--PAGE_BREAK--— решает другие вопросы текущей деятельности Общества в пределах своей компетенции, необходимые для обеспечения эффективной работы и достижения целей деятельности Общества. 1.3. Схемаорганизационной структуры органов управления общества Структура органов управления ЗАО «КАБО» является бюрократической структурой, а именно дивизиональная структура управления. Такая структура характерна для предприятий корпоративного типа для международного бизнеса. Данный вид структуры имеет разветвленный высший и средний уровни управления и имеет вид:
Ключевыми фигурамив управлении организацией с данной структурой становятся не руководители функциональных подразделений, а менеджеры, возглавляющие производственные подразделения.
Структуризация организации по отделениям производится, как правило, по одному из критериев: по выпускаемой продукции (продуктовая специализация), по ориентации на потребителя, по обслуживаемым регионам. Руководители вторичных функциональных служб отчитываются перед управляющим производственного подразделения. Помощники руководителя производственного отделения контролируют деятельность функциональных служб по всем заводам отделения, координируя их деятельность по горизонтали.
Достоинства
структуры управления ЗАО «КАБО»:
— более тесная связь производства с потребителями, ускоренная реакция на изменения во внешней среде;
— улучшение координации работ в подразделениях вследствие подчинения одному лицу;
— возникновение у подразделений конкурентных преимуществ малых фирм.
Некоторые недостатки структуры:
— рост иерархичности, вертикали управления;
— дублирование функций управления на разных уровнях приводит к росту затрат на содержание управленческого аппарата;
— дублирование работ для разных подразделений.
Достоинства дивизионных структур управления ЗАО «КАБО» перевешивают их недостатки только в периоды достаточно стабильного существования, при нестабильном окружении общество рискует. При данной структуре, возможно, воплотить большую часть идей современной философии качества.
Глава 2. Характеристика делопроизводственной службы общества
2.1.Структура делопроизводственной службы
Производственная практика проходила в ЗАО «КАБО», производственной компании, осуществляющей производство, и сбыт счетчиков электрических импульсов.
Структура компании ЗАО «КАБО»включает в себя следующие отделы: юридический отдел, бухгалтерию, отделы снабжения и сбыта, производственный отдел.
Ведение делопроизводства в ЗАО «КАБО» возлагается на юридический отдел.Функции делопроизводственной службыосуществляют начальник канцелярии, делопроизводитель и юрисконсульт под руководством финансового директора ЗАО «КАБО».
Делопроизводственная служба обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
В своей работе делопроизводственная служба руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями по предприятию.
Занимаемая мною должность — делопроизводителя, предусматривала знакомство со стадиями текущего делопроизводства.
Основные задачи делопроизводственной службы ЗАО «КАБО»:
— Организация своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами руководителей, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
— Организация медицинского осмотра и ознакомление вновь поступающих работников с правилами внутреннего трудового распорядка, осуществление необходимого инструктажа через существующие подразделения предприятия.
— Выдача работникам характеристики.
— Оформление необходимых материалов для привлечения к ответственности нарушителей трудовой дисциплины.
— Организация табельного учета и обязательное медицинское страхование на предприятии.
— Обеспечение подготовки документов по пенсионному страхованию и ведению персонифицированного учета в системе Государственного пенсионного страхования.
Делопроизводство в ЗАО «КАБО» осуществляется централизованной системой управления, все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредоточиваются в одном месте, в юридическом отделе общества (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.).
Достоинстваструктуры делопроизводственной службы ЗАО «КАБО»
— освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами,
— обеспечение работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой
— повышение качества обработки документов
Недостаткиструктуры делопроизводственной службы ЗАО «КАБО»
— нет самостоятельного структурного подразделения ДОУ в организации;
— юридический отдел занимается своими непосредственными делами с нагрузкой ведения дел делопроизводственной службы общества.
— недостаток количественного состава работников делопроизводственной службы
2.2. Функции делопроизводственной службы
I
. Финансовый директор,осуществляя функции делопроизводственной службыотносится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора Общества по представлению.
Осуществляя функции делопроизводственной службы,в своей деятельности, финансовый директор, руководствуется: законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы; методическими материалами по соответствующим вопросам; уставом предприятия; приказами и распоряжениями генерального директора Общества.
