СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1 ПРИНЦИПЫ, ФОРМЫ И ИСПОЛНИТЕЛИ АНАЛИТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ ТОРГОВЛИ
1.1 Принципы организации аналитической работы
1.2 Организационные формы и исполнители аналитической работы
1.3 Организация автоматизированного рабочего места аналитика
2 ОРГАНИЗАЦИЯ АНАЛИТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
2.1 Планирование аналитической работы
2.2 Информационное и методическое обеспечение аналитической работы
2.3 Документальное оформление результатов аналитической работы
3 ОРГАНИЗАЦИЯ АНАЛИТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ НА ПРИМЕРЕ ОАО "МИР СЛАДОСТЕЙ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Обеспечение эффективного функционирования организаций требует экономически грамотного управления их деятельностью, которое во многом определяется умением ее анализировать. С помощью комплексного анализа изучаются тенденции развития, глубоко и системно исследуются факторы изменения результатов деятельности, обосновываются бизнес-планы и управленческие решения, осуществляется контроль за их выполнением, выявляются резервы повышения эффективности производства, оцениваются результаты деятельности предприятия, вырабатывается экономическая стратегия его развития.
Комплексный анализ хозяйственной деятельности - это научная база принятия управленческих решений в бизнесе. Для их обоснования необходимо выявлять и прогнозировать существующие и потенциальные проблемы, производственные и финансовые риски, определять воздействие принимаемых решений на уровень рисков и доходов субъекта хозяйствования. Поэтому овладение методикой комплексного экономического анализа менеджерами всех уровней является составной частью их профессиональной подготовки.
Квалифицированный экономист, финансист, бухгалтер, аудитор и другие специалисты экономического профиля должны хорошо владеть современными методами экономических исследований, мастерством системного, комплексного микроэкономического анализа. Зная технику и технологию анализа, они смогут легко адаптироваться к изменениям рыночной ситуации и находить правильные решения и ответы. В силу этого освоение основ экономического анализа полезно каждому, кому приходится участвовать в принятии решений, либо давать рекомендации по их принятию, либо испытывать на себе их последствия.
В условиях рыночной экономики целью любого предприятия является получение максимально возможной прибыли. В этих условиях могут осуществлять свою производственно-финансовую деятельность только те предприятия, которые получают от нее наивысший экономический результат. Те же предприятия, которые работают неэффективно, малорентабельно, тем более убыточно, нежизнеспособны. Они неизбежно разоряются и прекращают свое существование.
Следовательно, на каждом предприятии необходимо выявлять наличие фактов бесхозяйственности, непроизводительных потерь, неразумного вложения средств и т.п. для их устранения. Следует выявлять и включать в работу предприятия резервы производства, рационального и эффективного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, природных богатств.
Поэтому в настоящее время значительно возрастает роль анализа финансово-хозяйственной деятельности, основная цель которого – выявление и устранение недостатков в деятельности предприятия, поиск и вовлечение в производство неиспользуемых ресурсов.
Целью данной курсовой работы является изучение организации аналитической работы торгового предприятия.
Среди задач данной работы можно выделить следующие:
- изучение принципов и форм аналитической работы предприятии;
- определение состава исполнителей аналитической работы предприятия;
- планирование аналитической работы предприятия;
- рассмотрение информационного и методического обеспечения аналитической работы предприятия;
- изучение документального оформления аналитической работы предприятия;
- изучение практической организации аналитической работы на примере ОАО "Мир сладостей".
1 ПРИНЦИПЫ, ФОРМЫ И ИСПОЛНИТЕЛИ АНАЛИТИЧЕСКОЙ
РАБОТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ ТОРГОВЛИ
1.1 Принципы организации аналитической работы
Аналитическая работа на предприятии представляет собой изучение и оценку использования всех видов хозяйственных ресурсов и результатов работы предприятия или организации с целью повышения ее эффективности. В процессе аналитической работы раскрываются экономические и социальные факторы, влияющие на эффективность производства, что служит основой для выбора и обоснования управленческих решений.[1]
Результативность аналитической работы во многом зависит от ее правильной организации. Она должна носить научный характер, строиться на плановой основе, основываться на новейших методиках, обеспечивать действенность и эффективность аналитического процесса.
Аналитическая работа входит в служебные обязанности каждого менеджера, принимающего управленческие решения. Отсюда важным принципом в ее организации является четкое распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными исполнителями. Оттого, насколько рационально распределены обязанности, зависит, с одной стороны, полнота анализа, а с другой — предупреждается дублирование одной и той же работы различными службами, более эффективно используется служебное время различных специалистов.
