Содержание
Введение
1 Информационные технологии для метода ФСА
1.1 Измерение IT-решения
1.2 Традиционные учетные системы
1.3 Заполнение «черного ящика»
1.4 Электронная таблица для ПК
1.5 Специальное ПО для ФСА
1.6 Хранилище данных
1.7 Хранилище данных и программное обеспечение для ФСА
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Реализацияметода функционально-стоимостного анализа (ФСА) стала возможной в результатеразвития современных программных и аппаратных технологий. К ним относятсяинструменты Business Intelligence (BI) и системы поддержки принятия решений(Decision Support Systems, DSS). Однако с появлением множества IT-проектоввозник ряд дополнительных проблем – как выбрать одно или несколько BI-решенийдля экономичной и эффективной реализации ФСА. Комплекс программных и аппаратныхсредств для реализации ФСА-метода может восприниматься как «черный ящик» — настолько он сложен и запутан.
При выбореметода реализации на первом месте всегда стоит программное обеспечение, а ужепотом решается вопрос о применении того или иного оборудования.
В данномреферате будут рассмотрены следующие технологии:
- Традиционные (legacy) финансовые системы на больших компьютерах(mainframes).
- Электронные таблицы на отдельных и сетевых персональныхкомпьютерах.
- Специальные ФСА-решения для отдельных и сетевых ПК.
- Хранилища данных в клиент-серверной архитектуре.
- Специальное ФСА программное обеспечение, используемое совместно сХранилищем данных в клиент-серверной сети.
1 Информационные технологии для метода ФСА
1.1 Измерение IT-решения
Процесспоиска подходящей программной реализации будем рассматривать в трех«измерениях»: сложность модели, организационное влияние, интеграция систем, какпоказано на рис.1. Кроме того, необходимо учитывать время на разработку модели,а также способность решить эту задачу и наличие необходимых ресурсов. (Нарисунке эти параметры не отражены.)
/>
Рис. 1 –Интеграция ФСА.
СложностьФСА-модели пропорциональна количеству функций в ФСА-компоненте. С одной стороны,слишком большое количество функций требует неразумно больших, дорогостоящихобъемов данных. А с другой стороны, их недостаток может затруднить определениеосновных источников издержек (cost drivers) для данного вида деятельности.Уровень сложности определяется разумным балансом между точностью и стоимостьюданных. Ценовые и торговые модели требуют большой точности а, следовательно, ибольшей сложности. Напротив, для моделей выгодности клиентов точность не такважна, и поэтому они намного проще.
При разработкеФСА-проекта лучше всего придерживаться принципа «не будь глупцом и упрощай»(Keep It Simple, Stupid — KISS). Желательно начать с модели, ориентированной наодну единственную цель (например, на расчет издержек по заказам или продуктам,или на оценку прибыльности клиентов), затем использовать пилотные модели,оценить и проверить результаты, а потом переходить к более сложному этапу. Притаком структурном подходе сначала рассматриваются агрегированные функций, затемони делятся на подфункции и только со временем происходит переход к комплексныммоделям.
Второеизмерение – организационное влияние, определяющее, как модель будетиспользоваться среди сотрудников организации. Например, если ФСАразрабатывается для финансового отдела, то вполне достаточно программнойреализации на основе электронных таблиц. Такой вариант обычно подходит дляодноразовых пилотных проектов. Если же продукт будет использоватьсяруководством, торговыми агентами и рядовыми работниками, то необходимо сетевоерешение, или модель должна храниться на центральном мейнфрейме.
Реализациюпроекта на основе организационного влияния трудно выполнять поэтапно. Еслимодель сначала создается в электронных таблицах, затем в виде самостоятельногоприложения на ПК, а уж потом в сетевой архитектуре, то временные и материальныеиздержки могут оказаться неоправданными. Если с самого начала очевидно, чтоФСА-приложение будет использоваться в рамках всей организации, то быстрее идешевле разработать модели для клиент-серверной сети, чем для в автономного ПК.В большинстве случаев, решение определяется наличием необходимых ресурсов(времени, средств).
Третьеизмерение, определяющее выбор технологии – интеграция систем. Оно тесно связанос организационным влиянием. На каком оборудовании будет работать ФСА-модель: наотдельных ПК, на мейнфрейме компании, или в клиент-серверной сети? Чем большепользователей будет работать с моделью, тем важнее интеграция.
