Приватнийнавчальний заклад
Інститутділового адміністрування
Кафедраменеджменту та маркетингу
Контрольнаробота
здисципліни
«Автоматизованеробоче місце менеджера»
Варіант№13
Виконала:студентка
гр.ЗМО-04 (5 курс)
Перевірив:професор
НечаєвВ.П.
КривийРіг
2009
Зміст
1. (28) Базові принципи організації інформаційногозабезпечення АРМ менеджера: єдність цілі, єдність дій, комплексність,пріоритетність, вибірковість, специфічність, технологічність, ефективність
2. (29) Сучасні програмні продукти: призначення,структура та особливості використання. Локальна система «БЕСТ»
3. (30) Підвищення ефективності процесів обробкиінформації за умови впровадження АРМ
1. (28) Базовіпринципи організації інформаційного забезпечення АРМ менеджера: єдність цілі,єдність дій, комплексність, пріоритетність, вибірковість, специфічність,технологічність, ефективність
Основноюпередумовою для організації системи об’єктивного інформаційного забезпеченняменеджменту на об’єкті управління є функціонування системи автоматизованогозбирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології.
Через цю,фактичну, інформацію визначається ступінь виконання плану виробництва звиготовлення виробів за всіма параметрами і відповідність їх конструкторським ітехнологічним вимогам. Зауважимо, що елементи інформаційної системи —інформаційні сукупності на підприємстві — не лише взаємопов’язані й доповнюютьодин одного, а й багаторазово повторюються. Ця характерна особливість (повторення)вельми ефективно використовується при застосуванні ПЕОМ. Наприклад, якщонормативно-планова і конструкторсько-технологічна (тобто умовно-постійна)інформація несе повідомлення, що, в якій (заданій) кількості, як, де, на чому,за допомогою чого, в яких умовах тощо треба робити, то фактична (облікова)інформація відповідає на запитання, хто зробив, а також, що, в якій (фактичній)кількості, як, де, на чому, за допомогою чого, в яких умовах тощо вже зроблено.Як бачимо, перша частина інформації — умовно-постійна — доповнюється другоючастиною — фактичною. При цьому в обох частинах є чимало спільного. Так,інформація, яка відповідає на запитання, що, як, де, на чому, за допомогою чогоі в яких умовах, є в обох частинах, і лише інформація, яка відповідає назапитання хто зробив і в якій кількості, це нове доповнення (тобто зміннаінформація). Якщо фактичний показник у якій кількості відповідатиме плановомучи нормативному, то він уже не буде новим доповненням.
Якщо збирання таобробка інформаційних сукупностей виконується вручну, то ці загальніумовно-постійні показники в процесі управлінських та інших операційбагаторазово переписуються фахівцями різних рівнів — конструкторами йтехнологами, плановиками й бухгалтерами, економістами й нормувальниками.
У сучаснихумовах, коли потрібно не лише збирати й обробляти інформацію, а й мати змогузабезпечувати нею менеджерів і фахівців різних рівнів, зазначена системадістала подальший розвиток і діє як система автоматизованого збирання таобробки інформації.
