Московский Государственный Индустриальный Университет
Дипломная работа
«Информационное обеспечение автоматизированной системы учета»
Москва2007
Содержание
Введение
1. Информационныетехнологии
в сфере занятостинаселения
1.1 Значение и рольавтоматизации учета в кадровом агентстве на современном этапе
1.2 Обзор существующихинформационных систем в сфере занятости населения: государственные икоммерческие программные продукты
1.3 Организация системыуправления базами данных и интерфейс пользователя
2. Автоматизация учетаработы кадрового агентства «Бизнес трэвел»
2.1 Проектирование АИС:создание баз данных, определение языка программирования
2.2 Разработкапользовательского интерфейса: входные и выходные формы, меню, организацияпоиска, инструкция для пользователя
Заключение
Список литературы
Список сокращений
Приложение №1 Анкета
Приложение №2 Заявка навакансию
Введение
Актуальность темы. Потоки информации, циркулирующие в мире, который насокружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, какбольшой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управленияданными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторыеорганизации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитаюткомпьютеризированные способы – базы данных, позволяющие эффективно хранить,структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представитьработу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Небудь баз данных, они бы просто захлебнулись в информационной лавине.
Существуетмного веских причин перевода существующей информа-ции на компьютерную основу.Сейчас стоимость хранения информации вфайлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить,структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использованиеклиент / серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, аглавное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ иведение, поскольку они основы-ваются на комплексной обработке данных ицентрализации их хранения. Кроме того ЭВМпозволяет хранить любые форматы данных, текст, чертежи, данные в рукописнойформе, фотографии, записи голоса и т.д. (13, с. 223)
Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помиморазвития системных устройств, средств передачи данных, памяти, необходимысредства обеспечения диалога человек – ЭВМ, которые позво-ляют пользователювводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новыеданные или принимать решения на основании хранимых данных. Для обеспечения этихфункций созданы специализированные средства – системы управления базами данных(СУБД). СовременныеСУБД – многопользовательские системы управления базой данных, которыеспециализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременноработающих пользователей.
Работакадрового агентства также нуждается в автоматизации ведения банка данныхклиентов, поскольку спрос на вакансии и спрос на работников существует всегда. Приогромном меняющемся потоке информации о вакансиях агентству очень сложнооперативно и точно предоставлять необходимые данные, оперируя только бумагой иручкой. Поэтому очень важным встает вопрос об автоматизации работы агентства, вчастности специалиста по кадрам, который непосредственно общается с клиентами иподбирает для них вакансии. (7, с. 7–8)
В даннойдипломной работе предложен проект решения задачи Автоматизированный учет работыкадрового агентства «Бизнес трэвел».
Объектомданной дипломной работы является автоматизация учета клиентов кадровогоагентства: работников и работодателей.
Предметомявляется автоматизация процессов: учета работников и работодателей, поиска попараметрам, получения списков вакансий.
Целью дипломной работы является разработка решения задачи«Автоматизированный учет работы кадрового агентства «Бизнес трэвел». Дляреализации поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
· Изучениеобъекта автоматизации и механизма учета клиентов кадрового агентства,
· автоматизацияучета: проектирование и создание баз данных по работникам и работодателям,обеспечить их ведение, создание входных и выходных форм учета клиентовагентства, выдача списков для специалиста кадровой службы,
· пробныйввод в эксплуатацию и доработка по результатам тестирования,
· внедрениена предприятии.
Автоматизированная система предназначена дляавтоматизации этих операций, получения достоверной и оперативной информации,формирование выходных документов. Система предназначена для непрерывногофункционирования в течение всего рабочего дня.
В связи сэтим в основу системы были заложены следующие принципы:
· удобствои простота работы с системой, ориентация на пользователя, не имеющего опытаработы на компьютере;
· оперативностьполученных результатов;
· интегрированностьсистемы, т.е. обеспечение тесной взаимосвязи между различными ее частями,однократность ввода данных и их многократное использование в дальнейшем;
Дипломная работа состоит из введения, двух глав,заключения, списка литературы, включающего 43 наименования и 7 приложений. Втексте работы имеется 15 рисунков.
В первой главе дипломнойработы делается анализ существующих информационных технологий в данной предметнойобласти, рассматривается принцип работы кадрового агентства и технология учетаклиентов. Во второй главе описывается разработка автоматизированного учета работыкадрового агентства «Бизнес трэвел».
Техническоезадание на разработку АИС, а также внешний вид форм, документов учета иобработки приведены в приложениях.
1. Информационныетехнологии в сфере занятости населения
1.1 Значение и рольавтоматизации учета в кадровом агентстве на современном этапе
В сфере занятостинаселения помимо государственных центров занятости существуют еще и кадровыеагентства, которые не являются благотворительными организациями. Этокоммерческие службы, которые предлагают свои услуги и дают возможность имивоспользоваться. Клиент, решившись на сотрудничество с агентством по подборуперсонала, начинает строить взаимоотношения с агентством по его правилам.
Основными сотрудникамиагентства являются специалисты по подбору вакансий, менеджеры по персоналу,которые непосредственно общаются с клиентом и предлагают воспользоваться темиили иными видами услуг. (21, с. 33–38) В условиях рыночной экономикикоренным образом меняется подход к управлению, от функционального к бизнесориентированному,кардинально меняется и роль информационных технологий. Ориентация на управлениена основе бизнес-процессов обеспечивает конкурентное преимущество дляорганизации в условиях острейшей конкуренции, а управление на основебизнес-процессов не может эффективно реализовываться без примененияинформационных технологий и систем.
Информатизация– организованный социально-экономический и научно-технический процесс созданияоптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализацииправ граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления,организаций, общественных объединений на основе формирования и использованияинформационных ресурсов. Информационные технологии в сфере экономики – этокомплекс методов переработки разрозненных исходных данных в достоверную,оперативную информацию для принятия решений с помощью аппаратных и программныхсредств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.
Нарынке автоматизированных систем для крупных корпораций, государственныхотраслевых предприятий и финансово-промышленных групп на сегодня можно выделитьтри основных субъекта: это ранок автоматизированных банковских систем (АБС),рынок корпоративных информационных систем промышленных предприятий и рынокгосударственных служб и ведомств. Не смотря на сильную взаимосвязь этих рынковсистем автоматизации, предлагаемые на них решения пока еще не достаточноинтегрированы между собой, чего следует ожидать в недалеком будущем.
Работа кадрового агентства«Бизнес трэвел» заключается в следующем:
Для работодателей:
· тщательныйподбор кандидатов на вакантную должность по требованиям работодателей и вудобные взаимосогласованные сроки;
· приемкомплексных заявок и заявок на отдельных специалистов;
· заключениедоговоров на разовое и абонементное обслуживание в агентстве;
· вспомогательныевиды деятельности: организация собеседований по предварительному согласованию,просмотр текущей базы данных на требуемые специальности, размещение объявленийв СМИ с учетом необходимых требований к специалисту; работа со срочнымизаявками.
Для работников:
· заполнениеанкетных данных и заключение договора на поиск вакансии;
· подбор вакансийпо срочному требованию и по текущему обслуживанию;
· отслеживаниеэтапа трудоустройства работника;
· вспомогательныеуслуги: составление резюме, организация собеседования.
Менеджер кадровогоагентства участвует в поиске вакансий и подбору персонала. Его деятельностьтщательно проверяется директором агентства: менеджер сдает отчеты по проделаннойработе, в которых отражается механизм работы агентства за определенный период.Все спорные вопросы с клиентами решаются на основании заключенных договоров.