Выбортехнологии в зависимости от интеграции систем зависит также от степеницентрализации сбора, управления и обработки информации. Требования к данным дляреализации ФСА высоки. Как правило, информация должна храниться на одномкомпьютере и управляться централизованно (например, IT-отделом). Если источникиданных распределены по всей компании и их поддержку осуществляютнепрофессионалы, то остро встает проблема точности информации. В таких случаяхчасто нарушается достоверность моделей и возникает вопрос о целесообразности ихиспользования для принятия решений.
Как ужеговорилось, нужно также учесть время на разработку и наличие необходимыхресурсов. Для создания модели в электронных таблицах необходимы существенныевременные затраты и хороший специалист, но зато минимальна стоимостьпрограммного и аппаратного обеспечения. Самостоятельное ФСА-приложение потребуетнемалых расходов на первоначальном этапе, но существенно сократит временныеиздержки и необходимость внутренней поддержки.
Рассматриваяприменение различных аппаратных и программных средств для ФСА нужно помнить об«измерениях», проиллюстрированных на рис. 1. Вопрос можно поставить так: «стоитли начать с исходной точки графика (простая модель, один пользователь,электронная таблица на отдельном ПК) и оставаться в ней, или нужно двигаться пографику вправо вверх (сложная модель, несколько пользователей, интегрированнаясистема)?» Решив для себя все эти вопросы, можно выбрать именно ту технологию,которая подходит для каждой конкретной компании.
1.2 Традиционные учетные системы
Иногдапервая идея, которая приходит в голову при выборе технологии для ФСА, –использовать традиционную (legacy) учетную систему компании. В ней уже хранятсявсе данные и генерируются отчеты по клиентам, продуктам и заказам. Однако этоне подходящий метод для моделирования ФСА, так как большинство таких систембыли спроектированы для финансового, а не управленческого учета. Финансовыйучет предполагает создание отчетов для высшего руководства, акционеров,кредиторов и правительственных органов. Управленческий учет предназначен дляменеджеров. Функционально-стоимостной анализ относится к управленческому учету.Это методология для распределения ресурсов по функциональным группам (Activitypools) и последующего распределения расходов по объектам затрат (cost objects)с помощью источников издержек (cost drivers). Такой подход не был заложен вбольшинстве финансовых учетных систем. Поэтому и появилось специальноепрограммное обеспечение для ФСА.
Некоторыепоставщики финансовых учетных систем сотрудничают с разработчиками ПО для ФСА.В результате, удается эффективнее отображать (импортировать) данные избухгалтерской системы (главной бухгалтерской книги) в ФСА-приложение.ФСА-разработчик обеспечивает канал передачи данных в финансовую учетнуюсистему, за счет этого можно использовать бухгалтерскую программу, импортируяиз нее данные, необходимые для запуска ФСА-моделей.
ПО дляфункционально-стоимостного анализа никогда полностью не заменит финансовуюучетную программу, а традиционные системы редко могут обеспечить ФСА-логику.Возможно, в будущем финансовые учетные системы будут реализовывать этот метод,но на данный момент на рынке очень мало поставщиков, предлагающихинтегрированные решения для учета финансов и функционально-стоимостногоанализа.
1.3 Заполнение «черного ящика»
/>
Рис. 2Информационная система для ФСА.
Авториспользуемой в написании реферата статьи предлагает заполнить «черный ящик» (тоесть выбрать программное обеспечение и оборудование), остановившись на одной изследующих технологий:
- Решение на основе электронных таблиц / Реализация для автономныхПК.
- Специальные ФСА программные решения / Реализация, как дляотдельных, так и для сетевых компьютеров.
- Хранилище данных / Реализация для клиент-серверных сетей.
- Совместное использование ФСА ПО и Хранилища данных / Реализациядля клиент-серверных сетей.
Сочетаниепрограммного и аппаратного обеспечения зависит от сложности модели,организационного влияния и интеграции систем. Как уже говорилось, при выборетехнологии очень важно учитывать доступные ресурсы – время, способности иденьги. При небольшом бюджете придется ограничиться приложением в электронныхтаблицах для ПК, а при наличии больших средствах есть смысл реализоватьФСА-проект в клиент-серверной сети.
Внезависимости от того, как в каждом конкретном случае заполнен «черный ящик»,входные данные – одни и те же (см. рис. 2). Денежные показатели из главнойбухгалтерской книги (general ledger), хранящейся в финансовой учетной системе,переносятся в функциональные группы (activity cost pools). Информация оресурсах (количестве сотрудников, торговых площадях, оборудовании и т.п.)поступает из других источников: письменных документов, электронных таблиц,операционных баз данных и т.п. Данные по источникам издержек (количество счетовфактуры, поставок и т.п.) поступают из финансовой учетной системы или другихисточников. К сожалению, при поиске данных вне учетной системы расходы на сборинформации повышаются, а точность снижается.
