Отпуск в законодательстве Республики Беларусь

4

Отпуск в законодательстве республики беларусь. экономический и правовой аспекты

В соответствии со ст. 149 ТК работники имеют право на трудовые и социальные отпуска при наличии оснований, предусмотренных настоящим Кодексом. Под отпуском понимается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом. Предоставляемые работникам отпуска для целей бухгалтерского учета можно классифицировать по различным признакам .

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка (ст. 153 ТК), т. е. всегда оплачиваемый. Что же касается социальных отпусков, то они могут быть как оплачиваемыми, так и не оплачиваемыми. Оплата социальных отпусков может быть предусмотрена непосредственно ТК, либо локальными актами нанимателя (коллективным договором, положением об оплате труда и т.п.).

Аспекты учетной политики

В соответствии с п. 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" утвержденного постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.04.2002 № 62 (с учетом изменений от 12.11.2003 № 152) учетная политика организации включает в себя:

· описание принятых способов ведения бухгалтерского учета;

· план счетов бухгалтерского учета организации;

· применяемые организацией формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, если они отличаются от типовых;

· регламентацию движения первичных документов и регистров в бухгалтерском учете организации (график документооборота).

Следовательно, применительно к операциям, связанным с предоставлением работникам отпусков, также необходимо учесть эти аспекты. Остановимся более подробно на некоторых из них.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета организации

В соответствии со ст. 2 Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" от 18.10.1994 (в ред. от 29.12.2006 № 188-З) (далее - Закон № 188-З) план счетов бухгалтерского учета организации - систематизированный перечень счетов, разработанный организацией на основе типового плана счетов бухгалтерского учета с учетом отраслевых и других особенностей хозяйственной деятельности. Согласно Типовому плану счетов и Инструкции по применению Типового плана счетов, утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89 организация может предусмотреть один из следующих вариантов учета расчетов по оплачиваемым отпускам:

- без формирования резерва для начисления оплаты отпусков;

- формирование резерва для начисления оплаты отпусков. В этом случае к счету для обобщения информации о состоянии движении сумм, зарезервированных в установленном порядке для урегулирования финансовых результатов посредством равномерного включения расходов в издержки обращения организации, предназначен сч. 96 "Резервы предстоящих расходов". Поскольку аналитический учет по сч. 96 ведется в разрезе отдельных видов резервов, то к сч. 96 в рабочем плане счетов организации открывается отдельный субсчет "Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам".

Чтобы правильно формировать резерв должен быть составлен расчет. С этой целью рассчитывается сумма, которая будет предположительно израсходована за год на оплату труда (без учета отпускных), а какая - на оплату отпусков. С обеих сумм исчисляется сумма отчислений в Фонд социальной защиты населения. Затем определяется процент ежемесячных отчислений в резерв. Для этого предполагаемую сумму на оплату отпусков и причитающихся от них отчислений в Фонд социальной защиты населения нужно поделить на величину планируемой годовой зарплаты сотрудников и умножить результат на 100 процентов. Этот документ служит основанием для ежемесячных отчислений в бухгалтерском учете сумм в резерв.

Документация по оформлению отпусков

Согласно требованиям ст. 2 Закона № 188-З бухгалтерский учет - система непрерывного и сплошного документального отражения информации о хозяйственной деятельности организации методом двойной записи в денежном выражении на счетах бухгалтерского учета в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции (ст. 2 Закона № 188-З). Первичный учетный документ - документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков - Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 188-З). Следовательно, необходимо выяснить, какие именно из документов, которыми оформляется предоставление и оплата отпуска, являются типовыми (табл. 1), а какие организация разрабатывает самостоятельно.

Таблица 1

Типовые первичные документы по оформлению отпусков

В отношении тех документов, которые не имею типовых форм целесообразно разработать унифицированные внутрифирменные документы. Их заполнение позволит избежать ошибок и неточностей, а также сократит время при заполнении (оформлении), уменьшит расход бумаги. Такие документы могут быть размножены в типографии либо на ксероксе, либо иметь электронный вариант, который заполняется при формировании документа. К числу таких документов относится в первую очередь непосредственно расчет сумм, причитающихся работнику за период отпуска и заявление на отпуск. Форма расчета сумм, причитающихся работнику за период отпуска, зависит от того, отработал он последние двенадцать месяцев полностью, либо были периоды, в которых неполный месяц (например, отпуск без сохранения заработной платы).

