Гипероглавление:
Образцы основных документов управления
Практические задания по документированию 44
Состав реквизитов и места их расположения
Стандарт СТБ 6.38 – 95 устанавливает следующий состав реквизитов:
Герб республики
(или эмблема организации)
Эмблема организации
Наименование организации
ПРИКАЗ
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
ПРИКАЗ
УКАЗАНИЕ
НПО «ОРБИТА»
УКАЗАНИЕ
Директор объединения подпись И.О. Фамилия
Рис. 9. Образец указания
ПРИКАЗ
ПРОТОКОЛ
ПЕДАГОГИЧЕСКОЕ ОБЩЕСТВО РБ Секция стенографии и машинописи
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Рис. 15. Форма докладной записки
Руководитель отдела Подпись И.А. Раевская
Рис.16. Образец внутренней докладной записки
СПРАВКА
Рис. 18. Форма справки
СПРАВКА
Ст. менеджер Подпись О.Н. Соколикова
Рис. 20. Образец справки по производственной деятельности
Рис. 21. Форма заявления
Рис. 22. Образец заявления
Никифорова Тамара Алексеевна
НПО «Сож»
ООО «Меркурий» Директору НПО «Сож»
ЗАО «ИНТЕЛ-СИНТЕЗ»
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
ООО «Белорусский трикотаж»
Генеральному директору
ЗАО «АСКОНТ»
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Рис.31. Образец телефонограммы
RIVER BANK HOUSE 67, UPPER THAMES STREET,
21 Bird Street
Order 345
D.Barker
Carbon copy M Pryor
Рис. 34. Образец письма иностранному партнеру
О заказе № 345
D. Barker
Рис. 35. Перевод на русский язык письма иностранному партнеру
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ
Недостающие реквизиты оформить самостоятельно.
Подписывает письмо зам. директора института Н.В.Сахаров
СПРАВКА
СПРАВКА
А
Д
Л
О
Ф
Э
Ю
Дополнительная
--PAGE_BREAK--
продолжение
--PAGE_BREAK--Практические задания по документированию 44
Общие рекомендации по выполнению заданий на персональ-
ном компьютере (типовой алгоритм подготовки документа) 44
Тема 1. Построение формуляра-образца организационно-
распорядительных документов 45
Тема 2. Оформление приказа 45
Тема 3. Оформление выписки из приказа 47
Тема 4. Оформление распоряжения 47
Тема 5. Оформление решения 48
Тема 6. Оформление протокола 48
Тема 7. Оформление акта 49
Тема 8. Оформление внутренней и внешней докладной
записки 51
Тема 9. Оформление справок и заявлений 53
Тема 10. Составление и оформление служебного письма 55
Тема 11. Подготовка серийных документов 59
Краткий словарь терминов 62
Литература 74
Основная 74
Дополнительная 75
--PAGE_BREAK--Состав реквизитов и места их расположения
Каждый вид документа управления (акт, протокол, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Реквизит – это отдельный информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место в пространстве и времени. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, которые включают в себя несколько самостоятельных частей (гриф согласования, гриф утверждения, адресат и др.)
Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
Максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, согласно стандарту СТБ 6.38 – 95 определяется числом 32. Однако в документах конкретного вида применяется не весь набор, а гораздо меньшее число необходимых реквизитов.
Стандарт СТБ 6.38 – 95 устанавливает следующий состав реквизитов:
01 – Государственный герб Республики Беларусь;
02 – эмблема организации;
03 – код организации по Общегосударственному классификатору
Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО);
04– код документа по Общегосударственному классификатору
Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД);
05 – наименование вышестоящей организации;
06– наименование организации;
07– наименование структурного подразделения;
08– почтовый адрес отправителя;
09– коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера
факса, телефона, адрес электронной почты, Web-страницы в
Интернете и т.д.) и коммерческие данные (номер счета,
наименование банка и т.д.);
10– наименование вида документа;
11– дата документа;
12– индекс документа;
13 – ссылка на индекс и дату входящего документа;
14– место составления или издания документа;
15– гриф ограничения доступа к документу;
16 – адресат;
17– гриф утверждения документа;
18– резолюция;
19– заголовок к тексту;
20– отметка о контроле;
21– текст документа;
22 – отметка о наличии приложения;
23– подпись;
24 – гриф согласования документа;
25 – визы согласования документа;
26– печать;
27– фамилия исполнителя и номер его телефона;
28 – отметка о заверении копии;
29– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
30– отметка о переносе данных на машинный носитель;
31– отметка о поступлении документа (регистрационный штамп
входящих документов);
32 – предупредительный знак.
Расположение наиболее часто используемых реквизитов документов показано на рис.1.
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЙ
Бланк документа– это стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации.
Рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:
¨ общий бланк (для составления любых видов документов, кроме писем);
¨ бланк письма;
¨ бланк конкретного вида документа(за исключением письма).
Стандартом предусмотрено два варианта расположения реквизитов на бланках:
¨ продольный(с центровкой реквизитов заголовочной части документа в верхней части листа);
¨ угловой (размещение реквизитов заголовочной части документа в верхней левой части листа).
Для бланков используют бумагу форматов А4(210 х 297 мм) и А5(148 х 210 мм).
Все бланки документов должны иметь следующие поля:
– верхнее – 20 мм;
– нижнее – 20 мм;
– левое – 30 мм;
– правое – не менее 10 мм.
Организациям и предриятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимо иметь специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке.
--PAGE_BREAK--Герб республики (или эмблема организации)
Наименование ведомства,
учреждения, организации,
предприятия
Почтовый адрес
Коммуникационные и коммерческие данные
№
На № от
Рис. 5.Форма бланка письма с угловым расположением реквизитов
Наименование организации
ПРИКАЗ
Дата № _______
Место составления
Краткое содержание, выраженное
отглагольным существительным в
предложном падеже, начинается
предлогом «О»
Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях. Распорядительная часть начинается словом
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения, предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме, срок исполнения.
2. Полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения (если в пункте приказа несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт):
2.1. Предписываемое действие и срок исполнения.
2.2. То же.
3. Последний пункт приказа определяет контроль за исполнением приказа возложить на … (указывается структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль – наименование должности, инициалы, фамилия пишутся в винительном падеже).
Наименование должности
руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Визы
Рис. 6. Форма приказа
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«СВЯЗЬИНВЕСТ»
ПРИКАЗ
_________ № ________
г. Минск
Об увеличении уставного капитала общества
В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.2002 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 16.07.2001
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителю Юридического отдела Савчуку М.М. в срок до 01.03.2002 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Республиканскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.
