КУРСОВАЯ РАБОТА
Тема: «Учёт счет – фактури составление баланса»
Введение
Программаавтоматизации работы по учету счет – фактур позволит упростить учет счет –фактур, а также позволит упростить формирование и предъявление данных взапросах и отчетах. Особое внимание уделено контролю ввода информации.
Основнымизадачами при разработке данной программы являются:
1.Определение постановкизадачи и алгоритма решения.
2.Расчет экономическойэффективности.
3.Разработка самойпрограммы по учету счет – фактур.
4.Проверкаработоспособности программы.
1.Постановка задачи и алгоритм решения
1.1 Организационно-экономическаясущность задачи
Цель задачи
Программаразработана с целью автоматизации учета счет – фактур. Автоматизация обеспечитоперативный и экономически выгодный учет счет – фактур, что позволит избежатьошибок, возникающих при заполнении вручную. Также произойдет экономия рабочеговремени на поиск, оформление и получение необходимой информации.
Назначение икраткое содержание постановки задачи
Назначениезадачи состоит в обеспечении наиболее эффективной обработки информации о счет –фактурах, учете НДС, а также облегчить работу по составлению баланса.
Даннаязадача предназначена для оперативного составления отчетности, получениянеобходимых данных.
Созданиепрограммы с использованием СУБД Microsoft Access по следующимэтапам:
- созданиесправочников (таблиц);
- установлениесвязей между таблицами;
- созданиеформ на основе справочников;
- заполнение(введение информации с первичных документов);
- созданиезапросов для выходной информации;
- формированиеи получение отчетов.
Метод решениязадачи
Задачарешается аналитическим путем с использованием расчетного метода при подсчетеколичества и стоимости товаров, а также расчета НДС.
Технологическийметод решения задачи
Производитсяведение основной базы данных по следующим этапам:
- ввод информации о поступлениис первичных документов в компьютер;
- контроль входнойинформации с целью выявления случайных ошибок для обеспечения правильноговедения массива. При необходимости производится корректировка;
- просмотр массива, понеобходимости сортировка массива по нужным полям;
- создание, просмотр иконтроль выходных документов.
Переченьобъектов, на которые распространяется задача
Задачаориентирована на автоматизацию работы бухгалтеров, связанной с ведением журналаучета счет – фактур и составления баланса.
Связь даннойзадачи с другими
Данная задачаучета счет – фактур взаимосвязана с бухгалтерскими задачами, расчёта НДС.Выходная информация может быть использована бухгалтерией для предоставленияосвобождения или продления срока освобождения от исполнения обязанностиналогового агента. Также выходная информация используется в составлении балансаи учету контрагентов.
Периодичностьрешения задачи
Программаиспользуется:
- принеобходимости ввести информацию с первичных документов;
- принеобходимости откорректировать введенную информацию;
- принеобходимости получить оперативную выходную информацию;
- принеобходимости получить ежедневные, ежемесячные, ежеквартальные и годовыевыходные документы.
Требования корганизации сбора информации
Корганизации сбора информации предъявляются следующие требования:
- полнота;
- достоверность;
- своевременность;
- точность;
- контроль ввода;
- периодическое обновление.
Срокипоступления входной информации не ограничены временными рамками, т. к. «Счет– фактура» заполняется по мере проведения финансовых операций. Контроль данныхосуществляется посредством встроенных функций на этапах ввода и корректировки. 1.2 Входная информацияПри обработке информации по учёту счет – фактур предполагаетсяиспользование постоянных и переменных данных. В качестве постоянных данныхбудут использоваться различные справочники (Покупатели, Поставщики,Грузоотправители и Грузополучатели, Организации, Товары и Единицы измерения).Переменная информация представляется для учёта счет – фактур в виде первичногодокумента «счет – фактура» (Приложение 1).№ входного документа Наименование
Периодичность
поступления 1 счет – фактура По мере поступления
Входнаяинформация будет иметь такой вид:
Наименование Реквизиты счет – фактура Номер счет – фактуры, дата, код поставщика, код грузоотправителя, код грузополучателя, код покупателя, номер платежно – расчетного документа, код товара, код единицы измерения, количество, цена, сумма, НДС, всего с НДС.
