ФЕДЕРАЛЬНОЕАГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГОПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ
ФИЛИАЛВ Г. ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОМ
ГринёваНаталья Владимировна
Современныетребования к составлению и оформлению протокола.
Курсоваяработа по документоведению
студента2 курса з/о специальности «Документоведение и ДОУ»
Преподаватель:
канд. истор. наук, доценткаф.
Ю.М. Кукарина
Железнодорожный,2009
Оглавление
Введение
1. Задачии функции протокола
1.1 Особенностиоформления
2. Требованияк составлению и оформлению протокола
3. Порядоксоставления протокола заседания с использованием
звукозаписи
3.1Роль секретаря присоставлении протокола
4. Срокихранения протокола
Заключение
Списокиспользованных источников и литературы
Приложение №1 Оформлениепротокола
Введение
Вряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входятв состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
Протокол–документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решенийна собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях1.
Нужноиметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляютсядокументы под названием «Протокол», однако они не подпадают подприведенное определение. Так, в области договорных отношений составляютсяпротоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в числеосновных документов общего собрания акционеров законодательство называетпротоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходныпо своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты илисобытия.
Протоколысоставляются в любой организации, где есть временные или постоянно действующиеколлегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности являетсяобсуждение тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместноепринятие решений, часто голосованием.
С появлением в нашей стране акционерных обществвозросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерногообщества – коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражениеих деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов.Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров иправления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иныеправовые акты уделяют специальное внимание составу информации этих документов,то есть их содержанию.
1 Кузнецова Т.В. Делопроизводство. 2003.С.166.
Частьнормативных требований может быть отнесена и к тому, что называется оформлениемдокументов. При оформлении протоколов органов управления, следует учитывать кактиповые требования к данному виду документов (типовой формуляр протокола), таки те, что закреплены специальными нормами правовых актов и регламентируютдокументирование деятельности органов управления.
Актуальностьвыбранной темы достаточно ярко обозначена именно сейчас, когда в условияхнизкой договорной дисциплины, ненадежности, а часто-просто недобросовестностиконтрагентов, фиксирование любой деятельности должно приобретать все большеераспространение.
Приступая кизучению данной темы, поставили перед собой цель – многоаспектное рассмотрениетребований к составлению протокола .
Исходя изпоставленной цели, задачами работы являются:
· Рассмотрениезадач и функций протокола;
· Рассмотрениеправил составления протокола, как важного документа всего документооборотапредприятия (организации);
· Приведениеобразца составленного протокола.
При написаниикурсовой работы использованы нормативные акты РФ:
ПРИКАЗ Минобразования РФ от 23.04.1997 N 790 (ред. от 24.12.1998)«ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ОБЩЕГО ИПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ».
Учебники поделопроизводству:
КузнецоваТ.В. Делопроизводство (Организация технологии документационного обеспеченияуправления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. идр.: Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359с. Учебник вдоступной форме дает наиболее полное представление о порядке разработки иоформления управленческой документации, об организации делопроизводственнойслужбы, технологии регистрации, учета и хранения документов. В отличие отдругих в данный учебник включены вопросы оформления кадровой и коммерческойдокументации, регулирующей отношения партнеров по бизнесу. Учебник базируетсяна положениях ГОСТ Р 6.30-2003 и других нормативных документах и отвечаеттребованиям Государственного образовательного стандарта для студентовэкономических специальностей. Может быть полезным слушателям курсовделопроизводителей, секретарей, секретарей-референтов.
Учебное пособиепо документоведению:
Ларьков Н.С.Документоведение: учебное пособие /Н.С. Ларьков.- М.: АСТ: Восток-Запад, 2006.– 427, [5]с. Предлагаемое пособие ставит своей целью дать студентам комплексныезнания о документе, системах документации, способах документирования иоформлении основных видов организационно-распорядительных документов прирешении практических проблем создания документной информации учреждений любойорганизационно-правовой формы. Предназначено для студентов как специальности«Документоведение и ДОУ», так и иных специальностей, изучающихвопросы документоведения.
