Компьютерные технологии в делопроизводстве

ВВЕДЕНИЕ Управленческая деятельность в Казахстане, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.
Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов: Системы управления документами, точнее – с файлами документов на машинных носителях. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов. Глава 1 Принципы автоматизации делопроизводства Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне. Важнейшими характеристиками специалисты обычно выделяют следующие: § программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»); § поддержка распределенной обработки информации; § возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур); § открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями; § типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов); § коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами; § возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов); § средства для определения маршрутных схем прохождения документов; § возможности контроля за прохождением документов; § способ оповещения должностных лиц; § особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необ­ходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса; § средства регламентации доступа и криптозащиты; § средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов; § ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота. Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями: Ввод. Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров. Хранение. Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем: § возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации; § организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации; § высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации; § экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте; § возможность централизованного развития вычислительных средств.
Глава 2
Принципы технологии электронного документооборота Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых – официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии – от текстовых процессоров до систем коллективной работы. Когда же мы говорим о нормативном документообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных особенностей. Это очень четко очерченная и весьма специфическая предметная область.
К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.
Картотеки – это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами. При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов. Папки документов предназначены для группирования регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. д. Информационная модель предусматривает также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной почты. Глава 3 Автоматизированные системы регистрации документов Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрации документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма. · Регистрация документов на компьютере позволяет: · Регистрировать документы на различных рабочих местах; · Организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах; · На основе базы данных организовать информационно-справочную работу; · Организовать контроль за исполнением документов. Наиболее удобна выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе. Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о доку­менте, а именно: 1) дата получения (регистрации) документа; 2) номер регистрируемого документа по порядку (регистра­ционный номер); 3) наименование корреспондента; 4) дата документа; 5) номер документа; 6) краткое содержание; 7) автор резолюции; 8) текст резолюции; 9) наименование исполнителей; 10) срок исполнения (когда документ должен быть исполнен); 11) ход исполнения; 12) дата исполнения (когда документ фактически был ис­полнен); 13) номер дела (в которое подшит исполненный документ); Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены: 14) название структурного подразделения; 15) количество листов в документе; 16) количество листов приложений; 17) вид документа (приказ, акт, договор и т.п.); 18) названия связанных документов. В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой. Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой. Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных. Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации. Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведе­ния в которые вводятся автоматически (дата регистрации, реги­страционный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся спи­сков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важ­но, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автома­тизированный поиск информации о документе. В виде раскрывающихся списков, как правило, выполня­ются поля: • вид документа - так как количество видов документов ог­раничено; • автор резолюции — список руководящих лиц организации; • структурное подразделение — список структурных подраз­делений; • исполнители — как правило, это поле состоит из двух час­тей - названия (и/или индекса) структурного подразделе­ния и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с ба­зой данных по кадрам организации, и автоматически корректироваться при кадровых изменениях; • номер дела - связан с номенклатурой дел организации; • связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом). В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п. Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадро­вой службы, список организаций - из адресной книги. В слу­чае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на од­ной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно по­полняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации. Затратив один раз время на создание таких списков, дос­тигают значительной экономии времени в процессе дальней­шей работы. Заполнение регистрационной карточки на экране компью­тера во многом аналогично заполнению традиционной бумаж­ной карточки. Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.
Глава 4 Автоматизированные системы контроля за исполнением документов. Наиболее рациональным является на сегодняшний день ав­томатизированный контроль за исполнением документов, кото­рый секретарь ведет на персональном компьютере. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка контроле — специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто делается отметка ярким карандашом. Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу, Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.
При ведении текущего контроля ответственные за кон­троль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) еже­дневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на эк­ран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная да­та») истекает сегодня. При соответствующих настройках про­граммы список может автоматически распечатываться в нача­ле каждого рабочего дня. В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сро­ком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении). Специальные программы позволяют выводить на экран спи­ски документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполни­телям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как маши­на фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в лю­бой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных ис­полнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по ви­дам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя. При создании (настройке) системы регистрации рекомендует­ся сразу заложить определенный перечень типовых справок (от­четов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть: • справка (отчет) об отправленных документах (список от­правленных документов или количественные данные); • справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные); • справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителя* ми, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные); • справка (отчет) о количестве выполненных исходящих до-кументов (исполнителями, списочный или количественно); • справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя ис­полнителю); • справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно); • справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно); • справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т. п. Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты инте­ресующего периода. Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и выво­да на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. При создании и настройке системы рекомендуется преду­смотреть все часто используемые формы справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получать всю необходимую ин­формацию. Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения Документов (заданий) являются важным критерием для опреде­ления эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работни­ков сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное об­служивание. Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания дело­вой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое зада­ние должно быть выполнено в срок, и т.п. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных про­грамм контроля, либо как составная часть комплексной про­граммы автоматизации документооборота. Глава 5 Хранение документов в электронной форме 5.1. Систематизация документов С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хра­нения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных докумен­тов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное ко­личество нормативно-методической литературы, то организа­ция хранения электронных документов в делопроизводстве за­частую осуществляется стихийно. Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их. Документы в электронном виде могут создаваться сотрудни­ками организации на компьютерах, быть получены по элек­тронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электрон­ную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостря­ет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранно­сти документов в электронной форме. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера — записать в виде файла на жестком дис­ке. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы мо­гут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях. Прежде всего, необходимо создать на жестком диске папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «ди­ректория»). Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные пап­ки. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного — чаще всего это одна папка. Пакет МS OFFICE создает папку с названием «Мои докумен­ты», в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно на­зывают по фамилии работника — «Документы Иванова», «До­кументы Сидорова». Однако при большом количестве докумен­тов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними не­скольких сотрудников требуется более четкая система органи­зации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.
Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номиналь­ный признак, т.е. группировка документов по их видам.
Начинаться название папки должно с вида документов (при­казы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, во­просе, корреспонденте, периоде, за который группируются доку­менты (файлы), и т.п. В отличие от традиционного делопроиз­водства термин «документы» или «материалы» опускается. Груп­пировка может производиться в несколько уровней. Например: С:\Переписках\поставщики металлоконструкций\завод Витязь\ имя (файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.97 лежит в папке завод Витязь, которая находится в папке постав­щики металлоконструкций, находящейся в общей папке Пере­писка на диске С:. Другой пример: D:\Отчеты\ 1997 г.\ ква-тальные\ отдел нефтепродуктов\ имя файла и т.п. Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспонден­тов по географическому признаку. Например: Переписка с диле­рами Уральского региона. В более крупных фирмах для хранения документов выде­ляется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: «договоры», «переписка с фирмой N», «типовые согла­шения» и т.п. Такой сервер, работающий под Windows NT или Novel NetWare, может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хра­нить и общие базы данных, например, сведения по организа­циям-партнерам, данные о номенклатуре продукции на скла­де, полученных заказах и т.п. В небольшой фирме для этих же целей достаточно создать несколько каталогов на одном или нескольких компьютерах и предоставить их для совместного доступа с использованием средств Windows 95 (если используются старые компьютеры с небольшим объемом оперативной памяти — с помощью Windows 3.11 для рабочих групп). Если необходимо обеспечить разделение прав доступа сотрудников к отдельным каталогам или файлам, используется Windows NT Workstation 4.0. Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компью­терах. В этом случае они также будут иметь порядковые буквен­ные номера и с ними можно работать как с устройствами, раз­мещенными на собственном компьютере. Для этого на компью­тере, содержащем необходимые ресурсы (файлы и папки, жест­кие диски и т.п.), устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для опре­деленных пользователей или групп пользователей. Для ограни­чения доступа к папке можно ввести пароль — отдельно для чтения и отдельно для предоставления прав полного доступа к папке. Если к данной папке могут обращаться все сотрудники без ограничений, пароль не вводится. Для более эффективного использования места на жестком диске компьютера может быть создан логический диск, исполь­зующий сжатие файлов (например, с помощью программы DriveSpace, входящей в Windows 95). Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично органи­зации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа .bmp, .pcx, .tif. В этом случае экономия места (степень сжатия) может достигать 90% и более. Следующий этап — установление доступа к папкам или дис­кам с другого компьютера. Подключение пользователей к папкам и дискам на уда­ленном компьютере может производиться по мере необходи­мости или выполняться единовременно при конфигурирова­нии системы. В последнем случае пользователи могут посто­янно видеть и пользоваться папками и файлами, физически находящимися на других компьютерах, как если бы они нахо­дились на том компьютере, на котором сейчас работают. Од­нако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам кото­рых установлен доступ, должны быть включены. Рекоменду­ется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как включение компьютера в тот момент, когда сетевой диск не­доступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), приведет к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения. Именно поэтому в организациях с большим объемом со­вместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры — файл-серверы — рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Однако и в небольшой фирме при необходимо­сти обеспечения доступа сотрудников к общей базе данных и совместного использования документов один из компьютеров фирмы может быть выделен для использования в качестве файл-сервера. Это не исключает возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудни­ков, тем более что на современном жестком диске емкостью в несколько гигабайт (1 Гб * 1 000 Мб * 1 000 000 Кб) может разместиться много тысяч документов, обычно имеющих раз­мер, исчисляемый в десятках килобайт. Документы в процессе создания и редактирования, чернови­ки и варианты должны находиться лишь в личной папке со­трудника. Все документы, поступившие в делопроизводствен­ный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов. 5.2. Обеспечение сохранности документов в электронной форме Один из основных вопросов, определяющих успешное ис­пользование компьютерных технологий в любом офисе — это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из: • устойчивого электропитания; • резервного копирования; • антивирусной защиты; • профилактики и диагностики с использованием специаль­ных утилит (вспомогательных программ). Первая задача, наиболее просто решаемая, — это обес­печение надежного бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые так и называются — ис­точник бесперебойного питания (ИБП). Вторая задача — обеспечение резервного копирования до­кументов организации, фирмы, отдела, подразделения и кон­кретного сотрудника, — призвана обеспечить восстановление утраченных документов. Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (дискете, магнитной ленте, магнитооптическом диске, CD-ROM и т.п.). Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера. Задача организации резервного копирования включает в себя: • выбор оптимального устройства, на которое будет произ­водиться резервное копирование;
• организацию процедуры периодического копирования. На компьютерах, не объединенных в локальную сеть, для хранения небольших объемов документов могут использоваться стандартные дискеты. Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров се­ти. В небольших фирмах копирование с отдельно стоящих ком­пьютеров может осуществляться путем использования подклю­чаемого внешнего устройства.
