--PAGE_BREAK--1. теоретические основы документационного обеспечения управления 1.1. Обзор литературных источников
С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников. Проводя неджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[3] способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.
2. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».[4] Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «информации»[5]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи».[6] Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, к.и.н. С.Л. Кузнецова, старшего преподавателя О. В. Мосягиной, к.и.н. Н.В. Шатиной, старшего преподавателя В.С. Иритиковой.
В издании “Секретарское дело” Кузнецова Т.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.[7]
Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.
В дипломной работе использовалась информация на основе анализа диссертационной работы доктора исторических наук М.В.Ларина «Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)»[8]. Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии.
В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы».
В журнале «Секретарское дело», в статье «Рекомендации по разработке должностных инструкций»[9] В.С. Иритикова очень подробно описала все разделы должностной инструкции. В статьях Л.В. Санкиной и Т.В. Кузнецовой – «Должностная инструкция секретаря-референта»,[10] «Должностная инструкция
3. Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива»[11] и «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов»[12]; Н.В. Басакина – «Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности»[13], В.Д. Банасюкевича «Новый типовой применительно к деятельности крупной иерархической организации; критериям оценки, показателям деятельности служб ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановку делопроизводства.
Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях А. Казуто – «Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства»[14], А.В. Бадьиной — «Электронный документооборот фирмы»[15], Бобылевой М.П. – «Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем»[16], С. Короткого «Современные технологии корпоративного документооборота»[17]. Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.
Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях С.Л. Кузнецова «Автоматизация делопроизводства. Первый этап»[18], Г.Ю. Максимовича и А.М. Андреева «Новые возможности автоматизации делопроизводства»[19], О.А. Ефимовой «Современные «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства»[20]; О.А. Ефимовой «Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации»[21]; Г.Ю. Максимовича и В.П. Берестова «Как создать информационную документальную систему»[22].
Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.
Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи А.Н. Соковой – «Электронное литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.
Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы МУП «Рязкомхоз»:
¾ Устав МУП «Рязкомхоз»;
¾ должностные инструкции сотрудников;
¾ приказы и указания руководства МУП «Рязкомхоз» и другие материалы.
продолжение
--PAGE_BREAK--1.2. Краткая характеристика предприятия
Муниципальное унитарное предприятие «Ряхзкомхоз» создано в распоряжению ее главы № 835р от 31.07.1996 года. Учредительный документ предприятия – Устав.
Предприятие является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, бланки, фирменное наименование, товарный знак (знак обслуживания).
МУП «ЖКХТО №1» действует на основе хозяйственного расчета и самофинансирования, доходная часть формируется за счет оплаты услуг населением, бюджетными организациями, промышленными и прочими потребителями, а также бюджетных ассигнований по выполнению муниципального заказа, компенсаций из бюджета затрат на содержание жилого фонда в соответствии с действующим законодательством РФ. Предприятие несет ответственность, установленную законодательством РФ, за результаты своей производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и выполнение обязательств перед собственником имущества, поставщиками, потребителями, бюджетом, банками и другими юридическими и физическими лицами.
¾ Предприятие от своего имени приобретает имущественные и неимущественные права и выполняет обязанности, выступает истцом и ответчиком в суде и арбитражном суде в соответствии с действующим законодательством Российской о заказа.
¾ Ведение технической документации на находящиеся в хозяйственном ведении Предприятия строения и помещения, инженерные сооружения, объекты благоустройства, озеленение, дороги и тротуары;
¾ Заключение в качестве представителя муниципалитета договоров на сдачу в наем жилых помещений в соответствии с действующим законодательством и решениями органов местного самоуправления по этому вопросу;
¾ Заключения в качестве представителя муниципалитета соглашений с владельцами и собственниками жилых и нежилых помещений о порядке управления домом и возмещение расходов по его эксплуатации и ремонту, а также договоров с владельцами и собственниками строений на оказание услуг по техническому обслуживанию или управлению;
¾ Обеспечение арендаторов, нанимателей, владельцев и собственников помещений и строений в соответствии с условиями соглашений и договоров коммунальными и прочими услугами;
¾ Сбор доходов за содержание и обслуживание мест общего пользования и
¾ Выполнение работ по устройству и ремонту наружных и внутридомовых инженерных сетей и оборудования;
¾ Выполнение работ по защите и отделке конструкций и оборудования;
¾ Выполнение пуско-наладочных работ теплотехнического оборудования и внутридомовых инженерных сетей;
¾ Монтаж электро и теплотехнического оборудования;
¾ Выполнение работ по замерам сопротивления, заземления проводников электрооборудования и сопротивления изоляции электропроводников;
¾ Выполнение работ по проведению высоковольтных испытаний электрооборудования и кабелей;
¾ Выполнение работ по противоположной защите деревянных и металлических конструкций;
¾ Работа с военкоматом и ГО, паспортная работа;
¾ Прием в эксплуатацию домов – новостроек и организация заселения жителей;
¾ Осуществление иных видов деятельности, не противоречащих действующему законодательству.