2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.03.2002 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Республики Беларусь.
3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.
Генеральный директор Подпись И.Н. Шухов
Визы
В дело 01-05
ПодписьРасшифровка подписи
Дата
Рис.7. Образец приказа
Наименование организации
(предприятия)
УКАЗАНИЕ
00.00.0000 №____
Место составления
Заголовок к тексту, начинается предлогом «О»
Текст констатирующей части указания обычно начинается устойчивыми формулировками: В соответствии…; В целях….; Во исполнение…. и т.д.
Распорядительная частьуказания начинается словом
ОБЯЗЫВАЮ (пишется от поля, крупно).
Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в обязанности по должности, то распорядительная часть начинается словом
ПРЕДЛАГАЮ:
Текст каждого пункта излагается в повелительной форме и строится по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения) – действие (глагол в неопределенной форме) – срок исполнения.
В последнем пункте указания определяется должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением (Контроль за исполнением указания возложить на.….).
Наименование должности руководителя
или одного из заместителей Подпись Инициалы, фамилия
Визы
Рис. 8. Форма указания
продолжение
--PAGE_BREAK--НПО «ОРБИТА» УКАЗАНИЕ
00.00.0000 №_____
О графике отпусков на ____г.
Для составления графика отпусков на ____ г.
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Руководителям структурных подразделений представить секретарю списки работников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в ____ г. Срок представления списков – «___» _________ г.
2. Секретарю составить сводный график отпусков работников предприятия на _____ г. и представить его на утверждение директору объединения. Срок представления графика – «___» _________ г.
Директор объединения подпись И.О. Фамилия
Визы
В дело № ____
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Рис. 9.Образец указания
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
ЗАКРЫТОГО ТИПА «ОМЕГА»
ПРИКАЗ
03.02.2002 № 8-л/с
г. Витебск
По личному составу
1.
ПРИНЯТЬ:
1.1. ОРЛОВА Сергея Васильевича на должность начальника лаборатории № 2 с 03.02.2002 с трехмесячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: заявление Орлова С.В. с визами.
1.2. ВАКУЛИЧ Ирину Федоровну на должность главного специалиста отдела № 6 с 15.02.2002 на 2 года по контракту.
Основание: 1. Заявление Вакулич И.Ф.
2. Контракт с работником, имеющим право на пенсию, от 07.01.2002 № 2.
2.
ПЕРЕВЕСТИ:
2.1. МИШИНУ Татьяну Степановну, специалиста отдела маркетинга, на должность ведущего специалиста отдела реализации готовой продукции с 10.02.2002 с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: 1. Заявление Мишиной Т.С.
2. Докладная записка начальника отдела реализации готовой продукции А.Р.Пискунова.
3.
ПРЕДОСТАВИТЬ:
3.1. МИРОНОВУ Сергею Петровичу, специалисту отдела маркетинга, учебный отпуск на 15 дней с 10.02.2002 по 25.02.2002 для сдачи экзаменов зимней сессии в институте.
Основание: 1. Заявление Миронова С.П.
2. Справка-вызов на сессию МГЛУ.
3.2. САНЬКО Нине Аркадьевне, экономисту редакционного отдела, очередной отпуск с 08.02.2002 по 02.03.2002 на 24 рабочих дня за 2001 год.
Основание: заявление Санько Н.А., график отпусков.
4.
УВОЛИТЬ:
4.1. ДРОЗДОВУ Алису Федоровну, бухгалтера, 20.02.2002 по собственному желанию по уходу за ребенком, ст. 31 КзоТ Республики Беларусь. Очередной отпуск использован по 18.12.2001.
Основание: заявление Дроздовой А.Ф.
4.2. ЯСЬКОВИЧ Павла Андреевича, старшего специалиста отдела снабжения, 01.04.2002 в связи с сокращением численности работников в соответствии со ст. 33 КЗоТ Республики Беларусь.
Очередной отпуск использован по 01.06.2001.
Основание: приказ Генерального директора от 15.01.2002 № 8 «О сокращении численности работников».
5. КОМАНДИРОВАТЬ:
АРТУРОВА Олега Георгиевича, технолога, в Москву в Академию наук на три дня с 13.02.2002 по 16.02.2002 для представления научной разработки.
Основание: распоряжение главного инженера завода
Генеральный директор Подпись А.С.Воронов
Визы: главного инженера
главного бухгалтера
начальника отдела кадров
С приказом ознакомлены:
Подпись
И.Ф.Вакулич
03.02.2002
Подпись
С.В.Орлов
03.02.2002
Подпись
С.П.Миронов
04.02.2002
Подпись
Н.А.Санько
04.02.2002
Подпись
А.Ф.Дроздова
04.02.2002
Подпись
П.А.Яськович
04.02.2002
Подпись
Т.С.Мишина
04.02.2002
Подпись
О.Г.Артуров
04.02.2002
В дело 01-03
Подпись Расшифровка подписи
05.02.2002
Рис. 10. Образец сводного приказа по личному составу
Наименование организации
(предприятия)
продолжение
--PAGE_BREAK--ПРОТОКОЛ
00.00.0000 №____
Место составления
Заголовок (вид коллегиальной работы
и наименование коллегиального органа)
Председатель – И.О.Фамилия
Секретарь – И.О.Фамилия
Присутствовали: должности, фамилии, инициалы*
Приглашенные: должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О….(наименование вопроса, форма изложения, должность, И.О.Ф.)
2. О….(наименование вопроса, форма изложения, должность, И.О.Ф.)
1.СЛУШАЛИ:
Фамилия, И.О. – запись выступления или (текст доклада прилагается)
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия, И.О. – краткая запись выступления
Фамилия, И.О. – краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
1.1. ………(по схеме: действие – исполнитель – срок)……..
1.2. ….…..(по схеме: действие – исполнитель – срок)……..
Голосовали: «за»………чел.**
«против»……………….чел.
«воздержались…………чел.
2.СЛУШАЛИ: Оформляется по аналогичной схеме:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ
Председатель Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
* Если количество присутствующих более 15 чел., то указывается их общее количество и в скобках – «список прилагается».
** Указывается при необходимости
Рис. 11.Форма полного протокола
ПЕДАГОГИЧЕСКОЕ ОБЩЕСТВО РБ
Секция стенографии и машинописи
ПРОТОКОЛ
03.02.2002 № 4
г. Гродно
совещания преподавателей
стенографии, машинописи
Председатель – Е.А.Нестерук
Секретарь – А.Т.Шустова
Присутствовали: 27 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О республиканском совещании преподавателей стенографии и машинописи и письме Центрального Совета педагогического общества. Информация преподавателя стенографии К.С.Решетниковой.
