Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации.
Делопроизводство (традиционное определение) – сфера деятельности
связанная с обработкой информации.
Делопроизводство (соврем.) – это отрасль деятельности связанное с
организацией работы с официальными документами.
РАЗДЕЛ 1
Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и
стандартизация документов. Система документации.
План:
1. понятие о документе.
2. виды документов.
3. функции документов. Системы документации.
4. правила оформления управленческих документов. Понятие «реквизиты»
документов.
1.1.
Документ – зафиксированное на материальном носителе информации с
реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – запись информации на различных носителях по
установленным правилам.
Документирование регламентированный процесс записи информации на
бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Создание документов может осуществляться на естественном или
искусственном языках с использованием новых носителей информации. При
документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При
документировании на искусственных языках создаются документы на машинных
носителях.
Средства документирования – орудие используемые человеком для
создания документов:
— простые средства (ручки, карандаши)
— механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно
кино и видео техника)
— средства автоматизации (компьютерная техника).
В зависимости от используемых средств документации различают способы
документирования (кино фото фоно документирование, электронное и
текстовое документирование).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи
информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих
правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой
разновидности комплексов документов.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование
вида документа, адресат, дата, подпись).
Современные требования к оформлению организационной распорядительной
делопроизводства (ОРД) зафиксированные в гос.госте (ГОСТ Р6.30-97).
Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (29) но
и зоны и последовательность их размещение на документе.
Формуляр – совокупность реквизитов документов и схема их рассположения
на документе.
Наличие формуляра установленного в гос.стандарте обеспечивает единство
документирования и единство документации как в рамках одного предприятия,
так и в стране в целом. В обществе документ является основным носителем
управленческой, статистической, научной, технической, и иной социально-
значимой информации.
Документы — носители первичной информации. Именно в документах
информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы
от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащих
переработанную вторичную информацию.
Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и
характеристик в целях обеспечения:
— безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья
— технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой
продукцией
— экономии всех видов ресурсов.
Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую
государственную систему стандартизацию – иерархически организованную
систему классификации и самих ГОСТов.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения
документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и
материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации.
Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве
проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных
систем документации (УСД).
УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа,
обеспечивающих документированное представление данных в определенных
видах хозяйственной деятельности.
В основе создания УСД лежит метод унификация – установление
единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при
решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются
классификаторы технико-экономической с социальной информации,
обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.
Государственная система документированного обеспечения управления
(ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые
требования в документации управленческой деятельности и организации
работы с документами в органах государственного управления на
предприятиях.
Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации
сокращения количества и повышение количества документов, создание
наиболее благоприятных условий для применения технических средств и
современных технологий сбора., обработки и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования
управленческой деятельностью, организации работы с документами,
механизации и автоматизации работы с документами.
1.2.
Различают следующие виды документов:
— По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и
средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
— По происхождению (служебные и личные документы).
— По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
— По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные,
временные).
— По месту составления (внутренние и внешние).
— По наименованию (проказы, указы, отчеты).
— По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).
1.3.
в социальном плане любой документ полифункционален, т.е. выполняет
множество функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие
потребности.
Среди функций документа выделяются общие и специфические.
ОБЩИЕ ФУНКЦИИ:
— информационная (любой документ создается для сохранения информации
т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления
документов)
— социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку
любой документ порожден той или иной социальной потребностью)
— камунифактивная (документ выступает в качестве средства связи между
отдельными элементами общественной структуры в частности между
учреждениями)
— культурная (документ – средство закрепления и передачи культурных
традиций).
СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ:
— управленческая (документ является инструментом управления. Этой функцией
наделены так называемые управленческие документы специально создаваемые
для реализации целей управления)
— правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых
норм и правоотношений в обществе)
— функция исторического источника (документ выступает в качестве
источника исторических сведений о развитии общества).
1.3.
Системы документации – совокупность документов взаимосвязанных по
признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых
требований к оформлению.
Управленческие документы составляют ядро управленческой документации.
Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего
государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы
составляют объект делопроизводства.
Организация работы с документами – предполагает организацию
документооборота учреждения, хранение документа и их использование в
текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных
процедур обеспечивающие движение документов в учреждение с момента их
создания исполнения или отправки.