Все имущество МУП «Рязкомхоз» находится в муниципальной собственности г. ниципальными органами, другими предприятиями, организациями и гражданами во всех сферах хозяйственной деятельности на основе хозяйственных договоров, соглашений, контрактов.
МУП «Рязкомхоз» устанавливает цены и тарифы на все виды производимых работ, услуг, выпускаемую и реализуемую продукцию в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Рязанской области, постановлениями главы местного самоуправления района, а также распоряжениями главы администрации г.Рязани.
МУП «Рязкомхоз» возглавляет генеральный директор, назначаемый администрацией города Рязани путем заключения контракта.
Руководитель предприятия действует на основании действующего законодательства Российской Федерации, Устава, Договора о закреплении имущества, контракта, а также иных обязательных для Предприятия нормативных актов, он подотчетен в своей деятельности администрации г.Рязани.
Руководитель действует на принципах единоначалия по вопросам, отнесенным к его компетенции.
Руководитель действует без доверенности от имени предприятия, представляет его интересы в государственных органах, предприятиях, организациях, учреждениях распоряжается имуществом Предприятия в пределах своей изированного) жилого фонда 2546750 кв.м., ведомственная жилая площадь (площадь прочих собственников) 90410 кв.м… Графически это видно на рис.1.
Общая площадь жилого фонда г.Рязани по состоянию на 01.12.2005 г. составила – 5689660 кв.м. Основной жилищный фонд города выполнен в капитальном исполнении исполнение – 254323,2 кв.м, остальной – в деревянном – 239771 кв.м. Графически это видно на рис.1.2. Из общей площади муниципального жилого фонда общежития составляют 92540 кв. м., ветхий деревянный жилой фонд – 223483,8 кв. м., в фенольном исполнении – 525220,6 кв.м.
Уровень обеспеченности населения жильем в среднем по городу составляет 19,2 кв. м на человека.
Рис.1. Жилищный фонд на 01.12.05 г. Рязани
С каждым годом растет доля приватизированного жилья. Общая приватизированная площадь в домах муниципальной собственности на 01.12.2006г. – 261000 кв. м.
Рис.2. Исполнение жилого фонда г. Рязани по состоянию
на 01.12.05 г.г.Рязани
Жилой фонд оборудован: водопроводом горячего и холодного водоснабжения, канализацией, центральным отоплением, ваннами и электрическими плитами.
Созданы участки текущего ремонта жилого фонда для сохранности и продления срока службы жилых домов.
При этом объем средств, направляемых на содержание и ремонт жилья значительно ниже нормативного. Нехватка средств, выделяемых на капитальный ремонт жилого фонда, приводит к его обветшанию и увеличению объема средств, требуемых для его содержания.
В хозяйственном ведении предприятия для выработки коммунальных услуг находиться хозяйственный питьевой водозабор с 38 артезианскими скважинами, очистные сооружения КОС 7000 – 2 шт., производительностью по очистке стоков 14000 м3 в сутки, 2 котельные ДЕ 16 и КВГМ 50.
На предприятии постоянно проводиться анализ дебиторской и кредиторской задолженности. По юридическим лицам дебиторская задолженность практически отсутствует. Проблемой остается дебиторская задолженность населения. Основным мероприятием по ее снижению является предъявление в суд заявлений о к регулярной и своевременной оплате полученных услуг.
В конце года проводится инвентаризация дебиторской задолженности и выявляется безнадежная дебиторская задолженность, которая списывается за счет дополнительной прибыли, полученной от прочих доходов.
