Совершенствование системы контроля на предприятии

Введение

В условиях рыночной экономики существенно возрастает потребность в своевременном получении достоверной учетной и отчетной информации о деятельности хозяйствующих субъектов, что может быть обеспечено только при рациональной организации бухгалтерского учета и внутреннего аудита.

Достоверная учетная информация необходима не только руководству (владельцу) организации для определения стратегии ее развития и способов повышения эффективности производства, но и государственным органам для контроля за соблюдением законодательных актов о налогообложении; банкам, другим заимодавцам и страховым компаниям для оценки платежеспособности организации и вероятности возврата кредитов, определения страхового риска; акционерам и учредителям -- для объективной оценки результативности работы организации. В достоверной информации заинтересованы поставщики, покупатели и другие организации, с которыми поддерживаются деловые и финансовые взаимоотношения. Содержание учетной информации оказывает влияние на принятие управленческих решений, так как ее анализ дает возможность выбора оптимальных действий для достижения поставленной цели.

На современном этапе развития экономики наряду с информационной возрастает и контрольная функция учета. Совершенствование управления процессами общественного воспроизводства на основе внедрения рыночных отношений, хозяйственного расчета и самофинансирования, аренды и других прогрессивных методов хозяйствования обусловливает необходимость улучшения бухгалтерского учета как инструмента контроля за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, предотвращения непроизводительных расходов и потерь.

Контроль за наличием и движением имущества, рациональным и целевым использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Учетная информация обеспечивает контроль за рациональным использованием средств -- величиной трудовых и материальных ресурсов на производство и реализации продукции, уровнем ее себестоимости.

Учетная информация дает возможность реализовать три функции управления: прогнозирование, контроль и оценку.

Прогнозирование (планирование) предполагает процесс формирования порядка действий, которые должны быть предприняты в будущем. Оно включает постановку определённой цели, изыскание вариантов и путей ее достижения при наименьших издержках.

Контроль включает в себя комплекс процедур по отслеживанию фактического выполнения нормативно-плановых заданий. От бухгалтера на данной стадии требуется информация, которая содержит сопоставление фактических издержек и доходов с нормативно-плановыми показателями.

Оценка предполагает изучение всей системы принятия управленческих решений с целью ее улучшения. Правильный выбор оценки реализуется через обратную связь, позволяющую объективно оценить, достигнута ли поставленная цель.

Таким образом, формирование рыночных отношений повышает потребность в достоверной учетной и отчетной информации о деятельности организации.

Основная часть

Общество живет и развивается по определенным законам, поэтому существует объективная необходимость контроля за соблюдением и выполнением данных законов. Контроль -- это функция, которая присуща всякому управлению. Контроль это проверка исполнения тех или иных хозяйственных решений с целью установления их достоверности, законности и экономической целесообразности. Он способствует повышению эффективности производственной и финансово-коммерческой деятельности звеньев экономики.

.В осуществлении контроля важное место отводится работникам учетной службы субъекта хозяйствования, так как именно они проверяют действия отдельных должностных лиц, вскрывают недостатки, нарушения или злоупотребления в их деятельности, устанавливают причины нарушений и виновных лиц. Являясь составной частью функции управления, экономический контроль направлен на решение стратегических задач, стоящих перед экономикой, он выполняет несколько функций: информационную, профилактическую, мобилизующую и воспитательную.

Информационная функция заключается в том, что информация, полученная в результате экономического контроля, является основанием для принятия соответствующих управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование контролируемого объекта.

Профилактическая функция заключается в том, что экономический контроль призван не только выявить недостатки, хищения, злоупотребления, но и способствует их устранению и недопущению в дальнейшей работе.

Мобилизующая функция контроля заставляет субъекты хозяйствования ответственно выполнять свои обязательства. Предприятие должно обеспечить рациональное и целевое использование всех своих средств и ресурсов.

