--PAGE_BREAK--c. особенности взаимного интереса;
d. итоги переговоров с посетителем (возможности сотрудничества, критерии интереса).
Если возможно, то всю подготовленную выше информацию нужно ввести в базу данных компьютера. Хорошо также подготовить пресс-релиз, информационные подшивки, файлы или видео для демонстрации посетителям стенда. Следует заранее предусмотреть контакты с прессой, спланировать проведение собственных презентаций, пресс-конференций, «круглых столов», включив их в программу параллельных мероприятий выставки.
2.4. Работа на ВЫСТАВОЧНОМ стенде.
Работа на стенде начинается с организации самого стенда. Для начала определяется место стенда на выставке. Главными факторами при определении места для стенда становятся цели и бюджетные возможности фирмы. Наилучшими считаются места в центре выставочной площади, на поворотах, при входе не выставку. Однако эти места могут стоить дороже. Предпочтительны угловые стенды, а так же стенды в проходах.
Необходимо решить, как лучше представить свою компанию, чтобы достичь поставленных целей: следует ли подать ее как продвинутую, современную компанию, или, наоборот, показать как традиционно сдержанную фирму. Форма, цвет и дизайн помогут создать образ по вашему выбору.
Старайтесь использовать в демонстрации приемы, привлекающие внимание проходящих мимо постителей.
При ежегодном участии в нескольких выставках стоит подумать о том, чтобы используемый экспозиционный материал мог выдержать многократную транспортировку. Целесообразно приобретение многоразовых модулей, используемых на разных выставках. Это значительно сократит расходы.
При организации участия фирмы в выставке следует:
1. Уточнить у администрации выставки, кто отвечает за установку и демонтаж стендов – работники выставки по контракту, или ваш собственный персонал. Это может быть важным фактором при определении расходов и выборе типа стенда.
2. Решить, какой продукт и как будет представлен в экспозиции (определяются участки показа, необходимость особой графики или специальных эффектов, средства хранения экспозиционных материалов).
3. Знать, как лучше продемонстрировать продвигаемые услуги (видеопросмотры, макеты, и пр.).
4. Знать, какие бытовые услуги (электричество, сток воды, подвоз, хранение) должны быть обеспечены на стенды и каким образом.
5. Определить, какой вид транспорта требуется. Форма, размер и вес экспонатов определяют выбор вида транспорта (автофургон, грузовик, автобус и др.). Точное знание транспортных нужд заранее поможет выбрать наиболее экономичный из имеющихся способов транспортировки. Обычно на выставке имеется официальный субподрядчик для перевозки грузов и погрузочно-разгрузочных работ, который обладает высокой компетенцией в вопросах, связанных с оборудованием выставок и обращением с выставочными системами.
6. Знать внутренние правила, распорядок и ограничения на выставке. На каждой выставке существуют свои правила и ограничения. Вся необходимая информация содержится в руководстве для участника выставки. Содержание такого руководства может варьироваться от выставки к выставке, но общая тенденция сводится к тому, чтобы в максимальной степени облегчить решение всех организационных вопросов для экспонента. В руководстве для участника должна быть следующая информация: правила и расписания работы выставки, общий план, бланки заявок на разные виды бытового обслуживания, информация регистрационная, а так же по транспортировке, доставке рекламы.
При планировании экспозиции разумно проанализировать предстоящую презентацию своего продукта.
Во-первых, необходимо определить, что вы хотите демонстрировать: фирму, технологию, продукции или услуги.