Одним из принципов организации аналитической работы на предприятиях является обеспечение экономичности и эффективности аналитического процесса, т.е. выполнение наиболее полного и всестороннего исследования при минимуме затрат на его проведение. С этой целью при его проведении должны широко использоваться новейшие методики анализа, компьютерные технологии обработки информации, рациональные методы сбора и хранения данных.
Важным принципом в организации аналитической работы на предприятии является ее регламентация и унификация.
Регламентация предусматривает разработку для каждого исполнителя обязательного минимума таблиц и выходных форм анализа.
Унификация (стандартизация) анализа предполагает создание типовых методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сводимость результатов анализа на более высоком уровне управления, повышает объективность оценки деятельности внутрихозяйственных подразделений, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности.
Аналитическая работа на предприятии подразделяется на следующие организационные этапы[2]:
1. Определение субъектов и объектов аналитической работы, выбор организационных форм анализа и распределение обязанностей между отдельными службами и подразделениями.
2. Планирование аналитической работы.
3. Информационное и методическое обеспечение аналитической работы.
4. Оформление результатов анализа.
5. Контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа.
1.2 Организационные формы и исполнители аналитической работы
Организационные формы аналитической работы на предприятии торговли определяются составом аппарата и техническим уровнем управления.
На крупных предприятиях деятельностью всех экономических служб управляет главный экономист, который является заместителем директора по экономическим вопросам. Он организует всю экономическую работу на предприятии, в том числе и по аналитической работе. В его непосредственном подчинении находятся лаборатория экономики, планово-экономический отдел, отделы труда и заработной платы, бухгалтерского учета, финансовый и др. В отдельное структурное подразделение может быть выделен отдел или группа экономического анализа. На средних и мелких предприятиях возглавляет аналитическую работу менеджер планового отдела или главный бухгалтер.
Экономический анализ входит в обязанности не только работников экономических служб, но и технических отделов (главного механика, энергетика, технолога, новой техники и др.). Это объясняется тем, что какой бы квалификацией ни обладали работники экономических служб, только их силами не может быть глубоко и всесторонне проведена аналитическая работа предприятия. Только общими усилиями совместной работы экономистов, техников, технологов, руководителей разных производственных служб, обладающих разносторонними знаниями по изучаемому вопросу, можно комплексно исследовать поставленную проблему и найти наиболее оптимальный вариант ее решения.
Примерная схема распределения функций аналитической работы может быть представлена следующим образом.
Финансовая бухгалтерия анализирует процесс формирования, размещения и эффективность использования капитала предприятия, денежные потоки, налоги, инвестиции, процесс формирования прибыли и ее использование, финансовое состояние предприятия, его платежеспособность и т.п.
Управленческая бухгалтерия планирует, учитывает и анализирует затраты на производство и реализацию продукции, ее себестоимость, финансовые результаты и т.д.
Планово-экономический отдел составляет план аналитической работы и контролирует его выполнение, осуществляет методическое обеспечение анализа, организует и обобщает результаты аналитической работы предприятия и его структурных подразделений, исследует наиболее стратегические, перспективные вопросы развития предприятия, разрабатывает и корректирует перспективные и текущие планы по итогам анализа.
Производственный отдел анализирует выполнение плана выпуска продукции по объему, ассортименту и качеству; ритмичность производства; внедрение новой техники и технологий, комплексной механизации и автоматизации производства; работу оборудования, расходование материальных ресурсов, длительность технологического цикла, комплектность выпуска продукции, общий технический и организационный уровень производства.
Отдел главного механика и энергетика изучает состояние эксплуатации машин и оборудования, выполнение планов - графиков ремонта и модернизации оборудования, качество и себестоимость ремонтов, полноту использования оборудования и производственных мощностей, рациональность потребления энергоресурсов.
Отдел технического контроля анализирует качество сырья и готовой продукции, брак и потери от брака, рекламации покупателей, мероприятия по сокращению брака, повышению качества продукции, соблюдению технологической дисциплины и т.д.
Отдел снабжения контролирует своевременность и качество материально-технического обеспечения производства, выполнение плана поставок по объему, номенклатуре, срокам, качеству, состояние и сохранность складских запасов, соблюдение норм отпуска материалов, транспортно-заготовительные расходы и др.
Отдел сбыта — выполнение договорных обязательств и планов поставки продукции потребителям по объему, качеству, срокам, номенклатуре; состояние складских запасов и сохранность готовой продукции.
