Оптимизация управленческой деятельности заместителя директора по учебно-воспитательной работе

25

Министерство общего и профессионального образования

Свердловской области

Муниципальное образовательное учреждение

Дополнительного образования детей

Детско-юношеская спортивная школа "Самбо и Дзюдо"

Проект

Оптимизация управленческой деятельности заместителя директора

по учебно-воспитательной работе

Составитель:

Должность:

Заместитель директора

по учебно-воспитательной работе

Качканар

2008

Оглавление

• Глава 1
• 1.1 Анализ современного состояния вопроса оптимизации управленческой деятельности
• 1.2 Исследование и анализ документационного обеспечения системы управления
• 1.3 Требования, предъявляемые к информации
• 1.4 Уровни управленческой информации
• Глава 2. Проектная часть
• Заключение
• Литература
• Приложение 1
• Приложение 2

Введение

Произошедшие в стране перемены в социально-экономической жизни, курс на демократические формы организации управления привели к существенному повышению роли всего управленческого персонала организации. В новых условиях роль управленческого персонала, его компетентность, умение ориентироваться в сложных управленческих задачах и принимать быстрое и эффективное решение - неотъемлемая часть эффективной организации. Этим объясняется активный интерес к проблеме эффективной организации деятельности управленческого персонала, оптимизации этого процесса. Исследования различных авторов (В.В. Авдеев, Т.Ю. Базаров, А.А. Деркач, ЮМ. Жуков, В.И. Корниенко, Р.Л. Кричевский, В.Н. Маркин, Ю.В. Синягин, А.В. Филиппов, К.М. Ушаков, Р.Х. Шакуров, В.М. Шепель и др.) показывают, что значительную роль в этом процессе играют как личностно-профессиональные особенности руководителя, так и организационно-технологические факторы.

Актуальность проблемы усиливают и существующие в современной системе управления противоречия между:

> требованиями к организации эффективной деятельности управленческого персонала учреждения дополнительного образования и отсутствием научных рекомендаций по ее осуществлению, обоснованных психологических условий ее эффективности;

> повышенным запросом к профессиональной подготовке управленческого персонала учреждения, в силу его специфической предназначенности, и отсутствием технологии такой подготовки, учитывающей условия деятельности управленческого персонала и его специфические особенности;

> необходимостью своевременной оптимизации деятельности управленческого персонала в зависимости от изменения социальной среды, трансформации стратегических и тактических целей учреждения дополнительного образования - и отсутствием психолого-акмеологической технологии такой оптимизации, включающей диагностический, рефлексивный, развивающий и моделирующий компоненты.

Актуальность проблемы, ее практическая значимость и малая разработанность в современной науке определили выбор темы данной работы.

Цель работы - выявить пути оптимизации деятельности управленческого персонала (а именно, заместителя директора по учебно-воспитательной работе) учреждения дополнительного образования.

Задачи:

1. Провести анализ современного состояния разработанности выделенной проблемы, наметить наиболее эффективные пути ее решения.

2. Выявить и проанализировать психологические особенности деятельности заместителя директора по учебно-воспитательной работе в системе дополнительного образования.

3. Определить пути оптимизации деятельности управленческого персонала учреждения дополнительного учреждения, направленной на повышение ее эффективности.

Объект исследования: деятельность заместителя директора по учебно-воспитательной работе учреждения дополнительного образования.

Предмет исследования: оптимизация деятельности заместителя директора по учебно-воспитательной работе учреждения дополнительного образования.

Итог работы формулируется через гипотезу: "если разработать комплекс мер по адаптации организационной структуры к основным целям и задачам учреждения, то это позволит оптимизировать управленческую деятельность заместителя директора по учебно-воспитательной работе".

Глава 1

1.1 Анализ современного состояния вопроса оптимизации управленческой деятельности

Использование педагогических возможностей системы дополнительного образования детей зависит от эффективности управленческой деятельности. Смысл ее состоит в создании необходимых условий для достижения желаемых педагогических и социальных результатов.

