--PAGE_BREAK--Глава 2. Характеристика отдельных видов и разновидностей документов акционерного общества 2.1 Организационно-распорядительные документы акционерного общества
Организационно-распорядительные документы — вид документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Все организационно-распорядительные документы входят в Общероссийский классификатор управленческой документации (далее — ОКУД)3.
В акционерных обществах, как и в других коммерческих организациях, существуют следующие виды организационных документов:
— Уставы;
— Положение;
— Правила;
— Инструкции;
— Должностные инструкции;
— Штатное расписание;
— Структура и штатная численность.
Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия или свод законов, договоров, положений по определенному вопросу4.
В уставе акционерного общества должно определяться «наименование общества, место его нахождения, порядок управления деятельностью общества, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида».
Устав общества должен и может содержать сведения, предусмотренные и не противоречащие не только закону «Об акционерных обществах», но и иным федеральным законам.
_____________________________
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, ст.38
4. Краткий словарь видов и разновидностей документов. — М.: ВНИИДАД, 1974. — С.43
Именно в уставе прописаны все основные организационные моменты работы акционерного общества, в нем заложены принципы работы организации5.
Положение определяется, во-первых, как правовой акт, устанавливающий основные правила деятельности общества. Во-вторых, как свод правил, регулирующих определенное направление деятельности в данном случае коммерческое). Акционерные общества на основании устава разрабатывают положения для своих филиалов и представительств, в которых определены задачи, функции, права, порядок организации работы и др.
Положения бывают не только индивидуальными, но и типовыми и примерными, которые разрабатываются вышестоящей организацией для однотипных подведомственных структур6.
Положение входит в альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов. Структура текста положения следующая: общее положение, основные задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения (связи) контроль, проверка и ревизия деятельности, Реорганизация и ликвидация.
Наиболее часто встречаемая разновидность положения — положение о структурном подразделении. Оно разрабатывается на каждый отдел во всех организациях.
В акционерном обществе, руководимом Советом директоров, разрабатывается Положение о Совете директоров, в котором закрепляются статус Совета, его компетенция, порядок избрания Совета, полномочия его членов и срок их полномочий, порядок созыва заседаний и формирования повестки дня, порядок проведения заседаний и принятия решений, ведения протокола, ответственность членов Совета директоров и другие организационные вопросы.
Правила как вид организационного документа разрабатываются тогда, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности.
______________________________
5. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон»
6. Об акционерных обществах (№ 120-ФЗ от 07.08.2001) // Секретарское дело. - 2002. — № 4 — С. 19
Правила внутреннего распорядка организации — локальный нормативный акт общества, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации7.
Инструкция — подзаконный правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения законодательного акта, приказа руководителя; в широком смысле — указание технического порядка.
Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.
Должностная инструкция определяет организационно — правовое положение работника, его обязанности, права, ответственности.
Структура и штатная численность — правовой акт, составление которого предусматривается уставом общества. В нем устанавливается состав подразделений (отделов) и штатная численность каждого отдела и всего общества в целом. В этом документе перечислены названия структурных подразделений (отделов) с их кодами и штатная численность. Текст дается в табличной форме.
Штатное расписание — не только организационный, но и первичный учетный документ, его форма входит в Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.
В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименование и код), профессия (должность), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы8.
Штатное расписание утверждается приказом руководителя общества.
Создание распорядительной документации связано с необходимостью принять акт по основным вопросам компетенции и деятельности общества. Распорядительные документы решают управленческие функции и подчиняют цели повседневного руководства производственной деятельностью данного общества.
__________________________________
7.Кузнецова Т.В. Организационные документы // Секретарское дело. – 2003.- № 11. — С.6-9.
8. Вялова Л.М. О некоторых аспектах состава и оформления организационно-распорядительных документов // Секретарское дело. – 2001. - № 1. — С.21-24.
продолжение
--PAGE_BREAK--2.2 Особенности учредительных документов
Для акционерного общества основным учредительным документом является устав, требования которого обязательны для исполнения всеми органами общества и его акционерами.
В уставе юридического лица должны быть указаны:
— наименование юридического лица;
— место его нахождения;
— порядок управления деятельностью общества;
— условия о категориях выпускаемых акций, их номинальной стоимости и количестве;
— размер уставного капитала общества;
— права акционеров;
— состав и компетенция органов управления обществом и порядок принятия ими решений;
— иные сведения, предусмотренные законом об акционерных обществах. По закону устав регламентирует также права, предоставляемые акциями, ограничивает право общества размещать дополнительные акции при отсутствии в уставе этих положений.
Помимо вышеперечисленного устав акционерного общества содержит:
— тип общества (открытое или закрытое);
— порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;
— сведения о филиалах и представительствах общества;
— иные положения, предусмотренные настоящим Федеральным законом.
Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру9.
___________________________
9. Мосеев Р.Н. Информационно-справочные документы в англоязычном делопроизводстве // Секретарское дело. – 2003. - № 11. — С. 11
Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.
По требованию акционера, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему. Общество обязано предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества. Плата, взимаемая обществом за предоставление копии, не может превышать затрат на ее изготовление.
Внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров. Внесение в устав общества изменений, связанных с уменьшением уставного капитала общества, осуществляется на основании решения об уменьшении уставного капитала общества, принятого общим собранием акционеров. Могут указываться предмет и цели деятельности общества.
В уставе определяется не только порядок избрания годовым общим собранием акционеров членов совета директоров (наблюдательного совета), но и порядок созыва и проведения заседаний совета директоров (наблюдательного совета), порядок принятия решений и количественный состав.
Устав также может устанавливать требования, предъявляемые к лицам, избираемым в состав совета. Устав общества определяет кворум для проведения заседания совета директоров (наблюдательного совета), но закон вводит ограничение — не менее половины от числа избранных членов совета директоров10.
Устав может предусматривать право решающего голоса председателя совета директоров общества при принятии советом директоров общества решений в случае равенства голосов членов совета директоров.
Конкретизирован порядок внесения в устав общества изменений, связанных с созданием филиалов, открытием представительств общества и их ликвидацией.
_________________________________________
10. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред. ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ), ст.11, ст.12
Изменения вносятся на основании решения совета директоров (наблюдательного совета). Закон обязывает общества указывать в уставе сведения об использовании в отношении общества специального права на участие Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования в управлении обществом («золотая акция»)11.
Другой учредительный документ акционерного общества — учредительный договор.
Учредители акционерного общества заключают между собой договор, определяющий порядок осуществления ими совместной деятельности по созданию общества, размер уставного капитала общества, категории выпускаемых акций и порядок их размещения12.
Договор о создании акционерного общества заключается в письменной форме.
В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности.
Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава13.
______________________________
11. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «Об акционерных обществах» // «Секретарское дело». – 2001. — № 1. — С 30.
12. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» (№ 120-ФЗ от 07.08.2001 г.) // «Секретарское дело». – 2002. — № 4. -С 19.
13. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред. ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ, ст.11,12
продолжение
--PAGE_BREAK--2.3 Особенности оформления деятельности коллегиальных органов. Протоколы.
Протокол – организационно — распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В его формуляр входят: наименование учреждения — автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.
Текст протокола делится на две части: первую — вводную, где указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих и повестка дня; вторую — основную, фиксирующую ход заседания.
При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.
На собраниях акционеров в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на собрание.
Далее следует повестка дня. Здесь перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.
Основная часть текста протокола строится по разделам, в соответствии с пунктами повестки дня.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.
При выборе, голосовании за акционеров в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на собраниях протоколы делятся на полные и краткие.
Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно.
Кратко протоколируются оперативные совещания.
Протоколы в акционерном обществе — это особый документ, требования к которому установлены Федеральным законом «Об акционерных обществах» Протоколы общего собрания акционеров, заседания Совета директоров, заседания правления общества оформляются в соответствии с Положением о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров14.
______________________________
14. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний: практическое пособие. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. — С 23-29.
Глава 3. Особенности документирования деятельности акционерных обществ
3.1 Документирование процесса государственной регистрации акционерных обществ
С юридической точки зрения государственная регистрация акционерного общества — это акт уполномоченного федерального органа исполнительной власти, осуществляемый посредством внесения в государственный реестр сведений о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также иных сведений о юридических лицах15.
Перечень документов, необходимых для государственной регистрации создаваемого акционерного общества:
1. Заявление учредителей о регистрации по форме, утвержденной Правительством РФ;
2. Решение о создании акционерного общества (протокол, договор);
3. Подлинник или нотариального заверенная копия учредительного документа (устава);
4. Документ об уплате государственной пошлины.
Форма заявления о государственной регистрации — аналог анкеты. В нем содержится постоянная информация — перечень определенных сведений. В заявлении указывается: фирменное наименование на русском языке, вариант на другом языке тоже указывается; организационно-правовая форма; адрес; сведения о количестве учредителей общества; сведения о размере уставного капитала; данные о лице, подписывающем заявление16.
_________________________________
15. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 г. № 129-Ф
16. Быкова Т.А. Документирование процесса государственной регистрации акционерных обществ // Секретарское дело. – 2003. — № 8.- С. 15-16
Следующий шаг — внесение сведений об акционерном обществе в Единый государственный реестр юридических лиц, который содержит: записи о государственной регистрации при создании, реорганизации, ликвидации юридических лиц; записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы; записи об изменении сведений, содержащихся в государственном реестре; документы, представленные в регистрирующий орган в соответствии с законом «О государственной регистрации юридических лиц»17.
Налоговые органы должны осуществлять регистрацию в срок не выше 5 дней со дня предоставления им документов учредителями общества. Постановление Правительства утвердило, что документами, подтверждающими факт внесения записи в Государственный реестр, являются Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме № 51001 и Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц по форме № Р500318.
_____________________________
17.Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 8.08.2001 г. № 129-ФЗ.
18. Надершина М.Д. Законодательное регулирование правил документирования общего собрания акционеров // Секретарское дело. – 2003. — № 3. – С. 16-23
продолжение
--PAGE_BREAK--