Стивен Брэгг (Steven Bragg), финансовый консультант компании Ernst & Young финансовый директор четырех компаний
Существуют тысячи видов надлежащего контроля над активами, которые можно использовать для поддержания финансовой и отчетной дисциплины в компании. Представленный перечень содержит наиболее распространенные меры контроля, имеющиеся в большинстве организаций. Он может быть дополнено добавочными контролирующими мерами в случаях, когда потенциал потери активов считается чрезмерно высоким, причем обратное справедливо в других случаях.
Направления контроля следующие:
1. Деньги. Считается, что работа с наличностью изобилует проблемами контроля, что приводит к, возможно, чрезмерным мерам контроля. Хотя ниже перечислены многие потенциальные направления контроля, где следует пытаться создать такой набор мер, который сбалансирует затраты на него с достигнутым повышением его уровня контроля. Меры следующие:
Проводите внезапные проверки сейфа с деньгами.
Лимитируйте суммы наличности на мелкие расходы.
Проводите выверку банковских счетов.
Обновляйте карточки подписей.
2. Инвестиции. Увод инвестиционных фондов является той областью, где некая личность имеет наилучшую возможность украсть крупные суммы финансовых средств компании или разместить их в несоответствующие инвестиции с высоким риском потерь. Следующие меры контроля призваны ограничить эти риски:
Устанавливайте лимиты на инвестиции.
Требуйте разрешений на перевод средств с одного счета на другой.
3. Кредиторская задолженность. Меры контроля необходимы в области кредиторской задолженности для того, чтобы знать, что служащие не получают плату от клиентов и затем скрывают это должностное преступление, подчищая записи о кредиторской задолженности этих клиентов. Наиболее распространенные меры контроля следующие:
Сравнивайте полученные оплаты с проводками кредиторской задолженности.
Сверяйте остатки кредиторской задолженности, периодически высылая бланк подтверждения клиентам, удостоверяющий сумму, которую они заплатили компании.
Требуйте разрешения на списание просроченной задолженности.
Требуйте одобрения кредитов.
4. Инвентаризация. Компания может иметь так много товара, что надежная система контроля необходима просто для того, чтобы обеспечить некую степень защиты вообще. Таким образом, практически все нижеследующие меры контроля рекомендуются для обеспечения высокого уровня точности учета товаров:
Проводите инвентаризацию. Если никто и никогда не проводил учет товарно-материальных запасов, то постепенно их действительное количество будет отклоняться от учетных записей, и со временем накопленные разночтения будут нарастать.
Контролируйте доступ к учетным данным о состоянии товарных запасов.
Требуйте заполнения форм на списание в отходы и передел брака.
Ограничивайте доступ на склад.
Отделяйте запасы, принадлежащие клиентам.
5. Авансы служащим. Служащие могут просить авансы в счет очередной зарплаты или для оплаты расходов в предстоящей командировке. В любом случае, легко потерять след аванса. Перечисленные ниже меры контроля необходимыми того, чтобы обеспечить в конечном счете возвращение аванса:
Постоянное отслеживание всех выданных авансов.
Требуйте разрешений на выплату всех авансов работникам.
6. Основные средства. Покупка и продажа основных средств требует особых мер контроля, при получении соответствующих разрешений на проведение сделки, а также надлежащий учет средств, связанных с основными фондами. Все нижеследующие меры контроля следует применять для достижения этих целей:
При закупках основных средств должны иметься надлежащие предварительные разрешения.
Удостоверьтесь, что проводятся правильные расчеты амортизации.
Удостоверьтесь, что списание основных средств надлежащим образом санкционировано.
Удостоверьтесь, что все платежные документы, связанные с продажей основных средств, правильно оприходованы.
Удостоверьтесь, что основные средства утилизируются.
7. Кредиторская задолженность. Это одна из самых распространенных областей, где происходит неправильное использование активов, а также область, в которой наиболее вероятно возникновение транзакционных ошибок.
Сравнивайте произведенные платежи с полученными накладными.
Сравнивайте номера счетов, полученных от поставщиков.
Устанавливайте ограничения на покупки по кредитным картам.
Требуйте одобрения руководством всех заимствований и погашений долга.
9. Выручка. Основной проблемой контроля, связанной с выручкой, является обеспечение того, чтобы все отгрузки сопровождались своевременной отправкой счетов. Сбой контроля в этой области может привести к крупной недостаче выручки и угрозе общей ликвидности компании.
