Научные основы фондирования документов

Содержание Введение 1 Разновидности архивных фондов 2 Предварительные этапы работы по фондированию 3 Определение границ архивного фонда 4 Определение фондовой принадлежности документов 18 Заключение 21 Список использованной литературы и источников 22 Введение Законодательство предусматривает действие типовых правил для всех архивов страны.

Знание общих закономерностей хранения и систематизации документального материала полезно для секретарей, предполагающих работать в архивах. В каждом архиве проводится классификация документов по архивным фондам фондирование. Фонд - весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения организации, предприятия, воинской части, корабля или отдельного лица семьи, рода ГОСТ Р 98. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения, с- 8. Фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд Там же, с - 9. Фондирование складывается из следующих видов работ 1 определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда 2 определение фондовой принадлежности документов. Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции,

перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании. Как было сказано ранее, пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретится в исторических архивах, сложившихся в XVIII XIX вв где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководствовались различными методическими принципами Архивоведение Учебник для нач. проф.

Образования Учеб. пособие для спец. проф. образования Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова Под ред. В.П. Возлова 2-е изд перераб. и доп. М. Издательский центр Академия, 2004. с 187 Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит образовался значительный массив россыпи материалов из различных фондов, разрозненных и, как

правило, не описанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами стихийными бедствиями и пожарами войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующей реституцией военными действиями вследствие социальных потрясений, переворотов реформами государственного аппарата, органов власти и управления. Цель написания данной курсовой работы - изучить порядок фондирования документов. Для этого воспользовались учебником Е.В. Алексеева,

Л.П. Афанасьева Архивоведение, где прописаны основные этапы работ по фондированию ГОСТ Р 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, из которого взяли определения основных терминов Основными правилами работы ведомственных архивов, где подробно описаны правила работы с фондами личного происхождения и архивными коллекциями. Раздел первый

Разновидности архивных фондов К архивным фондам приравнены архивные коллекции - группы документов различного происхождения, объединенных по тематическому, географическому, хронологическому или иному признаку например Коллекция рукописных и старопечатных книг, Коллекция документов, собранная Нижегородской губернской ученой архивной комиссией. Архивная коллекция - совокупность документов, образовавшаяся в деятельности различных фондообразователей

и объединенных по одному или нескольким признакам ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с- 8. Коллекция может поступить в ведомственный архив в виде уже сложившихся комплексов документов или образовываться в архиве из отдельных, разрозненных документов или сложившихся групп документов с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.

Если документы когда-то поступившей или образованной коллекции без ущерба для использования можно распределить по соответствующим фондам, то коллекция может быть расформирована. В названии коллекции отражается признак признаки объединения документов, а в случае необходимости - ее составитель организация, в том числе - ведомственный архив. Создание коллекций, а также их расформирование проводится ведомственным архивом только по согласованию

с государственным архивом. Объединенный архивный фонд - архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи Там же, с - 8. Объединенные фонды могут быть сформированы из документов - однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций Пример. Всесоюзные строительно - монтажные тресты, машинно - тракторные станции руководящего органа и подчиненных ему организаций

Пример. Министерство и его всесоюзные промышленные объединения главные управления или Управление строительства Нурекской ГЭС и подчиненные ему организации организаций, связанных между собой объектом деятельности Пример. Московская железная дорога управление, дистанции и др. организации органов государственной власти и государственного управления и состоящих при них организаций Пример. Облисполком и его отделы последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников

полностью или частично передавались их преемникам Пример. Министерства и комитеты по заготовкам сельскохозяйственных продуктов. Образование объединенных фондов включает в себя перешифровку дел изменение номеров фондов, описей, пересоставление учетных документов, размещение документов объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости и пересистематизацию дел и пересоставление описей.

Название объединенного фонда может состоять из обобщенного названия включенных в него фондов Пример. Научно - исследовательские учреждения ветеринарной санитарии. названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций Пример. Министерство медицинской промышленности СССР и его главные управления. Конкретные названия всех организаций, документы которых вошли в объединенный фонд, приводятся в учетных

документах. Архивный фонд личного происхождения - архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода ГОСТ Р 51141 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с - 8. В пределах каждого архивного фонда или коллекции документы объединяются в дела. Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием.

Раздел второй Предварительные этапы работы по фондированию. Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, познакомится с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, с задачами и функциями, возложенными на него, определить масштаб деятельности фондообразователя, т.е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные

периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями. Следует также ознакомится с основными видами документов фондообразователя постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.

