Регистры и формы бухгалтерского учета 2

Регистры и формы бухгалтерского учета.

Учетный регистры.

Классификация учетных регистров.

Исправление ошибок в учетных регистрах.

Формы бухгалтерского учета.

Форма учета «Журнал – главная»

Упрощенная форма бухгалтерского учета.

Мемориально–ордерная форма учета.

Журнально-ордерная форма учета.

Автоматизированная форма учета.

В сроки, установленные графиком документооборота, первичные документы должны быть представлены в бухгалтерию. Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных учетных документах, служит для записей в сводных учетных документах (учетных регистрах).

Под техникой бухгалтерского учета понимается совокупность приемов и средств (вручную или с использованием средств автоматизации), с помощью которых осуществляется регистрация учетной информации из первичных документов.

1.1. Классификация учетных регистров.

Учетные регистры применяются для систематизации, накопления и отражения информация на счетах бухгалтерского учета и в зависимости от степени автоматизации могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде).

По внешнему виду учетные регистры могут иметь форму книг, карточек, свободных листов, машинных носителей (магнитные ленты, диски, дискеты и др.)

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограниченно, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя – ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. Как пример применения учетных регистров в виде книг можно привести Главную книгу – регистр синтетического учета, книгу остатков материалов на складах – регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальные ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально ответственные лица – картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

Свободные листы – учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

По характеру регистрации записей учетные регистры классифицируются на хронологические (регистрационный журнал), систематические (главная книга), комбинированные (журналы-ордера).

Регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах в хронологическом порядке – это регистрация в порядке их совершения по датам.

Систематическая регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах – это запись операций по определенной системе на счетах бухгалтерского учета. При этом происходит необходимая группировка хозяйственных операций по определенным экономическим признакам.

При комбинированной регистрации хозяйственных операций сочетается использование хронологических и систематических записей.

По степени детализации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть синтетическими (главная книга, журналы-ордера) и аналитическими (карточки аналитического учета).

По форме учетные регистры могут быть:

двусторонними – запись хозяйственной операции отражается по дебету и кредиту соответствующих счетов;

односторонними - хозяйственная операция может быть отражена либо по дебету счета, либо по кредиту счета;

линейными – запись хозяйственной операции по дебету и кредиту счета отражается на одной строке.

шахматными - запись хозяйственной операции, при которой сумма, записанная один раз, будет отражена по дебету и кредиту соответствующих счетов.

Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.

1.2. Исправление ошибок в учетных регистрах.

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:

корректурным способом - этот метод применяется в тех случаях, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм;

способ дополнительной проводки - составляется в тех случаях, когда фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием записи.

способом «красное стороно» - в случае если операция записана в большей сумме, чем следовало, или по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, при подсчете итогов излишне записанная сумма вычитается. Исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой, в которой даются ссылки на номер и дату исправляемого документа, а также обоснование внесения исправления;

способ обратной проводки – для исправления проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.

При автоматизированном способе ведения бухгалтерского учета при обнаружении в выходных формах документов ошибок бухгалтерия осуществляет диагностику ошибочных данных, внесение исправлений в соответствующие базы данных в получение выходных форм документов с учетом исправлений.

Внесение исправлений осуществляется датой обнаружения ошибочных данных путем обязательного оформления измененных документов, сторнирующих проводок.

Без оформления документального подтверждения любые исправления любые исправления непосредственно в электронных базах данных не допускаются.

2. Форма бухгалтерского учета.

Сочетание различных учетных регистров и технических средств образуют разные формы бухгалтерского учета. Они отличаются одна от другой:

количеством применяемых регистров, их назначением, внешним видом, содержанием;

взаимосвязью хронологических и систематических синтетических и аналитических регистров;

последовательностью и техникой записи в учетные регистры;

степенью автоматизации учетно - вычислительных работ.

Технология обработки учетных данных и система применяемых регистров зависят от форм и методов бухгалтерского учета, которые формирует главный бухгалтер. Применяемая технология обработки первичной учетной информации должна помогать оперативно получать информацию и формировать данные для управленческого учета. Именно система применяемых регистров позволяет наиболее оперативно переходить от данных бухгалтерского учета к управленческому учету.

Вопрос о форме бухгалтерского учета является одним из важнейших в технике учета, так как от применения наиболее рациональной формы учета зависит возможность его упрощения и удешевления, применения вычислительной техники и особенно компьютеров.

Форма бухгалтерского учета выбирается исходя из объема получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров и ряда других факторов. В течение отчетного периода принятая форма учета не должна меняться.

На предприятиях находят применение следующие формы бухгалтерского учета:

журнал-главная;

мемориально-ордерная (с использованием мемориальных ордеров и регистров аналитического учета);

журнально-ордерная (с использованием журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей, накопительных таблиц, регистров аналитического учета, главной книги);

упрощенная форма для малых предприятий;

автоматизированная (компьютеризированное ведение учета).

