РЕФЕРАТ
ТЕМА: «MicrosoftProject в управлении проектами»
Общиехарактеристики
Microsoft Project стал фактически стандартом среди средствавтоматизации индивидуальной работы менеджеров проектов. Свою популярность онзаслужил благодаря удачному сочетанию простоты использования, дружескогоинтерфейса и наиболее необходимых инструментов управления проектами.
Microsoft Project рассчитан, в первую очередь, напользователей, которые не являются профессионалами в управлении проектами.Таким образом, его можно отнести к «непрофессиональным системам» управленияпроектами. с другой стороны, с помощью Microsoft Project можно управлятьпроектами со значительным количеством работ и ресурсов.
MicrosoftProject входит в семейство Microsoft Office, что подтверждается следующими егосвойствами:
· построениеинтерфейса и справочной системы на единственных с Microsoft Office принципах;
· возможностьсохранения данных проектов в базе данных Access;
· двустороннийобмен данными с Outlook;
Подавляющеебольшинство менеджеров, которые пользуются Microsoft Project, использует егодля планирования небольших задач. По оценкам, половина пользователей планируетпроекты объемом до 50 работ, и только от 10% до 20% – проекты, в которых более100 работ. Однако, современные версии Microsoft Project вполне пригодные дляиспользования управления и больших проектов. По мнению западных экспертов,Microsoft Project 2002 способный делать расчет расписаний и управления сложнымипроектами, размер которых достигает как минимум 10000 задач. Он хорошо подходитдля управления проектами, которые охватывают несколько отделов, и в которыхключевым требованием является автоматическая разработка графиков работ,прогнозирования хода работ и отслеживания их выполнения.
Среди преимуществ Microsoft Project также можно назватьусовершенствованные средства групповой работы, что позволяют одному менеджеруодновременно управлять несколькими проектами с большим числом участников. Помнению Gartner Group, Microsoft Project – лучший выбор для организаций, где используетсяматричная схема управления, то есть проектные команды допускают взаимодействиесотрудников из разных департаментов.
К недостаткам системы можно отнести ограниченные средствауправления бюджетом и отсутствие средств для управления рисками проекта.
Для расширения функциональности системы разработанныедополнительные модули, доступные для бесплатной загрузки через Internet. Крометого, существует web-сервис Microsoft ProjectCentral.com, предназначенный дляорганизации совместной работы над проектами для групп, распределенныхтерриториально. ProjectCentral.com предоставляет членам рабочей группы и всемзаинтересованным лицам веб-страницы для работы с информацией проекта.
Запуск проекта
Перед началом работы над проектом необходимо разбить проект его задачи,описать их связки, оценить трудоемкость задач и описать ресурсы, необходимыедля реализации проекта. Это является исходной информацией для работы MicrosoftProject, и, как правило, эту работу выполняет менеджер. На основе этойинформации система автоматически составляет подробный календарный план ходавыполнения работ, определяет критические пути, выполняет расчеты бюджетныхрасходов, предоставляет членам команды всю необходимую информацию и отображаетее в удобном для анализа виде (рис. 13.1).
/>
Рис. 13.1. Окно программы Microsoft Project
После того как исходный план сложен, но до того, как начатьразработку структуры проекта, необходимо создать файл проекта, ввестипредыдущие данные, а также прибавить в проект документы, которые относятся кего планированию (табл. 13.2).
Таблица 13.2. Действияпри создании нового проекта
Действие
Содержание
Создание нового проекта Новый файл проекта может быть создан «из нуля» или на основе существующего файла или шаблона. Можно также воспользоваться мастером создания проектов, в котором выполняются действия по настройке нового проекта. Открытие существующего проекта или шаблона Можно создать новый проект, используя уже имеющийся файл проекта, похожего на текущий проект. Для создания проекта можно также воспользоваться шаблоном. При использовании существующего файла или шаблона не нужно вводить в проект ведомости, общие с другими аналогичными проектами. Введение свойств файла Свойства файла, такие как название проекта или организации, тема, имя руководителя и комментарии, в будущем может облегчить идентификацию и поиск этого файла. Выбор способа планирования проекта
Большинство проектов планируется от определенной даты начала. Даже если известная дата, к которой проект повинный быть законченный, планирование из даты начала является более гибким.