Отдел маркетинга изучает рынки сбыта продукции, положение товаров на рынках сбыта, их конкурентоспособность, разрабатывает ценовую и структурную политику предприятия и т.д.
Отдел труда и заработной платы анализирует состояние организации труда, выполнение плана мероприятий по повышению ее уровня, обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами по категориям и профессиям, уровень производительности труда, использование фонда рабочего времени, расходование фонда заработной платы.
Такая совместная аналитическая работа позволяет обеспечить комплексность анализа деятельности предприятия и, главное, — более квалифицированно и глубоко изучить хозяйственную деятельность, ее результаты, полнее выявить неиспользованные резервы.
Большая роль в проведении аналитической работы отводится трудовым коллективам. Им даны достаточно широкие полномочия в планировании социального и экономического развития, обеспечении контроля за рациональным использованием материальных ресурсов, укреплении трудовой дисциплины, внедрении достижений науки и техники, улучшении условий и охраны труда и т.д.
Анализ состояния экономики предприятия проводится также вышестоящими органами управления. Специалисты этих органов могут изучать отдельные вопросы или проводить комплексный анализ хозяйственной деятельности предприятия.
Вневедомственная аналитическая работа выполняется статистическими, финансовыми органами, налоговыми инспекциями, аудиторскими фирмами, банками, инвесторами, научно-исследовательскими институтами т.д.
Статистические органы, например, обобщают и анализируют статистическую отчетность и результаты представляют в соответствующие министерства и ведомства для практического использования.
Налоговые инспекции анализируют выполнение предприятиями планов по прибыли, по отчислению налогов в государственный бюджет, ведут контроль за рациональным использованием материальных и финансовых ресурсов.
Банки и другие инвесторы изучают финансовое положение предприятия, его платежеспособность, кредитоспособность, эффективность использования кредитов и др.
Предприятия могут пользоваться также услугами специалистов аудиторских и консультационных фирм для проведения разовых аналитических исследований.
Использование всех форм внутрихозяйственного, ведомственного и вневедомственного анализа создает возможности для всестороннего изучения хозяйственной деятельности предприятия и наиболее полного поиска резервов повышения эффективности его работы.
1.3 Организация автоматизированного рабочего места аналитика
Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано прежде всего с потребностью разработки и обоснования стратегических планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.
Современные информационные технологии позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по аналитической работе. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем.
Во-первых, повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков. Они освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку и решение более сложных экономических задач.
Во-вторых, более глубоко и всесторонне исследуются экономические явления и процессы, более полно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства.
В-третьих, повышаются оперативность и качество анализа, его общий уровень и действенность.
Автоматизация аналитических расчетов и сам анализ деятельности предприятий поднялись на более высокий уровень с применением ЭВМ, для которых характерны высокая производительность, надежность и простота эксплуатации, наличие развитого программного обеспечения, диалогового режима работы, низкая стоимость и др. На их базе создаются автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера, экономиста, финансиста, аналитика и т.д. ЭВМ, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной автоматизации аналитической работы.
Автоматизированное рабочее место экономиста-аналитика — это совокупность информационно - программно - технических ресурсов, обеспечивающих автоматизацию аналитических расчетов. Необходимым условием создания АРМ аналитика является наличие технической базы (персональных ЭВМ), базы данных о хозяйственной деятельности предприятия, базы знаний (методов и методик анализа) и программных средств, позволяющих автоматизировать решение аналитических задач.
Создание АРМ аналитика требует решения многих организационных вопросов, связанных с методическим, техническим, программным и информационным обеспечением.
Методическое обеспечение представляет собой систему общих и частных методик проведения анализа.
Техническое обеспечение включает комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы: компьютеры любых моделей, устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации, устройства передачи данных и линий связи и др.
В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты.
К общесистемному программному обеспечению относятся универсальные программы, предназначенные для обработки любой информации, например пакеты для статистической обработки данных, для решения оптимизационных задач.
Специальное программное обеспечение включает совокупность программ, разработанных для конкретной предметной области (в данном случае для решения конкретных аналитических задач). Это могут быть программы локальные и комплексные.
Локальные программы предназначены для многократного решения однотипных задач.
Программа комплексного анализа, охватывающая все стороны деятельности предприятия, включает целую систему взаимосвязанных задач. Для ее разработки требуется:
- постановка и описание задач комплексного экономического анализа;
- разработка алгоритмов и моделей решения аналитических задач;
- разработка новой информационной системы, создание баз данных для АРМ аналитика;
- разработка машинных программ решения задач аналитической работы на алгоритмических языках ЭВМ;
- внедрение АРМ аналитика в практику управления производством.