Учебник по секретарскомуделу:
Стенюков М.В.Курс секретарского дела: учебник для ССУЗов /М.В. Стенюков. – М.: А-ПРИОР,2008. – 240с. В настоящем пособии изложены требования, предъявляемые кдокументам, обеспечивающим деятельность предприятий разных форм собственности ивидов деятельности, по их составлению, систематизации, хранению. Изданиевключает в себя образцы документов, соответствующие требованиям стандартов иинструкций Российской Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003, а также Гражданскомукодексу РФ и Трудовому кодексу РФ. Пособие содержит готовые формулировки текстаделовых бумаг и основные понятия, необходимые в работе секретаря. Пособиепредназначено для секретарей, секретарей-референтов, для работниковделопроизводственных служб, а также для студентов, обучающихся посоответствующим дисциплинам.
Краткийсловарь видов и разновидностей документов /Главархив, ВНИИДАД, М.,1974. и т.д.
1. Задачи ифункции протокола
Протоколпредставляет особый вид документа, в котором подробно или кратко содержитсязапись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях,заседаниях1. Протокол является официальным документом, на основаниикоторого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных имзаданий.
Протокол, вкотором правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировкапринятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах,возникающих на почве непреднамеренных или умышленных искажений чьей-либо мысли,забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое состояниерассматриваемого вопроса в организации на день и час совещания.
Важностьдокументирования процесса принятия коллективных решений возрастает в условияхрыночной экономики, когда значительно увеличивается число акционерных обществ,ассоциаций и других коллегиальных структур хозяйствования с участием множестваюридических и физических лиц — субъектов собственности. Поэтому к оформлениюпротоколов по всем вопросам, и особенно по результатам голосования (сприложенном бюллетеней для тайного голосования, протоколов счетных комиссий ит.д.), необходимо относиться с предельным вниманием и аккуратностью.
Крайне важны протоколы заседаний, где решаются судьбы дальнейшегоэкономического и социального развития предприятий, вопросы социальногострахования и социального обеспечения, приватизации, распределения заработаннойприбыли.
1 М.Л. Гавлин. Требованияк оформлению документов. М., 2003.С.95
Протоколнеобходим как средство фиксации решений, сроков, ответственных исполнителей.
Замечено, чтодаже несколько раз подведенные устно итоги спустя некоторое время начинаюттрактоваться по–разному, в зависимости от ситуации и интересов участников. Еслиникогда раньше не вели протокола совещаний, то придется приучать команду кэтому.
Кто будетвести протокол – тоже не праздный вопрос. Не всегда верным решением будетприсутствие выделенного сотрудника (секретаря) для этих целей: для обсуждаемыхтем иногда нежелательно расширение круга посвященных; тематика и терминологиячасто требуют достаточно высокой квалификации от протоколиста, иначе это будет«запись под диктовку» без отражения сути проблемы.
Решения, зафиксированные в протоколах, являются обязательными для исполнения.
Протокольные решения, как правило, имеют непродолжительный характер действия и распространяются на ограниченный круг должностных лиц и организаций.
1. Протоко́л(от др.-греч. Protos — «первый» и kolla — «клей») — первый лист,приклеенный к свитку. На нем фиксировались титульная информация (например, датанаписания, имя писца) и краткое основное содержание свитка (изображение)1.Все последующие значения исходят из этого перви Документ, фиксирующийдостигнутые договоренности (определяющие порядок проведения того или иногопроцесса или цели процесса), примерный синоним: соглашение, договоренность.Например: Киотский протокол, протокол передачи данных.
чного значения.
1Славятинская М.Н. Учебник древнегреческого языка.М., 2003. С.89.
В настоящее время имеет 2 основных значения в различныхобластях деятельности:
2. Выполненнаяв определенном формате запись, фиксирующая некие произошедшие (или происходящиев данный момент) события. Например: милицейский протокол, протокол собрания, протоколработы программы и т.д.
1.1 Особенности оформления
Оформление протокола имеет ряд особенностей. Если оно продолжалосьнесколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания.Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа сначала года.