Входнаяинформация проверяется на правильность ввода: контролируется формат полей дата,идентификационных кодов организаций, контролируется тип вводимых данных, длинаполей, числовые коды не должны иметь отрицательных числовых значений.
На основевходных документов создается БД, состоящая из таблицы Основной, Подчиненной и 7справочников. 1.3 Нормативно-справочная информация
Структурасправочников выглядит следующим образом:
1) Справочник: Товары:
– Код товара;
– Наименованиетовара.
Припостроении кода товара используется порядковая система кодирования – ХХ, где ХХ– товары.
2) Справочник: Поставщики:
– Код поставщика;
– Наименованиепоставщика.
Припостроении кода поставщика используется порядковая система кодирования – Х, гдеХ – поставщик.
3) Справочник: Единицыизмерения:
– Кодединицы измерения;
– Наименованиеединицы измерения.
Приформировании кода единиц измерения используется порядковая система кодирования– Х.
4) Справочник: Покупатели:
– Код покупателя;
– Наименованиепокупателя.
Припостроении кода покупателя используется порядковая система кодирования – ХХ,где ХХ – номер покупателя по порядку.
5) Справочник: Организации:
– Кодорганизации;
– Наименованиеорганизации.
Припостроении кода организации используется порядковая система кодирования – ХХ,где ХХ – номер кода организации по порядку.
6) Справочник:Грузоотправители:
– Кодгрузоотправителя;
– Наименованиегрузоотправителя.
Припостроении кода грузоотправителя используется порядковая система кодирования –Х, где Х – номер грузоотправителя по порядку.
7) Справочник:Грузополучатели:
– Кодгрузополучателя;
– Наименованиегрузополучателя.
Припостроении кода грузополучателя используется порядковая система кодирования –ХХ, где ХХ – номер грузополучателя по порядку.
Схема данных,показывающая взаимосвязь всех таблиц БД представлена в Приложении 2. 1.4 Выходная информация
Отчёты
1. Выходной документСчет-фактура
Наименование
товара
Код
товара Кол-во Ед. изм. Цена Сумма Сумма НДС Всего с НДС
2. Журнал учета счет-фактурСчет-фактура № Дата Стоимость Ставка НДС Сумма НДС Всего с НДС 1.5Алгоритм решения задачи1. Сбор первоначальной информации:
· получениесчет – фактуры;
· контрольввода.
2. Блоксоздания справочников.
Работа со справочникамипредусматривает создание БД. Внешний вид БД представлен следующими справочниками:
Справочник Поставщиков;
Справочник Покупателей;
СправочникТоваров;
/>Справочник Организаций;
СправочникГрузоотправителей;
СправочникГрузополучателей;
Справочник Единицизмерения.
Основныесправочники ведутся самими пользователями, т.е. добавляются записисамостоятельно по мере необходимости.
3. Обработкаинформации.
Обработка приходящихдокументов осуществляется с помощью экранной формы, которая заполняется вдиалоговом режиме с использованием первичных документов по учёту счет – фактури справочников БД. Работа со справочниками и ведение экранной формыпредполагает корректировки и просмотр документов введённых ранее.
4. Формированиевыходной информации.
Основнымивыходными документами являются:
1) Выходной документСчет-фактура.
2) Журнал учета счет-фактур.
5. Печатьотчётов.
· печатьсчет-фактур;
· печатьжурнал учета счет-фактур.
Основные формулы:
Поле «Стоимость»вычисляется:
Стоимость:[Таблица ПОДЧИНЕННАЯ]! Кол_во*[Таблица ПОДЧИНЕННАЯ]! Цена;
Сумма НДС:[Стоимость]*[Таблица ПОДЧИНЕННАЯ]! [Ставка НДС];
Всего с НДС:[Стоимость]+[Сумма НДС].
Расчет общейсуммы производится путем суммирования итогов по Стоимости, Суммы НДС и Всего сНДС с использованием «SUM».