Точностьданных о ресурсах и носителях издержек часто может стать основной проблемой приреализации метода ФСА. В идеале вся информация должна находиться в финансовойучетной системе. Тогда можно гарантировать безошибочность данных, так как иденежные и неденежные показателям соответствуют одним и тем же стандартамточности. На практике, лишь ограниченный объем сведений хранится в учетнойсистеме. Следовательно, к данным из других источников нужно применить жесткиестандарты измерения, чтобы обеспечить их достоверность.
На выходеиз «черного ящика», вне зависимости от его наполнения, информацияпредставляется в форме, удобной для принятия стратегических и тактическихрешений. Отчетность (см. рис. 2), должна соответствовать форматам, принятым всистемах поддержки принятия решений, т.е. должны быть реализованы:
- числовые и графические экраны и отчеты,
- сводная отчетность с возможностями детализации,
- функции выборки данных (slice and dice),
- средства написания нерегламентируемых запросов и отчетов.
Каждая изописанных ниже технологий удовлетворяет перечисленным требованиям. Различиязаключаются в стоимости и простоте реализации: то есть в том, насколько легкоможно выполнять построение модели, поиск и обработку данных, создание отчетов.
1.4 Электронная таблица для ПК
«Черныйящик» можно заполнить электронной таблицей (ЭТ) для ПК (например, Excel илиLotus 1-2-3). Это самое недорогое решение, с точки зрения программного иаппаратного обеспечения, но оно требует немало времени на разработку и вводданных. Если учесть все затраты, то в целом такая технология может оказаться нетакой уж дешевой.
ИспользуяЭТ для реализации ФСА-приложения, в первую очередь нужно создать рабочую книгус несколькими таблицами. Каждая таблица будет описывать определенныйбизнес-процесс (например: продажи, поставки, обработку заказов и т.п.). Ресурсыобычно задаются в других таблицах, их стоимость импортируется из бухгалтерскойсистемы. Каждой таблице процесса соответствует своя матрица ресурсов и функций(Resources-Activities Matrix), содержащая стоимость ресурсов (в строках) и ихраспределения по функциям (в столбцах). Общие расходы на каждую функцию (т.е.столбец) рассчитываются и делятся на суммарное количество источников издержек,то есть для каждой функции вычисляются затраты в пересчете на единицу. Матрицысвязаны с таблицами стоимости ресурсов, а в таблицы с ФСА-отчетами из матрицизвлекаются данные о расходах по функциям.
Программированиеэлектронных таблиц для ФСА достаточно трудоемкое: требуется преобразование иимпорт данных, создание формул, связывание таблиц, форматирование отчетов играфиков. Некоторые ячейки таблиц заполняются данными, импортируемыми из файловна мейнфреме (для этого часто требуется помощь сотрудников тех. поддержки,поставщика приложения или консультанта). Остальные ячейки заполняются вручнуюиз других источников. Поэтому необходим хороший специалист по электроннымтаблицам и немалое время на разработку.
Приложениев электронной таблице (как на отдельном, так и на сетевом компьютере) даетвозможности моделирования, хранения больших объемов данных и хорошуювычислительную мощность. Но с точки зрения финансовых и временных затратсоздание такой системы может оказаться неэффективным. Приходится создаватьмодели с нуля. Оценивая такой вариант, необходимо учесть все затраты нареализацию – как на программное и аппаратное обеспечение, так и на самуразработку.
Еслипоместить описанную технологию на графике «Измерения I/T- решения» (см. рис.1), по осям «сложность модели», «организационное влияние» и «интеграциясистем», то ее показатели по двум из трех измерений будут низкими.
По оси«организационной структуры» можно перемещаться, переходя от модели дляавтономного ПК к сетевой структуре. Тогда таблица может храниться на сервере,при этом к ней будут обращаться многие пользователи из различных подразделенийорганизации.
Однако пооси «интеграции систем» вряд ли удастся далеко продвинуться (как дляавтономной, так и для сетевой версии). В сети таблица – самостоятельный объект,не связанный с учетной системой. Можно выполнять импорт файлов из финансовойучетной программы в таблицу, но это нельзя назвать интеграцией. Настоящаяинтеграция систем дает возможность непрерывного комплексного ввода данных вФСА-приложение и вывода информации, отчетов и запросов, сгенерированных восновной информационной системе или системе поддержки принятия решений.