Протокол подписывается председателем и секретарем1. Вособо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляютсяна левом поле документа, на уровне записи выступления.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки,доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.
Как правило, время, которое отводится на подготовку протокола,зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативныхактах предприятия.
Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часовпосле совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания оходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.
_____________________
1Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М., 2003. С.173.
Всем участникам совещания необходимо разослать копию протокола, аответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим насовещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую длявыполнения поручения информацию. Сроки рассылки копии протокола участникамсовещания или выписки из протокола должны быть определены в локальныхнормативных актах предприятия.
Как правило, копия протокола делается путем изготовленияксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретаремсовещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ», ане «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протоколаделается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р6.30–2003: при заверениикопии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись«Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровкуподписи (инициалы, фамилию), дату заверения. При этом лицо, имеющее правозаверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальныминормативными актами предприятия, например, это может быть отражено в Инструкциипо делопроизводству.
Копию протокола (так же, как и выписку из протокола) допускаетсязаверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило,печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, неставится.
Если изготавливают копию многостраничного протокола, тоотксерокопированные листы документа сначала необходимо прошить, а заверительнаянадпись в этом случае делается на оборотной стороне последнего листа документа.На практике многостраничные копии, используемые только внутри организации, непрошиваются.
2. Требования к составлению и оформлению протокола.
Протокол – документ, содержащийпоследовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений насобраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. 1
Протокол отражает деятельность по совместному принятиюрешений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний,создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличатьпротоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраныобщественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протоколдорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа(протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколысогласования цены и др.). 2
Обязательному протоколированию подлежат заседания постояннодействующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органовисполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров,заседания советов директоров и др.). 3
Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний,стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстовдокладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списковприглашенных и др.). 1
В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросами все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо.За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущиезаседания. 2
Обязательными реквизитамипротокола являются: наименование организации, наименование вида документа, датаи регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.
__________________
1Краткийсловарь видов и разновидностей документов /Главархив, М., 1974.
2Кудряева В.А. Организация работы с документами. М.,2002. С.124.
3Там же. С.126.
Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всехвыступлений на заседании, краткий– только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение отом, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководительколлегиального органа или руководитель организации. 3
Заголовком протокола служит название коллегиального органаили заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протоколсовещания ...).
Текст полногопротокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется единообразнов полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя исекретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц(если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка –«Список участников прилагается»), повестка дня. Фамилииприсутствующих записываются в протокол, если их не более 15, – в алфавитномпорядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше,составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний икомиссий должности присутствующих не указываются.1 Перечислениеприсутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
___________________
1Рекомендации по документационному обеспечениюдеятельности органов исполнительной власти. М., 1995. С.40.
2Там же С.40
3Кудряева В.А. Организация работы с документами.М., 2002. С.146.
1Кудряева В.А. Организация работы с документами.М., 2002. С.149.
2Гавлин М.Л. Организационно-распорядительнаядокументация. Требование к оформлению документов: Методические рекомендации повнедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003. С.48.
При этом слова «Председатель»,«Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек) печатают слеваот нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами отзаголовка и друг от друга. 2
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повесткедня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времениобсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскимицифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Нерекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Слова «Повестка дня» располагаются центрированочерез два-три интервала от списка участников.
Основная часть текста протокола покаждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ… ВЫСТУПИЛИ…ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)… 1
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколахуказываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полнойформе протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание егодоклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлендокладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступленияделать отметку: «текст доклада прилагается». 2
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколахуказываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколахфиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. Принеобходимости после фамилии выступившего указывается его должность. 3
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записываетсяпринятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежаниедвоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных«за», «против», «воздержавшихся», а также списоклиц, не участвовавших в голосовании. 4
Решение может содержать один или несколько пунктов, онирасполагаются по значимости, каждый из них нумеруется. 1
Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер всоответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»,«ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами изаканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ»,«ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающихпечатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют отфамилии дефисом. 2
Участник совещания или заседания может представить особоемнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе иприсоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись впротоколе после записи решения. 3
Текст, краткогопротокола также состоит из двух частей. Во вводной частиуказываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а такжедолжности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
__________________
1Кудряева В.А. Организация работы с документами.М., 2002. С.214.
