--PAGE_BREAK--2.1.1 Функции отдела кадров
К основным кадровым функциям можно отнести:
– прием на работу новых сотрудников;
– увольнение сотрудников;
– кадровое перемещение (изменение категории, изменение должности, изменение разряда, изменение графика работы, перевод на другой объект);
– воинский учет;
– учет членства в профсоюзе;
– оформление отпусков;
– оформление больничных листов;
– ведение штатного расписания;
– отчетность (перед бухгалтерией, перед Пенсионным фондом, перед статистическими органами, перед руководством).
2.2 Описание документопотоков
Входящие и исходящие документы составляют 95% работы отдела кадров (рисунок 01 и 02). Также отдел кадров обязан вести личную карточку на каждого сотрудника.
2.2.1. Отдел кадров — бухгалтерия
Отдел кадров направляет в бухгалтерию следующие документы:
– приказы о приеме на работу;
– приказы о кадровом перемещении;
Рисунок 1. Основные документы, исходящие из отдела кадров
Рисунок 2. Основные документы, входящие в отдел кадров
– приказы об увольнении;
– приказы по отпуску;
– больничные листы.
В перспективе при разработке информационной системы с единой базой данных для отдела кадров и бухгалтерии некоторые документы не нужно будет направлять в бухгалтерию, что позволит сократить бумажный документооборот, количество ошибок и повысит производительность работы.
2.2.2 Отдел кадров – Пенсионный фонд
Между отделом кадров и Пенсионным фондом существует целый поток из нескольких типов документов в ту и другую сторону, причем часть из них в электронной форме (на дискете или по электронной почте с цифровой подписью).
Перечень документов, связанных с Пенсионным фондом:
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– анкета застрахованного лица;
– заявление об обмене Страхового свидетельства;
– заявление о выдаче дубликата Страхового свидетельства;
– листок исправлений;
– запрос об уточнении сведений;
– справка о смерти;
– опись документов, передаваемых работодателем;
– сопроводительная ведомость;
– справка о соответствии;
– индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованного лица.
Основными из них являются «Анкета застрахованного лица» и «Индивидуальные сведения». Анкета заполняется на вновь принятого сотрудника, если ему еще не присвоен страховой номер и направляется в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд присваивает застрахованному лицу регистрационный номер и возвращает его обратно на предприятие. Индивидуальные сведения подготавливаются ежегодно и содержат сведения о застрахованных лицах, их заработке и стаже. При передаче документов в Пенсионный фонд предприятие также формирует «Опись документов».
2.2.3 Отдел кадров – руководство
Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые «любимые» отчеты руководства.
Можно выделить следующие основные типы отчетов руководству:
– индивидуальные сведения по сотруднику;
– списки сотрудников;
– события (приемы, увольнения, перемещения, больничные и т.д.);
– штатное расписание.
2.2.4 Отдел кадров – органы статистики
С разной периодичностью отдел кадров обязан представлять в статистические органы несколько отчетов. Среди них есть такие, как «Принятые / Уволенные», «Отчет по среднесписочной численности» и т.д.
3. SWOT — анализ информационной инфраструктуры фирмы
Для составления матрицы SWOTсоставим таблицу факторов внешней среды (Таблица 01)
Таблица 01. Внешние факторы
Составим матрицы возможностей и угроз.
Таблица 02. Матрица возможностей
Основными сторонами для рассмотрения являются ячейки возможностей ВС, ВУ, СС. Корректно используя данные возможности, предприятие может в случае возникновения неблагоприятных факторов, снизить убытки до минимума. Также используя эти «плюсы», можно говорить о развитии предприятия в дальнейшем.
Таблица 03. Матрица угроз
Самой опасной угрозой для предприятия является присутствие на рынке высокого числа конкурентов, что не может не беспокоить руководство, так как если не ее учитывать, возможны различные серьезные последствия:
- потеря доли рынка
- падение цен
- сокращение спроса
- уменьшение дохода
- и другие.
С помощью имеющихся матриц возможностей и угроз, можно составить матрицу SWOT, которая позволяет выяснить: какую угрозу можно перекрыть какой сильной стороной, и какие слабые стороны – возможностями.
3 SWOT-анализ информационной инфраструктуры
3.1 Пути исправления положений. И мероприятия,
минимизирующие риски
3.1.1 Угрозы-Сильные стороны
Из данной матрицы видно, что сильные стороны не могут перекрыть угрозу со стороны криминогенной ситуации и гиперинфляции.
Криминогенная ситуация– предприятие должно обеспечить как охрану фирмы, так и обезопасить работников.
Гиперинфляция – данная угроза представляет собой самую опасный внешний фактор, единственная из всех угроз способная привести фирму к банкротству, то есть разрушению. Хотя вероятность возникновения таковой очень мала, не стоит не принимать ее в серьез, поэтому предприятию следует заранее позаботится о вложении средств в какие-либо активы, способные приносить доход, и слабо подверженных инфляции.
Судя по остальным угрозам можно сказать, что еще одной и уже последней, практически неперекрываемой сильными сторонами, угрозой является налоговое законодательство, о чем следует задуматься руководству. Так в случае повышении налоговой ставки возрастет цена на услугу, а значит снизятся объем продаж и получаемая прибыль.