Во-вторых, следует ответить на вопросы по подбору экспонатов.
o Будет демонстрироваться вся производимая фирмой продукция (услуги) или будет сделан выбор отдельных продуктов (услуг) и каких?
o Что обязательно следует показать на выставке и какие продукты (услуги) являются новыми, превосходящие аналогичные у конкурентов?
o Какие моменты следует особенно подчеркнуть?
o В какой стадии жизненного цикла находятся продукты, которые вы хотите экспонировать?
o Какой продукт соответствует перспективным запросам целевой группы ваших потенциальных клиентов?
o В порядке ли дизайн стенда? Соответствует ли цветовая гамма экспозиции и рекламных материалов вкусам посетителей выставки?
o Нужно ли изготавливать демонстрационные видеоверсии, макеты средств размещения и т.п.?
o Что должно быть показано на видеоматериалах и графических табло?
o Какой размер стенда вам необходим?
В-третьих, необходимо сориентироваться заранее, какие действия и мероприятия планируется провести на стенде:
o демонстрацию продукции;
o прямую продажу;
o переговоры;
o пристендовые мероприятия (семинары, лотереи, розыгрыши, демонстрации, выступления артистов, конкурсы и т.д.);
o презентацию фирмы;
o наглядную демонстрацию продукции и услуг в действии;
o проведения опросов, анкетирования;
o проведение исследования товара;
o обучение персонала.
Все это оказывает существенное влияние на размер, конфигурацию и оборудование стенда.
В-четвертых, необходимо запланировать заранее вспомогательные зоны – офис, переговорную комнату, кухню, гардероб, столовую, комнату отдыха персонала, место для хранения рекламных материалов.
Необходимо так же творчески подойти к оформлению стенда. Чем интереснее, необычнее оформление стенда, тем больше привлечет он к себе посетителей. Оформление стенда должно соответствовать стилю предприятия, виду деятельности и ожиданиям посетителей. Это обеспечивает доверие посетителей представляемой на стенде фирме.
Средства оформления стендов и методы показа экспозиции довольно разнообразны. Выбор их зависит от многих параметров – направление фирмы, ее целей, возможностей, вида продукции, а так же конкретной выставки, на которой она экспонируется.
Средства создания и оформления экспозиции:
o флаги, знамена, транспаранты;
o фирменные логотипы;
o диорамы, мозаика, фотообои;
o цветы, зелень, деревья;
o оригинальные конструкции, фонтаны;
o воздушные шары и зонды;
o цветовые панели;
o настенные украшения, панно;
o скульптуры, вазы, керамика;
o манекены и др.
С помощью этих средств разрозненные предметы объединяются в единую экспозицию, имеющую собственную идею.
Методы показа экспозиции:
o статическая демонстрация;
o демонстрация в действии;
o предоставление посетителям возможности попробовать, увидеть, услышать, понюхать, потрогать, действовать;
o игровая демонстрация;
o демонстрация объектов с помощью технических средств (компьютерной и видеотехники, лазерных устройств и пр.)
При этом следует помнить, что выставка – это грандиозное массовое мероприятие, где участвуют сотни туристических фирм и предприятий и каждое из них принимает свои меры для привлечения посетителей к своему стенду, используя:
o движущиеся объекты;
o живые объекты (животные);
o людей в необычной одежде – старинной, сказочной, в театральных и купальных костюмах и т.д.;
o оригинальную подсветку и освещение;
o шары, транспаранты, табло над стендом;
o музыкальный ансамбль, звуковые эффекты (музыка, смех, необычные звуки);
o оптические и лазерные эффекты;
o компьютерные, видеоролики интересного содержания на больших экранах;
o неожиданные объекты (большая пальма посередине стенда);
o оригинальные указатели в зале (следы, стрелки и т.д.).
Из всего этого необходимо выбрать и использовать наиболее выигрышные и доступные для вашего продукта и компании.
Особое внимание следует уделить логотипу компании на стенде. Он должен быть броским и заметным. Название компании должно находиться на видном месте и легко читаться.
Чтобы определить, насколько удачно оформлен ваш стенд, можно использовать блиц-тест, предложенный журналом «Туризм: практика, проблемы, перспективы» (1999г. №1).