2Там же. С.214.
3Там же. С. 215.
4Там же С. 215.
1Гавлин М.Л. Организационно-распорядительнаядокументация. Требование к оформлению документов: Методические рекомендации повнедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003. С.158.
2Там же. С. 158.
3Рекомендации по документационному обеспечениюдеятельности органов исполнительной власти. М., 1995. С.64.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левогополя, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываютсянаименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименованиядолжностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностейприсутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. 1 Списокотделяется от основной части протокола сплошной чертой. 2
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы ипринятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой иначинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованноразмером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Подчертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данноговопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указываетсяпринятое по вопросу решение. 3
Пример оформления краткого протокола приводится в приложении10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовыхкоммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.(в данной работесм. Приложение №1). Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. Вособо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляютсяна левом поле документа на уровне записи выступления. 4
______________________
1Типовая инструкция по делопроизводству. М., 2006.п.2.7.3.4.
2Там же. п.2.7.3.4.
3Там же п.2.7.3.4.
4Рекомендации по документационному обеспечениюдеятельности органов исполнительной власти. М., 1995. С.15-18.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания ит.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают датыначала и окончания заседания.1 Протоколам присваиваются порядковыеномера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов:протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертныхсоветов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающиепорядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. 2
Протокол оформляется на общем бланке организации с указаниемнаименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» – или на специальном бланкепротокола (бланк конкретного вида документа).
Копии протоколов при необходимости рассылаютсязаинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателемрассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнительподразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяютсяпечатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ). 3
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок изпротоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатьюслужбы ДОУ. 4
Всвязи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещанийорганизации был разработан образец протокола .
Протоколможет содержать пункт об утверждении какого-либо документа. В таком случаедокумент должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату.
__________________________
1Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М., 2003. С.167.
2Типовая инструкция по делопроизводству. М., 2006.п.2.7.3.5.
3Там же. п. 2.7.3.6.
4Там же. п. 2.7.3.6.
Подписьотделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включаетнаименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанностисекретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровкуподписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левойграницы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируетсяотносительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровнепоследней строки наименования должности без пробела между инициалами ифамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правымполем.
Гриф (пометкаоб ограничении доступа к документу) — печатается в правом верхнем углу первоголиста протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки)через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. Кпротоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки,доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.
3.Порядок составленияпротокола заседания с использованием звукозаписи.
Рассмотрим процессведения протокола на примере совещания в Администрации области.
Протокол, как ужеизвестно, составляется на основании записей,произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов ивыступлений, справок, проектов, решений и др.
При подготовке совещаний, проводимых Главой Администрации (Губернатором)области или его первыми заместителями, не позднее, чем за 15 дней до дняего проведения утверждается план подготовки совещания.
Организация подготовкиматериалов, порядка работы, составления протокола поручений совещания, а такжеприглашения, регистрации участников совещания согласно списку и дежурствовозлагаются на заместителей Главы Администрации (Губернатора) области,руководителей структурных подразделений аппарата Администрации области иобластных органов исполнительной власти.
Координация подготовкии протокольно-организационное обеспечение совещаний, проводимых с участиемГлавы Администрации (Губернатора) области, осуществляются протоколом ГлавыАдминистрации (Губернатора) области. Расшифрованная аудиозапись в 3-дневныйсрок после совещания передается общим отделом должностному лицу, ответственномуза его подготовку, для составления протокола поручений.
Подписанный ведущимсовещания протокол поручений в 5-дневный срок после совещания передается вместес листом рассылки, завизированным ответственным за подготовку совещания, вканцелярию, которая производит рассылку протокола исполнителям.
Стенограммы и протоколысовещаний хранятся в общем отделе.
Порядок, срок иответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяютсядолжностным лицом, подписавшим протокол.