Однако Но в некоторых случаях возникает необходимость планировать проекту от даты окончания. Связывание или сохранение касательных к проекту документов в Microsoft Project Создав файл проекта, можно связать с ним документы, которые непосредственно касаются проекта, например, план управления областью охватывания или план управления рисками. Установление рабочего времени для календаря проекта За замовченням в Microsoft Project используется рабочее время с 9:00 до 18:00 в рабочие дни с часовым обеденным перерывом. Можно изменить рабочие часы для всех рабочих дней, для определенных дней недели, например для вторника, или для определенных дат, таких как праздничные дни. Настройка рабочей группы проекта Перед началом работы необходимо наладить способ обмена данными с членами рабочей группы и обновления проекта в ходе его выполнения. Для передачи сводок можно использовать средства интерактивной совместной работы, такие, как Microsoft Project Server, систему корпоративной электронной почты, файловый сервер. Сохранение проекта. Время от времени необходимо хранить проект, чтобы внесенные изменения набрали с, чтобы создать резервную копию текущего проекта или шаблон, которому можно использовать для другого проекта. В Microsoft Project можно сберечь файл проекта несколькими способами, в том числе как веб-страницу, базу данных Microsoft Access или книгу Microsoft Excel, а также как шаблон проекта.
Введениезадач. Календарный план проекта в Microsoft Project складывается на основаниивведенных пользователем данных о проекте в целом, об отдельных его элементах –задачах, при необходимости – о ресурсах (рабочую силу, оборудование иматериалы), которые нужны для выполнения этих задач. Если какие-то данные попроекту изменяются после создания календарного плана, можно обновить задачи илиресурсы, после чего Microsoft Project скорректирует календарный план.
За умолчанием структура задач проекта Microsoft Projectпредставлена в виде перечня задач и диаграммы Ганта. Более для удобной дляпользователя настройки представлений используют «Мастер Диаграмм Ганта» (рис. 13.2).
/>
Рис. 13.2.Настройка представления с помощью «Мастерадиаграм Ганта»
В Microsoft Project можно вводить задачи двух видов: задачи,которые выполняются одноразово, и задачи, которые повторяются (с заданнымипараметрами повторения).
Для всех задач нужно ввести значениедлительности, зависимости задач и ограничения, после чего Microsoft Projectрассчитывает дату начала и дату окончания каждой задачи. Также можно ввести впроект ресурсы и назначить их задачам, чтобы указать, какой ресурс являетсяответственным за завершение каждого назначения, и рассчитать, какоеоборудование будет нужно или сколько материала будет потрачено. Если вводятсяресурсы, то календарные планы задач становятся более детальными за счет данныхо затратах труда, единицы измерения и рабочее время, которые вводятся вкалендаре. На планирование могут повлиять и другие элементы, такие как времяопережения и время опоздания, типы задач, доступность ресурсов.
Созданиеструктуры проекта. Для систематизации календарного плана в Microsoft Projectможно использовать структуру, которую можно задавать по ходу введения задач илипроекта после того, как все задачи введены. Структуризация позволяеторганизовать задачи в виде иерархии суммарных задач и подзадач. За умолчаниемвсе суммарные задачи выделяются полужирным шрифтом и располагаются свыступлением, а подзадачи отображаются под ними с отступлением.
Суммарные задачи помогают выделить основные и промежуточные этапыпроекту. Они подытоживают данные подзадач, сгруппированных в структуре подсоответствующей суммарной задачей. В структуре можно установить любоеколичество уровней, необходимое для воссоздания схемы организации проекта.
Для обозначения важного события, например, завершение большогоэтапа, в календарном плане используют вехи – задачи с нулевой длительностью.
Кодировка задач. Структуру проекта в Microsoft Project можнозадать и отобразить несколькими способами. Кроме суммарных задач и вех дляэтого также используют коды структурной декомпозиции работ (СДР) или кодыструктуры.
