Програмний комплекс MS Offіce

9

Програмний комплекс MS Offіce є самим розповсюдженим пакетом автоматизації роботи в офісі. Тому СКБД (Система керування базами даних) Access, що входить у комплект професійної версії комплексу стала стандартною базою даних, використовуваної в сучасному бізнесі.

СУБД вкрай корисна в бізнесі для організації документообігу, тому що дозволяє виключити дублювання і прискорити обробку документів клієнтів, і, отже, збільшити оборот і доход фірми. Поліпшення виду документів при цьому позитивно впливає на імідж фірми і теж дозволяє залучати клієнтів.

База даних у MS Access являє собою сукупність інструментів для ведення, збереження, перегляду, вибірки і керування інформацією. До цих засобів відносяться таблиці, форми, звіти, запити. У MS Access підтримуються два способи створення бази даних. Ви можете створити порожню базу даних, а потім додати в неї таблиці, форми, звіти й інші обєкти. Такий спосіб є найбільш гнучким, але вимагає окремого визначення кожного елемента бази даних. Крім цього мається можливість створити за допомогою майстра базу даних визначеного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами.

Створення баз даних і введення даних

Для створення нової бази даних виконаєте команду Файл/Створити. На екрані відкриється вікно діалогу "Створення", що містить дві вкладки:

- "Загальні " - дозволяє створити нову порожню базу даних;

- "Бази даних" - дозволяє вибрати зразок бази даних, що містить більшість необхідних обєктів, і створити базу за допомогою майстра.

Для створення нової порожньої бази даних перейдіть на вкладку "Загальні " і натисніть кнопку ОК у нижній частині вікна діалогу. На екрані відкриється вікно діалогу "Файл нової бази даних". У даному вікні діалогу зі списку, що розкривається, Папка виберіть папку, у якій хочете зберегти створювану базу даних, а в поле введення Імя файлу введіть імя бази даних. Після цього Ви можете створити за допомогою майстра базу даних визначеного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами. Тому що MS Access містить великий вибір підготовлених для Вас баз даних, другий спосіб у багатьох випадках може виявитися кращим. В обох випадках у Вас залишиться можливість у будь-який час змінити і розширити створену Вами базу даних.

Після введення імені створюваної бази даних натисніть кнопку Створити даного вікна діалогу. На екрані відкриється вікно бази даних. Воно складається із шести вкладок, що поки порожні. У даному вікні Вам має бути створити всі обєкти, що входять у базу даних. Їхній перелік відповідає ярликам вкладок у верхній частині вікна бази даних. У цьому вікні Ви можете створювати таблиці, що зберігають інформацію, звіти, форми, запити. Усі вони будуть розташовуватися у вкладках, що відкриваються при виборі відповідного ярлика.

Створення бази даних за допомогою майстра

Для створення нової бази даних за допомогою майстра виконаєте наступні дії:

1. Виконаєте команду Файл [Створити].

2. У вікні діалогу, що відкрилося, "Створення" виберіть ярлик "Бази даних". На екрані зявиться список баз даних, пропонованих майстром. Даний список дуже великий і може досягати декількох десятків різних варіантів, що можуть відразу використовуватися або послужать основою для побудови інших баз даних. Наприклад, "Замовлення на роботи", "Рахунка", "Контакти", "Заходу ", ... і т.п.

3. Виберіть зі списку підходящий Вам зразок бази даних і запустите на виконання майстер створення бази даних, натиснувши кнопку ОК.

4. У вікні діалогу, що відкрився, "Файл нової бази даних" зі списку, що розкривається, Папка виберіть папку, у якій хочете зберегти створювану базу даних, а в поле Імя файлу введіть її імя. Потім натисніть кнопку Створити.

5. У наступному вікні діалогу майстер повідомляє, яку інформацію буде містити створювана їм база даних. У нижній частині цього вікна діалогу знаходяться наступні кнопки:

· Скасування - припиняє роботу майстра;

· Назад - дозволяє повернутися до попереднього кроку в роботі майстра;

· Далі - дозволяє перейти до наступного кроку в роботі майстра;

· Готово - запускає майстер створення бази даних з обраними параметрами, причому перед натисканням цієї кнопки высвечивается інформація, що буде зберігатися в базі даних.

6. Для продовження роботи натисніть кнопку Далі.

