делопроизводство

Организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. К организационно-правовым документам относятся: устав организации; положение об организации; учредительный договор; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламент; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции по определённым направлениям деятельности; должностные инструкции работников; правила внутреннего

трудового распорядка (положение о персонале) и др. Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия организации, учреждения. Типовая структура устава не государственной организации закреплена в «Унифицированной системе организационно-распорядительной документации».4 В ГК РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной организационно-правовой формрй.1.Общие положения: официальное название

организации; её статус; местонахождение (почтовый адрес); основания, на которых создана организация; предмет и цели деятельности; наличие товарного знака, фирменного бланка, печати; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств. 2. Акционерный капитал (уставной капитал): размеры вкладов каждого учредителя; условия увеличение или уменьшения уставного фонда; регламент прав участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации. 3.Порядок деятельности: цели, виды деятельности; механизм

отношений с другими организациями; определяются права участников. 4.Управление: регламент состава органа управления и их полномочий. 5.Учёт и отчётность; распределение прибыли: порядок ведения бухгалтерской и статистической отчётности; порядок преставления сведений в налоговые органы; порядок подведения итогов о финансовой деятельности; порядок распределения прибыли. 6.Прочие накопления: устанавливаются доп. фонды (страховой, резервный).

7.Прекращение деятельности: порядок ликвидации или реорганизации, порядок рассмотрения споров. Положения – правовые акты, определяющие состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях,

положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие разделы: • Общие положения; • Цели и задачи; • Функции; • Права и обязанности; • Руководство; • Взаимоотношения с другими подразделениями. Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает

руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения. Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц. Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем

организации или специальным распорядительным документом. Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: •

Общие положения; • Должностные обязанности; • Права; • Ответственность; • Взаимоотношения. Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения;

текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью. Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений,

должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом.

Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью. Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: • статус коллегиального или совещательного органа; • порядок планирования работы; • порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; • внесение материалов на рассмотрение; • порядок рассмотрения материалов

и принятия решений на заседании; • ведение протокола заседания; • оформление решений коллегиального или совещательного органа; • порядок доведения решений до исполнителей; • материально-техническое обеспечение заседаний. Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты: • наименование учреждения (организации); • вид документа; •заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа); • вид документа; • дата; • место составления;

• гриф утверждения; • текст, подпись. Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально. Организационные документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа, или вышестоящей

организацией. б) Составьте проект приказа по УПО об утверждении Инструкции по делопроизводству. В тексте приказа укажите, что Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в Министерствах, ведомствах РФ, утвержденной 24.06.06 г. № 1118-р, и на основании ГОСТа Р6-30-03. В инструкции указаны порядок прохождения документов и стандарты на

ОРД. В приказе необходимо утвердить инструкцию и поручить зав. канцелярией Ивановой В.В. обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства в УПО и установить контроль за соблюдением требований инструкции. ООО «Банкеты» ПРИКАЗ 15.04.2010 г. №01 Москва Об утверждении Инструкции по делопроизводству. В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности

фирмы, упорядочения правил делопроизводства и улучшения ведения учёта документооборота, Приказываю: 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству, разработанную главным юрисконсультом Петровым А.А в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в Министерствах, ведомствах РФ, утвержденной 24.06.06 г. № 1118-р, и на основании ГОСТа Р6-30-03 в которой указаны порядок прохождения документов и стандарты на

ОРД. 2. Поручить зав. канцелярией Ивановой В.В. обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства в УПО и установить контроль за соблюдением требований инструкции. Директор Демченко С.А. Задание № 15 а) Перечислите информационно-справочные документы. Какое основное предназначение этих документов. Справочно - информационные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно – правовых и распорядительных документов.