Говоря о первой, как правило одной из самой опасной и реальной угрозе – конкуренции, то пожалуй можно заметить, что ООО «Радуга» обеспечило себе защиту довольно весомыми факторами, которые не могут не играть важную роль в конкурентоспособности, но в данный момент, предприятие находится на пути «следования за лидером», поэтому, нельзя, имея даже такие весомые стороны, не считаться с шагами конкурентов, которые могут быть вполне неожиданными, что может привести к серьезным последствиям для фирмы: разлад деятельности, снижение оборота, изменение цен, ведущее к ликвидации предприятия и множество других, и вполне опасных действий со стороны конкурентов. Поэтому руководство должно стараться создавать новые сильные стороны, повышающие защиту предприятия от внешних угроз.
Что же касается политической угрозы, руководство фирмы своей политикой «благожелательности» «убивают двух зайцев» – укрепляют фирму изнутри, и создают мощную защиту социальным факторам.
3.1.2 Возможности – Слабые стороны
Можно было бы сказать что не имение маркетингового отдела – существенный недостаток, но все же ведь услуги предоставляются одними из самых потребляемых услуг — вода, а значит исследование рынка не обязательно, или говоря другими словами – для данного рынка не требуется глубокого исследования, а к тому же, информацию о потребляемой услуге может доставить обычный служащий, поэтому надобность в данном отделе отпадает сама собой.
Что касается малой доли рынка, то видно, что этот недостаток с лихвой перекрывают множество факторов, таких как: стабильный объем продаж. А так как предприятие постоянно расширяется – это лишь дело времени.
Насчет ограниченности услуг – уже указано было выше – услуга высокого потребления, а значит данного вида услуги достаточно для развития предприятия.
Небольшой штат работников – компенсируется высокой трудоспособностью этих людей и упорством, что позволяет фирме двигаться вперед.
4 Оптимизация рабочих процессов
Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда.
В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников.
Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.
На основе анализа предприятия ООО «Радуга» можно выделить основные функции отдела кадров, подлежащие автоматизации:
– ведение базы сотрудников;
– прием на работу новых сотрудников;
– увольнение сотрудников;
– кадровое перемещение;
– оформление отпусков;
– оформление больничных листов;
– ведение штатного расписания;
– ведение страховых номеров пенсионного фонда;
– ведение ИНН сотрудников;
– информационно-справочное обслуживание;
– отчетность (перед бухгалтерией, перед статистическими органами, перед руководством).
5 Основные направления развития информационной инфраструктуры
Автоматизированная система «Отдел кадров» предназначена для автоматизации работы отдела кадров. Данный программный комплекс может работать как на машинах, подключенных к вычислительной сети так и просто на локальных машинах, если сеть отсутствует.
Автоматизированная система имеет следующие функции:
– ведение базы сотрудников;
– возможность ведения нескольких организаций в одной программе;
– карточка сотрудника с расширенным личностным и профессиональным учетом;
– приказы (возможность формирования на базе шаблонов MS Word) ;
– трудовые договора, возможность создания собственных шаблонов договоров;
– возможность хранения изображений всех необходимых документов;
– история изменения реквизитов каждого сотрудника;
– прием на работу новых сотрудников;
– увольнение сотрудников;
– учет вакансий;
– кадровое перемещение;
– расчет отпусков;
– ведение трудовой книжки;
– расчет стажа;
– поиск по журналу сотрудников;
– загрузка списка сотрудников из MSExcel;
– ведение штатного расписания;
– ведение ИНН сотрудников;
– информационно-справочное обслуживание;
– формирование и печать необходимой отчетности.
Для работы АС необходим IBM совместимый компьютер с процессором класса Pentiumи объемом памяти не менее 64 Mб. Для комфортной работы с программным комплексом желателен компьютер на базе PentiumIII/IV(или аналогичный AMD) с объемом памяти 256 Мб. Компьютер должен иметь следующее программное обеспечение: WINDOWS 95/98/2000/XPили WINDOWS NT.
6 Детальный план реализации направления
Разработка АС включает следующие основные этапы:
– исследование предметной области;
– изучение проблемы;
– формирование требований;
– постановка задачи;
– сбор исходных данных;
– выбор инструментальных средств разработки;
– разработка интерфейса пользователя;
– создание автоматизированное системы;
– внедрение.
Источниками разработки являются материалы по объектно-ориентированным языкам программирования, материалы по MS Visual Fox Pro 9.0.
6.1 Детальный проект решения проблемы
Расчет стоимости проекта
Затраты на разработку проекта (производственные затраты) представляют собой единовременные расходы на всех этапах инновационного процесса: исследование, разработка, эксплуатация. Определение затрат на разработку проекта производится путем составления калькуляции плановой себестоимости. В плановую себестоимость включаются все затраты, связанные с ее выполнением, независимо от источника их финансирования. Смета затрат состоит из прямых и накладных расходов. Расходы на разработку проекта включают в себя следующие статьи:
Основные затраты и комплектующие:
– материалы и комплектующие;
– заработная плата;
– социальные начисления;
– эксплуатационные затраты при использовании ЭВМ в процессе программирования;
– затраты на электроэнергию.
В затраты на основные материалы и комплектующие входят затраты на 10 дискет, пачку бумаги (500 листов):
– стоимость дискет (1 пачки по 10 шт.): 100.00 руб. ;
– пачка бумаги: 100.00 руб. ;
– всего: 200 руб. .
Расчёт заработной платы выполняется на основе трудоёмкости выполнения каждого этапа в человеко-днях и величины месячного должностного оклада исполнителя.
Среднее количество рабочих дней в месяце равно 22. Следовательно, дневная заработная плата определяется делением размера оклада на количество рабочих дней в месяце.
продолжение
--PAGE_BREAK--