В целях рациональные организации документа оборота все документы
делятся на документальные потоки (не регистрируемые и регистрируемые;
входящие, исходящие и внутренние).
Документопоток – совокупность документов выполняющих определенное
целевое назначение в процессе документооборота.
Система хранения документов – это совокупность средств, способов и
приема учета и систематизации документа с целью их поиска и использование
в текущей деятельности учреждения.
1.4.
При составлении документов используются следующий состав реквизитов:
01 – герб РФ
02 – герб субъекта РФ
03 – эмблема организации или товарный знак
04 – код организации
05 – код формы документа
06 – наименование организации
07 – справочные данные об организации
08 – наименование вида документа
09 – дата документа
10 – регистрационный номер документа
11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа
12 – место составления или издания документа
13 – гриф ограничения доступа к документу
14 – адресат
15 – гриф утверждения документа
16 – резолюция
17 – заголовок к тексту
18 – отметка о контроле
19 – текст документа
20 – отметка о наличии приложения
21 – подпись
22 – гриф согласования документа
23 – визы согласования документа
24 – печать
25 – отметка о замирении копии
26 – отметка об исполнителе
27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело
28 – отметка о поступлении документа в организацию
29 – отметка для автоматического поиска документа.
1. – помещают на бланках документа в соответствии с положением о
государственном гербе РФ.
2. – помешают на бланках документа в соответствии с правовыми актами
субъектов РФ.
3. – эмблему организации или товарный знак помещают на бланках
организаций в соответствии с уставом (Положение об организации) если
на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не
воспроизводят.
4. – код организации расставляют по общероссийскому классификатору
предприятий.
5. – код формы документа расставляют по общероссийскому классификатору
управления документации.
6. – наименование организации должно соответствовать наименованию,
закрепленному учредительному документу. Наименование на иностранном
языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и
располагают ниже наименования на русском языке. Пример: ООО
«СИГМА»
“SIGMA” Ltd
7. – справочные данные об организации включают: почтовый адрес,
номер телефона и
другие сведения по решению организации (номера факсов,
счетов в банке, адрес электронной почты, web – страница в
интернете). Пример: 352290
Краснодарский край
Отрадненский р-н
Ул. Мира
АО «ОГОНЕК»
Р/с 20012345627744121235
Тел.:
Факс:
8. – наименование вида документа составляемого или изданного в
организации регламентируется уставом и должно соответствовать видам
документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется
заглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем.
9. – датой документа является дата его подписания или утверждения.
Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности:
день, месяц, год.
10. – регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера,
который можно дополнять.
11. – ссылка на регистрационный номер включает регистрационный номер и
дату, на который дается ответ.
12. – указывают в том случае если затруднено его определение по
реквизитам.
13. – гриф ограничения доступа для служебного пользования (СЕКРЕТНО),
конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется без кавычек в
правом углу.
14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в
именительном падеже, должность в дательном падеже.
15. – гриф утверждения документа расставляется в правом верхнем углу
документа. Документ может утверждаться должестным лицом или
специальным создавшим документом. При утверждении документа
должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ»,
наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и
её расшифровка, ее дата.
Пример: УТВЕРЖДАЮ
Гениральный директор
ЗАО «ГРАНД»
Личная подпись расшифровка подписи
16. – резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и
включает:
— фамилию исполнителя (кому поручается)
— содержание поручения (конкретные действия)
— срок исполнения
— подпись руководителя и дата подписания.
Пример: Соловьеву А.В. подготовить проект приказа
К 18.09.01 личная подпись 18.08.01
17. – заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок
согласуется наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о
чем, о ком или кого, чего.
Пример: 1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе)
2). АКТ
списания продукции.
18. – отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением,
осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на
поле документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе
«контроль».
19. – текст документа обычно состоит из двух частей. В первой части
указывается причины, основания, цели составления документа. Во второй
выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание
документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную
часть.
20. – если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его
наименования, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких
приложений то они нумеруются.
Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.01 №21, на 2л. в 3 экз.
2 АКТ приема работ от 15.09.01 №17, на 1л. в 17
экз.
Приложение к распорядительным документам должно оформляться в правом
верхнем углу и должно иметь отметку «Приложение» с указанием названия
распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера.