Обслуживание клиентоввелось ручным способом. С одной стороны, составлялась картотека анкет,заключался договор с работником на поиск вакансии. С другой стороны, велиськарточки работодателей, заключались договора на поиск специалистов. Результаттрудоустройства отслеживался специалистом кадровой службы.
Автоматизация данногопроцесса является важным, поскольку ввод и обработка анкет и карточекработодателей значительно сокращает время обслуживания одного клиента, при этомпоиск и выдача результатов необходимой информации осуществляется точно иоперативно. Значительно упрощается процесс отслеживания выполнения обязательствпо договорам.
В данном случаеспециалист агентства наиболее полно владеет информацией о клиентах,осуществляет подбор в кротчайшие сроки и с соответствием установленныхтребований.
Подпроектированием автоматизированных экономических информационных системпонимается процесс разработки технической документации, связанный сорганизацией системы получения и преобразования исходной информации врезультативную, т.е. с организацией автоматизированной информационной системы.Документ, полученный в процессе проектирования, носит название проект. Подпроектированием автоматизированных экономических информационных системпонимается процесс разработки технической документации, связанный с организациейсистемы получения и преобразования исходной информации в результатную, т.е. сорганизацией автоматизированной информационной технологии. Документ, полученныйв результате проектирования, носит название проект. Целью проектированияявляется подбор технического и формирование информационного, математического,программного и организационно-правового обеспечения.
Успешнаяработа ИЭС в первую очередь определяется качеством проектирования, именно припроектировании создается система, способная функционировать при постоянном еесовершенствовании.
Проектированиеи функционирование экономических систем основывается на системотехническихпринципах, отражающих важнейшие положения общей теории систем, системногопроектирования и др. наук, обеспечивающих надежность эксплуатации и экономичность,как при проектировании, так и при использовании систем.
Принципсистемности или системный подход. Суть в том, что каждое явлениерассматривается во взаимосвязи с другими. Системный подход сосредотачивает вниманиена объекте как на едином целом, а не на его частях, как бы совершенно они невыполняли свои функции. Системный подход связан с общей активностью системы длядостижения цели. Основные этапы формирования системы:
определениецели;
определениетребований к системе (определение границ объекта);
определениефункциональных подсистем, их структуры и задач в общей системе управления;
выявлениеи анализ связей между подсистемами;
установлениепорядка функционирования и развития всей системы в целом.
Непрерывноеразвитие экономических информационных систем(ЭИС) – предусматривает, при создании ИТ должно быть заложена возможность быстрогои без больших затрат на перестройку изменения и наращивания ИТ при изменении иразвитии объекта.
Совместимость – предполагает возможность взаимодействия ЭИС различныхуровней и видов в процессе их совместного функционирования. Стандартизация иунификация – предполагает использование типовых, унифицированных и стандартныхрешений при создании и развитии ЭИС (типовых программных продуктов, унифицированнойдокументации, техники). Принцип эффективности – рациональное соотношение междузатратами на создание и эксплуатацию и эффектом от функционирования создаваемойсистемы. Интеграция – это объединение в единый технологических процесс процедурсбора передачи, накопления, хранения информации и процедур формированияуправленческих решений.
Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигаемая путемиспользования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, созданияпервичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любыерасстояния.
Программа автоматизацииучета работы кадрового агентства позволяет:
1) вводить, редактироватьи удалять анкетные данные работников. Вести базу трудоустроенных клиентов,информацию о которых в любой момент можно восстановить в основной базе анкет.Осуществлять поиск по фамилии, возрасту, специальности и стажу работы. Выдачасписка работников (является памяткой менеджера по персоналу);
2) вводить, редактироватьи удалять карточки работодателей. Вести регистрацию поступления вакансий.Осуществлять поиск по названию организации, вакансии,
Дипломныйработа «Автоматизированный учет работы кадрового агентства «Бизнес трэвел»выполнен на Microsoft Access. Приложение Microsoft Access является мощной ивысокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базойданных (далее СУБД).
Microsoft Access – это интерактивная реляционная СУБД для WINDOWS. Это программа, которуюВы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости ототношений, которые Вы установили. Работа с ней упрощена посредствомманипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большоевпечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток. Все этоблагодаря поддержки True-type шрифтов и встраивания OLE-объектов (Object Linkingand Embeding) в рамках среды WINDOWS. OLE – объект представляет собой ссылку наопределенную информацию, которая остается в своей первоначальной форме.
СУБД Access являетсясистемой управления базами данных реляционного типа. Данные хранятся в такойбазе в виде таблиц, строки (записи) которых состоят из наборов полейопределенных типов. С каждой таблицей могут быть связаны индексы (ключи),задающие нужные пользователю порядки на множестве строк. Таблицы могут иметьоднотипные поля (столбцы), и это позволяет устанавливать между ними связи,выполнять операции реляционной алгебры. Типичными операциями над базами данныхявляются определение, создание и удаление таблиц, модификация определений(структур, схем) существующих таблиц, поиск данных в таблицах по определеннымкритериям (выполнение запросов), создание отчетов о содержимом базы данных.
Microsoft Access – это функционально полная реляционная СУБД. Вней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных,а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Чтокасается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящийпереворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложенийобращаются именно к нему.
Системауправления базами данных предоставляет возможность контролировать заданиеструктуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективногопользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности иоблегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленныхтаблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций:определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных иуправление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованыв Microsoft Access. В практике, какправило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц итекстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимоих представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователюприходится комбинировать программные продукты для получения необходимогорезультата.
Типыданных.Одним из основных принципов разработки реляционных баз данных является то, чтовсе данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Длякаждого поля таблицы необходимо задать тип данных. По умолчанию используетсятип данных «Текстовый. При задании типа данных поля можно также указать размер,формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точностьчисловых данных. Основные типы данных:
– Текстовый.Текст или числа не требующие проведения расчётов.
– МЕМО.Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
– Числовой.Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера)зависит точность вычислений.
– Счётчик.Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся придобавлении новой записи в таблицу.
– Логический.Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двухвозможных значений.
– Денежный.Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.
– Дата /Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.
– Полеобъекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этоготипа не может быть ключевым или проиндексированным.
– Гиперсвязь.Содержит адреса Web‑страниц.
Таблицы. Некоторая информацияможет использоваться многократно в разных местах. Например: название улицы(города, района, менеджера) будет одинаково для всех фирм расположенных по соседству.Эти данные выделяются в отдельные таблицы (справочники) для: разгрузки основнойтаблицы (например: в реквизитах будет многократно повторятся не название городадля каждой фирмы, а идентификатор – ключ, указывающий на название города издругой таблицы), унификации данных, удобство корректировки (в случаепереименования улицы, надо в соответствующей таблице изменить ее название одинраз, а не отлавливать его для всех фирм)
ИспользованиеМастера таблиц служит отличным примером, позволяющим понять общую процедуруработы с мастерами Access. Создание таблиц на основе образцов Мастера таблиц имеетограниченные возможности в настоящих приложениях. В большинстве случаев длясоздания таблиц используется импорт или связывание данных с другими базамиданных или электронными таблицами.
Если импортировать илисвязать данные нельзя, то чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора,который позволяет определить требуемую структуру таблицы. В режиме конструкторатаблиц можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а такженекоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхнейчасти окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланком структурытаблицы или просто бланком таблицы. В нижней части окна таблицы, открытой врежиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описаниеактивного свойства таблицы.