Оптимизация деятельности управленческого персонала предполагает наличие особых мер (методов и приемов работы) по адаптации организационной структуры к основным целям и задачам учреждения дополнительного образования; по формированию корпоративной культуры организации с учетом ее специфики; по поиску эффективных стратегий внутриорганизационного взаимодействия.

Выявлены и обоснованы психологические особенности деятельности управленческого персонала учреждения системы дополнительного образования, на формирование которых влияют: специфика целей и задач организации, характер содержания деятельности, внутриорганизационные отношения, организационно-управленческие позиции, ролевые характеристики, организационные воздействия, латентные связи.

Они же проектируют алгоритм продуктивного решения организационных (организация совместной деятельности; правильное распределение общей работы между персоналом; обеспечение точного выполнения каждым работником их обязанностей; согласованных, слаженных действий) и управленческих задач (реализация управленческих решений, планирование и контроль деятельности, осуществление нововведений, мотивирование сотрудников), обеспечивающих адаптированность учреждения к условиям внешней среды, достижение стратегических целей и удовлетворенность управленческого персонала своей деятельностью.

Доказательно представлено, что детерминантами эффективности деятельности управленческого персонала учреждения выступают особенности организационной структуры; личностно-профессиональные особенности и уровень профессионализма представителей управленческого корпуса; корпоративная культура организации, отвечающая ее миссии, целям, задачам и формирующая соподчиненность организационных и личностных ценностей руководителей; характер и стиль внутриорганизационного взаимодействия.

Показано, что особенности корпоративной культуры учреждения проявляются:

в деформации представлений об основном предназначении организации и ее миссии;

в отсутствии общего видения на стратегические цели;

в "веерности" мнений о путях развития организации и оптимизации ее управленческой структуры и личностно-профессиональных особенностях управленческого персонала, что ведет к изменению соотношения формальной и неформальной структур организации в сторону повышения роли неформальной структуры.

Организационная структура при этом становится частью общего жизненного пространства, являясь достаточно замкнутой системой, что также существенно влияет на людей, в ней работающих. Вместе с тем эти особенности, ограничивая в определенной мере выбор претендентов, обеспечивают более качественный отбор не только по профессиональным, но и по личностным качествам.

Выявлено, что к личностно-профессиональным особенностям управленческого персонала учреждений дополнительного образования относятся: типичность профессионального становления и карьерного роста руководителей в данном коллективе; деятельность в замкнутом коммуникативном, социальном, профессиональном и территориальном пространстве организации; стирание границ между профессиональной и личностной сферами жизнедеятельности.

Определено, что эффективность деятельности управленческого персонала может повышаться при условии своевременного специально организованного процесса оптимизации такой деятельности, направленного на сбалансированность организационной структуры, отработку конструктивных стратегий внутриорганизационного взаимодействия, формирование адекватной ценностям, целям и задачам организации корпоративной культуры, повышение профессиональной управленческой компетентности руководителей.

1.2 Исследование и анализ документационного обеспечения системы управления

Осуществление функций управления во многом зависит от внедрения строго продуманной системы внутришкольной информации и отчетности, единых форм учебно-педагогической документации. Только на основе ритмично действующей прямой и обратной связи, достоверной информации руководитель может ставить конкретные задачи, принимать правильные решения, обеспечить их практическую реализацию. Функциями управления являются: "прогнозирование, программирование, планирование, организация, регулирование, контроль, анализ, корригирование, стимулирование…" Поташник М.М. «Управление современной школой», М., 1992, стр.21.

Одна из наиболее характерных особенностей управленческой информации в современных условиях - резкое возрастание ее объемов. Но было бы неверно сводить возрастание объемов информационных потоков к объективным причинам. Есть ряд субъективных причин: помимо отчетов одна и та же информация используется для создания различных видов документации. Это свидетельствует о многократном тиражировании одних и тех же исходных данных в разных формах (документах), что никоим образом не способствует качественному управлению, т.к. не несет в себе никакой новой информации, а лишь занимает время управленца на бумаготворчество.

