Министерство Образования РФ
МосковскийГосударственный Открытый университет
Рязанский институт
Кафедра экономики, менеджмента и маркетинга
Контрольнаяработа по делопроизводству
Выполнила: студенткаII курса
Гр. ф-тМиЭП
Спец.060811
Проверила:.
Рязань2002
План.
1. Виды документов и ихклассификация. Улификация и стандартизация управленческих документов.
2. Составить уставиндивидуального частного предприятия, письмо-отказ, приказ об увольнении.
Видыдокументов и их классификация.
В соответствии с ГОСТ 16487-83 документ — средствозакрепления различными способами на специальном материале информации о фактах,событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельностичеловека.
Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает еесохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу,многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ можетвыполнять несколько функций.
Большинство документов должно удовлетворять такимтребованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность.Для того, что бы документ обладал этими качествами, он должен быть правильносоставлен как по форме, так и по содержанию.
Для того, что бы выработать основные принципы составления иоформления документов, формы и методы работы с ними, производится ихклассификация по целому ряду признаков.
Классификация документов — это деление документов по классампо наиболее общим признакам сходства и различия.
В текущей работе классификация производится на этапегруппировки их в дела — это первичная ступень классификации, необходимостьтакой классификации обусловлена самим понятием дела.
Дело- это совокупность документов или документ по одномувопросу, помещенные в твердую обложку, соответственным образом оформленную.Нельзя подшить в дело документы с различным по характеру содержанием, напримерписьма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышенииквалификации сотрудников.
Классификация документов — необходимое условие дляпроведения работ по их унификации, являющееся важной предпосылкойдокументационного обеспечивания автоматизированных систем управления.
Документ классифицируется по различным признакам.
По способу фиксации информации документы делятся написьменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово- расчетные, снабженческо-бытовые, по личному составуи т. д.
По наименованию различают большое количество документов. Этоприказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы,отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальныеи трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами дляподведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательныйхарактер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами дляорганизации всей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальныедокументы разрабатываются конкретными организациями для внутреннегопользования. Трафаретные документы изготавливаются типографическим способом,причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах,а для переменной информации оставляют свободные места.
По степени сложности различают простые документы, содержащиеодин вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
По месту составления документы подразделяются на внутренниеи внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении (в организации, напредприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние- входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).
По срокам исполнения документы подразделяются на срочные инесрочные.
По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).
По степени гласности выделяют документы обычные, секретные идля служебного пользования.
По юридической силе различают подлинные и подложныедокументы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные(утратившие юридическую силу)
По назначению (стадиям создания) документы подразделяют наподлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащийисходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданиюдокумента предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции.В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образомзаверенная, равноценны. Копия- документ, точно воспроизводящий реквизитыподлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово«копия») и соответствующим образом заверенный. Следует различатьтакие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск- полная копияисходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливаетсяодновременно с подлинником и заверяется. Выписка- копия части документа, адубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.
По срокам хранения документы делятся на: постоянного срокахранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения(свыше 10 лет).
По роду деятельности документы подразделяются на системыдокументации: плановая, организационно- распорядительная, первичная учетнаядокументация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, поторговле, конструкторская, технологическая и т. д.
Унификация и стандартизация управленческой
документации.
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следуетрассматривать как один из факторов повышения производительности управленческоготруда. Унификация документов — это выбор рациональных структур их построения,приведение документов единообразию на основе установления рациональногоколичества их форм и типизация их построения. Она применяется не только куправленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированыпроездные, авиационные и железнодорожные билеты.
Основными принципами унификации документов являются:
— унификация от общего кчастному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретнойсистемы документации и установлении на его основе состава реквизитов для даннойсистемы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
— единообразие формдокументов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечиваетсяпутем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификациирасположения данных на поле документа, выработки технологий и условныхсокращений;
— комплексность унификации.При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всехстадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должныучитываться психофизиологические возможности человека и параметры техническихсредств;
— информативность. Означаетвключение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решенияконкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
— сокращение числа видовдокументов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например,в направлении повсеместного применения оргтехники;
— стабильность требований кдокументам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
— сопряжение с действующимисистемами классификации и кодирования технико-экономической информации;
— экономичность. Достигаетсяза счет обоснованного включения документов в систему документации, широкогоприменения бланков, рациональнойкомпоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.
Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета итаблица.
Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в видесвязанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафаретасоздаются ряд приказов, заявлений.
Анкета- способ представления унифицированного текста, прикотором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменнаявносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Вунифицированной системе документации на организационно- распорядительныедокументы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу,увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет:упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаютсяпредпосылки для копирования информации.
Таблица — разорванный текст, расположенный по определенномупринципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечениисоответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью,позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммироватьданные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРДпредставлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Эффект от унификации и стандартизации управленческихдокументов бывает косвенным ( повышение качества управления, эффективностииспользования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) ипрямым ( снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату)при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельныхкапвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
Предприятиезарегестрировано УТВЕРЖДАЮ
Администрацией г. Рязани Учредитель:
25 апреля 2000 г. А.В. Ерохин
25 апреля 2000 г.
УСТАВ
Индивидуального частного предприятия
Ерохин «АВЕ»
Юридический адрес: г. Рязань, ул. Ленина, д. 2.
г. Рязань
Настоящий устав разработан в соответствии с Законом РФ «Опредприятиях и предпринимательской деятельности «, Законом РФ « О собственностив РФ».