Приразработке структуры таблицы необходимо указать, какую информацию она должнасодержать. После того как определена информация, которая должна быть включена втаблицу, ее следует разбить по полям. Этот процесс включает в себя выбор имениполя, которое в таблице должно быть уникальным. Необходимо включать в имя полякак можно больше информации о его содержимом, но в то же время старатьсяизбегать длинных имен. Обычно при разработке баз данных в различных таблицахмогли содержаться поля с одинаковыми именами (чаще всего таблицы связывались поэтим полям). Access также позволяет использовать одинаковые имена полей вразличных таблицах, но по причине того, что Access использует имена полей приопределении условий целостности данных, лучше не допускать повторения именполей.
Полезныекачества MS Access:
· удобныйинтерфейс;
· БДмогут быть большими и сложными (например: бухгалтерская система среднегопредприятия);
· СУБДпозволяет работать с SQL;
· предоставляетвозможности визуального программирования;
· можетработать с большинством форматов файлов БД, электронных таблиц и текстов;
· тесноинтегрирован с MS Office;
· поставляетсяв комплекте с MS Office и входит в типовую инсталляцию. (8, с. 250)
1.2 Обзорсуществующих информационных систем в сфере занятости населения: государственныеи коммерческие программные продукты
Многие кадровые агентствав своей работе используют автоматизированную обработку данных. Мелкие агентствапредпочитают пользоваться стандартным приложением Microsoft Office, где все данные можно обрабатывать в табличномредакторе Excel, а также вести БД в Access, не утруждая себя разработкойспециального пользовательского интерфейса. Крупные корпоративные агентствасодержат штат обслуживающего персонала по автоматизации своей работы, которыйзанимается разработкой программных продуктов предусмотренных только для данногопредприятия.
Существует нескольковариантов программ по автоматизации работы кадрового агентства:
1) Центр автоматизацииучета ООО «Дельта Ай-Ти» предлагает программу автоматизации работыкадрового агентства – «Дельта: Кадровое агентство». Решение предназначено дляорганизации ввода, хранения и обработки банка данных, используемого в работекадрового агентства: анкеты (резюме) потенциальных работников, моделей рабочихмест. Реализован также широкий спектр сервисных функций.
Программа позволяетхранить предопределенные анкетные данные о потенциальном работнике. Кромеданных, ввод которых изначально заложен в программе, пользователюпредоставляется возможность самостоятельно определять произвольную структуру итип дополнительных данных, присутствующих в анкете. Таким образом, достигаетсяполнота анкетных данных, необходимых для работы кадрового агентства насегодняшний день. При этом пользователь остается независим от разработчикапрограммы, что повышает удобство работы, оперативность решения новых задач. (23,с. 1)
Предусмотрена функциясканирования и хранения цифрового образа фотографических изображений и прочихдокументов. Т.е. программа позволяет сопроводить анкету работника фотографией,а также «прицепить» к анкете копии документов, затребованных работодателем инеобходимых для участия в конкурсе (копия диплома, аттестаты и пр.). Анкетаможет быть выведена на принтер. Кроме предопределенных печатных форм,заложенных разработчиками программы, предусмотрена возможность распечаткианкеты с выбором полей базы данных, выводимых на печать. Доступна функцияраспечатки анкет (резюме) соискателей по произвольной выборке из базы данныхпрограммы. Предусмотрена печать как заполненной анкеты (для предоставленияработодателю), так и «пустого» бланка (для последующего заполнения анкетыработником и ввода данных в программу).
В программе реализованафункция подбора по банку данных:
– подбор анкетработников, удовлетворяющих требованиям конкретной модели рабочего места;
– подбор моделейрабочего места, требованиям которых удовлетворяет конкретный работник.
Функция подбора работаетс учетом вариации требований к кандидатам по приоритету (обязательные,желательные). Специалисты (модели рабочего места) в выборке также сортируютсяпо приоритету (сперва выводятся наиболее подходящие). Кроме этого программапозволяет сформировать и вывести на печать произвольную выборку анкетработников и моделей рабочего места, хранимых в банке данных.
Программа дополнительнопозволяет:
– вести учет долговклиентов КА и соискателей, получать баланс взаиморасчетов с контрагентами;
– печатать актвыполненных работ по факту подбора работников под конкретную модель рабочегоместа;
– хранить иобрабатывать результаты профессиональных и психологических тестов, предлагаемыхработнику;
– хранить историюконтактов и взаимодействий как с работниками, так и с работодателями (программа«помнит» когда была заполнена анкета, кто ее заполнил, когда и в какихсобеседованиях участвовал работник, куда он устроен на испытательный срок, почему«не подошел» и т.д.);
Универсальность решениядостигается также довольно простой адаптацией его под пожелания конкретногопользователя. На этом этапе могут быть изменены и диалоговые формы,предназначенные для ввода данных, и сама структура данных, и печатные формы,генерируемые программой. При необходимости на программу может быть «возложено» решениедополнительных задач, актуальных для конкретного кадрового агентства.
«Дельта: Кадровоеагентство» не являетсясамостоятельной программой и предназначено для использования с любойкомпонентой системы программ «1С: Предприятие 7.7».
На сегодняшний деньконфигурация «Дельта: Кадровое агентство» внедрена и используется в несколькихкадровых и рекрутинговых агентствах, среди которых: Кадровое агентство «Вектор»(г. Самара), Информационно-кадровое агентство «Дельта» (г. Ижевск),Международный кадровый центр «Фаворит» (г. Ижевск). (23, с. 3–10)
2)программа «Кадровое агентство» версия 1.0.
Программапозволяет вести две базы данных – вакансий и вакантов. Возможны два режимаработы: Администратор и Оператор. Администратору доступно производить любыедействия (в т.ч. добавление, исправление, удаление). Оператору доступны лишьпросмотр и фильтрация клиентов. Режим Администратор – Оператор выбирается привводе пароля при входе в программу.
Ведутсякарточки анкетных данных клиентов, где разрешено редактирование, добавление иудаление записей. При ведении карточки используются справочники Семейноеположение, Образование, Дополнительное образование, Водительское удостоверение,Знание программ, профессия и т.д. Ведение данных справочников облегчает работуспециалиста. Каждый справочник ведется по усмотрению Агентства. В справочникевозможно добавление (кнопка «плюс»), удаление (кнопка «крестик») иредактирование (кнопка «открытая папка») элементов.
Также впрограмме предусмотрен удобный поиск вакантов, используется фильтрация помногим параметрам. Результат поиска выдается как на экран, так и на печать ввиде таблицы.
Нажатие накнопку «Работодатель (вакансии)» позволяет получить доступ к окну со спискомработодателей. Ведение этих карточек аналогично карточкам вакансий.
К каждойкарточке привязан список вакансий. Количество вакансий не ограничено. Длядобавления новой вакансии нажать на кнопку «Плюс», удалить вакансию – кнопка «Крестик»,Редактировать вакансию – кнопка «Открытая папка».
Существуютсервисные функции программы:
– Переиндексированиеданных – восстановление индексов (связей), например, в случае аварийногозавершения программы.
– Архивные копии – позволяет создать / восстановитьархивную копию программы. Создается файл в форме сжатия ZIP. Имя файла «число_месяц_год.zip» (например 11_08_03.zip – архив за 11 августа 2006 г.).Путь, куда можно записать данный файл выбирает пользователь, например на гибкиймагнитный диск.
– Регистрация программы позволяет зарегистрировать программу,то есть снять ограничения с режима Демо.
– Установка пароля – позволяет установить / изменитьпароль для доступа к программе.