--PAGE_BREAK--2. Организация системы документооборота
МУП «Рязкомхоз» 2.1. Документы, определяющие организацию делопроизводства в МУП «Рязкомхоз»
Документационное обеспечение управления в МУП «Рязторогкомхоз» осуществляется Общим отделом.
Организация работы с документами в МУП «Рязкомхоз» включает в себя рациональный ми определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами[23].
Под объемом документооборота МУП «Рязкомхоз» понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Анализируя документооборот МУП «Рязкомхоз» за последние 3 года (табл.1), была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов:
¾ поступающие (входящие);
¾ отправляемые (исходящие);
¾ внутренние.
Таблица 1
Документооборот МУП «Рязкомхоз» за 2002-2004 г.г.
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.
Из отделов предприятия, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе.
Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98[24], это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности МУП «Рязкомхоз», оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:
¾ бланк предприятия для письма;
¾ общий бланк для всех других видов документов (служебная МУП «Рязкомхоз», его заместителями и руководителями структурных подразделений;
¾ Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Внутренние документы МУП «Рязкомхоз» оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название предприятия, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются на анализируемом муниципальном предприятии при помощи компьютера и текстового редактора MicrosoftWORDиз пакета Office2003.
Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти[25].
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники предприятия используют два вида документов — докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[26]
2.2. Порядок работы с входящим документами
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МУП «Рязкомхоз» осуществляется секретарем-референтом данного предприятия, входящим структурно в Общий отдел.
При льного времени.
Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа при поступлении личныхили доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается его секретарю.
Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в деньих поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Корреспонденция, поступившая на имя директора МУП «Рязкомхоз» передается его секретарю. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.
Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.
После рассмотрения документов директор МУП «Рязкомхоз» наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.
В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В МУП «Рязкомхоз» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ [27].
Порядок прохождения входящих документов представлен на рис.1.
Кто выполняет операции
Общий отдел
руководство предприятием
Секретари структурных подразделений
Руководство структурных подразделений
исполнители
— движение документов, поступающих на имя директора
— движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений
— движение нерегистрируемых документов
Рис.1. Оперограмма движения входящих документов
продолжение
--PAGE_BREAK--2.3. Порядок работы с исходящими документами
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
¾ составление проекта документа исполнителем;
¾ проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
отдела предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[28]
В МУП «Рязкомхоз» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом данного предприятия. Такое согласование оформляется визой.
После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
¾ порядковый номер документа, включающий номер дела;
¾ адресат (корреспондент);
¾ краткое содержание или заголовок;
¾ отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
¾ исполнитель;
¾ примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Затем
2.4. Регистрация документов
Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[29]
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам муниципального предприятия, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[30].
--PAGE_BREAK--2.5. Организация контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов[35]. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.
¾ Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного
¾ напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
¾ получение информации о ходе и результатах исполнения;
¾ занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
¾ регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
¾ снятие документов с контроля по указанию руководителя.
Таблица 5
Журнал ведения контроля исполнения документов
После указания руководителя МУП «Рязкомхоз» о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.
Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.
Типовые сроки исполнения документов МУП «Рязкомхоз», если они не
Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные
Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов МУП «Рязкомхоз» проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями[36], так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.
2.6. Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.[37]
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел[38]. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
документационного обеспечения управления[39], Основными правилами работы ведомственных архивов[40], Перечнем документов с указанием сроков хранения[41], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Помимо этого используются положения о структурных подразделениях предприятия, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.
В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:
¾ наименование организации;
¾ наименование структурного подразделения;
¾ название вида документа;
¾ место составления;
¾ на какой год;
¾ название разделов;
¾ гриф утверждения;
¾ гриф подписания.
Примерная номенклатура дел, разработанная для МУП «Рязкомхоз», представлена в Приложении 1.
продолжение
--PAGE_BREAK--2.7. Формирование дел
Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку[42].
¾ папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;[43]
¾ для приложений к документам сформирована отдельная папка;
¾ документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;
¾ в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;
¾ в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.
Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства МУП «Рязкомхоз» необходимо соблюдать следующие общие правила:
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).[44]
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число.[45] Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
При обозначении календарной даты — сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.[46]
2.8. Подготовка документов для передачи в архив
Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:
— проведение экспертизы ценности документов;
— оформление дел;
— составление описей дел;
— составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
В структуре МУП «Рязкомхоз» до настоящего момента отсутствует такое– Общего отдела, оборудуется помещения для размещения стеллажей.
