучёт: основные документы. Профессиональные комментарии. – М.: ИД ФБК-Пресс,2000г.
18.        Бухгалтерскийучёт: учебник для вузов/ под ред. Бабаева Ю.А., Комиссаровой И.П. – М.: ЮНИТИ,2005г.
19.        Вещунова Н.Л.,Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учёт. – М.: Проспект, 2004г.
20.        Глущенко В.В.,Глущенко И.И. Разработка управленческого решения. – Г. ЖелезнодорожныйМосковской обл.: ТОО НПЦ «Крылья», 1997.
21.        Гутцайт Е.М.,Островский О.М., Ремизов Н.А. Отечественные правила (стандарты) аудита и ихиспользование. – М.: ФБК – Пресс,2000г.
22.        Данилевский Ю.А.,Шапигузов С.М. и др. Аудит: Учебное пособие. – М.: ФБК-ПРЕСС, 2002г.
23.        Касьянова Г.Ю.Документооборот в бухгалтерском и налоговом учёте. – М: Информцентр XXI века, 2001г.
24.        Кирьянова З.В.Методологические и организационные основы первичного учёта. – М.: Финансы истатистика, 2000г.
25.        Кондраков Н.П.Бухгалтерский учёт. – М.: ИНФРА-М, 2005г.
26.        Кудряев В.А. идр. Организация работы с документами: учебник. – М.: Финансы и статистика,2001г.
27.        Монтгомери и др.Аудит. – М.: Юнити, 2000г.
28.         О’ Шоннеси Дж.Принципы организации управления фирмой. – М.: ООО «МТ Пресс»,1999.
29.         Подольский В.И.,Макарова Н.С. Аудит первичного учёта предприятий: практ.пособие. – М.: Юнити-дана,2003г.
30.        Смирнова С.А.Автотранспорт: бухгалтерский и налоговый учёт. – М.: Альфа-Пресс, 2005г.
31.        Смышляева С.В.Типичные бухгалтерские ошибки: практика их выявления и исправления. Анализпоследствий. – М.: МЦЭФР, 2001г.