Программаразработана с помощью Borland Delphi с использованием библиотеки доступа к базамданных Borland Database Engine. «Кадровое агентство 1.0» являетсясамостоятельной программой и после регистрации устанавливается на компьютерклиента.
3)Конфигурация «АИСТ: Кадровое Агентство»» предназначена для автоматизации деятельностикадрового агентства по учету анкет от кандидатов и заявок отклиентов–работодателей. Производитель ООО «АИСТ Ай Ти».
Основныефункциональные возможности конфигурации «АИСТ: Кадровое Агентство»:
– Ввод ихранение анкет от кандидатов. Анкета содержит персональные (личные) сведениякандидата, образование, трудовую деятельность, знания и навыки, пожелания кбудущей работе и т.д.
– Ввод ихранение заявок на подбор персонала от клиента–работодателя кадровомуагентству. Заявка содержит сведения о клиенте–работодателе, требования ккандидату, должностные обязанности, пожелания и т.д.
– Получениеоперативного доступа к единой корпоративной базе анкет и заявок;
– Оперативныйпоиск анкет и заявок по любому заданному критерию, включая полнотекстовый поискпо ключевому слову.
Дополнительныефункциональные возможности конфигурации:
– Выводна печать анкет и заявок;
– Подборанкет, удовлетворяющих заявке;
– Отслеживаниеотработанных анкет и закрытых заявок;
– Вводинформации в заявки и анкеты с использованием классификаторов (Учебныезаведения, Языки, Компьютерные программы и т.д.).
Конфигурация «АИСТ:Кадровое Агентство» не является самостоятельной программой и предназначенатолько для совместного использования с любой из компонент системы программ «1С:Предприятие 7.7» (реализована на базовых объектах).
Конфигурация «АИСТ:Кадровое Агентство» может работать как самостоятельная конфигурация, так и всоставе любой типовой или нетиповой конфигурации (например, в составеуправленческой или бухгалтерской системы).
4) «Системаавтоматизации работы кадрового агентства». Автоматизирует работу сотрудниковкадрового агентства: секретаря, менеджеров, руководителей групп, отдела продаж,ведёт учёт услуг средств массовой информации и производит оценку ихэффективности, анализирует качество и эффективность работы сотрудников,формирует полную финансовую и функциональную отчётность по работе агентства дляруководства компании:
· Хранениеи поиск информации о кандидатах, заказчиках, вакансиях, СМИ, сотрудникахагентства и их персональной работе, хранение любых сопутствующих документов вих исходном формате (договоры, счета, схемы проезда, фотографии, портфолио ит.д.) размером до 50 Мб и более;
· Автоматическоеразмещение отмеченных вакансий на сайте агентства, приём, сортировка и распознаваниеответной почтовой корреспонденции, занесение данных в систему;
· Автоматическаяобработка и сортировка всей почтовой корреспонденции;
· Поискпо тексту резюме и любым полям анкеты кандидатов;
· Поисккандидатов, заказчиков, вакансий сотрудников, собеседований, документов и писемпо совокупному множеству условий и всем полям, включая пользовательские;
· Планированиеи контроль работы менеджеров (контакты, собеседования и т.д.);
· Формированиедокументов для представления заказчику, контроль прохождения испытательногосрока кандидатом;
· Распределениеправ доступа по группам пользователей и рабочим местам; кроме доступа к полямданных и действий над ними, права определяют состав функций системы для рабочихмест и групп пользователей;
· Формированиеотчётов по финансовой, кадровой и функциональной деятельности агентства;
· Ведениеи учёт переписки при помощи встроенного почтового клиента с кандидатами,заказчиками, СМИ, а также сотрудниками внутри компании;
· Массоваярассылка персональных писем по выделенным позициям списка кандидатов,заказчиков, сотрудников, СМИ;
· Групповаямодификации данных над выделенными позициями списка.
Системаориентирована на групповую работу с данными для повышения качества и скоростиобслуживания клиентов. Сюда входит хранение карточек работников агентства (Ф.И.О.,эл. адрес, телефон), внутренняя переписка, напоминания (отложенные сообщения).К функциям групповой работы также относится передача в рамках системы (соповещением) новых, неприкрепленных файлов соискателей. Данная системапредусмотрена для работы крупного, структурированного кадрового агентства,работа которого не ограничивается только автономным режимом. Предусмотреногромный банк по работе с Интернетом, а также с локальными сетями внутрикомпании. (38, с. 15–22)
Рассмотренныевыше программы являются лишь частью огромной программной среды дляавтоматизированной работы кадрового агентства. Рассмотрены как самые простые(программа «Кадровое агентство» версия 1.0.) так и сложные корпоративныепрограммы («Система автоматизации работы кадрового агентства»). Каждая из этихпрограмм имеет свои преимущества и недостатки, так как работа кадровогоагентства сложный процесс, который полностью автоматизировать практическиневозможно, поэтому возникающие ситуации не всегда может отразить та или инаяпрограмма.
Большимпреимуществом программ для кадровых агентств является их гибкость и возможностьнастроить необходимые параметры, отредактировать те или иные формы поусмотрению агентства, а также возможность создания своих самостоятельных форм,которые максимально будут отражать специфику работы кадрового агентства.
1.3 Организациясистемы управления базами данных и интерфейс пользователя
Хотяизвестны попытки создания систем управления БД, поддерживающих сетевую модельдля персональных компьютеров, в настоящее время реляционные системы лучшесоответствуют их техническим возможностям и вполне удовлетворяют большинствопользователей. Скоростные характеристики этих СУБД поддерживаются специальнымисредствами ускоренного доступа к информации – индексированием БД.
Базыданных, файлы которых расположены на локальном диске компьютера или в локальнойсети мы будем называть локальными. Доступ к этим файлам осуществляетсяприложением напрямую. Локальная база данных предполагает, что данные находятсяна рабочем компьютере и доступ к ним может выполнить только один пользователь ис помощью только одного приложения. Возможен доступ к данным и для пользователядругого компьютера по сети, но только после того, как первый пользовательзакончит работу своего приложения. Проблема одновременного доступа двухпользователей в этом случае не возникает. (14, с. 221–224)
Реляционнаямодель является простейшей и наиболее привычной формой представления данных ввиде таблицы. Достоинством ее является сравнительная простота инструментальныхсредств ее поддержки, недостатком – жесткость структуры данных (невозможность,например, задания строк таблицы произвольной длины) и зависимость скорости ееработы от размера БД. Для многих операций, определенных в такой модели, можетоказаться необходимым просмотр всей базы.
Внаиболее полном варианте СУБД может иметь следующие компоненты:
- средапользователя, дающая возможность непосредственного управления данными склавиатуры;
- алгоритмическийязык для программирования прикладных систем обработки данных, реализованный какинтерпретатор, позволяет быстро создавать и отлаживать программы;
- компилятордля придания завершенной программе вида готового коммерческого продукта в форменезависимого EXE‑файла;
- программы-утилитыбыстрого программирования рутинных операций (генераторы отчетов, экранов, менюи других приложений)
СобственноСУБД – это, конечно, оболочка пользователя. Ввиду того, что такая средаориентирована на немедленное удовлетворение его запросов, это всегдасистема-интегратор. Есть множество хороших зарубежных пакетов, которые имеюттолько один указанный компонент.
Наличиев СУБД языка программирования позволяет создавать сложные системы обработкиданных, ориентированные под конкретные задачи и даже под конкретногопользователя. Есть также СУБД, которые имеют только язык и не имеют оболочкипользователя. Они предназначены исключительно для программистов, и это системыкомпилирующего типа. Такие пакеты лишь с оговорками могут быть назначены СУБД.Обычно их называют просто компиляторами. (12, с. 210)
Проектируемые мной базыданных являются составной частью автоматизированной информационной системы,которая подразумевает не только хранение данных, но и их обработку.