Приказом директора МУП «Рязкомхоз» № 39 от 28.02.2005 создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:
— начальник Общего отдела;
— юрист;
— секретарь-референт.
Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения[47]: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения[48].
-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к Акт об уничтожении документов представлен в Приложении 2.
Все лица, ответственные за делопроизводство в МУП «Рязкомхоз», обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.
Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства МУП «Рязкомхоз» обладает рядом недостатков:
¾ отсутствует четкий порядок регистрации документов;
¾ встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;
¾ о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[49]
Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.
--PAGE_BREAK--3. Совершенствование системы
документооборота на предприятии 3.1. Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения МУП «Рязкомхоз»
В результате анализа системы документационного обеспечения управления еральных органах исполнительной власти РФ.
В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
3.1. .
3.2. Составление номенклатуры дел.
3.3. Формирование и оформление дел.
3.4. Экспертиза ценности документов.
При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления.[50] В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:
1. Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя.
2. Задачи.
3. Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция,
4. Ответственность.
5. Взаимосвязи с другими подразделениями.
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:
1. Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.
2. Основные задачи экспертной комиссии.
3. Основные функции.
4. Права экспертной комиссии.
5. Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться директором МУП «Рязкомхоз». Проект соответствующего положения приводится в Приложении 5.
В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:
¾ и справочное значение.
с временной перегрузкой[51].
Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:
¾ закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;
¾ определяет его задачи, функции, права и обязанности;
¾ позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;
¾ является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;
¾ устанавливает организационные основы работы секретаря.[52]
На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря предлагается его должностная инструкция (Приложение 6).
При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ[53], т. е. исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, тарифно-квалификационная характеристика секретаря.
1. Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:
2. Оценка деятельности[54].
Так как секретарь является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям[55].
В целях совершенствования работы с документами в МУП «Рязкомхоз» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:
Первичная обработка входящих документов.
Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В МУП «Рязкомхоз» должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации (Приложение 7).
Регистрация.
У секретаря из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации регистрируются практически все поступающие на предприятие документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.
Составление номенклатуры дел.
Систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления[56], Основными правилами работы ведомственных архивов[57], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик.
».
В данной организации удобнее всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства МУП «Рязкомхоз».
Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы анализируемого муниципального предприятия. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен[58]. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.
- При составлении номенклатуры дел МУП «Рязкомхоз» необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие
- место составления;
- на какой год составляется номенклатура дел;
- названия разделов;
- гриф утверждения;
- гриф подписания.[59]
При составлении номенклатуры дел МУП «Рязкомхоз» необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.[60]
Как было уже сказано выше, номенклатура дел, разработанная для МУП «Рязкомхоз», представлена в Приложении 1.
Формирование и оформление дел.
Формирование дел — группировкаисполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел[61].
В МУП «Рязкомхоз» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом
После составления и утверждения номенклатуры дел на предприятии рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях МУП «Рязкомхоз», совместно с начальником Общего отдела приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел.
В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в МУП «Рязкомхоз» придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления[62] и Основных правил работы ведомственных архивов[63].
На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этим секретарю МУП «Рязкомхоз» необходимо оформить все реквизиты обложки дела:
- срок хранения дела.[64]
Составление описей дел.
МУП «Рязкомхоз» является предприятием с достаточно с большим объемом документов все документы поделены на две группы:
¾ планы, отчеты, контракты;
в опись №2 заносятся дела по личному составу в следующем порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные документов, предлагается составить акт (Приложение 2). Акт и описи должны составляться членами экспертной комиссии и подписываться председателем, рассматриваться и утверждаться директором предприятия.
продолжение
--PAGE_BREAK--3.2. Совершенствование документационного обеспечения
деятельности на основе автоматизации
лица) в документе на бумажном носителе.
Создание такой автоматизированной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.
¾ Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна следующим набором
При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.[65]
аствующих в процессах делопроизводственной деятельности.
Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой с бумажными к работе с электронными документов составляет до 80%.[66]
¾ в компьютерной форме;
¾ правильно оформлять обложки дел – указывать все необходимые мхоз»;
¾ только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров;
¾ предлагается приступить к созданию архива для документов МУП «Рязкомхоз».
--PAGE_BREAK--