Не менее важна организация процесса резервного копирования. Процедура резервного копирования не занимает много времени. Но важно обеспечить ее правильную организацию и периодичность. Многие сотрудники пренебрегают резервным копированием, пока не случится утеря важных документов. Необходимо разъяснять работникам, что только регулярное сохранение всех созданных и измененных в течение дня до­кументов на внешний носитель гарантирует от утери проде­ланной ими работы. Периодичность копирования устанавливается с учетом объе­ма документов, создаваемых в организации, их важности и на­личия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизвод­ство, с установленной периодичностью делает либо полную ко­пию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Для организации копирова­ния важно, чтобы сотрудники помещали создаваемые ими до­кументы в установленные папки. Ежедневное проведение архи­вации данных может занимать всего 5—15 мин и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации. Третье направление обеспечения сохранности доку­ментов в электронной форме — использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами. Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицирован­ные файлы и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все ком­пьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов: • нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры); • дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загру­зочном секторе; • документы MS Word и Ехсеl, зараженные макровирусами. Каждый сотрудник, обменивающийся информацией на дис­кетах, должен первым делом, получив дискету, запустить анти­вирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с дискетами, и записана как обязанность в их должностных инструкциях. Простейший способ сократить вероятность заражения ком­пьютера, подключенного к локальной сети — отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обес­печивает и предотвращение несанкционированной утечки ин­формации. В этом случае запись информации на дискеты и ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполно­моченными сотрудниками, обязательно осуществляющими пред­варительную проверку дискет на наличие вирусов. Еще один плюс от такого мероприятия — сотрудники не будут устанавли­вать на свои компьютеры игровые программы, которые часто являются носителями вирусов, а также приводят к потерям ра­бочего времени. Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляет ряд антивирусных программ. Наиболее известны отечественные программы фирм «Диалог-Наука» (Aidstest, Doctor Web, ADinf) и «Ками» (AntiViral Тооlkit Рго), из зарубежных — Norton Antivirus фирмы Symantec. Четвертая задача — осуществление диагностики со­стояния компьютера с использованием программ, предотвра­щающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение дан­ных в случае «краха системы» и т.п. Работа таких вспомогатель­ных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения. Часто сбои в работе компьютера связаны с недоработками в программном обеспечении или с некорректным взаимодей­ствием установленных на компьютере программ между собой. Существуют тысячи программ, многие из которых предостав­ляют те или иные дополнительные возможности по работе с текстами, графикой, с Internet, настройке компьютера и т.п. Однако общие принципы работы программ в среде Windows — взаимодействие программ между собой и использование об­щих элементов (программных модулей) — требуют длитель­ной процедуры отладки программы и проверки на совмести­мость с другими. А так как общая тенденция, связанная с конкуренцией в развитии программного обеспечения, — бы­стрый выпуск новых программ и появление их новых версий каждые два-три года, то нельзя быть уверенным, что новая программа всегда будет работать с уже имеющимися на ком­пьютере. Какой же из этого вывод? Не устанавливайте на компьютер новых программ сверх необходимого! Чем меньше программ установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных сбоев и отказов в работе. Если же все-таки необходимо установить новую программу, рекомендует­ся использовать специальные программы для отслеживания про­цесса установки новой программы и в случае необходимости — корректного ее удаления. В конечном счете для обеспечения нормальной работы ком­пьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимаю­щих минимум времени: • все время должна работать в фоновом режиме антивирус­ная программа, чтобы не допустить заражения компьютера вирусами; • каждая дискета, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединенного файла, должны быть сразу же проверены на наличие вируса; • результаты работы должны регулярно сохраняться на сменном носителе. В целом, хранение документов в электронной форме позво­ляет не только кардинально ускорить поиск необходимой ин­формации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей. 5.3. Архивное хранение Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохран­ность документов, их централизованное хранение, быстрый по­иск и распределенный доступ к документам как с помощью ло­кальной сети, так и (при необходимости) с использованием уда­ленного доступа (по телефону и через Internet). База данных о документах формируется в процессе их регистрации. Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполне­ны. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использо­вать стример (запись на магнитную ленту), требующий восста­новления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за про­шедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных (БД) и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации.
Особенно актуальным перенос информации на сменные но­сители становится в организациях с большим объемом докумен­тооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы вре­менного срока хранения — на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнито­оптика и т.п.).