Основная цельпроектирования БД – это сокращение избыточности хранимых данных, аследовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат намногократные операции обновления избыточных копий и устранение возможностивозникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном итом же объекте. Проектирование базы данных – одна из наиболее ответственных трудныхзадач, связанных с созданием информационной системы. В результате ее решениядолжны быть определены и содержание базы данных, и эффективный с точки зрениявсего сообщества будущих пользователей способ ее организации, иинструментальные средства управления данными.
При проектированииинформационной системы необходимо провести анализ целей этой системы и выявитьтребования к ней отдельных пользователей (сотрудников организации).
Рассмотрим все этапыпроектирования информационной системы: от инфологического, до построенияфизической модели базы данных.
Процесс проектированиябазы данных информационной системы разбивается на основные этапы:
· Инфологическоепроектирование – сбор, анализ, описание объектов и связей между ними.
· Логическоепроектирование – преобразование требований к данным в структуры данных. Навыходе получаем структуру базы данных и спецификации прикладных программ.
· Физическоепроектирование – определение особенностей хранения данных, методов доступа ит.д.
Для решения задачинфологического проектирования осуществляются следующие мероприятия:обследование предметной области, изучение ее информационной структуры;выявление всех фрагментов, каждый из которых характеризуется пользовательскимпредставлением, информационными объектами и связями между ними, процессами надинформационными объектами; моделирование и интеграция всех представлений.
Задача этапа логическогопроектирования состоит в разработке ее «логической» структуры в соответствии синфологической моделью предметной области. В результате этого этапа создаютсясхемы базы данных концептуального и внешнего уровней архитектуры,специализированные на языках определения данных.
На стадии инфологическогопроектирования осуществляется обеспечение наиболее естественных для человекаспособов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить всоздаваемой базе данных. Поэтому инфологическую модель данных пытаются строитьпо аналогии с естественным языком (последний не может быть использован в чистомвиде из-за сложности компьютерной обработки текстов и неоднозначности любогоестественного языка).
Логическая модель данныхописывает факты и объекты, подлежащие регистрации в будущей базе данных. Наэтапе логического проектирования для каждого атрибута обычно определяетсяпримерный тип данных (строковый, числовой, логический и др.), конкретизацияпроисходит на этапе физического проектирования.
Цель логическогопроектирования – применение принципов модели разработки приложения к конкретнойзадаче. Результат этого этапа – структура решения и связи между его элементами.Как правило, в результате логического проектирования определяется наборнеобходимых объектов, атрибутов и связей, принципы проектированияпользовательского интерфейса и логическая модель данных. (43, с. 290–294) Нормализация– это разбиение таблицы на две или более, обладающих лучшими свойствами привключении, изменении и удалении данных. Окончательная цель нормализациисводится к получению такого проекта базы данных, в котором каждый фактпоявляется лишь в одном месте, т.е. исключена избыточность информации. Этоделается не столько с целью экономии памяти, сколько для исключения возможнойпротиворечивости хранимых данных. Каждая таблица в реляционной БД удовлетворяетусловию, в соответствии с которым в позиции на пересечении каждой строки истолбца таблицы всегда находится единственное атомарное значение, и никогда неможет быть множества таких значений. Любая таблица, удовлетворяющая этомуусловию, называется нормализованной. Фактически, ненормализованные таблицы, т.е.таблицы, содержащие повторяющиеся группы, даже не допускаются в реляционной БД.Интерфейс определяет переход от представления данных в БД к представлению,принятому среди пользователей, и обратно. В общем случае пользователипредставляют данные в виде документов различных видов, от произвольных текстовдо справок и таблиц фиксированного формата.
Интерфейсдоступа конечного пользователя охватывает комплекс технических, организационныхи программных решений, обеспечивающих в итоге унифицированность, хорошуюпонимаемость и надежность взаимодействия конечного пользователя с различнымимоделями персональных компьютеров. В процессе проектирования, как правило,возникает необходимость точного учета структур документов. Для полногопредставления этих структур могут использоваться средства описания данных БД.Тем самым облегчается процесс сопоставления БД и документов при организацииинтерфейса. Совместная реализация БД и интерфейса на единой концептуальнойоснове предполагает сопоставление соответствующих понятий концептуальногоописания с понятиями пользователей. Конкретные функциональные требованияпользователей и предполагаемое их обеспечение отображаются понятием пользовательскогопредставления данных. В общем случае пользовательское представление включаеттак называемоелокальное внешнее представление функций обработки данных,а такжеопределение форматов входных и выходных данных.
2. Автоматизацияучета работы кадрового агентства «Бизнес трэвел»
2.1 ПроектированиеАИС: создание баз данных, определение языка программирования
Проектированиебазы данных – одна из наиболее ответственных трудных задач, связанных ссозданием информационной системы. В результате ее решения должны бытьопределены и содержание базы данных, и эффективный с точки зрения всегосообщества будущих пользователей способ ее организации, и инструментальныесредства управления данными.
Рассмотренныев предыдущей главе этапы проектирования являются ключевыми при созданииавтоматизированной информационной системы.
На этапе инфологического проектирования мною былисоставлены:
· Списокисходных документов клиентов, с которыми работает менеджер по персоналу;
· Порядокобработки данных работников и работодателей;
· Списоквыходных данных, которые необходимы агентству для управления структурой своегопредприятия;
Выяснив основную часть данных, которые необходимыменеджеру, приступаем к созданию структуры баз данных:
Ø Работаначинается с составления генерального списка полей;
Ø Всоответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяется наиболееподходящий тип для каждого поля;
Ø Далеераспределяются поля генерального списка по базовым таблицам. На первом этапераспределение производится по функциональному признаку. Цель обеспечить, чтобыввод данных в одну таблицу производился на одном рабочем месте. Критериемдальнейшего деления полей является факт множественного повтора данных всоседних записях.
Ø Вкаждой таблице намечают ключевое поле. В качестве такового выбирают поле,данные которого повторяться не могут. Если в таблице нет никаких полей, которыеможно было бы использовать как ключевые, вводится дополнительное поле типа«счетчик – оно не может содержать повторяющихся данные по определению.
Ø Спомощью карандаша и бумаги расчерчивают связи между таблицами. Такой чертежназывается схемой данных.
Если быназначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных междусобой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основныхтребований к организации базы данных – это обеспечение возможности отысканияодних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между нимиопределенные связи. А так как в реальных базах данных нередко содержатся сотниили даже тысячи сущностей, то теоретически между ними может быть установленоболее миллиона связей. Наличие такого множества связей и определяет сложностьинфологических моделей.
Физическое проектирование данных осуществляетсяна основе логической модели. Результатом этого процесса является физическаямодель, содержащая полную информацию, необходимую для генерации всехнеобходимых объектов в базе данных. На этом этапе решаются вопросы построенияструктуры хранимых данных, размещения хранимых данных в пространстве памяти, выбораэффективных методов доступа к различным компонентам физической базы данных. Впроцессе физического проектирования баз данных данной дипломной работыопределены наименования таблиц и типы данных для всех полей.