Кроме того,создание сложных моделей в современных электронных таблицах требует большихтрудозатрат.
1.5 Специальное ПО для ФСА
Такаятехнология «заполнения черного ящика» предполагает создание специализированногопрограммного обеспечения для реализации функционально-стоимостного анализа.Приложения этого класса предоставляют следующие встроенные функции:
- Извлечение и импорт данных из бухгалтерской книги непосредственнов ФСА-модель.
- Определение разнообразных схем отображения для распределенияденежных средств от ресурсов по функциональным группам.
- Трассировка расходов от функциональных групп к объектам расходов,от одного набора объектов к другому (например от продуктов к заказам иликлиентам).
- Преобразование формул, часто используемых вместо временныхпоказателей для расчета времени обработки.
- Получение выборки данных и запросов по доходам и расходам (доходовпо клиентам, вкладов по территориям, расходов по категориям продуктов и т.п.).
- Генерирование предопределенных и нерегламентируемых отчетов.
- Выполнение сценариев «что-если» для того, чтобы оценить как влияютна затраты и прибыли те или иные изменения в источниках издержек.
ВФСА-приложениях встроены возможности импорта данных из бухгалтерской книги.После того как соответствие (согласно определенным отношениям) между даннымибухгалтерской системы и ФСА-программы установлено, вычисление и обновлениеФСА-модели сводится к простому нажатию кнопки. Импорт неденежных показателей(например: количества поставщиков, количества деловых звонков, звонков поповоду технической поддержки и т.п.) из баз данных других (нефинансовых) системможет выполняться автоматически, благодаря возможностям сбора данных. Призаключении партнерского соглашения между производителями ПО, обмен даннымисущественно упрощается.
Впрограммное обеспечение ФСА встроена вся логика распределения расходов поресурсам и связывания источников издержек с функциональными группами. Этонеобходимо для расчета расходов по функциям и для трассировки функциональныхзатрат по объектам расходов. В зависимости от того, используются ли в моделиучетные или экономические показатели, полные расходы можно согласовывать сбухгалтерскими затратами. Для бухгалтеров такая возможность оченьпривлекательна.
Впрограммном обеспечении этого класса есть встроенные возможности генерированияотчетов, хотя у разных поставщиков они могут существенно отличаться. Часто вбазовом ПО отчетность ограничена, но при этом дополнительно предоставляютсяспециальные функции. Например, разработчик ФСА может предоставить удобныйинтерфейс к более мощным инструментам таких фирм как Cognos (www.cognos.com)или Brio Technology (www.brio.com), позволяя:
- выполнять операции выборки на ФСА-базах,
- генерировать отчеты по клиентам, видам изделий, регионам,продавцам и т.п.,
- создавать аналитические графики;
- формировать отчеты методом drag-and-drop
- писать нерегламентируемые запросы к базам данных ФСА.
Чрезвычайноважно установить все требования к отчетам и запросам на раннем этапе выбора ПОдля ФСА, и затем проверять продукт каждого из поставщиков на соответствие этимтребованиям.
Еслирассмотреть описанную выше технологию по всем трем измерениям, то ее показателибудут довольно высокими.
С помощьюсредств этого класса легко задаются сложные модели. В некоторые продуктывстроен «мастер»: он помогает оценить необходимость и возможность выполненияФСА-моделирования, а также руководит поэтапным процессом создания модели.Некоторые поставщики проводят семинары по моделированию.
Почти всепродукты без исключения реализованы в клиент-серверной архитектуре или набольших компьютерах (таких как IBM AS/400). За счет этого ФСА-модели можноиспользовать в рамках всей организации: как для подразделений расположенных водном месте, так и для отделов и групп по всему миру. Как правило используетсяаппаратное обеспечение для локальных сетей и Internet.
Специализированноепрограммное обеспечение для ФСА обычно представлено в виде отдельныхприложений, которые могут работать самостоятельно или полностью встраиваться вфинансовую учетную систему предприятия. В случае партнерства производителей,файлы данных учетной системы и ФСА-приложения могут быть полностьюинтегрированы.
Создаетсявпечатление, что именно эта технология идеально подходит по всем параметрам:есть возможность создания сложных моделей, высокое организационное влияние,прекрасная интеграция систем и небольшое время на разработку. Но все этипреимущества требуют немалых денег. Само программное обеспечение вместе смодулями сбора данных и отчетности может стоить от 50000 до 100000 долларов.Если приходится прибегать к помощи консультантов фирмы-поставщика (что невсегда необходимо), то можно добавить еще такую же сумму. Семинары обходятся в1500 – 2000 долларов за участника.