В организациях с высокими требованиями к оперативному поиску документов могут использоваться системы, поддержи­вающие автоматическую миграцию (перенос) неиспользуемых документов на внешние, более медленные носители информа­ции и восстановление информации на жестком диске компью­тера в случае частого к ней обращения. Сроки хранения документов не зависят от формы их сущест­вования — бумажной или электронной — и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомст­венными). Кроме того, в каждой организации имеется номенк­латура дел. Она также вносится в компьютер и является само­стоятельной таблицей в базе данных о документах организации. Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива. В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьюте­ра, оборудованного устройством записи данных на внешний но­ситель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В не­больших организациях это делается вручную: документы разде­ляются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве докумен­тов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоян­ного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений. После накопления на жестком диске документов за опреде­ленный период производится их копирование на внешний но­ситель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и не­используемые документы временного срока хранения. Это осо­бенно актуально для бухгалтерских документов, которые зани­мают заметное место в общем объеме документации учрежде­ния. При этом для доку­ментов постоянного и долговременного сроков хранения осо­бое внимание необходимо уделять сохранности носителя ин­формации. (Например, если документы копируются на диске­ты, магнитную ленту, сменный жесткий диск — эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия — плотно упаковать, положить в сейф и т.п.). Обязательное усло­вие — проверка качества записи после переноса данных и пе­риодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации. Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости. Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гаранти­рующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудо­ванном CD-ROM. Организации, полностью перешедшие на безбумажный до­кументооборот, имеют таким образом возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранили­ща. Документы в этом случае выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных и контролирующих органов или деловых партнеров. Однако документы постоянного и долговременного сроков хранения (по личному составу) в большинстве организаций пока еще традиционно оформляются и хранятся в бумажной форме. Автоматизированные технологии и здесь позволяют существен­но ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению — составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. Для автоматизации этих опера­ций необходимо указание в регистрационной карточке испол­ненного документа номера дела, в которое помещен бумажный документ (либо копия — для исходящих документов, когда под­линник отправляется по почте). По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учрежде­ния, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппи­рованных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела. Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие ав­томатизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумаж­ной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значитель­но облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в ар­хиве, обеспечивают их учет и сохранность. В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения. Глава 6 Система управления документооборотом на основе web-технологий Наступила эпоха Internet. Стали необходимы системы, которые, во-первых, обеспечат совместное использование документов сотрудниками предприятий и взаимодействие между отделениями, во-вторых, предоставят возможность публикации документов на Web-узле и, в-третьих, поддержат электронную торговлю с бизнес-партнерами и заказчиками. Компании, имеющие собственные интрасети на базе протокола IP, имеют возможность использовать их для дальнейшего развития систем управления и обработки электронных документов. Например, можно превратить все бумажные документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса, обеспечив к ним доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet - ее клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании. Последние десять лет развития сетевых средств показали, что современные предприятия не могут обойтись без систем на базе web-технологий, так как именно они позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. Системы управления документами, используемые в настоящее время в корпоративных сетях, выполняют загрузку и обработку всего потока документов, циркулирующих в пределах предприятия, т. е. информации, пересылаемой между служащими и отделениями, а также обеспечивают обмен документами с потребителями, поставщиками, клиентами и дистрибуторами Основные функции системы управления документами – классификация информации, размещение ее в библиотеках баз данных и предоставление пользователям интерактивного доступа к документам. Право на работу с документами определяется с помощью идентификатора пользователя и входного пароля, а возможность обработки информации обеспечивается программными средствами, которые позволяют редактировать документы, коллективно работать с ними, а также обмениваться ими по каналам электронной почты. До сих пор такие системы внедрялись достаточно медленно и не пользовались успехом у потребителей из-за того, что не могли предложить пользователям таких широких возможностей, которые заставили бы их изменить привычные методы ведения бизнеса. Новые системы управления документами на базе Web имеют все шансы привлечь внимание предприятий, причем главная причина их популярности состоит в том, что в качестве клиентской части эти приложения клиент/сервер используют стандартный Web-броузер. С помощью таких систем служащие, работающие дома, могут мгновенно получить любые изменения, внесенные руководством в документы компании, подключившись к корпоративному серверу посредством модема или сетевой карты и броузера и найдя необходимый отчет в библиотеке базы данных. Заказчики получают возможность обратиться к Web-узлу предприятия и, щелкнув мышью по пиктограмме, соответствующей средствам обслуживания клиентов, автоматически подключиться к библиотеке базы данных, чтобы проверить, отправлены ли заказанные изделия. В прежних, традиционных системах управления документами на пользовательском компьютере требовалось установить клиентскую часть этого приложения, что ограничивало возможности использования данного продукта. Кроме того, для каждого пользователя, принимающего участие в коллективной работе с документами, компания должна была приобрести у поставщика лицензию, что приводило к значительным материальным затратам. Системы управления документами на базе Web не требуют расходов на клиентское программное, позволяя экономить значительные средства.