2. Об организационно-распорядительной документации. Доклад заведующей общим отделом издательства «Пламя» И.Н.Кругловой.
1.СЛУШАЛИ:
Решетникова К.С. – На совещании в Минске решались организационные и методические вопросы преподавания стенографии и машинописи. Предлагается организовать на местах конкурсы на лучшую стенографистку и машинистку города, области и т.д.
ВЫСТУПИЛИ:
Митина В.Ф.– На уроках стенографии следует использовать материал, включающий сокращения по отраслям науки и техники.
Долгих Л.П. – Для проведения тренировок по машинописи рекомендуется использовать музыкальное сопровождение.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Познакомить преподавателей курсов, школ, ПТУ с рекомендациями Центрального Совета педагогического общества РБ.
1.2. Внести изменения в изучение теории стенографии по материалам нового учебника в планы на следующий учебный год.
2.СЛУШАЛИ: Оформляется так же, как и первый вопрос.
Председатель Подпись Е.А.Нестерук
Секретарь Подпись А.Т.Шустова
Рис. 12. Образец полного протокола
Наименование организации
(предприятия)
АКТ
________ № _____
Место составления
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
(предприятия)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Заголовок к тексту
Основание: распорядительный (или нормативный) документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта.
Составлен комиссией:
Председатель – должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии: 1. – должность, инициалы, фамилия
2. – должность, инициалы, фамилия
Присутствовали: 1. – должность, инициалы, фамилия
2. – должность, инициалы, фамилия
Текст констатирующей части акта с указанием периода времени работы комиссии. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов. Могут содержатся выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты.
Составлен в …. экземплярах:
1 –й экз. – местонахождение экземпляра (кому, куда)
2 –й экз. – местонахождение экземпляра (кому, куда)
3 –й экз. – местонахождение экземпляра (кому, куда)
Приложение: текст приложения, если оно есть.
Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи
Подпись Расшифровка подписи
С актом ознакомлены: Подпись Расшифровка подписи
Дата
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Рис. 13. Форма акта
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ФАКЕЛ»
продолжение
--PAGE_BREAK--АКТ
11.02.2002 №3
г. Борисов
О проверке кассы
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Подпись А.В.Бережков
13.02.2002
Основание: приказ генерального директора АО «ФАКЕЛ» от 07.02.2002 №8 «О проведении ревизии материальных и денежных ценностей»
Составлен комиссией:
Председатель – коммерческий директор Н.А. Красин
Члены комиссии: 1. Главный бухгалтер С.М.Мирская
2. Бухгалтер Б.Е. Панкратов
Присутствовала: кассир К.В.Ларина
11.02.2002 комиссия проводила ревизию кассы АО «ФАКЕЛ».
В результате проведения ревизии комиссия установила:
1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 11.02.2002 согласно кассовой книге и данным бухгалтерского учета должен составлять __________ рублей.
2. Фактический остаток наличных денег в кассе составляет _______ руб.
3. Недостача наличных денег в кассе составляет ____________ рублей.
Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира К.В.Лариной.
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экземпляр – в дело № 2–04
2-й экземпляр – в бухгалтерию
Приложение: объяснительная записка кассира К.В.Лариной на 1 л. в 1 экз.
Председатель комиссии Подпись Н.А.Красин
Члены комиссии: Подпись С.М.Мирская
Подпись Б.Е.Панкратов
С актом ознакомлена: Подпись К.В.Ларина
11.02.2002
Рис. 14. Образец акта
Наименование организации
(предприятия)
или структурного
подразделения
Наименование должности
(включаянаименование
организации)
в дательном падеже
г-ну Фамилия, инициалы
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000 №____
Место составления
Заголовок к тексту,
начинается предлогом «О»
Машинописный текст докладной записки печатается через 1,5 интервала.
Текст состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для составления докладной записки. Во второй части приводятся выводы и предложения о конкретных действиях.
Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время (по состоянию на ….; за период с 00.00.0000 по 00.00.0000) включается в заголовок.
Приложение: текст приложения оформляется в соответствии с СТБ 6.38-95
Наименование должности Подпись Инициалы, фамилия
Рис. 1
5. Форма докладной записки
Отдел новых проектов Генеральному директору
агентства
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА г-ну Петрову И.Л.
10.03.2002 № 3
Об увеличении штатной
численности отдела
Для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы
В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики БГУ или Школы рекламы.
продолжение
--PAGE_BREAK--Руководитель отдела Подпись И.А. Раевская
Рис.16. Образец внутренней докладной записки
Научно-исследовательский
историко-архивный отдел
Заместителю директора
краеведческого музея
Полетаеву Ю.В.
ОБЬЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
21.09.2002
О поломке экспоната
20 сентября 2002г. в зале №3 посетителями был поврежден макет древней крепости. Поломка была совершена в мое отсутствие, так как с 5 сентября я замещаю на 0,5 ставки музейного смотрителя отдела природных ресурсов и обхожу закрепленные за мной залы по специальному графику.
Музейный смотритель личная подпись Б.Н.Сумароков
Рис. 17. Образец объяснительной записки
Наименование организации Адресат
Справочные данные
об организации
СПРАВКА
00.00.0000 №____
Место составления
Заголовок к тексту
Текст___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ .
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
Рис. 18. Форма справки
Закрытое Акционерное ЖЭС – 17
Общество «ДВИНА»
пр. Жукова, 29
220045, Минск
Тел. 229 39 45
СПРАВКА
22.08.2002 №15
Кирсанова Ольга Петровна работает в ЗАО «Двина» в должности экономиста отдела маркетинга с окладом …………… руб. в месяц.
Общий трудовой стаж Кирсановой Ольги Петровны, проживающей по адресу: ул. Нестерова, д.3, кв. 178, г. Минск, составляет 19 (девятнадцать) полных календарных лет.
Справка выдана по состоянию на 01.02.2002.
Начальник отдела кадров Подпись В.Р.Гарин
Главный бухгалтер М.П. Подпись М.И.Лыткина
Рис. 19.Образец справки с места работы
Отдел перевозок Генеральному директору
компании
СПРАВКА г-ну Савельеву М.М.