Структурная декомпозиция работ (СДР) – это иерархия задач впроекте, которая отражается последовательностями цифр, литер и их комбинациями.Microsoft Project позволяет представить структурную декомпозицию работ спомощью идентификаторов задач или с помощью кодов СДР.
Код структурной декомпозиции работ (СДР) – это литерно-цифровойкод, что однозначно определяет место расположения каждой задачи в общейструктуре проекта. Коды СДР можно использовать для описания календарного планаи отслеживания расходов.
В Microsoft Project применяются коды СДР двух типов. Первый типкодов – номер в структуре. Он автоматически вычисляется для каждой задачи наоснове структуры перечня задач. Номер в структуре является только числовым; егонельзя изменить, но он автоматически корректируется при перемещении задачивверх или вниз за перечнем задач или при изменении уровня задачи.
Второй тип кодов СДР – код, который настраивается вручную. Длякаждого проекта можно определить один набор настраивающих кодов СДР. Каждыйуровень кода СДР является представлением определенного уровня структуры перечнязадач. Но в отличие от номеров в структуре, уровни кода могут содержать буквы,цифры и знаки (комбинации букв и цифр), в зависимости от того, как были заданыровные маски кода при создании кода СДР. Можно задать автоматическое вычислениетаких кодов для новых задач, а также позволить повторение кодов СДР в разныхзадачах.
Коды структуры – это настроенные отметки задач или ресурсов. Ихиспользуют для группировки задач или ресурсов проекта нестандартными способами,например, по кодам расходов (для задач) или по кодам должностей (для ресурсов).Перед тем, как группировать задачи или ресурсы по коду структуры, необходимосоздать код структуры и назначить его задачам или ресурсам. Всего можно создатьдо 10 разных кодов структуры.
Установление зависимостей между задачами. Определив, из какихзадач состоит проект, необходимо установить последовательность их выполнения,связав между собой задачи, которые зависят одна от другой. Например, некоторыезадачи должны быть закончены, чтобы можно было начинать другие (рис. 13.3).
/>
Рис. 13.3. Установление связей между задачами проекта
Для установления связей между задачами необходимо определитьзависимость между датами их начала или окончания. Существуют четыре типазависимостей: окончание-начало, начало-начало, окончание-окончание,начало-окончание (табл. 13.3).
Таблица13.3. Типы зависимостей между задачами
Тип зависимости
Описание Окончание-начало задача бы не может начаться, пока не закончится задача А. Начало-начало задача бы не может начаться, пока не начнется задача А. Окончание-окончание задача бы не может закончиться, пока не закончится задача А. Начало-окончание задача бы не может закончиться, пока не начнется задача А. /> /> />
Оценкадлительности задачи. При добавлении задач к перечню задач нужно ввести длякаждой из них ее длительность и связки. Даты начала и окончания будут вычисленыв Microsoft Project автоматически. Для достижения максимальной гибкости припланировании стоит избегать жестких ограничений даты начала или окончания задачи.
При введении новой задачи в Microsoft Project, ей автоматическиназначается длительность в один день. Вопросительный знак возле длительностиуказывает, что это лишь предыдущая оценка. Задаче можно назначитьастрономическую длительность. В этом случае длительность будет планироватьсябез учета нерабочего времени и выходных.
Для оценки длительности задач может быть использован анализ заметодом PERT. После установления оптимистичной, пессимистической и ожидаемой длительностизадач календарного плана выполняется расчет взвешенной величины этих трехзначений (рис. 13.4). Кроме того, оптимистичные, пессимистические иожидаемые значения могут использоваться отдельно для определения наиболееранней, поздней и вероятной дат окончания проекта.
/>
Рис. 13.4. Расчет оценки длительности задачи за методомPERT
Если вместо дат предполагаемого начала и окончания задач вводитьих длительность, Microsoft Project автоматически создаст календарный планпроекта. Этот план можно будет впоследствии уточнить, перерывая те или другиезадачи или создавая отдельные календари задач.