Пример: Приложение 1
К приказу директора ОАО «ЭРА»
От 01.04.2001 №12
21. – подпись включает наименование должности лица подписавшего документ (с
указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись
и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.
22. – гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАННО»,
должности лица, с которым согласовывается документ (включает наименование
организации, подписи и ее расшифровки и даты согласования).
Пример: СОГЛАСОВАНО
Начальник Департамента образования
Подпись ее расшифровка
18.09.01
23. – визы согласования документа включает подпись визирующего, ее
расшифровки, дату, при необходимости должность визирующего.
Пример: Юрист консулат
Подпись ее расшифровка
18.09.2001
24. – печать заверяет подлинность подписи должестного лица на документах
предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих право
лица, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.
25. – отметка о замирении копии необходима при заверении соответствия копии
документа подлиннику. Отметка содержит за верительную надпись «Верно»,
должность лица заверившего подпись, подпись и ее расшифровка, дата
замирения.
Пример: Верно
Менеджер по персоналу подпись ее расшифровка
18.09.2001
Для замирения более важных документов расставляется печать.
26. – отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер
его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или при
отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем
углу.
27. – отметка об исполнении документа и направление его в дело включает
следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует
документ, свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа
ссылку на его дату и номер документа.
28. – отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый
номер и дату поступления документа. Отметку о поступлении документа в
организацию проставляют в виде штампа. Автоматическим нумератором или иным
способом у нижнего поля первого листа документа.
29. – отметка для автоматического поиска может включать имя файла и другие
данные о документе.
При печатании документов используют 8 стандартных положений
табулятора:
0. – от границы левого поля для печатании реквизитов «Заголовок к
тексту», «Текст», «Отметка о наличии приложения», «Отметка об
исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направления его в
дело», «Подпись» и слов «ЗАВЕРЕНО», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ»,
«ПРЕДЛАГАЮ».
1. — на расстоянии 15 мм от левого поля для начала абзаца в тексте.
2. – на расстоянии 48 мм от левого поля для составления таблиц и
трафаретных текстов.
3. – на расстоянии 72 мм от левого поля для составления таблиц и
трафаретных текстов.
4. – на расстоянии 96 мм от левого поля для реквизита «Адресат».
5. – на расстоянии 120 мм для реквизита «Гриф утверждения» и «Гриф
ограничения доступа к документу».
6. – на расстоянии 144 мм для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».
7. – на расстоянии 168 мм для печатания слов «Копия» при снятия копий с
документа.
Бланки документов.
Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа не
зависимо от его вида. Отсутствие реквизитов в документе лишает его
юридической силы. К обязательным реквизитам относятся постоянные реквизиты,
входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на
стандартный лист бумаги типографным способом и образуют официальный
(фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 вида служебных бланков
для организационно-распорядительных документов:
— общий бланк
— бланк письма
— бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используется при изготовлении любых документов кроме писем.
Такой бланк включает наименование организации, к которому добавляется герб,
эмблема, наименование вышестоящих организаций. Особое выделение письма как
вида документа и разработка специального бланка для писем связано со
спецификой письма предназначенного для отправки в другие организации.
Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не
требуют адресной информации.
Бланк для писем включает реквизиты «Наименование организации»,
«Справочные данные организации», «Код организации». В бланке для писем
обозначаются места для расположения реквизитов «Дата документа»,
«Регистрационный номер», «Ссылка на доту и регистрационный номер
документа». Бланк для писем может содержать изображение герба и эмблемы,
наименование вышестоящей организации.
Бланк конкретного вида документа включает реквизиты «Наименование
организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания
документа». Бланк конкретного вида документа может содержать знак герба или
эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по
ОКОД.
Организации субъектов РФ, как правило, используют в качестве
государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому
бланки этих организаций оформляются на двух языках. На них печатают
следующие реквизиты бланка: «Наименование предприятия», «Справочные данные
об организации», «Место составления или издания документа». Если правом
подписи документа обладает не только руководитель организации, но и
руководители структурных организаций, а также дожестные лица, то
организация может иметь бланки структурных подразделений и должестных лиц.
При изготовлении служебных бланков используют 2 основных формата бумаги А4
(210 мм; 294 мм) и А5 (147 мм; 210 мм). Допускается использование бланков
формата А3 и А6.