02.07.2002№ 35
Об организации авиаперевозок
туристов по состоянию на 01.07.2002
К началу туристического сезона нашей компании было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Белавиа», следующих чартерным рейсом в Римини (Италия).
К 01.06.2002 численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с отправкой туристов из-за нехватки посадочных мест. Самолеты авиакомпании «Белавиа» имеют 180 посадочных мест. Но предоставить большее число мест нашей компании она не имела возможности.
Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT», которая имеет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини.
Ст. менеджер Подпись О.Н. Соколикова
Рис. 20.Образец справки по производственной деятельности
Наименование структурного Адресат
подразделения
ЗАЯВЛЕНИЕ Резолюция
руководителя
00.00.0000
Текст___________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________
Должность сотрудника Подпись Расшифровка подписи
продолжение
--PAGE_BREAK--Рис. 21. Форма заявления
Библиотека завода Директору завода «Прогресс»
г-ну Аристову П.Л.
ЗАЯВЛЕНИЕ
25.07.2002
Прошу перевести меня в филиал № 2 на вакантную должность заведующего библиотекой в связи с увольнением Зайкевич Е.Т.
Библиотекарь Личная подпись Н.Н.Савич
Рис. 22. Образец заявления
Никифорова Тамара Алексеевна
Переводчик
ул. Нестерова, д.32, кв. 47
220036, г. Минск
тел. +375 (17) 245 7839
Дата рождения: 5 мая 1977
Семейное положение: Замужем, имею сына и дочь.
Цель: получение должности декана факультета иностранных языков.
Образование:
2000 – настоящее время
Белорусский государственный институт международных отношений – аспирантура по специальности «Международные отношения и средства массовой информации»
1993 – 1999
Белорусский государственный университет – диплом по специальности «Английский язык и литература».
Трудовая деятельность:
1998 – настоящее время
Техникум авиационного приборостроения. Преподаватель английского языка.
1997 –1998
Вечерняя школа № 27. Секретарь учебной части.
Специальные знания:
Свободное владение английским и немецким языками.
Опыт работы на компьютере по программам: MS WINDOWS, MS WORD, MS EXСEL, MS ACCESS, MS POWER POINT и др.
Закончила курсы стенографии и делопроизводства.
Личная подпись Т.А.Никифорова
07.03.2002
Рис. 23. Образец резюме 1
ШАДРИН ВЛАДИМИР ПЕТРОВИЧ
216001, Курск, ул. Оболенского, 82, кв. 16. Тел.: (7512) 96-12-53 (дом.)
ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ21 мая 1965 г., г. Курск
ЦЕЛЬПолучение должности коммерческого директора в торговой компании.
ОБРАЗОВАНИЕ
1993 — Курсы по маркетингу при учебном центре «Просперити»
1989-1990 — Курсы английского языка при КГУ.
1982-1987 — Курский государственный университет, экономический факультет. Диплом экономиста по специальности «Планирование народного хозяйства».
ОПЫТ РАБОТЫ
04.1998-н/время. Фирма «ПЛЮС» (Россия, г. Курск), начальник отдела продаж. Оптовая торговля продовольственными товарами (консервы, сухие супы).
Функции: организация продаж, контакты с розничными торговыми предприятиями, составление договоров, контроль за расчетами. В подчинении 3 человека. За период работы расширил сеть торговых точек с 17 до 60. Увеличил объемы продаж с $25 000 до $130 000 в месяц.
05.1993 — 03.1998. ИЧП «ФОБОС» (Россия, г. Курск), коммерческий директор. Розничная торговля продовольствием и ТНП.
Функции: закупка товаров и организация реализации через торговые точки фирмы. В подчинении 3 человека. В фирме работал со дня ее основания. Организовал 5 торговых точек (киоски, секции в магазинах) по розничной торговле. В 1995 г. оборот фирмы достиг 3,5 млрд. руб. в год.
В 1998 г. фирма прекратила существование в связи с банкротством банка.
10.1989 — 05.1993.Областная оптовая база «КурскСнабСбыт». Инженер, старший инженер, зам. начальника отдела сбыта продтоваров. Функции: организация закупок продовольствия и его сбыта через сеть магазинов базы. В подчинении 2 человека. Разработал механизм организации торговли «с колес», в результате чего практически свел к минимуму затраты на содержание складских помещений.
Дополнительная информация
06.1987 -10.1989. Служба в СА, интендант батальона.
Английский язык (разговорный уровень и работа с профессиональной документацией).
ПК-пользователь (Windows, , MS Office, Lotus Notes, Internet, E-mail).
Водительские права кат. B, опыт вождения 4 года. Имеется личный автомобиль. Женат, один ребенок.
Личная подпись В.П.Шадрин
Рис. 24. Образец резюме 2
НПО «Сож»
ул. Вокзальная, 18
246003, г. Гомель
Республика Беларусь
тел.: + 375 (23) 245 1139
факс: + 375 (23) 245 1142
E-mail: nauka@sozh.gomel.by
ООО «Меркурий»
Коммерческому директору
г-ну Ставрову А.М.
Южный городок,17
224005, г.Брест
Республика Беларусь
03.07.2002№ 03 –10/57
О расширении сотрудничества
Уважаемый Артур Матвеевич!
Продукция Вашей фирмы пользуется заслуженным спросом у наших клиентов. Мы готовы расширить сотрудничество с Вами и просим выслать нам номенклатурный перечень новых изделий Вашей фирмы.
С уважением
Директор подпись А.М.Ганич
Артузова Нина Петровна
(23) 245 1719
В дело 03-10
подпись В.И.Панич
04.07.2002
Рис.25. Образец исходящего письма-просьбы
продолжение
--PAGE_BREAK-- ООО «Меркурий» Директору НПО «Сож»
г-ну Ганичу А.М.
Южный городок, 17
224005, г. Брест ул. Вокзальная, 18
Республика Беларусь 246003, г. Гомель
Республика Беларусь
Тел./факс: +375 (23) 51 725
Р/с 6739271800043
в Брестском отделении
Белбизнесбанка Лаврову М.И
Прошу рассмотреть
20.07.2002 № 01-03/78 перечень продукции
На № 03-10/57 от 03.07.2002 и дать предложения
к 10.08.2002
Подпись Ганича
О номенклатуре продукции 25.07.
2002
ООО «Меркурий»
Уважаемый Андрей Михайлович!
Благодарим за проявленный Вами интерес к продукции нашей фирмы. По вашей просьбе направляем номенклатурный перечень интересующих Вас изделий. Будем благодарны, если Вы остановите свой выбор на представленных в нем позициях.