За умолчанием в Microsoft Project задаче планируются всоответствии с периодами рабочего времени, установленными в календаре проекта.Однако можно использовать отдельные календари задачи. Они позволяют определитьиндивидуальные исключения для отдельных задач, например, если оборудованиефункционирует в нерабочее время или в рабочее время требует проведения работ изобслуживания.
Контроль за выполнением задач можно осуществлять с помощью крайнихсроков для задач. Крайние сроки не являются ограничениями. При возобновлениикалендарного плана задача, которая не закончилась к крайнему сроку, отражаетсяиндикатором.
Перерыв в работе над задачей. Иногда для определения характеразависимости между задачами недостаточно установление связи. Чтобы показать, чтовремя выполнения задач перекрывается, задают время опережения задачи. Если женужно установить задержку между выполнением задач, устанавливают времяопоздания.
Время опережения – это время перекрытия задач, которые зависятодна от другой. Например, если можно запустить задачу, когдазадача-предшественник закончена только наполовину, для задачи-последователязадают зависимость «окончание-начало» со временем опережения 50%. Времяопережения вводится как отрицательное значение времени опоздания.
Время опоздания – это задержка между задачами, которые имеютзависимость. Например, если между окончанием одной задачи и началом другойзадачи нужная задержка в два дня, между ними устанавливают зависимость «окончание-начало»и задают время опоздания в два дня.
В процессе уточнения календарного плана может возникнутьнеобходимость прервать выполнение задачи. Например, выполнение одной из задачпроекта может требовать материалов, которые будут поставлены только черезнеделю; или может оказаться, что какие-то две задачи по плану выполняютсяодновременно и используют один ресурс. Если календарный план позволяет, можнопрервать одну из задач, чтобы часть работы была выполнена к началу второйзадачи, а другая часть – по окончании этой задачи. Задачу можно перерыватьнесколько раз.
Управление ресурсами
После того, как определенный объем и задачи проекта, можно создатьв представлении «Лист ресурсов» перечень ресурсов (людей, оборудования иматериалов), которые принимают участие в исполнении задач проекта (рис. 13.5).Также можно составить предыдущий перечень ресурсов, который вместо конкретныхназваний содержит прототипы, чтобы предварительно согласовать вопрос кадровогои материально-технического обеспечения, если это необходимо.
/>
Рис. 13.5. Перечень ресурсов проекта
Ресурсы в Microsoft Project могут быть двух типов: трудовые иматериальные.
К трудовым ресурсам относятся люди и оборудование, котороевыполняет задачи, тратя на них свое время или труд. Для назначения новоготрудового ресурса стоит указать, сколько времени, или какое максимальное числоединиц он должен потратить на выполнение проекта: все свое рабочее время(полная занятость – 100%), часть рабочего времени (частичная занятость –например, 50%) или все время группы ресурсов (например, 300% для группы из трехстоляров, которые принимают участие в проекте).
К материальным ресурсам относится сырье и материалы, которые использованныепри выполнении задач проекта. Для каждого материального ресурса определяетсяединица измерения материала. При назначении материального ресурса задачи, нужноуказать нормы расходов материала для данного назначения. Можно также указать,изменяется ли затрата материала со временем (переменная норма затратыматериала), или остается постоянной (фиксированная норма затраты).
Назначение ресурсов задачам. Подготовив все необходимые данные оресурсах, можно назначать их задачам (рис. 13.6). Это необходимо для того,чтобы уточнить, кто именно отвечает за выполнение задач. Назначение ресурсовтакже помогает определить, сколько времени будет потрачено на работу надзадачей и которых это нуждается в расходах. Ресурсом может быть конкретныйсотрудник, группа людей (например, программистов), компонент оборудования(подъемный кран или компьютер) или материал, что тратится в процессе выполнениязадачи.
/>
Рис. 13.6. Назначение ресурсов задачам
После этого задачи планируются к выполнению в соответствии свеличиной затрат труда ресурса, числа единиц назначения и календарей ресурсов,что позволяет составить более точное расписание работы.