Самое важное начинается как раз после проведения совещания. Ведьименно от выполнения принятых решений будет зависеть его эффективность. Дляэтого необходимо составлять протокол, в котором письменно фиксируются решения суказанием ответственных исполнителей и сроков выполнения задания. Как правило,в конце совещания председатель подводит итоги обсуждения и кратко объявляет,какие действия должны быть предприняты, кем и когда. Именно протоколдокументально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направленияпредстоящей работы.
Протокол является обязательным элементом завершающей стадиисовещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения.Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальныморганом или группой работников.
3.1 Роль секретаря присоставлении протокола
Оченьважна роль секретаря, который с председателем выступает в роли хозяев, — онивместе встречают и приветствуют участников, представляют новых членов.Председатель ведет совещание, а секретарь — записи. Весьма существенны функциисекретаря при подготовке совещания: выбор помещения, подбор и рассылкаматериалов к совещанию, контроль подготовки материалов участниками, составлениеи распространение протокола, забота об удобствах участников, обеспечениепрохладительными напитками, контроль исправности демонстрационных средств иоргтехники (микрофон, трибуна, плакаты и графики, проектор для слайдов,компьютер, электронная почта, Интернет, доска, маркеры).
Обеспечениеясности решений, принятых в процессе совещания, и четкого их пониманияприсутствующими; отражение хода совещания в протоколах; обеспечениеответственного хранения протоколов совещания и их доступности для членовсовещания. Важны навыки быстрого письма, оформления протокола. При записивыступлений участников требуется умение выделять главную мысль. Важнозафиксировать факты, цифры, предложения, решения. По итогам совещания секретарьоформляет и подписывает у председателя протокол.
4. Сроки хранения протоколов
В соответствии со ст. 5 Перечня типовых управленческих документов,(утверждено Руководителем Росархива 6 октября 2000г.) образующихся вдеятельности организаций, устанавливаются следующие
сроки хранения протоколов:
· протоколыколлегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции,Правления и др.) — постоянно;
· протоколынаучных, экспертных, методических, консультативных органов организации(комитетов, комиссий, советов и др.) — постоянно;
· протоколысовещаний у руководителя организации — постоянно;
· протоколысобраний трудовых коллективов организации — постоянно;
· протоколысобраний структурных подразделений организации — 5 лет ЭПК;
· протоколыобщих собраний акционеров, пайщиков — постоянно.
Большая часть протоколов имеет постоянный срок хранения, чтообусловливает всю важность работы с данным видом документа на предприятии.Поэтому важным является не только архивное хранение, но и организацияоперативного хранения протоколов на предприятии в соответствии с утвержденнойноменклатурой дел.1
____________________________________
1Организация работы с документами./Под ред.проф. В.А. Кудряева. М.,2002. С. 368./>
Заключение
На основепроведенной работы можно резюмировать следующее.
Протоколзанимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. Содной стороны, его можно отнести к информационным документам (он содержитинформацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой — протоколы выполняют распорядительную функцию (в структуре протокола обязательноприсутствует постановляющая часть).
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов ипринятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколыдокументируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов — коллегий комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а такжеученых, технических, методических советов.
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров,заседания совета директоров.
Протоколы составляют и для документирования деятельности временныхколлегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров).
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органавыбирается форма протокола: полная или стенографическая, сокращенная и краткая.
Стенографический или полный протокол составляется на основестенограммы и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработкирешения по нему.
Сокращенный протокол содержит достаточно полные записи, передающиесодержание докладов и выступлений участников заседания.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилиидокладчиков и принятые решения.
Номером протокола является порядковый номер заседанияколлегиального органа в течение года (в учебном заведении это может бытьучебный год).
Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалосьнесколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания.
Текст протокола включает вводную и основную части. Вводная частьсодержит информацию об участниках заседания, о повестке дня. Основная частьсодержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждыйраздел состоит из трех частей, начинающихся словами: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»,«ПОСТАНОВИЛИ» (печатаются без кавычек).
Протоколоформляет секретарь заседания. Подписывают протокол председатель и секретарь.
Протоколтрадиционно относится к значимым для документооборота элементам. Протокол –отражение коллегиального способа принятия решений.