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
С уважением
Коммерческий директор Подпись А.М. Ставров
Жуков Н.П.
(23)51 729
В дело 02-03
Подготовлен ответ
Исх. № 02-03
/37 от 11.08.2002
Подпись М.И.Лавров
12.08.2002
Рис. 26.Образец входящего письма-ответа
ЗАО «ИНТЕЛ-СИНТЕЗ»
ул. Серова, 53
220051, г. Минск
Республика Беларусь
тел.: +375 (17) 258 2217
факс: +375 (17) 258 0463
р/с 4021176003841 в Гоперу
АКБ «Белбизнесбанк», код 847
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
27.02.2002 № 01-08/23
Директору типографии
«Новое слово»
Бархатову Н.М.
ул. Высокая, 25
260037, г. Борисов
Республика Беларусь
продолжение
--PAGE_BREAK--
Об изготовлении цветной обложки
Просим Вас отпечатать цветную обложку для книги «Организация делопроизводства и управления в офисе» тиражом 10000 экземпляров.
Оплату гарантируем.
Приложение: на 2 л. в 2 экз.
Директор Подпись Т.П.Хорошевская
Главный бухгалтер Подпись А.Р.Чистякова
В дело № 05-09
Подпись В.И.Малевич
28.02.1999
Рис. 27. Образец гарантийного письма
ООО «Белорусский трикотаж»
ул. Серова, 23
220039, г. Минск
Беларусь
тел./факс: +375 (17) 278 3549.
E-mail: beltri@trikot.minsk.by
www.belkot.by
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Генеральному директору ЗАО «АСКОНТ»
г-ну Вербицкому А.Е.
ул. Коржа, 14
220036, г. Минск
Беларусь
27.05.2002 № 03-09/28
На № 02-05/64 от 03.05.2002
О поставке изделий
Уважаемый Александр Евгеньевич!
Просим подтвердить возможность отправки в наш адрес двух контейнеров изделий Вашей компании.
Мы заинтересованы в их получении до конца текущего месяца.
Предоплату гарантируем.
Наш расчетный счет …….., банк ……… .
Директор подпись О.В.Терехов
Главный бухгалтер М.П. подпись И.О. Нестерова
В дело № 03 – 09
Подпись Т.С.Барчук
29.05.2002
Рис. 28. Образец гарантийного письма
Министерство образования
Республики Беларусь
МИНСКИЙ
ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ
ТЕХНИКУМ
ул. Широкая, 23,
220036, г. Минск
Беларусь
тел.: +375 (17) 283 6719
факс: +375 (17) 283 6721
e-mail: priem@politeh.minsk.by
www.politeh.minsk.by
Директорам школ, гимназий
и лицеев
Евдокимовой Т.Г.
Довести до сведения
учащихся школы
до 01.06.2002
Харитонов М.П.
26.05.2002
25.05.2002№ 01-09/32
Об открытии новых факультетов
Администрация техникума сообщает, что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета:
1. Информационные технологии в бизнесе
2. Юридический
Правила приема общие для всех.
Директор подпись Д.В.Сазонов
Макарова Анна Викторовна
(17) 283 1561
В дело № 03-01
Информация доведена
на собрании 28.05.1998
подпись Т.Г.Евдокимова
29.05.2002
Рис. 29. Образец информационного письма
ngrida – Interexport O.O.O
“ИНГРИДА”
01.04.2002 №215/ОР – 03
На №______ от ________
Генеральному директору
газеты “Светоч”
г-ну Тарковскому И.Д.
тел. (17) 234 91 42
факс (17) 234 83 29
О размещении рекламы
АО “ИНГРИДА”
Уважаемый господин директор!
Мы рады предложить Вашей газете для опубликования следующую рекламу:
Фирма “ИНГРИДА” производит весеннюю распродажу товаров из Латвии, Чехии, Франции со складов в Минске со скидкой от 20% до 50%.
Вам предлагаются вина, шоколадные изделия, прохладительные напитки, бытовая электротехника.
Наш адрес: Минск, ул. Декабристов, д.17
Телефон для оптовых покупателей:+375 (17) 931 46 58
Факс +375 (17) 931 46 39
С уважением
Генеральный директор подпись Карел Ультекс
Партизанский проспект, 24/1, корп. 2, тел. (17) 256 06 04, АКБ «Белстройбанк», р/с 7509364700016, код 74, телефакс (17) 256 06 21
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
01–04–2002 10:25 FROM: INGRIDA 2560621 TO:2348329 P 01/01
Рис. 30. Образец факса
Управление образования
Мингорисполкома
Начальнику управления
образования Администрации
Октябрьского района г.Минска
Морозову Н.А.
продолжение
--PAGE_BREAK--ТЕЛЕФОНОГРАММА
12.08.2002 №37
г. Минск
Передал – инспектор
А.И.Ветрова
Тел. 228 56 83
Принял – начальник канцелярии
Л.М.Ковалева
Тел. 229 36 81
13 час. 20 мин.
14 августа 2002г. в 10 час. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Орловская пл., д.6) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 2002/2003 учебном году.
Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам обязательна.
Начальник управления Подпись В.С.Бондаренко
Рис.31. Образец телефонограммы
СРОЧНАЯ
МИНСК МИНПРОМСТРОЙ РБ
г.Брест, ул. Платонова, 29, Брестпромстрой
Генеральный директор Личная подпись Ю.А.Данилов
07.02.2002 печать
Рис. 32. Образец телеграммы
11.
Seaside Travel Ltd
22.
65-70 Sunny Street, Littletown L12 7DY
Tel No. 7896 2541 Fax No. 7896 5698
33.
Your Ref SMH/CWJ
Our Ref JAP/CD
44.
17 September 200..
55.
FOR THE ATTENTION OF MR A. BAKER
66.
Baker & Company Ltd
63 The Walk
LITTLETOWN
LI25 7NK
77.
Dear Sir
88.
Travel Bag Promotion
You will remember that we wrote to you back in June, asking for a Quotation for you to supply approximately 1,000 of ypur best quality travel bags for our Christmas promotion. By return you kindly sent us a sample and a price of ₤5.00 per bag.
99.
We are now in a position to place a definite order with you for 1,250 bags. We hope the extra number will not be a problem. From the suggested colours we have decided on Burgundy. We leave the actual choice of contents to yourselves, so long as we keep within our ₤5.00 budget per bag. Your colour chart is enclosed.
We should like delivery by mid-November, and we look forward to your confirmation that this will be possible.
110.
Your faithfully
111.