1.6 Технологическаясеть проектирования документа «Постановка и алгоритм решения задачи»/>П1 – описаниеорганизационно-экономической сущности задачи.D1 –технико-экономическое обоснование задачи;D2 –предпроектное обследование объекта;D3 –техническое задание на АС «Учёт счет – фактур»;D4 – организационно-экономическаясущность задачи (первый раздел документа).П2 – проектированиевходной информации.D3 –техническое задание на АС «Учёт счет – фактур»;D4 –организационно-экономическая сущность задачи (первый раздел документа);U1 – унифицированныеформы входных документов;D5 – формывходной информации (Счет – фактура).
П3 –проектирование нормативно-справочной информации.
D6 – переченьматериалов на складах;D5 – формывходной информации (Счет – фактура).
U2 – переченьсистем классификации и кодирования;
U3 –структуры файлов;
D7 –классификатор кодов.
П4 –проектирование форм выходных документов.U1 –унифицированные формы входных документов;
D7 –классификатор кодов;D3 –техническое задание;
D8 – формывыходных документов (Журнал учета счет-фактур, выходной документ счет-фактура).
П5 –разработка алгоритма решения задачи.D4 –организационно-экономическая сущность задачи (первый раздел документа);
D8 – формывыходных документов (Журнал учета счет-фактур, выходной документ счет-фактура);D5 – формывходной информации (Счет – фактура);
D7 –классификатор кодов;
D9 – алгоритмрешения задачи.
П6 –собирательный преобразователь.
D8 – формывыходных документов (Журнал учета счет-фактур, выходной документ счет-фактура);D5 – формывходной информации (Счет – фактура);
D7 –классификатор кодов;
D9 – алгоритмрешения задачи;
D10 –постановка и алгоритм решения задачи.
2. Руководство пользователя
2.1Назначение и условия применения программы
программа счет фактура информация
База данных«Учет счет – фактур» предназначена для автоматизации учёта поступающих счет – фактури НДС.
Дляправильной работы программы необходимы следующие технические и программныесредства: персональный компьютер от Pentium II, не менее 32 Мб оперативнойпамяти, не менее 50 Мб свободной памяти на жестком диске, Windowse 98/2000/XP иMS Access 2000/2002/XP.
Уровеньподготовки пользователя: пользователь должен обладать навыками основной работыв MS Access 2000/2002/XP.
2.2 Подготовкак работе
База данныхсостоит из одного файла Учёт счет – фактур.mdb, который содержит семьсправочников, главную и подчиненную таблицу, а также формы, запросы и отчёты.
Главное менюсделано в виде кнопочного меню. На экране пользователю предоставленавозможность выбора любого подменю меню. Передвижение по меню осуществляетсякурсором посредством манипулятора «Мышь» и клавиатуры.
Для запускапрограммы необходимо создать на жестком диске папку «Учет счет – фактур» ископировать в неё файл Учет счет – фактур.mdb. Открыть программу можно двумяспособами:
1) Меню Пуск >Программы > Microsoft Access, затем менюФайл > Открыть иуказать местоположение файла Учет счет – фактур.mdb;
2) Дважды щелкнуть поярлычку программы или в контекстном меню выбрать «Открыть».
2.3Описание операций
Работа с базой данных начинается сзаполнения справочников, которые служат для последующего заполнения формы «Учет счет – фактур». Заполнениепроисходит в следующей последовательности:
Справочник Товары;
Справочник Единицыизмерения;
СправочникОрганизации;
Справочник Поставщики;
СправочникПокупатели;
Подменю «Таблицы»
Данноеподменю предназначено для ввода и корректировки информации. При неверном вводевыдается сообщение и предлагается сделать исправление.
Справочникиможно заполнять с помощью таблиц или форм. Для заполнения справочниковнеобходимо из меню «Таблицы» или «Формы» выбрать соответствующий справочник.
Заполнениесправочников начинается с пустой строки: поочередно вводим код, который долженбыть больше нуля и наименование. Если какое-то поле не будет заполнено, топоявится сообщение об ошибке. Новые записи сохраняются при закрытии таблицы илиформы.