Финансовый директор осуществляет контроль за надлежащим оформлением установленной документации. Участвует в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия. Организовывает своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям. Организовывает табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства Российской Федерации, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.Руководит работниками отдела осуществляющие функции делопроизводственной службы.
II
. Начальник канцелярииотносится к категории специалистов, непосредственно подчиняется финансовому директору ЗАО «КАБО». В своей работе начальник канцелярии руководствуется:нормативными документами, регламентирующими вопросы учета и движения персонала; методическими материалами по вопросам кадров; уставом предприятия; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями генерального директора предприятия.
Ведет учет личного состава предприятия и его подразделений. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров.Оформляет документацию по кадрам. Проверяет соблюдения графиков отпусков на предприятии. Осуществляет контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, представление установленной отчетности. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, установления льгот и компенсаций; при наличии текучести кадров изучает ее причины, участвует в разработке мероприятии по снижению текучести кадров.
III
. Делопроизводитель
принимаети регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.Организует и ведет табельный учет всех отделов предприятия. Контролирует состояние табельного учета и трудовой дисциплины в подразделениях, соблюдение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка.Отвечает на запросы организаций и письма граждан.Готовит приказы и поощрении на работников предприятия, которым исполняется 50-60 лет согласно существующему положению.
IV
. Юрисконсульт, разрабатывает или принимает участие в разработке документов правового характера. Осуществляет методическое руководство правовой работой на предприятии, оказывает правовую помощь структурным подразделениям и общественным организациям в подготовке и оформлении различного рода правовых документов, участвует в подготовке обоснованных ответов при отклонении претензий. Проводит изучение, анализ и обобщение результатов рассмотрения претензий. В соответствии с установленным порядком оформляет материалы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности. Контролирует своевременность представления структурными подразделениями справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на претензии. Подготавливает совместно с другими подразделениями предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов. Осуществляет информирование работников предприятия о действующем законодательстве и изменениях в нем. Консультирует работников предприятия по организационно-правовым и другим юридическим вопросам, подготавливает заключения, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно-правового характера.
2.3. Анализ основной документации делопроизводственной службы
Оформление приема. Оформление на работу производится на основании «приказа о приеме» на работу. Поступающие на предприятие предъявляют паспорт, трудовую книжку, диплом или удостоверение /справку об образовании/ и военный билет. Лица, поступающие на работу впервые и не имеющие трудовой книжки, предъявляют справку о своем последнем занятии. Начальник канцелярии, на основании заявления заполняет на принимаемого «приказ о приеме» на работу /форма Т-1/ (приложение 1)и личную карточку. Начальник канцелярии после приема на работу и отметки о прохождении инструктажей вызывает начальника цеха. Начальник цеха в «приказе о приеме» дает заключение о возможности приема, указывает должность и ее шифр, на которую может быть принято лицо, оформляющееся на работу, на какой оклад, и по какому разряду с указанием вида тарифной ставки и формы заработной платы.
Лицу, не имеющему специальности, в «приказе о приеме» на строке «профессия (должность)» указывается участок, на котором он будет работать. Затем лицо, оформляемое на работу, учитывают в отделе технического обучения и в «приказе о приеме» по строке «разряд (оклад)» проставляется размер оплаты в период освоения выбранной специальности в соответствие с действующим законодательством. На основании «Приказа о приеме» делают отметку о зачислении на работу в трудовой книжке работника.
Начальник канцелярии на основании «Приказа о приеме» делает отметки в личной карточке /форма Т-2/, направляет личную карточку Т-2 в отдел и перекладывают ее из раздела оформляемых в основную картотеку, а расчетный отдел бухгалтерии открывает на работника лицевой счет.
Личная карточка работающего. Основным документом учета личного состава является личная карточка работающего – (форма Т-2), заполняемая на каждого работника предприятия. Учет личного состав осуществляется в картотеке личных карточек. Личная карточка работающего /по форме Т-2/ (приложение 2)заполняется на основании приказа о приеме и соответствующих документов /паспорта, трудовой книжки, диплома или удостоверения и т.п./, предъявляемых поступающим при оформлении на работу на предприятие.
Все сведения, содержащиеся в личной карточке сгруппированы в четыре основных раздела:
· раздел I– общие сведения;
· раздел II– сведения о воинском учет;
· раздел III– прием на работу и перевод на другую работу;
· раздел IV– аттестация;
· разделV– повышение квалификации;
· разделVI- профессиональная переподготовка;
· раздел VII— поощрения и награды;
· разделVIII— социальные льготы
· раздел IX– дополнительные требования;
· разделX— основание увольнения.