По выясненным данным составляется историческая справка. Историческая справка это документ, в котором отражена история фондообразователя, история фонда, дана характеристика документов фонда. Историческая справка состоит из трех разделов истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда. В первом разделе справки отражаются в хронологической последовательности следующие сведения распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации

организации крайние даты деятельности организации задачи и функции организации и их изменения масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций место организации в системе государственного аппарата, народном хозяйстве или общественно - культурной жизни изменения в названии и подчиненности организации структура организации и ее изменения. Во втором разделе количество дел в фонде и крайние даты дел фонда время поступления фонда в ведомственный архив изменения в составе и объеме фонда и их

причины указание даты первой передачи документов на государственное хранение место передачи степень сохранности документов. В третьем разделе обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда научно - справочный аппарат к фонду использование документов фонда в каких целях. Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения

структуры, функций организации и т.д. Историческая справка часть ее представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью. В первом разделе исторической справки к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив если она не была создана в архиве. Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

Справки подписываются исполнителем и заведующим архивом лицом, ответственным за архив. Историческая справка печатается в 4-х экземплярах три вместе с описями передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в ведомственном архиве. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки. Историческая справка к небольшим по объему фондам, имеющим хронологически - структурную систематизацию

дел в описи, может заменять предисловие к первому годовому разделу сводной описи дел. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно взять по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. В исторические справки включаются сведения о датах создания, реорганизации и ликвидации, переименованиях,

подведомственности если она неясна из названия фонда или менялась в процессе деятельности учреждения и функциях фондообразователя названиях учреждений-предшественников и правопреемников наличии более чем трех незадокументированных периодов значительной утрате документов наличии документов фондообразователя в других фондах или архивах наличии документов других учреждений документах, выходящих за хронологические рамки существования фондообразователя. При наличии в архиве фондов учреждений, документы которых отложились

в данном фонде или выходят за хронологические рамки его деятельности, указывается номер фонда. В исторических справках фондов первой категории указывается структура фондообразователей. Ряд структурных подразделений фондов первой категории органы власти и управления имеют собственные архивные фонды, поэтому история структурных подразделений в справках не приводится. К объединенным архивным фондам составлены общие исторические справки, в которых оговариваются особенности

исторического развития отдельных фондообразователей. Исторические справки к групповым характеристикам фондов содержат характеристику общего направления деятельности организаций и общие для всех фондов сведения по истории фондообразователей. Индивидуальные сведения включены в исторические справки к каждому конкретному фонду. В групповой характеристике сельсоветов, в случае изменения конкретными сельсоветами административно-

территориальной принадлежности, характеристика фонда приводится по последнему месторасположению фондообразователя. В районе первоначального местонахождения сельсовета указывается лишь номер фонда со ссылкой на последнее местонахождение, например Ишимский районГромышевскийФ.Р-1498 см. сельсоветы Зырянского районаЗырянский районГромышевский, с. Громышево 1924-не уст.Ф.Р-1498, 6 ед. хр, 1931,1933,1939 гг.

Создан в 1924 г. Входил в состав Колыонской волости Мариинского уезда. С 4 сентября 1924 г. по 5 марта 1932 г в состав Ишимского района. В исторические справки не включалась информация об общих типовых переименованиях советов и их структурных подразделений, происходивших в связи с принятием Конституций 1936 и 1977 гг - в советы депутатов трудящихся в 1939 г. и советы народных депутатов в 1977

г. Исторические справки на фонды личного происхождения составлены с учетом значимости личности фондообразователя в истории Томской области, его вклада в развитие науки, искусства, культуры и состава документов фонда. В историческую справку на архивную коллекцию включены сведения о времени и обстоятельствах ее создания. Основная информация о составе и содержании документов включена в аннотации к фондам. При составлении аннотаций применялся дифференцированный подход к подаче информации с учетом категории

фонда, значимости фондообразователя, состава и содержания документов. Для многоаспектных и информативных фондов первой категории и ряда фондов второй категории состав документов дается по темам, вопросам, отражающим основные и наиболее характерные для истории области направления деятельности. Внутри тематических групп документы располагаются в порядке значимости. Для узкоотраслевых фондов второй категории, фондов предприятий, организаций, учреждений аннотации составлены