Эффективность АРМ аналитика во многом зависит от совершенства методик анализа, от того, в какой степени они соответствуют современным требованиям управления производством, а также от технических возможностей ЭВМ.
Достижения в отрасли интегральной электроники, расширение ресурсной возможности и функционального совершенства ЭВМ создают реальные условия для углубления экономических исследований, позволяют шире использовать оптимизационные методы решения аналитических задач и на их основе разрабатывать и принимать оптимальные управленческие решения.
2 ОРГАНИЗАЦИЯ АНАЛИТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
2.1 Планирование аналитической работы
Важным условием, от которого зависит действенность и эффективность анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, является планирование аналитической работы. Правильно составленный план — залог ее успеха и результативности.
Комплексный план аналитической работы разрабатывается на один год специалистом, ответственным за ее проведение. В нем прежде всего намечается перечень объектов анализа, подлежащий изучению, определяются цели анализа. Затем разрабатывается система показателей, анализ которых обеспечивает достижение поставленной цели.
В плане в обязательном порядке предусматривается периодичное проведения анализа по каждому объекту (раз в год, поквартально, ежемесячно, подекадно, ежедневно) и сроки выполнения аналитической работы (например, к 1-му числу следующего месяца).
В плане необходимо указать состав исполнителей анализа по каждому вопросу и распределение обязанностей между ними. Следует также предусмотреть источники информации и методическое обеспечение анализа по каждому изучаемому вопросу (номер инструкции или компьютерной программы). В плане указываются внешние и внутренние пользователи анализа.
Кроме комплексного плана в хозяйстве могут составляться и тематические планы. Это планы проведения анализа по комплексным вопросам, которые требуют углубленного изучения. В них рассматриваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители и др.
Контроль за выполнением планов анализа ведет заместитель руководителя предприятия по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению аналитической работы в целом.
2.2 Информационное и методическое обеспечение аналитической работы
Результативность аналитической работы в значительной степени зависит от ее информационного и методического обеспечения. Все источники данных для аналитической работы делятся на нормативно-плановые, учетные и внеучетные.
К источникам информации нормативно-планового характера относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные) а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др. Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета и отчетности.
Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в первичных и сводных учетных регистрах и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.
Данные статистического учета и отчетности, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.
Учетным документом, согласно данной классификации, является и экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и закономерности развития экономики предприятия.
К внеучетным источникам информации относятся документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы.
1. Официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
2. Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
3. Научно-техническая информация (публикации, отчеты по результатам научно-исследовательской работы и др.).
4. Информация об основных контрагентах предприятия (поставщиках и покупателях).
5. Данные об основных конкурентах, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты, журналы, информационные бюллетени и др.).
6. Данные о состоянии рынка материальных ресурсов (объемы рынков, уровень и динамика цен на отдельные виды ресурсов).
7. Сведения о состоянии рынка капитала (ставки рефинансирования, официальные курсы иностранных валют, ставки коммерческих банков по кредитам и депозитам и др.).
8. Данные о состоянии фондового рынка (цены спроса и предложения по основным видам ценных бумаг, объемы и цены сделок под основным видам фондовых инструментов, сводный индекс динамики цен на фондовом рынке).
9. Данные Госкомстата об изменениях макроэкономической ситуации страны и др.
По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации — это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии, и т.д. Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.
По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.
По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.
Регулярная информация, в свою очередь, классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы), и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).
По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.). К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее достоверность, оперативность, сопоставимость, рациональность и др.
Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации должна соответствовать требованиям и задачам аналитической работы, т.е. обеспечивать получение данных, необходимых для глубокого изучения факторов, выявления резервов и выработки управленческих решений.
Экономическая информация должна быть достоверной, объективно отражать исследуемые явления и процессы. В противном случае выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности.
Оперативность информации непосредственно вытекает из требования повышения оперативности и действенности анализа. Чем быстрее поступает информация о совершившихся хозяйственных процессах, тем быстрее можно провести анализ, выявить и устранить недостатки, упущения и потери.
И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных.
Не менее важное значение в организации анализа имеет его методическое обеспечение. Оттого, какие методики анализа используются на предприятии, зависит его результативность. Ответственность за методическое обеспечение анализа обычно возлагается на специалиста, который осуществляет руководство аналитической работой на предприятии. Он обязан постоянно совершенствовать методику анализа на основе изучения достижений науки и передового опыта в области анализа и внедрять ее во всех сегментах предприятия, осуществлять подготовку и переподготовку кадров по вопросам анализа. Особое значение имеет разработка собственных или адаптация готовых компьютерных программ анализа, позволяющих оперативно и комплексно исследовать результаты хозяйственной деятельности.