Контроль выполняет также важную воспитательную функцию; приобщая людей к управлению производством, он воспитывает у работников предприятий потребность неукоснительного соблюдения законности и четкого исполнения своих обязанностей. Контроль, являясь важным средством в борьбе с бесхозяйственностью, учит соблюдать дисциплину, воспитывает сознательное отношение к труду и собственности предприятия.

Перед контролем стоят следующие основные задачи: укрепление законности и правопорядка, государственной и финансовой дисциплины; обеспечение сохранности принадлежащих предприятию имущества, денежных средств и т.д.; достижение целевого, экономного и рационального использования всех средств, находящихся в распоряжении предприятия; выявление и использование резервов роста и повышения эффективности производства; выявление путем совершенствования работы субъектов хозяйствования.

В целях более глубокого изучения сущности, принципов построения, форм организации и методов осуществления контроля возникает необходимость его классификации.

При классификации контроля по видам, как правило, рассматривается функциональный характер деятельности, т.е. какие функции он выполняет в управлении государством. По этому признаку различают государственный контроль, аудит и общественный контроль.

Государственный контроль осуществляют органы государственной власти и управления и административные органы. По целевой направленности государственный контроль подразделяется на общегосударственный, отраслевой, специальный.

Общегосударственный контроль осуществляется в масштабах всей республики органами государственной власти, центральными органами управления. Цель данного вида контроля заключается в обеспечении повышения эффективности производства, достижения высоких конечных результатов, более полного удовлетворения потребностей.

Отраслевой контроль способствует эффективному развитию отдельных отраслей экономики. Его цель -- выявление резервов повышения производительности труда, улучшения качества работы, развитие научно-технического прогресса в отрасли.

Специальный контроль возложен на специализированные инспекции, которые осуществляют проверку соблюдения установленного порядка организации и ведения тех или иных хозяйственных операций, входящих них компетенцию. Они контролируют соблюдение действующих норм и правил, обеспечивающих эффективную и безопасную работу предприятий.

Аудит -- независимый контроль за деятельностью предприятий, осуществляемый аудиторами-предпринимателями или аудиторскими фирмами. Целью такого контроля является проверка достоверности бухгалтерского баланса и финансовой отчетности, а также законности совершаемых на предприятии операций, правильности их отражения в учете.

Общественный контроль осуществляется профсоюзными и молодежными организациями. Его цель -- проверка решения социальных вопросов в трудовых коллективах, в молодежной среде и по месту жительства членов данных организаций.

· По субъектам контрольной деятельности контроль подразделяется на вневедомственный и ведомственный.

Вневедомственный контроль предполагает осуществление контрольных функций независимо от ведомственной подчиненности проверяемых субъектов хозяйствования. Положительной стороной вневедомственного контроля является его объективность, результативность, достаточно высокое качество и глубина проверок. Однако эффективность данного вида контроля снижается из-за некомплектности и несистематичности проверок.

Ведомственный контроль за деятельностью предприятий и организаций осуществляется вышестоящим органом по принципу административной подчиненности. Министерства, комитеты, тресты проводят ревизии и тематические проверки на подведомственных предприятиях и в организациях. Компетенция органов ведомственного контроля распространяется на осуществление проверки вопросов данного ведомства. Такой контроль осуществляют преимущественно штатные работники ведомства.

· По характеру контрольных функций и сфере их применения выделяют правовой, экономический и производственно-технический контроль.

Правовой контроль осуществляется в сфере государственного управления. Он обеспечивает точное и неуклонное соблюдение законов всеми субъектами хозяйствования и должностными лицами. Данный вид контроля осуществляют в основном органы прокуратуры и суды.

Экономический контроль производится в сфере управления экономикой. Экономический контроль включает в себя финансовый, бухгалтерский, ревизионный и статистический контроль.

Производственно-технический контроль осуществляется в сфере производственного процесса и является способом оперативного регулирования хода производства. Его обеспечивают отделы технического контроля, диспетчерские службы и другие службы контроля и качества.

· По времени осуществления контроль подразделяют на предварительный, текущий и последующий.