1. Общие положения
1.1.Индивидуальное частноепредприятие « АВЕ», именуемое в дальнейшем Предприятие, учреждено гражданиномРФ А.В. Ерохиным и принадлежит ему на праве частной собственности.
1.2.Учредитель отвечает пообязательствам предприятия своим имуществом в пределах его вклада в уставнойкапитал.
1.3.В своей деятельностипредприятие руководствуется действующим Законодательством РФ.
1.4.Предприятие приобретаетправа юридического лица со дня государственной регистрации.
1.5.Предприятие действует напринципах полного хозяйственного расчета, имеет собственный баланс, расчетныйсчет в банке, печать, штампы, бланки и другие реквизиты.
1.6.Предприятие несетответственность за результаты своей деятельности и за свои обязательства.
2. Предмет ицели деятельности. Права Предприятия.
2.1Предприятие создается сцелью удовлетворения населения в товарах и получения прибыли.
2.2.Предприятие осуществляетторгово – закупочную деятельность.
2.3.Предприятие имеет право:
· самостоятельнопланировать свою деятельность;
· учреждать филиалыи другие подразделения в соответствии с действующим законодательством;
· объединяться сдругими предприятиями;
· совершать сделкив соответствии с законодательством;
· быть истцом иответчиком в суде;
· совершать иныедействия, предоставленные предприятиям действующим законодательством.
3. Органы управления и контроля, их компетенция.
3.1. Текущееуправление предприятия осуществляется директором, назначенным на должность иосвобожденным от должности учредителем. Между учредителем и директоромподписывается контракт, в котором оговариваются права и обязанности директора,а также условия освобождения от занимаемой должности и срок контракта.
3.2.Учредитель вправе сам осуществлять текущее управление предприятием.
3.3Ответственность за деятельность предприятия несет директор в рамках,оговоренных в контракте.
3.4.Контроль за деятельностью предприятия осуществляет учредитель.
4. Порядокраспределения прибыли и формирования фондов.
4.1. Имущество предприятияформируется за счет вкладов учредителей, доходов от деятельности предприятия,кредитов банков и других законных поступлений. Учредителем создается уставнойкапитал в размере 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.
4.2. Прибыль, полученную врезультате деятельности после всех платежей и перечислений, распределяется вфонды:
· социальногоразвития;
· деятельности;
· резервный;
· иные.
4.3. Предприятие хранитденежные средства на расчетных и иных счетах в банках, производит все кассовыеи расчетные операции с соблюдением действующего законодательства.
4.4. Предприятие ведетбухгалтерскую и статистическую отчетность с соответствии с действующимзаконодательством и несет несет ответственность за ее достоверность.
5. Гарантииработникам предприятия.
5.1.Трудовой коллектив предприятия составляют все граждане, участвующие своимтрудом в его деятельности на основе трудового договора, составленного всоответствии с законодательством о труде.
5.2. Предприятие обеспечиваетработникам гарантированный законом
минимальный размер заработной платы,безопасные условия труда,
социальное и медицинское страхование всоответствии с действующим
законодательством.
6.Условия реорганизации и ликвидациипредприятия.
6.1.Прекращение деятельности предприятия может осуществляться в виде его ликвидацииили реорганизации.
6.2.Ликвидация или реорганизация предприятия производится по решению
· собственника ссогласия трудового коллектива;
· суда;
6.3.Предприятие ликвидируется в случаях:
· признания егобанкротом;
· принятия решенияо запрете деятельности предприятия из-за невыполнимых условий, установленныхзаконодательством;
· признание судомнедействительными учредительных документов и решение о создании предприятия;
· по другимоснованиям, предусмотренным действующим законодательством.
6.4.При реорганизации или ликвидации предприятия увольняемым работникамгарантируется соблюдение их прав и интересов в соответствии с действующимзаконодательством.
6.5.Предприятия считается реорганизованным или ликвидированным в момент исключенияего из государственного реестра.
6.6.Ликвидация предприятия осуществляется ликвидационной комиссией, образуемойсобственником имущества предприятия совместно с трудовым коллективом.Ликвидация при банкротстве осуществляется в соответствии с действующимзаконодательством.
6.7.Имущество предприятия, оставшееся после расчетов с бюджетом, банком,работниками предприятия, возвращается владельцам в исправном состоянии.
АОЗТ « Стройгарант » директору АООТ « НИК»
г. Рязань, ул. Новая, д.2 Л. И. Савину
т. 44-33-22, рс № 300125601
от апреля 2002 № 65
на № 49 от апреля 2002
Всвязи с нехваткой производственных мощностей удовлетворить просьбу об увеличениипоставок запасных частей для станков БК 5012 ( письмо № от апреля 2002 ) наданный момент не представляется возможным.
Директор Л. И. Иванов.
АОЗТ « Стройгарант »
ПРИКАЗ
20 апреля 2002 № 121
г. Рязань
Об освобождении от занимаемойдолжности И.И. Петрова
ОСВОБОДИТЬПЕТРОВА Ивана Ивановича от должности мастера с 22 апреля 2002 г. в связи снарушением трудовой дисциплины
Основание: ст. КЗОТ № 33
Директор Л.И. Иванов
С приказом ознакомлен И.И. Петров
Литература.
М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов.Курс делопроизводства.- Москва- Новосибирск, 2000.
В.В. Паневчик.Делопроизводство.- Минск, 2000.