График документооборота

Согласно пункту 5.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Министерством финансов СССР 29.07.1983 № 105 (далее - Положение № 105) работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (п. 5.4 Положения № 105).

При формирование графика документооборота следует учитывать требования Перечня типовых документов органов государственной власти типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 (в редакции от 28.04.2004 № 4) по срокам хранения документов в организации.

Работа по составлению графика документооборота трудоемка. В связи с этим ниже нами приводится график документооборота некоторых документов по учету отпускных (табл. 2).

Таблица 2

График документооборота

Отпуск без сохранения заработной платы

В соответствии со ст. 150 Трудового кодекса Республики Беларусь от 26.07.1999 № 296-З (с учетом изменений от 29.06.2006 № 138-З) (далее - ТК) под отпуском понимается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы. Кроме ежегодных оплачиваемых отпусков работникам могут предоставляться отпуска без сохранения заработной платы. Такие отпуска условно можно сгруппировать в три группы (табл. 3):

- отпуска без сохранения заработной платы, которые наниматель обязан предоставить работнику:

- отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым и другим уважительным причинам, предоставляемый по договоренности между работником и нанимателем;

- отпуска без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, предоставляемые по инициативе нанимателя.

Таблица 3

Отпуска без сохранения заработной платы, которые наниматель обязан предоставить работнику, оформляются на основании заявления работника. В заявлении указывается основание - ссылка на статью ТК.

Отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым и другим уважительным причинам, предоставляемый по договоренности между работником и нанимателем также оформляются на основании заявления работника. Однако в этом случае в заявлении работник указывает уважительную причину. Является ли причина уважительной - решает наниматель. Он же с учетом интересов производства определяет возможность предоставления отпуска в указанное работником время, а также продолжительность предоставляемого отпуска.

Отпуска без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, предоставляемые по инициативе нанимателя, инициируются нанимателем. В этом случае работник должен дать письменное согласие на такой отпуск. В противном случае наниматель могут расцениваться как простой. Согласно ст. 34 ТК для целей оплаты труда простоем признается временное (сроком не более 6 месяцев) отсутствие работы по причине производственного или экономического характера (выход из строя оборудования, механизмов, отсутствие сырья, материалов, электроэнергии и т.д.). Оплата труда работников в случае простоя не по их вине не может быть ниже 2/3 установленной тарифной ставки (оклада) (ст. 71 ТК).

Подчеркнем, что работник, получив отпуск без сохранения заработной платы, может в любой момент прервать его и выйти на работу, поставив об этом в известность нанимателя.

Как и трудовые отпуска, отпуска, без сохранения заработной платы, оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом. Примерная форма записки об отпуске устанавливается Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (ст. 152 ТК).

Руководитель (директор) идет в отпуск

Понятно, что организация не может нормально функционировать, если отсутствует ее руководитель (директор, генеральный директор и т.п.) (далее - руководитель) и при этом его функции ни кем не исполняются. Следовательно, необходимо правильно документально оформить этот аспект. Такое оформление зависит от организационной структуры самой организации, а также организационно-правовой формы организации (унитарное предприятие, ООО, ОДО, ЗАО и др.).

Если у руководителя имеется заместитель, в должностной инструкции которого предусмотрено исполнение обязанностей на время отсутствия руководителя, то в этом случае на время отпуска именно он и исполняет обязанности в соответствии с должностной инструкцией. Если же организация небольшая и у руководителя нет заместителя, в должностной инструкции которого предусмотрено исполнение обязанностей на время отсутствия руководителя, то в этом случае на время отпуска по общему правилу издается приказ, которым назначается временно исполняющий обязанности. При временном отсутствии (в связи с отпуском, болезнью и по другим причинам) директора (руководителя), т.е. первого лица, приказом вышестоящей организации, приказом по организации либо протоколом собрания учредителей выполнение обязанностей директора возлагается на другое лицо. Здесь есть одна особенность, если в отпуск отправляется директор частного унитарного предприятия, являющийся одновременно его учредителем, то он заявление на отпуск не пишет. В этом случае оформляется приказ на отпуск, в котором назначается временно исполняющего обязанности на время отсутствия руководителя.