Клиент кадрового агентства при постановке на учетзаполняет анкету работника (Приложение 1), используя следующие документы:паспорт, удостоверение, военный билет, пенсионное удостоверение, трудоваякнижка, диплом об образовании. На основании данных анкеты создаются следующиетаблицы:
1) Работники – в таблицу занесены основныеанкетные данные клиента. Таблица имеет следующие поля:
Номер анкеты, дата заполнения, условия договора,фамилия, имя, отчество, паспорт, специальность, требуемая зарплата возраст,опыт работы по специальности, домашний адрес, телефон, образование, названиевуза, предыдущее место работы, дополнительные сведения (Приложение 3).
2) Прочиесведения– дополнительные сведения о работнике, не вошедшие в основную анкету. Могутзаполняться по усмотрению менеджера по персоналу. Связана с таблицей Работникии имеет следующие поля:
Номер анкеты, военнообязанный, знание ПК, знаниепрограмм ПК, категория водителя, дети, семейное положение, прочие данные(Приложение 3).
3) Направления – таблица заполняетсяпри выписке вакансии для работника. Связана с таблицей Работники и имеетследующие поля:
Номер анкеты, вакансия, дата направления, оплата,результат собеседования (Приложение 3).
При заключении договора с работодателем кадровоеагентство заводит карточку на каждого работодателя, в которой указываются всереквизиты предприятия, а также оформляет заявки на предлагаемую вакансию (Приложение2). На основании этих данных формируются следующие таблицы:
1) Работодатели – реквизитыработодателей, таблица формируется на основании карточки работодателя. Таблицаимеет следующие поля:
Номер анкеты, название организации, сферадеятельности, условия договора, адрес, телефон, Ф.И.О. ответственного лица,должность, прочие сведения (Приложение 4).
2) Вакансии – содержит сведения отребуемой вакансии. Связана с таблицей Работодатели и имеет следующие поля:
Номер анкеты, должность, оперативность вакансии,пол, возраст, опыт, образование, зарплата, прочие требования (Приложение 4).
3) Трудоустроенные – таблица служит дляхранения данных о трудоустроенных клиентах. Информация в таблицу записываетсяпутем копирования записи из таблицы Работники. Содержит те же поля что итаблица Работники.
Существует три разновидности связей междутаблицами базы данных: «один-ко-многим», «один-к-одному», «многие-ко-многим».Связь «один-ко-многим» осуществляется в данной работе во всех таблицах, когдаодной записи родительской таблицы может соответствовать несколько записей вдочерней таблице.
В данной задаче существует следующая взаимосвязьтаблиц: 1) Связь таблицы «Работники» с таблицей «Прочие сведения»осуществляется по полю «Номер анкеты»; 2) Связь таблицы «Работники» с таблицей«Направления» осуществляется по полю «Номер анкеты»; 3) Связь таблицы«Трудоустроенные» с таблицей «Направления» осуществляется по полю «Номеранкеты»; 4) Связь таблицы «Работодатели» с таблицей «Вакансии» осуществляетсяпо полю «Номер анкеты». На рис. 1 представлена схема.
/>
Рис. 1. Схема взаимосвязи таблиц
Поскольку задача «Автоматизация учета работыкадрового агентства «Бизнес трэвел» подразумевает ведение анкетных данныхработников и карточек работодателей, отслеживание и поиск клиентов, то выходнаяинформация выдается в виде списков вакансий и работников:
1) Списокработников– в данном выходном документе указываются все клиенты кадрового агентства,которые стоят на учета. Этот список является памяткой для менеджера по кадрам ивыходит на печать с периодичностью один раз в две недели. Список отсортирован валфавитном порядке по фамилии работника (Приложение 5).
2) Списоквакансий– в данном выходном документе указываются все открытые вакансии на текущиймомент. Список выдается на печать с периодичностью один раз в неделю. Онподается для рекламы в различные издания, а также является прайс-листомкадрового агентства. Сортировка данных происходит в алфавитном порядкенаименования вакансии (Приложение 6).
Выходные списки подписываются менеджером покадрам.
Большое внимание в программе уделено поискуинформации, поскольку клиенты, стоящие на учете, постоянно отслеживаютсяменеджером кадрового агентства. При постановке на учет заполняется анкета, апри повторном посещении клиента агентство менеджер осуществляет поиск понеобходимым параметрам, чтобы быстро и легко восстановить анкетные данные работника.Поиск по работникам происходит в четырех направлениях: по фамилии, поспециальности, по возрасту, по стажу работы. Поиск работодателей необходим вслучае информирования работника о том, какому именно предприятию требуетсяспециалист данного профиля (каждому предприятию соответствуют свои вакансии), атакже для выяснения точного адреса собеседования. Поиск осуществляется по двумнаправлениям: по названию организации, по вакансии. При нахождении необходимойинформации предусмотрена возможность перехода в карточку или анкету.
2.2 Разработкапользовательского интерфейса: входные и выходные формы, меню, организацияпоиска, инструкция для пользователя
При проектировании учета работы кадровогоагентства нужны все возможности прикладных программ. Основой автоматизацииданного участка являются входные и выходные документы, сбор, регистрация,обработка и поиск информации, ведение баз данных по клиентам.
Автоматизация позволяет успешно решать эти задачис минимальными затратами ручного труда.
В рамках данного дипломного проекта реализованыследующие функции, обеспечивающих решение основных задач.
1. Учёт:
Ø Учет работников,желающих найти работу;
Ø Учет трудоустроенныхклиентов по предложенным вакансиям;
Ø Учет выписанныхнаправлений по каждому работнику;
Ø Учет работодателей,заключивших договора с агентством;
Ø Учет открытыхи закрытых вакансий;
2. Поиск:
Ø Работниковпо четырем параметрам: по фамилии, по специальности, по возрасту, по стажуработы;
Ø Работодателейпо названию организации;
Ø Вакансийпо наименованию.
3. Документирование:
Ø формированиесписков работников, стоящих на учете (является памяткой для менеджера кадровогоагентства);
Ø формированиесписков вакансий (для предоставления в рекламные компании, которые являютсяпрайс-листом агентства).
Для запуска системы необходимо включитькомпьютер, найти на экране иконку КА «Бизнес трэвел» и дважды щелкнуть по нейлевой кнопкой мыши. На экране появится меню пользователя – вы сможетеприступить к работе.
Интерфейс пользователя разработан таким образом,что работать в программе очень легко и просто. При запуске программы появляется«Главная форма», где определены следующие пункты:
– для работников: анкета, поиск данных,трудоустроенные, списки клиентов;
– для работодателей: карточка, вакансии, поискданных, списки вакансий (рис. 2).
/>
Рис. 2 Главная кнопочная форма
Первая часть главного меню: РАБОТНИКИ.
При выборе первого пункта меню «Анкета»открывается форма анкеты для внесения данных по работникам. Анкета открываетсяна первой записи таблицы (начинается с первого номера). В данной формесуществует подчиненная форма «Направления», в которой указываются всепредложенные вакансии данному работнику, а также виден результат собеседования.Если результат отрицателен, то менеджер по кадрам, выписывая новое направление,указывает требования и дату отправления в форме «Направления» (рис. 3).
/>
Рис. 3 Форма «АНКЕТА»
При нажатии на кнопку «Прочие сведения»открывается связанная форма, в которой указаны дополнительные сведения поработнику (заполнение этой формы не обязательно) (рис. 4).
/>
Рис. 4 Форма «Прочие сведения»
Если менеджеру нужно заполнить новую форму илиудалить старую, то в анкете предусмотрены две кнопки «Новая анкета» и «Удалениеанкеты». Также в анкете предусмотрен поиск необходимой информации по всеманкетам. При нажатии на кнопку «Поиск» появляется форма выбора критерия поиска.Для работников поиск может осуществляться по четырем параметрам: по фамилии, поспециальности, по возрасту, по стажу работы (рис. 5).