Щоб організуватисистему автоматизованого збирання та обробки інформації, яка використовуєтьсядля управління об’єктом, потрібно створити такі процеси, за яких вірогіднапервинна інформація (яка характеризує виробничо-господарську та іншудіяльність) один раз у мінімальному складі в ритмі виробництва вимірювалася б іфіксувалась (а іноді й первинно оброблялася) й у такому самому ритмі (припотребі) передавалася каналами зв’язку до ПЕОМ користувачів і комплексно(системно, тобто всебічно за відповідними алгоритмами) оброблялася (разом зумовно-постійною) на ПЕОМ так, щоб одержана в максимумі результатна інформаціябула закінчена обробкою і повністю відповідала б усім вимогам управлінняоб’єктом, у тому числі інформуванню менеджерів і фахівців різних рівнів, а такожпроцесам конструкторської і технологічної підготовки виробництва, нормування йпланування, обліку й контролю, складання установленої зведеної звітності йпроведення комплексного економічного аналізу за різні періоди часу та по різнихструктурних ланках і об’єкту управління в цілому. В цьому й полягає їїсутність. Така система збирання та обробки інформації може створюватися нарізних рівнях, у масштабі різних організаційно-управлінських ланок — цеху чивиробничої одиниці, підприємства чи виробничого об’єднання, галузі, регіонутощо. Зі збільшенням масштабності управлінської ланки значно зростаютьтрудомісткість і складність організації системної обробки інформації. Теперрозглянемо зазначену сутність цієї системи в деталях. При створенні системиавтоматизованого збирання та обробки інформації насамперед необхідноорганізувати комплекси АРМ, об’єднані, наприклад, локальною мережею, задопомогою яких збиралася б первинна інформація в місцях її масового виникненняв ритмі виробництва (тобто в час, близький до реального) при безпаперовійінформаційній технології. При цьому мають бути визначені єдині кроки дляінформаційних сукупностей у плануванні та обліку виробничо-господарської йіншої діяльності. Це означає, що нормативно-планові показники мають бути розрахованіз урахуванням почасового (тобто на годину робочого часу, зміну тощо) іпооб’єктного (тобто на робоче місце, бригаду, цех тощо) факторів, як цепритаманно фактичним (обліковим) показникам. Проведені дослідженняпідтверджують, що комплекси АРМ на великих виробництвах, наприклад,об’єднаннях, за ресурсозабезпечувальною ознакою (матеріальні, трудові,фінансові ресурси, а також основні засоби, готова продукція і загальновиробничадіяльність), організувати доцільніше, ніж за іншими ознаками. Такий підхід до організаціїсистеми комплексів АРМ на об’єкті управління дасть змогу: забезпечувативзаємозв’язок і контроль процесів збирання й обробки інформації по горизонталі(між структурними підрозділами) на кожному рівні, за кожною предметною областю— ресурсозабезпечувальною підсистемою; оперативно і всебічно забезпечувати покожній підсистемі й на всіх рівнях (по вертикалі) вирішення функціональнихпитань управління (нормування і регламентація, планування, облік і контроль,зведена звітність, економічний аналіз і прийняття управлінських рішень) завсіма видами виробництва; оперативно здійснювати інформування менеджерів іфахівців різних рівнів вірогідною, повною й об’єктивно необхідною інформацієюпро стан ресурсів, особливо пріоритетних в управлінні виробництвом, а також пропроцеси й операції, що відбуваються на підприємстві і в його структурнихланках; вирішувати проблему своєчасного автоматизованого формуваннядостовірних результатів (показників) виробничо-господарської та іншоїдіяльності підприємства в цілому, а також одержання зведених фінансовихпоказників для формування установленої звітності за різні періоди часу. Упрактичному плані система комплексів АРМ на підприємстві може мати такуструктуру, яка утворить технічну основу оперативного автоматизованогоуправління виробництвом на високому якісному рівні. Це: Комплекс АРМ зуправління виробництвом, випуском і відвантаженням готової продукції включаєтакі основні АРМ: ланка низового рівня — АРМ майстра виробничої дільниці (цеАРМ і для збирання та обробки даних про виробіток робітників-відрядників), АРМзавідувача складу і (або) комірника; ланка середнього рівня — АРМ бухгалтера,АРМ нормувальника, АРМ технолога, АРМ менеджера; ланка найвищого