Для подтверждения полномочий осуществления хозяйственной и финансовой деятельности предприятия этому работнику директором или собранием учредителей выдается доверенность на осуществление управленческих функций. В соответствии со ст. 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на собственности Республики Беларусь или собственности административно-территориальной единицы, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Если в карточке с образцами подписей и оттиска печати в банке оформлена как первая или единственная подпись директора, то для выполняющего обязанности директора также следует предусмотреть право распоряжения счетом и подписания расчетных документов.

Как правило, при отсутствии руководителя, работник, назначенный исполняющим обязанности руководителя, получает доплату в размере разницы между его фактическим окладом и должностным окладом директора (без персональной надбавки).

В отпуск идет главный бухгалтер

Как и в случае с руководителем организации, если у главного бухгалтера имеется заместитель, в должностной инструкции которого предусмотрено исполнение обязанностей на время отсутствия главного бухгалтера, то в этом случае на время отпуска именно он и исполняет обязанности в соответствии с должностной инструкцией. В ином случае на период отпуска (или отсутствия по другим причинам) главного бухгалтера приказом по организации назначается лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета и отчетности.

Если подпись главного бухгалтера оформлена в карточке с образцами подписей и оттиска печати в банке, следует внести соответствующие изменения аналогично рассмотренному выше порядку в отношении руководителя организации. Исполняющий обязанности главного бухгалтера будет подписывать первичные и прочие документы, налоговые декларации, расчеты, отчеты и т.п. На время отсутствия главного бухгалтера приказом об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника дополнительные функции возлагаются на другое лицо, как правило, бухгалтера.

Пример

В отпуске - один из работников, работающих по специально установленному графику сменности.

Как правило, такая ситуация возникает у сторожей, дежурных электриков и других категорий работников, работающих по специально установленному графику сменности на условиях суммированного учета рабочего времени. При этом выполнение обязанностей временно отсутствующего работника приказом возлагается на другого работника или распределяется пропорционально между остальными работниками.

Во втором случае следует предусмотреть установление несколько иного графика сменности - такого, чтобы обеспечивался непрерывный цикл функционирования той службы организации, в которой данный работник работает.

Работнику (или нескольким) назначается доплата за дополнительные обязанности в размере до 100% оклада отсутствующего работника (или пропорционально распределенная между работниками) в соответствии с количеством отработанных часов. Кроме того, все часы, отработанные работниками сверх установленной на месяц нормы продолжительности рабочего времени, должны быть оплачены как сверхурочные.

Бухгалтерский учет

Отражение сумм расчетов уходящему в отпуск работнику отражается на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в зависимости от закрепленного в учетной политике метода. Если резерв создавался, то в бухгалтерском учете начисленные суммы отражаются непосредственно на счете 96 "Резервы предстоящих расходов" субсчета "Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам" (табл. 4), а если не создавался, то без участия этого счета (табл. 5).

Таблица 4

Таблица 5

Нами отмечалось, что на время отсутствия основного работника, работнику, исполняющему его обязанности, производится доплата. В бухгалтерском учете эти операции отражаются аналогично тому, как отражается начисление заработной платы (табл. 6).

Таблица 6

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. / Минск «Беларусь» 1997.

Гражданский кодекс Республики Беларусь от 7 декабря 1998 г. № 218-З. Принят Палатой представителей 28 октября 1998 года. Одобрен Советом Республики 19 ноября 1998 года. (Ведомости Национального собрания Республики Беларусь, 1999 г., № 7-9, ст.101.). ЮРИДИЧЕСКАЯ СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА «ЮСИАС» - 2008г.

Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года. ЮРИДИЧЕСКАЯ СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА «ЮСИАС» - 2008г.

Василевич Г.А. Конституционное право Республики Беларусь: Учебник. - Минск: Книжный дом; Интерпрессервис, 2003. - 882с.

Колбасин Д.А. Гражданское право. Общая часть. - Мн.: ПолиБиг. По заказу общественного объединения «Молодежное научное общество». 1999. - 374с.

Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред. Василевича Г.А. Издательство Амалфея. / 2003. - 1120с.

Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.

Трудовое право: Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и др.; Под общ. ред. В.И. Семенкова. - 3-е изд.; перераб. и доп. - Мн.: Амалфея, 2006с.

Трудовое право Республики Беларусь: Практическое пособие / Важенкова Т.Н. - Мн.: УП «Молодежное», 2003.

Трудовое право Республики Беларусь, Краткое изложение курса / В.А. Круглов. - Мн.: Дикта 2004. - 75с.