Предварительный контроль применяется на стадии принятия управленческих рёшений, до начала совершения хозяйственных операций. Его целью является предупреждение нарушений законности, нецелесообразного, неэффективного использования хозяйственных средств и принятия необоснованных решений. Это наиболее эффективный вид контроля, так как он имеет предупредительный характер. Объектами такого контроля являются: проектно-сметная документация, договоры, сметы, документы, отражающие поступление и движение товарно-материальных ценностей, денежных средств.

Предупреждая нерациональное использование ресурсов, предварительный контроль способствует улучшению конечных хозяйственных результатов деятельности субъектов хозяйствования.

Текущий контроль осуществляётся в ходе хозяйственных опёраций. Его цель -- оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений при выполнении производственных заданий, поиск и освоение внутрихозяйственных резервов роста эффективности производства. Текущий контроль позволяет своевременно выявить резервы роста эффективности производства, которые в ходе осуществления предварительного или последующего контроля могут остаться не вскрытыми. В этой связи данному виду контроля самое пристальное внимание должно уделяться со стороны ответственных работников субъектов хозяйствования, заинтересованных в результатах своей деятельности.

Основными объектами текущего контроля являются показатели оперативной отчетности, первичные документы, отражающие те или иные хозяйственные операции.

Эффективным является сочетание текущего контроля с предварительным, так как оно способствует предупреждению непроизводительных потерь и своевременному устранению тех или иных недостатков и нарушений, установленных в ходе контроля.

Должная организация текущего контроля создает наиболее благоприятные предпосылки для повышения действенности экономического контроля.

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций по истечении определенного отчетного периода. Цель данного вида контроля -- установить правильность, законность и экономическую целесообразность произведенных хозяйственных операций, выявить факты бесхозяйственности и хищений. Эта форма контроля является самой распространенной и применяется в работе всех контролирующих органов, Такой контроль обеспечивает объективную оценку деятельности всех звеньев экономики и отдельных должностных лиц.

Объектами последующего контроля являются первичные документы, отражающие совершенные хозяйственные операции, регистры бухгалтерского учета и отчетности.

Последующим контролем по действующему законодательству охватывается в обязательном порядке деятельность всех субъектов хозяйствования, что позволяет в сочетании с предварительным и текущим контролем создать целостную систему контрольного наблюдения за процессами воспроизводства. Отличительной особенностью последующего контроля является полнота охвата им проверяемых объектов, возможность дать всестороннюю оценку эффективности использования производственного потенциала, обеспечение сохранности собственности предприятия.

Сочетание предварительного, текущего и последующего контроля позволяет обеспечить их наиболее высокую действенность и эффективность. Поэтому в практике контрольно-ревизионной работы следует широко использовать все формы контроля, не противопоставляя их друг другу.

· По источникам проверки выделяют документальный и фактический контроль.

Документальный контроль заключается в проверке различного рода первичных Документов, бухгалтерских и оперативных регистров, статистический. бухгалтерской, оперативной отчетности и Других документальных носителей экономической информации. Целью его является выявление правильности, достоверности, законности и экономической целесообразности документально отраженных хозяйственных операций. Специфика источников документального контроля состоит в том, что они могут быть как достоверными, так и недостоверными, полными и неполными, что сказывается на выборе технических приемов его осуществления, которые связаны главным образом с проверкой документов.

Фактический контроль предполагает проверку фактического состояния, наличия и использования средств предприятия, осуществляемую путем обследования, осмотра, обмера, пересчета, взвешивания. Его целью является обеспечение безусловной достоверности контрольных данных.

Объектами фактического контроля являются: товарно-материальные ценности, наличные деньги и ценные бумаги, готовая продукция, товары, незавершенное производство, выполненный объем работ и т.д.

Фактический контроль не в состоянии обеспечить воссоздание всей картины хозяйственных процессов из-за отсутствия полной необходимой информации, поэтому его необходимо применять в сочетании с документальным контролем, что в конечном итоге повышает качественный уровень контрольно-ревизионной работы.