преимущественно по номинальному принципу. С учетом интересов потребителей информации и справочной службы архива и в связи с отдаленностью региона в аннотациях приводится информация о наличии документов высших органов власти и управления. Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, выяснить когда поступил фонд на хранение степень его сохранности объем фонда крайние даты документов. В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического

использования. К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки. Раздел третий Определение границ архивного фонда Далеко не из каждого документального фонда может быть сформулирован архивный. Кто же может быть фондообразователем Прежде всего, следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которой являются

наличие правового акта об образовании учреждения акт, устав, указ, декрет, закон, положение самостоятельный баланс, смета, счет в банке штатное расписание самостоятельное ведение делопроизводства бланк, гербовая печать и т.др Вмеси с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс. В Основных правилах работы государственных архивов 1984 г. даны правила определения границ фонда в

случае реорганизации, эвакуации учреждения и др. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности организации или если в фонд организации были в свое время переданы не завершенные делопроизводством дела организации - предшественника и т.д.

Хронологическими границами фонда являются фонда организации - официальные даты образования и ликвидации организации объединенного фонда - даты образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав фонда коллекции - даты самого раннего и позднего документа в составе коллекции 1 Определение хронологических границ фонда организации в связи с введением или изменением административно - территориального деления

При введении нового административно - территориального деления документы вновь образованных местных советских органов власти и органов управления составляют новые фонды. Если при изменении границ республик или административно - территориальных единиц краев, областей и т.п. сохраняются входившие в их состав более мелкие единицы округа, районы, аймаки, территории сельсоветов и т.п то документы их органов власти и органов управления до и после изменения границ республик и административно

- территориальных единиц составляют единые фонды. Документы органов государственной власти и органов государственного управления города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования независимо от изменений административно - территориального деления составляют единые фонды. Документы территориальных объединений, общественных организаций профессиональных, научных, культурно - просветительных, спортивных и др. и органов их управления до и после введения или изменения административно

- территориального деления фондируются так же, как документы органов государственной власти и государственного управления. Документы промышленных, банковских, хозяйственных, культурных, медицинских учреждений, учебных заведений, колхозов, совхозов и т.п. до и после изменения административно - территориального деления составляют единые фонды. Документы органов административно - хозяйственного управления специальных ведомственных округов, отделений, районов, участков военных, путей сообщения, почтовых, учебных и др образование и

ликвидация которых не зависят от изменения административно - территориального деления, составляют единые фонды Основные правила работы ведомственных архивов 263 от 05.09.85 с. 29 2 Определение хронологических границ фонда в связи с реорганизацией организации - фондообразователя Документы организации, временно прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате войн и стихийных бедствий, а затем восстановленной с теми же функциями, являются единым

фондом. Документы организации, образованной с тем же названием, под которым существовала ликвидированная ранее организация, или с несколько измененным названием, составляют новый фонд, если организация получила функции, отличные от функций ликвидированной организации. Пример. Документы Министерства радиотехнической промышленности СССР, существовавшего до 1957 г и документы Министерства радиопромышленности

СССР, созданного в 1965 г составляют разные фонды. При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой организации составляют отдельные фонды. Пример. В связи с разделением в 1946 г. Народного Комиссариата нефтяной промышленности СССР на Наркомат нефтяной промышленности восточных районов

СССР и Наркомат нефтяной промышленности южных и западных районов СССР документы двух созданных наркоматов составляют новые фонды. Переименование организации или частичное изменение ее названия, передача ее из одного ведомства в другое, изменение подчиненности организации внутри ведомства, ее местонахождения, структуры, не сопровождавшиеся изменениями первоначальных функций, не являются основанием для разделения ее документов на разные фонды.

Расширение или сужение круга ведения, объема прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения и положения в данной ведомственной или административно - территориальной системе центральное, краевое, областное и т.п. не является основанием для разделения ее документов на разные фонды. Пример. Единый фонд составляют документы Ленинградского областного исполнительного комитета до и после выделения из территории

Ленинградской области новых областей Новгородской и Псковской. Выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им ряда функций первой не является основанием для разделения ее документов на два или несколько фонда. Пример. Документы Министерства легкой промышленности СССР после выделения из него Министерства текстильной промышленности

СССР с 1946 г. по 1948 г. и с 1955 г. по 1956 г. составляют один фонд. Иногда возникают затруднения по определению крайних дат документов архивного фонда учреждения и архивного фонда личного происхождения. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника.