7. Вікно діалогу, що відкрилося, містить два списки. Перший з них - список таблиць бази даних, а другий - список полів обраної таблиці. У цьому списку відзначені полючи, що будуть включені в таблицю. Звичайно відзначені майже всі поля таблиць, за винятком полів, що використовуються досить рідко. Встановлюючи або знімаючи прапорці для полів, Ви можете вибрати поля таблиці. Після того як вибрали поля таблиць, натисніть кнопку Далі.

8. У наступному вікні діалогу виберіть із пропонованих зразків вид оформлення екрана і натисніть кнопку Далі (при цьому на екрані Вам пропонується можливість попереднього перегляду видів оформлення екранів, що Ви можете перебирати в правому вікні вікна діалогу).

9. На наступному кроці роботи майстри можна визначити вид створюваних для бази даних звітів . Після вибору підходящого вам виду натисніть кнопку Далі (тут також Вам пропонується попередньо ознайомитися з можливими варіантами, що також можна перебирати).

10. Вікно діалогу, що відкрилося потім, майстри створення бази даних дозволяє задати її заголовок і малюнок (наприклад, торговельний знак фірми), що буде зявлятися у всіх звітах. Якщо Ви вирішили використовувати малюнок, установите прапорець Так. У цьому випадку стає доступна кнопка Малюнок, натискання на яку відкриває вікно діалогу "Вибір малюнка" для вибору заздалегідь створеного Вами файлу з малюнком. Натисніть кнопку Далі для виконання подальших установок.

11. Натиснувши кнопку Готово в останнім вікні діалогу, Ви запускаєте мастер на побудову бази даних із установленими параметрами. Використовуючи кнопку Назад, Ви можете повернутися на кожній з попередніх кроків і змінити параметри бази даних. Ви можете натиснути кнопку Готово в будь-якому вікні діалогу майстри , відмовивши від подальшої установки додаткових параметрів. У цьому випадку майстер у своїй роботі використовує установки, прийняті за замовчуванням.

Після натискання кнопки Готовий майстер переходить до створення бази даних, що складає з таблиць із заданими Вами полями, найпростіших форм введення і перегляду інформації і найпростіших звітів. Після завершення процесу створення бази даних Ви відразу ж можете скористатися готовою базою даних: вводити в таблиці дані, переглядати їхній і роздруковувати.

Якщо варіанти запропонованих баз даних Вас не влаштовують, то Ви можете створити порожню базу даних і додати в неї таблиці, запити, форми і звіти. Як це зробити, ми розглянемо в наступних главах.

Створення таблиць

Отже, Ви приступаєте до створення таблиць бази даних, у которые згодом буде вводитися інформація. Надалі дані в таблиці можуть доповнюватися новими даними, редагуватися або виключатися з таблиці. Ви можете переглядати дані в таблицях або упорядковувати них по деяких ознаках. Інформація, що утримується в таблицях, може бути використана для складання звітів. Крім того, Ви можете дати графічну інтерпретацію інформації, що утримується в базі даних. З рішенням цих задач Ви познайомитеся в наступних главах.

Створення таблиці в MS Access здійснюється у вікні бази даних. Розглянемо послідовність Ваших дій при створенні таблиці в новій базі даних: Конструктор - дозволяє створити нову таблицю в конструкторі таблиць;

Для того щоб звязати таблицю з інформацією, що утримується в ній, кожній таблиці привласнюється імя. Задайте імя таблиці у вікні діалогу "Збереження" і натисніть кнопку ОК.

Створення таблиці в режимі конструктора

Створення таблиць у вікні конструктора надає Вам більш широкі можливості по визначенню параметрів створюваної таблиці. Ви можете перейти в конструктор таблиць з майстра по створенню таблиці або ж безпосередньо з вікна діалогу "Нова таблиця", вибравши зі списку варіантів значення Конструктор, і натиснувши кнопку ОК. У результаті виконання цих дій відкриється вікно конструктора таблиці.

У верхній частині вікна діалогу знаходиться таблиця, що містить наступні атрибути створюваної таблиці: найменування полючи, тип даних і опис. Крім цих основних атрибутів, кожне поле таблиці має додаткові властивості, відображуваними в нижній частині конструктора і визначальної умови введення даних. Найменування кожного з полів таблиці, як правило, вибирається довільно, але таким чином, щоб відбити характер інформації, що буде зберігатися в даному полі. Тип полючи визначається типом даних, що зберігаються в цьому полі. Давайте спочатку розглянемо визначення полів таблиці.