Виды служебных писем
А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис» В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД
Классификация служебных писем
Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.
Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.
Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу).
Классификация официальной переписки
Признак
Группа переписки
Вид связи
Деловое письмо (отправляемое по почте, факсу), телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное письмо
Территория
Внутренние (внутри страны), международные письма
Место в информационном обмене
Инициативные письма, письма-ответы
Завершенность информационного обмена
Письма, требующие ответа; письма, не требующие ответа
Положение в системе документооборота
Поступающие, отправляемые письма
Уровень типизации
Типовые письма, письма в произвольной форме
Композиция
Простые, сложные письма
Отношение к действиям партнеров
Благодарность, поздравление, одобрение, требование, пожелание и др.
Отношение к полноте и точности информации
Запросы, подтверждения, опровержения и др.
Тематика
По вопросам материально-технического обеспечения, финансов, строительства, транспорта, культурного обмена и т.д.
Отношения в иерархии управления
Письма вышестоящих, подведомственных,
сторонних организаций
Правовой статус корреспондента
Письма юридическим и физическим лицам, ряду
организаций (информационные), одной организации, структурному подразделению, должностному лицу,
письма граждан (индивидуальные, коллективные), парламентские, депутатские запросы
Число адресатов
Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов
Количество писем от одного автора
Первичное, повторное письма
Наличие информации об адресате
Письма, содержащие сведения об авторе,
анонимные обращения
Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.
Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.
Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных
документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.
На практике встречаются письма с названием «директивное письмо». В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования. Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что…
Доводим до Вашего сведения, что…
Считаем необходимым поставить Вас в известность о…
Извещаем Вас о…
Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.
Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:
В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…
В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…
В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.
Для некоторых управленческих действий разработаны типовые формы сопроводительных писем (например, письмо Минфина России от 14.02.2003 № 28-01-21/295/АП «Об образцах сопроводительных писем к проекту состава экзаменационной комиссии для проведения квалификационных экзаменов на получение квалификационного аттестата аудитора и к списку претендентов для проведения экзаменов на получение квалификационного аттестата аудитора»).
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.
Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.
В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.
Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий. Например, приказ Росстроя от 29.06.2006 № 167 содержит образец гарантийного письма кредитной организации.
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Ключевой фразой письма-предложения может быть:
Предлагаем Вам…
В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить:
Просим Вас сообщить…
Просим Вас предоставить…
Просим Вас предоставить данные о…
Обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.
Просьба может формулироваться и без глагола просить, например:
Надеемся на положительное решение вопроса…
Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение… и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:
Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести …)…
Одновременно просим Вас…
Просьба может содержаться и в других письмах, например в сопроводительном, гарантийном и др.
Письмо-просьба требует письма-ответа.
Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.
Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов. Например, требования к заявке определены постановлением Правительства Москвы от 27.09.2005 № 741-ПП «Об утверждении Порядка (процедуры) представления и рассмотрения заявок на приобретение в государственную собственность города Москвы объектов недвижимости».
Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:
Просим Вас включить в состав группы для участия в…
Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…
Просим Вас зарегистрировать в качестве участников… и т.п.
В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения,
касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения:
· название мероприятия;
· дата его проведения;
· форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);
· фамилия, имя и отчество участника (участников);
· место работы, должность;
· почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;
· потребность в гостинице на время проведения мероприятия.
Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявке, помимо тех, что содержатся в бланке письма.
Заявка может содержать гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме – гарантийная заявка. Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийным письмом. Любое гарантийное письмо – это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации.
Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.
Ключевыми языковыми формулами этой разновидности писем являются:
Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…
Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…
Подтверждаем намерение…
С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
Ключевыми фразами письма-напоминания являются:
Напоминаем Вам…
Вторично напоминаем Вам…
Обращаем Ваше внимание на то, что…
Ставим Вас в известность, что…
Несмотря на неоднократные напоминания… и др.
Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.
Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
Требуем выполнить взятые на себя обязательства…
Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…
Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:
В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…
В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...
В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.
Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.
Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Фактически это разновидность коммерческого письма.
Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.
Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:
· полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;
· основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
· предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
· доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);
· конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).
Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству,
рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.