И все жеэти расходы нужно соотнести с тем, насколько сокращается время на разработку.ФСА-приложения не требуют поддержки со стороны высококлассных специалистов идополнительных ресурсов. Проекты, как правило, не затягиваются, интерескомпаний к ним не пропадает. И что особенно важно, преимущества, связанные ссоотношением прибылей и затрат, осознаются очень быстро.
1.6 Хранилище данных
Болеекрупные организации могут заполнить «черный ящик», используя технологиюХранилища данных (ХД). На техническом языке Хранилище данных представляет собойочень сложную СУБД. ПО Хранилища способно поддерживать очень большие объемыданных из различных источников, индексировать их и извлекать для анализа илиотчетов. В качестве источников могут служить финансовые учетные системыорганизаций, внутренние операционные базы, внешние базы и Internet.Преимущество Хранилища заключается в том, что все данные содержатся в одномместе, универсально кодируются, находятся в статическом состоянии (т.е. неменяются постоянно, как это бывает в транзакционных системах) и легко доступныпо всей организации.
Хранилищаобычно реализуются отдельно от системы обработки транзакций. При этомиспользуется свое клиент-серверное оборудование (например: IBM Netfinity илиAS/400 сервер), свой набор клиентских ПК или терминалов. В результате,пользователи Хранилища быстро получают доступ к текущим данным.
ФСА-приложениямогут разрабатываться в рамках Хранилища с помощью встроенных инструментовманипулирования данными. Эти средства универсальны, предназначены дляуправления БД, не адаптированы специально для ФСА-приложений. Подход креализации ФСА-средств в рамках Хранилища данных чем-то похож на созданиеэлектронной таблицы «с чистого листа», если не учитывать более мощные средстваманипулирования данными. Необходимо задавать связи и вычисления, реализовыватьимпорт данных (хотя он в большинстве Хранилищ очень прост), формировать отчеты,графики и т.п. Возможности Хранилища очень широки, кроме того, удобны дляпользователя, но их надо грамотно применить для ФСА-приложения. Для описаннойтехнологии показатели по всем трем осям (сложность, организационное влияние иинтеграция систем) высокие. В этой среде нетрудно построить сложные модели,используя инструменты Хранилища и языки программирования. Так как ХД работает вклиент-серверной среде, то ФСА-модели доступны по всей организации. Хранилищасвязаны с транзакционными системами на мейнфреймах, следовательно, интеграция свнутренними и внешними данными осуществляется легко.
1.7 Хранилище данных и программноеобеспечение для ФСА
/>
Рис. 3Хранилище данных вместе с ФСА-приложением
На рис. 3показана связь между Хранилищем данных и ФСА программным обеспечением.ФСА-приложение может извлекать данные (например: информацию о ресурсах,функциональных затратах и носителях издержек) из Хранилища, или экспортироватьв него свои данные (например, расходы по функциям). Детали такой разработкивыходят за рамки данной статьи. Справа на рисунке показана возможностьдобавления в систему OLAP-процессора.
В этомслучае Хранилище данных, ПО для функционально-стоимостного анализа иOLAP-инструменты – компоненты мощного комплексного ФСА-решения. Для этойтехнологии по всем измерениям (см. рис.1) показатели очень высокие.
Стоимостьаппаратного обеспечения колеблется от 10000 до 20000 долларов, расходы напрограммные средства достигают 100000 долларов. Очевидно, этот вариант нереализуем для маленьких компаний и крупных фирм, где на информационныетехнологии выделяются небольшие средства. Однако реализовав такой проект, можносущественно расширить возможности по созданию сложных корпоративных моделей,организовать доступ к ним по всей организации и обеспечить полную интеграциюсистем.
Заключение
В данномреферате был рассмотрен широкий спектр разнообразных технологий, используемыхдля реализации ФСА. Помимо бюджета, возможностей и ресурсов компании,критериями выбора ПО являются: сложность модели, организационное влияние иинтеграция систем.
Список используемой литературы
1. http://www.cfin.ru/
2. Фольмут Х.И. «Инструменты контроллинга от А до Я» — М.: «Финансы истатистика», 2001 г.
3. Гордашникова О.Ю. Функционально-стоимостной анализ качествапродукции и управления маркетингом на предприятии. – М.: Издательство«Альфа-Пресс». 2006 г.