СправочникТовары
/>
СправочникЕдиницы измерения
/>
СправочникОрганизации
/>
СправочникПоставщики
/>
СправочникПокупатели
/>
После заполнения справочников вводитсяоперативная информация с использованием подстановок в таблицу или форму «Учетсчет-фактур», которая также выбирается из меню. Основныеданные по «Учетсчет-фактур»/>
Подменю «Запросы»
Данноеподменю предназначено для получения оперативной выходной информации. Число иформа запросов не ограничено. При необходимости можно сформировать новыезапросы и удалить ненужные.
Базовыйзапрос – выводит всю информацию из базы данных на экран в виде таблицы
/>
/>
Запрос по счет-фактурам– вывод информации по всем счет-фактурам
/>
Запрос перекрестный– выводит информацию о сумме НДС в счет-фактуре
/>
Подменю«Формы»
Данноеподменю предназначено для ввода данных в таблицы справочники.
Форма вводаСчет-фактура для ввода данных в таблицы
/>
Формы вводапоставщики и покупатели
/>/>
Формы ввода организации и товары
/>
/>
Подменю «Отчеты»
Данноеподменю предназначено для получения отчетов на основе запросов:
«Журнал учета счет-фактур»– отчёт по всем имеющимся счет-фактурам. Пример такого отчёта приведён в Приложении3
«Счет-фактура» – отчётпо счет-фактуре по каждой позиции с поставщиками, покупателями и т.д. Примертакого отчёта приведен в Приложении 4.
Подменю «Выход»
Служит длявыхода из программы.
/>
2.4Аварийные ситуации
Возможныследующие аварийные ситуации:
1) появленииошибок при вводе данных означает, что введено недопустимое значение илипропустили какое-то поле обязательное для заполнения.
/>
2) в случае«зависания» компьютера необходимо произвести перезагрузку с помощью клавишAlt+Ctrl+Del.
3. Расчет экономической эффективности
Экономическаяэффективность рассчитывается путем соотношения затрат до внедрения и послевнедрения АРМ (автоматизированное рабочее место) с помощью трудовых истоимостных показателей.
Методикарасчёта.
Основныепоказатели расчёта экономической эффективности:
1)Годовая экономия текущих затрат, получаемых от функционирования системы:
/>СТ = />СП + />СК
где, />СП — годоваяэкономия от прямого эффекта, получаемого при обработке данных,
/>СК – годоваяэкономия от косвенного эффекта, получаемого через показатели деятельностипредприятия.
/>/>Ск = />СБ – />ССР
где, />СБ — показателибазового периода (до внедрения системы),
/>ССР – показателиза период, когда система работает в режиме автоматизации.
/>ССР = С1+ С2 + С3 + С4 + С5 + СПР
где, С1– затраты на оплату труда, работающих в системе;
С2– отчисления в фонд оплаты труда;
С3– затраты на сырье и материалы;
С4– амортизация оборудования;
С5– прочие затраты;
СПР– предпроизводственные затраты.
/>СБ = С1+ С2 + С3 + С5
2)Дополнительные капитальные вложения, необходимые для создания системы – КД (дорогостоящиесетевые оборудования и программные средства, строительство, аренда, ремонтпомещений и т.д.). Стоимость капитальных вложений обычно приводится к одномугоду, а срок службы системы определяется в техническом задании (3–5 лет).
3)Срок окупаемости капитальных вложений:
/> Т = КД / />СТ
4)Расчётный коэффициент дополнительных капитальных вложений:
/> ЕР = /> / Т
ЕН= 0,33–0,15 – нормативный коэффициент эффективности.
ЕслиЕР >= ЕН, то создание системы эффективно.
5)Годовой экономический эффект:
/> Э = />СТ – КД * ЕН, где ЕН =0,15.
6)Годовая экономия затрат труда на обработку данных в системе:
/> />Т = />ТБ – />ТСР
Расчётосновных показателей экономической эффективности.
1)/>СТ: Основныеданные приведены в таблице:
Показатели
/>СБ, тыс. руб.
/>ССР, тыс. руб.