Наиболее привлекательная сторона систем управления документами на базе Web – экономия средств. В конечном счете Web-системы управления документами могут также выполнять функции автоматизации деловых процедур, осуществляя не только разделение документов на категории и взаимодействие с библиотеками баз данных, но и маршрутизацию документов. Еще одна функция будущих систем управления документами заключается в предоставлении доступа к корпоративным информационным библиотекам как сотрудникам предприятий, так и компаниям-партнерам, которые смогут получить спецификации на продукцию, графики поставки изделий и другую информацию, не представляющую коммерческой тайны. Основные причины, которые могут замедлить развитие средств управления документами на базе Web, - это риск, связанный с недостаточной защитой информации в системе Web, и сложность разработки развитых приложений на основе модели "слабый клиент/мощный сервер".
Поскольку документы становятся все более разнообразными и ориентированными на Internet, пользователям потребуются средства, которые способны манипулировать как текстами, так и изображениями, видеоинформацией и звуком. Internet выполняет две функции - во-первых, служит проводящей средой для обмена информацией между организациями, работающими в области стандартизации, и, во-вторых, выступает в роли среды для быстрой разработки приложений. Интрасеть доступна лишь структурным подразделениям организации, внешние пользователи имеют доступ только на Web-узел. Наиболее сложной является проблема защиты информации. Если речь идет об одностороннем доступе к информации, обеспечить надежную защиту легко: достаточно предоставить внешним пользователям, обращающимся к библиотекам документов через Web, право только искать и читать данные. Такой вид доступа означает, что компания позволяет посторонним лицам получить определенную внутреннюю информацию без регистрации в корпоративной сети и без получения каких-либо прав на управление данными. Это значительно снижает опасность внесения несанкционированных изменений в ответственную информацию. В этом случае пользователь с помощью Web-броузера может только ознакомиться с данными, размещенными на Web-сервере, который установлен между ним и внутренней сетью корпорации. Когда система управления документами применяется для двустороннего доступа к информации, а именно этот способ совместного использования документов особенно привлекает предприятия, проблема защиты осложняется. Теперь для обеспечения безопасности корпоративной базы данных требуются специальные программы, регламентирующее права доступа. Кроме того, на клиентском компьютере должно быть установлено специальное приложение, поддерживающее связь с сервером предприятия и позволяющее ему регистрировать документы, к которым обращается пользователь, и изменения, вносимые последним. В настоящее время большинство систем, предназначенных для управления документами в системе Web, включают развитое серверное программное обеспечение и небольшую клиентскую часть, рассчитанную на так называемого "слабого" клиента, т. е. устройство, не имеющее мощного процессора и способное обеспечить только просмотр информации с помощью Web-броузера. Эти системы не позволяют полностью контролировать доступ пользователей к информации. Хотя проблемы с защитой данных пока не решены, Web-приложения для работы с документами могут получить широкое распространение не через 5-10 лет, а гораздо раньше. Система управления документами на базе Web – универсальный инструмент для большинства предприятий, так как в ней используется единый интерфейс (Web-броузер), обеспечивающий связь между различными платформами. Конечно, данная технология нуждается в дополнительных средствах защиты, однако преимущества универсального доступа к информации перевешивают этот недостаток. В то же время быстрый технический прогресс позволяет надеяться, что надежные средства защиты для систем управления документами на базе Web появятся довольно скоро. Традиционным средством защиты информации в интрасети служит брандмауэр, расположенный между интрасетью и Internet. Для проверки прав пользователей применяются идентификационные карточки с кодированием, а также идентификаторы и пароли. Пересылать документы через брандмауэр на внешние Web-узлы разрешено ограниченному кругу служащих корпорации. Все эти меры плюс средства защиты серверов и полный запрет на доступ к сети из внешних Web-узлов создают условия для безопасной и удобной работы персонала. Стратегически важные данные можно хранить на мэйнфрейме, не подключенном к интрасети и Internet. Начинать внедрение следует с наиболее простого варианта системы – проверить ее в интрасети компании, и только после этого организовывать внешние связи через Web-сервер. Итого, в целях обеспечения безопасности от несанкционированного доступа через Internet, можно использовать также следующие меры: 1. Встраивание в центральный узел программно-аппаратный комплекс, выполняющий функции брандмауэра. 2. Фильтрация пакетов и аутентификация пользователей 3. Обеспечение внутренней связи между узлами посредством корпоративной интрасети, имеющей локальные IP-адреса, не зарегистрированные в Internet и, следовательно, недоступные из внешнего мира. 4. Ограждение выхода во внешнюю сеть proxy-сервером, который преобразует внутренние IP-адреса в глобальные, ограничивает входящий и исходящий трафик, выполняет регистрацию внешних Web-узлов, посещаемых пользователями. 5. Применение разных протоколов на локальных серверах, содержащих особо важные базы данных, и на Web–серверах, что затрудняет несанкционированный доступ к базам данных. Это может несколько уменьшить преимущества web-технологии. 6. Внедрение механизмов управления доступом в саму систему управления документооборотом (список управления доступом, уровни доступа, роли, группы пользователей, шифрование и т. д.). Глава 7 Использование электронной почты В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. Второй способ применим в случае, если лица, которым может понадобиться документ, заранее неизвестны. Использование электронной почты же более подходит для направления документов к исполнителям. Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов. Для каждого пользователя создается почтовый ящик. Передачу сообщений между почтовыми ящиками внутри локальной сети осуществляет программный модуль-марштуризатор. Но пользователи должны иметь возможность не только работать с электронной почтой в пределах интрасети, но и обмениваться сообщениями через Internet.