Носят вспомогательный характер. К ним относятся: служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др. Служебное письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста. Для писем установлен специальный бланк – бланк письма. В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты: гербы

РФ, субъектов РФ; эмблема или товарный знак; код организации, ОГРН юр. лица, ИНН/КПП; код формы документа; наименование, справочные данные об организации ; дата документа; регистрационный номер документа; адресат; резолюция; заголовок тексту и текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф, визы согласования документа; оттиск печати; отметка об исполнителе, об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организации; идентификатор

электронной копии документа. К служебному письму предъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТа Р 6.30-2003.Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: письма, требующие письма - ответа; письма, не требующие письма – ответа. Первая группа: письмо – просьба; письмо – обращение; письмо – предложение; письмо – запрос. Вторая группа: письмо – предупреждение; письмо – напоминание; письмо – подтверждение; письмо – приглашение;

письмо- отказ; письмо - извещение; сопроводительное письмо; гарантийное письмо; информационное письмо и пр. Письма также можно разделить на простые (одноаспектные) и сложные (многоаспектные). Служебное письмо подписывается руководителем, его заместителем или руководителем подразделения. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Ведётся во время заседания секретарём или специально

назначенным лицом. Протоколы делятся на: полные; краткие; стенографические. Краткий протокол содержит: указание фамилии докладчика; темы доклада; фамилии выступавших; принятые решения. Полный протокол содержит: к выше сказанному, краткую запись выступлений докладчиков и участников. Стенографический протокол содержит: полную запись всего хода заседания. Протокол подписывается председателем и секретарём заседания.

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. В зависимости от назначения акты могут быть различных видов: акты приёма-передачи дел; акты экспертизы; акты ликвидации; акты списания материальных ценностей; коммерческие акты; акты инвентаризации и др.20 Реквизиты акта: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту, текст; подпись.

Акты утверждаются руководителем организации, его замами или органами коллегиального управления, или вышестоящей организацией. Информационная справка – документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждения каких-либо фактов, событий. Реквизиты справки: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; адресат; текст; подпись; оттиск печати.

Справки бывают служебного и личного характера. Как правило, адресуются руководителю организации или в вышестоящую организацию. Справки бывают внутренними и внешними. Подписываются руководителем и заверяются печатью. Докладная записка – составляется в случаи необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах или событиях. Могут содержать: выводы и предложения по излагаемому вопросу; отчёт о проделанной

работе. Докладные записки могут быть: инициативная; информационная: внутренняя: внешняя. Реквизиты докладной записки: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; заголовок, адресат, текст; подпись. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Подписываются они составителем. Также к справочно-информационным документам относятся телефонограммы и телексы. б) Составьте докладную записку для следующей ситуации: Менеджер отдела оптовых продаж договорился о поставках нового товара в сеть магазинов «Квартал». Для скорейшего знакомства потребителя с товаром и повышения объема продаж было принято решение о размещении в торговых точках товара с рекламными листками. Однако на складе этого товара в достаточном количестве

не оказалась. Возникла необходимость заказать товар на центральном складе фирмы. Докладную менеджер составил на имя начальника отдела оптовых продаж. Отредактируйте и определите вид докладной записки. Отдел оптовых продаж Начальнику отдела оптовых Докладная записка продаж г-н Иванову И.И. 15.04.2010г. №01 Москва О продвижении товара в сети

Магазинов « Квартал». Мы достигли договорённости с сетью магазинов «Квартал» о поставках нашего нового товара «Лакомка». Для скорейшего знакомства потребителя с товаром и повышения объема продаж было принято совместное решение о размещении в торговых точках «Лакомки» с рекламными листками. Для реализации этих договорённостей необходимо поставить с нашего склада180 «Лакомок» не позднее 24.04 2010г. На складе нашего филиала имеются в наличии 155 единиц товара.