Jane A Prior (Ms)
DIRECTOR
112.
Encl.
13.
Carbon copy to Mr A Plummer Happy Walkihg Holidays Ltd
Рис. 33.Образец типового письма иностранному партнеру
с использованием свободной пунктуации
Реквизиты типового письма иностранному партнеру
1. Заголовок бланка компании (эмблема и наименование фирмы, возможно указание рода ее деятельности).
2. Юридический адрес фирмы (Issuer Field):почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, факсов, название банка, адреса и телефоны представительств и филиалов. Указывается под наименованием фирмы или на нижнем поле бланка.
3. Ссылки (Reference Line).«Наша ссылка» (номер, Our Ref)обычно состоит из инициал отправителя и секретаря. Если письмо является ответом, то указывается исходящий номер инициативного письма (Your Ref).
4. Дата (Date)указывается буквенно-цифровым способом.
5. Любое специальное сообщение (Attention Line). Например, “Вниманию господина….”, “Срочно”, “Конфиденциально”.
6. Имя и адрес получателя (внутренний адрес – Address). Построчно пишется:
– имя и фамилия получателя;
– наименование компании;
– номер дома, улица;
– город;
– штат (графство), почтовый округ;
– страна.
7. Вступительное обращение (Saution). Деловое письмо начинается со слов “Dear…” .
8. Заголовок письма (Subject Line).
9. Основной текст письма (Body of the Letter), разделенный на абзацы, которые отделяются друг от друга одной чистой строкой.
10. Заключительная формула вежливости (Complimentary Close). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению получателя письма.
11. Личная подпись автора письма (Signature), ниже которой указывается ее расшифровка (имя и фамилия) и на следующей строке – должность.
12. Указание на наличие приложения (Enclosure).
13. Указание на рассылку копий данного письма (Corbon Copy Notation).
продолжение
--PAGE_BREAK--RIVER BANK HOUSE 67, UPPER THAMES STREET,
London, EC 4 V ЗАН
Your ret: RM/si Our ret: DB/ap/175 Tel.: 01 248 2217 (30 lines)
Telex: 886678 LDN
Mr R. Morrison 17 May 2002
P.Marlow & CO. LTD
21 Bird Street
London E1 6 TM
Dear MR Morrison
Order 345
Unfortunately, we have not yet received the compurters «OPTIMA 133» which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money.
We look forward to hearing from you.
Yours sincerely
D.Barker
Mr Derek Barker
Manager
Encl. Order 345
Carbon copy M Pryor
Рис. 34.Образец письма иностранному партнеру
РИВЕР БАНК 67, АППЭ ТЕМЗ СТРИТ,
Лондон, ЕС 4 VЗАН
Ваш номер: RM/si Тел.: 01 248 2217 (30 линий)
Наш номер: DB/ap/175 Телекс: 886678 LDN
Господину Моррисону 17 Мая 2002
П. Марлоу &К. Лтд
21 Берд Стрит
Лондон E1 6 ТМ
Уважаемый г-н Моррисон,
О заказе № 345
К сожалению, мы до сих пор не получили компьютеры «OPTIMA-133», которые являются частью нашего заказа. Мы будем благодарны, если Вы сможете их отправить как можно скорее, а если нет, то в этом случае верните полученные от нас деньги.
Жду вашего ответа.
Искренне Ваш
D. Barker
Г-н Дерек Баркер
Управляющий
Прил. Копия заказа 345
Копия М. Прайеру
Рис. 35.Перевод на русский язык письма иностранному партнеру
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ
Общие рекомендации по выполнению заданий на персональном компьютере (типовой алгоритм подготовки документа)
¨ Создать рабочую папку для сохранения документов, например, папку с именем группы (ДП-2002-1);
¨ Запустить MS Word;
¨ Установить удобную рабочую среду (Масштаб – По ширине страницы, Сервис – Параметры – вкладкаВид – Показать границы области текста);
¨ Установить параметры страницы (Файл – Параметры страницы):
- формат бумаги А4 или А5;
- ориентация страницы (книжная или альбомная);
- поля (верхнее – 2 см, нижнее – 2 см, левое – 3 см, правое – 1 см).
¨ Сохранить файл (пустой документ с установленными параметрами страницы) в рабочей папке группы под именем, совпадающим с именем будущего документа, например, Приказ, Акт, Справка и т.п. (Файл – Сохранить);
¨ Набрать текст документа, используя исходные данные задания, периодически сохраняя создаваемый документ;
При угловом расположении реквизитов в таких документах, как письмо, акт, докладная записка и др., для оформления заголовочной части документа рекомендуется использовать вспомогательную таблицу (Таблица – Добавить таблицу – одна строка, две ячейки). Раздельное размещение реквизитов в ячейках такой таблицы позволяет осуществлять независимое редактирование набираемой информации;
¨ Создать эмблему (логотип, фирменный знак) организации и разместить этот реквизит на верхнем или левом поле бланка документа. В качестве эмблемы можно использовать готовый рисунок их библиотеки рисунков (Вставка – Рисунок – Из файла) или создать эмблему средствами MS Paint. Для размещения эмблемы на полях бланка можно использовать вставку рисунка в кадр;
¨ Убрать (сделать невидимыми) границы вспомогательных таблиц и кадров, если таковые использовались в процессе создания документа;
¨ Выполнить предварительный просмотр подготовленного документа(Файл – Предварительный просмотр);
¨ Сохранить в рабочей папке окончательный вариант документа с тем же именем.
--PAGE_BREAK--
Подписывает справку главный бухгалтер. Оформить отметку об исполнении и направлении в дело.
9.2.Составить и оформить внешнюю служебную справку магазина №14 Минского обьединения книжной торговли генеральному директору обьединения Костромину Б.Н. о комплектовании товарных фондов в 2002 году. В тексте справки указать, что в 2002 году комплектование товарных фондов магазина происходило за счет следующих источников (в тыс. руб.):
1. Книготорговая база «Минсккнига» – 0000000.
2. Обьединение «Калибр» – 00000000.
3. Обьединение «Книгоэкспорт» – 000000000.
Подписывает справку директор магазина К.В.Сокольчик.
9.3.Составить и оформить личную справку о месте работы и заработной плате, используя следующие данные:
СПРАВКА. Дата. Индекс документа. г.Минск. Детский сад № 29 Октябрьского района г. Минска. Некрасова Юлия Васильевна работает инженером отдела снабжения Минского фарфорового завода с 00.00.0000. Должностной оклад Некрасовой Ю.В. составляет ________________. Зам. директора завода Ф.Н. Кречетов. Гл. бухгалтер С.Г. Миронова.