Сравнивайте все выставленные счета с реестром отгрузок.
Сравнивайте использованные скидки с разрешенным возвратом товаров.
Выявляйте отгрузки товарных образцов в реестре отгрузок.
10а. Себестоимость проданных товаров. У компании есть много способов потерять контроль над своими издержками в области себестоимости проданных товаров, поскольку она имеет многочисленный персонал и самую крупную часть издержек компании. Применение предлагаемых ниже мер контроля в производственной сфере будет сильно зависеть от предполагаемых выгод, которые будут получены от их использования, по сравнению с теми масштабами, в которых они будут мешать плавной работе производственного подразделения.
Сравнивайте стоимость всех выполненных работ с плановыми затратами.
Сравнивайте плановую потребность в рабочей силе с фактическим производственным персоналом.
10б. Выдача со склада согласно спецификациям. Надежным видом контроля над материальными издержками является требование использования спецификации сырья и материалов для каждого производимого изделия, а также требование выдавать ресурсы из сырьевых запасов, предназначенных для производства этих изделий, исходя из количеств, указанных в спецификациях сырья и материалов.
Делайте закупки на основе рамочных закупочных ордеров и связанных с ними поставок.
Отклоняйте все покупки, которые не были заранее одобрены.
11. Расходы на поездки и развлекательные мероприятия. Отчеты служащих о расходах могут включать десятки позиций, по которым они просят возместить затраты, причем некоторые из них могут противоречить политике компании в отношении компенсации затрат. Чтобы выяснить, что эти статьи «серых расходов» выявлены, многие бухгалтеры затрачивают необоснованно много рабочего времени на детальное изучение отчетов о расходах. В действительности, чтобы сделать эти отчеты «честными», в целом будет достаточно несколько меньшей формы контроля, например, аудита отчетов о расходах:
Выборочно проверяйте отчеты о расходах.
Издайте инструкцию, касающуюся разрешенных расходов.
Требуйте визирования руководителями всех отчетов о расходах.
12. Расходы на заработную плату. Меры контроля, используемые в отношении заработной платы, охватывают две области — предотвращение переплат служащим и предотвращение мошенничества, связанного с выпиской платежных чеков на несуществующих работников. Для обеих видов контроля:
Требуйте одобрения всех сверхурочных часов, отработанных персоналом с повременной оплатой.
Требуйте одобрения всех изменений в оплате.
Выдавайте деньги непосредственно получателям.
Направляйте списки выплат по зарплате руководителям подразделений.
13. Расходы на офис, мебель. Хотя это относительно небольшая статья, следующий вид контроля призван выяснить, что служащие благоразумны в своих приобретениях обстановки для офисных помещений:
Сравнивайте стоимость мебели служащих с нормами компании. Служащие могут приобрести мебель по цене, намного превышающей ту, по которой ее может купить благоразумный менеджер. Эту проблему можно решить, издав инструкцию, устанавливающую максимальную стоимость мебели для одного служащего, и проводя ее в жизнь посредством периодических внутренних аудитов фактических затрат. Другим средством ее реализации является санкционирование стандартного набора мебели, приобретаемого снабженцами, причем любая мебель вне этого списка требует специального разрешения.
14. Главное. Некоторые регулярные платежи поставщикам базируются на долгосрочных контрактах. Большинство следующих мер контроля связано с наличием полного представления об условиях этих контрактов, чтобы компания не делала неправильных по размеру платежей:
Отслеживайте изменения в контрактных издержках.
Отслеживайте время возобновления контрактов.
Требуйте одобрения для различных уровней денежных обязательств, вытекающих их контракта.
Представленный набор рекомендуемых мер контроля охватывает только наиболее распространенные из них. Их следует дополнять, анализируя процедуры, используемые компанией, чтобы увидеть, есть ли необходимость в дополнительных мерах контроля (или в их сокращении), в зависимости от того, как структурированы эти процедуры. Меры контроля будут также значительно различаться по отраслям: например, казино устанавливают многоуровневый контроль за обработкой наличности, поскольку это денежный бизнес. Таким образом, представленные меры контроля следует рассматривать только как основу для всеобъемлющего комплекса мер контроля, которые должны удовлетворять специфическим нуждам каждой компании.