/>
Рис. 5 Форма «Поиск»
При нажатии на одну изчетырех кнопок появляется запрос на поиск. Каждому критерию поискасоответствует свой запрос (рис. 6).
/>
Рис. 6 Запрос напоиск
При вводе необходимойинформации в запрос появляется список данных, которые необходимо было найти. Вданном списке кратко изложена информация о работнике (рис. 7).
/>
Рис. 7 Результат поиска
Для того чтобы узнать все необходимые данные оработнике необходимо нажать кнопку «Перейти в анкету». Анкета откроется толькопо той фамилии, которую необходимо было найти. Данный поиск предусматриваетработу не только с фамилией работника, но и с его специальностью, возрастом,стажем работы. Если же поиск не дал определенных результатов (фамилия можетбыть введена с ошибкой, специальность не соответствует указанной и т.д.), то ванкете предусмотрена кнопка «База работников», при нажатии на которую выходитвся база данных работников со всеми требованиями. Работа с данной опцией удобнатем, что даже если есть ошибки ввода информации, их можно увидеть, просмотреввесь список работников и найти необходимую анкету (рис. 8).
/>
Рис. 8 База работников
При выборе второго пункта главного меню«Поиск данных» открывается окно выбора критерий поиска. Поиск аналогиченпоиску, находящемуся в анкете (рис. 5, 6, 7). Удобство работы с даннымпоиском – нет необходимости заходить в анкету работников.
При выборе третьегопункта главного меню «Трудоустроенные» – открывается база трудоустроенныхработников, выполненных обязательств кадрового агентства. База хранит вседанные работников, которые заключали договора и были устроены по направлениям. Предусмотренакнопка «Открыть базу анкет работников», которая предназначена для осуществленияпроцедуры копирования. Копирование анкеты в базу «Трудоустроенные» осуществляетсячерез базу «Работники» с помощью контекстного меню, которое вызывается нажатиемправой кнопки мышки. Структура базы «Трудоустроенные» аналогична структуре базы«Работники». Если же необходимо восстановить анкету в основной базе, топроцедура копирования делается в обратную сторону (рис. 9).
/>
Рис. 9 Базатрудоустроенные и база работников.
При выборе четвертогопункта главного меню работников – «Списки клиентов» открывается форма длявывода списков на экран и на принтер (рис. 10).
/>
Рис. 10 Списокклиентов агентства
Кнопка «Просмотр отчета»позволяет предварительно просмотреть список на экране, а кнопка «Печать отчета»выводит список на принтер.
Вторая часть главногоменю: РАБОТОДАТЕЛИ.
При выборе первогопункта меню «Карточка» открывается форма карточки работодателя. В ней находитсявся необходимая информация о предприятии, которое подало заявку на работников.Карточка открывается на первой записи таблицы (начинается с первого номера). Вданной форме находится подчиненная форма «Вакансии», в которой указываются всевакансии и их требования (рис. 11).
/>
Рис. 11 Карточкаработодателя
Если менеджеру нужнозаполнить новую карточку или удалить старую, то в анкете предусмотрены двекнопки «Новая карточка» и «Удалить карточку». Также в анкете предусмотрен поискнеобходимой информации по всем работодателям. При нажатии на кнопку «Поиск»появляется форма выбора критерия поиска. Для работодателей поиск можетосуществляться по двум параметрам: по названию организации, по вакансии (рис. 12).
/>
Рис. 12 Критерийпоиска работодателей
Работа по поискуработодателя аналогична поиску работника. Если же поиск не дал определенныхрезультатов, то в карточке предусмотрена кнопка «База данных по работодателям»,при нажатии на которую выходит вся база данных работодателей со всемитребованиями и реквизитами (рис. 13).
/>
Рис. 13 Базаработодателей
При выборе второгопункта главного меню «Вакансии» открывается форма по существующим вакансиям вкадровом агентстве (рис. 14).
/>
Рис. 14 Карточка вакансий
В данной форме предусмотрен переход в карточкуработодателя для получения необходимых реквизитов для собеседования. Карточкаработодателя открывается при нажатии на кнопку «Перейти в карточку работодателя».Также с формой «Вакансии» соединен справочник вакансий, он необходим дляпросмотра полного списка существующих и активных вакансий (рис. 15).
/>
Рис. 15 Справочник вакансий
Данный справочник помогает менеджеру кадровогоагентства увидеть все вакансии и определить, есть ли в наличии та или инаявакансия. Информация в справочнике обновляется автоматически при занесенииновой вакансии.
Третий пункт главного меню – «Поиск данных» аналогиченпоиску, который находится в карточке работодателя и в форме «Вакансии».
При выборе четвертого пункта главного меню«Списки вакансий» выходит форма по выводу списков на экран и на принтер. Всписках указываются все требования к вакантному месту. Данные спискипредоставляются в печатные издания, а также служат прайс-листом кадровогоагентства.
Заключение
Результатом представленной дипломной работы сталосоздание и внедрение программы «Автоматизированный учет работы кадровогоагентства «Бизнес трэвел». Данная программа установлена и успешно функционируетв кадровом агентстве «Бизнес трэвел», весь учет клиентов осуществляется врамках этой программы: ввод первичных данных о клиентах, обслуживание икорректировка необходимой информации, поиск по необходимым параметрам, а такжевывода на печать списков вакансий и работников. Эффективное практическоеприменение информационная система получила при работе связанной с обслуживаниемклиентов, оперативностью выдачи данных. При ручном учете этой задачи затрачиваетсяогромное количество времени на принятие и оформление документов, поискнеобходимой вакансии, а также составление списков, которые необходимы дляагентства в виде прайс-листа.
Автоматизация этой задачи позволит не толькоустранить выше перечисленные задачи, но также позволит менеджеру отслеживатьвыполненные обязательства по договорам, получить эффективность, которая вконечном итоге положительно влияет на получение прибыли предприятия, увеличениепроизводительности труда менеджера по персоналу.
Программа автоматизации учета работы кадровогоагентства позволяет менеджеру по кадрам работать без дополнительного обучения,поскольку интерфейс довольно прост, и рассчитан на пользователя знающего толькоосновные офисные программы компьютера.
Многие кадровые агентства используют ручной трудменеджера по персоналу, поскольку работа в данном направлении является новой ине изученной сферой деятельности. Автоматизация учета позволяет повыситьуровень обслуживания клиентов, снизить затраты на работу кадрового агентства,сэкономить время как менеджера по персоналу, так и работника, ускоряет процессработы и дает возможность обслужить большее количество клиентов. Применениеданной программы значительно повышает эффективность, производительность труда, снижаетуровень безработицы.
Поскольку в Бурятии многие кадровые агентства неиспользуют автоматизированный учет, либо базы ведутся в EXCEL в виде таблиц, то даннаяпрограмма может быть установлена в других агентствах, не имеющихспециализированного программного обеспечения.
Список литературы
1. Федеральныйзакон «Об информации, информатизации и защите информации» – №24, 1995.
2. Microsoft Access 2000: справочник. Под ред. Ю. Колесникова.– СПб:, Питер, 1999. – 360 с.
3. Арбатская О.А. Проектированиеавтоматизированных информационных систем: Лекции для студентов, обучающихся поспециальности 071900 «Информационные системы в социально культурной сфере». –Улан-Удэ: Издательско-полиграфический комплекс ВСГАКИ. – 2005. – 80 с.