Выравнивание загрузки ресурсов. После составления корректировки планапроекта можно проверить, насколько оптимально используются ресурсы. Длянекоторых ресурсов может наблюдаться превышение доступности или запланированныебольшие затраты труда, чем позволяет свободное время. Другие могут бытьнедостаточно загружены или работать время от времени с неполной загрузкой.
Выравнивание загрузки ресурсов – это способ решения конфликтныхситуаций, связанных с тем, что ресурсам назначается слишком много работы; такоесостояние называется превышением доступности ресурсов.
Загрузку ресурсов можно выравнивать двумя способами:
· задержатьзадачу до тех пор, пока у назначенного ресурса не появится время для работы надней;
· прерватьзадачу так, чтобы часть ее была выполнена в запланированное время, а часть, чтоосталась позже, когда назначенный ресурс освободится.
Выравниватьзагрузку ресурсов можно вручную или автоматически. Если Microsoft Projectвыполняет автоматическое выравнивание загрузки, при выборе задач, которыеподлежат задержке или прерыванию, анализируются следующие факторы (рис. 13.7):
· идентификаторзадачи;
· имеющийсярезерв времени;
· приоритетзадачи;
· зависимостизадачи;
· ограничениезадачи;
· плановыедаты.
/>
Рис. 13.7. Настройка автоматического выравнивания загрузкиресурсов
Когда Microsoft Project выравнивает загрузку ресурсов, оноставляет без изменений назначения ресурсов и данные о задаче. MicrosoftProject только задерживает или перерывает задачи. При выравнивании загрузкивручную можно задержать задачу или назначить ей дополнительные ресурсы.
Если необходимо контролировать, в каком порядкедля задач будет проводиться автоматическое выравнивание загрузки, задачам нужноустановить приоритеты. Приоритет задается в диапазоне от 0 до 1000 (1000 –наивысшей приоритет). Задачи с приоритетом 1000 не включаются в выравнивание,то есть при выравнивании они ни при каких условиях не могут быть задержаны илипрерваны. Значение приоритета за умолчанием равняется 500.
Управление расходами
Начисление расходов. Начисление расходов проекта в Microsoft Projectможно выполнить несколькими способами (табл. 13.4):
Таблица 13.4. Способы начисления расходов
Название
Метод
Установление ставок заработной платы и вознаграждений для ресурсов. Введение ставок или расходов на использование ресурсов, таких как рабочая сила и оборудование, чтобы рассчитать итоговые расходы на ресурсы, задачи и весь проект.
Установление значений расходов на материалы Если планируется использовать материальные ресурсы, которые тратятся. Microsoft Project вычислит общие расходы на эти материальные ресурсы, исходя из базовых норм расходов и введенных значений. Установление фиксированных расходов для задач Если ввести установленную плату за использование или приобретение ресурсов, таких как оборудование, эти фиксированные расходы может быть включено в итоговые расходы суммарных задач и всего проекта. /> /> /> /> />
Таблицы норм расходов и их использования. Расходы на ресурсы вMicrosoft Project рассчитываются на основе обычных ставок и ставок сверхурочныхработ, введенных расходов на использование, или отмеченных одноразовых расходыдля назначения.
Таблица норм расходов – это набор данных о нормах и ставках дляматериальных и трудовых ресурсов, включая стандартную ставку, ставкусверхурочных работ, любые расходы на использование, а также дату, когда ставкаоплаты вступает в действие (рис. 13.8).
Для каждого ресурса можно задать и использоватьпять разных таблиц норм расходов (например, одну таблицу норм расходов – дляобычных задач, другую – для стандартных и сверхурочных ставок опасных работ).
/>
Рис. 13.8. Таблицы норм расходов ресурса
Момент начисления расходов. При назначении расходов задачам иресурсам можно указать, в какой момент их нужно начислить. За умолчаниемрасходы распределяются пропорционально, а начисление расходов рассчитывается наоснове процента выполненной работы и распределяется на протяжении всеговыполнения задачи.
Можно также начислить расходы в начале задачи, если общая суммавыплачивается в начале, или по окончании задачи, если оплата осуществляетсяпосле завершения.
Исключением являются расходы на использования, которые всегданасчитываются в начале задачи.