рівня — АРМстаршого бухгалтера зі зведених показників, АРМ плановика, АРМ комерційногокерівника, АРМ керівника. Комплекс АРМ з управління основними засобами включаєтакі основні АРМ: ланка низового рівня — АРМ майстра з устаткування; ланкасереднього рівня — АРМ бухгалтера, АРМ технолога, АРМ менеджера, керівника; ланканайвищого рівня — АРМ плановика, АРМ головного технолога, АРМ керівника. КомплексАРМ з управління матеріальними ресурсами включає такі основні АРМ: ланканизового рівня — АРМ завідувача складу і (або) комірника; ланка середньогорівня — АРМ бухгалтера, АРМ економіста, АРМ нормувальника, АРМ менеджера,керівника; ланка найвищого рівня — АРМ старшого бухгалтера зі зведенихпоказників, АРМ плановика, АРМ керівника. Комплекс АРМ з управління трудовимиресурсами включає такі основні АРМ: ланка низового рівня — АРМ майстра дільниці(це АРМ і для збирання та обробки даних про виробіток), АРМ табельника; ланкасереднього рівня — АРМ бухгалтера, АРМ нормувальника, АРМ кадровика, АРМменеджера персоналу; ланка найвищого рівня — АРМ старшого бухгалтера зі зведенихпоказників, АРМ економіста, АРМ плановика, АРМ менеджера, керівника. КомплексАРМ з управління фінансовими ресурсами включає такі основні АРМ: ланка низовогорівня — АРМ касира та банківських розрахунків; ланка середнього рівня — АРМбухгалтера, АРМ економіста, АРМ плановика, АРМ менеджера, керівника; ланканайвищого рівня — АРМ старшого бухгалтера зі зведених показників, АРМ старшогоплановика, АРМ старшого економіста, АРМ керівника. Слід зауважити, що назвизазначених вище АРМ користувачів мають насамперед функціональну (за ресурсноюознакою), а не посадову, спрямованість, оскільки на об’єктах управління одні йті самі посади користувачів, особливо в умовах ринкової економіки, мають різніназви. Крім зазначених комплексів АРМ, є й такі ПЕОМ, що використовуються попідприємству в цілому: як централізовані (сервер), для розміщення розподіленоїбази (баз) даних, бібліотеки описаних форм первинних (вхідних) і вихіднихдокументів, текстів-заготовок, регламентуючої та іншої інформації; дляформування зведених показників по підприємству в цілому; як централізовані(сервер), для зв’язку з зовнішніми об’єктами управління, що пов’язані з данимпідприємством і розташовані в зовнішньому середовищі; для головного керівництвапідприємства; для архіву, служби маркетингу, інших потреб. Коли створюютьсистему комплексів АРМ різних рівнів, то слід мати на увазі, що кількість ПЕОМна тій чи тій ланці (робочому місці) цілковито залежить від обсягів інформації,що збирається на цьому АРМ, строків її обробки та періодичності видачі їїкористувачам. Тому допускається, щоб одна ПЕОМ використовувалася кількомакористувачами. Режим праці зазначених АРМ не однаковий. Якщо АРМ ланкинизового рівня звичайно працюють у ритмі виробництва, тобто тоді, коливиконуються виробничо-господарські чи інші масові операції та інформація проних фіксується в ПЕОМ, то АРМ ланок старших рівнів або ті, що виконуютьпоодинокі операції, працюють у більш «вільному» або «поблажливому» режимі. Інформаційнезабезпечення системи комплексів АРМ передбачає організацію такої інформаційноїбази, яка б регламентувала інформаційні зв’язки, забезпечувала необхіднимиданими всі АРМ тощо. Централізована ПЕОМ (сервер) містить у собі розподіленубазу даних і забезпечує підтримку й роздрібнення її на підбази, що розміщуютьсяна окремих АРМ; простоту доступу до будь-якої підбази з урахуваннямсанкціонованого доступу; високу продуктивність маніпулюванням даними і т. ін.Структура ж інформаційної бази має бути такою, яка б забезпечувала мінімальнунадмірність даних, зручність організації архіву тощо. Зазначені комплекси АРМзабезпечують безперервність і всеосяжність інформаційного циклу (службамаркетингу — конструкторська розробка — технологічна підготовка — планування —виробництво — облік — відвантаження виробів — розрахунки з покупцями —складання зведеної звітності — аналіз — управління виробництвом), які повністювідображаються в інформаційній системі та в її базі (базах) даних. Структурносистема комплексів АРМ об’єднується переважно локальною мережею, в якіймікро-ЕОМ, ПЕОМ, термінали та інша інформаційна техніка взаємозв’язані задопомогою каналів як поміж собою, так і з однією чи кількома