· По методам осуществления контроль подразделяется на ревизию, аудит, тематическую проверку, экономический анализ, обследование, расследование и хозяйственный спор.

Ревизия представляет собой всестороннюю и глубокую документальную и фактическую проверку производственно-финансовой и коммерческой деятельности субъекта хозяйствования за определенный период времени. Цель ревизии -- получение достоверной и полной информации о состоянии контролируемого объекта.

Основными задачами ревизии являются: выявление хозяйственных и финансовых нарушений, бесхозяйственности, расточительства; определение условий, способствующих установленным нарушениям; определение размера материального ущерба и принятие мер по его возмещению; профилактическая работа по недопущению нарушений, бесхозяйственности, хищений и других злоупотреблений на всех стадиях кругооборота материальных, денежных и трудовых ресурсов.

Аудит -- это независимая экспертиза состояния бухгалтерского учета, бухгалтерского баланса и финансовых отчетов. Цель аудита проверить правильность ведения бухгалтерского учета в соответствии с действующими нормативными положениями, подтвердить достоверность показателей баланса и финансовой отчетности субъекта хозяйствования. Аудит проводится аудиторскими организациями или аудиторами-предпринимателями имеющими лицензию на право занятия аудиторской деятельностью.

Тематическая проверка организуется по отдельной, заранее разработанной тематике. При этом подробно изучаются и анализируются отдельные стороны и участки работы субъекта хозяйствования. Цель тематической проверки -- получение исчерпывающих данных, характеризующих состояние дел по изучаемой тематике и выявление неиспользуемых на предприятии резервов.

Тематическая проверка -- один из самых распространенных способов экономического контроля, который заключается в установлении достоверности фактов совершения тех или-иных хозяйственных операций. Наиболее часто данный способ контроля используется при наличии сигналов о тех или иных недостатках в хозяйственной деятельности субъектов хозяйствования и отдельных должностных лиц либо при необходимости специального изучения отдельных вопросов этой деятельности. Например, проверка сохранности средств предприятия, обеспечения сохранности и использования оборудования, проверка использования прибыли и фондов предприятия и т.д.

Экономический анализ важнейший способ контроля, позволяющий выявить влияние факторов на результаты хозяйственно-финансовой деятельности субъекта хозяйствования. С помощью специальных приемов анализа количественно измеряется величина факторов, положительно и отрицательно влияющих на результаты деятельности предприятия. Результаты анализа оформляются графиками, аналитическими таблицами, текстовым описанием. Анализ позволяет вскрыть неиспользуемые резервы роста эффективности производства.

Обследование -- ознакомление с состоянием контролируемого объекта на месте. Оно организуется, например, для проверки состояния складского хозяйства, пожарной безопасности, охраны труда и т.д. При проведении обследования используются материалы периодической печати, письма, жалобы. Результаты обследований оформляются докладными записками, справками, заключениями, предложениями и тд.

Расследование (следствие) представляет собой способ установления виновности должностных лиц в совершении тех или иных нарушений законности, связанных с присвоением собственности, бесхозяйственностью, должностными злоупотреблениями, и размера причиненного ими материального ущерба.

Специфика этого способа контроля заключается в том, что он осуществляется только судебно-следственными органами при наличии признаков уголовно наказуемых деяний отдельных должностных лиц. В ходе расследования широко используются как обычные, так и специфические формы контроля, допускаемые действующим законодательством и направленные на выявление истинности обвинения. По обнаруженным фактам нарушения законодательства должно проводиться беспристрастное и всестороннее расследование, результаты которого оформляются протоколами и постановлениями.

На предприятии может проводиться служебное расследование, представляющее собой проверку соблюдения работниками предприятия должностных обязанностей, а также нормативных актов, регулирующих хозяйственную деятельность. Оно проводится в случаях установления недостач, хищений, порчи материальных ценностей.