2.3 Документальное оформление результатов аналитической работы
Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Обычно это аналитический отчет (пояснительная записка), справка, заключение.
Пояснительная записка, как правило, составляется для внешних пользователей анализа. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, то они оформляются в виде справки или заключения.
Содержание пояснительной записки (аналитического отчета) должно быть достаточно полным. Прежде всего она должна заключать в себе общие вопросы, отражающие экономический уровень развития предприятия, условия его хозяйствования, характеристику ассортиментной и ценовой политики, конкурентоспособности продукции, сведения о доле рынков сбыта продукции, и пр. Необходимо также указать положение товаров на рынках сбыта, т.е. на какой стадии жизненного цикла находится каждый товар на рынке (внедрения, роста и развития, зрелости, насыщения и спада). Следует охарактеризовать реальных и потенциальных конкурентов, указать сильные и слабые стороны их бизнеса. После этого необходимо отразить динамику показателей, характеризующих производственные и финансовые результаты.
В ней также дается характеристика как положительных, так и отрицательных сторон деятельности предприятия за отчетный период, раскрываются объективные и субъективные, внешние и внутренние факторы, повлиявшие на производственные и финансовые результаты его работы, а также излагается перечень мероприятий, направленных на устранение имевших место недостатков и повышение эффективности функционирования предприятия в будущем.
Аналитическая часть пояснительной записки должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать сами аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При ее оформлении особое внимание следует уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они должны обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности.
Что касается справки или заключения по результатам анализа, то их содержание в отличие от пояснительной записки может быть более конкретным, акцентированным на отражение недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь обычно не дается общая характеристика предприятия и условий его деятельности.
Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из постоянного макета типовых аналитических таблиц и не содержит пояснительного текста. Аналитические таблицы позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и представить его в удобной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве аналитического и иллюстративного материала.
Такой порядок оформления результатов анализа в последнее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает его действенность, так как при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов.
На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты анализа в динамике.
3 ОРГАНИЗАЦИЯ АНАЛИТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ НА ПРИМЕРЕ ОАО "МИР СЛАДОСТЕЙ"
Анализ организации аналитической работы произведен на примере ОАО "Мир сладостей", занимающегося реализацией кондитерских изделий на территории Дальнего Востока. Организационная структура предприятии представлена в приложении 1.
Отдел маркетинга:
- информирует необходимых сотрудников о маркетинговых планах компании;
- планирует размещение оборудования для мерчандайзинга;
- собирает информацию о деятельности конкурентов и рассылает упреждающую информацию об их возможной активности;
- разрабатывает и осуществляет маркетинговые исследования рынка.
Отдел финансов и анализа анализирует деятельность каждого отдельного дистрибьютора и рекомендует изменения в структуре и уровне отпускных цен, оплате труда персонала, финансовой политике; осуществляет ведение бухгалтерии и финансовое планирование.
Отдел кадров обеспечивает набор кадров, контроль за ротацией кадров.
Производственный отдел обеспечивает функционирование производства кондитерских изделий, их упаковку и контроль качества.
Торговый отдел выполняет функции по сбыту;
- обеспечивает контроль клиентской базы, их учет, поиск новых клиентов;
- обеспечивает работу торговых представителей;
- контролирует работу мерчендайзеров.
Отдел логистики (транспортный отдел):
- производит операции и их контроль по доставке грузов на склады оптовых, розничных потребителей или дистрибьютора;
- производит операции и их контроль по доставке сырья на производство.
Руководство торговым отделом осуществляет менеджер по продажам, в его функции входит формирование отчетов по продажам, контроль ценовой политики, координация работы отдела с другими отделами компании, в частности с отделом маркетинга и отделом логистики.
Супервайзер разрабатывает маршруты и графики посещений клиентов торговым представителем, планирует распределение районов обслуживания между торговыми представителями. Супервайзер так же контролирует работу мерчендайзеров, которые занимаются непосредственно оформлением места продаж в торговых точках, установкой фирменного торгового оборудования.
Маркетолог компании еженедельно получает от торгового представителя компании отчёт по продажам за истёкшую неделю, а так же ежемесячно - отчёт о достигнутой дистрибьюции, количеству метров пространства полок магазинов, занятых нашей продукцией и количеству установленного в эти магазины мерчендайзингового оборудования. Маркетолог компании формирует сводный отчёт, который используется отделом маркетинга для разработки и корректировки маркетинговых планов.