Проверьте, успеет ли посетитель, подходя к стенду в течение трех секунд:
o заметить стенд. Он должен достаточно выделяться, чтобы привлечь к себе внимание;
o выделить фирму с помощью броского логотипа или ее названия;
o определить, в какой степени ваш продукт ему интересен.
Используйте для этого такие визуальные средства, как панели, плакаты, заголовки, которые можно легко заметить, прочитать и понять.
Если посетитель не сможет в течение трех секунд разглядеть ваш стенд, он пройдет мимо, туда, где информация будет более доступна.
По команде, работающей на выставке, судят о туристской фирме в целом. Поэтому особого внимания заслуживает подбор персонала стенда. Наряду с хорошей профессиональной подготовкой и знанием иностранных языков на первое место здесь выходит умение общаться с посетителями. Особенно ценно, если выставочная команда заранее обучалась ведению переговоров.
Каждый посетитель стенда – это потенциальный клиент, завоевать его – это искусство, которое предполагает активное внимание к посетителю. Поэтому на стенде к любому посетителю необходимо относиться с подчеркнутым вниманием: взять у него визитку, зафиксировать цель обращения в «Журнале Контактов» (переговорном листе), по которому судят об эффективности работы на выставке. В него вносятся дата визита, предмет разговора, краткий итог переговоров, прикрепляется визитная карточка.
Эксперты констатируют, что в среднем 70% всех разговоров начинаются вопросом: «Чем я могу вам помочь?» После этой банальной фразы разговор заканчивается через несколько секунд. Необходимо учитывать этот психологический момент. Клиент обычно хочет быть в центре внимания. Этого можно добиться, если принять во внимание точку зрения клиента: «Вы побываете…» вместо «Мы организуем…» или «Вот здесь Вы видите…» вместо «Я Вам показываю…». Такое обращение больше располагает посетителя стенда к дальнейшему общению
На стенде должны работать не менее двух сотрудников. Однако большая команда, работа которой не организуется и не планируется заранее, так же не принесет пользы работе.
Печатная рекламная продукция должна быть выложена на стенде и распределяться не только по дням работы, но и по часам.
2.5. Работа после выставки.
Участие в выставке – это только начало интересных деловых контактов. Последующая работа строиться по-разному для разных целевых групп (клиентов, потенциальных партнеров, журналистов).
По окончании выставки с учетом полученных визиток и «Журнала Контактов» рассылают факсы и письма с благодарностью важным клиентам, досылают информационные материалы, проекты контрактов, ведут с ними переговоры о следующих встречах.
Затем необходимо внимательно проработать каталог выставки и отправить коммерческие предложения и запросы тем фирмам с которыми не удалось встретиться во время работы выставки.
Не стоит забывать и о прессе. Журналистам высылаются отчеты о выставке и проведенных презентациях, фотографии.
Контрольные вопросы после выставки:
o Установите контакт с интересующими вас посетителями выставочного стенда. Письменно поблагодарите за посещение стенда. Делайте это не позже чем через неделю после закрытия выставки. Сообщите в послании о предполагаемом времени визита вашего представителя для обсуждения дальнейшего сотрудничества.
o Направьте посетителю информацию, которая может его заинтересовать, даже если вы уверены, что посетитель получил полную информацию из вашего выставочного стенда. Составьте для рассылки посетителям информационный лист в виде сообщения о возможностях вашей фирмы/продукта.
o Копиями таких информационных листов снабжайте своих агетов или представителей.
o Установите для ваших сотрудников предельный срок для осуществления контакта с посетителем или соответствующей компанией.
o Не позже чем в течение двух недель после закрытия выставки обсудите и оцените ее итоги, представив это в виде сообщений и анализа анкет посетителей.
Составьте список расходов и издержек родственных выставок. Это вам поможет, когда будете готовиться к следующей выставке, ведь нельзя планировать участие в последующих выставках и ярмарках, не проанализировав эффективность деятельности на предыдущей.
Итогом участи в работе на выставке становятся отчет и аналитическая записка с конкретными выводами и предложениями.