4. Барановский Н.Т.,Васькин Ф.И. Автоматизированная обработка экономической информации. –М.: Финансы и статистика, 1991. – 94 с.
5. БемерС, Фратер Г. MS Access … для пользователя. – М: Бином, 1994. – 232 с.
6. Биллиг В.А.,Дехтярь М.И. VBA и Office. Офисное программирование. – М: Русская редакция, 2004. – 62 с.
7. Блинов А.В. ИспользованиеAccess в бухгалтерии // Компьютери бухгалтер. – 2002. – №1. – С. 3–10.
8. Вантер Е.И. Какимобразом строятся взаимоотношения соискателя с кадровым агентством? // Компьютера.– 2003. – №4. – С. 7–8.
9. ВейскасД. Эффективная работа с Microsoft Access 2 – С.-Пб: Питер, 1995.– 250 с.
10. Винтер П.Microsoft Access. Справочник. – С.-Пб:Питер, 2004. – 419 с.
11. Гусева Т.И.,Башин Ю.Б. Проектирование баз данных в примерах и задачах. – М:Финансы и статистика, 1992. – 76 с.
12. Диго С.М. Проектированиеи использование баз данных. Учебник – М: Финансы и статистика, 1995. – 208 с.
13. КеллиДж. Самоучитель Access 97. – СПб: Питер, 1999. – 336 с.
14. Когаловский М.Р. Технологиябаз данных на персональных ЭВМ – М: Финансы и статистика, 1992. – 224 с.
15. Конолли Т.,Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация исопровождение. – М.: Вильямс, 2001. – 890 с.
16. КузнецовС. Введение и информационные системы // Системы управления базами данных.– 2006. – №2. – с. 7–22
17. Назаров С.А.и др. Компьютерные технологии обработки информации. Учебное пособие – М:Финансы и статистика, 2004. – 248 с.
18. Наумов А.Н.и др. Системы управления базами данных и знаний – М: Финансы и статистика,1998. – 352 с.
19. Макарова Н.В.,Матвеева Л.А., Бройдо В.Л. Информатика. – М.: Финансы и статистика,1998. – 586 с.
20. Машбиц Е.И.,Бабенко Л.П., Верник Л.В. Основы компьютерной грамотности. –Киев: Выща школа, 1990. – 214 с.
21. МейерМ. Теория реляционных баз данных. – М.: Мир, 2003. – 608 с.
22. Мондир С.Е. Системакадровых агентств: принцип и организация. – М.: Просвещение, 2002. – 35 с.
23. Методическиеуказания по организации Центра автоматизации учета ООО «Дельта-АЙТИ». –М.: Мир, 2003. – 3 с.
24. Муллен Р.Microsoft Office: справочник. – СПб:Питер, 2004. – 448
25. Подольский В.И.,Дик В.В., Уринцев А.И. Информационные системы. – М.: Аудит,ЮНИТИ, 1998. – 461 с.
26. Полковский Л.М.,Зайдман С.А., Беркович М.Е. Автоматизация учета на базеперсональных ЭВМ. – М.: Финансы и статистика, 1991. – 166 с.
27. Праг К.,Ирвин М. Библия пользователя Access для Windows. – К.: Диалектика, 2002. – 576 с.
28. Робинсон С.Microsoft Access: учебный курс – СП:Питер, 2001. – 512 с.
29. Савельев В.А. Персональныйкомпьютер для всех. Создание и использование баз данных. – М: Финансы истатистика, 1991 – 430 с.
30. Симонович С.Windows 98: Учебный курс. – СП:Питер, 1999 – 512 с.
31. Симонович С.,Евсеев Г., Алексеев А. Общая информатика. – М.: АРТ-ПРЕСС; Инфорком-Пресс,1998. – 592 с.
32. Симонович С.,Евсеев Г., Алексеев А. Специальная информатика: универсальный курс. – М.:АРТ-ПРЕСС; Инфорком-Пресс, 1999. – 480 с.
33. Симонович С.,Евсеев Г. Практическая информатика: универсальный курс. – М.: АРТ-ПРЕСС;Инфорком-Пресс, 2004. – 480 с.
34. СимоновичС. Информатика. Базовый курс. – СПб: Питер, 2003. – 640 с.
35. СтинсонК. Эффективная работа в Windows. – СПб: Питер, 2002. – 784 с.
36. СтойкийЮ. Самоучитель Office 2000. – СПб: Питер, 1999. – 576 с.
37. Турчина А.С. Системаавтоматизации работы кадрового агентства. Пособие для менеджеров. –Новосибирск: Интерра, 2002. – 21 с.
38. ТимотиБадд. Объектно-ориентированное программирование в действии – С.-Пб: Питер, 2005– 164 с.
39. Федорова Г.С.,Чубасова З.С., Пономаренко Б.Д. Проектирование и организациямашинной обработки экономической информации. – М.: Финансы и статистика, 1990.– 335 с.
40. Фигурнов В.Э.IBM PC для пользователей. ‑М.: Инфра‑М, 1996. – 432 с.
41. ХаббардДж. Автоматизированное проектирование баз данных. – М.: Мир, 2003. – 294 с.
Список сокращений
АИС – автоматизированная информационная система
АО – акционерное общество
БД – база данных
г. – город
др. – другие
КА – кадровое агентство
рис. – рисунок
СУБД – система управления базой данных
СМИ – средства массовой информации
т. д. – так далее
т.е. – то есть
Ф.И.О. – фамилия, имя, отчество
ЭВМ – электронно-вычислительные машины
Приложение 1
АНКЕТА №___
«__»__________ 200__г.
Ф.И.О._______________________________________________________
Число,месяц, год и место рождения_____________________________
Паспорт(серия, №, кем выдан)________________________________
Адресрегистрации (прописки)_______________________Гражданство_______________
Местофактического прож.__________________ тел.___________
Национальность______________________________________________
Семейноеположение_________________ Кол-во и возраст детей__________________
Вредныепривычки_____Инвалидность________Судимость_______
Физ.данные: рост_______, вес_______, спорт. разряд______________
Инн (да, нет)_______________Пенсионное св-во (да, нет)__________
Сан. минимум(да, нет)____________ Мед. полис (да, нет)________
ДАННЫЕ ОБОБРАЗОВАНИИОбразование
Наименование учебного
заведения и его местонахожд.
Год
Окончания Специальность
Форма
обучения
ДАННЫЕ ОТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Последнее место
работы Должность Орг.
По трудовой
(по соглаш.) Стаж
Причина
увольнен. Кол. Сроки
ПО
Специальности
БЕЗ
Специальности
ИНЫЕ виды деятельности:
Дополн. Умения: Навыки:
Отношениек армии______________ Знание иностран.____________
Категорияводительских прав___________ Личный а/м___________
Опытработы с: оргтехникой____________, кассой____________, комп. прогр._______
ТРЕБОВАНИЯК ПРЕДЛАГАЕМОМУ МЕСТУ РАБОТЫ
Сфера деят-ти________Желаемая долж.________Возможная долж.______
Минимальнаязарплата от ___________ Желаемый район____________
Возможностькомандировок______________ График работы__________
Работа(временная, постоянная, по совместительству)______________
ПОДПИСЬ:
Приложение 2
Заявка на вакансию
Название организации
Пометки о договоре
Дата поступления
Должность
Количество
Пометки о вакансии
Дата объявления /> /> /> /> /> />
Условия
Сфера
Обязанности
Режим
Зарплата
Испытат. Срок
Район
АДРЕС:
Ответственное лицо во время собесед:
Требования
пол Возраст Национ. Образование стаж
Особые требования Документы