Найменування полів

Найменування полючи вводиться в поле введення стовпця імя полючи. При завданні найменувань полів Ви повинні додержуватися наступних правил:

1. Найменування полючи може містити до 64 символів, але не слід зловживати цією можливістю, задаючи занадто довгі імена;

2. Найменування полючи може містити букви , цифри, пробіли і спеціальні символи, за винятком крапки (.), знаку оклику (!), прямих дужок ([]) і деяких керуючих символів (з кодами Ascіі 0-31);

3. Найменування полючи не може починатися з пробілу ;

4. Два полючи в одній таблиці не можуть мати однакових найменувань;

5. Як найменування полючи не рекомендується використовувати абревіатури або короткі назви.

Недотримання цих правил відслідковується засобами СУБД MS Access, але в деяких випадках це може привести до важко обумовлених помилок, тому рекомендується самостійно контролювати проходження перерахованим вище правилам у практичній роботі.

Бажано намагатися використовувати імена, що відрізняються стислістю, для полегшення їхньої ідентифікації при перегляді таблиць.

Типи даних

Найменування полючи використовується для посилання на дані таблиці. Для визначення типу збережених даних використовується тип даних. Тип даних полючи вводиться в поле введення стовпця Тип даних. У MS Access припустимими є дані наступних типів:

1. Текстовий;

2. Числовий;

3. Грошовий;

4. Лічильник;

5. Дати/часу;

6. Логічний;

7. Поле MEMO;

8. Поле обєкта OLE;

9. Майстер підстановок.

Кожний з типів даних наділений власними властивостями, що відображаються в розділі "Властивості полючи" вікна конструктора.

Властивість Призначення

Розмір полів задає максимальне число символів для введення в дане поле Нові значення Визначає спосіб зміни значень лічильника при додаванні нових записів Формат полів задає формат висновку значень даного поля. Число десяткових знаків визначає число десяткових знаків, використовуваних при відображенні чисел. Маска введення Задає маску введення, що полегшує введення даних у поле Текстові поля.

Зауваження: При введенні імені полючи за замовчуванням MS Access привласнює йому текстовий тип даних із шириною полючи, рівної 50.

Для зміни ширини полючи потрібно в рядку Розмір полючи роздягнула "Властивості полючи" задати число, що визначає ширину полючи (від 1 до 255). Наприклад, якщо Ви задасте ширину полючи рівної 25, те це означає, що в таке поле не можуть бути введені значення, довжина яких перевищує 25 символів.

Вибірка Даних

У попередній главі ми розглянули використання фільтрів, а в цій главі розглянемо більш могутній засіб вибірки даних - запити.

На практиці часто потрібно вибрати з вихідної таблиці частина записів, що задовольняють визначеним критеріям, і упорядкувати вибірку . Критерії можуть визначатися сполученням ряду умов. Наприклад, Вам необхідно вибрати запису про постачальників визначеного товару з Мінська й упорядкувати них за абеткою по найменуванню фірм. Для рішення таких задач призначені майстри запитів і конструктор запитів, за допомогою яких Ви зможете:

- Формувати складні критерії для вибору записів з однієї або декількох таблиць;

- Указати поля, відображувані для обраних записів;

- Виконувати обчислення з використанням обраних даних.

Що таке "Запит за зразком"

Раніше нами були розглянуті загальні положення, що відносяться до баз даних, де ми відзначали, що одним з основних призначень баз даних є швидкий пошук інформації й одержання відповідей на різноманітні питання. Питання, формулируемые стосовно бази даних, називаються запитами. У MS Access для формування запитів використовується конструктор запитів і інструкція Select мови MS Access.

Що ж таке "Запит за зразком"? Запит за зразком - це інтерактивний засіб для вибору даних з однієї або декількох таблиць. При формуванні запиту Вам необхідно вказати критерії вибірки записів у вихідній таблиці. При цьому замість того, щоб друкувати пропозиції спеціальною мовою, Ви повинні просто заповнити бланк запиту, що розташовується у вікні конструктора запитів. Метод формування запиту шляхом заповнення бланка простий для вивчення і розуміння. Він сприяє ефективному використанню можливостей MS Access користувачами, що мають навіть мінімальну навичку роботи з додатком або не мають його зовсім.