2.6. ШЕСТЬДЕСЯТ ЗОЛОТЫХ ПРАВИЛ УСПЕШНОГО
ПРОВЕДЕНИЯ ВЫСТАВКИ.
Традиции общения с покупателем, его привлечение к товару на ярмарках, выставках имеют уже вековую историю. Три этапа этого процесса неизменны: до-выставочная, ярмарочная и после-выставочная деятельность. Эти этапы описаны выше в моей курсовой работе. На основе опыта общения с покупателем на ярмарках специалистами-выставочниками стали формироваться своеобразные правила подготовки и участия в выставках. Наиболее полно они сформулированы англичанами Д. Олвудом и Б. Монткомери.
Для того чтобы показать их позицию, — что же надо делать чтобы участие туристкой фирмы в выставке обеспечило успех, я привожу краткое изложение этих правил.
1. Прежде, чем принять решении об участии в выставке, согласуйте ваши цели.
Определите группу ваших потенциальных покупателей. Зачем вы участвуете: чтобы развить свой рынок? Проникнуть на рынок? Изучить рынок? Ваша цель должна быть ясна каждому до того, как вы приступите к работе.
2. Закажите выставочную площадь.
Согласуйте с организатором размеры и расположение вашего стенда. Сопоставьте сумму взноса с вашим бюджетом. Убедитесь, что выставочное место соответствует вашей экспозиции. Расточительно, например, привезти на выставку полихлорвиниловые трубы с пластиковым покрытием и обнаружить, что они входят в оборудование водопроводной системы стенда.
3. Согласуйте бюджет.
Расходы имеют четыре статьи:
o Прямые затраты;
o Затраты на выставочное оборудование;
o Затраты на работу с посетителями;
o Затраты на оплату труда работников.
Директор выставки, контролирующий бюджет, должен составить график работы, точкой отсчета в котором должен быть день открытия выставки. Основные этапы должны быть ограничены сроками. Все дни общих совещаний должны быть заранее установлены, а каждый член коллектива должен работать по своему собственному графику.
4. Дизайнера необходимо тщательно проинструктировать.
Он должен хорошо понимать структуру, род деятельности вашей фирмы и точно знать, кому он подчиняется. Директор выставки должен контролировать работу дизайнера, не допускать, чтобы работа выходила за рамки бюджета и установленных сроков сдачи. Не поручайте решение этих вопросов чертежнику или вашему сыну, даже если он талантливый студент архитектурного института.
5. Решите, какую продукцию и в каком количестве вы хотели бы показать.
Не забудьте задействовать дополнительное оборудование и мехнизмы, чтобы эффект был максимальным. Демонстрации привлекают посетителей к своему стенду и чаще приглашайте корреспондентов.
6. Закажите и подготовьте специальные экспонаты.
Если вы арендуете готовый модуль, нужно спроектировать только интерьер. Этот проект с указанием всех размеров, веса, отдельных деталей нужно передать дизайнеру и подрядчику как можно раньше. Заблаговременно нужно доставить на место механизмы и компоненты экспозиции, выполненные по специальному заказу. В противном случае у вас может не оказаться времени, чтобы проверить и как следует установить экспонаты, и ваше «работающее чудо» будет стоять неподвижным.
продолжение
--PAGE_BREAK--7. Организуйте транспортировку выставочных грузов.
Для доставки объемных экспонатов может понадодиться специальный транспорт, и вы должны проконтролировать весь маршрут – от контейнера до самого стенда. Закажите транспорт, подъемный кран или лифт в удобное время и не забудьте об обратной доставке.
8. Проинструктируйте дизайнера.
Важно, чтобы инструктаж был полным. В нем должны быть все данные размеров, веса, требования по технике безопасности и пожарной охране. Перед принятием окончательного решения обсуждаете все вопросы с дизайнером и организаторами.
9. Закажите проект стенда.