9.4.Составить и оформить личную справку о трудовом стаже, используя следующие данные:
СПРАВКА. Дата. Индекс. г.Минск. ЖЭС-39. Общий трудовой стаж Федоровой Марии Николаевны, главного специалиста отдела рекламы, проживающей по адресу: пр.Рокоссовского, д.17, кв.136, г. Минск, составляет 19 (девятнадцать) полных календарных лет.Справка выдана по состоянию на 01.01.2002г. Нач. отдела кадров Е.С.Воробьева.
Тема 10. Составление и оформление служебного письма
10.1.Составить и оформить гарантийное письмо со следующими данными:
Автор письма – Научно-техническая библиотека… Адрес библиотеки: ул. Филимонова, д.39, 220815, г. Брест. Дата,
№
3-
8/9
7
.
Адресат – ПТУ-15, директор Андреев К.Д., пр.Жукова, д.43, 220856, г. Брест.
Текст
письма: Уважаемый господин Андреев! Администрация библиотеки просит изготовить 15 (пятнадцать) стеллажей для книг. Чертеж и размеры стеллажей прилагаем. Оплату гарантируем.
Подписывает письмо директор библиотеки. С.В.Антонова. и главный бухгалтер В.И.Тимошин.
Недостающие реквизиты оформить самостоятельно.
10.2.Составить и оформить письмо-ответ со следующими данными:
Автор письма – Управление сельского хозяйства (указать справочные данные организации).
Адресат-Председатель Акционерного общества «Восход» Юнг Л.Б.
Письмо является ответным на инициативное письмо с входящим номером № 45
/
02-09 от 00.00.0000. О поставках автомобилей.
В тексте письма сообщается, что легковые автомобили будут передаваться в хозяйства в 4-ом квартале 2002 г., согласно заключенного договора с автозаводом, по полученным заявкам.
Подписывает письмо начальник отдела снабжения Ю.Д.Орлов…
Недостающие реквизиты оформить самостоятельно.
10.3.Составить и оформить письмо-подтверждение со следующими данными:
Автор письма – Институт точной механики (указать справочные данные института).
Адресат-директор ЦНИИ «Орбита» г-н Ревякин К.М.
Письмо является ответным на инициативное письмо с входящим номером № 06-02
/48
от 00.00.0000. В тексте письма
с удовлетворением подтверждается получение оборудования для лаборатории..
Кроме того, адресата просят направить в институт специалистов по установке и наладке оборудования и сообщить заранее время командирования сотрудника.
Подписывает письмо заместитель директора института Аристов Н.В..
Недостающие реквизиты оформить самостоятельно.
10.4. Составить и оформить письмо – приглашение обьединения «ЭКСПОЦЕНТР» с предложением принять участие в белорусской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г.Измире (Турция), которая будет проходить с 20 января по 10 февраля 2003г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно – технической информацией и заключить выгодные сделки.
10.5.Составить и оформить письмо – ответ ОАО «ПРОГРЕСС» в рекламное агенство «ВЕКТОР» следующего содержания:
Уважаемые господа!
В своем письме Вы предложили нам услуги по размещению рекламы наших клиентов в журналах, издающихся во Франции. Наши клиенты заинтересовались этим предложением и были бы рады получить полную информацию о журналах, в которых Вы намерены помещать их рекламу. В частности, они хотят знать круг их читателей, тираж и расценки на публикацию одноразовых рекламных обьявлений. Будем признательны за скорый ответ.
С уважением,
10.6. Составить и оформить письмо – просьбу
Минского туристического центра «Беларусь» в Комитет по внешнеэкономической деятельности администрации области с просьбой выделить лицензию на вывоз в 2002г. леса в Литву в количестве 5000 куб.м., так как одним из условий поставки мебели для туристического комплекса в Заславской зоне отдыха является встречная поставка леса.
10.7.Составить и оформить письмо-просьбу Государственной торговой компании «Белторг» в Болгарскую фирму «Миаве» о возможности поставки в Гомельскую область экологически чистого детского питания.
10.8. Составить и оформить письмо-ответ
типографии издательства «Наука» закрытому акционерному обществу«Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.
10.9.Составить и оформить письмо – приглашение организационного комитета обьединения «ЭКСПОЦЕНТР» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия энерогоресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса по ул. Я.Колоса, д.17.
10.10. Составить и оформить информационное письмо
о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.
10.11.Составить и оформить письмо-ответ
внедренческого предприятия «Актив» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Бакор» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Заречное.
10.12.Составить и оформить письмо-просьбу
Гомельского завода железобетонных конструкций Администрации области о выделении лимита на стеклоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. кв. м для отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 2003 г. для треста «Белтрансстрой».
10.13.Составить и оформить письмо-ответ
Могилевского управления здравоохранения Администрации Бобруйского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.
10.14.Составить и оформить письмо-ответ со следующими данными:
Дата. Индекс документа № 27
/0
1-04. На № 39
/
05-11 от 00.00.0000. Минскпроект. Гл. конструктору г-ну Михайлову А.С., г. Минск, 220037, Первомайская ул., 14. Об отправке чертежей. Высылаем по Вашей просьбе чертежи конструкций за номерами 7421, 7425, 7429, 7431. Приложение: чертежи на 4 л. в 2 экз. Главный конструктор И.Е. Зотов.
Недостающие реквизиты служебного письма составить самостоятельно.
10.15.Составить и оформить письмо-просьбу со следующими данными:
Начальнику Главного управления кадрами Министерства информатики и связи Республики Беларусь г-ну Макарову А.П. В порядке выполнения плана мероприятий по перестройке и совершенствованию отраслевой системы повышения квалификации руководящих работников и специалистов связи прошу Вас выделить институту в 2002г. 30 персональных компьютеров
IBM PC 486 DX2
или
PENTIUM
для использования в учебном процессе. Директор Гродненского института связи Р.С. Антонов.
Недостающие реквизиты служебного письма составить самостоятельно.
10.16.Составить и оформить служебное письмо со следующими данными:
Автор письма — Институт физики АН РБ (указать справочные данные организации – адрес, тел., факс и т.д.)
Адресат – директор института технических средств управления г-н Раппо С.М.
Письмо является ответным на инициативное письмо с входящим номером 15
/
4-07 от 00.00.0000
В тексте письма изложено сообщение о возвращении технического проекта АСУ " Кадры" в связи с тем, что проект имеет существенное недостатки, требующие переработки. Кроме того, адресату предлагают направить сотрудника для обсуждения возникших вопросов и просят сообщить заранее время его командирования.