Прошу Вас заказать на Центральном складе 25 «Лакомок» в срок до 20.04.2010г. Менеджер отдела продаж Демченко С.А. Это инициативная докладная записка, написанная с целью обратить внимание начальника на проблему и побудить его к активным действиям. Задание № 25 а) Составьте и оформите гарантийное письмо. ЗАО «Космос» обращается с просьбой в ООО «Компьютеры и сети» провести автоматизацию бухгалтерского

учета и установить программы «1С:Бухгалтерия» и «1С: Зарплата». Оплата гарантируется со счета в банке. Вам бухгалтеру ЗАО «Космос» поручено подготовить служебное письмо в адрес ООО «Компьютеры и сети». Недостающие реквизиты оформите произвольно. ЗАО «Космос» Ул.Таганская, д.2 , Москва, 123366, Телефон: (095)788-09-09,факс (095)788-06-06 e-mail

: cosmos @mail.ru р/с № 606326 в Таганском филиале Индустриального банка, МФО 201832 ОКПО 028847777264, ОГРН 1049287569643, ИНН/КПП 7704653289/770532876 Гарантийное письмо №01 15.04.2010г. г.Москва О проведении автоматизации Генеральному директору ООО «Компьютеры и сети» А.А.Серову Берёзовая аллея,

Москва,163020 ЗАО « Космос», в лице Генерального директора Демченко С.А действующего на основании Устава, просит Вас приступить к проведению автоматизации бухгалтерского учета и установить программы «1С : Бухгалтерия» и «1С: Зарплата» с 17.04.2010г. согласно договора № 02 от 15.03.2010г. Оплату гарантируем со счета в банке, после подписания акта приёмки работ, в течение 3-х рабочих дней.

Директор ЗАО «Космос» Демченко С.А. Гл.бухгалтер Федюнина О.Ю. М.П. Задание № 36 а) Составьте договор аренды (имущественного найма). В качестве аренды может быть предложено здание (оборудование, транспортное средство и т.п.). В договоре обязательно укажите данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащие аренде. Определите срок аренды, цель аренды, порядок, условия и сроки внесения арендной платы (можно сочетание

нескольких форм арендной платы). Договор аренды помещения № 01 г. Москва 15 апреля 2010г. Мы, генеральный директор ООО «Смак» Демченко Сергей Анатольевич, действующий на основании Устава, именуемый в дальнейшем « Наймодатель» с одной стороны и Генеральный директор ЗАО «Лакомка» Федюнина Ольга Юрьевна, действующая на основании

Устава, именуемая в дальнейшем «Наниматель» с другой стороны, далее «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем: 1.ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1Наймодатель передаёт Нанимателю во временное возмездное владение и пользование , далее Найм, для организации кондитерского производства нежилое помещение, далее по тексту «Объект», находящийся по адресу: Москва, ул.Таганская,д.2. 1.2.Объект принадлежит

Наймодателю на основании права собственности, что подтверждено Свидетельством на право собственности от 12.03.2005г. 1.3.Передача Объекта Нанимателю осуществляется на основании Акта- передачи нежилого помещения. 2.Права и обязанности сторон 2.1Наймодатель обязан: 2.1.1.Передать Нанимателю Объект в пригодном для производства состоянии.

2.1.2.Проводить собственными силами и за свой счёт ремонт помещений, согласно ГОСТу. 2.1.3.Гарантировать на момент подписания настоящего договора выполнения следующих условий: объект не сдан в аренду, не отчуждён, не заложен, в споре и под арестом не состоит. 2.2.Наниматель обязан: 2.2.1.Использовать Объекта только по назначению, для производства кондитерских изделий. 2.2.2.Своевременно производить оплату за наём

Объекта перечислением средств на расчётный счёт Наймодателя. 3.Плата за найм и порядок её внесения. 3.1.настоящимдоговором Стороны установили, что плата за наём Объекта составляет сумму в размере 10000 (Десять тысяч) рублей. 3.2.Указанный размер платы за наём является фиксированным на вест срок действия договора. 3.3.Плата за наём производится помесячно, не позднее 15 числа каждого месяца на расчётный счёт

Наймодотеля. 4.Ответственность сторон. 4.1.Стороны несут ответственность по своим обязательствам и за ненадлежащее исполнение их исполнение по донному договору. 4.2.Намодатель и Наниматель вправе досрочно расторгнуть договор Найма при условии подписания акта о расторжении обеими сторонами. 5.Порядок передачи Объекта. 5.1.Наймодатель обязуется предоставить