Выставочный модуль сбережет ваши деньги. Дизайнер должен хорошо знать отрасль промышленности, которой вы продаете продукцию. Его композиция должна выделить продукт, а не отвлекать внимание. Не забывайте о таких традиционных средствах как растения, эффекты с водой, флажки и знамена, настенные панно. Вы достигните максимального эффекта, если эти детали станут неотъемлемой частью вашей экспозиции. Но если в ходе споров вы решите добавить их в последний момент, то никакой пользы от этого не будет.
10. Закажите специальное оборудование.
Для демонстрации продукции понадобятся электроснабжение, вода, сжатый воздух и др. Для подачи воды нужен водопровод, для доставки сжатого воздуха – баллоны. Если требуется повышение напряжения, нужно точно определить, какое. Помните, что машины в движении смотрятся более эффектно, нежели стационарные. Но вы должны строго подчиняться технике безопасности.
11. Организуйте уборку стенда.
Пыль и отпечатки пальцев не украсят ваши экспонаты. Организаторы обычно производят уборку проходов, но вы должны позаботиться о своем стенде и нанять рабочих, чтобы они ежедневно его убирали.
12. Закажите водопроводную систему и канализацию.
Если вам нужно слить воду или отходы, убедитесь, что это не вызовет затопление, и что вы в случае необходимости сможете отключить систему, не разбирая стенда. Если вы используете цистерну или резервуар, в день закрытия выставки содержимое нужно слить.
13. Закажите дополнительное оборудование: мебель, цветы, телефоны.
Эти услуги организаторы часто предоставляют по сниженным ценам. Если устроители телефонами не обеспечивают, закажите мобильную связь. Если она вам по карману. Узнайте ваш номер телефона заранее, чтобы сообщить его коллегам и деловым знакомым. Проследите, чтобы ночью телефон был отключен. Самовольные звонки сотрудников за рубежом обходятся недешево.
14. Оформите страховку.
Обсудите все с вашим страховым агентом. На выставке всегда есть риск, который ваш страховой полис не всегда сможет покрыть, и организаторы согласно своим правилам предъявят претензии.
Наряду со страхованием ценных экспонатов вы должны предусмотреть страховое обеспечение на такие непредвиденные случаи, как отмена, перенос или сокращение сроков выставки. Дополнительное страхование обходиться дешевле, если оно добавляется к ранее оформленной страховке.
15. Подготовьте выставку с названием фирмы.
Поместите на фризе название вашей фирмы или группы фирм, которое хорошо известно. Сокращения допустимы только в том случае, если они хорошо знакомы. Торговые названия выносить на вывески не рекомендуется. Посетитель находит ваш стенд по знакомому названию или фирменному знаку, поэтому их проходов он должен быть так же хорошо виден, как на стенде.
16. Утвердите проект оформления стенда.
В какой-либо экстравагантности экспозиции нет необходимости: когда стенд будет заполнен народом, его попросту не будет видно. Простой, но тщательно оформленный стенд, желательно с добавлением движущихся деталей, которые привлекают внимание, — самый лучший вариант. Помните, что для многих ваш стенд отождествляется с вашей компанией. Это ее единственная визуальная характеристика, как для ваших клиентов, так и для тех, кто видит вас впервые.
17. Согласуйте проект стенда с организаторами.
Проект стенда должен соответствовать государственным и местным требованиям планирования, правилам организаторов и владельцев выставочного зала. Организаторы вправе ознакомиться с вашим проектом. Правда, это необязательно, если вы заказываете модуль.
18. Оформите заявку на подрядчика.
Если же вы нанимаете подрядчика, с которым вы или ваш дизайнер уже работали, вы обязаны принять его расценки. Если же вы решили нанять другого, то убедитесь, что проект полностью вами утвержден. Придерживайтесь спецификации вашего дизайнера, какие-либо изменения в последний момент увеличат расценки.
19. Наймите и проинструктируйте подрядчика, который будет работать на стенде.