Хозяйственный спор -- это способ установления соблюдения законности и обеспечения законных прав предприятий в хозяйственных взаимоотношениях. Такие споры между субъектами хозяйствования разрешаются в хозяйственных судах. Правильное разрешение хозяйственных споров субъектов хозяйствования играет важную роль в обеспечении дисциплины расчетов, выполнении плановых заданий и договорных обязательств во всех звеньях экономики. Результаты рассмотрения хозяйственных споров оформляют обычно протоколами и постановлениями.

Технология контроля имеет три самостоятельных этапа: (прил 1)

1) установление критериев и стандартов

2) сопоставление с ними реальных результатов

3) осуществление корректирующих действий

Все этапы чётко различимы. Они свойственны контролю в любой системе управления.

Весь смысл контроля в том, чтобы своевременно установить отклонения. Корректирующее решение принимается на основе выяснения причин отклонений. Его смысл -- возвращение организации к установленным стандартам.

Характеристики успешного контроля. Люди являются неотъемлемыми участниками любой стадии управления, поэтому их поведение должно приниматься во внимание на каждом этапе контроля. Следует учитывать и то, что контроль сам оказывает непосредственное воздействие на поведение людей.

Контроль наиболее действенен тогда, когда фиксируются ошибки, а когда они предотвращаются. Он должен быть направлен не столько на наказание и изобличение, сколько на помощь и эффективную организацию дела. Сотрудники, убежденные в том, что существует надежный контроль, будут избегать ошибок, сомнительных сделок и т.д. поэтому ряд характеристик эффективного контроля определяется его поведенческими аспектами. Наука о поведении дает следующие рекомендации менеджерам по проведению эффективного контроля:

1. Устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками. Нереальные стандарты игнорируются, нарушаются, от них у сотрудников усталость и разочарование и наоборот, когда работники сами непосредственно участвуют в разработке целей организации, то установленные в процессе разработки стандарты воспринимаются одобрительно.

2. Устанавливайте симметричные отношения. Сотрудник должен иметь возможность открыто обсудить свои проблемы с руководителем и наоборот. подобная симметрия повышает вероятность успеха контроля. Двустороннее общение выявляет скрытые дефекты системы контроля.

3. Берегите сотрудников от чрезмерного контроля. Излишние проверки просто раздражают. Руководитель не должен сводить свою работу только к контролю, иначе это приведет к беспорядку и краху, потому что многочисленные формы контроля сдерживают инициативу и наказывают предприимчивость.

4. Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты. Если стандарт занижен и достигается без труда, то он демотивирует людей с высоким уровнем потребностей в серьезных результатах. Если стандарт высок и недостижим, то работа либо не будет выполняться, либо будет выполняться формально, либо сотрудник, исчерпал свой потенциал, просто уволится.

5. Вознаграждайте за достижение стандарта.

Перечисленные условия позволяют избежать негативных воздействий контроля на поведение сотрудников.

Эффективность контроля определяется не только особенностями поведения людей, но и такими условиями (характеристиками), как:

- стратегическая направленность;

- ориентация на конечные результаты работы организации;

- соответствие делу (контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности, неподходящие методы контроля скорее маскируют, чем дают критически важную информацию);

- своевременность (не быстрота его проведения, а время между проведением измерений

и происхождением измеряемого события. Необходима нужная информация нужным людям в нужное время);

- гибкость (в систему контроля необходимо встраивать новые факторы, чтобы приспособить ее к происходящим изменениям.

- простота (разрабатываемые методики хорошо проверять на детях разработчиков: если они понимают инструкцию, то специалист поймет наверняка);

экономичность (соизмерение результатов с затратами).

Итак, контроль является успешным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен, учитывает поведенческие аспекты деятельности сотрудников.

Приложение 1

Литература

Организация учёта и аудита, А.С. Чечеткин, Е.Н. Клиперт, Минск 2006

Аудит и ревизия, Г.М. Пупко, Минск 2002

Основы менеджмента, Н.П. Беляцкий, Минск 2004

Основы менеджмента, Н.И. Кабушкин Минск 2001