Для створення найпростіших запитів Ви можете використовувати мастер запитів, що у Вас послідовно запитує найменування таблиць, використовуваних у запиті, перелік полів таблиць і деякі додаткові параметри. Для створення більш складних запитів Вам може знадобитися конструктор запитів, що є простим і наочним засобом створення досить складних запит

Створення запитів за допомогою майстра

Відмітною рисою MS Access є наявність численних і різноманітних майстрів, що допомагають Вам при виконанні більшості дій, не вимагаючи глибоких знань в області баз даних.

Запити також можуть створюватися за допомогою майстра. Для створення запиту у вікні бази даних перейдіть на вкладку "Запити" і натисніть кнопку Створити. Відкриється вікно діалогу, у якому Ви можете вибрати опцію створення запиту за допомогою конструктора запитів або один з майстрів створення запиту.

Для знайомства з запитами виберемо опцію Простий запит. У цьому випадку Вам буде запропоновано вказати список таблиць і їхніх полів, і на підставі цих даних буде створений запит. Виберіть опцію Простий запит і натисніть кнопку ОК. Відкриється вікно майстра, у якому Ви можете вибрати необхідні Вам полючи з однієї або декількох таблиць. Якщо Ви вибрали більш однієї таблиці, майстер автоматично звязує таблиці. Припустимо, що нас цікавить вартість витрат на доставку по клієнтах і типам доставки. Для одержання такої інформації виберіть з таблиці Клієнти поле Назва , з таблиці Замовлення - поле Вартість Доставки, а з таблиці Доставка - найменування Тип доставки. Після вибору полів натисніть кнопку Далі і на екрані зявиться наступного діалогу майстра запитів, у якому Вам необхідно вибрати ознаку докладного або підсумкового запиту. Ілюстрація в лівій частині вікна діалогу показує Вам розходження між цими типами запитів. У даному випадку нас цікавить підсумкове значення вартості доставки, тому виберіть опцію Підсумковий і, натиснувши кнопку Підсумки, визначите , які підсумкові значення Ви збираєтеся одержати . Натисніть кнопку ОК для повернення в попереднє вікно майстра, у якому натисніть кнопку Далі для продовження процесу формування запиту. Ви перейдете в завершальне вікно майстра. У верхній частині вікна конструктора запитів знаходиться схема даних запиту.

Ця схема дуже сильно нагадує схему бази даних. На відміну від неї , дана схема містить список таблиць, включених у запит, і відображає звязку між ними. У нижній частині вікна розташовується бланк запиту. Кожен рядок цього бланка виконує визначену функцію:

- Поле. У цьому рядку містяться ті полючи, що Ви використовуєте для створення запиту, кожне у своєму осередку таблиці.

- Імя таблиці. Цей рядок показує Вам, з якої таблиці (або запиту) обране дане поле.

- Сортування. У цьому рядку Ви вказуєте тип сортування інформації, що повертається в запиті, по зростанню (від А до Я, від більшого до меншого, від більш раннього до більш пізнього і т.д.) або по убуванню (від Я к А и т.д. ).

- Висновок на екран. Якщо Ви хочете, щоб MS Access показував інформацію, знайдену в поле , позначте цей осередок , щоб установити прапорець перегляду полючи. Якщо ж поле використовується тільки для завдання умови вибору даних, що повертає Ваш запит, залишіть його порожнім . Наприклад, якщо Ви шукаєте усіх, хто живе в Москві і купує рыбопродукты, поле Місто у Вашому запиті використовується для обмеження результатів вибірки ; однак Ви не хочете знову і знову дивитися на поля з імям цього міста. Усе, що Ви хочете бачити - це імена клієнтів і найменування рыбопродуктов.

- Умова добору. Це найбільш важлива частина бланка запиту. У цьому рядку (і в рядку, розташованої нижче неї ) Ви вводите обмеження пошуку, задаючи визначені умови, що прийнято називати критерієм пошуку.

Ми коротко розглянули вікно конструктора запитів, а тепер почнемо докладне вивчення роботи конструктора зі створення простого запиту.