Из полученных расценок выберите те, которые вас наиболее устраивают. Директор выставки совместно с дизайнером и исполнительным составом должен определить зоны ответственности на период сборки стенда. К примеру, кто будет отвечать за доставку экспонатов, за их упаковку и отправление обратно?
20. Обсудите рабочие детали с подрядчиком.
Убедитесь, что подрядчику известно, какие части стенда должен комплектовать он, а какие будут доставлены. Укажите сроки доставки печатного оборудования, если это является частью проекта стенда.
21. Закажите сооружение стенда, монтаж оборудования.
Отвечает за это подрядчик, но вы должны его контролировать. Ошибки встречаются часто, только замечаешь их слишком поздно. Сделайте так, чтобы с вашим стендом так не произошло. Постарайтесь сами заметить ошибки до того, как в день открытия их увидят все. Проверьте работу машин дважды: до окончания работ, и после установки.
22. Найдите дополнительный персонал для работы на стенде.
Обслуживание стенда – это не дополнительный приработок, и оно не должно превращаться в праздник для персонала. Решите сами, сколько человек там должно находиться в каждый определенный момент времени, и направьте туда самых лучших торговых и технических работников. Обеспечьте достаточное количество специалистов для демонстрации вашей продукции в любое время с учетом часов пик. Организуйте перерывы для отдыха. Старайтесь сохранять на стенде один состав персонала в течение всей выставки, чтобы он день ото дня совершенствовал свой опыт и работал слаженно. Помните, даже в футболе разрешается менять игроков только дважды.
23. Назначьте ответственных работников стенда из штата для работы на стенде.
Предупредите сотрудников, что в их рабочем графике и, естественно, в личной жизни произойдут изменения. Все праздники придется отменить. Быть может ваш главный продавец запланировал медовый месяц или переезд на новую квартиру.
24. Обучите персонал работе на стенде.
В первые дни работы на выставке экспонент тратит больше времени, отвечая на вопросы обслуживающего персонала, чем на работу с посетителями. Обучите персонал коллективной работе, и он будет действовать как единая команда. Расскажите им, какие цели преследует ваша компания, участвуя в этой выставке. Расскажите все о выставке, а также о тех отраслях промышленности на которые она нацелена. Объясните, как нужно вести себя с «промышленными шпионами» и как с представителями конкурирующих фирм.
25. Составьте график работы персонала на стенде.
Лучше всего установить короткие периоды работы с перерывами. На два часа работы достаточно перерыва 20 минут. Убедитесь, что персонал хорошо знает установленное время перерывов, планировку выставочного павильона и как пройти со стенда в то место, где можно отдохнуть. Спланируйте работу во время наибольшего наплыва посетителей. Данные о количестве посетителей в определенные часы можно взять у организаторов.
26. Пригласите своих агентов из-за рубежа.
Вашим агентам за рубежом необходимо послать наиболее полную информацию о вашем участии в выставке за несколько месяцев до ее открытия. Для заключения экспортных контрактов не забудьте пригласить и других экспертов из-за рубежа. Информируйте их письменно обо всех новых достижениях, которые вы собираетесь представить на этой выставке.
27. Обеспечьте бронирование необходимого числа мест в гостинице для своего персонала и зарубежных агентов.
Сделайте это заранее. Другой участник выставки сделает то же самое, и мест может не быть. При расселении персонала проследите, чтобы гостиница была не самой дорогой и располагалась близко к выставочному центру и недалеко от города.
28. Подготовьте список посетителей.
Время, затраченное на подготовку пофамильного списка посетителей, окупиться впоследствии. Ищите новые фамилии для новых дел, обратитесь к существующим контактам для продолжения сотрудничества. Обзвоните основных клиентов и выясните, в какой день и в какое время они посетят стенд.
29. Закажите пригласительные билеты.
Заполните соответствующие бланки организаторов вовремя. В противном случае Вашим сотрудникам придется тратить на это драгоценное время в день открытия либо платить за вход на выставку.