"Информационный анализ позволил выявить объемы информации, потребляемые органами управления образования: 48,6% Управление образования, 0,96% Министерства образования Свердловской области. Полученные данные свидетельствуют о том, что чем выше уровень управления образования, тем меньше информации об учреждении имеет орган управления образования и тем слабее его представление о реальных процессах и проблемах в ОУ. Данный вывод подтверждается анализом качественного состава информации, потребляемой органами управления образования.

Полученные данные свидетельствуют о неравномерности формирования информационной структуры органов управления образования по документации получаемой из учреждения дополнительного образования.

Наиболее равномерно в отношении учреждении дополнительного образования сформирована информационная структура Министерства образования Свердловской области. Министерство образования основное внимание уделяет программно-методическому (25,7%) и нормативно-правовому (20,8%) обеспечению образовательного процесса.

По сравнению с городскими и районными органами управления образованием Министерство образования собирает больше информации о детях и материально-техническом обеспечении образовательного учреждения.

В информационной структуре районного управления образования главным приоритетом являются формальные данные о педагогах (57,2%) и программно-методическое обеспечение образовательного процесса (19,6%), практически не уделяется внимания детям (1,5%) и материально-техническому обеспечению (1,4%), последнее свидетельствует о том, что образовательное учреждение функционирует в режиме "выживания".

В информационной структуре городского управления образования преобладает формальная информация о педагогах (70,5%), об организационно-содержательном (9,4) и нормативно-правовом (7%) обеспечении образовательного процесса.

При сравнении выраженных в символах объемов информации, запрашиваемых органами управления образования разных уровней, становится очевидным, что город собирает информации о педагогах больше, чем район, область уделяет внимания нормативно-правовому и программно-методическому обеспечению больше, чем район и город, объемы информации, запрашиваемые областью об образовательном процессе, детях и материально-техническом обеспечении больше, чем районом и городом.

Эти данные характеризуют приоритеты органов управления образования при формировании образовательной политики, а их несовпадение на разных уровнях проявляется в несогласованности действий на практике, в напряженности отношений между органами управления образования" исследования проведены Культурно-творческим центром «Юный химмашевец» города Екатеринбурга в конце 90-х годов..

По результатам исследований объем полезной информации в общем объеме информации составляет не более 50%, именно на ее основании и осуществляется управление учреждением. Следовательно, необходимо стремиться к ее увеличению, что приведет к повышению качества управления.

На основании вышесказанного можно сделать следующие выводы. Одним из путей оптимизации управленческой деятельности заместителя директора по учебно-воспитательной работе является организация эффективного документооборота в учреждении. Для этого необходимо:

Определение информационных потоков, стандартов на создание, оформление, передачу и хранение управленческой информации.

Определение требований к регламентирующим документам: виды, данные, исполнители, формат представления.

1.3 Требования, предъявляемые к информации

Рассматривая документацию, необходимо определить требования к управленческой информации, на основании этих требований определить какую первичную информацию (данные) будем собирать, чтобы получить, в конечном итоге, необходимую нам информацию о системе.

Требования:

полнота - о всех элементах системы и их связях, возможность составления установленных форм отчетности и заполнения предписанных аналитических материалов, возможность составления стратегических прогнозов развития Центра;

точность - соответствие способов, технологий получения и содержания информации;

своевременность - установление сроков сбора, обработки и представления информации;

достоверность - фиксируемые данные соответствуют действительности, возможность получения информации, соответствующей реальному состоянию дел;

проверяемость - возможность проверить достоверность информации либо в процессе ее получения, либо по документам;

одноразовый ввод информации;

открытость - доступность информации для всех субъектов образовательного процесса;

достаточность - отсутствие избыточной информации;

необходимость - использование в управлении образовательной системой;

валидность - обоснованность и адекватность исследовательских инструментов (методик получения информации ее содержанию).