Нанимателю Объект во временное владение и пользование с 15 апреля 2010г. по 15 марта 2011г. 5.2.Передача Объекта Нанимателю осуществляется на основании Акта приёма-передачи нежилого помещения(Приложение №1) в двух экземплярах по одному каждой из сторон. 5.3.Передача Объекта Наймодателю оформляется Актом окончания Найма. Объект передаётся Нанимателем в состоянии, в котором он был передан в наём, с учётом естественной

амортизации (износа). 6. Срок действия договора. 6.1.Срок действия Найма устанавливается с 15 апреля 2010г. по 15 марта 2011г. 6.2.Настоящий Договор вступает в законную силу с момента подписания его сторонами. 6.3. Оплачиваемый период найма устанавливается с 15 апреля 2010г. 7. Расторжение и продление договора. 7.1.Настоящий договор, может быть расторгнут

Наймодателем без выплаты штрафных санкций в случаи: 7.1.1.Задержки Нанимателем платы на срок более чем 30 дней от срока указанного в п. 3.3. настоящего договора. 7.1.2.Систематического нарушения Нанимателем п.2.2.1.и п.2.2.2. 7.2.настоящий договор, может быть, расторгнут Нанимателем без выплаты штрафных санкций Нанимателю в случаи:

7.2.1.если Объект в силу обстоятельств, за которые Наниматель не отвечает, окажется в непригодном для найма состоянии. 7.3.Настоящий договор может быть продлён по взаимному согласию Сторон, которое оформляется дополнительным Соглашением, подписывается Сторонами не позднее последнего дня настоящего договора, указанного в п.

6.1. 8.Прочие условия. 8.1.Настоящий договор составлен в двух экземплярах, в простой письменной форме по одному для каждой стороны, имеющих равную юридическую силу. 8.2.Неотъемленной частью настоящего договора с момента его подписания Сторонами является Акт передачи нежилого помещения и Опись имущества, составленные в двух экземплярах каждый, по одному для каждой стороны.

8.3.Все споры и разногласия, возникшие между сторонами в связи с исполнением настоящего договора, решаются путем переговоров, а в случаи невозможности последних, в установленном законом порядке. Наймодатель: Наниматель: ООО «Смак» ЗАО «Лакомка» Адрес:1119002.г.Москва, Адрес:113452,г.Москва,ул.Седова,д.54. Ул.таганская, д.2. ИНН 5003019489,КПП770401001 ИНН6008023476,КПП770506002 рс № 40702810108518 рс № 40203510107643

в КБ «Газпромбанк»(ОАО)г. Москва в КБ «Росрембанк»(ОАО)г. Москва к/с 3010181020823,БИК 044525823 к/с 3050265020724, Контактный телефон: (095) 987-67-89 БИК 04557659 Факс: (095) 987-66-90 Контактный телефон: (095) 655-76-90 Факс: (095) 655-76-94 Ген.Директор Демченко С.А. Ген. Директор Федюнина О.

Ю. м.п. м.п. б) Напишите заявление на имя руководителя вашей организации о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в институт. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно. Отдел продаж ООО «Стиль» Генеральному директор Заявление от 15.04.2010г. Демченко С.А. о предоставлении отпуска Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы

для сдачи вступительных экзаменов в институт с 02.06.2010.Основание: трудовой кодекс РФ . Менеджер по продажам Федюнина О.Ю. Список литературы. 1.Гавриленко В.Г. Делопроизводство - Мн 1999. – 143 с. 2.Гавриленко В.Г. Порядок ведения делопроизводства Мн.: Право и экономика, 1998. – 92 с. 3.Лысенко Н.А.

Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция - Ростов н/Д.: Март, 2002. – 271 с. 4.Москалев В.А. Современное делопроизводство М.: Инфра–М, 2000. 5.Березина Н.М Воронцова Е.П Лысенко Л.М. Современное делопроизводство.2-еизд Питер 2005.