30. Разошлите пригласительные билеты.
Доставка пригласительных билетов может быть поручена представителю вашей фирмы. Позаботьтесь, чтобы билеты не были отправлены слишком рано, иначе утеряются, но и не слишком поздно, иначе у ваших деловых партнеров не будет времени для подготовки к посещению выставки.
31. Отправьте приглашение за границу.
Не исключено, что ваши зарубежные партнеры, возможно планируют на это время деловую поездку. Тогда они смогут посетить вашу выставку по пути. В любом случае вы должны представить им эту информацию.
32. Организуйте рассылку приглашений в своей стране.
Подумайте, может быть, стоит вложить в пакет письмо или каталог, а может быть приглашение на прием. Решите, что вы можете позволить, и что может наиболее привлечь нужного вам посетителя.
33. Спланируйте рекламную и информационную работу.
Попросите ваших специалистов в области рекламы разработать скоординированный план на основе всех доступных средств массовой информации. Проведите тщательный маркетинг, изучите работу конкурентов, графики проведения аналогичных выставкой в других городах, странах. Постарайтесь связать свои планы с любыми проектами, котрые есть у организаторов.
34. Договоритесь о дополнительной рекламе.
Ваши обычные рекламные объявления в коммерческой, торговой и технической прессе должны сообщать о вашем участии в выставке, дате ее открытия и месте проведения. Проверьте, указан ли номер вашего стенда, а также узнайте у организаторов, существует ли специальный символ выставки, который вы бы могли использовать.
35. Поместите дублирующую рекламу в зарубежной прессе.
Реклама за рубежом может иногда помочь и в продвижении торговли а Вашей стране. Поговорите заранее с вашим зарубежным агентом, возможно, он хочет пригласить ценных клиентов на вашу выставку. Этот визит необходимо спланировать заранее.
36. Используйте нетрадиционные виды рекламы.
Участие в выставке может потребовать дополнительной рекламы, не запланированной заранее. Узнайте, не предоставляют ли организаторы для этого какие-то возможности. Плакаты, расклеенные в выставочном зале, помогут привлечь посетителя на ваш стенд.
37. Отправьте пресс-релизы за рубеж.
Рекламу на разных языках с одобрительными отзывами о вас клиентов нужно разослать в виде фотокопий куда только возможно. Пошлите копию и зарубежным агентам. Пользуясь своим влиянием, они, возможно смогут опубликовать ее в прессе. Одновременно пошлите пресс-релизы и фотографии редакторам изданий.
38. Закажите заранее место для рекламы в прессе.
Хорошо подготовленный пресс-релиз в коммерческом и техническом издании может повысить интерес к вашей продукции до, во время и после выставки.
39. Подготовьте фотографии вашей продукции для прессы.
Вам могут понадобиться фотографии для массовой рекламы, буклетов, или литературы. Фотографа нужно проинструктировать по каждому из этих пунктов отдельно. Копии нужно оставить и в пресс-офисе организаторов и журналистов. Конечно же, у вас должны быть только профессионального фотографа, будьте разборчивы, покупайте только те фотографии, которые вам подходят, и не заказывайте больше, чем требуется.
40. Поместите рекламу в каталог выставки.
Возможно, это самое лучшее средство рекламы. Каталогом можно пользоваться как справочником еще долго поле окончания выставки. Укажите в нем название вашей фирмы, адрес, телефон, номер телекса. Текст должен содержать информацию о выставляемой продукции, чтобы покупатели использовали каталог в качестве справочника, и могли найти контакт с авми.
41. Подготовьте коммерческую литературу для распространения на стенде.
Коммерческую литературу лучше разделить по категориям: качественный, недорогой раздаточный материал для раздачи случайным посетителям и более дорогие брошюры для раздачи посетителям, проявляющим действительный интерес и оставляющим свом фамилии и адреса. И той и другой литературы должно быть достаточно.