На основании собранной информации проводится анализ внешней и внутренней среды учреждения дополнительного образования. Анализируются в динамике развития следующие аспекты деятельности:

соответствие хода учебно-воспитательного процесса учебным планам, приказам, инструкциям и т.д.;

выявление успехов, достигнутых педагогами, с целью их трансляции в коллективе;

выявление недостатков с целью их ликвидации и предупреждения;

изучение психологического климата во взрослом и детских коллективах;

удовлетворенность всех субъектов образовательного процесса.

Важным условием эффективности управленческой деятельности является соблюдение организационных стандартов. Организационные стандарты, ставшие привычными регуляторами деятельности обеспечивают преемственность в управленческих структурах. Они позволяют более экономно использовать рабочее время, расширяют возможности для творческой деятельности, для применения технологии целевого управления системой.

1.4 Уровни управленческой информации

В практике управления можно использовать три уровня управленческой информации:

административно-управленческий уровень (директор и его заместители);

уровень коллективно-коллегиального управления (педагогический и методический советы, методические объединения);

уровень ученического самоуправления.

Каждому из этих уровней соответствует свой, вполне определенный набор необходимой управленческой информации на основе принципа оптимальной достаточности. При разноуровневой организации потоков управленческой информации одна и та же информация может быть внутренней по отношению к одному уровню и внешней по отношению к другому.

Вариант организации основных потоков управленческой информации.

Функциональная классификация видов управленческой информации.

Процесс управления можно представить как целенаправленную деятельность управляющей и управляемой подсистем по регулированию педагогического процесса в целях его перевода на более высокий уровень.

Критерии и показатели качества управленческих структур определены в таблице (см. Приложение 1).

Нарушение в применении воздействующих (управленческих) решений приводит к нарушению коммуникативных связей системы управления, к частичному или полному выходу управляемой системы из-под управляющего воздействия. В этом случае информационно-аналитическая деятельность превращается в констатирующую, перестает быть управляющей и теряет свою целесообразность.

Структура управления ДЮСШ "Самбо и Дзюдо" представлена пятью уровнями (см. Приложение 2). Каждый уровень дает возможность уполномоченным лицам самостоятельно проводить сбор, хранение, обработку и систематизацию оптимизированной для своего уровня управленческой информации, сообщая "наверх" только наиболее значимую, показательную ее часть, а также результат ее аналитической обработки.

Чтобы принять оптимальное управленческое решение, используются различные источники информации (административные, методические, вспомогательные), но в любом случае, чтобы создать целостную информационную систему как условие успешной управленческой деятельности, необходимо определить для каждого уровня:

содержание (состав) необходимой информации;

объект управленческой информации;

источники информации;

информационные потоки и уровни их обработки

назначение и способ хранения информации.

Основной критерий отбора информации - возможность уполномоченного лица на основе ее анализа принимать управленческое решение на своем уровне. Сбор информации, по результатам анализа которой собиравшее ее лицо не может или не уполномочено принимать управленческое решение, не имеет отношения к управленческой деятельности и по этой причине нецелесообразен. При этом отбор содержания управленческой информации на разных уровнях управления должен быть не только оптимальным, но и соответствовать схеме управления Школы. Использование компьютерной техники в управленческом процессе значительно упрощает и оптимизирует процесс накопления, использования и хранения управленческой информации. Это позволяет стандартизировать работу с информацией, то есть разработать и использовать положительно зарекомендовавшие себя формы документации, а также минимизировать время подготовки, передачи прямой информации. Сбора, передачи, обработки и использования обратной информации.

Управленческая информация по организации учебно-воспитательного процесса накапливается и систематизируется с помощью заместителя директора, обрабатывается и анализируется на его уровне и в обобщенном виде поступает для анализа директору. Это дает возможность ведения "управленческого дневника". В процессе реализации плана работы делаются записи комментариев, замечаний и предложений по текущей работе, которые составят основу коррекции плана работы на новый учебный год.