середніми чивеликими (центральними) ЕОМ. У системі комплексів АРМ підприємства, в яку ПЕОМоб’єднані локальною мережею, принципово по-іншому організуються інформаційніпотоки між користувачами або процесами. Наприклад, фактична інформація про рухматеріальних цінностей на складі формується на АРМ завідувача складу (ланканизового рівня). Потім вона автоматично, відповідно до регламентуючоїінформації менеджерів і фахівців різних рівнів (див. п. 5.2), передається наПЕОМ — АРМ відповідних користувачів. Так, дані про надходження матеріальнихцінностей на склад, сформовані на АРМ завідувача складу, передаються в ритмівиробництва: на АРМ бухгалтера матеріальних цінностей (ланка середнього рівня)для контролю за точністю і правильністю оприбуткування цих матеріалів наскладі, а також для формування даних про заготівлю матеріальних цінностей (утому числі виявлення різниці в цінах постачальників і підприємства),розрахунків з постачальниками тощо; на АРМ економіста відділуматеріально-технічного забезпечення (ланка середнього рівня) для контролю завиконанням договірних поставок постачальниками та інших операцій (контрользабезпечення запасів на складі тощо); на АРМ керівника відділуматеріально-технічного забезпечення (ланка середнього рівня), а в ряді випадківі на АРМ заступника першого керівника (ланка вищого рівня), який відповідає зазабезпечення цим ресурсом виробництва в цілому, а також для вироблення іприйняття рішень, особливо за дефіцитною номенклатурою матеріальних цінностей; наАРМ старшого бухгалтера (ланка вищого рівня) для зведення даних про матеріальніцінності в різних аспектах по підприємству в цілому. Отже, застосуваннятехнічних засобів для автоматизованого виконання зазначених операцій відчутнознижує трудомісткість збору та обробки фактичної (первинної) інформації, значнозменшує кількість помилок, вивільняє багато часу в керівників і фахівців длявиконання інших, творчих обов’язків. Більше того, на об’єкті управліннястворюються реальніші умови для всебічного одноразового збору та багаторазовоїобробки інформації на різних дільницях, починаючи з тієї, де інформація виникаєвперше, тобто з конструкторської підготовки виробництва. Конструкторська (складвиробу) інформація, зафіксована на машинному носії, на різних етапахуправлінсько-виробничих процесів автоматизовано доповнюється технологічною, адалі нормативною, плановою і, нарешті, фактичною інформацією. Усе це свідчитьпро те, що перехід від механізації чи автоматизації на окремих ділянках облікуй планування до системного автоматизованого збору й обробки інформації попідприємству в цілому є не лише об’єктивною необхідністю, а й реальністю. Завдякивдосконаленню технічних засобів і методів збирання та обробки інформаціївиникла реальна можливість збирати масову первинну інформацію в ритмівиробництва, тобто за час, близький до реального, перейти від розв’язуванняокремих обліково-планових і нормативних задач до системного виконання завданьуправління підприємством у цілому. Цьому сприяє і впровадження безпаперовоїінформаційної технології. Крім того, функціонування цієї системи сприяєрозробці вдосконалених форм і методів управління підприємством і ефективнішомуйого використанню для виробничих цілей, а також створює умови для піднесеннякультури управління, скорочує терміни вироблення та прийняття управлінськихрішень, поліпшує їх якість тощо (див. п. 9.1). У міжнародній практиці терміни«система автоматизованого збирання і обробки інформації за новою інформаційноютехнологією» і «система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту»разом з механізмом об’єктивного інформування менеджерів (керівників) і фахівціврізних рівнів у ряді випадків відповідає терміну «система обробки даних» (data— processing system) або терміну «управлінська інформаційна система»(management information system), яка вважається формальною системою, щозабезпечує керівників інформацією, необхідною для прийняття управлінськихрішень. Тож, використовуючи комплекси АРМ і їх мережі при застосуваннібезпаперової інформаційної технології, можна організувати не тільки системуавтоматизованого збирання та обробки інформації, а й систему об’єктивногоінформаційного забезпечення менеджменту як на об’єкті управління в цілому, такі на його структурних ланках.