2.1. Форма учета «журнал-главная»

Форма бухгалтерского учета «Журнал-главная» является разновидностью мемориально-ордерной формы счетоводства и используется в бюджетных организациях и на небольших предприятиях с простым процессом производства (работ, услуг), имеющих имущество.

В основе формы «Журнал-главная» лежат мемориальные ордера, которые ежемесячно в хронологическом порядке записывают в регистре синтетического учета, который принято назвать «Журнал-главная». В эту книгу первоначально вносят остатки по счетам на начало отчетного периода, затем все операции по документам с разбивкой по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, после чего определяют оборот и остатки по счетам на конец отчетного периода.

При этом производится проверка правильности записи: сумма оборота за месяц по дебету всех счетов должна быть равна сумме оборотов за месяц по кредиту всех счетов.

По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.

Все хозяйственные операции, отраженные в первичных документах, приложенных к мемориальным ордерам, разносят в карточках аналитического учета установленной формы, открываемые в развитие каждого синтетического счета. Все карточки регистрируются бухгалтерией в специальном реестре.

Вариантом этой формы учета является рекомендованная Министерством финансов для малых предприятий упрощенная форма бухгалтерского учета, в которой «Журнал-главная» носит название Книги хозяйственных операций и отдельно предусмотрено ведение ведомости учета заработной платы.

2.2. Упрощенная форма бухгалтерского учета.

Книга (журнал) учета хозяйственных операций является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

Книга (журнал) учета хозяйственных операций является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Малое предприятие может вести книгу (журнал) в виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости используя вкладные листы для учета операций по счетам), или в форме книги (журнала), в которой учет операций ведется весь отчетный год.

В книге в хронологической последовательности регистрируют совершенные хозяйственные операции с указанием даты и номера документа, подтверждающего факт совершения операции (акт, накладной, счет - фактуры и т.п.), указывают сумму, которая соответствует данной операции, и те бухгалтерские документы, в которые будет внесена эта сумма.

В разделе ведомости «Кредит (начислено)» отражают:

начисленные работникам малого предприятия (состоящим и не состоящим в штате) суммы по оплате труда (включая премии) за выполненную работу, исчисленные исходя из принятых на предприятии систем и форм оплаты тркда.

надбавки, доплаты и другие выплаты, предусмотренные действующим законодательством.

Заработная плата группируется в ведомости по категориям работников и объекта учета.

В разделе «Дебет (удержано)»:

производится расчет всех удержаний из начисленных сумм по оплате труда работников в соответствии с действующим законодательством (подоходного налога, сумм выданных авансов, своевременно не возвращенных подотчетными лицами сумм, сумм по исполнительным листам в пользу различных предприятий и лиц и др.);

определяется сумма, подлежащая выдаче на руки работникам.

Ведомость является также платежным документом и предназначена для

оформления выдачи заработной платы работникам малого предприятия.

На основании этих документов в конце отчетного периода можно получить данные для начисления налогов, а также составить выходные отчетные документы.

Основанными формами бухгалтерского учета, получившими наиболее широкое распространение в практике учета, является мемориально-ордерная и журнально-ордерная форма учета.

Мемориально-ордерная форма учета возникла в 30-е гг. XX

предполагала расписку на каждый документ отдельной справки с бухгалтерской проводкой. Эти справки получили название мемориальных ордеров. Со временем однородные операции стали группировать в специальных накопительных ведомостях, и только итоги этих ведомостей включались в мемориальные ордера.

Данные регистрационного журнала служат основанием для заполнения главной книги.

Главная книга – регистр синтетического учета. В ней каждому счету отводится развернутый лист для записи остатка на начало и конец месяца, оборота по дебету в развернутом виде, т.е. в корреспонденции с кредитуемыми счетами и общей суммы оборота по кредиту. Главная книга открывается на год, а каждому месяцу отводится одна строка.

Главную книгу при этой форме еще называют контрольно-шахматной ведомостью. На счетах главной книги учитывается только текущие обороты за отчетный период.

Мемориально-ордерная форма не ограничивает числа учитываемых операций, конкретизирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения труда между учетными работниками и автоматизацию учетного процесса. Однако недостатки мемориально-ордерной формы учета (отставание и разрыв по времени синтетического и аналитического учета, многократность одних и тех же записей в различных учетных регистрах, что при ручном учете значительно увеличивает объем работ, недостаточная приспособленность для составления отчетности и др.) привели к замене ее более совершенной журнально-ордерной формой учета.

Журнально-ордерная система возникла в 50-е гг. XX в. как наиболее

прогрессивная в условиях ручного способа ведения бухгалтерского учета.

В основу построения журнально-ордерной формы учета положены следующие принципы:

производство записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

применение объединенных журналов-ордеров по счетом, счетно и экономически связанным друг с другом;

применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для составления периодической и годовой отчетности;

применение месячных журналов-ордеров.

Журнально-ордерная форма учета основана на использовании принципа

накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета.