42. Закажите услуги переводчика.
Обеспечьте перевод информационных материалов. Постарайтесь все переводы проверить заранее в соответствующих странах. Конечно, для этого потребуется время, но если вы хотите выглядеть солидным экспортером, сделайте это.
43. Предусмотрите типографские работы.
Совместно с дизайнером по печати и наборщиком составьте график работы. Ночные печатные работы в спешке и панике обойдутся вам гораздо дороже.
44. Составьте график выполнения типографских работ.
Постарайтесь доставить печатный материал хотя бы за месяц до открытия. Самые первые экземпляры нужно отправить главным покупателям, а обслуживающий персонал стенда должен хорошо знать информацию, которая в них содержится. Исключите доставку литературы на стенд прямо из типографии. В таких случаях она часто теряется и становиться предметом ненужных волнений.
45. Подготовьте пресс-релиз №1.
Он должен быть готов за месяц до начала выставки. Это сообщение должно содержать общую информацию об участии вашей фирмы в выставке, короткие сведения о новых видах продукции. Сообщение должно быть выпущено большим тиражом.
46. Подготовьте пресс-релиз №2.
Это сообщение предназначено для коммерческих и технических изданий. В нем должно быть больше детально информации о вашей продукции, а так же фотографии, иллюстрации, отзывы художника о вашей экспозиции, фотографии стенда и моделей продукции.
47. Еще раз убедитесь, что вся реклама должным образом размещена, что из всех редакций присланы копии ваших объявлений.
Убедитесь в наличии самых последних расценок на рекламу, адресов, фамилий агентов, которые вам понадобятся на стенде в день открытия.
48. Подготовьте пресс-релиз №3.
Это сообщение должно привлечь внимание местной прессы.
49. Подготовьте пресс-релиз №4.
Это сообщение должно содержать основной материал вашего фирменного издания и может включать информацию о росте вашей компании и другие дополнительные сведения.
50. Организуйте работу пресс-центра.
Организаторы отвечают за рекламу выставки в целом, рекламировать отдельных экспонентов или их продукцию они не обязаны. Поэтому подумайте о создании своего собственного пресс-центра прямо на стенде или в отдельной комнате, расположенной рябом. Постарайтесь, чтобы приемы журналистов не совпадали по времени с приемом ваших конкурентов. Назначайте прием на такое время, чтобы журналист успевал подготовить материал в набор.
51. Разошлите приглашения на приемы.
За неделю до открытия обзвоните своих гостей, которые не успели ответить на ваше приглашение, и напомните им о приеме. Решите, кто из ваших подчиненных произнесет приветственную речь и ответит на вопросы прессы.
52. Подготовьте дополнительный информационный материал в полном объеме: копии речей, фотографии.
Убедитесь, что в буфете знают, когда начать, и когда закончить обслуживание гостей.
53. Пригласите фотографа.
Несмотря на то, что вы приглашаете прессу, целесообразно иметь и свои собственные снимки почетных гостей вашего стенда или званного приема, чтобы потом использовать их в публикациях, в том числе в вашем фирменном журнале.
54. Приготовьте итоговое сообщение для прессы.
Фотографии и отзывы ваших посетителей можно поместить через ваши контакты в коммерческих или ваших фирменных изданиях. Комментарии по итогам выставки должны содержать данные о заказах, которые вы получили, об объеме заключенных вами сделок.
55. Проверьте стенд перед открытием.
Если ваша работа была хорошо спланирована, последняя проверка покажет, что все сделано, как надо. Какие-либо изменения вносить уже поздно.
56. Организуйте прием посетителей.
Организуйте приемы для посетителей в день открытия или если необходимо в день закрытия выставки.
57. Проверяйте стенд ежедневно.
Следите за наличием всех материалов, включая литературу, а также за тем, чтобы действующие модели, слайд-проектор, видеомагнитофон работали все время.
продолжение
--PAGE_BREAK--