При составлении текста претензии используются следующие фразы:
Направляем Вам претензию на…
Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…
Заявляем Вам претензию в отношении…
Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…
Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…
В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…
При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была установлена недостача… и т.п.
В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____; компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).
Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .
Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.
Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.
Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.
Не следует в текст письма-ответа включать ссылку на поступившее письмо (На Ваше письмо от __________ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в бланке есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.
Письмо-ответ может начинаться словами: Сообщаем Вам…; Извещаем Вас…
Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с…
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том,
кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией.
Ответом на письмо-предложение может быть письмо, подтверждающее либо не подтверждающее принятие предложения. Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:
Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку на…
Принимаем ваше предложение на…
Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…
Благодарим Вас за предложение на…, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара.
Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.
При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату Уважаемый…! (Уважаемые…!), например:
Уважаемый господин Лужков!
Уважаемый Алексей Михайлович!
Уважаемые господа!
Уважаемые господа банкиры! и т.п.
Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:
Приглашаем Вас принять участие в…
Просим Вас принять участие в…
Имеем честь пригласить Вас…
Примите наше приглашение…
Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:
Благодарим за оказанную помощь в…
Выражаем Вам свою благодарность за…
Позвольте Вас поблагодарить за…
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за… и т.п.
Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.
В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:
Поздравляем Вас в связи с…
Искренне поздравляем Вас с…
Примите наши искренние поздравления в связи с…
Сердечно поздравляем Вас с… и т.п.
Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.
Служебная записка — это не что иное, как внут- реннее деловое письмо. Основное назначение слу- жебной записки — оперативный обмен документиро- ванной служебной информацией между работника- ми одного предприятия, преимущественно на этапе принятия управленческого решения.
В зависимости от содержания и предназначения различают:
1) докладные записки (докладные);
2) информационные записки (меморандумы);
3) аналитические записки (аналитические справ- ки);
4) пояснительные записки;
5) служебные записки ас! Нос (т. е. подготовлен- ные по конкретному информационному поводу, как правило, возникшему внезапно);
6) служебные записки о состоянии дел за период времени.
Специфическими видами служебных записок являются объяснительная, а также строевая за- писка.
Наиболее общие требования к подготовке слу- жебных записок изложены в ГСДОУ и Методичес- ких рекомендациях по унификации текстов управ- ленческих документов. Указанные требования кон- кретизированы в Типовой инструкции по делопро- изводству применительно к одному из видов служеб- ных записок — пояснительной записке*. Как следует из содержания указанной Инструк- ции, пояснительная записка оформляется на стан- дартных листах бумаги формата А4 и имеет следую- щие реквизиты:
1) наименование вида документа — печатается прописными буквами двумя межстрочными интер- валами ниже верхней границы текстового поля, вы- деляется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
2) заголовок — отделяется от предыдущего рек- визита двумя межстрочными интервалами, печата- ется строчными буквами через интервал, выделяет- ся полужирным шрифтом и выравнивается по цент- ру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголов- ке к тексту указывается полное название документа (проекта документа), к которому подготовлена по- яснительная записка;
3) текст — отделяется от заголовка тремя межстроч- ными интервалами и печатается шрифтом размера 13 через полтора интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля. Текст должен со- держать:
— обоснование необходимости принятия управлен- ческого решения (утверждения документа), вклю- чающее развернутую характеристику решения (документа), его целей (основных положений), места в системе управления (управленческой до- кументации) предприятия;
— результаты проработки вопроса в контексте ра- нее принятых управленческих решений (прове- дения правовой экспертизы документа); — необходимые расчеты в обоснование предлагае- мого решения (вносимого на утверждение доку- мента);
— прогноз ожидаемого эффекта от реализации ре- шения (введения в действие документа). Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа.
Дополнительными реквизитами пояснительной записки являются:
— наименование адресата (должностного лица пред- приятия, которому адресован документ);
— отметка о наличии приложения;
— подпись разработчика.
Служебные записки, как правило, подписывают- ся исполнителем (разработчиком). При необходимо- сти служебная записка может быть завизирована непосредственным руководителем исполнителя до- кумента, а также (в зависимости от ситуации) ра- ботником финансового, кадрового или юридическо- го подразделения предприятия.
Пример оформления служебной записки* пред- ставлен в приложении 46.
Страницы: 1 2 3