Коммерческая деятельность при закупке материальных ресурсов на предприятии складывается из следующих этапов основанных на принципах маркетинга:
-исследование рынка сырья и материалов и организация хозяйственных связей с поставщиками;
- составление плана закупок материальных ресурсов;
- организация закупок материальных ресурсов;
- ведение расчетов с поставщиками за купленную продукцию;
- стоимостный анализ заготовительной сферы.
Менеджер отдела продаж компании получает копии отчётов, направленных маркетологу. Таким образом, менеджер по продажам контролирует выполнение торговым представителем поставленных задач.
Если возникают какие-либо проблемы с особо сложными клиентами, он должен лично участвовать в переговорах с ними. Кроме того, он может лично воздействовать на директора дистрибьютора в вопросах условий поставок.
Менеджер по финансам (финансовый аналитик) компании на основе предоставляемых торговыми представителями данных может целенаправленно исследовать проблемы в системе продаж и рекомендовать дистрибьютору их решения.
Это косвенно влияет на возможности компании по удовлетворению потребностей клиентов.
Технология работы торгового представителя включает использование маршрутной книги, позволяющей эффективно организовать процедуру продаж. Рассмотрим структуру маршрутной книги.
Маршрутная книга является важнейшим средством, используемым отделом продаж. Она помогает собирать статистику о продажах, принимать заказы, проверять торговые точки клиентов, следить за осуществлением доставки и мерчандайзинга, а также систематизировать всю информацию о продажах и клиенте. Информация из маршрутных книг может служить и основой для создания базы данных о продажах и клиентах либо комбинироваться с использованием компьютерной системы BASIS для разработки стратегических, статистических и информационных моделей.
В связи с постоянным развитием компьютерных технологий предполагается замена компьютерной системы BASIS на программный продукт ARIS Business Process Management Portal.
Process Portal поддерживает публикацию графической и текстовой информации в интранет или Интернет и обладает большим количеством опций и функциональных возможностей по сравнению со стандартным ARIS Web Publisher. Он использует преимущества средств моделирования ARIS и дополняет их мощным web-сайтом с собственными базами данных, работающими в режиме реального времени. В частности, в Process Portal есть развитые средства доступа, навигации, управления изменениями администрирования, такие как:
- расширенное управление доступом;
- персонифицированные панели сообщений;
- архивы версий диаграмм;
- запись предложений по изменениям;
- изменение маршрутизации для проверок и утверждений;
- средства подготовки отчетности.
Process Portal делает карты процессов доступными для всех менеджеров и служащих компании в гибком и дружественном для пользователя интерфейсе. В частности, Process Portal:
- дает интегрированный обзор всех бизнес-процессов компании, сотрудников, программных продуктов и данных;
- обеспечивает легкий доступ к самым последним рабочим процедурам и документам;
- повышает информированность о процессах;
- углубляет культуру управления бизнес-процессами;
- делает прозрачными комплексные структуры;
- упрощает оценку сквозных процессов
- эффективно распределяет работы для создания процессно-ориентированной системы управления качеством.
Для проведения аналитической работы на предприятии используются следующие виды документации.
Источниками данных для анализа состояния и использования основных средств являются следующие формы:
- №1 "Бухгалтерский баланс";
- №2 "Отчет о прибылях и убытках";
- №5 "Приложение к бухгалтерскому балансу".
В случае необходимости и для более качественного анализа организациями могут быть использованы формы статистической отчетности.
Это формы составляемой и представляемой организациями бухгалтерской отчетности на основе Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н.
Согласно п.5 ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность состоит из Бухгалтерского баланса, Отчета о прибылях и убытках, приложений к ним и пояснительной записки, что соответствует Указаниям об объеме форм бухгалтерской отчетности, утвержденным Приказом Минфина России от 13.01.2000 №4н:
- форма №1-П "Отчет предприятия по продукции";
- форма №11 "Отчет о наличии и движении основных фондов и других нематериальных активов";
- форма №11-Ф "Отчет о наличии и движении основных средств (для предприятий всех отраслей народного хозяйства, кроме промышленности и строительства)";
- форма БМ "Бланк производственной мощности";
- форма №7 "Отчет о запасах неустановленного оборудования, находящегося на складах, в капитальном строительстве";
- форма №МО-1 "Бланк переписи неустановленного, излишнего оборудования";
- форма №1 - переоценка;
- форма №2-КС "Отчет о выполнении плана ввода в действие объектов основных фондов и использовании капитальных вложений" и др.
Вышеуказанные статистические формы представляются органам статистики в соответствии с указаниями Госкомстата России.
Источники информации для анализа трудовых ресурсов: План по труду, ф №1-Т “Отчёт по труду”, ф №5-3 "Отчёт о затратах на производство и реализацию продукции (работ, услуг) предприятия (организации), статистическая отчётность отдела кадров по движению рабочих и др."
Для проведения качественного анализа использования материальных ресурсов необходимо использовать все источники информации, к которым, в первую очередь, относятся:
- бизнес-планы;
- данные аналитического и синтетического учета материалов в бухгалтерской службе организации;
- форма №5 "Приложение к бухгалтерскому балансу";
- формы статистической отчетности о затратах на производство и реализацию продукции (работ, услуг) и др.
Анализ объема производства и реализации продукции следует начинать с сопоставления фактической выручки от реализации продукции с плановой. Данные о выручке от реализации продукции содержатся в форме №2 "Отчет о прибылях и убытках" бухгалтерской отчетности организации и соответствующей форме статистической отчетности.
Источники информации для анализа прибыли: накладные на отгрузку продукции, данные аналитического бухгалтерского учета по счету продаж и счетам "Прибыли и убытки", "Нераспределенная прибыль, непокрытый убыток", форма бухгалтерской отчетности №2 "Отчет о прибылях и убытках", данные финансового плана.
В условиях рыночной экономики экономисты, менеджеры, бухгалтеры, аудиторы должны владеть новейшими методами экономического анализа, правильно пользоваться экономической информацией при проведении анализа; более эффективно применять инструменты анализа на практике; постигать саму методику анализа финансово-хозяйственной деятельности; правильно давать оценку финансовой устойчивости и платежной способности организации.
Собственники (учредители) организаций анализируют финансовые отчеты в целях повышения доходности вложенного капитала, а также обеспечения стабильности работы организации, инвесторы и кредиторы - для исключения рисков по предоставленным займам и вкладам.
Хотя для проведения тщательного анализа бывают необходимы и дополнительные показатели, но для большинства субъектов хозяйственной деятельности для этой цели достаточно наличия квартальной или годовой финансовой (бухгалтерской) отчетности.
Анализ хозяйственной деятельности организации состоит из управленческого анализа и финансового анализа.
К управленческому анализу можно отнести внутрихозяйственный производственный анализ и внутрихозяйственный финансовый анализ, которые заключаются в исследовании следующих аспектов деятельности организаций:
- обоснованность и реализация бизнес-планов;
- маркетинг;
- эффективность деятельности организации;
- условия производства;
- использование производственных ресурсов;
- производство продукции;
- экономическая эффективность производства и реализации прибыли.
К финансовому анализу относятся внутрихозяйственный финансовый анализ и внешний финансовый анализ, которые заключаются в исследовании следующих аспектов деятельности организаций:
- абсолютные показатели по прибыли;
- рентабельность производства и реализации;
- ликвидность, платежеспособность и финансовая устойчивость;
- использование собственного капитала;
- эффективность использования заемных средств.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В настоящее время значительно возрастает роль анализа финансово-хозяйственной деятельности, основная цель которого – выявление и устранение недостатков в деятельности предприятия, поиск и вовлечение в производство неиспользуемых ресурсов.
Аналитическая работа на предприятии подразумевает изучение и оценку использования всех видов хозяйственных ресурсов и результатов работы предприятия или организации с целью повышения ее эффективности. В процессе аналитической работы раскрываются экономические и социальные факторы, влияющие на эффективность производства, что служит основой для выбора и обоснования управленческих решений
Результативность аналитической работы во многом зависит от ее правильной организации. Она должна носить научный характер, строиться на плановой основе, основываться на новейших методиках, обеспечивать действенность и эффективность аналитического процесса.
Аналитическая работа на предприятии подразделяется на следующие организационные этапы:
1. Определение субъектов и объектов аналитической работы, выбор организационных форм анализа и распределение обязанностей между отдельными службами и подразделениями.
2. Планирование аналитической работы.
3. Информационное и методическое обеспечение аналитической работы.
4. Оформление результатов анализа.
5. Контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа.
На крупных предприятиях деятельностью всех экономических служб управляет главный экономист, который является заместителем директора по экономическим вопросам. Он организует всю экономическую работу на предприятии, в том числе и по аналитической работе. На средних и мелких предприятиях возглавляет аналитическую работу менеджер планового отдела или главный бухгалтер.
Предприятия могут пользоваться также услугами специалистов аудиторских и консультационных фирм для проведения разовых аналитических исследований.
Использование всех возможных форм внутрихозяйственного, ведомственного и вневедомственного анализа создает возможность для всестороннего изучения хозяйственной деятельности предприятия и наиболее полного поиска резервов повышения эффективности его работы.
Современные информационные технологии позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по аналитической работе. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем: повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков, более глубоко и всесторонне исследуются экономические явления и процессы, более полно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства, повышаются оперативность и качество анализа, его общий уровень и действенность.
Таким образом, эффективность деятельности предприятия определяется качеством проведения аналитической работы, от результатов которой в конечном счете зависит финансовый результат деятельности организации (получение прибыли или несение убытка), а качество проведения аналитической работы на предприятии зависит от качества ее организации (кто проводит аналитическую работу, каким образом, в какие сроки и т.д.).
При комплексном всестороннем анализе хозяйственной деятельности предприятия происходит выявление различных резервов, разрабатываются и реализуются мероприятия по их задействованию, что, в свою очередь, приводит к повышению эффективности функционирования предприятия в целом, либо его конкретных подразделений.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Абрютина М.С. Экономический анализ торговой деятельности. – М.: Дело и сервис, 2000. – 512 с.
2. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия / Под ред. Н. П. Любушина. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 471 с.
3. Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 416 с.
4. Бланк И. Управление торговым предприятием. – М.: ЭКМОС, 1998. – 416 с.
5. Большой экономический словарь / Под ред. А.Н. Азрилияна. – М.: Институт новой экономики, 1999. – 1248 с.
6. Греховодова М.Н. Экономика торгового предприятия. Ростов-на-Дону: Феникс, 2001. – 192 с.
7. Журавлев В.В., Савруков Н.Т. Анализ хозяйственно-финансовой деятельности предприятий. – СПб.: Политехника, 2001. – 127 с.
8. Иванов Г.Г. Экономика торговли. – М.: Академия, 2004. – 140 с.
9. Ковалев В.В. Финансовый анализ - М.: Финансы и статистика, 2000. – 511 с.
10. Кравченки Л.И. Анализ хозяйственной деятельности в торговле. – М.: ООО "Новое знание", 2003. – 526 с.
11. Лебедева С.Н. Экономика торгового предприятия. – М.: Инфра-М, 2002. – 240 с.
12. Популярная экономическая энциклопедия / Гл. ред. Некипелов А.Д. – М.: Большая российская энциклопедия, 2001. – 367 с.
13. Романова Л.Е. Анализ хозяйственной деятельности. – М.: Юрайт-Издат, 2003. – 220 с.
14. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 400 с.
15. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 256 с.
16. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. – Мн.: Новое знание, 2002. – 704 с.
17. Сергеев И.В. Экономика предприятия. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 117 с.
18. Скамай Л.Г., Трубочкина М.И. Экономика предприятия. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 245 с.
19. Финансовый менеджмент / Под ред. А.М. Ковалевой. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 284 с.
20. Шеремет А.Д., Сайфулин Р. С. Методика финансового анализа. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 208 с.
21. Экономика торгового предприятия. Торговое дело / Под ред. Брагина Л. А. – М.: Инфра-М, 2004. – 314 с.
22. Экономика предприятия торговли и сферы услуг / Под ред. А.Ю. Аванесова– М.: МИИП ТОО "Люкс-арт", 1999. – 296 с.
23. Экономика предприятия / Под ред. А.С. Пелиха. – Ростов н/Д.: МарТ. 2002. – 352 с.
24. Экономика / Под ред. д.э.н., проф. А.С. Булатова. – М.: Юрист,2000. – 896 с.
25. Экономика предприятий торговли и общественного питания / По ред. Николаевой Т.И., Егоровой Н.Р. – Екатеринбург: Урал. Гос. экон., 2001. – 498 с.
26. Экономика и организация деятельности торгового предприятия / Под ред. Соломатина А. Н. – М.: ИНФРА-М , 2000. – 295 с.
27. Экономика предприятия / Под ред. В.Я. Хрипача. – М.: Экономпресс, 2000. – 270 с.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Схема организационной структуры ОАО "Мир сладостей"
[1] Большой экономический словарь / Под ред. А. Н. Азрилияна. – М.: Институт новой экономики, 1999. – с. 38
[2] Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. – М.: ИНФРА-М, 2003. – с. 89