Эффективный мониторинг (отслеживание функционирования) основной деятельности возможен при выполнении следующих условий:

оптимальное сочетание избранных объектов контроля, содержания необходимой управленческой информации, субъектов, форм и способов ее сбора, обработки и анализа на каждом уровне внутришкольной системы управления.

Заинтересованность участия ответственных лиц в аналитической деятельности.

Практическая значимость анализа управленческой информации на всех этапах ее прохождения и уровнях использования.

Информация накапливается в информационном банке, затем анализируется соответствующими субъектами управления, формулируются цели, и организуется работа по их достижению. Управленческий цикл завершается сравнением реального результата с поставленной целью и выявлением отклонений.

Глава 2. Проектная часть

Уже с конца 80-х годов XX века назревал вопрос об оптимальном подходе к управлению в связи с тем, что учреждение вступило на путь инновационных преобразований, но они вели к такому положению, которое получило название "неустойчивое равновесие". Это состояние вызывалось тем, что необходимо было постоянно функционировать и в тоже время что-то преобразовывать в учебно-воспитательном процессе.

Проблема, существующая в настоящее время, заключается не столько в том, чтобы отобрать для использования необходимый и достаточный минимум информации, сколько в том, чтобы организовать оптимальную циркуляцию и использование всей информации. Поэтому на основе предложенного директором примерного функционала каждый сам сформулировал для себя "правила игры", которые должны были полностью обеспечить управление любой подсистемой нашего учреждения.

Управленческие действия поддаются алгоритмизации, которая выступает первоначально как прогноз предстоящих действий, в которых будет задействовано множество исполнителей, но ведущую скрипку должен играть заместитель директора.

Для оптимизации управленческой деятельности была предложена переработка следующих управленческих структур:

функциональной: распределение всего функционала учреждения между субъектами управления, равномерность распределения, отсутствие дублирования. Поэтому каждый управленец составил сам себе функциональные обязанности по управлению подсистемой, всецело отвечая перед директором за нормальное ее функционирование.

информационной: стабильность, оптимальность, равномерность информационных потоков, получение максимального объема информации.

Функциональная структура управленческой деятельности претерпела изменения в следующем:

На основании функциональных обязанностей управляющих субъектов была проанализирована номенклатура дел. Вследствие чего сделаны следующие выводы - некоторые папки дел дублируются в различных разделах (например, в разделах "Руководство" и "Учебно-воспитательная работа" повторяются дела "Аналитический отчет", "Планы управления образования", "Планы работы ДЮСШ "Самбо и Дзюдо"", "Расписание". В разделах "Учебно-воспитательная работа" и "Методическая работа" повторяются дела "Анализ работы", "Анализ посещения занятий"). Все это ведет к увеличению количества бумаг и большой потери рабочего времени. При этом необходимо, предотвратить дублирование информационных потоков, проходящих через один и тот же узел по одной и той же линии связи, и обеспечить прохождение как прямой, так и обратной информации.

Была разработана новая номенклатура дел, в которой количество дел по каждому разделу существенно сократилось.

Информационная структура анализировалась с точки зрения своевременности, необходимости, но достаточности полученной информации. Алгоритмизация всех образовательных процессов позволит подвигнуть управленца к постоянной рефлексии, что обеспечит более качественное исполнение им из года в год своих функциональных обязанностей. Процессом получения и переработки информации о ходе и результатах учебно-воспитательного процесса является внутренний контроль. В практике выделяют периодически повторяющиеся виды контроля. Поэтому можно использовать матрицу внутреннего контроля, дополняя и расширяя ее ежегодно, внося изменения, исходя из анализа работы за прошедший год, с учетом меняющихся задач. Становление матричной структуры внутреннего управления сопровождается определением узлов. В узлах происходит слияние или, наоборот, разделение однородных информационных потоков по вертикальным линиям связи и пересечение горизонтальных информационных потоков между субъектами одного уровня.