Оценка расходов. Оценка расходов – это процесс расчетаприблизительных расходов на ресурсы и задачи, необходимых для выполнения проекта.Существует несколько методов оценки расходов. Выбор конкретного метода зависитот области охватывания проекта, уровня необходимой точности и вида деятельностиорганизации.
Для методов, в которых используются простые расчеты, такие, какрасчет расходов на квадратный метр, можно воспользоваться средствами созданияформул Microsoft Project. Для более сложных методов, например, дляпараметрических моделей, средств Microsoft Project недостаточно и необходимобудет воспользоваться специализированным или математическим программнымобеспечением.
Снижение расходов. С помощью настройки представлений можнопересматривать текущие, базовые, фактические расходы проекта и затраты, чтоостанься, с целью определения возможного перерасхода бюджета. Все расходы,кроме базовых, обновляются при каждом пересчете проекта в Microsoft Project.
Microsoft Project не предлагает автоматических методов снижениярасходов. Вместо этого расходы предлагается снижать таким способом:
· заменить,изменить или удалить назначение ресурса;
· применитьдругие таблицы норм расходов;
· объединитьназначение ресурсов и затраты на использование;
· исключитьрасходы на сверхурочные за счет исключения сверхурочных затрат труда.
Управление рисками
Риски – это события или ситуации, которые могут неблагоприятноповлиять на область охватывания проекта, календарный план, бюджет или качество.При выполнении проекта часто возникают непредвиденные факторы, которые влияютна ход его выполнения. Задача управления рисками – выявить элементы проекта,которые наиболее подданные рискам, и свести влияние непредвиденных ситуаций наних к минимуму. В проектах Microsoft Project можно определить риски по срокамвыполнения задач, риски превышения бюджета и риски, связанные с ресурсам.
Определение задач с большим риском. Инструменты, что наилучшеепозволяют определить задачи с большим риском в Microsoft Project – это переченьзадач, календарный план и диаграммы Ганта. Задачи с большим риском могут бытьопределены следующим образом (табл. 13.5).
Таблица 13.5. Методы определения задач с большим риском
Вид задач
Инструмент
Комментарий Задачи с оценками длительности Диаграмма Ганта, автофильтр Оценка длительности является возможным значением, что может существенно изменяться в ходе выполнения проекта. После начала проекта неопределенность в оценке длительности порождает неопределенность дать окончание проекта, то есть оценка даты окончания является рискованной. Чтобы оценить степень этого риска, можно пересмотреть все задачи с оценкой длительности, чтобы определить, какие оценки как и ранее верны, а которые требуют возобновления
Длительные задачи Диаграмма Ганта, автофильтр Длительные задачи являются более рискованными в сравнении с задачами малой длительности. Увеличение календарного плана или расходов для длительных задач может заметно повлиять на общие расходы проекта или дату его окончания. Кроме того, такая задача занимает больший часовой блок, поэтому ее сложнее планировать. Менее длительные задачи, чья суммарная длительность превышает длительность большой задачи, могут перекрываться так, что фактически их общая длительность будет меньше. Задачи, которые составляют критический путь Диаграмма Ганта, автофильтр Если проект нужно завершить к заданной дате окончания, необходимо внимательно следить по состоянию критического пути. Например, стоит убедиться, что на критический путь не повлияли изменения, внесенные в план проекта. Задачи с жестко ограниченным началом и окончанием Диаграмма Ганта, автофильтр Иногда жесткие ограничения дат («Фактическое начало» или «Фактическое окончание») для задач задаются случайно или без необходимости. Если для критических задач использовать более гибкие ограничения, календарный план становится более налаживаемым, становится возможным более эффективное планирование использовать ресурсы. Задачи с опозданием Диаграмма Ганта с вид-слежением Когда для проекта созданный базовый план, можно пересматривать ход выполнения задач, а также наличие опоздания дат начала и дат окончания. Можно отследить ход выполнения, сравнивая даты начала и окончания базового плана и календарного плана или фактические даты начала и окончания. Задачи с малым количеством доступных ресурсов Представ-влення «Использование задач» Стоит обратить внимание на те части календарного плана, где эти ресурсы полностью распределены, для них превышенная доступность или они могут стать недоступными. Задачи с несколькими предшественниками Диаграмма Ганта, автофильтр Чем больше предшественников, от которых зависит задача, тем выше вероятность того, что задачи-предшественники завершатся с опозданием и задержат задачу. /> /> /> /> />
Бюджетныериски. Анализ бюджетных рисков происходит в Microsoft Project с помощью анализаосвоенного объема. Анализ освоенного объема – это способ определенияпроизводительности проекта. Он показывает, какая часть бюджета должна бы былабыть потрачена на данный момент, в виде количества труда, тратящего на данныймомент, и базовых расходов на задачи, назначения и ресурсы.