Итак, электронная почта выполняет следующие функции: • обмен сообщениями между пользователями; • обмен документами между пользователями; • обмен данными между приложениями; • оповещение пользователей о наступлении определенных событий.
Глава 8 Компьютерная подготовка документов 8.1. Компьютерные средства подготовки документов В настоящее время практически все офисы оснащены средствами вычислительной техники, позволяющими осуществлять подготовку и выдачу всех типов документов. Для наиболее распространенных компьютеров на основе микропроцессоров фирмы Intel (и совместимых с ними) разработаны и широко применяются различные программные системы подготовки документов. Сами документы включают в себя текстовые, табличные и графические компоненты. Текстовые компоненты документов являются преобладающими в их составе и несут ос­новную смысловую нагрузку. Для их подготовки могут быть использованы различающиеся по своим функциональным возможностям программы: • текстовые редакторы; • текстовые процессоры; • настольные издательские системы. Текстовые редакторы позволяют осуществлять набор текста и выполнять над ним ос­новные операции редактирования: вставку, удаление, перемещение, копирование, поиск и замену фрагментов текста. Эти программы ориентированы на работу с документами, не тре­бующими специального оформления в соответствии с установленными требованиями (чер­новые или рабочие варианты, личные заметки и т.п.). Текстовые процессоры обладают всеми возможностями текстовых редакторов, но до­полнительно позволяют выполнять операции форматирования текста, включающие в себя шрифтовое оформление, оформление заголовков и абзацев, страниц, разделов, подготовку списков и индексов, проверку орфографии и другие вспомогательные функции оформления документов. Эти возможности текстовых процессоров позволяют готовить текстовые ком­поненты в соответствии с установленными требованиями, что и определяет их ориентацию на работу с документами, официально применяемыми в управленческой и офисной деятель­ности. Настольные издательские системы ко всем возможностям текстовых процессоров до­бавляют реализацию функций произвольной верстки текста на странице и обработки графи­ческих иллюстраций, что указывает их ориентацию на подготовку в основном многостра­ничных документов (изданий) хорошего полиграфического качества, к которым относятся различные проектные, отчетные и рекламные материалы. Из сравнения приведенных кратких характеристик программных систем очевидно сле­дует, что основным средством подготовки текстовых компонентов документов являются текстовые процессоры. Наиболее распространенными текстовыми процессорами являются MS Word, Word Perfect, Word Pro, StartOffice Writer. Табличные компоненты документов включают в себя числовые данные, представленные в упорядоченной форме (таблицах). Для их подготовки могут быть использованы различные программы: • текстовые процессоры; • универсальные табличные процессоры; • специализированные программы. Современные текстовые процессоры обладают возможностями подготовки таблиц, не требующими сложных расчетов при наличии связей между различными элементами. Они ориентированы в основном на простые по структуре и содержащие наряду с числовыми зна­чениями большие по объему текстовые фрагменты таблицы. Универсальные табличные процессоры обладают практически полным набором функ­ций по подготовке любых по форме, содержанию и объему таблиц с возможностью выпол­нения широкого диапазона вычислений (от простейших арифметических операций до реше­ния задач поиска оптимальных значений) и реализации многих функций управления базами данных. Специализированные программы подготовки таблиц ориентированы на определенные конкретные области подготовки документов, связанные с обработкой большого количества таблиц и форм (бухгалтерские и финансовые расчеты, отчеты перед различными государст­венными органами и т.п.). Наибольшее распространение при подготовке табличных компонентов документов полу­чили уже упомянутые текстовые процессоры, а также табличные процессоры MS Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3 и StartOffice Calc. Графические компоненты документов представлены рисунками, чертежами, схемами, диаграммами и предназначены для иллюстрации и облегчения восприятия изложенных в текстовых и табличных компонентах положений. Для их подготовки могут быть использо­ваны: • текстовые процессоры; • табличные процессоры; • графические процессоры. Современные текстовые и табличные процессоры обладают возможностями подготовки несложных схем и различных диаграмм соответственно. Полный набор функций для подго­товки графических компонентов документов характерен для графических процессоров, подразделяющихся на системы: • научной графики; • иллюстративной графики; • коммерческой графики. Системы научной графики предназначены для подготовки документов картографии, оформления научных расчетов, содержащих химические, математические и прочие форму­лы. К ним относят геоинформационные системы и такие программные модули, как MS Equation и StartOffice Math. Системы иллюстративной графики дают возможность квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в документах и в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Эти системы реализуются в виде про­грамм подготовки иллюстраций (MS Photo Draw, Corel Draw) и презентаций (MS Power Point, Corel Presentation, StartOffice Impress). Системы коммерческой графики обеспечивают отображение информации об экономи­ческих, финансовых и социальных объектах и процессах, хранящейся в электронных табли­цах, базах данных, отдельных локальных файлах, в виде двух- и трехмерных графиков раз­личного типа. Они представлены программами MS Graph и StartOffice Chart. Различные компоненты документов могут готовиться разными программами, что ставит проблему их интеграции при подготовке сложных (составных) документов. Эта пробле­ма эффективно решается в рамках офисных программных систем, объединяющих в своем составе основные программы подготовки документов и информационного обслуживания управленческой деятельности. Для эффективной работы по компьютерной подготовке документов рабочее место в офи­се должно быть оснащено компьютером в следующей конфигурации: • микропроцессор класса не ниже Pentium III с тактовой частотой не менее 600 МГц; • оперативное запоминающее устройство объемом не менее 64 Мбайт; • накопитель на жестких магнитных дисках емкостью не менее 20 Гбайт; • накопитель на гибких магнитных дисках емкостью 1,44 Мбайт; • накопитель на оптических дисках (CD-ROM или CD-RW);
• видеоподсистема с видеопамятью объемом не менее 32 Мбайт и видеомонитором с размером по диагонали не менее 17"; • стандартная АТ-клавиатура со 102—104 клавишами; • устройство позиционирования курсора типа «мышь» или аналогичное по возможно­стям; • факсмодемная плата (при подключении к внешней сети через систему телефонной связи);
• сетевая карта (при подключении к локальной вычислительной сети через коммуника­ционный кабель); • устройство печати; • сканер (при необходимости ввода большого количества данных на бумажных носите­лях). 8.2. Основные этапы компьютерной подготовки текстовых компонентов документа Компьютерная подготовка документов осуществляется в определенном порядке и включает в себя следующий ряд последовательных этапов: На этапе набора текста осуществляется ввод текстовой информации в память компьютера для представления ее в соответствующих структурно-композиционных элементов подготавливаемого документа. В основном ввод текста осуществляется с помощью клавиатуры, но в некоторых случаях могут быть использованы сканирующие устройства или различные накопители информации, содержащие ранее введенные данные в виде файла. На этапе редактирования введенного текста осуществляются исправление замеченных ошибок ввода, содержательная и стилистическая корректировка текста, необходимая компоновка различных фрагментов за счет выполнения операций вставки, удаления перемещения, копирования, поиска и замены. На этапе форматирования компонентов текста осуществляется приведение введенных и отредактированных текстовых данных в соответствии с требованиями, предъявляемыми к конкретному документу. После этого в случае полной готовности документа осуществляется его печать, а при необходимости его последующей доработки или хранения – запись в виде файла в долговременной памяти компьютера на носителях информации. 8.2.1. Набор текста Ввод текстовой информации в большинстве случаев осуществляется с клавиатуры. С точки зрения ввода текста наиболее важным является размещение (раскладка) символов латинского и русского алфавита на клавишах. Соответствующие раскладки (Приложение 1 и Приложение 2) отвечают принятым в англоязычных странах и Казахстане размещениями символов на клавишах пишущих машинок. На используемых в Казахстане клавиатурах символы на клавишах для различных раскладок обозначены разными цветами (англоязычная – черный, русскоязычная – красный, казахская – зеленый). Введенный текст немедленно отражается на экране монитора , причем место, в котором должен отображаться очередной вводимый символ (позиция ввода), указывается специальным нетекстовым символом-курсором. Ввод очередного символа приводит к его отображению в текущей позиции ввода и перемещением курсора вправо на одну позицию. 8.2.2. Редактирование введенного текста Под редактирование текста понимается внесение в него необходимых изменений в связи с исправлением ошибок ввода или корректировки стиля. Компьютерные программы подготовки текстовых документов позволяют выполнять внесение необходимых изменений в двух режимах: непосредственно в процессе ввода текста и собственно в процессе редактирования. В режиме редактирования объектом выполняемых действий является фрагмент текста, под которым понимаются различные по составу и объему компоненты: отдельный символ, произвольная цепочка символов, слово, предложение, строка, весь текст в целом. При вводе текста имеется возможность оперативно исправлять ошибочно введенный символы их удалением с помощью нажатия клавиш Backspace и Delete. При этом удаляются символы, состоящие до и после текущей позиции соответственно. 8.2.3. Форматирование компонентов текста Оформление текста в соответствии с теми или иными требованиями выполняется с помощью операции форматирования, предусматривающих: · Шрифтовое оформление; · Оформление абзаца; · Оформление страницы; · Оформление многостраничных фрагментов текста. 8.2.4. Основные технологии оформления документов Рассмотрение операции оформления различных компонентов документа могут выполнятся по отдельности. Но современные программы подготовки текста предлагают дополнительные возможности, существенно облегчающие выполнение указанных операций Во-первых, совмещены операции ввода и форматирования текста. Необходимое представление абзацев и страниц осуществляется автоматически в процессе ввода текста. Во-вторых, для вводимого текстового компонента устанавливаются все необходимые параметры оформления одновременно. Это оформление осуществляется на основе примене­ния того или иного стиля. Стиль - это набор параметров оформления, хранящийся под определенным именем. Например, при подготовке данной курсовой для оформления абзаца текста применялся стиль под названием Обычный со следующими значениями я оформления: · шрифт Times New Roman; · шрифта 