С1* 540 432
С2** 193 154
С3 10 23
С4 - 3
С5 5 7
СПР*** - 16
Итого:
748
635
*– расчёт затрат на оплату труда производится следующим образом:
Довнедрения программы «Учет счет-фактур» работу выполняли 3 сотрудников с ежемесячнойз/платой 15000 рублей => 3 сотруд. * 15 тыс. руб. * 12 мес. = 540 тыс.руб./год.
После внедрениясистемы число сотрудников можно будет сократить до 1, но при этом повыситьежемесячную заработную плату до тыс. руб., учитывая их более высокуюквалификацию после обучения => 2 сотруд. * 18 тыс. руб. * 12 мес. = 432тыс. руб./год.
** – С2= 35,8 от С1.
*** – предпроизводственныезатраты включают в себя: покупка программного продукта «Учет материалов наскладе», обучение специалистов и консультация по работе с БД и основам работы сMS Access.
Прямаяэкономия />СП = 748 – 635 =113 тыс. руб.
Косвеннаяэкономия />СК = 9 тыс. руб.
Годоваяэкономия текущих затрат />СТ= 113 + 9 = 122 тыс. руб.
2) КД: Ремонтимеющегося помещения, покупка компьютеров, оргтехники, сетевого оборудованияприведены в таблице:Наименование Количество Цена, тыс. руб. Сумма, тыс. руб. Ремонт помещения 2 30 60 Аренда помещения Компьютер 4 14 56 Ксерокс 1 8 8 Принтер 4 3 12 Сетевое оборудование 1 4 4
Итого:
140
Дополнительныекапитальные вложения КД = 140 тыс. руб.
3)Срок окупаемости капитальных вложений: Т = 140 / 122 = 1,1 года.
4)Расчётный коэффициент дополнительных капитальных вложений:
/> ЕР = 1 / 1,1= 0,9, ЕР= ЕН => создание системы эффективно.
5)Годовой экономический эффект: Э = 122 – 140 * 0,15 = 101 тыс. руб.
6)Годовая экономия затрат труда на обработку данных в системе:
Примем ТБза 100%. После внедрения системы затраты труда будут равны ТСР = 75%
Таким образомвнедрение системы годовая экономия затраты труда на обработку данных составит />Т = 100% – 75% =25%.
Заключение
В курсовойработе была рассмотрена разработка и описание автоматизированного учёта счет-фактур.Спроектирован алгоритм решения задачи «Учёт счет-фактур» и приведена еёреализация средствами Microsoft Access.
Производственныйрасчёт основных показателей экономической эффективности показал, что внедрениеавтоматизированной системы приводит к годовой экономии текущих затратполучаемых от функционирования системы в размере 122 тыс. руб., а годовойэкономический эффект равен 101 тыс. руб. Кроме того расчётный коэффициентдополнительных капитальных вложений оказался равным 0.9, что большенормативному коэффициенту эффективности 0.15, следовательно, можно сделатьвывод, что создание данного проекта является эффективным. Затраты, связанные скапитальным вложением, окупятся в течение 1,1 года.
На основанииэтих расчетов, можно сделать вывод о большой значимости введения данногопродукта на предприятии. Это способствует экономии финансовых средств итрудовых ресурсов.
Модульнаяструктура программы позволяет в дальнейшем вносить изменения, расширитьвозможности программы путем пополнения ее другими модулями:
- дополнительныесправочники;
- дополнительные запросы иотчеты;
- дополнительные базыданных.
Литература
1. Рузакова О.В. Проектированиеэкономических информационных систем: Учеб.пособие. – Екатеринбург: Изд-во Урал.гос. Ун-та, 2003. – 163 с.
2. Плещев В.В. Базыданных. Visual FoxPro, Access, SQL Server, Oracle с примерами и упражнениями: Учеб.пособие. –Екатеринбург: Изд-во Урал. гос. экон. ун-та, 2002 г. – 322 с.
3. ГОСТ 24.204–80 Требованияк содержанию документа «Описание постановки задачи».
4. ГОСТ 24.211–82 Требованияк содержанию документа «Описание алгоритма решения задачи».
5. РД 50–34.698–90«Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов».