Стандарты

ПЛАН КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ 1. Реквизиты: 1.1. I группа реквизитов …………………………………….………….2 1.2. II группа реквизитов … .….……………………………….………3 1.3. III группа реквизитов ………….………… .……………….…… 4
1.4. IV группа реквизитов …….………………… ……….…….…… 5 1.5. V группа реквизитов ……………….…….…….…………………. 6 2. Организационные и распорядительные документы: 2.1. Организационные документы ……………….…………………… 8 2.1.1. Положение ……………….………….………………… . 8 2.1.2. Устав ………………………………….……….…… … 9 2.1.3. Инструкция ….…………….…….…….……………… . 9 2.1.4. Правила ………………………………….…………… . 10 2.2. Распорядительные документы ………………….………………. 10 2.2.1. Постановление ……….…… … …………….……… 11 2.2.2. Распоряжение …………….……………………………. 11 2.2.3. Приказ …………….….…….…….….…………………. 11 2.2.4. Указания ……………………………………………… 13 3. Документы на которых необходимо ставить гербовую печать .….…….…. 13 4. Сроки установленные для выполнения документа ………………………… 14 5. Президентские награды …………………………………….….….….……… 15 6. Справочно – информационные документы: 6.1. А К Т . 16 6.2. Протокол …………………………………………………………. 17 6.3. Справка 19 6.4. Докладная записка ………………………………………………. 19 6.5. Объяснительная записка ……………………………………… . 20 6.6. Служебное письмо ………………………………………………. 20 6.7. Телеграмма ………………………………………………………. 20 6.8. Телефонограмма …………………………………………… .…. 22 6.9. Договор ………………………………………………………… . 22 7. Другие виды документов: 7.1. Поручение ………………………… .…….…….….……………. 22 7.2. Выписка из протокола ………………………………………… .24 7.3. Объявление ………………………………………………………. 24 7.4. Характеристика ………………………………………………… 24 8. Практическое задание: 8.1. Автобиография ……… …………………………………………. 25 8.2. Заявление ………………………….….…………………….….… 27 8.3. Расписка ………………………………………………………… 29 9. Приложения ………………………………………………………………… . 30 10. Список использованной литературы ……………………………………… . 50 1. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА Всего существует 5-ть групп реквизитов, в которые входит 31 реквизит. Образец размещения реквизитов на листе бумаги формата А4 смотрите в Приложении № 1 и № 2.
I группа
«Реквизиты названия документов» В нее входят реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15. Реквизит № 1 «Государственный герб» Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство). Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается. Реквизит № 2 «Эмблема организации или предприятия» Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации. Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита. Реквизит № 3 «Изображение наград» Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка. Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита. Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО» Расположение – в верхнем правом углу. Реквизит № 5 «Код формы документа по УКУД» Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом. Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами. Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства» Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя). Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом. Реквизит № 7 «Название учреждения» Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа. Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом. Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения» Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже). Расположение – пишется под седьмым реквизитом. Реквизит № 9 «Адрес отправителя» Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем. Расположение – под восьмым реквизитом. Реквизит № 10 «Название вида документа» Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов. Расположение – в верхней части формуляра документа, под девятым реквизитом, на шестой строке. Реквизит № 15 «Гриф секретности» Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ. Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.
II группа
«Реквизиты датирования и индексации документов» В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14. Реквизит № 11 «Дата» Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков. Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело).
Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее. Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер) Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.
Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита. Реквизит № 13 «Ссылка на документ» Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа. Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом. Реквизит № 14 «Место составления или издания документа» Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ. Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.
III группа
«Реквизиты оформления текста» В нее входят реквизиты: 16, 19, 21. Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ) Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже. Расположение – на девятой строке документа, по середине. Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ) Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться. Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне. Реквизит № 21 «Текст документа» Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации. Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.
IV группа
«Реквизиты утверждения документа» В нее входят реквизиты: 17, 23, 24, 25, 26, Реквизит № 17 «Гриф утверждения» Написание – если документ утверждается конкретной особой (служебной), то гриф утверждения содержит также элементы: слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая утвердила документ, дата утверждения. В утвержденные документы нельзя вносить какие – либо поправки, исправления или дополнения без разрешения особы, которая их утвердила. Расположение – в правой верхней стороне бланка на четвертой строке, напротив восьмого реквизита. Реквизит № 23 «Подпись» Написание – обязательный реквизит служебного документа. В учреждениях, которые функционируют на основе единоначальности, документ подписывает одна служебная особа – ее руководитель, его заместитель или управляющий структурного подразделения. Право подписи устанавливается приказом управляющего учреждения или инструкцией по делопроизводству. Документы, которые отправляются в высшие организации, а также распорядительные и наиважнейшие внутренние, подписывает управляющий учреждения, или его заместитель. В состав подписи входит: определение должности (полная, если документ напечатан не на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая подписала документ. Расположение – подпись ставится на нижнем поле документа, в правой части на двенадцатой строке. Реквизит № 24 «Гриф согласования» Написание – оформляется согласно с соответствующими требованиями в двух вариантах: согласование с конкретной должностной особой; согласование с коллегиальным органом. В первом случае после слова «СОГЛАСОВАНО» определятся наименование должности служебной особы. Включают название утверждения, с которым согласовывается документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата. Во втором случае после слова «СОГЛАСОВАНО» определяется вид документа, его номер и дата. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается большими буквами без кавычек на лицевой странице документа. Расположение – ставится в правой нижней части документа. Под двадцать третьим реквизитом. Реквизит № 25 «Виза» Написание – состоит из личной подписи особы, которая визирует и даты. В случае необходимости отмечается должность того, кто визирует, а подпись расшифровывается, то есть указывается фамилия, имя, отчество. Расположение – на документе внутреннего использования виза ставится на первом экземпляре, расположена на тринадцатой строке правее от двадцать четвертого реквизита в нижнем поле документа. Реквизит № 26 «Печать» Написание – подпись ответственной особы утверждается печатью на документах, которые требуют утверждения прав граждан и юридических особ, фиксации факта затраты денег и материальных ценностей, а также предусмотренных актами (трудовые книги, титульные списки). Кроме того, печать проставляется на уставах (положениях) учреждений, договорах, поручениях. Печати ставятся на копиях документов, которые отсылаются в другое учреждение. Отпечаток печати надо ставить так, чтобы он накрывал часть наименования должности особы, которая подписала документ. Расположение – проставляется печать в нижнем правом поле документа правее от двадцать третьего реквизита.
V группа
«Реквизиты о получении и исполнении документов». В нее входят реквизиты: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31. Реквизит № 18 «Резолюция» Написание – надпись на документе сделаная управляющим учреждения или его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа. Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В резолюциях на документе с типичными сроками исполнения, которые не требуют специальных (дополнительных) указаний для исполнения, отмечается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата. Расположение – ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа). Реквизит № 20 «Постановление документа на контроль» Написание – отмечается словом «КОНТРОЛЬ» или буквой «К», ее можно писать от руки (красным, синим или зеленым цветом), или делать при помощи резинового штемпеля. Расположение проставляется в левом верхнем поле на седьмой строке на самом крае бланка.
Реквизит № 22 «Отметка о приложении» Написание – приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.
Расположение – в нижнем правом поле документа над двадцать третьим реквизитом. Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении) Написание – реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они были направлены. Количество копий определяется нормативными актами (особенно для документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью. Расположение – ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита. Реквизит № 28 «Отметка об исполнителе данного документа» Написание – содержит фамилию непосредственного исполнителя и номер его рабочего телефона. Расположение – проставляется на обратной стороне документа в нижней части (на последней строке слева). Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело» Написание – состоит из короткой справки про выполнение (если нет документа о выполнении), слов «В дело» и номера дела, и номера дела, к которому документ будет подшит, даты направления его в дело и подписи исполнителя. Этот реквизит свидетельствует про то, что работа над документом завершена. Расположение – ставится в нижнем левом поле в левом углу на последней строке. Реквизит № 30 «Отметка о перенесении информации на ЭВМ» Написание – включает информацию, перенесенную на ЭВМ, дату перенесения, номер массива, подпись особы, ответственной за перенесение данных. Расположение – проставляется в нижней части документа, на последней строке, (посередине). Реквизит № 31 «Пометка о получение документа» (входящий номер) Написание – эта отметка содержит такие элементы: сокращенное название учреждения, дата получения документа, индекс документа. Отметка делается от руки или с помощью резинового штемпеля организации. Расположение – проставляется в нижнем правом поле документа, на последней строке, в правом углу. 2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ И РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

2.1. Организационные документы Организационные документы – закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время. Все организации и предприятия вместе с актами государственной власти управляют положениями, уставами, инструкциями и правилами. В организационные документы входят: положения, уставы, инструкции, правила. 2.1.1. Положение – это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений. Положения составляются преимущественно при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как типичными, так и индивидуальными. Индивидуальные положения для отдельных учреждений, организаций, предприятий составляются на базе типичных. Типичные положения, как правило, утверждаются высшими органами управления. Индивидуальные – управляющими предприятий, организаций, учреждений. Положение должно содержать такие реквизиты: наименование вида документа, герб, название учреждения, дата, месяц, издание, заглавие, гриф утверждения, текст. Текст, обычно, состоит из таких разделов: § общие положения; § имущество и деньги предприятия; § производственная и хозяйственная деятельности; § права и обязанности предприятия или его подразделения; § структура управления; § реорганизация и ликвидация учреждения, организации, предприятия. В первом разделе указывается цель создания предприятия, учреждения, организации или ее структурных подразделений, главные задания, функциональные связи с другими организациями, подразделениями. Во втором разделе указываются основные и оборотные деньги, порядок купли имущества, амортизационные отчисления и их предназначение, прибыль, отчисления на премии рабочим и служащим, жилищный фонд, служебные помещения, порядок использования излишков неиспользованных оборотных денег. В других разделах регламентируется производительная сила и хозяйственная деятельность предприятия. В зависимости от специфики деятельности в положении можно также отобразить ход капитального строительства, находчивость и рационализацию, положение материально –технического обеспечения. 2.1.2 Устав – это собрание правил, которые регулируют: ü основы организации и деятельности предприятий и учреждений определенной отрасли хозяйства; ü условия создания, состав, строительство и деятельность конкретного предприятия, организации, или учреждения определенной отрасли или сферы управления; ü конкретную сферу деятельности организаций. Устав включает такие реквизиты: · гриф утверждения высшей организации или органа управления; · наименование вида документа (устав); · заглавие; · текст; Текст включает такие разделы: § Общие положения, в которых раскрываются цель, задания и функции, устава по объектам и субъектам и др. § Главная деятельность, ее содержание. § Планирование и учет работ. § Предназначение вспомогательных служб. § Взаимодействие с другими органами, аналогичными по деятельности. § Специфическая особенность деятельности. § Ответственность организации за надлежащее выполнение обязанностей и порядок решения споров, предъявление претензий. Обычно, текст устава разбивают на статьи (пункты), которые группируются в разделы (отмечаются римскими цифрами). 2.1.3. Инструкция – это правовой акт, который издается органами государственного управления для принятия правил, которые регулируют организационные, научно – технические, технологические, финансовые и другие специальные виды деятельности учреждений, предприятий, отдельных их подразделений и служб, а также должностных особ или граждан. Каждая инструкция должна быть утверждена высшими органами или управляющими организаций (с проставлением номера и даты исполнения). Инструкция, кроме грифа утверждения, имеют такие реквизиты: · наименование ее вида; · короткое содержание (заглавие); · текст; · должность и фамилия особы, ответственной за ее составление; · подпись особы, дату и номер (индекс) соответственно классификаторам. Текст подают в логичной последовательности, группируют по разделам, которым иногда дают подзаглавия, делят на параграфы (отмечают арабскими цифрами). При этом удобно пользоваться сквозной нумерацией. Разделы больших инструкций обозначаются римскими цифрами, а пункты – арабскими. 2.1.4. Правила – это служебные документы, которые определяют наставления или требования, которые регламентируют определенный порядок действия, поведения. По форме и содержанию правила похожи на инструкции, иногда они бывают их составной частью.
Реквизиты правила: · гриф утверждения; · вид документа (правила); · заглавие (короткое содержание предназначения правила); · дата и номер;
· текст (может состоять из пунктов); · подпись особы, которая отвечает за составление правила; · правила обязательны для выполнения.
2.2. Распорядительные документы Этот вид документов реализует нормы, права, обязательные для исполнения. Распорядительные документы должны составляться в соответствии с нормативно – правовыми актами. Не один из них не может содержать положений, которые бы противоречили закону. Подготовка распорядительных документов довольно сложный процесс, в котором можно выделить такие стадии: изучения сути вопроса, подготовка проекта документа, его согласования и заверение. Процедура составления и оформление распорядительных документов должна быть расписана в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения. В ней излагаются: последовательность работ над проектом документа и требования, соблюдение которых обеспечивает его юридическую полноценность. Подготовку проекта распорядительного документа может быть поручено одному или нескольким структурным подразделениям либо отдельным должностным лицам. Для разработки проектов сложных распорядительных документов могут создаваться рабочие группы, привлекаться квалифицированные специалисты, ученые. Основное требование достаточная компетентность лиц, которые над ними работают. Чем выше уровень документа, тем больше требования (профессионализм, глубокое знание вопроса, культурный уровень, умение излагать мысль) к его составлению. Юридическим основанием создания распорядительного документа может быть издание документа государственными органами управления, конкретное поручение высшего учреждения, потребности исполнительной и распорядительной деятельности для решения управленческих заданий. Учреждение или структурное подразделение может, в свою очередь, выступить инициатором разработки любого вопроса распорядительного документа. Первая стадия разработки распорядительного документа определение круга вопросов, которые необходимо решить. Начинать работу следует с изучения нормативно – правовых, прежде всего, законодательных, правительственных и предыдущих распорядительных документов по вопросу который рассматривается. Это обеспечит правовую основу создаваемого документа, его направленность, дает возможность предотвратить дублирование и противопоставлению, заострить внимание на нерешенные проблемы. Подготовка проекта распорядительного документа требует подбора необходимой информации, для чего используют различные справочно –информационные документы, отчеты, справки, акты, служебную переписку и тому подобное. Собрав и изучив необходимые материалы, достигнув ясности по сути вопроса, который рассматривается, четко определив цель издания распорядительного документа, начинают создание проекта. Особенное внимание концентрируют на формировании основных положений конкретного решения. В распорядительные документы входят: постановление, распоряжение, указание, приказ. 2.2.1. Постановление – это правовой акт, который принимается высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления, для решения наиважнейших принципиальных вопросов и устанавливает стабильные нормы, правила поведения. Текст постановления, как правило состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Первая включает вступление, оценку ситуации и, по необходимости основание для издания или для ссылки на правовой акт высшего органа. В распорядительной части подаётся перечисление мер, определяется исполнитель (исполнители) и срок исполнения. Постановление подписывается двумя особами: председателем коллегиального органа и управляющим делами (секретарём). 2.2.2. Распоряжение – это правовые акты, которые издаются персонально управляющим, головой коллегиального государственного органа, для решения оперативных вопросов. Как правило, этот документ имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных особ и граждан. Реквизиты распоряжений, в основном повторяют реквизиты решений. 2.2.3. Приказ – это правовой акт, который издаётся для исполнения действующих законов, указов, постановлений и решений правительства, приказов и инструкций высших органов. Директор может издать приказ по всем вопросам его компетентности. Этот документ является актом внутреннего управления, действия которых не распространяется вне предприятия, объединения, учреждения. Различаются приказы по особенности состава и приказы по общим вопросам. Приказы по вопросам основной деятельности Эти приказы включают такие реквезиты: · название вида документа (приказ); · дата; · индекс; · место издания или составления; · заглавие к тексту; · текст; · подпись управляющего; · отметка про согласование. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части: цель, и задание распорядительных действий и причины издательства приказа. Текст распорядительной части имеет властную форму изложения и начинается словом «ПРИКАЗываю», которое печатается большими буквами на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с обозначения исполнителя конкретного действия, которое передаётся глаголом неопределённой формы. Исполнителями могут быть отмечены организации или структурные подразделения. Должностная особа отмечается в том случае, если приказ касается конкретной особы. Исполнитель записывается в дательном падеже (фамилия, должность, наименование организации или структурного подразделения). В последнем пункте распорядительной части указываются особы на которых возлагаются контроль за исполнение приказа. Этот пункт записывают таким образом : «Контроль за исполнение приказа возлагается на .» (полное наименование должности и фамилия в винительном падеже). Приказы особенного состава Такие приказы составляются отдельно от приказов по вопросам главной деятельности и имеют некоторые особенности. Текст заголовка пишется так: § о принятии на работу; § о переводе на другую работу; § о увольнении; § о предоставлении отпуска; § о наградах; § о нарушении; § о дисциплинарном взыскании. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть обязательно делится на пункты. Каждый пункт приказа начинается глаголом, который означает действие: назначить; перевести; уволить; объявить благодарность и т.д. (пишутся большими буквами от нулевой позиции). Потом с абзаца большими буквами пишут фамилию, а маленькими буквами – имя и отчество особы для которой издаётся приказ, её должность, структурная часть, куда она назначается. Изложение содержания таких приказов, должно быть унифицировано. 2.2.4. Указания – это правовые акты руководящих органов государственного управления преимущественно информационно–методического характера, а так же связанные с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов этих и высших органов управления.
Обычно указания выдаются при оформлении командировок, решении поточных организационных вопросов, а так же для доведения исполнителем нормативных материалов. Формула указания содержат такие элементы: v название ведомства, учреждения и структурного подразделения; v вид документа;
v дата; v место издания; v индекс; v заголовок; v подпись; v отметка о согласовании. Текст документа начинается словами «ОБЯЗУЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются большими буквами. В зависимо от объёма, указания издают на бланках стандартных форматов А4 и А5. 3. ДОКУМЕНТЫ НА КОТОРЫХ НЕОБХОДИМО СТАВИТЬ ГЕРБОВУЮ ПЕЧАТЬ 1. Акты (приема завершенных строительных объектов; оборудования; сделанных работ; списания; экспертизы и др.) 2. Исполнительные листы. 3. Выводы и отзывы организаций о диссертациях и авторефератах, которые направляются высшей аттестационной комиссии. 4. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начислении на принадлежащую зарплату). 5. Поручение (на получение товарно-материальных ценностей; проведение дел в арбитраже и др.) 6. Договора (о материальной ответственности; поставках; подрядах; научно–техническом партнерстве; аренде помещений; об исполнении работ). 7. Поручения (бюджетные; банковские; платежные; пенсионные). 8. Задание (на проектирование объектов; технических сооружений; капитальное строительство). 9. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцента). 10. Заявление (на оборудование; открытие). 11. Образцы оттисков печати и подписей трудящихся; которые имеют право проводить финансово – хозяйственные операции. 12. Свидетельство о командировке. 13. Денежных затрат (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию по договору; на капитальное строительство). 14. Письма гарантийные (на выполнение работ; услуг). 15. Нормы затрат на ценные материалы. 16. Подача и ходатайство (про награждение орденами и медалями; премиями). 17. Положения (о министерстве; ведомстве; обществе). 18. Протоколы (согласование планов поставок; заседания народных депутатов). 19. Реестры (чеков; бюджетных поручений). 20. Спецификация (изделий; продукции). 21. Уставы (предприятий; фирм; обществ). 22. Титульные списки. 23. Штатные расписания и изменения в них.
4. СРОКИ УСТАНОВЛЕННЫЕ ДЛЯ
ВЫПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА 1. Законы Украины, другие решения Верховной Рады Украины и Президента Украины; указы Президента; постановления и распоряжения Кабинета министров Украины; предложения и замечания депутатов, высказанные на сессиях Верховной Рады Украины; решения и распоряжения исполкомов городских рад народных депутатов; приказы управляющих учреждениями, решения коллегиальных органов учреждений – выполняются в установленные сроки (для этих документов). 2. Рекомендации постоянных комиссий Верховной Рады Украины – до двух месяцев, если комиссиями не установлено других сроков. 3. Вопрос депутата Верховной Рады Украины на сессии Верховной Рады – не дольше чем в 3-х дневный срок. 4. Предложения и заявления депутатов Верховной Рады Украины – сроки выполнения до одного месяца, а те которые не нуждаются в дополнительном изучении и проверке – неотложно. 5. Предложения, рекомендации и замечания, которые содержаться в решениях на адрес предприятий, учреждений и организаций высшего подчинения размещенных на территории соответственной Рады; рекомендации постоянных комиссий местных Рад – в сроки, установленные законами о местных Радах народных депутатов Украины. 6. Критические замечания и предложения, высказанные в прессе – до одного месяца. 7. Предложения граждан – в срок до одного месяца, за исключением предложений которые требуют дополнительного изучения. 8. Предложения, для уточнения ассортимента; про разрыв или изменение договора – не позднее 10 дней после получения предложения. 9. Жалоба на неправильное действие или распоряжение финорганов; рассмотрении не позднее 5–ти дневного срока со дня поступления. 10. Заявления и жалобы граждан – в сроки до одного месяца со дня поступления; те которые не нуждаются в дополнительном изучении и проверке – не позднее 15 дней. 11. Письма – поручения и письма вопросы высших учреждений и организаций – до указанного в них срока или на протяжении 10 дней. 12. Протокол разногласий: составление и направления в 10-ти дневный срок, рассмотрении – в 20-ти дневный срок. 13. Заявление покупателя – не позднее трех дней после получения. 14. Письма предприятий, объединений, учреждений и организаций – на протяжении 10 дней. 15. Договор о поставке товаров: подписание и возвращение – не позднее 10 дней (для долгосрочных – 20 дней) после получения проекта; ответ на предложение про составление договора в 10-ти дневный срок после получения. 16. Заказы на продукцию: подписание и подача в 10-ти дневный срок после получения сообщения. 17. Наряд на поставку продукции: выдача на протяжении 15-ти дней после получения сообщения о распределении фондов. 18. Письмо – запрос на продукцию: подача в 20-ти дневный срок с момента получения наряда. 19. Платежное поручение: выписывание и передача в учреждение банка – не позднее следующего дня после получения товаров. 20. Акты принятия продукции – не позднее 10-ти дней после получения продукции. 21. Отчет бухгалтерский и годовой баланс – рассмотрение, утверждения, и сообщение решений о нем – в 10-ти дневный срок со дня получения. 22. Стандарт предприятий – срок, что не превышает один месяц со дня поступления. 23. Отзыв о проекте – не позднее чем через месяц. 24. Соглашение – в отмеченный в них срок. 25. Телеграммы, – которые требуют срочного решения – до двух дней; остальные – на протяжении 10-ти дней.
5. ПРЕЗИДЕНТСКИЕ НАГРАДЫ
1. «Орден князя Ярослава Мудрого» пяти степеней. 2. «Орден Богдана Хмельницкого» трех степеней. 3. Отличии Президента Украины «За мужество» – Звезда «За мужество» – Крест «За мужество» 4. «Именное огнестрельное оружие». 5. Почетное отличие Президента Украины.
Почетные звания. Народный артист Украины. Народный архитектор Украины. Заслуженный машиностроитель Украины. Заслуженный деятель искусств Украиниы. Заслуженный артист Украины. Заслуженный изобретатель Украины. Заслуженный деятель науки и техники Украины. Народный художник Украины. Заслуженный архитектор Украины. Заслуженный строитель Украины. Заслуженный экономист Украины. Заслуженный работник промышленности Украины. Заслуженный юрист Украины. Заслуженный рационализатор Украины. Заслуженный работник культуры Украины. Заслуженный работник сфери услуг Украины. Заслуженный работник физической культуры и спорта Украины.
Заслуженный врач Украины. Заслуженный журналист Украины. Заслуженный работник транспорта Украины. Заслуженный работник народного образования Украины. Заслуженный работник охраны здоровья Украины.
Заслуженный мастер народной творчести Украины. Заслуженный металлург Украины. Заслуженный шахтер Украины. Заслуженный работник сельского хозяйства Украины. Заслуженный учитель Украины. Заслуженный художник Украины.
6. Справочно – информационные документы
Справочно – информационные документы – это документы которые составляют большую часть документооборота предприятий, учреждений, организаций, и осветляет различные стороны их деятельности. В справочно – информационные документы входят: акт, протокол, справка, докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, договор. 6.1. Акт – это документ, который составляется несколькими особами и утверждает установленные факты и действия. Реквизиты акта: · название вида документа; · дата; · индекс; · место составления или издания; · заглавие к тексту; · текст; · отметка о наличие дополнений; · подпись; · гриф утверждения. Требования для оформления текста: Заглавие к тексту включает название или короткое содержание актированного факта или действия. Текст составляется из двух частей: вступительной и констатирующей. Вступительная часть строится по схеме: а) Основание… б) Составленный комиссией в составе… в) Председатель… г) Члены комиссии… При перечислении особ, которые принимали участие в составлении акта, указываются их должности, адреса, фамилии, инициалы. Если акт составляется комиссией, первым указывают председателя комиссии, его должность, фамилию и инициалы. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и печатают через полтора интервала. В констатирующей части указывается цель и задание, содержание и характер сделанной работы, фиксируются установленные факты. Текст акта, должен содержать сведенья о количестве копий и месте их нахождения. Дата акта должна соответствовать дню факта, что актируется. 6.2. Протокол – это документ, который фиксирует ход обговоренных вопросов и одобрения решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы бывают сжатыми и полными. В сжатых протоколах указывают лишь повестку дня, фамилию докладывающего, тех кто выступил в дебатах, и принятые решения. Полные протоколы с изложением содержания выступлений позволяют составить впечатления не только о характере самого собрания, совещания, а и про деятельность в целом. Реквизиты протокола: · название вида документа; · дата заседания; · индекс; · место заседания; · гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению); · заглавие (наименование коллегиального органа или название собрания); · вступительная часть текста (состав присутствующих); · повестка дня; · текст; · личная подпись управляющего; · личная подпись секретаря. Оформление протокола: ü Протокол оформляется на общих бланках или на специальных бланках формата А4. ü Датой протокола является дата заседания. ü Протокол нумеруется в рамках календарного года. ü Заглавие содержит такую информацию: вид совещания (заседания, митинг), название коллегиального органа и вопрос который обговаривается. ü Текст протокола. Вступительная часть имеет постоянную информацию (слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСВОВАЛИ») и изменяющуюся информацию (фамилия и инициалы председателя, секретаря, присутствующих). Слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «присутствовали» печатаются от нулевого положения табулятора, ставится тире, потом печатаются инициалы и фамилия в именительном падеже. Фамилии членов коллегиального органа и приглашенных записываются в алфавитном порядке (отдельно члены комиссии, отдельно приглашенные). Их печатают в один ряд. Фамилии приглашенных следует указывать, если их количество не превышает 15 человек. Иначе к протоколу прилагается список присутствующих. После инициалов и фамилий, приглашенных необходимо указать в скобках название учреждения. Вступление протокола заканчивается повесткой дня. С нулевого положения табуляра печатаются «Повестка дня», ставят две точки через два интервала, ниже печатают с красной строки порядковые номера вопросов. Вопросы в повестке дня (доклад, отчет, информация) необходимо разместить таким образом, чтобы наиважнейшие и сложные были первыми. Вопросы перечисляют в именительном падеже. Названия должности, инициалы и фамилии печатаются в родительном падеже. Главная часть текста протокола составляется с позиций согласно пунктам повестки дня. Каждую позицию нумеруют арабскими цифрами. Текст позиции строится по схеме: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПАЛИ» – «ОДОБРИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Слова «СЛУШАЛИ», печатаются большими буквами, перед словом ставится цифра, что соответствует вопросу, после слова «СЛУШАЛИ», ставят двоеточие. Инициалы и фамилию (без должности) докладчика необходимо писать в родительном падеже, с новой строки; после фамилии ставится тире и с большой буквы пишут содержание доклада в виде прямой речи. Если текст доклада застенографируется или подается докладчикам, то после тире также с большой буквы пишут: Доклад прилагается. Слово «ВЫСТУПИЛИ», печатают большими буквами, после него ставится двоеточие. Инициалы и фамилии пишут в именительном падеже с абзаца (в скобках указывают должность) потом ставят тире и с маленькой буквы печатается содержание доклада. Вопросы докладчику и ответы включаются в раздел «ВЫСТУПИЛИ» и оформляются также (вместо слов, вопросов и ответов пишут инициалы и фамилии). Слово «ОДОБРИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») печатают большими буквами, через два интервала ниже предыдущего текста. Если в постановлении размещаются разные по характеру вопросы, то оно может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт печатается с новой строки. 6.3. Справка – это документ информационного характера; составляется по указанию высшего органа или управляющей служебной особой. Это также документ, который свидетельствует о фактах из жизни и деятельности отдельных граждан, или разные обстоятельства и факты из деятельности предприятий, учреждений, организаций (служебная справка). Реквизиты справки: · название вида документа; · дата; · индекс; · место составления или издания; · заглавие к тексту; · адресат; · текст; · дополнение; · подпись. Справки особенного характера могут просто подтверждать тот или иной юридический факт, или иметь особое предназначение, которые как правило указывают в конце текста. 6.4. Докладная записка – это документ который адресуется управляющему данной или высшей организации и содержит детальное изложение какого–нибудь вопроса с выводами и предложениями составителя.
Если записка содержит ведомости внутреннего характера, то она подписывается составителем. Такие докладные записки оформляются на чистых листах бумаги А4, содержат дату и заглавие к тексту. Докладная записка имеет также реквизиты (на общем бланке): · название вида документа;
· дата; · индекс; · место издания; · заглавие к тексту; · текст; · отметка о наличие дополнений; · подпись. 6.5. Объяснительная записка – этот документ объясняет содержание отдельных положений главного документа (плана, проекта и т. п.). В зависимости от содержания и предназначения объяснительной записки делится на две группы: Записки граждан по поводу их поведения, работы и т. д.; записки служебного характера; оформляется этот документ аналогично докладной записке. 6.6. Служебное письмо – текст и формы писем не унифицированные. Чаще общие реквизиты писем такие: · эмблема (знак); · наименование предприятия, учреждения, организации (автора документа); · наименование структурного подразделения; · адрес (индекс предприятия связи пишется спереди); · телефон; · телеграфный шифр; · отделение банка и расчетный счет; · дата; · почтовый индекс адресата; · заглавие (если письмо написано на листе А4). Письмо начинается ссылкой на номер и дату документа который стал поводом для написания письма, потом идет текст, а после него ставится реквизит «подпись должностной особы». В левом нижнем углу письма пишется фамилия исполнителя документа, и номер его телефона, а также делается отметка о исполнении документа и направление его в дело. Если письмо пишется не на бланке, тогда для углового штемпеля оставляется место: 15 междустрочных интервалов. Служебные письма имеют большое количество видов: ü сопровождающие; ü информационные; ü гарантийные; ü рекламные; ü претензионные; ü арбитражные и т. д. Более жесткие правила оформления имеет коммерческое письмо, которое являет собой документ, где каждое слово и выражение имеет определенное значение и не допускаются другие толкования. Такие письма пишутся на бланках стандартного образца. 6.7. Телеграмма Реквизиты служебной телеграммы: · наименование документа; · отметка о категории и вид телеграммы; · адрес; · текст; · номер послания (если телеграмма посылается в ответ); · исходящий номер (подписной); · подпись; · адрес отправителя; · дата отправки. Внутренние служебные телеграммы делятся на: высшие государственные, государственные, срочные, обычные. В первую очередь обслуживаются высшие государственные, государственные, потом с пометкой «ОТЧЕТ». К категории срочных телеграмм относятся те телеграммы, которые оплачиваются по срочным тарифам, служебные с отметками «СРОЧНАЯ», «МЕЖДУНАРОДНАЯ», а также «СРОЧНЫЙ ТЕЛЕФОННЫЙ РАЗГОВОР», все другие считаются обычными. Телеграмма оформляется по таким правилам: a) Категория («ГОСУДАРСТВЕННАЯ», «СРОЧНАЯ», «МЕЖДУНАРОДНАЯ»). b) Вид телеграммы (телеграмма с несколькими текстами в один пункт; телеграмма с аналогичным текстом в несколько пунктов; телеграмма – схема; телеграмма – поручение). c) Телеграфный адрес значительно меньше чем почтовый. Указывается точный адрес: страна, область, город. Некоторые предприятия имеют свои условные телеграфные адреса. В таких случаях в телеграммах вместо полного адреса пишут условный адрес. d) Телеграмма пишется на чистом листе бумаги (тогда адрес пишется через четыре интервала ниже) или на бланке. e) Текст телеграммы печатают через два интервала в трех экземплярах большими буквами без прилагательных, союзов и местоимений на одной строке листа или телеграммного бланка без абзацев. Разделительные знаки сокращаются таким образом: ТЧК – точка; ДВТ – две точки; ЗПТ – запятая. f) В телеграммах в ответ перед текстом указывают номер документа на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы размещается в конце текста. g) После исходящего номера указывают сокращенное название предприятия, должность (если необходимо) и фамилию того, кто подписал телеграмму. h) Ниже подписи (два интервала) делают горизонтальную линию (до конца правого поля). Под линией указывают такие реквизиты: · Адрес и наименование предприятия, которое отправляет телеграмму, печатают маленькими буквами через один интервал от нулевого положения табулятора. · Подпись и дата. · Название вида документа печатается от третьего положения табулятора большими буквами («ТЕЛЕГРАММА»). 6.8. Телефонограмма – это срочное сообщение, переданное по телефону. Правильность текста проверяют повторным чтением. Адресат должен написать такие реквизиты: · заглавие; · номер; · дата; · название адресата и учреждения; · которое передает телефонограмму; · текст; · должность и фамилия особы; · которая подписала документ; · отметка о времени принятия и передачи; · должность и фамилия особы, которая приняла и передала телефонограмму. 6.9. Договор – это документ, который фиксирует согласие сторон о установлении каких – либо отношений, и регулирует эти отношения. Реквизиты договора: · название вида документа (Договор); · дата; · индекс; · место составления или издания; · заглавие к тексту; · вступительная часть (наименование сторон, которые заключают договор: должности, фамилии, инициалы особ, которые подписывают договор и обозначения их полномочий); · предмет договора; · изложения порядка рассмотрения споров; · общая сумма договора; · общие сроки действия договора; · юридические адреса сторон (наименование учреждения, почтовый адрес, расчетные счета); · подписи и печати сторон; · дополнения. 7. Другие виды документов 7.1. Поручение – письменное полномочие по которому организация или отдельная особа даёт право другой особе от ёё имени осуществлять какие – то юридические действия или получать материальные ценности. Поручения могут выдаваться на: v распоряжение имуществом; v получение денежных и товарно – материальных ценностей; v на ведение дел в судовых (арбитражных) органах. В зависимо от того, кто оформляет полномочия – предприятие или отдельная особа, - поручения делятся на официальные и личные. В официальном поручении должны быть отмечены: ü название организации, которая выдаёт поручения (она отмечена на бланке, изготовленном печатным способом или размещается на штампе, которой проставляется в левом верхнем углу листа); ü номер получения и дата издания; ü название документа; ü должность, фамилия, инициалы особы, которой выдаётся поручения; ü название организации или предприятия, от которого должны быть получены товарно – материальные ценности; ü номер и дата издания сопровождающего документы (наряды и др.); ü перечисление товарно – материальных ценностей с указанием на них количество или суммы;
ü срок действия поручения; ü образец подписи особы, которой выдано поручение; ü название документа, который подтверждает особу, получающего ценности (паспорт, удостоверение); ü подпись служебных особ которые выдали поручение; ü печать организации, которая выдала поручение;
Поручения которые выдаются служебными особами от имени организации (официальное поручение) делятся на разовые, специальные и общие. Разовыми поручениями называются документы, которые выдаются для исполнения определённого одноразового действия. Чаще эти документы выдаются на право получения материальных ценностей. Специальными поручениями называются документы, которые дают полномочия служебной особе для выполнения одно – типичных действий: на представительство в органах суда, для выполнения транспортных, хозяйственных и банковских операций в рамках определённого времени. Такие поручения обычно содержат данные о сроках их действий. Общее поручение выдаётся на право совершения операций, связанных с управлением имуществом. Поручения выдаётся на срок не больше 3-х лет. Если срок полномочия не указан, поручение сохраняет силу на протяжении одного года со дня его подписания. Если поручение совсем не датировано, то оно не имеет юридической силы. Особенные поручения выдаются отдельными особами которые передают свои права другим особам (право на получение заработной платы, почтового перевода). Обязательным условием правомерности особенного поручения является наличие подписи служебной особы и печати государственного, гражданского учреждения, предприятия, военной части или нотариальной конторы, которая заверяет подпись получателя (поручении, которые выдаются ученикам или студентам, могут заверяться учебным заведением). 7.2. Выписка из протокола – один из самых массовых видов документации. Он посылается или передаётся отдельным особам или предприятиям и содержит: Ø номер соответственного документа; Ø название органа, заседания, совещания; Ø дату; Ø повестку дня и текст с этого вопроса. 7.3. Объявление – во время рыночной экономической политики, популярными становятся разного содержания объявления как отдельных предприятий, организации, государственных учреждений, так и частных особ. 7.4. Характеристика – документ, в котором в официальной форме по подписи представителя администрации высказано общее мнение про особу как члена коллектива. Если рабочий (ученик) просит выдать ему характеристику, администрация обязана это сделать . Реквизиты характеристики : · фамилия, имя, отчество того, кому выдаётся характеристика; · год рождения; · текст, где упоминается с какого времени данная особа работает (или учится) в учреждении, управляющие которого пишут характеристику, как относится к служебным обязанностям, имеет ли авторитет в коллективе, в завершении отмечается, для чего выдаётся характеристика (характеристика, как бы рекомендует ту особу, которой она выдаётся). · дата составления; · подпись ответственной служебной особы и печать организации, которая выдала характеристику; 8. Практическое задание 8.1. Автобиография – краткое описание жизни какой–либо особы, составленная собственноручно. Этот документ содержит, наибольшие сведения о человеке. Автобиография, должна отражать главнейшие моменты жизни особы, её трудовой деятельности. Заглавие документа, может быть из одного слова «Автобиография», которое записывается по середине строчки. Тогда автобиография начинается словами «Я Петров Пётр Петрович, родился .». Реже употребляется такой вариант: «Автобиография Иванова Ивана Ивановича…». Первая строчка тогда начинается так «Я родился .». В автобиографии должны быть такие данные: ü фамилия, имя, отчество того кто её составляет; ü дата рождения; ü место рождения и полный адрес; ü сведения о учёбе (полное наименование всех учебных заведений где довелось учиться); ü сведения о учёной степени; ü сведения о трудовой деятельности (коротко в хронологической последовательности, название мест работы и должностей); ü короткое сведение о составе семьи; ü дата и подпись автора; Каждое новое сообщение следует начинать с абзаца. Дата записывается слева под текстом, подпись автора – справа. Этот документ – один из немногих который составляется от первой особы. Но не следует злоупотреблять местоимением «Я». Грамматическое значение первого лица передаётся с помощью особенных окончаний глаголов. Главное внимание следует уделять фактам. Надёжный способ исключения субъективной красочности документа – отказ от союзов, которые выражают оценку. Объективности рассказа содействуют так же исчерпывающие данные и лаконизм. Автобиография Иванова Ивана Ивановича Я, Иванов Иван Иванович, родился 25 августа 1975 года в городе Днепропетровске. В 1981 году пошел в первый класс Днепропетровской средней школы № 31, которую закончил в 1992 году. В том же году я поступил на первый курс юридического факультета Днепропетровского государственного университета по специальности «Правознавство», который закончил в июле 1997года, получив диплом юриста. С 5 августа 1997 года начал работать нотариусом в Днепропетровском производственном объединении «Кристалл», где и работаю сейчас. Отец – Иванов Иван Григорьевич, работает учителем иностранного языка в гимназии № 100 г. Днепропетровска. Мать – Иванова Елена Викторовна, работает учителем украинского языка в средней школе № 62 г. Днепропетровска. В июле 1998 женился. Жена – Иванова (Скворцова) Алла Леонидовна, 1976 года рождения, работает учителем математики в Днепропетровской средней школе № 32. Есть сын – Иванов Андрей Иванович, 2000 года рождения. В Вооруженных Силах Украины не служил потому, что во время обучения в университете прошел подготовку на военной кафедре (лейтенант запаса). Ни я, ни мои родные не были осуждены и не находились под следствием. Паспортные данные: серия АК №325126, выдан Красногвардейским РОВД, города Днепропетровска 25 июня1992 года. Прописан и проживаю по адресу: 49008, г. Днепропетровск, ул. Правды, 5, кв. 2. 10 января 2001 г. (подпись И. И. Иванова) 8.2. Заявление – это письменное обращение граждан или организаций, руководителю учреждения, его подразделению или в гражданскую организацию по поводу защиты их интересов. Например: Ø заявление об улучшении жизненных условий; Ø принятие на работу; Ø вступлению в гражданскую организацию; Ø увольнение с работы. Реквизиты заявления: ü адресат; ü автор (кто адресует); ü вид документа; ü текст; ü дополнение (если нужно); ü подпись; ü дата подачи заявления. Заявление о принятие на работу рекомендуется писать на листе бумаги формата А4. Это обеспечивает одноформатность документов в личном деле, к которому она относится.
Директору завода «Рубин» г-ну Степаненко В.В. Иванова Ивана Ивановича, который проживает по адресу: 49008, г. Днепропетровск,
ул. Правды, 5, кв. 2, тел. 88 – 16 – 20 Заявление Прошу принять меня на работу на должность экономиста в отдел поставки и сбыта. Приложения: 1) копия диплома о высшем образование на 1 л. 2) трудовая книжка 3) личное дело по учету кадров на 3 л. 4) автобиография. 10 января 2001 г. (подпись Иванова И. И.) 8.3. Расписка – это документ, в котором подтверждаются действия, которые уже случились (как правило, получение денег или материальных ценностей от предприятия или частного лица). Составляют расписку в свободной форме на чистом листе бумаги в большинстве случаев от руки или машинописным способом. В расписке должны быть такие сведения: Ø название вида документа (расписка); Ø должность автора (если требуется); Ø фамилия, имя, отчество в родительном падеже лица, которое дает расписку; Ø сумма взятых денег или материальных ценностей; Ø дата оформления документа; Ø подпись автора. Полученную сумму денег в расписке указывают цифрами, а в скобках расшифровывают словами. В расписке, как и в поручении, категорически запрещается делать какие-либо исправления. Все свободные места между текстом и подписью подчеркивают. Расписку составляют в одном экземпляре и сохраняют наравне с денежными и ценными документами. Иногда в расписке обозначают свидетелей, то есть лиц, в присутствии которых она была написана. В таком случае эти лица удостоверяют документ своими подписями.
Расписка Я, преподаватель кафедры информационных технологий Днепропетровского государственного университета Иванов Иван Иванович, получил от Сидоренко Вадима Викторовича деньги в размере 100 (ста) гривен. Обязуюсь вернуть всю сумму до 01. 05. 20001 г. Домашний адрес: 49008, г. Днепропетровск, пр. Карла Маркса, 101, кв. 20. Паспорт серия КА № 822200; выдан Красногвардейским РОУМВД Украины в Днепропетровской области; 25 мая 1998 г.
подпись «01» февраля 2001 г. И. В. Петрова
9. Приложения ü Образец размещения реквизитов на листе бумаги формата А4 ……… . 31 ü Положение ………………………………………………………….……… 33 ü Устав …………………………………………….………………………… 34 ü Инструкция ……………….……………………………………………… . 35 ü Правило …………………………………………………………………… 36 ü Постановление …………………………………………………………… . 37 ü Распоряжение ………………………………………………………………. 38 ü Приказ ………………………………………………………………………. 39 ü Указание ……………………………………………………………………. 40 ü АКТ …………………………………………………………………………. 41 ü Протокол …………………………………………………………………… 42 ü Справка …………………………………………………………………… . 43 ü Докладная записка …………………………………………………………. 44 ü Объяснительная записка ………………………………………………… . 45 ü Коммерческое письмо …………………………………………………… . 46 ü Телеграмма …………………………………………………………………. 47 ü Договор …………………………………………………………………… . 48 1 2 3 4 6 5 7 15 8 17 9 20 18 10 11 12 13 14 16 19 21 27 22 23 26 24 25 29 30 31 28 Положение УТВЕРЖДАЮ ректор

расшифровка
подписи
подпись Дата Город Положение о факультете менеджмента и бизнеса Структура текста 1. Общие положения 2. Основные задания 3. Функции 4. Права и обязанности 5. Руководство 6. Взаимоотношения, связь 7. Имущество и деньги 8. Контроль, проверка и реализация деятельности 9. Реорганизация и ликвидация факультета Декан факультета

расшифровка подписи
подпись Дата Согласовано: зав. учебной частью

расшифровка подписи
подпись Дата Юрисконсульт
расшифровка подписи

подпись Дата Устав
Название предприятия, организации Зарегистрировано одобрением УТВЕРЖДАЮ исполкома Директор
основателя от « » 200 г. № Председатель исполкома

расшифровка подписи
подпись Дата Устав

(полное название малого предприятия) Структура текста 1. Общие положения 2. Задания и функции предприятия 3. Имущество предприятия 4. Организация и охрана труда 5. Отчет, отчетность и контроль 6. Внешнеэкономическая деятельность 7. Реорганизация и приостановка деятельности предприятия. Согласовано Устав зарегистрирован Регистрационный № Одобрено на общих основаниях « » 200 г. трудового коллектива Протокол № от « » 200 г. Инструкция Общий бланк организации УТВЕРЖДАЮ Директор Должностная инструкция

расшифровка подписи
подпись « » 200 г. Город Заведующий машинного бюро Структура текста 1. Общее положение 2. Функции 3. Права 4. Должностные обязанности 5. Ответственность 6. Взаимоотношения (связи с должностью) Руководитель структурного подразделения
подпись

расшифровка подписи Согласована:

расшифровка подписи
подпись В дело 106-1
Сотрудник ознакомлен М.П.Говоров
подпись Дата Правила Правила внутреннего распорядка Дата Подпись Текст

расшифровка подписи
(подпись ответственной особы) Согласовано:
расшифровка подписи
подпись
расшифровка подписи
подпись Постановление Постановление Верховной Рады Украины о введении в действие Закона Украины «О национальных меньшинствах в Украине». Верховная Рада Украины постановляет: 1. Ввести в действие Закон Украины «О национальных меньшинствах в Украине» со дня его опубликования. 2. Поручить Кабинету Министров Украины подать в Верховную Раду Украины пропозиции о внесении изменений и дополнений к законодательным актам Украины, которые выплывают из Закона Украины «О национальных меньшинствах в Украине», и привести решение Правительства в соответствии с этим Законом. Председатель Верховной Рады Украины И. Плющ

Подпись руководящего делами г. Киев 25 июля 1992 года Распоряжение

Распоряжение для исполнения задания Дата Город
Должность

(фамилия, имя, отчество)

(назвать конкретно) Командируется в Директор завода

расшифровка подписи
подпись Приказ

Консервный завод
Приказ 16. 01. 96. г. Николаев № 4 О смене в составе особ, которые отвечают за газовое хозяйство завода На исполнение требований «Правил техники безопасности в газовом хозяйстве»

Приказываю: 1. Ответственным за безопасность эксплуатации и техническое состояние оборудования котельной завода назначить старшего мастера котельной Харченко П. П., во время его отпуска – мастера котельной Пиратенко С. В. 2. Ответственным за испытание спасательной техники в газовом хозяйстве назначить начальника энергоцеха Литвинова К. О.
3. Раннее изданные приказы № 390 от 23. 10. 95. пункт 2, и № 341 от 09. 09. 95, пункт № 4 отменить. 4. Контроль за исполнение этого приказа возложить на главного инженера завода Сидорчука П. Ф.
подпись Директор завода В. Р. Тарасюк Указание

МИНИСТЕРСТВО УГОЛЬНОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ УКРАИНЫ
КРИВОРОЖСКОЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ ПО ДОБЫЧЕ УГЛЯ
УКАЗАНИЕ 10. 12. 96. г. Кривой Рог № 139 О проведении комплексной ревизии деятельности Управления по монтажу, демонтажу и ремонту шахтного оборудования. С целью исполнения утвержденного плана проведения документальных ревизий ОБЯЗУЮ: 1. Провести документальную комплексную ревизию производительной и финансово-хозяйственной деятельности Управления по монтажу, демонтажу и ремонту шахтного оборудования в период с 1 ноября 1995 года по ноябрь 1996 года. 2. Поручить проведение ревизии комиссии в составе: Малышко Н. М. – старший инженер КРО (председатель комиссии) Костыряк К. К. – главный горняк производительной диррекции. Масюк С. Б. – старший инженер отдела ОТК. 3. Директору шахтоуправления Голубю Ю. М. Обеспечить включение в состав ревизионной бригады квалифицированных бухгалтеров материального и расчетного отделов. 4. К ревизии приступить 20 ноября 1996 года. О результатах ревизии доложить 20 декабря 1996 года. Финансовый директор

подпись

расшифровка подписи объединения Акт
угловой штамп УТВЕРЖДАЮ директору завода Н. Ф. Демач 07. 07. 99. АКТ 05. 07. 99. № 18 г. Киев О передаче дел бухгалтерам расчетной комиссии. Основание: приказ директора завода от 03. 07. 99. № 234 Составлен комиссией в составе: Председатель: главный бухгалтер завода Д. П. Коваль Члены комиссии: 1. Бухгалтер расчетной части А. И. Иванюк; 2. Бухгалтер Е. В. Симоненко В период с 07. 06. 99. по 07. 07. 99. комиссия провела проверку работы расчетной части. В результате при сдаче – приеме дел установлено: 1. Все дела расчетной части велись правильно. 2. По состоянию на 05. 07. 99. все расчеты выполнены. 3. Документы за 199 хранятся в папках. Составленный в трех копиях: 1-й экземпляр – в бухгалтерию завода, 2-й экземпляр – в расчетную часть, 3-й экземпляр – в дело.

подпись Председатель комиссии Д. П. Коваль

подпись Члены комиссии А. И. Иванюк Е. В. Симоненко
Протокол



0200220 Угловой штамп Протокол 22. 10. 99. г. Киев № 5 Совещание у заместителя директора завода. Председатель – Н. Д. Клименко Секретарь – З. Н. Хомякова Присутствовали: А. И. Ефремов, Б. И. Тихонов, В. С. Лось. Повестка дня: 1. Про… 2. Про… Докладчик – Н. Д. Клименко 1. СЛУШАЛИ: Клименко Н. Д. – … ВЫСТУПИЛИ: Либенсон Л. Е. – … Одобрили: 1.1. … 1.2. … 2. СЛУШАЛИ: Моторина О. Д. – … ВЫСТУПИЛИ: Ефремов А. Н. – … Тихонов Б. Н. – … Одобрили: 2.1. … 2.2. … Председатель Н. Д. Клименко Секретарь З. Н. Хомякова В дело 002 – 4 23. 10. 99. Л. Н. Павленко Справка Справка 10 января 2000 г. г. Киев Господин Рублев Иван Николаевич проживает в городе Киеве с 5 мая 1985 года по адресу: ул. Дегтяревская, 6, кв. 180. Занимает общую площадь – 17 м2. Справка выдана для подачи в Шевченковский райвоенкомат. Главный инженер жилой – эксплуатационной конторы Р. О. Журавлева
подпись Докладная записка угловой штамп 02567485 0200040 Строительно-монтажное управление № 1 Главному инженеру Игнатову С. Ф. ДОЛЖНОСТНАЯ ЗАПИСКА 27. 04. 2000 г. Киев О несоблюдении правил техники безопасности на строительной площадке. Завод неоднократно затрагивал вопросы о несоблюдении правил техники безопасности на строительной площадке. Однако, до этого времени отсутствует ограждение в местах проведения строительных работ. 1. Не огораживается место сварочных работ. 2. … 3. … Прошу немедленно принять меры Инженер по

подпись технике безопасности В. С. Ильин Объяснительная записка
Объяснительная записка 13. 04. 97. г. Киев
О нарушении производственной дисциплины
12. 04. 97. в первой смене во время моего дежурства был оборван камень, который питает рубильную машину. Обрыв кабеля произошел по такой причине: рабочий Ларин В. Д. управлял первым конвейером и обезопасил кабель рубильной машины, в результате кабель перетерся блоком конвейера и был выведен из строя, вследствие чего остановилась рубильная машина. Ларин В. Д. и раньше нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания. Считаю необходимым применить к Ларину В. Д. более суровые методы дисциплинарного влияния.
подпись Горный мастер О. М. Евтушенко Схема коммерческого письма
Заглавие
(название и адрес организации, которая отправляет письмо)
(место и дата) Ваша ошибка (или №) Наша ошибка (или №) Наименование и адрес адресата (внутренний адрес)

текст письма Про Дополнения (Формулы вежливости) (должность) (подпись) расшифровка подписи Телеграмма
Телеграмма СРОЧНАЯ Киев издательство Лебедь Бойко Харьковский университет почтой ПРОСИМ ПРИНЯТЬ ЗАКАЗ НА УЧЕБНИКИ ПО УКРАИНСКОМУ ЯЗЫКУ. О ВЫПОЛНЕНИИ СООБЩИТЬ РЕКТОРАТУ. 161042 Харьков Стуса 2 Ректорат университета Зленку В. О.

подпись Дата Печать
Договор угловой штамп
ДОГОВОР 31. 07. 00. г. Киев № 12
О поставке фурнитуры для часов 1-й Московский часовой завод далее «Поставщик», в особе директора завода П. А. Воронина, который действует согласно с поручением от 20. 07. 00. № 24 и Киевское производственное объединение «Ремточмеханика», далее «Покупатель» в особе директора объединения Б. Б. Иванова, который действует согласно с поручением от 19. 07. 00. № 221, составили договор поставки фурнитуры для часов на таких условиях: 1. Количество, ассортимент, сроки и порядок поставок. 1.1. … 1.2. … ………… 2. Качество и комплектность продукции. 2.1. … 2.2. … ………… 3. Порядок и сроки количественного и качественного принятия продукции. 3.3. … 3.4. … ………… 4. Тара и упаковка. 4.1. … 4.2. … ………… 5. Цены и порядок расчетов. 5.1. … 5.2. … ………… 6. Общая сумма договора. 6.1. Общая сумма продукции, которая поставляется соответственно этому договору устанавливается в размере 25300 грн. (двадцать пять тысяч триста гривен). 6.2. … ………… 7. Имущественная ответственность. 7.1. … 7.2. … …………. 8. Дополнительные условия. 8.1. … 8.2. … ………… 9. Сроки действия договора. 9.1. … 9.2. … ………… 10. Юридические адреса сторон. 10.1. … 10.2. … ………… Дополнение: спецификация часовой фурнитуры.

подпись Поставщик П.А.Воронин Покупатель Б. Б. Иванов

подпись Список использованной литератури 1. «Документаційне забезпечення управління» Ю. І. Палеха – Київ, «МАУП» 1997 р. 2. «Сучасне діловодство» А. Н. Діденко – Київ, «Либідь», 2000 р. 3. «Современный русско-украинский, украинско-русский словарь» А. В. Грушевский, Г. Н. Коляда – Донецк, «БАО», 1999 г. 4. «Українськє діловє мовлення» С. В. Шевчук – Київ, «ВИСША ШКОЛА», 1997 р. 5. «Мова ділових паперів» М. Г. Зубков – Харків, «Фоліо», «Майдан», 1999 р.