14 п.; · начертание прямое и светлое; · абзацный отступ 1,25 см; · межстрочный интервал одинарный; · выравнивание строк по обеим границам. При вводе текста указывается имя стиля и далее для текущего абзаца применяются все параметры, установленные в рамках указанного стиля. Окончанием абзаца и началом следующего считается нажатие клавиши Enter. В-третьих, для многих типовых документов могут быть использованы заранее подготовленные шаблоны - заготовки (бланки) документов, в которых уже присутствуют постоянные (неизменяемые) компоненты документов, размещенные и оформленные требуемым образом (заголовочные, регистрационные, согласовательные и прочие реквизиты). Конкретные содержательные компоненты документа представлены в шаблонах полями (местами для ввода) с уже установленным для стиля оформлением. Подготовка документа заключает во вводе в соответствующие поля конкретного содержания. Глава9 Microsoft Word Компания Microsoft создает пакет программ Windows 3.1, а затем и еще более проработанную и дополненную версию Windows 95, 98, 2000, Windows xp. С наибольшей пользой, на мой взгляд, достижения компьютерной техники сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось, а скорость работы заметно повысилась. Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word (Приложение 4) на много облегчает и упрощает его. Создание шаблона. Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны», то он появится на вкладке Общие при выборе команды - Создать (меню Файл). Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды - Создать он появится на вкладке с соответствующим названием. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду - Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду - Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку - OK. Выберите команду - Сохранить меню Файл.
Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип шаблона. По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.
Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку - Сохранить. Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования. (Рис.5а, б, в.) Добавьте текст, документа. Нажмите кнопку - Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл. Глава 10 Microsoft Excel Основное назначение электронных таблиц состоит в хранении и обработке числовой информации. Мы знаем и другой тип таблиц, выполняющих аналогичные функции — это таб­лицы баз данных. Основное отличие электронных таблиц от таблиц баз данных состоит в том, что в них удобнее реализо­ваны автоматические вычисления значений в ячейках. Те значения ячеек, которые введены пользователем, а не полу­чаются в результате расчетов, называются основными. Те данные, которые получаются в результате расчетов с использованием основных данных, называются производными. Существует несколько популярных программ для работы с электронными таблицами. Наибольшую популярность имеет программа Microsoft Excel (Приложение 5), работающая под управлением опера­ционных систем Windows 9х. Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга может состоять из нескольких рабочих листов. На рабочем листе можно создать одну или несколько рабочих таблиц, хотя созда­вать более одной таблицы на рабочем листе не принято! Рабочая таблица состоит из ячеек, которые образуются в местах пересечения строк и столбцов. Ячейка является элементарным контейнером для хранения данных. В ячейке могут храниться данные трех типов: числовые, тек­стовые и формулы. Формула — это математическое выражение, начинающееся со знака «=» и определяющее порядок вычис­ления значения в производной ячейке на основе значений из основных или других производных ячеек. Каждая ячейка имеет адрес. Этот адрес состоит из номеров столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Для автоматизации вычислительных операций в Excel можно работать с группой ячеек, как с единым целым. Такая группа ячеек называется диапазоном. В качестве диапазона может выступать фрагмент строки, столбца или прямоугольная об­ласть. Диапазон задается адресами первой и последней входя­щих в него ячеек (Приложение 6). Диапазоны, принадлежащие одному рабочему листу, являются двумерными. У них две координаты: строка и столбец. В Excel есть возможность создания трехмерных диапазонов. В качестве третьего измерения используется рабочий лист. Ячейки, рас­положенные на разных рабочих листах, образуют трехмерные диапазоны. При вычислении значения в производной ячейке в качестве исходных данных могут использоваться значения, находящиеся в других ячейках. Ссылка на ячейки в формулах может быть абсолютной и относительной. При абсолютной адресации в качестве адресов исходных ячеек используются конкретные значения номеров строк и столбцов. При относительной адреса­ции адреса исходных ячеек определяются относительно адреса производной ячейки. Готовые документы в Excel распечатывают на принтере в виде таблиц. Если размер бумажной страницы слишком мал для печати таблицы полностью, можно ограничить область печа­ти, указав диапазон ячеек, значения которых подлежат выводу на принтер. Можно также выполнить вертикальное или гори­зонтальное разбиение документа на страницы. В случае необходимости таблицы можно представить в виде диаграмм. Программа Microsoft Excel обладает одним из самых удобных (по сравнению с другими приложениями) встроенных средств для создания диаграмм. Диаграммы создаются на базе таблиц. Если при этом таблицы оформлены в виде баз данных (с заголовками полей и записей), то создание диаграмм про­исходит проще и они имеют более наглядный вид. Заключение В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации. Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.