Крайние даты документов архивного фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты Основные правила работы ведомственных архивов 263 от 05.09.85 с. 29 Раздел четвертый Определение фондовой принадлежности документов. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации

и проводится на основе изучения документов организации и определения их принадлежности к составу документации данной организации - фондообразователя. Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основании непосредственного изучения документов. Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где

указывается официально принятое полное, а в скобках сокращенное название учреждения - фондообразователя и название структурной учреждения, в деятельности которого возникли документы. Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если делу не повезло и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов Архивоведение Учебник для нач. проф. Образования

Учеб. пособие для спец. проф. образования Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова Под ред. В.П. Возлова 2-е изд перераб. и доп. М. Издательский центр Академия, 2004. с 189. При определении фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены их фондовая принадлежность определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему

функции и вопросы деятельности организации, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение копии оттиски исходящих документов относятся к фонду той организации, которая является автором документов фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию организации, которое указано в документе, по подписи автора.

Фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих автор. Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя. Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливаются по косвенным признакам содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т.п

Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими. Документы организации и ее первичных общественных организаций профсоюзной, ДОСААФ, Общества Красного Креста и Красного Полумесяца и др. составляют один фонд. Дела, производство которых велось последовательно в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством.

При ликвидации организации с передачей ее функций другой организации законченные делопроизводством дела включаются в состав фонда ликвидированной организации, а незаконченные делопроизводством - в состав фонда организации - преемника Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в фонд получившей их организации. В случае обнаружения ошибочно включенных в фонд документов они должны быть выделены и присоединены

к тому фонду тем фондам, к которому которым они относятся. Один и тот же фонд организации составляют документы до и после ее реорганизации преобразования, если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности, а выразилась в расширении или сужении ее задач и компетенции до и после изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т.п. до и после полного или частичного изменения в результате реорганизации, присвоения

ей почетного имени, награждения орденом, изменения административно - территориального деления, перемещения из одного района в другой и т.д. временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями. Разные фонды составляют материалы союзного министерства комитета, главного управления и созданного на его базе в результате реорганизации преобразования республиканского министерства республиканского министерства комитета и созданного на его базе союзного министерства центрального органа государственной

власти и государственного управления автономной республики и союзной республики, если последняя создана в результате преобразования автономной республики в союзную центрального органа государственной власти и государственного управления союзной и автономной республики, если последняя создана в результате преобразования союзной республики в автономную. Фонд является основной классификационной и учетной единицей документов ведомственного архива и дроблению не подлежит. Каждому фонду коллекции, поступившему в ведомственный

архив, присваивается название и номер. Название фонда соответствует официальному названию фондообразователя. Заключение Подводя итог изучению работ по фондированию документов можно сказать, что это очень трудоемкий процесс, требующий повышенной внимательности. Потому что, уже на предварительных этапах работы необходимо изучить историю фондообразователя, познакомится с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, с задачами и функциями, возложенными

на него, определить масштаб деятельности фондообразователя. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями. Составить историческую справку, в которой необходимо раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Также были рассмотрены такие этапы работы как определение границ архивного фонда и определение фондовой принадлежности документов. Определение фондовой принадлежности документов заключается

в отнесении их к фонду соответствующей организации и определения их принадлежности к составу документации данной организации фондообразователя. Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основании непосредственного изучения документов. Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках сокращенное название

учреждения фондообразователя и название структуры учреждения, в деятельности которого возникли документы. Фондирование документов является весьма актуальной на сегодняшний день темой. Потому что часто возникает вопрос, присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд. Список использованной литературы и источников Литература 1 Архивоведение Учебник для нач. проф. Образования

Учеб. пособие для спец. проф. образования Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова Под ред. В.П. Возлова 2-е изд перераб. и доп. М. Издательский центр Академия, 2004. 276 с. 2 Крайская З.В Челлини Э.И. Архивоведение. Учебник для средних специальных учебных заведений М. Издательство НОРМА, 1996. 224С. 3 Организация работы с документами

УчебникПод ред. проф. В.А. Кудряева. 2-е изд перераб. и доп. М. ИНФРА-М, 2002 Серия Высшее образование. 592 с. Источники 1 ГОСТ Р 51141 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения 2 Основные правила работы ведомственных архивов 263 от 05.09.85 3 httprambler.ru 4 httpglossary.ru 5 httpkm.rukonsplushtml