Дело в том, что циклограммы, карты управленческих действий, сетевые графики легко подвергаются коррекции, вербально описываются, графически формализуются. Затратив достаточно большое время на первых порах на алгоритмизацию управленческих действий, впоследствии управленец его колоссально экономит, исключает нервозную обстановку в коллективе, добивается значительного педагогического эффекта.

На сегодняшний день имеется план внутреннего контроля для заместителя директора по учебно-воспитательной работе (см. приложение 3), разработаны информационные формы для удобства сбора и обработки информации (см. Приложение 4).

Для оптимизации деятельности заместителя директора по учебно-воспитательной работе планируются следующие направления работы:

формирование системы мониторинга эффективности деятельности педагогического коллектива;

формирование системы мониторинга личностного развития ребенка в рамках обучения в ДЮСШ "Самбо и Дзюдо"

В связи с этим планируется проведение следующих мероприятий:

Заключение

На эффективность управленческой деятельности влияют особенности организационной структуры учреждения; личностно-профессиональные особенности и уровень профессионализма управленца; корпоративная культура организации; характер и стиль внутриорганизационного взаимодействия.

Исходя из этого, эффективность управленческой модели зависит, прежде всего, от эффективности системы сбора, обработки и анализа управленческой информации для выбора оптимальных управленческих решений. Уровень аналитической культуры руководителя определяется не столько количеством подвергаемой анализу информации, сколько рациональностью ее отбора и оптимизацией механизма ее накопления, обработки и хранения.

В октябре 2004 года в Школе проведены исследования на определение максимальных и оптимальных потоков информации и структурного взаимодействия в коллективе. Определены формальные и неформальные коммуникационные узлы, которые будут являться структурными единицами для мониторинга.

В настоящее время в нашем учреждении формируется система информационного обеспечения управленческих структур. Разработаны формы сбора информации "Проверка журналов" (выполнение учебных программ, посещаемость), "Статистические данные" (количество детей, мальчиков, девочек, в каких учебных заведениях учатся, сохранность контингента по годам обучения), "Движение воспитанников", "Дети, оказавшиеся в сложной жизненной ситуации". Для четкого планирования работы управленца предложены циклограммы годовая, месячная и недельная. Это позволяет сохранять в учреждении рабочую атмосферу, помогает комфортно управлять, экономить нервную энергию всех членов педагогического коллектива. И, в свою очередь, оптимизировать управленческую деятельность заместителя директора по учебно-воспитательной работе.

Литература

1. Бромберг А. Информационное обеспечение управленческой деятельности. // Народное образование, 1999, №6. С.45-49.

2. Закон РФ "Об образовании" от 10.07.1992 г. № 3266 - 1

3. Качкис В.Т. Внутришкольный контроль // Завуч, 2001, №2. С.4-35

4. Поташник М.М. Управление современной школой. М.: Просвещение, 1992. - 396 с.

5. Портнов М.Л. Азбука школьного управления. М.: Просвещение, 1991. - 198 с.

6. Сенновский И.Б. Система внутришкольного управления // Завуч, 1999, № 6. С.122-124.

7. Стандарты информационного обеспечения. Сборник Центра детского творчества "Химмашевец". Екатеринбург, 2003

8. Фриш Г.Л. Книга для начинающего директора школы, или для того, кто хочет им стать.М. Академия, 2002. - 426 с.

9. Харисов Т. Внутришкольный контроль. // Народное образование, 1999, №9. С.278-281.

10. Холодов Ж.К., Кузнецов В.С. Теория и методика физического воспитания и спорта: учеб. пособие для студ. высш. учеб. заведений/ Ж.К. Холодов, В.С. Кузнецов. - 6-е изд., стер. - М.: Академия, 2008. - 480 с.

Приложение 1

Критерии и показатели качества управленческих структур

Приложение 2

Структура управления МОУ ДОД ДЮСШ "Самбо и Дзюдо"

1 ур

2 ур

3 ур

4 ур

5 ур

Управляемое воздействие заместителя директора по УВР

Управляющее воздействие заместителя директора по УВР