2. (29)Сучасні програмні продукти: призначення, структура та особливості використання.Локальна система «БЕСТ»
Система БЕСТ відноситься до класу мережевих| комплексних програм автоматизації бухгалтерського і оперативногообліку|урахування| на підприємстві. В рамках|у рамках| оперативного обліку|урахування| програма забезпечує повну|цілковиту| підтримку циклу отримання|здобуття| доходу, починаючи|розпочинати| від оформлення замовлення і виписки рахунку|лічби| на оплату, до зведення розрахунків пооплаті і відвантаження продукції.
По організаційно-методичних принципах побудови|шикування| система БЕСТ може застосовуватися: наторгових|торгівельних| підприємствах (оптоваі роздрібна торгівля), на промислових підприємствах, на підприємствах сферипослуг, в бюджетних організаціях, автоматизації бухгалтерій страхових фірм|фірма-виготовлювачів|. При цьому, в програміпідтримується виробничий план-рахунок|лічба|,план рахунків|лічби| бюджетних організацій іплан рахунків|лічби| страхових фірм|фірма-виготовлювачів|. Програма веде суцільнийоблік|урахування|, безперервний облік|урахування|, взаємозв'язаний облік|урахування|. Програма побудована|спорудити| на введенні первинних документів, їхзберіганні і подальшій|наступній|трансформації в терміни бухгалтерського обліку|урахування|.
Програма веде облік|урахування|в різних грошових і натуральних вимірниках. Як грошові вимірники виступають|вирушають| основна (національна) валюта ідовільний набір іноземних валют. Кількісні вимірники використовуються вприкладних підсистемах комплексу для аналітичного обліку|урахування| об'єктів. Набор цих вимірників не обмежений ізалежить тільки|лише| від самого об'єктуобліку|урахування|. Інтегрована система БЕСТвиконана у вигляді набору взаємозв'язаних модулів, кожен з яких можефункціонувати як незалежно, так і у складі комплексу.
При цьому необхідно мати на увазі, що за всіх умов необхіднанаявність модулів налаштування і ведення головної книги, оскільки тільки|лише| в них здійснюється прив'язка продукту доданого користувача і настроюються|набудовують|основні набори даних. Сфера застосування системи визначається її технічнимиможливостями|спроможностями| іорганізаційно-методичними принципами побудови|шикування|.
По технічних характеристиках система БЕСТ може використовуватисяна малих і середніх підприємствах з|із|числом щомісячних операцій в декілька десятків тисяч проводок. При цьомуможливі три конфігурації постачання: Локальний варіант програми дляексплуатації на одному комп'ютері. В цьому випадку ніяких|жодних| заборон на число операцій не немає,оскільки все визначається можливістю|спроможністю|введення даних з одного комп'ютера. Зазвичай|звично|локальний варіант постачання відповідає підприємствам з|із| числом проводок від декількох десятків до перших сотень
операцій в місяць. Мережевий|мережний|варіант для одноранговых| мереж|сітей| і мереж|сітей|з|із| виділеним сервером. Програма функціонуєна декількох комп'ютерах з|із| розділенням|поділом| функцій між ними. Постачаннязастосовується на підприємствах з|із|середньою інтенсивністю введення даних і числом користувачів в мережі|сіті| від 2-3 до 20-30 робочих місць|місце-миль|.
Для експлуатації програми БЕСТ (локальний варіант) потрібнийIBM-суместимий| комп'ютер з|із| наступними|слідуючими|характеристиками: процесор 486DX4-100 або могутніший (рекомендується Pentium|); об'єм|обсяг|оперативної пам'яті 4Мб| (рекомендується 8Мб|); вільний простір|простір-час|на жорсткому диску 50 Мб; операційна система MS-DOS|версії DOS| 6.2 і вище; принтеррусифікований; функціонує в локальних мережах|сітях|будь-якого типу|типа|, мережевий|мережний| варіант за технологією«файл-сервер»: локальні мережі|сіті|Novell| NetWare|3.11 і вище, Windows| NT| 3.51, Personal|NetWare|, Lantastic|.мережевий|мережний| варіант за технологією«клієнт-сервер»: локальна мережа|сіть|Novell| NetWare|4.11 і вище з|із| мережевим|мережним| протоколом IPX|.