Накопление и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по использованию этих средств за отчетный месяц. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

В журнально-ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вода бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда более подробные (аналитические) показатели по счетам сложно записать непосредственно в журналы-ордера. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в журналах-ордерах производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов. После внесения всех необходимых сумм в журналы-ордера в них подсчитываются «вертикальные» и «горизонтальные» итоги, которые, в свою очередь, суммируются «по вертикали» и «по горизонтали». «вертикальные» и «горизонтальные» итоги должны совпадать.

Для обеспечения контроля за правильностью учета хозяйственных операций итоговые записи в журналах-ордерах обязательно сверяются с данными первичных документов, на основании которых произведены эти записи. Все журналы-ордеры в конце месяца подписываются главным бухгалтером предприятия.

Кредитовый оборот переносится на счет главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он находится в журнале-ордере.

Дебетовый оборот на счете главной книги учитывается развернуто корреспонденции с конкретными счетами.

В счете главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-орденов. При завершении разноски оборотов из журналов-орденов на счета главной книги производится подсчет итогов по дебюту каждого счета и определение сальдо на конец месяца и составление баланса.

Таким образом, журнально-ордерная форма учета обеспечивает ускоренное движение документов и сокращает число рабочих приемов по обработке, способствует четкому разделению труда. Совмещение данных синтетического и аналитического учета в одном регистре облегчает проведение экономического анализа.

Однако журнально-ордерная форма учета имеет существенные недостатки, главным из которых является ориентация журнально-ордерной формы на безмашинную технику учета. Громоздкость и сложная структура большинства журналов-ордеров требует высокой подготовки и определенных усилий по овладению методикой учетной регистрации.

Для коренного улучшения бухгалтерского учета необходима широкая механизация и автоматизация работ. Это создает условия для перехода от журнально-ордерной к более прогрессивным формам учета, получившим название автоматизированных.

Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином

взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации во всем разделам учета начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Современная вычислительная техника обеспечивает автоматизацию полного комплекса учетных задач, создает возможность автоматизации процессов сбора, регистрация первичной информации и передачи ее по каналам связи (или другими способами) в персональный компьютер (ПК). Все это ведет к созданию автоматизированных рабочих мест бухгалтеров, включающих использование персональных компьютеров и другой периферийной техники (сканеры, принтеры и др.).

При автоматизированной форме учета для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам и счетам бухгалтерского учета:

используются персональные компьютеры и другие технические средства;

используются универсальная документация и машиночитаемые носители информации;

применяется система классификаторов;

сохраняется принцип двойной записи;

автоматизируются логические операции по ведению учета;

применяются системы регистров, определенной последовательности их изготовления и способов записи;

хранение первичной информации и регистров применения с использованием возможностей запросного режима.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные

синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого ППП и ежемесячного выводятся на бумажные носители – выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т.п.). учетным регистром, получаемым с ПК, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую записью. При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством для регистров бухгалтерского учета.

Наряду с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой

отчетности из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета является максимальная автоматизация расчетных процедур, решающих возникающие проблемы.

Автоматизация бухгалтерского учета – объективная необходимость. Работа бухгалтера все больше становится творческой, и внедрение компьютерных технологий повышает эффективность, беря на себя, кроме всего прочего, всю рутинную работу. Однако автоматизация вызывает необходимость построения технологии решения бухгалтерских задач с учетом ряда следующих требований:

ограничение допуска к первичной и систематизированной информации путем введения паролей (ключей секретности) и недопущения несанкционированного доступа;

сохранности учетной информации на необходимый срок;

диалогового (запросного) режима работы пользователей с вычислительными техническими средствами;

возможности выдачи информации, т.е. в любом сочетании, удобном для пользователя;

возможности принудительного ввода данных для оперативного управления и обеспечения при этом автоматического контроля за выполнением управленческих решений.

Из всего сказанного можно сделать вывод о том, что все предприятия обязаны вести бухгалтерский учет своего имущества и хозяйственных процессов в обобщенном денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального в взаимосвязанного их отражения. Но при этом следует отметить, что предприятию при организации и осуществлении бухгалтерского учета разрешается:

вносить в рекомендуемые Минфином России регистры бухгалтерского учета и методы его ведения изменения исходя из конкретных условий хозяйствования при соблюдении общих методологических принципов;

установленных формы организации бухгалтерской работы4

разрабатывать систему внутрипроизводственного учета и контроля;

вводить отчетность, необходимую предприятию.

Список литературы.

1. Кондраков Н.П.

Бухгалтерский учет: Учебное пособие.- 4-е изд. переработано и дополнено.- М.: Инфра – М 2002. – 640 с

2. Астахов В.П.

Теория бухгалтерского учета.- Издательский центр «Март». 2001 – 448 с.

3. Бухгалтерский учет. Учебное практ. Пособие. / Р.З. Ткмасян – 4-е изд. – М.: Издательство Омега – Л, 2005 – 751 с.

4. Пошерстник Н.В.

Бухгалтерский учет на современ. предприятии: учебник. - практ. пособие. – М.: Т.К. Велби., Издательство Проспект., 2006 – 552 с.