Створення простого запиту

Припустимо, Ви вирішили подзвонити усім Вашим клієнтам і повідомити їм про презентації нових товарів. Номера телефонів знаходяться в одному зі стовпців таблиці, що містить всю інформацію про Ваших клієнтів - адреси і т.д. У даному випадку Вам не потрібно вся ця інформація. Досить назви фірми, імені представника і номера телефону, тобто Вам потрібні тільки три стовпці. Розглянемо створення такого запиту.

Уся необхідна інформація знаходиться в таблиці Клієнти бази даних Борею. Тому для створення запиту виконаєте наступні дії:

1. У вікні бази даних перейдіть на вкладку "Запити" і натисніть кнопку Створити.

2. Відкриється вікно діалогу "Додавання таблиці", у якому виберіть таблицю Клієнти і натисніть кнопку Додати. Закрийте вікно діалогу.

3. На екрані відкривається вікно конструктора запитів, схема даних якого містить всего одну таблицю Клієнти, а бланк запиту порожній.

Додавання полів у бланк запиту

Для вибору полів , що повинні бути присутнім у результуючій таблиці, Вам необхідно відобразити них у бланку запиту.

У MS Access існує два варіанти вибору полів результуючої таблиці. Ви можете скористатися найбільш прийнятним з Вашого погляду:

1. Для додавання в таблицю окремих полів Ви можете вибрати поле таблиці на схемі даних і двічі натиснути кнопку миші. Обране поле буде вставлено в наступний доступний стовпець у рядку Поле бланка запиту. У рядку Імя таблиці відразу ж зявиться імя таблиці, а позиція Висновок на екран буде позначена.

2. У MS Access широко використовується механізм перенести-і-залишити (drag-and-drop). Для використання цього механізму при виборі полів перейдіть у таблицю в схемі даних, з якої Вам треба вибрати поля. Виділите поля, що Ви збираєтеся відобразити в запиті, натисніть кнопку миші і, не відпускаючи неї , перенесіть обрані поля в бланк запиту.

Зміна порядку полів

Порядок полів у бланку запиту визначає порядок появи їхній у результуючій таблиці. Для того щоб змінити розташування полючи в цьому списку, виконаєте наступні дії:

1. Установите покажчик миші на область вибору стовпця, що розташовується прямо над назвою полючи. Коли покажчик змінить вид на стрілку, натисніть кнопку, щоб виділити стовпець.

2. Натисніть і утримуйте кнопку миші в цьому положенні . На кінці покажчика зявиться прямокутник.

3. Переміщайте стовпець у необхідному напрямку . Толста вертикальна лінія покаже його поточне положення.

4. Відпустите кнопку, коли товста вертикальна лінія виявиться в необхідному місці. Поле буде переміщено в нове місце.

Переміщення стовпця бланка запиту. Іноді не відразу удається виділити стовпець для його переміщення. Переконаєтеся в тім , що Ви натискаєте область вибору стовпця (маленький прямокутник, що знаходиться прямо над назвою полючи). Це єдине місце, за яке Ви можете захопити стовпець для переносу . Для переносу полючи в бланк запиту двічі натисніть мишею на назві полючи

Збереження запиту

Створений запит можна використовувати надалі . Для цього Ви повинні привласнити йому імя і зберегти його . Збереження запиту здійснюється командою Файл/Зберегти як експорт, що відкриє вікно діалогу введення імені запиту. MS Access за замовчуванням запропонує імя запиту і полючи введення, але краще підібрати, що-небудь більш значиме .

Для створення найпростішого звіту в MS Access досить виконати усього лише кілька дій:

1. Відкрийте вікно бази даних.

2. У вікні бази даних перейдіть на вкладку "Звіти".

3. Установите покажчик на таблицю, для якої хочете створити звіт.

4. Виконаєте команду Вставка/Автоотчет або натисніть кнопку Новий обєкт на панелі інструментів і зі списку, що розкривається, виберіть Автоотчет.

На екрані в лічені секунди зявиться готовий до використання звіт. У цей звіт включені всі поля таблиці. Їхні назви розташовані вертикально в тім же порядку, у якому вони знаходяться в таблиці. Праворуч від назви кожного полючи відображається його значення в таблиці.

СКБД Access надає необхідні кошти для роботи з базами даних недосвідченому користувачеві, дозволяючи йому легко і просто створювати бази даних, вводити в них інформацію, обробляти запити і формувати звіти.