3. (30)Підвищення ефективності процесів обробки інформації за умови впровадження АРМ
Останнім часомпоявилася тенденція до створення універсальних автоматизованих робочого місця,які обслуговують декілька предметних ділянок. Пошук раціональних шляхівпроектування ведеться по таких напрямках: розробка типових проектних рішень, щозафіксовано в пакетах прикладних програм, рішення економічних задач з наступноюприв’язкою до конкретних умов впровадження та функціонування, розробкаавтоматизованих систем управління.
Тільки новітехнічні та технологічні рішення дозволяють здійснити новий підхід доорганізації управлінської діяльності економічного об'єкта, як праці інженера,що отримало назву “реінжинірінг”. Цей термін був введений М.Хаммером.“Реінжинірінг” передбачає радикальне перепроектування ділових процесів(бізнес-процесів) для досягнення різкого, стрибкоподібного покращанняпоказників вартості, якості, сервісу, темпів розвитку на основі впровадженнянових інформаційних технологій. Він спрямований на перебудову економічноїдіяльності економічного об'єкта на базі нової інформаційної технології.Реінжинірінгу насамперед підлягають вже існуючі інформаційні технології.
Ключем довирішення проблеми підвищення рівня ефективності діяльності персоналубудь-якого офісу вважається впровадження електронного (автоматизованого) офісу.Мова йде про комплексне використання:
сучаснихтехнічних та програмних засобів для автоматизації процедур і функцій управління(обробка текстів, їх редагування, збереження та пошук, передача інформації поканалах зв’язку всередині офісу та за його межі, інформаційне обслуговуванняперсоналу офісу, деякі аспекти підготовки і прийняття рішення і т.д.);
засобівпрограмної підтримки;
підходів допроектування приміщень;
охорони праціперсоналу.
Для кожногоспівробітника офісу (або групи співробітників) розробляється і оснащуєтьсяавтоматизоване робоче місце, професійно орієнтоване на виконання конкретнихфункцій управління. Така орієнтація здійснюється шляхом підбору та встановленнявідповідного програмного забезпечення. До складу типового автоматизованогомісця входить персональний комп’ютер та необхідні додаткові вбудовані пристрої,які розширюють його функціональні можливості, і периферійне обладнання(принтер, сканер, графопобудовувач). Крім того кожне робоче місцезабезпечується потрібною організаційною технікою у відповідності дофункціональних завдань.
Сфераінтелектуальної праці в офісах на 80% складається з трьох видівпрофесійно-фундаментальної діяльності: маркетинг і торгівля, проектування іаналіз, управління операціями; на останні 20% припадають на такі сфери, як постачання,кадри, фінанси і право, які природно мають різну атрибутику. Потенційнийекономічний ефект для сфери маркетингу та торгівлі пов’язується не тільки іззниженням витрат і покращенням координації діяльності, але і зі збільшеннямприбутковості та конкурентоспроможності організації і кращим задоволеннямзапитів споживачів. Крім того, маркетинг та торгівля залишаються джереламиінформації, яка життєво необхідна для кожної організації, так, як діяльністьпрактично всіх складових відділів залежить від якості інформації про стан наринку та її використання. Проте досягнення успіху в діяльності організаційшляхом забезпечення працівників офісним обладнанням визначається не тількиправильним вибором конкретної сфери її використання – в більшості цей успіх залежитьвід відношення користувачів.
Використана література
1. Твердохліб М.Г. Системна обробка обліковоїінформації на персональних ЕОМ. Навчальний посібник. – К.: –1993. – 140 с.
2. Тенденции развития современных корпоративныхинформационных систем. Дозорцев В.М., Шестаков Н.В // Планета КИС 2000.
3. БУМ и РАНГ компьютерных систем управленияпредприятием. Игорь Карпачев // Журнал «Офис», № 7-8, 2000.
4. Тенденции развития современных корпоративныхинформационных систем. Дозорцев В.М., Шестаков Н.В // Планета КИС 2000.
5. Менеджмент организации: Учеб. пособие / З. П.Румянцева, Н. А. Cа-
ломатин, Р. З. Акбердин и др. — М.: ИНФРА-М, 1995