Верхнее поле на лицевой стороне личной карточки права предназначено для особых отметок отдела кадров. Здесь для более быстрого отыскания нужных карт рекомендуется указать в виде условных обозначений некоторые сведения, не подлежащие механизированной обработке, но которые могут быть необходимы в процессе учета кадров.
Раздел
I
– общие сведения:
Заполнение данных по каждой строке личной карточки производится полностью, без сокращения.
Строки 1-4, 9, 11, 12 заполняются на основании паспорта работающего.
В строке 6 «Образование» пишется: «высшее», «незаконченное высшее» (указать сколько курсов закончено), «среднее специальное», «профессионально-техническое», «среднее общее», «неполное среднее». «обязательное восьмилетнее», «начальное».
Последующие графы заполняются только на специалистов с высшим, средним специальным и профессионально-техническим образованием, а также окончивших школу мастеров. На основании диплома (удостоверения) об окончании высшего, среднего специального учебного заведения и т.д., в строке указывается полное наименование соответствующего учебного заведения, факультета, № диплома (удостоверения), отделения (дневное, вечернее, заочное) и дата окончания. По строке 10 указывается специальность по образованию, полученная по окончанию высшего или среднего специальных учебных заведений. Также указывается ученая степень, если имеется: «доктор наук», «кандидат наук» (указать каких наук), «младший научный сотрудник», «старший научный сотрудник», «доцент», «профессор».
По строке 8: а) «Общий стаж работы» — дата начала трудовой деятельности – указывается условная дата начала трудовой деятельности, определенная путем сложения даты (год, месяц, число) фактического начала работы и времени перерывов (число лет, месяцев, дней), не включаемых в трудовой стаж.
б) «Непрерывный стаж» указывается дата (год, число, месяц) начала непрерывного стажа;
в) «Дающий право на надбавку за выслугу лет».
По строке 7 «Основная профессия (специальность)» указывается специальность по опыту работы для инженерно-технических работников, практиков и инженерно-технических работников с высшим и средним специальным образованием, работающим не по своей специальности. По строке «Другая профессия» указывается вторая профессия, которой владеет рабочий. Если рабочий владеет более чем одной второстепенной профессией, то указывается та, по которой квалификация наивысшая.
Раздел
II
— сведения о воинском учете:
Данные в этот раздел вносятся на основе военного билета или приписного.
Раздел
III
— прием на работу и переводы на другую работу:
При оформлении приема на работу на основании приказа о приеме в данном разделе производится соответствующая запись:
· графа 1 – дата приема (перевода) на предприятии;
· графа 2 – структурное подразделение;
· графа 3 – профессия (должность), разряд, класс (категория), квалификация;
· графа 4 – оклад (тарифная ставка), надбавка к основному окладу;
· графа 5 – основание приема (перевода) — № приказа о приеме;
· графа 6 – подпись владельца трудовой книжки.
В дальнейшем в этом разделе на основании приказа о переводе указываются все перемещения по работе, изменения квалификации, оклада и т.д.
Раздел
I
V
– аттестация:
Данный раздел заполняется на основании сведений, полученных в результате проведения определенного вида мероприятий, в данном случае – аттестации.
Разделы
V
-
V
I
:
Данный раздел заполняется в результате обучения работника, на основании документа, выданного в образовательном учреждении.
Раздел
V
II
— поощрения и награды:
В данном разделе указывается наименование награды и наименование, номер и дата документа, на основе которого выдана награда.
Раздел
V
III
— отпуск:
В данном разделе указывается вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т.д.), количество дней, дата начала и окончания, а также основание отпуска.
Раздел
I
Х — социальные льготы:
В данном разделе указывается наименование льготы и основание, на основе которого она присваивается.
Раздел Х – дополнительные сведения:
В этом разделе осуществляются служебные пометки ОК.
Раздел Х
I
— основание увольнения:
Данный раздел заполняется на основании приказа о прекращении трудового договора при увольнении работника с предприятия. В случае увольнения работника по собственному желанию, указывается причина увольнения, выясненная в результате собеседования с увольняющимся работником.
продолжение
--PAGE_BREAK--