продолжение
--PAGE_BREAK--Подписывает письмо зам. директора института Н.В.Сахаров
Недостающие реквизиты оформить самостоятельно.
Тема 11. Подготовка серийных документов
11.1.Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 3-4 персональных фрагмента стандартного письма-сообщения о семинаре следующего вида:
11.2.Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 3-4 персональных фрагмента стандартного письма-рекомендации следующего вида:
11.3.Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 5-6 персональных справок следующего вида:
11.4. Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 5-6 персональных справок следующего вида:
КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ
( по материалам «Документы.Делопроизводство» М.В.Стенюкова, М.2001, www.gramma.ru)
А
АВТОБИОГРАФИЯ
– описание своей жизни, включая обучение и трудовую деятельность.
АВТОР ДОКУМЕНТА
– создатель документа, которым может быть организация (служебное письмо) или конкретное должностное лицо (докладная записка и др.).
АДРЕСАТ– тот, кому адресован документ.
АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА– указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.
АКТ– информационно-справочный документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретный факты, события, действия.
АНКЕТА
– документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.
АННОТАЦИЯ
– краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.
АРХИВ– структурное подразделение организации, занимающееся хранением, учетом и использованием документов, законченных в делопроизводстве.
Б
БЛАНК– стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации.
В
ВИЗА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА– реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (подпись с проставлением даты, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом).
ВНЕШНИЙ ДОКУМЕНТ– документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).
ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ– документ, созданный организацией для внутреннего использования.
ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ– документ, поступивший в организацию.
ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА– заверенная копия части документа.
Г
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО–письмо, выражающее гарантию.
ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ– реквизит официального документа, свидетельствующий об особомхарактере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ
– реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ
– реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
продолжение
--PAGE_BREAK-- Д
ДАТА
–число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.
ДЕЛО
– совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.д.), помещенных в одну обложку.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО– документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА– документ, адресованный руководителю организации (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
ДОКУМЕНТ (
документированная информация
)
–информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
ДОКУМЕНТАЦИЯ
– оформленная по единым правилам совокупность документов.
ДОКУМЕНТООБОРОТ
– 1. Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. 2. Количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.
ДУБЛИКАТ
– копия официального документа, имеющая юридическую силу.
З
ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА– совокупность реквизитов: эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес, коммерческие и коммуникационные данные, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту.
ЗАГОЛОВОК ПИСЬМА–указание на содержание письма, регистрационный номер выражается формой предложного падежа с предлогом «о».
ЗАПИСКА
–краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события (например,служебная з., памятная з., докладная з., объяснительная з.).
ЗАЯВЛЕНИЕ–документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу, например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.
ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ– условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия услуг одних юридических или физических лиц от однородных услуг других.
И
ИНДЕКСЫ–условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.
ИНДЕКС ДЕЛА; НОМЕР ДЕЛА
–порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.
ИНДЕКСАЦИЯ –присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.
ИНФОРМАЦИЯ– сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ –документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ –документ, отправленный из учреждения. Копия, как правило, остается в деле.
К
КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА– производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.
КОНТРАКТ — договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ – талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.
КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ– документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РБ.
КОПИЯ ДОКУМЕНТА– документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
КОПИЯ ДОКУМЕНТА: заверенная – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу.
КОРРЕСПОНДЕНТ – учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
Л
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО–дело, включающее документы о каком-либо лице (о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
Н
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ–систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА –регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА–регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ–документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.
продолжение
--PAGE_BREAK-- О
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА–
1. Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
2. Сообщение должностного лица, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (ОРД)– документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти и управления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА–
1. Первоначальный, подлинный экземпляр документа.
2. Экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА– отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.
ОТЧЕТ– документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ– документ, составленный учреждением или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.
П
ПЕЧАТЬ – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
ПИСЬМЕННЫЕ ДОКАЗАТЕЛЬСТВА– документы (акты, контракты, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.
ПИСЬМО– обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ– письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: Сообщаем (Извещаем), Доводим до Вашего сведения, Ставим Вас в известность.
ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ– письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ– письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.
ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ– письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ– такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.
ПИСЬМО — ПРОСЬБА –письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: Прошу (просим).
ПИСЬМО — НАПОМИНАНИЕ– письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.
ПИСЬМО — ПОДТВЕРЖДЕНИЕ– письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.
ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА–
1. Документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом.
2. Рукопись.
ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ– реквизит документа, придающий ему юридическую силу и состоящий из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки (инициалов и фамилии) лица, подписавшего документ.
ПРАВО ПОДПИСИ– полномочие должностного лица на подписание документов.
ПОЛОЖЕНИЕ–
1. Правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий.
2. Свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.
ПРЕДЛОЖЕНИЕ –письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях.
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ– документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).
ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО– письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.
ПРИКАЗ–
1. Правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.
2. Документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.
ПРОГРАММА –документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная п.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.
ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА– предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
ПРОТОКОЛ– документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Р
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ– документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.
РАСПОРЯЖЕНИЕ– правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП– штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА– порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ– запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) или в памяти ПК кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.
РЕЗОЛЮЦИЯ– решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.
РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ– письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
РЕКВИЗИТЫ– обязательные элементы служебного документа.
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – отдельный информационный элемент официального документа (адрес, дата, подпись и т.п.).
РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО– заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
РЕФЕРАТ – краткое письменное изложение первоисточника.
РЕШЕНИЕ –
1. Правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.
2. Документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже.
3. Резолюция собрания, совещания и т.д.
С
СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ – принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА– записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА– обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями.
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО– письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.
СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ– подпись и печать.
СПРАВКА –
1. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
2. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
СТАНДАРТ –нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и, в необходимых случаях, требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемым Правительством РБ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РБ.
Т
ТЕЗИСЫ– краткое изложение текста документа или выступления.
ТЕЛЕГРАММА – обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.
ТЕЛЕКС – телеграмма, посланная по телетайпу.
ТЕЛЕТАЙП – телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.
ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ(тексты-аналоги):
1. Документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам.
2. Нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.
ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ– документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.
ТОВАРНЫЙ ЗНАК– условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.
У
УКАЗАНИЕ –
1. Правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
2. Документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.
УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА– заполнение реквизита «гриф утверждения документа» должностным лицом, как правило, руководителем.
продолжение
--PAGE_BREAK--