В Microsoft Project общие значения освоенного объема отображаютсяв трех таблицах: «Освоенный объем», «Показатели затрат для освоенного объема» и«Индикаторы календарного плана освоенного объема». Расчет освоенного объемазависит от избранного способа (по проценту завершения или по физическомупроценту завершения), а также, если используется несколько базовых планов, отизбранного базового плана, по которому рассчитывается освоенный объем.
Ресурсные риски. Риски ресурсов в Microsoft Project можнопроанализировать следующим образом (табл. 13.6).
Таблица 13.6.Определение ресурсов с большим риском
Вид ресурсов
Инструмент
Комментарий Ресурсы, которые владеют специальными навыками Представление «Лист ресурсов» В большинстве проектов нужные ресурсы, которые владеют специальными навыками. Для удобства поиска таких ресурсов можно прибавить поле со сведениями об умении и навыках ресурсов. Ресурс, для которого есть только один поставщик Представление «Лист ресурсов» Даже если большинство поставщиков заслуживает доверия, материальный ресурс, для которого существует только один поставщик, несет в себе потенциальный риск. Материалы, для которых есть только один поставщик, необходимо определить для планирования риска, чтобы быть готовым использовать материалы-заменители или найти альтернативных поставщиков.
Полностью выделенные ресурсы.
Ресурсы с превышением доступности Представление «Лист ресурсов» Полностью выделенные ресурсы и ресурсы с превышением доступности могут вызвать осложнение и отодвинуть дату окончания проекта. Определив такие ресурсы, можно, например, уменьшить количество часов, когда эти ресурсы задействованы в задачах, задержать или перепланировать для них некоторые задачи или отыскать резервы. /> /> /> />
Отслеживание изменений
В Microsoft Project легко осуществлять отслеживание ходавыполнения проекта. Основным критерием оценки изменений проекта являетсябазовый план.
Базовый план является набором предыдущих оценокначальных и конечных дат, длительностей, затрат труда и расходов, сбереженныхпосле завершения и настройки плана проекта, но к началу выполнения работпроекта. Кроме того, в базовом плане хранится около 20 наборов данных, включаяитоги и почасовые сведения для задач, ресурсов и назначений (табл. 13.7). Можносберечь до 11 базовых планов.Таблица 13.7. Данные, которые хранятся вбазовом плане
Группа данных
Данные
Сведения о задачах
начальная и конечная даты
длительности
затраты труда
расходы
прерванные задачи
почасовые данные о затратах труда
почасовые данные о расходах Сведения о ресурсах
затраты труда
расходы
почасовые данные о затратах труда
почасовые данные о расходах Сведения о назначении
начальная и конечная даты
затраты труда
расходы
почасовые данные о затратах труда
почасовые данные о расходах /> /> /> />
По ходувыполнения проекта можно сравнить сбереженные в базовом плане значения сфактическими. При анализе освоенного объема можно также указать, какие значениябазового плана необходимо использовать для расчетов освоенного объема. Прикаждом сохранении базового плана записывается дата и время. Это облегчаетотслеживание использования базового плана, а также момента последнегосохранения.
Промежуточный план – это набор текущих данных проекта, сбереженныйпосле начала проекта, что сравнивается с базовым планом для анализа ходавыполнения проекта. В промежуточном проекте хранятся два набора данных(начальные и конечные даты текущих задач). Можно сберечь до 10 промежуточныхпланов.
Обмен данными между участниками проекта
Для успешной работы над проектом его участники должны обмениватьсяинформацией, необходимой для работы: изменениями в назначениях, ресурсах,задачах и тому подобное. Обмен может быть организован как с использованиемсовременных коммуникационных технологий, так и без них.
Для обмена сведениями о проекте между участниками может бытьиспользован сервер Microsoft Project Server. Это сопутствующий MicrosoftProject программный продукт, что устанавливается на сервере организации иобеспечивает возможности общего планирования и обмена сообщениями о состояниидля членов рабочей группы, руководителей проектов и других заинтересованныхсторон за счет обмена и обработки информации проекта. При использовании MicrosoftProject Server участники проекта могут пересматривать последние текущиесведения этом проекте.
Если пользователи не используют сервер Microsoft Project Server,но имеют доступ к Интернету, сведения о проекте могут экспортироваться вформате HTML путем сохранения их как веб-страницы. Также можно пользоватьсяспециальным веб-сервисом www.projectcentral.com.
Если для связи используется сетевой сервер или система электроннойпочты, например Microsoft Exchange или Microsoft Outlook, возможно простое направление,отправление или передача данных о проекте с помощью Microsoft Project.
В случае, когда при работе над проектом не используютсяэлектронные коммуникации, возникает необходимость в отправлении печатныхотчетов о текущем состоянии участникам проекта и заинтересованных лиц.Microsoft Project позволяет печатать сведения о задачах, ресурсы, расходы ипоступи выполнения проекта в отчетах, которые отвечают требованиямпользователей (рис. 13.9). Пользователи могут изменять данные в отчетах,применяя разные таблицы и фильтры.
/>
Рис. 13.9. Виды отчетов
Microsoft Project содержит много встроенныхотчетов о задачах и ресурсах, а также перекрестных отчетах. Они разделены нанесколько категорий: обзоры, текущую деятельность, расходы, назначения,загрузки и тому подобное.
Завершениепроекта
Завершение проекта дает возможность собрать и зафиксироватьинформацию о процессе и результатах его выполнения, чтобы предоставить еезаинтересованным сторонам. За результатами завершения проекта создают документыобобщения опыта.
В документах обобщения опыта записываются сведения о ходу проектаи наиболее удачных действиях. Сюда входят сведения об успехах и ошибкахпроекта, которые могут быть использованы для тренировки перед будущимипроектами или в повторных проектах.
Документы обобщения опыта дают возможность ответить на следующиевопросы.
· достигнутаяцель ли проекта;
· выполненнаяработа ли своевременно, в рамках бюджета и в соответствии со спецификациями;
· чтоможно сделать для усовершенствования будущих проектов;
· илидовольные заинтересованные стороны.
MicrosoftProject не дает возможности создать подобные документы автоматически. Вместоэтого можно воспользоваться любым редактором текста, и прикрепить файлыдокументов обобщения опыта к проекту Microsoft Project. После этого можнообеспечить доступ к ним с помощью отчетов и представлений, через Интернет,сервер Microsoft Project Server или общие папки Microsoft Exchange. Можно такжесберечь завершенный проект в виде шаблона, что позволит использовать его данныев новых проектах.
Списоклитературы
1. Шапиро В.Д. Управление проектами / В.Д. Шапиро.– СПб: Два Три, 1996. -610 с.
2. Ястремская Е.Н. Стратегическоеинвестирование предприятий: Монография / Е.Н. Ястремская, А.В. Строкович.– Харьков: РИО ХГАДТУ, 1999. – 182 с.
3. Kezsner Harold. Project Management. 6th edition. John Wiley & Sons. Jnc, 1999.
4. Fleming Q.W. Earned value project management / Q. W Fleming, J.M. Hoppelman,PMI, 1996. – 141 p.
5. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. PMI,1996.
Ресурсы Интернет.
6. www.pmi.ore.
7. www.pmi.org/publictn/ pmboktoc.htm.
8. www.
Project.km.ru